Enterprise Content Governance

Átírás

1 ECM Consulting Kft Budapest, Puskás Tivadar u. 33. Fax: +36 (1) Enterprise Content Governance

2 Bemutató tartalma 1. Kiinduló állapot 2. Megoldás bemutatása 3. Elért eredmények

3 1. Kiinduló állapot

4 Dokumentum migráció előzményei 1. A dokumentumok számos különböző helyen, különböző rendszerekből érhetők el. 2. Lotus Notes adatbázis alapú, egyedi üzleti logikával rendelkező alkalmazás tárolja az iktatott iratokat és a hozzájuk kapcsolódó iktatási adatokat. 3. A rendszereken belül töredezett a tárolás, előfordulnak oda nem illő tartalmak, duplikációk. 4. Az idők folyamán evolúciós módon alakult a dokumentációk hozzáférés kezelése jelentős információbiztonsági problémát okozva. A CMX rendszer és a kapcsolódó tanácsadási projekt segítségével a fenti problémák megoldásra kerültek. 4

5 Projekt indításakor kitűzött célok 1. A projekt tárgyát képező szervezeti egység által kezelt elektronikus dokumentumok egységes struktúrájának kialakítása. 2. A projekt tárgyát képező szervezeti egység által kezelt elektronikus dokumentumok migrációja az egységes kezelést és biztonságos tárolást biztosító dokumentumtárba. 3. A digitalizált D tervek betöltése a dokumentumtárban kialakított egységes struktúrába. 4. A műszaki dokumentációk elérésének lehetővé tétele a WAM rendszerből a leíróadatok, kulcsszavak feltöltésével. 5. Információbiztonsági kockázat csökkentése a törzspéldánykezelési szabályozási környezet alapjainak megteremtésével. 5

6 2. Megoldás bemutatása

7 Migráció folyamata Üzleti szempontból értékes, de nem ECM releváns állományok Felmérés, elemzés Duplikáció analízis Hibás kiterjesztések javítása Kulcsszavazás Betöltés OCR ECM releváns állományok 7

8 Felmérés 1. Tárolt állományok forrásrendszerenként történő felmérése Novell alapú közös meghajtók Lotus Notes alapú dokumentációs adatbázisok Lotus Notes alapú egyedi rendszerek Munkaállomások Munkaállomások vizsgálatának előnyei: o o o A magán célú fájlok nagy része kiszűrhető (törölhető). A felesleges fájlduplikálások tovább csökkenthetőek. A lokális gépeken lévő tárhely problémák kiküszöbölhetők 2. Elemzéshez szükséges adatok összegyűjtése állományonként automatizált felmérő folyamatok segítségével. 8

9 Elemzés 1. Az adatok különböző paraméterek szerint (pl. méret, típus, módosítás dátuma, stb.) szétválogatásra kerülnek. 2. Automatizált folyamatok segítségével az adatok kielemzésre, a problémák felfedésre kerülnek: Az egyes állományok HASH lenyomatának elkészítésével a duplikációk kiszűrése. o Két állomány egymás duplikátuma, ha a HASH lenyomatuk és a méretük azonos. ACL-ek vizsgálata a jogosulatlan hozzáférések kiszűréséhez. Fájlkiterjesztések vizsgálata, fekete és fehér lista létrehozása. 9

10 Elemzés 3. Egy előzetes fehér lista alapján meghatározott releváns és fontos adatokat azonosítóval, tagekkel kerülnek ellátásra. A tagelésnek köszönhetően a dokumentumok utólag könnyebben visszakereshetőek és hivatkozhatóak lesznek. 4. Kiszűrésre és áthelyezésre kerülnek a rossz helyen tárolt tartalmak. 5. Kiszűrésre és javításra kerülnek a hibás állományok. 10

11 Közös meghajtókon tárolt állományok A közös meghajtókon ~1,5 Millió fájl (668 GB) található meg. ~1 Millió állománynál négyszeres ismétlődés azonosítható. A fájlok összesen db könyvtárban vannak elhelyezve mappa 5 vagy kevesebb fájlt tartalmaz mappa 100 vagy annál több fájlt tartalmaz, melyek közül 58 db 1000 vagy annál több fájlt tartalmaz (legnagyobb a 6530 db fájlt tartalmazó). 11

12 Közös meghajtókon tárolt állományok Darabszám Tárhely (GB) Migrálandó állományok Duplikátumok Nem engedélyezett típusú fájlok Összesen

13 Közös meghajtókon tárolt állományok 13

14 Dokumentumok időbeni eloszlása Fájlok utolsó módosítási időpontja Fájlok száma (db) 1 éve nem módosult éve nem módosult éve nem módosult éve nem módosult éve nem módosult éve nem módosult éve nem módosult éve nem módosult

15 Lotus Notes adatbázisokban tárolt állományok Összesen 224 adatbázisban db fájl található (416 GB) 54 adatbázisban az iktatórendszer adatai, iratai találhatók meg ( fájl, 400 GB) 170 db további dokumentációs adatbázis db fájlt tartalmaz (16 GB) 15

16 Adattisztítás Alábbi csoportok kialakítása kiterjesztés alapján: 1. Szervezetben nem engedélyezett kiterjesztésű állományok Archiválást követően törlésre kerülnek. 2. Javítandó kiterjesztésű állományok, melyek gépelési, mentési hibák következtében keletkeztek. Javításra, majd migrálásra kerülnek. 3. Üzletileg fontos, azonban nem ECM releváns állományok (pl. futtatható állományok, média fájlok stb.) Meghatározott helyre, egységes struktúrába kerülnek migrálásra. 4. Szervezet számára értékes, ECM releváns állományok ECM rendszerbe egységes struktúrába kerülnek migrálásra. 16

17 Kiterjesztés alapú elemzés Csoportosítás Kiterjesztések (darabszám) Fájlok (darabszám) Fájlok mérete Nem engedélyezett GB Javítandó GB Üzletileg fontos, nem ECM releváns Üzletileg fontos, ECM releváns GB GB Összesen GB 17

18 Leggyakoribb fájlkiterjesztések Kiterjesztés Darabszám Átlagos fájlméret Összméret pdf KB 379,7263 GB doc ,9 KB 92,43813 GB grf ,6 KB 6,40054 GB xls ,7 KB 44,70116 GB jpg ,5 KB 171,7952 GB txt ,9 KB 1, GB ,3 KB 18,41549 GB tif KB 59,21271 GB ins ,1 KB 0,12791 GB Összesen ,1 KB 1084,5 GB 18

19 Leggyakoribb fájlkiterjesztések Darabszám Összméret (GB) pdf doc grf xls jpg txt tif ins 0 19

20 Kulcsszavazás 1. A migrációt megelőzően a dokumentumok tartalma kiolvasásra kerül. 2. A társaság által használt kulcsszavak a felmérések során közösen kerülnek meghatározásra, az alábbiak szerint: Kulcsszavakat tartalmazó rendszerek információi, kapcsolódó dokumentumai begyűjtése kerülnek az ügyféltől. A kulcsszavak automatikusan kinyerésre kerülnek a kapott rendszerekből / dokumentumokból. 3. A kinyert tartalomban megtalálható kulcsszavak rögzítésre kerülnek a felmért dokumentumokhoz. A kulcsszavak keresését nem befolyásolja, hogy a tartalomban: ékezettel vagy anélkül szerepel; külön- vagy egy szóban található meg; speciális karaktereket tartalmaz. 20

21 Migráció A betöltés során minden migrált állomány mellé letárolásra kerül az új objektumra mutató link. A forrás rendszerek, területek munkatársak számára. a továbbiakban csak olvashatók a 1 hónap átmeneti időszakot követően a betöltött állományok törlésre kerülnek. A továbbiakban a forrásrendszerekben kizárólag az ECM rendszer állományaira mutató linkek találhatók meg. 3 hónap átmeneti időszakot követően a forrásrendszerek, területek a felhasználók számára letiltásra kerülnek. A továbbiakban kizárólag az IT munkatársai érhetik el. 6 hónap átmeneti időszakot követően a forrás rendszerek, területek tartalma archiválásra kerül. A tárterület felszabadul. 21

22 Utólagos OCR A nagy mennyiségű képállományon, iratképeken automatizált optikai karakterfelismerést (OCR) szükséges végezni. A megoldás automatikusan lefut a migrációt követően az érintett TIFF és PDF állományokra. Az OCR-ezett tartalmat PDF formátumban az eredeti dokumentumhoz csatolja. Az állományok rögzített attribútumai az OCR-ezését követően felülvizsgálatra kerülnek az újonnan kinyert kulcsszavak alapján. 22

23 CMX futási idők Rendszer Flow Futási idő (ms/db) Futási idő (nap/rendszer) File System Scan ~29 ~0,49 File System Hash ~1867 ~31,35 File System Text extraction ~1993 ~33,47 Lotus Notes Dump ~839 ~7,77 Lotus Notes Scan ~2365 ~23,41 Lotus Notes Hash ~162 ~1,60 Lotus Notes TextExtraction ~481 ~4,76 File System, Lotus Notes Keyword ~1100 ~29,36 23

24 3. Elért eredmények

25 Elért eredmények 1. Dokumentumtípusok körének azonosítása és a főtípus-altípus besorolás meghatározása. Egységes dokumentum struktúra létrehozása. 2. Leíróadatok körének meghatározása. A dokumentumok visszakereshetőségének biztosítása. 3. A szervezeti egységek által kezelt dokumentumok forrásának meghatározása. A migráció szabályainak meghatározása. 4. Társrendszerből kinyerhető adatok alapján automatizáltan végrehajtható feltöltési szabályok kialakítása. A betöltött dokumentumok eszközkezelő rendszerből történő kereshetőségének biztosítása. 25

26 Elért eredmények 5. Feketelista létrehozása, melyek nem kerülnek betöltésre az ECM rendszerbe. Szervezetben hivatalosan nem engedélyezett fájltípusok meghatározása. 6. Üzleti szempontból értékes, de nem ECM rendszerben kezelendő állományok listájának meghatározása, tárolási struktúrájuk kialakítása a fájlrendszeren. Szervezet számára hasznos, de nem dokumentumkezelő rendszerben kezelendő fájltípusok kiszűrése. 7. Duplikációk kiszűrése és megszűntetése. Jelentős tárterület felszabadítása. 26

27 Elért eredmények 8. A főtípus-altípus párokhoz törzspéldánykezelő csoport meghatározása. Letisztult jogosultságkezelési környezet kialakítása. 9. Törzspéldánykezelési szabályozási javaslat létrehozása Információbiztonsági kockázat csökkentése. 27

28 A projekt előnyei a szervezet számára Egy minden munkatárs által használt egységes rendszerben történik a dokumentumok kezelése. A dokumentumok kezelése a működési folyamatok mentén (főtípus-altípus besorolás szerint) történik. A leíróadatoknak és kulcsszavaknak köszönhetően a dokumentumok jól kereshetővé válnak. Közös meghajtókon történő dokumentum tárolás megszüntethetővé válik. A továbbiakban kizárólag az EDMS rendszerben történik a dokumentumok kezelése. Törzspéldánykezelési szabályozásnak köszönhetően lehetővé válik az ősfeltöltés során kialakított rend megtartása. Az egyes altípusokért felelős csoportoknak köszönhetően elkerülhetővé válik a verziók keveredése, biztosítható a végleges dokumentumok EDMS rendszerben tárolása. 28

29 Továbblépési lehetőségek Az aktivitás lezárását követően az alábbi feladatokat javasolt elvégezni: A projekt kiterjesztése más szervezeti egységekre is. Privát meghajtókon tárolt tartalmak elemzése, migrációja. Elektronikus postafiókokban tárolt tartalmak elemzése, migrációja. A projekt kiterjesztése más migrálandó rendszerekre is. 29

30 Kérdések?

31 Köszönjük a figyelmet! ECM Consulting Kft. Enterprise Content Management 1119 Budapest, Puskás Tivadar u. 33. Fax: +36 (1)