JANUS PANNONIUS TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MŰSZAKI FŐISKOLAI KAR Vida Csaba PROJEKTMENEDZSMENT V. MsProject esettanulmányok
Janus Pannonius Tudományegyetem Pollack Mihály Műszaki Főiskolai Kar Mérnöki Menedzsment Tanszék H-7624 Pécs, Boszorkány u. 2. Postacím: H-7601 Pécs, Pf. 28. Telefon/fax: (36-72) 211-032 MsProject 98 A legjobb vezetési eszközök és módszerek a projektmenedzsmentben Az V. részben közreadott esettanulmányban végigkísérheti az olvasó egy projekt szakmai és erőforrástervének készítési folyamatát. Az esetek megértésére nincs garancia, de az aktív, önálló munkavégzés kecsegtet némi reménnyel! A feladat kereteit László Tamás, dr. Vígh Gábor és Vida Csaba dolgozta ki. Köszönet illeti az I-Consulting Kft-t és a Griff Vállalkozási Stúdiót a hatékony szakmai támogatásért! Összeállította: Vida Csaba főiskolai adjunktus Pécs 1999. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/2
ELŐZMÉNYEK Egy építész iroda azt tervezi, hogy elvállalja egy egyedi családi ház fővállalkozásban történő megvalósítását. A tulajdonosok közül Pál irányítja a feladatot. A vállalás előkészítéseként Gábort bízza meg azzal, hogy találjon választ az alábbi kérdésekre. 1. A vállalkozás milyen határidővel vállalhatja el a feladatot? 2. Milyen összegű ajánlatot tegyenek, hogy elnyerjék a munkát a versenytársak előtt, de profitot is hozzon a megrendelés? 3. Várhatóan milyen erőforrások igénybevételével és milyen időbeli ütemezéssel kell számolni a megvalósítás folyamán? 4. A felmerülő költségeknek milyen a várható időbeli eloszlása? Gábor feladata az is, hogy a feladat elnyerése esetén a megvalósítás minden vonatkozásban (idő, erőforrások, költségek) követhetően legyen és a befejezés után pontos értékelés, és utókalkuláció készülhessen. ESET 0 A MUNKAKÖRNYEZET BEÁLLÍTÁSA Gábor a feladat elvégzéséhez számítógépet és a MS-Project nevű projekt menedzsment szoftvert fogja használni. Első lépésként beállítja a számítógépen a megfelelő szoftver környezetet. A szoftver WINDOWS alatt futó változatát használja és a következő beállításokat hajtja végre.!"help áttekintése!"állománykezelés gyakorlása, szükség esetén a \MUNKA alkönyvtár létrehozása. Több projekt állomány együttes kezelésének gyakorlása. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/3
ESET 1 ALAPADATOK RÖGZÍTÉSE A ház megvalósításának várható tevékenységeit Gábor egyeztette Pállal. A ház alapvető paramétereinek ismeretében számításokkal és tapasztalataikon alapuló becslésekkel meghatározták az egyes tevékenységek várható (becsült) időtartamát. Gábor feladata, hogy ezt a listát rögzítse a számítógépen egy ESET1 nevű állományba. Rögzítenie kell az alapvető projekt adatokat is:!"projekt kezdő vagy vég dátumának beállítása. Naptár kiválasztása, aktuális dátum beállítása.!"kezdési dátum: 2000. január 7.!"Tekintsük át az általános beállítási lehetőségeket.!"tools-options almenüpont. ESET 2 ROVATOK KIALAKÍTÁSA Gábor következő feladata, hogy a tevékenység listát tagolja, vagyis bontsa rovatokra az alapvető építési tevékenységcsoportok (fázisok) szerint. Első megközelítésben Gábor úgy dönt, hogy a megvalósítás sorrendje jelen esetben azt jelentheti, hogy a kialakított rovatok egyszerűen követik egymást. Ezt rögzíti a szükséges logikai kapcsolatok megadásával. A megjelenő táblázat oszlopai:!"rovatok/tevékenységek megadása!"gantt-diagram!"becsült időtartam Projektmenedzsment V. oldalak: 15/4
PROJEKTNÉV: CSALÁDI HÁZ ÉPÍTÉSE azonosító Feladat Tervezés Engedélyezés Kiviteli tervek Kitűzés Földmunka Alapozás Alapközművek Aljzatbeton Szigetelés Védőbeton Falazás Födémszerkezet Fedélszék Tetőfedés Bádogozás Válaszfalak Víz Villany Gáz Fűtés Burkolatok Belső vakolás Külső vakolás Szerelvények Festés-mázolás Tereprendezés Kerítésépítés Parkosítás Takarítás Átadás, költözés Avatás Becsült idő 30d 30d 20d 1d 2d 3d 1d 2d 20d 10d 10d 10d 8d 4d 2d 1 10d Projektmenedzsment V. oldalak: 15/5
ESET 3 LOGIKAI IDŐTERVEZÉS Gábor következő feladata, hogy a technológiai összefüggésekből adódó logikai kapcsolatok rögzítésével elérje egy reális ütemterv kialakítását. Az érintett szakmai vezetőkkel konzultálva a mellékelt előzési-követési feltételrendszer alakult ki. Az összefüggések fenti pontosítása közben derült ki, hogy a rovatok korábbi szakmai szempontok szerinti kialakítása nem teljesen megfelelő technológiai okokból. Változtatni kell a korábbi struktúrán az alábbiak szerint:!"a szerelő munkákat fel kell bontani falon belüli (I.) és falon kívüli (II.) részekre.!"a befejező munkák három, időben elkülönülő részre tagolandók:!"burkolatok, belső vakolat!"szerelés utáni és!"külső vakolási munkák. (A külső vakolást az épületen kívüli munkákhoz sorolták.)!"a takarítást a belső befejező munkák részeként célszerű felfogni. A logikai kapcsolatok megadásakor Gábor néhány helyen a párhuzamosan végzett tevékenységek befejezése közötti viszonyt rögzítette (víz-villany; belső vakolás burkolás; festés, mázolás szerelvényezés). A védőbeton és a falazás viszont egyidőben is elkezdhető. Két alkalommal (szerkezetépítés, fedélszék készítése) a tevékenység megkezdése előtt Gábor (1 ill.2 hét) technológiai szünetet iktatott be a beton szilárdulása miatt. Ezek után már szükséges a tervezett időtartamok, valamint a tervezett kezdés és befejezés dátumainak megjelenítése. Ugyancsak célszerű a tartalékidők grafikus és numerikus megjelenítése is. Ennyi tervezési munka után Gábor azt jelenthette, hogy a feladat a fenti paraméterekkel 2000. november 16-ára végezhető el. Alapértelmezés szerint a kapcsolatok típusa vég - kezd kapcsolat 0 nap késleltetéssel. Az alábbi táblázatban felsoroltuk mindazokat a kivételeket, amelyekre a tervezés során oda kell figyelnünk. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/6
Kapcsolat kezdete Kapcsolat vége Kapcsolat típusa Késleltetés mértéke Szerkezetépítés Szint alatti munkák FS 5 nap Védőbeton Falazás SS 0 nap Födémszerkezet Fedélszék FS 10 nap Víz Villany FF 3 nap Belső vakolás Burkolatok FF 2 nap Festés mázolás Szerelvények FF 2 nap ESET - 4 IDŐTERVEZÉS KORLÁTOKKAL Mielőtt főnökének megmutatta volna a tervet, Gábor rájött, hogy munkaszüneti napokra is tervezett munkavégzést. Gyorsan kiegészítette a projekt naptárt az időszakra eső ünnepnapokkal (január 1., március 15., május 1., augusztus 20., október 23.) A befejezési határidő ezek után november 16-ra tervezhető. Pál közölte az elégedett Gáborral, hogy a leendő tulajdonos a ház avatását 2000. október 23-ra tervezi, s ezért a november 16-a, mint befejezési határidő semmiképpen nem megfelelő, ezen kívül néhány nap tartalék beépítése is célszerű lenne. Az időkorlát megadása után a program végrehajthatatlanná vált. A negatív tartalékidők jelzik a problémák helyét és mértékét is. Ugyanakkor Pál jelezte, hogy szerinte az engedélyezési tervek 20 nap alatt is elkészíthetők, a kiviteli terveket pedig az engedélyezés előtt is elkezdhetik készíteni. Szükséges azonban, hogy az engedélyezés után még két hét maradjon a kiviteli tervek véglegesítésére. Az aljzatbeton készítése viszont 5 napnál rövidebb idő alatt nem oldható meg. Gábor a fenti feltételeket is kielégítő programot állított össze, majd a nyomtatás előtt.!"kikapcsolta a rovatok ütemvonalakkal történő jelölését. Pál szerint előfordulhat, hogy a külső vakolás munkálatai esetleg jelentősen elhúzódnak. Gábor elemzése szerint ez nem okozhat gondot, mivel az épületen kívüli munkáknál jelentős tartalékidők vannak. Mindezt egy ábrán is szemléltette főnökének. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/7
ESET 5 ERŐFORRÁSOK ADATOK Az időbeli ütemezés ismét megfelelőnek látszik. Gábor következő feladata az erőforrás kezelés megoldása. Első lépésként rögzíti az egyes tevékenységekhez szükséges létszámokat. Meghatározza azt is, hogy az adott szakmából hozzárendelt létszám várhatóan napi munkaidejének mekkora százalékát dolgozza le a tervezett házon. Mindezt Gábor a mellékelt tevékenység lista táblázaton tudja rögzíteni. Az egyes erőforrásokat (jelen esetben szakmákat) az első hozzárendeléskor létre kell hozni. Ezek után célszerű megadni az adott szakmából igénybe vehető létszámmaximumot is. Ez utóbbi művelethez a létrehozott erőforrások adatlapjait lehet használni. A listán szereplő szakmákból a maximálisan tervezhető létszám: Segédmunkás 10 fő 250,-Ft/ óra Kőműves 3 fő 400,-Ft/óra Vasszerelő 3 fő 500,- Ft/óra Ács 4 fő 700,- Ft/óra Tetőfedő 2 fő 550,- Ft/óra Villanyszerelő 2 fő 800,- Ft/óra Burkoló 2 fő 750,- Ft/óra Festő 2 fő 450,- Ft/óra Pál 1 fő 1.000,- Ft/óra Eszter 1 fő 300,- Ft/óra Csaba 1 fő 500,- Ft/óra Bádogos 1 fő 650,- Ft/óra Vízszerelő 1 fő 600,- Ft/óra Főnökétől Gábor megkapta az egyes szakmák esetén figyelembe vehető óraköltségeket. Ezeket az értékeket is az egyes erőforrások megfelelő adatlapjain lehet rögzíteni. Pál tervezési óraköltsége 1.000 Ft. De pl. az avatáson való részvételéért természetesen nem számolhat fel díjat. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/8
December January February March April May June July ID Task Name M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M 1 Családi ház építés projekt 2 Előkészítés 3 Tervezés 4 Engedélyezés 5 Kiviteli tervek 6 Szint alatti munkák 7 Kitűzés 8 Földmunka 9 Alapozás 10 Alapközművek 11 Aljzatbeton 12 Szerkezetépítés 13 Szigetelés 14 Védőbeton 15 Falazás 16 Födémszerkezet 17 Fedélszék 18 Tetőfedés 19 Bádogozás 20 Válaszfalak 21 Szerelések I. 22 Víz 23 Villany Pál[60%] Pál[50%];Eszter[50%];Csaba[80%] Eszter;Csaba Segédmunkás[300%] Segédmunkás[300%];Kőműves Villanyszerelő;Segédmunkás Segédmunkás[300%];Kőműves Segédmunkás[200%];Kőműves Segédmunkás[200%];Kőműves Segédmunkás[400%];Kőműves[300%] Vasszrelő;Ács;Kőműves;Segédmunkás[200%] Ács[300%];Segédmunkás[300%] Tetőfedő[200%];Segédmunkás[200%] Segédmunkás[50%];Bádogos[50%] Segédmunkás[300%];Kőműves[200%] Vízszerelő;Segédmunkás Villanyszerelő[200%] Projektmenedzsment V. oldalak: 15/9
February March April May June ID Task Name Resource Names M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M 34 Épületen kívüli munkák 35 Külső vakolás Segédmunkás[200%];Kőműves[400%] 37 Kerítés építés Segédmunkás[200%];Kőműves 36 Tereprendezés Segédmunkás[300%] 38 Parkosítás Segédmunkás[400%] 24 Befejező munkák I. 26 Belső vakolás Segédmunkás[400%];Kőműves[200%] 25 Burkolatok Burkoló[200%];Segédmunkás[200%] 27 Szerelések II. 28 Gáz Vízszerelő;Segédmunkás 29 Fűtés Vízszerelő;Segédmunkás 30 Befejező munkák II. 32 Festés mázolás Festő[200%] 31 Szerelvények Vízszerelő;Villanyszerelő 33 Takarítás Segédmunkás[300%] 39 Befejezés 40 Átadás, költözés Segédmunkás[400%] 41 Avatás Pál Segédmunkás[200%];Kőműves[400%] Segédmunkás[200%];Kőműves Segédmunkás[300%] Segédmunkás[400%] Segédmunkás[400%];Kőműves[200%] Burkoló[200%];Segédmunkás[200%] Vízszerelő;Segédmunkás Vízszerelő;Segédmunkás Festő[200%] Vízszerelő;Villanyszerelő Segédmunkás[300%] Segédmunkás[400%] Pál Projektmenedzsment V. oldalak: 15/10
Gábor ezek után már tetszőleges részletességű kimutatást tud készíteni a felhasználandó munkamennyiségről (órákban, napokban rovatonként, tevékenységenként), illetve a várható változó költségekről, ami jelen esetben a munkaerő költségeit jelenti. Mos már célszerűnek, látszik egy Gantt-diagramot is tartalmazó erőforrás lista megjelenítése. Gábor példaként a segédmunkások óraterhelését és annak költségkihatásait vizsgálja. (ESET-5.MPP) ESET 6 ERŐFORRÁSOK ÉS KÖLTSÉGEK A kiviteli tervek elkészültével már rendelkezésre áll a felhasználásra kerülő anyagok listája, valamint egy hozzávetőleges elképzelés a jelentősebb gépek igénybevételéről. Gábor főnöke időben el akarja küldeni a megrendelőnek az ajánlatot, de mindenek előtt szeretné látni a költségeket az egyes feladatok, illetve erőforrások szerint csoportosítva. Ehhez új információként közli, hogy a víz-, gáz-, fűtés- és elektromos szerelési munkákat, valamint a burkolást alvállalkozókkal fogják elvégeztetni, mivel e munkákhoz nem rendelkeznek számottevő kapacitással. A fentiek figyelembevételével Pál kéri Gábortól a számítások pontosítását. Olyan kimutatásokat kér, amelyek tartalmazzák az alábbiakat:!"anyagköltség anyag fajtánként!"gépóra szükséglet és gépköltség!"szakmánként az egyes tevékenységek munkaóra szükséglete és munkadíja.!"az alvállalkozók listája és vállalási összege. Gábor úgy dönt, hogy most már rendet teremt az erőforrások között:!"definiálja az új erőforrásokat, csoportokba rendezi azokat, kialakítva az erőforrások struktúráját. (anyagok, gépek, munkaerő, alvállalkozók)!"az anyagfelhasználás elemzéséhez megadja a várható beszerzési árakat, és a napi vagy az összes anyagfelhasználásra vonatkozó becsült értékeket.!"összegyűjti az alkalmazásra kerülő gépek bérleti díját (amennyiben azokat bérelni kell), valamint a saját gépek kalkulált óradíját.!"rögzíti az alvállalkozók szerződés szerinti költségeit. Az alapközművekhez kapcsolódó segédmunkát (árokásás) az alvállalkozó nem vállalja, ezért azt továbbra is neki kell terveznie.!"létrehozza az új hozzárendeléseket, és kitölti az erőforrás adatlapokat. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/11
ESETEK-61.MPP ID Resource Name Cost Assignment Units 14 C10 beton 227 500,00 Ft Alapozás 175 000,00 Ft 5000% Védőbeton 52 500,00 Ft 1500% 15 C20 beton 82 000,00 Ft Födémszerkezet 82 000,00 Ft 2000% 16 fa 425 000,00 Ft Födémszerkezet 50 000,00 Ft 200% Fedélszék 375 000,00 Ft 1500% 17 betonacél 600 000,00 Ft Födémszerkezet 600 000,00 Ft 1000% 18 tégla 1 800 000,00 Ft Falazás 1 800 000,00 Ft 6000% 19 cserép 250 000,00 Ft Tetőfedés 250 000,00 Ft 1000% 20 cement 12 000,00 Ft Falazás 12 000,00 Ft 2000% 21 daru 3 500,00 Ft Födémszerkezet 3 500,00 Ft 100% 22 betonkeverő 700,00 Ft Alapozás 100,00 Ft 100% Védőbeton 100,00 Ft 100% Falazás 100,00 Ft 100% Födémszerkezet 100,00 Ft 100% Válaszfalak 100,00 Ft 100% Belső vakolás 100,00 Ft 100% Külső vakolás 100,00 Ft 100% ESET 7 KÖLTSÉGTERVEZÉS Az elkészített kimutatást áttanulmányozva Gábor főnöke az alábbi kiegészítéseket teszi: A főkönyvelő által végzett számítások alapján a vállalkozást terhelő rezsiköltségek az előző időszak alapján 10%-ban határozhatók meg. A pontos tervezés érdekében a közvetlen költségekre vetítve az összes költséget ilyen mértékben meg kell növelni. A munkaerővel kapcsolatosan Pál megjegyzi, hogy a segédmunkások a nyári időszakban magasabb óradíjjal vehetők csak igénybe a megnövekvő kereslet miatt. Szerinte május végétől szeptember közepéig legalább 280, a többi időszakban akár 200 forintért is lehet alkalmazni segédmunkásokat, a szigetelő jól felkészült segédmunkása pedig 300 Ft-os órabért kap. Kéri, hogy az avatásra tervezzenek be 20.000 Ft-ot az előre nem látható kiadásokra. A segédmunkások eredetileg megengedett maximális száma 10 fő volt. Ez várhatóan 3 főre csökken, ezért számukra napi 3 óra túlóra engedélyezhető. Az esetleg szükséges túlórák díját az alap óradíj 1,5-szeres értékével lehet kalkulálni. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/12
A kőművesek maximális száma viszont 5 fő lehet. Pál a kiviteli tervek elkészítésének meggyorsítására Eszter és Csaba részére 30 30 ezer Ft prémiumot tűzött ki. Úgy tűnik azonban, hogy Csaba munkaidejének csak 50 %-át tudja majd a kiviteli tervek készítésére fordítani. A fentiek alapján Pál most már egy viszonylag pontos költségtervet kér Gábortól az ajánlat véglegesítéséhez. Az óradíjakra vonatkozó finomításokat Gábor az erőforrások adatlapjain tudja végrehajtani. A rezsi költség %-os értékét a projekt adatlapon állítja be. Az újraszámoltatás után Gábor külön oszlopokban jeleníti meg az erőforrások igénybevételétől függő változó-, az erre vetített rezsi-, valamint az ettől független fix költségeket. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/13
ESET 8 FINANSZÍROZÁSI TERV Az elkészített árajánlat alapján az építészeti iroda elnyerte a munkát, de az építtető egy összefoglaló ütemtervet kér a megvalósításról, amely a GANTT-diagramon kívül tartalmazza a határidőket, valamint a finanszírozásra vonatkozó főbb adatokat. A megrendelő külön ütemterven heti bontásban kiemelve kérte a szerkezetépítés finanszírozási adatait is. Kért továbbá egy harmadik tervet is a bank részére, melyen negyedéves bontásban látható a tevékenységek összköltsége. Gábor az építtető kérését kielégítendő két ütemtervet nyomtat ki. Az egyik havi, a másik heti bontású, de csak a szerkezetépítést tartalmazza. Ehhez:!"Beállítja a szükséges oszlopokat!"beállítja az ütemterv léptékét.!"kijelöli a lap alján hisztogramon megjelenítendő értékét (total cost), s annak ábrázolási módját. A bank részére készülő terv oszlopainak előállításához Gábor a tagolási funkció (crosstab) negyedéves bontását állítja be. Pál és Gábor örömmel tapasztalják, hogy a kőműves létszám megemelése és a segédmunkások túlóra lehetőségének biztosítása miatt csökkent a tervezett átfutási idő, s ez számukra további biztonságot jelent. Pál elérkezettnek látja az időt felkészülni a kivitelezésre. Végiggondolja az építés egyes fázisait és részletes GANTT-diagramot kiegészíttet egy munkaerő-igénybevételi ütemtervvel, szakmánkénti bontásban. Külön táblázatot kér a költségekről erőforrásonként, negyedéves bontásban. Kér továbbá egy részletes kimutatást a három kulcserőforrás felhasználásáról (segédmunkás, kőműves, ács) Az ütemtervek elkészítéséhez a SELECT (szűrés) menüben található szolgáltatásokat is igénybe kell venni. Ennek segítségével a megfelelően válogatott és csoportosított információt tartalmazó ütemterveket, táblázatokat lehet előállítani. Projektmenedzsment V. oldalak: 15/14
ESET 9 ÜTEMTERV AKTUALIZÁLÁS Az aktualizálás előfeltétele a bázisütemterv létrehozása. Ezt a kivitelezés megkezdésekor létrehozta Gábor. 2000. augusztus 4. péntek van. Pál minden hétvégén aktualizálja az ütemtervet, rögzíti a tevékenységek készültségi fokát, és felülvizsgálja a következő 1-2 hét ütemtervét. Most az okoz fejfájást neki, hogy a vízszerelőknek július 20-án el kellett volna kezdeni a munkát, de ez még nem történt meg. Ez a kéthetes késés kihat a projekt egészére, ami a szerződésben kikötött szigorú kötbér feltételek miatt megengedhetetlen. Az épületen kívüli munkák sem kezdődtek meg a tervezett időben, de a rendelkezésre álló tartalékidők miatt ez egyenlőre nem okoz gondot. Pál elhatározza, hogy augusztusban négy hétvégén napi 10 órát fognak dolgozni. Sikerült megállapodnia az alvállalkozókkal is a hétvégi műszakról, így a fűtésszerelés már a bázisütemterv szerint fejeződhet majd be. ESET 10 ALPROJEKTEK HASZNÁLATA Nagyobb projektek esetén gyakran szükséges a feladat alprojektekre bontása. Gábor kipróbálja ennek technikáját is. Az épületen kívüli munkákat egy KULSO.MPP nevű alprojektbe helyezi el. Az alprojektről külön részletes ütemtervet készít, és az ütemvonalakon feltünteti a tevékenységek kezdési és befejezési dátumait is. Az alprojekt tevékenységeinek költsége jelentősen többnek mutatkozik, mint korábban és ez nem indokolt. Az eltérés kiküszöbölésére Gábor az alprojektre vonatkozóan is beállítja a 10% rezsiköltséget és jelzi, hogy a két projekt közös erőforrásokat használ. Az áttekinthetőség érdekében Gábor megrajzoltatja az alprojekt hálótervét (PERT ábráját) Projektmenedzsment V. oldalak: 15/15