PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FŐISKOLAI KAR 1149 Budapest, Buzogány u. 10-12. OM azonosító: FI 82314 Telefon: 383-8494, 469-6666 Telefax: 469-6610 Honlap: www.pszfb.hu E-mail: info@pszfb.bgf.hu Salgótarjáni Regionális Intézet: 3100 Salgótarján, Kistarján u. 5-7. Telefon: (32) 522-400 Zalaegerszegi Regionális Intézet: 8900 Zalaegerszeg, Gasparich u. 18/A. Telefon: (92) 509-900 Minőségirányítási Kézikönyv A PÉLDÁNY AZONOSÍTÓJA: A PÉLDÁNY TULAJDONOSA NÉV: MUNKAKÖR: A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV AZ MSZ EN ISO 9001:2001 (TOVÁBBIAKBAN ISO 9001) SZABVÁNYNAK MEGFELELŐEN KÉSZÜLT ÉS A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FŐISKOLAI KAR (TOVÁBBIAKBAN BGF PSZFK) TULAJDONA. ENGEDÉLY NÉLKÜLI MÁSOLÁSA NEM MEGENGEDETT.
Minőségirányítási Kézikönyv Tartalomjegyzék Aktuális oldal Σoldal Érvénybelépés 1. ELKÖTELEZETTSÉG 1 3 1.1. Minőségpolitika 1 2 2007.01.01. 1.2. Vezetői nyilatkozat 1 1 2007.01.01. 2. A BGF PSZFK BEMUTATÁSA 1 1 2007.01.01. 2.1. A BGF PSZFK szervezeti felépítése 1 1 2007.01.01. 2.2. A BGF PSZFK minőségirányítási szervezetének felépítése 1 1 3. FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK 1 1 2007.01.01. 4. Minőségirányítási rendszer 1 11 2007.01.01. 4.1. Általános követelmények 1 4.2 A dokumentációra vonatkozó követelmények 2 4.2.1. Általános útmutatás 2 4.2.2. Minőségirányítási kézikönyv és kiegészítő dokumentumai 3 4.2.3. Dokumentumok és adatok kezelése, módosítása 4 4.2.4. Feljegyzések kezelése 9 5. A FELSŐ VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE 1 7 2007.01.01. 5.1. Vezetői elkötelezettség 1 5.2. Partnerközpontúság 1 5.3. Minőségpolitika 2 5.4. Minőségügyi tervezés 2 5.4.1. Minőségügyi célok 2 5.5. Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció 3 5.5.1. Felelősség és hatáskör 3 5.5.2. A vezetőség megbízottja 3 5.5.3. Belső kommunikáció 4 5.6. Vezetőségi átvizsgálás 6 5.6.1. Általános követelmények 6 5.6.2. A vezetőségi átvizsgálás kiinduló adatai 7 5.6.3. A vezetőségi átvizsgálás eredménye 7 6. ERŐFORRÁSOK BIZTOSÍTÁSA 1 4 2007.01.01. 6.1. Az erőforrások meghatározása 1 6.2. Emberi erőforrások 1 6.3. Infrastruktúra, feltételrendszer 3 Ellenőrizte: Jóváhagyta: 2007.01.01. 1[3] oldal
Tartalomjegyzék 6.4. Munkakörnyezet kialakítása 3 7. FOLYAMATOK IRÁNYÍTÁSA 1 7.1. Folyamatok tervezése 1 7.2. Partnerekkel kapcsolatos folyamatok 1 7.2.1. A képzések meghirdetésével, felvételivel kapcsolatos tevékenységek szabályozása 2 7.2.2. A partnerekkel kapcsolatos szerződéskötési folyamat 4 7.2.3. Kapcsolattartás a partnerekkel 5 7.3. Tervezés 1 7.3.1. A tananyagfejlesztés indítása, tervezése 1 7.3.2. A tananyagfejlesztés folyamata 1 7.3.3. A tananyagfejlesztés átvizsgálása 1 7.3.4. A fejlesztett tananyag intézeti szintű bírálata (a tananyagfejlesztés igazolása) 2 7.3.5. A fejlesztett tananyag lektorálása (érvényesítése) 2 7.3.6. A fejlesztett tananyag meghirdetése Hiba! A könyvjelző nem létezik. 7.3.7. A tananyagfejlesztés módosítása 2 7.4. Beszerzés 1 7.4.1. A szállítók kiválasztása és minősítése 1 7.4.2. Beszerzési adatok, beszerzés szabályozása 2 7.4.3. A beszerzett termék/szolgáltatás igazoló ellenőrzése 4 7.5. A felsőoktatási, felnőttképzési folyamatok működtetése 1 7.5.1. A felsőoktatási folyamatok szabályozása 1 7.5.2. A folyamatok érvényesítő ellenőrzése 2 7.5.3. Azonosítás és nyomon követhetőség 2 7.5.4. A partnerek tulajdonának kezelése 3 7.5.5. Kezelés, csomagolás, tárolás, állagmegóvás és kiszállítás 4 7.6. Ellenőrző-, mérő- és vizsgáló berendezések felügyelete 1 8. MÉRÉS, ELEMZÉS ÉS TOVÁBBFEJLESZTÉS 1 8.1. Általános útmutatás 1 8.2. Mérés és figyelemmel kísérés 1 8.2.1. Partnerek elégedettségének mérése 1 Aktuális oldal Σoldal Érvénybelépés 19 1 7 3 5 4 1 8 2007.01.01. 2007.01.01. 2007.01.01. 2007.01.01. 2007.01.01. 2007.01.01. 2007.01.01. 2[3] oldal
Tartalomjegyzék 8.2.2. Belső minőségügyi audit 1 8.2.3. A folyamatok mérése 2 8.2.4. A szolgáltatások és termékek mérése 3 8.3. A nem-megfelelőségek kezelése 5 8.4. Adatelemzés 6 8.5. FEJLESZTÉS 6 8.5.1. Folyamatos fejlesztés 6 8.5.2. Helyesbítő és megelőző tevékenységek 7 Aktuális oldal Σoldal Érvénybelépés MELLÉKLETEK 1. Oktatási terv 1 2007.01.01. 2. Oktatási jegyzőkönyv 1 2007.01.01. 3. Szállító nyilvántartó és értékelő lap 1 2007.01.01. 4. Belső minőségaudit terv 1 2007.01.01. 5. Belső minőségügyi audit ellenőrzési lista 1 2007.01.01. 6. Eltérés lap 1 2007.01.01. 7. Fenntartva 8. Külső dokumentumok címlistája 1 2007.01.01. 9. Belső dokumentumok mesterlistája 1 2007.01.01. 10. A BGF PSZFK szervezeti felépítése 2 2007.01.01. Módosítások: 2007.01.01. 3[3] oldal
1. fejezet: Elkötelezettség 1. ELKÖTELEZETTSÉG 1.1. Minőségpolitika A BGF PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FŐISKOLAI KAR MINŐSÉGPOLITIKÁJA A BGF Pénzügyi és Számviteli Főiskolai Kar Magyarországon a pénzügyi-számviteli és gazdasági informatikai szakemberképzés egyik legismertebb felsőoktatási intézménye. Története során mindenkor alkalmazkodva a kihívásokhoz az intézmény szerepe (és hozzá neve is) többször megváltozott. Ma a számunkra megnyílt európai perspektíva kihívásai ismét szükségessé teszik küldetésének újrafogalmazását, a folytonosság jegyében hangsúlyozva stabil, korábbi értékeit is. A BGF Pénzügyi és Számviteli Főiskolai Kar célja a BGF céljaival összhangban a pénzügyi-, számviteli-, informatikai tudományokban, megújult ismeretszerzési módszerekkel, olyan szakemberek kibocsátása, akik korszerű és alkalmazáskész ismeretekkel rendelkeznek, s a számunkra megváltozott Európai térben úgy hazánkban, mint külföldön képesek lesznek önálló munkavégzésre, de irányításra is. Intézményünk ezzel továbbra is meg kíván felelni a hallgatói igényeknek, és ezen túl a gazdálkodó szervezetek, vállalkozások, a pénzintézetek, a non-profit intézmények és az államháztartás igényeinek, s így a magyar és a közép-európai felsőoktatás, felnőttképzés élenjáró intézményévé váljon. Célunk teljesítéséhez a következőket kell megvalósítani: Mérhető sztenderdeken és rendszeres visszacsatoláson alapuló, magas szintű képzést kell biztosítanunk; Ebben jelen kell lennie az elméleti megalapozottságnak, de ugyanakkor gyakorlati orientációjú, szakirányú készségekkel, idegen nyelvek színvonalas ismeretével kell felruháznunk hallgatóinkat, hogy egyenlő esélyeket biztosítsunk számukra az előmenetelhez, fejlődéshez; Hallgatóink szakmai életpályára való felkészítése érdekében olyan tanulási környezetet kell kialakítanunk, mely segíti a kritikai készség kialakulását, erősíti a társadalom és a világ iránti nyitottságot és a kommunikációs készséget. Segíti az egészséges munkamorál kialakulását, az önálló munkavégzés és a csoportmunkában való eredményes részvétel képességét. A hallgatók tanulmányi ideje alatti személyiség fejlődése alkalmassá teszi végzettjeinket az értelmiségi szerepkör betöltésére; Fokozottan számításba kell vennünk, és ki kell elégítenünk a munkaerő piac igényeit mind a hallgatói piac, mind a munkaadói piac oldaláról. Továbbra is meghatározó profilnak tekintjük a felsőfokú alapképzésben adott diplomát, ezen túlmenően azonban a jogszabályi lehetőségek adta kereteken belül a képzésünk komplexitását fejlesztjük, beleértve az ennél alacsonyabb képzési szinteket, a felnőttképzést, a felsőfokú szakképzést, de egyes master szintű képzések megvalósítását is; Oktatási rendszerünkben alkalmat és lehetőséget kell biztosítanunk az egyéni igények, valamint az üzleti és állami szféra igényeinek kielégítésére; 2007.01.01. 1[2] oldal
1. fejezet: Elkötelezettség Fenn kell tartanunk, és módszeresen tovább kell fejlesztenünk kapcsolatainkat a megfelelő szakmai testületekkel, regionális, országos és nemzetközi viszonylatban. Részt kell vállalnunk az EU együttműködési folyamatban a pénzügyi, elszámolási és üzleti jogi harmonizációs tevékenységben; Bővítenünk kell az együttműködést és a közös kezdeményezéseket, stratégiai szövetségeket más hazai felsőoktatási intézményekkel; A kar oktatóinak és dolgozóinak egyenlő esélyt kell biztosítanunk egyéni és szakmai fejlődésükhöz, beleértve a tudományos kutatás és a tanácsadói tevékenység támogatását és munkakörülményeik folyamatos javítását; A kar elismeri az oktatási folyamat résztvevőinek gondolati és módszertani szabadságát, lényegesnek tartja, hogy a kutatási tevékenység az oktatás szempontjaival szoros kapcsolatban, azzal összhangban valósuljon meg, biztosítva egyúttal az oktatók egyéni fejlődését és a tananyagok korszerűsítését is; Biztosítanunk kell a tanuláshoz a megfelelő körülményeket, szolgáltatásokat, infrastruktúrát, valamint ezek megteremtéséhez szükséges forrásokat, az oktatás színvonalának ellenőrzését, és az egész intézményen belül a nyílt kommunikáció alkalmazását és továbbfejlesztését. Mindezek biztosítása érdekében konkrét, mérhető minőségcélokat határozunk és valósítunk meg a felsőoktatási, felnőttképzési tevékenységünk továbbfejlesztése érdekében, amely megvalósulását éves rendszerességgel vizsgáljuk felül a belső auditok alkalmával. A BGF PSZFK vezetése a Kar oktatási tevékenysége során elkötelezettségét fejezi ki az ISO 9001 szabvány követelményeinek betartására, illetve minőségirányítási rendszerének folyamatos fejlesztésére. Budapest, 2007.01.01....... Dr. Jánosa András Ph. D. Dr. Molnár Sándor Ph. D. dékán minőségirányítási vezető 2007.01.01. 2[2] oldal
1. fejezet: Elkötelezettség 1.2. Vezetői nyilatkozat Minőségpolitikánkban leírtak érvényesítése hosszú távon csak úgy biztosítható, ha oktatási-képzési és az ezeket támogató folyamatainkat a változásban érdekelt partnereink igényeihez alakítjuk. Céljaink elérését a megfelelő minőség, hatékony minőségirányítás garantálja, amelyben kiemelt fontosságot tulajdonítok a folyamatos minőségfejlesztésnek és az oktatási-képzési kultúra fejlesztésének. Minőségirányítási rendszerünknek úgy kell működni, hogy megfeleljünk partnereink elvárásainak, a hazai (beleértve a jogi) és nemzetközi előírásoknak, biztosítsa minőségpolitikánk, minőségügyi és szervezeti céljaink megvalósulását, a BGF PSZFK felsőoktatási, felnőttképzési tevékenységének eredményességét, az oktatók és egyéb alkalmazottak szakmai és személyes karrierjét. Eddig elért eredményeink megőrzése és azok jövőbeli továbbvitele érdekében a mai naptól elrendelem a Minőségirányítási Kézikönyvben és a kapcsolódó dokumentumokban előírt követelmények betartását. Budapest, 2007.01.01.... Dr. Jánosa András Ph.D. dékán 2007.01.01. 1[1] oldal
2. fejezet: A BGF PSZFK bemutatása 2. A BGF PSZFK BEMUTATÁSA A BGF Pénzügyi és Számviteli Főiskolai Kar, illetve jogelődje a Pénzügyi és Számviteli Főiskola Magyarországon a pénzügyi, számviteli és gazdasági informatikai szakemberképzés egyik legismertebb felsőoktatási intézménye. Eredete a Pesti Kereskedelmi Akadémia 1857. évi megalapításáig vezethető vissza. Azóta az intézmény szerepe és neve többször megváltozott. A kar feladata a vállalkozások, a gazdasági társaságok, költségvetési intézmények, bankok, pénzintézetek, végül is a legkülönfélébb formában gazdálkodók számára a pénzügyi és számviteli munka, az információfeldolgozási tevékenység folyamatának irányítására, elemzésére és fejlesztésére alkalmas gazdasági szakemberek képzése. A képzés a budapesti székhelyen: alapképzésben nappali tagozaton a hagyományos képzési rendszerben öt, az új típusú képzési rendszerben három, alapképzésben a távoktatási tagozaton a hagyományos képzési rendszerben három, az új típusú képzési rendszerben kettő, szakirányú továbbképzésben a hagyományos képzési rendszerben négy, felsőfokú szakképzésben hat szakon folyik. A BGF PSZFK székhelyén kívül két területi intézetében, Zalaegerszegen és Salgótarjánban folyik oktatás. A BGF PSZFK kiterjedt és színvonalas szolgáltatásokat nyújt hallgatóinak és más felhasználóknak. Ezek területei elsősorban az oktatási-képzési szolgáltatás, ehhez kapcsolódóan a képzési és karrier tanácsadás, a könyvtári szolgáltatás, informatikai szolgáltatások. A BGF PSZFK folyamatosan megújuló, rugalmas és a piaci igényekhez alkalmazkodó képzésével és színvonalas szolgáltatásaival a hazai oktatási és felhasználói piacon egyaránt hagyományosan jól ismert, bevezetett márkanév. Ez a piacvezető pozíció és részesedés megnyilvánul a nappali alapképzési szakokra történő, többszörös túljelentkezésekben, az újabb diplomáért folyó alapképzésben. A szakirányú továbbképzés folyamatos lehetőséget nyújt a végzettek számára munkahelyek szakmai követelményeinek magasabb szintű teljesítésére. A minőségirányítási rendszerünk kiépítéséről 2006. szeptemberében döntöttünk, amely dokumentációját szeptember közepén kezdtük el kidolgozni. 2007.01.01. 1[1] oldal
2. fejezet: A BGF PSZFK bemutatása 2.1. A BGF PSZFK szervezeti felépítése A szervezeti felépítést a 10. melléklet tartalmazza. 2.2. A BGF PSZFK minőségirányítási szervezetének felépítése Dékán Dékáni Tanács Minőségirányítási vezető Minőségirányítási Bizottság Salgótarjáni Intézeti minőségirányítási megbízott Budapesti Intézeti minőségirányítási megbízottak Zalaegerszegi Intézeti minőségirányítási megbízott 2007.01.01. 1[1] oldal
3. fejezet: Fogalom meghatározások 3. FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK A Minőségirányítási Kézikönyvben az általános minőségügyi fogalmak használata az MSZ EN ISO 9000:2005 szabványnak megfelelő értelmezésben történik. Szabvány: elismert (szabványügyi, vagy szabványosító) szerv által jóváhagyott, közmegegyezéssel elfogadott olyan dokumentum, amely tevékenységekre, vagy azok eredményére vonatkozik, és olyan általános és ismételten alkalmazható szabályokat, útmutatókat vagy jellemzőket tartalmaz, amelyek alkalmazásával a rendező hatás az adott feltételek között a legkedvezőbb. OKM: Oktatási és Kulturális Minisztérium. OKJ: Országos Képzési Jegyzék. MAB: Magyar Akkreditációs Bizottság. HÖK: Hallgatói Önkormányzat. SZMSZ: Szervezeti és Működési Szabályzat. TVSZ: Tanulmányi és Vizsga Szabályzat. SZVK: Szakmai és Vizsgakövetelmény. TÜSZ: Teljeskörű Ügyviteli Szolgáltatás szoftver. 2007.01.01. 1[1] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer 4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER A minőségirányítási rendszer érvényessége felsőoktatásra és felnőttképzésre terjed ki. A minőségirányítási rendszer a teljes szervezetünkre vonatkozik, beleértve a zalaegerszegi és salgótarjáni regionális intézeteinket is. Oktatási tevékenységünk jellegéből adódóan hagyományos értelemben vett mérőeszközöket nem alkalmazunk, ezért a minőségirányítási rendszerünkben nem értelmezzük a mérőeszközök felügyeletének követelményeit (lásd Minőségirányítási Kézikönyv 7.6. fejezet). Kiszervezett, vállalkozásba kiadott tevékenységeink (out sourcing) az étkeztetés, az épület fenntartási és üzemeltetési szolgáltatások, amelyek felügyeletének szabályozását a Minőségirányítási Kézikönyv 7.4. és 7.5. fejezeteiben és a kapcsolódó Szabályzatokban szabályoztuk. 4.1. Általános követelmények Minőségirányítási rendszerünk kialakításakor azonosítottuk folyamatainkat, azok sorrendjét és kapcsolódásait (lásd az alábbi ábrát), meghatároztuk a folyamatok működtetéséhez szükséges erőforrásokat és követelményeket, valamint ezen folyamatokat ellenőrizzük, mérjük és ennek eredményeit felhasználjuk a folyamatok tökéletesítéséhez. A minőségirányítási rendszerünk eljárásait a Minőségirányítási Kézikönyv, illetve a felsőoktatáshoz, felnőttképzéshez kapcsolódó minőségirányítási eljárások és intézményi/kari szabályzatok tartalmazzák. P A R T N E R I I G É N Y Minőségtervezés, Dokumentáció kezelés (lásd 4.2. fej.), Képzés, Erőforrások biztosítása (lásd 6. fej.), Megelőző tevékenység (lásd 8.5. fej.), Vezetőségi feladatok (lásd 5. fej.) Támogató folyamatok Fő folyamatok: oktatási-képzési tevékenység tervezése (lásd 7.1. fej.) jelentkezés, felvételi (lásd 7.2. fej.+ Felvételi Szabályzat), beiratkozás (lásd 7.2. fej.+ TVSZ) tananyagfejlesztés (lásd 7.3. fej.) beszerzés (lásd 7.4. fej.) felsőoktatás (lásd 7.5. fej.+me-01,02+tvsz) felnőttképzés (lásd 7.5. fej.+me-2 +SZVK) Folyamat felügyelet, (+ME-03) Belső auditok, Adatelemzés, (+ME-04) Helyesbítés (lásd 8. fej.) Tantárgyi ismeretanyag, oklevél, bizonyítvány átadása P A R T N E R E L É G E D E T T S É G 2007.01.01. 1[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer 4.2 A dokumentációra vonatkozó követelmények 4.2.1. Általános útmutatás Rendszerünket az ISO 9001 szabvány és a vonatkozó törvényi előírások követelményeivel összhangban alakítottuk ki, a működés szabályait a következők szerint strukturált belső dokumentációs rendszerben rögzítettük: Q MINŐSÉGPOLITIKA CÉLOK, PROGRAMOK, FEJLESZTÉSI, INTÉZKEDÉSI TERVEK MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁSOK, SZABÁLYZATOK UTASÍTÁSOK, ÜGYRENDEK FELJEGYZÉSEK, JEGYZŐKÖNYVEK, NYILVÁNTARTÁSOK A minőségirányítási rendszer tartalmazza a minőségpolitikát, a célokat, programokat, a minőségirányítási kézikönyvet, az ISO 9001 szabványban megkövetelt dokumentált eljárásokat és a folyamatok hatékony működtetéséhez szükségesnek tartott egyéb dokumentumokat, feljegyzéseket. 2007.01.01. 2[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer 4.2.2. Minőségirányítási kézikönyv és kiegészítő dokumentumai Minőségirányítási Kézikönyv: A BGF PSZFK dokumentált minőségirányítási rendszerében a Minőségirányítási Kézikönyv az alábbiak szerint épül fel: a vezetőség minőségpolitikáját, alapvető céljait és a minőség iránti elkötelezettségét a minőségpolitika és a vezetői nyilatkozat című fejezetek tartalmazzák (lásd 1.1., 1.2. fejezet), a minőségirányítási rendszer érvényességi körét a 4. fejezet határozza meg, a minőségirányítási rendszer alapkövetelményeit és feladatait, a minőségirányítási rendszer eljárásait, folyamatait és azok kölcsönös kapcsolatát, a feladatok felelőseit a Minőségirányítási Kézikönyv egyes fejezeteiben, illetve a kapcsolódó minőségirányítási eljárásokban, intézményi/kari szabályzatokban adjuk meg, a Minőségirányítási Kézikönyv és a minőségirányítási eljárások, intézményi/kari szabályzatok (ahol ez értelmezhető) hivatkoznak a kapcsolódó utasításokra, ügyrendekre és az alkalmazandó nyomtatványokra, a BGF PSZFK szervezeti felépítése a 2.1. fejezetben hivatkozva, míg a minőségirányítási szervezet felépítése a 2.2. fejezetben tanulmányozható. Kiegészítő dokumentációk (eljárás, utasítások, szabályzatok, ügyrendek, feljegyzések): egyes minőségügyi tevékenységek végrehajtásának folyamatát a Minőségirányítási Kézikönyvhöz kapcsolódóan Minőségirányítási Eljárásokban, Szabályzatokban írjuk elő, a minőségügyi tevékenységek végrehajtásának módját a Minőségirányítási Kézikönyvhöz, Minőségirányítási Eljárásokhoz, Szabályzatokhoz kapcsolódóan Utasításokban, Ügyrendekben írjuk elő, a követelményeket kiemelten a Felvételi Szabályzatban, Tantervekben, Tanulmányi és Vizsgaszabályzatban, Tantárgyi Útmutatókban, Hallgatók Által Fizetendő Térítések és Juttatások Szabályzatában, Képzési programokban, Tantárgyleírásokban, vagy ezekre való hivatkozások formájában adjuk meg, a követelmények teljesítését feljegyzésekkel igazoljuk. A minőségirányítási rendszer dokumentumainak azonosítását, kiadását, visszavonását, elosztását, módosítását, megőrzését és kezelését a 4.2.3. fejezet, a minőségügyi feljegyzések azonosítását, megőrzését és kezelését a 4.2.4. fejezet előírásai szerint végezzük. 2007.01.01. 3[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer 4.2.3. Dokumentumok és adatok kezelése, módosítása Minőségirányítási rendszerünkben nem alkalmazunk elektronikus formában előíró jellegű dokumentumokat. A BGF PSZFK Internetes honlapján és a személyi számítógépeken megtalálható dokumentumaink (pl. Minőségirányítási kézikönyv, eljárások, Szabályzatok, stb.) tájékoztató jellegűek, csak kinyomtatott és jóváhagyott formában érvényesek. 4.2.3.1. Belső dokumentumok szabályozása Minőségirányítási rendszerünk belső dokumentumaira vonatkozó előírásokat részben az ezek alkalmazását előíró Kézikönyv fejezetekben, részben az alábbiakban rögzítettük: DOKUMENTUM TÍPUS / MÓDOSÍTÁS RENDJE ELLENŐRZI / JÓVÁHAGYJA A TÖRZSPÉLDÁNYT KEZELI (megőrzi, elosztja)/ MEGŐRZÉSI IDŐ KAPJÁK Minőségirányítási Kézikönyv*- R Minőségirányítási Eljárások*- E Kari szintű szabályozások (pl. Dékáni Utasítások, körlevelek, Tantárgyi útmutatók, szervezeti egységek ügyrendjei, stb.) - R, E Munkaköri leírások, munkaszerződések - E, F minőségirányítási vezető / dékán minőségirányítási vezető / dékán Dékán, vagy az általa felkért vezető Felettes munkahelyi vezető/dékán dékáni hivatalvezető / hatályosság + 3 év dékáni hivatalvezető / hatályosság + 3 év Dékán által felkért vezető / hatályosság + 3 év oktatók- dékáni hivatal munkatársai, nem oktatók- bér-és munkaügyi osztályvezető/ érvényesség + 40 év minőségirányítási vezető, intézeti minőségirányítási megbízottak, minőségirányítási vezető által kijelölt személyek minőségirányítási vezető, intézeti minőségirányítási megbízottak, minőségirányítási vezető által kijelölt személyek Szervezeti egységek vezetői, illetve a Tantárgyi útmutatókat a hallgatók minden kolléga 2007.01.01. 4[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer R - részenként, E - egyben, F - felülírással * A Minőségirányítási Kézikönyvből, eljárásokból folyamatosan átvezetve az aktuális módosításokat, példányt biztosítunk a dékán által meghatározott esetekben és a dékáni hivatalvezető által nyilvántartva partnereink részére. A Minőségpolitika, a Szabályzatok a dékán által felkért személy által felkerülnek a BGF PSZFK Internetes honlapjára. A belső dokumentumokról és érvénybelépésük időpontjáról a munkaköri leírások, munkaszerződések kivételével a dékáni hivatalvezető Belső dokumentum mesterlistát (mintáját lásd a mellékletben) vezet, majd törzspéldányt hoz létre és a Minőségirányítási Kézikönyvből, eljárásokból kiadott példányokat színes KIHELYEZETT PÉLDÁNY felirattal látja el. A kiadott példányok átvételét elosztási listán az átvevővel, annak aláírásával igazoltatja, míg a visszavételt saját aláírásával igazolja. A munkaköri leírások, munkaszerződések 2 eredeti példányban készülnek, 1 példány átadásra kerül a dolgozó részére, 1 példány a személyi anyagához csatolva kerül megőrzésre. A belső dokumentumokat, amennyiben az elmúlt egy évben nem lettek módosítva, a dokumentum jóváhagyója vizsgál(tat)ja át évente egy alkalommal az abban leírtak aktualitása vonatkozásában, amelyet az aktualitásvizsgálatot végző a Belső dokumentum mesterlistán aláírásával igazol. A táblázatban meghatározott törzspéldány kezelőjének a felelőssége, hogy a felsorolt dokumentumok azonosítható, olvasható, aktuális változatai álljanak rendelkezésre mindenütt, ahol a minőségirányítási rendszer hatékony működése szempontjából lényeges tevékenységet végeznek. 4.2.3.2. A belső dokumentumok azonosítása, jellemzőik A belső dokumentumokból törzspéldányokat (eredeti) és használati példányokat (másolatok) kezelünk. A színes tollal aláírt törzspéldányokat rendszerezve kell tárolni. A törzspéldányok (érvényes és érvénytelen) megőrzése, kezelése, áttekinthető (a módosítási állapot könnyű ellenőrzését lehetővé tévő) tárolása a 4.2.3.1. pontban meghatározott törzspéldány kezelő feladata. Minden belső előállítású dokumentumon legalább az alábbi azonosítókat kell szerepeltetni: tartalom azonosító (pl. a dokumentum neve, címe, vagy annak rövidítése, azonosító száma), átvizsgáltságot és jóváhagyást jelző aláírás a tartalomjegyzéken (ha van ilyen), vagy az első, illetve utolsó oldalon, változat azonosító (pl. jóváhagyás dátuma, változatszám) célszerű esetben valamennyi oldalon, oldalszám/oldalak száma, (vagy ezzel egyenértékű olyan oldalszám megadás, melyből pontosan megállapítható egy dokumentum teljessége). Tartalmi követelmények: A Minőségirányítási Kézikönyv tartalmi követelményei megegyeznek az érvényes minőségirányítási szabvány (ISO 9001) követelményeivel. 2007.01.01. 5[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer Minőségirányítási Eljárások tartalmi követelményei: az eljárás címe; érvényességi területe; fogalom meghatározások - ha ez szükséges, hivatkozás a Minőségirányítási Kézikönyv fogalom meghatározásaira; folyamat leírás; feljegyzések kezelése - ha ez szükséges, vagy hivatkozás a Minőségirányítási Kézikönyv, minőségirányítási eljárás, szabályozás megfelelő pontjára. A szabályozások tartalmi követelményeit a dokumentum jóváhagyója határozza meg. A minőségirányítási rendszerben használatra előírt formanyomtatványok a Minőségirányítási Kézikönyv, illetve a kapcsolódó eljárások mellékleteként kerülnek jóváhagyásra. A nyomtatványokat a felhasználás során legalább egy tartalomazonosító (pl. név) és egy verzióazonosító (pl. érvénybelépési dátum, változatszám, stb.) azonosítja. 4.2.3.3. A belső dokumentumok módosításának szabályai, lépései Dokumentáción történő változtatást bármely dokumentum felhasználó kezdeményezhet szóban, vagy írásban a dokumentum jóváhagyójánál. A változtatási igény elfogadásáról (a dokumentum módosításáról) a dokumentum jóváhagyója dönt. A dokumentumok módosításainak átvizsgálása és jóváhagyása a 4.2.3.1. pontban kijelölt személyek feladata. A dokumentumok módosításának engedélyezett módszerei: egyben történő módosítás, részenként történő módosítás, felülírás. Dokumentumok egyben történő módosítása (újrakiadás) A dokumentum módosítások általános lépései a következők: A módosított törzspéldány elkészítése, a változatazonosító aktualizálásával és a módosítás jellegének (ha az célszerű) a dokumentumban (pl. a tartalomjegyzék módosítás rovatában) történő jelölésével. Az új változat átvizsgálása, jóváhagyása a 4.2.3.1. fejezetben kijelölt felelős(ök) által, majd a belső dokumentum mesterlista aktualizálása. Új használati példányok előállítása, 4.2.3.1. fejezet szerinti elosztása. Az átvételt a felhasználók az elosztási listán aláírásukkal és dátummal igazolják. A régi használati példányok alkalmazásának kizárása a felhasználó feladata. A módosításra került törzspéldányok megjelölése ("ÉRVÉNYTELEN" felirattal és/vagy áthúzással) és a 4.2.3.1. fejezet előírásai szerinti elkülönített megőrzése. A meghatározott feladatok végrehajtása a törzspéldány kezelőjének a feladata. Dokumentumok részenként történő módosítása 2007.01.01. 6[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer Minőségirányítási kézikönyv A Minőségirányítási kézikönyv fejezetenkénti módosításának menete megegyezik az egyben történő módosításnál leírtakkal, azzal az eltéréssel, hogy a szabályokat a módosítani kívánt résszel és a tartalomjegyzékkel kapcsolatban kell alkalmazni. Ilyen módosítások esetében a tartalomjegyzék módosítás rovatában (röviden) rögzíteni kell a változtatás jellegét. Kari szintű szabályozások A Kari szintű szabályozások részenként történő módosítása esetén hivatkozunk a módosítandó dokumentumra, annak módosítandó részére, és megadjuk a helyébe lépő új rendelkezés pontos szövegét, hatálybalépését. A módosítás megjelenhet egységes szerkezetben. A módosítást fel kell vezetni a belső dokumentum mesterlistára Dokumentumok felülírással történő módosítása Felülírással történő módosításnál úgy kell eljárni, hogy a módosításra kerülő részt vagy részeket a jóváhagyásra felhatalmazott személynek egyértelműen, aláírással és dátummal kell hitelesítenie valamennyi kiadott példányon, valamint a törzspéldányon. 2007.01.01. 7[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer 4.2.3.2. Külső forrásból származó dokumentumok kezelése Külső forrásból származó dokumentumként a felsőoktatási, felnőttképzési tevékenységünkre vonatkozó jogszabályokat, ISO 9001, MSZ EN ISO 9000:2005 minőségirányítási szabványokat, a BGF-től érkező dokumentumokat (pl. SZMSZ, TVSZ, stb.), szakhatóságtól érkező dokumentumokat (pl. felsőoktatásra, felnőttképzésre vonatkozó körlevelek, programok (pl. Felsőoktatási Fejlesztési Program, Állami Felsőoktatási Stratégia, pályázatok), határozatok a MAB-tól), oktatással összefüggő szállítói dokumentumokat (pl. technikai eszközök kezelési utasításai, szoftver kézikönyvek, stb.), fogadunk és alkalmazunk. A felsőoktatással, felnőttképzéssel kapcsolatos jogszabályok esetén a dékáni hivatalvezető feladata a CD-Jogtár, Közlönyök alapján azok változásának a figyelemmel kísérése, amelyet az általa vezetett listán igazol. A felsőoktatással, felnőttképzéssel kapcsolatos BGF-től származó dokumentumok listán történő nyilvántartása, azok változásának a figyelemmel kísérése a dékáni hivatalvezető feladata. Az érintett könyvtárvezető feladata a jogszabályok hozzáférhetőségének biztosítása az érdeklődők részére. Jogszabály változás esetén a dékán dönt a belső dokumentumok szükség szerinti módosításáról. A minőségirányítási rendszer működéséhez az ISO 9001, MSZ EN ISO 9000:2005 szabványokat használjuk, amelyet a dékáni hivatalvezető őriz és gondoskodik arról, hogy az érvényes változat legyen hozzáférhető az érdeklődők részére. A szakhatósági dokumentumoknak a vonatkozó jogszabályok, rendeletek szerinti kezelése a dékáni hivatalvezető feladata. A szállítói dokumentumok hozzáférhetőek az adott eszközt kezelő szervezeti egység kijelölt kollégáinál. 2007.01.01. 8[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer 4.2.4. Feljegyzések kezelése A minőségügyi feljegyzések tartalmi követelményeit és készítését a Minőségirányítási Kézikönyv, eljárások, Szabályzatok egyes fejezetei írják le. A minőségügyi feljegyzéseket jelen fejezetben és az Eljárásokban, Szabályzatok, jogszabályokban előírt módon és ideig őrizzük meg a meghatározott követelményeknek való megfelelés és a minőségirányítási rendszer hatékony működésének igazolására. E cél érdekében: a feljegyzés készítője felelős a tartalmi megfelelőségért, valamint, hogy a feljegyzés jól olvasható kivitelben készüljön; minden munkatárs felelős azért, hogy a feljegyzéseket védje a sérüléstől, rongálódástól, elvesztéstől; a megőrzésért felelős feladata oly módon tárolni, hogy biztosítsa a hozzáférhetőséget, a visszakereshetőséget és a biztonságos tárolást. A minőségügyi feljegyzéseket - jogosult igény esetén - a partnereink rendelkezésére bocsátjuk, figyelembe véve azok bizalmasságát. A minőségügyi feljegyzések megőrzési idő lejártát követően történő selejtezéséről (pl. irattározás, bedarálás, hulladékégetés) az Iratkezelési Szabályzat rendelkezik. A bizalmasan kezelt iratok esetén minden munkatárs feladata az alábbiak betartása: az iratokat elzárva kell tartani; a partnerek csak a saját adataikba tekinthetnek bele részletesen; az iratokat külső fél számára kiadni csak titkossági megállapodás megkötését követően, illetve a dékán engedélyével szabad. Az elektronikusan kezelt feljegyzések, nyilvántartások (pl. NEPTUN-rendszer, TÜSZ) kezelésekor az Információ Biztonsági Szabályzat előírásainak betartásával biztosítjuk az ellenőrzött hozzáférést és archiválást, valamint a szükséges elemzések lehetőségét, illetve, hogy azok a rendszerbe történő bármilyen beavatkozáskor olvashatók (visszakereshetők) maradjanak. 2007.01.01. 9[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer A Minőségirányítási Kézikönyvben hivatkozott minőségügyi feljegyzések azonosításával, tárolásával, megőrzésével kapcsolatos feladatokat és felelősségi viszonyokat a következő táblázat tartalmazza: Feljegyzés Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve Azonosítás Cím és dátum Megőrzés Felelőse Ideje Módja minőségirányítási vezető Intézkedési tervek Cím és dátum minőségirányítási vezető Elosztási lista Cím, dátum Dékáni hivatalvezető 3 évérv.+3 évig Belső dokumentumok mesterlistája Lista a jogszabályokról, BGF dokumentumokról Dékáni Tanácsi ülés és egyéb értekezletek jegyzőkönyvei Személyi anyagok Cím, dátum Dékáni hivatalvezető 3 évérv.+3 évig 3 év dossziéban lefűzve 3 év dossziéban lefűzve dossziéban lefűzve dossziéban lefűzve Cím, dátum Dékáni hivatalvezető Érv.+3 évig dossziéban lefűzve Cím, dátum Dolgozó, oktató neve Az Iratkezelési Szabályzat szerint oktatók- humán erőforrás menedzser, nem oktatók- bér-és munkaügyi osztályvezető Oktatási terv Cím, év minőségirányítási vezető Oktatási jegyzőkönyvek Cím, dátum minőségirányítási vezető Külső képzést igazoló bizonylatok Oktatási tevékenységhez kapcsolódó gazdasági, pénzügyi tervek Cím, dátum oktatók- humán erőforrás menedzser, nem oktatók- bér-és munkaügyi osztályvezető Dolgozó kilépéséig +40 év dossziéban lefűzve 3 év dossziéban lefűzve 3 év Oktatási terv mellé lefűzve Dolgozó kilépéséig +40 év A személyi anyaghoz lefűzve Cím, dátum Gazdasági igazgató Érv. +1 év dossziéban lefűzve- Tájékoztató anyagok, hirdetések Cím, dátum Tanulmányi és Oktatásszervezési Hivatal kijelölt munkatársa Pályázatok és a kapcsolódó levelezés Ajánlatok, Szerződések és a kapcsolódó levelezés cím, dátum cím, dátum 1 év dossziéban lefűzve Az Iratkezelési Szabályzat szerint Megjegyzés 2007.01.01. 10[11] oldal
4. fejezet: Minőségirányítási rendszer Feljegyzés Szállító nyilvántartási és értékelő lap Beszerzési megrendelések, szerződések, kapcsolódó levelezés Szállítólevelek, számlák Éves leltár jegyzőkönyvek Azonosítás Szállító neve Szállító neve, dátum Azonosítószám, dátum Cím, dátum Megőrzés Felelőse Ideje Módja gazdasági osztály kijelölt munkatársa 3év Az Iratkezelési Szabályzat szerint Az Iratkezelési Szabályzat szerint Az Iratkezelési Szabályzat szerint Belső minőségaudit terv Cím, év minőségirányítási vezető Belső minőségügyi audit ellenőrzési lista Eltérés lapok Külső audittal kapcsolatos feljegyzések Cím, audit sorszáma minőségirányítási vezető Azonosítószám minőségirányítási vezető megnevezés, dátum minőségirányítási vezető dossziéba lefűzve dossziéba lefűzve dossziéba lefűzve dossziéba lefűzve 3 év dossziéba lefűzve 3 év Az auditterv mellé lefűzve 3 év A vonatkozó dossziéba lefűzve 3 év dossziéba lefűzve Megjegyzés 2007.01.01. 11[11] oldal
5. fejezet: A felső vezetőség felelőssége 5. A FELSŐ VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE 5.1. Vezetői elkötelezettség A BGF PSZFK dékánja a minőségpolitikában és a vezetői nyilatkozatban (lásd 1.1. és 1.2. fejezetet) kinyilvánította elkötelezettségét a minőségirányítási rendszer kialakítása és továbbfejlesztése, valamint ennek érdekében a szükséges erőforrások biztosítása (lásd 6. fejezet) iránt. A BGF PSZFK dékánja a felelős elsősorban az Alapító Okiratban, SZMSZ-ben rögzített terület és az ott dolgozó személyek irányításáért, az ott végzett oktatási tevékenység megszervezéséért, a feltételek biztosításáért, minőségéért. A kollégáknak javaslattételi feladatuk van a területükön végzett munka színvonalának javítására, erőforrás hiánya esetén annak pótlásának kezdeményezésére. Elkötelezettségünk az előírások kielégítése mellett partnereink igényeinek maradéktalan teljesítésére is kiterjed. A BGF PSZFK a partnerek igényeit a velük történő kapcsolattartás során egyértelműsíti és azokat a megvalósításban érintettek tudomására hozza. A BGF PSZFK minden területének működésével, minden alkalmazott munkájával szemben alapvető követelmény a vonatkozó előírások ismerete és betartása. A BGF PSZFK-ra vonatkozó jogszabályok, előírások figyelése szabályozott módon történik. A jogszabályok nyilvántartása és az ezekhez történő hozzáférés elektronikus formában valósul meg (lásd 4.2.3.2. fejezet). A BGF PSZFK minőségirányítási rendszerének alapja a Minőségpolitika és az ehhez kapcsolódó célkitűzéseink, melyek megvalósításához a szükséges erőforrásokat biztosítjuk. A megvalósítás ellenőrzését, valamint a továbbfejlesztés lehetőségeinek elemzését a Dékáni Tanácsülések, intézeti értekezletek, vezetői értekezletek, tanszéki értekezletek és a vezetőségi átvizsgálások során végezzük el. 5.2. Partnerközpontúság Partnereink igényeit, elvárásait (beleértve a vonatkozó jogszabályi kötelezettségeket) a velük történő megállapodás, szerződéskötés, beiratkozás, illetve a különböző szintű egyeztetések során tisztázzuk olyan formában rögzítve, amely biztosítja, hogy a Kar érintett intézetei, intézeti tanszékei és tanszéki osztályai ezeket az igényeket maradéktalanul ki tudják elégíteni (lásd 7.2., 7.3., 7.5. fejezetek, Tanulmányi és Vizsgaszabályzat és az ME-01,02,03,04 Minőségirányítási eljárást). A partneri igények és a vonatkozó jogszabályok maradéktalan teljesítését szabályozott módon az oktatási tevékenységek közbülső és végellenőrzései során vizsgáljuk, és a végrehajtást csak azok maradéktalan tejesítése esetén tekintjük elfogadottnak (lásd 7.5., 8.2.4. fejezeteket és az ME-01,02,03,04 Minőségirányítási eljárásokat, Tanulmányi és Vizsgaszabályzatot). 2007.01.01. 1[7] oldal
5. fejezet: A felső vezetőség felelőssége 5.3. Minőségpolitika A BGF PSZFK dékánja a Kar céljainak megfelelően meghatározta Minőségpolitikáját, amelyben kinyilvánította az oktatás minőségének megvalósítása és a folyamatos fejlesztés iránti elkötelezettségét. A Minőségpolitika részét képezi a Minőségirányítási Kézikönyvnek, és ennek megfelelően kerül kihelyezésre a Kar kijelölt helyeire, elosztásra, kezelésre (lásd 4.2.3. fejezet). A minőségpolitika megismertetéséről a BGF PSZFK dékánja oktatás keretében gondoskodik a szervezet minden szintjén. A Minőségpolitika ismeretéről és alkalmazásáról a belső minőségügyi auditok keretében győződünk meg. A Minőségpolitika aktualitásának vizsgálatát, valamint annak szükség szerinti módosítását a vezetőségi átvizsgálások keretében végezzük (lásd 5.6. fejezet) 5.4. Minőségügyi tervezés 5.4.1. Minőségügyi célok A BGF PSZFK vezetése a minőségpolitikában meghatározottakkal összhangban, szükség szerint a szervezeti egységekre lebontva határozza meg minőségügyi céljait. A minőségügyi célok összeállítása és előterjesztése a vezetőségi átvizsgálás alkalmával, vagy legkésőbb a folyó év január 31-ig a Minőségirányítási Bizottság feladata, együttműködve a szervezeti egységek vezetőivel. A minőségügyi célok jóváhagyása a dékán feladata. Ennek érdekében: A fenntartói, változó partneri és társadalmi igényekhez, jogszabályi követelményekhez alkalmazkodva és a folyamatos fejlesztés lehetőségeit keresve a vezetőség hosszú távú céljait a Minőségirányítási Bizottság a Dékáni Tanáccsal, HÖK-kel együttműködve terjeszti elő a dékánnak jóváhagyásra. Az év folyamán felmerülő igények, fejlesztési lehetőségek esetén a Kar vezetőségi, bizottsági ülésein, a tanszékek a tanszéki értekezleteken (lásd még 5.5.3. pont) rövidebb távú minőségügyi célokat határozhatnak meg, melyeket véleményezésre megküldenek a Minőségirányítási Bizottságnak, illetve szükség esetén a Dékáni Tanács elé terjesztik megvitatásra. A minőségügyi célok elérése érdekében: A célokat oly módon dokumentáljuk, hogy azok teljesülése mérhető és ellenőrizhető legyen. A célok megvalósításához az illetékes szervezeti egység vezetője minőségügyi terveket, kapcsolódó feladatokat, felelősöket és határidőket határoz meg. A célok elérését a határidők lejártakor a vezetőség értékeli, és amennyiben szükséges, további intézkedést rendel el. 5.4.2. Minőségügyi tervezés 2007.01.01. 2[7] oldal
5. fejezet: A felső vezetőség felelőssége Minőségirányítási rendszerünkben a minőségügyi (beleértve a vállalt felsőoktatási-képzési feladatainkra vonatkozó követelmények teljesítéséhez szükséges célokat) célok teljesülése érdekében minőségügyi terveket (pl. Fejlesztési terveket) határozunk meg. A minőségügyi tervezés során felmérjük és biztosítjuk a célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. A minőségügyi dokumentumokban meghatározott követelményekkel összhangban alkalmazzuk a következő tevékenységeket: rögzítjük a folyamatainkat (Minőségirányítási Kézikönyv, Minőségirányítási Eljárások, SZMSZ, Tanulmányi és Vizsgaszabályzat és egyéb Szabályzatok), - figyelembe véve a BGF PSZFK működésének sajátosságait, valamint az ISO 9001 szabvány követelményeit - amelyekben egyértelmű felelősségeket és hatásköröket határozunk meg, biztosítjuk a minőségirányítási rendszer működtetéséhez és továbbfejlesztéséhez szükséges erőforrásokat, egyértelműen és kellő időben meghatározzuk, tisztázzuk a szükséges tananyagok, szemléltető eszközök, segédanyagok, illetve felsőoktatási tevékenységünk minőségének elfogadási követelményeit. meghatározzuk az elvárt minőség eléréséhez szükséges folyamatokat, ellenőrzéseket, forrásokat és képességeket, illetve biztosítjuk ezeket, biztosítjuk a folyamatok, az ellenőrzési eljárások és az alkalmazható dokumentáció, valamint a minőségügyi feljegyzések összhangját, folyamatosan fejlesztjük az ellenőrzési és vizsgálati módszereket a külső és belső elvárásokhoz igazodóan. A minőségügyi tervezéssel biztosítjuk, hogy a BGF PSZFK fejlesztése, esetleges átalakítása során minőségirányítási rendszerünk aktuális és hatékony maradjon. 5.5. Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció A BGF PSZFK minőségirányítási rendszerét úgy alakítottuk ki, hogy az biztosítsa a vonatkozó jogszabályi kereteken belül a hatékony, rugalmas működést és megfeleljen a minőségpolitikában, illetve az ISO 9001 szabványban meghatározott követelményeknek. 5.5.1. Felelősség és hatáskör A BGF PSZFK valamennyi munkatársa felelős a rábízott feladat előírásoknak megfelelő elvégzéséért. Az egyes munkakörök alá- és fölérendeltsége a Minőségirányítási Kézikönyv 2.1 és 2.2. fejezetében tekinthető meg. A vezetők és beosztottak feladatait és a hatásköröket az SZMSZ, a Minőségirányítási Kézikönyv, a vonatkozó Minőségirányítási Eljárások, Szabályzatok, illetve az egyes munkakörökre kidolgozott Munkaköri leírások rögzítik (pl. hivatkozás formájában). 5.5.2. A vezetőség megbízottja A BGF PSZFK vezetőségének - az ISO 9001 szabvány követelményeinek folyamatos teljesülése érdekében - megbízott felelőse a minőségirányítási vezető (lásd 1.2. és 5.5.1. fejezetek). Feladatait, 2007.01.01. 3[7] oldal
5. fejezet: A felső vezetőség felelőssége felelősségét és hatáskörét a Minőségirányítási Kézikönyv, a vonatkozó Minőségirányítási Eljárások és a Munkaköri leírása tartalmazzák. Ennek megfelelően felelős a: minőségirányítási rendszer kiépítéséért és működtetéséért, a minőségirányítási rendszer teljesítményének mérésének koordinálásáért és a szükséges fejlesztési javaslatoknak a továbbításáért a Kar vezetése felé, a külső és belső partneri igények és követelmények iránti elkötelezettség fenntartásáért. A minőségirányítási vezető feladatát a Minőségirányítási Bizottság segíti, melynek tagjait a szakmai és területi intézetek vezetői delegálják, akiket a dékán bíz meg. A Minőségirányítási Bizottság elnöke a minőségirányítási vezető (a minőségirányítási szervezet felépítését lásd a Minőségirányítási Kézikönyv 2.2. fejezetében). 5.5.3. Belső kommunikáció A belső kommunikációs csatornák különböző szintű, főbb fórumai: 1. Összoktatói, dolgozói értekezlet évente legalább egy alkalommal a dékán hívja össze tájékoztató jelleggel témái: szervezeti változások, fontosabb feladatok meghívott a Kar minden oktatója és dolgozója az elhangzottakról jegyzőkönyv nem készül 2. Stratégiai értekezlet a dékán a Dékáni Hivatal vezetőjével állítja össze a meghívót, majd a Dékáni Hivatal vezetője írja alá, küldi ki a résztvevőknek (jellemzően évente egy-két alkalommal) Témái: a Kar egészét érintő, működését meghatározó kérdések és értékelések a Kar minden szervezeti egységének vezetője részt vesz rajta 3. Dékáni Tanácsülés a dékán által meghatározott gyakorisággal kerül megtartásra a dékán vezetésével kerül lefolytatásra megbízott tagjai és állandó meghívottjai vannak A Dékáni Tanácsülésen elhangzottakról a Dékáni Hivatal vezetője jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvet a Dékáni Hivatal vezetője továbbítja az érintettek körének. 2007.01.01. 4[7] oldal
5. fejezet: A felső vezetőség felelőssége 4. Vezetői értekezlet a dékán hívja össze szükség szerint Témái: előző időszak értékelése és a következő időszak feladatai résztvevők: dékán, dékánhelyettes, Dékáni Hivatal vezetője, gazdasági igazgató, továbbképzési és szakképzési igazgató, illetve a dékán által meghívott személyek a feladatteljesítésben érintett készít saját magának feljegyzést 5. Intézeti értekezletek legalább félévente a szakmai intézetvezető hívja össze Témái: az Intézet egészére vonatkozó szakmai tevékenységét érintő kérdések és értékelések a szakmai intézet oktatói vannak jelen a feladatteljesítésben érintett készít saját magának feljegyzést 6. Tanszéki értekezlet félévente legalább egy alkalommal az érintett intézeti tanszékvezető hívja össze az érintett tanszék oktatói, dolgozói vannak jelen Témái: tantárgyi programok, oktatásszervezéssel, oktatással kapcsolatos feladatok az elhangzottakról jegyzőkönyv nem készül 7. Tanszéki osztályértekezlet félévente legalább egy alkalommal az érintett tanszéki osztályvezető hívja össze az érintett tanszéki osztály oktatói, dolgozói vannak jelen Témái: tantárgyi programok, oktatásszervezéssel, oktatással kapcsolatos feladatok az elhangzottakról jegyzőkönyv nem készül 8. Bizottsági ülések (pl.: Kreditátviteli, Tanulmányi, Felülbírálati, Minőségirányítási) A bizottsági ülésekkel kapcsolatos feladatokat, eljárási szabályokat az SZMSZ és a TVSZ tartalmazza. 9. NEPTUN elektronikus hallgatói nyilvántartási rendszer (az alap-, tovább- és felnőttképzésben részt vevők számára) Szerepe: - Hallgatói adatok nyilvántartása - a kurzusok meghirdetése és felvétele - Vizsgákra való jelentkezés, vizsgaidőpontok nyilvántartása - Kreditpontok nyilvántartása 2007.01.01. 5[7] oldal
5. fejezet: A felső vezetőség felelőssége - Internetes információs oldalak készítése és frissítése - Szállás-nyilvántartás - a szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos hallgatói be- és kifizetések A Rendszer tartalmi működtetéséért, felügyeletéért a Tanulmányi és Oktatásszervezési Hivatal vezetője, míg az informatikai működtetéséért, felügyeletéért a NEPTUN rendszergazda felel. 10. A Kar honlapján belül a tanszéki honlapok oktatással kapcsolatos információkat közvetítenek a hallgatók felé A honlap tartalmáért a tanszék/tanszéki osztály vezetője, míg informatikai működtetéséért, felügyeletéért a tanszéki előadó felel. 11. Tanszéki hirdetőtábla A közérdekű információk (pl. aktuális minőségi célok, minőségpolitika, vizsgaidőpontok, stb.) közlésére szolgál, amelyet minden kolléga használhat. A BGF PSZFK minőségirányítási rendszerében az alkalmazott egyéb belső kommunikációs eszközöket (pl. a helyesbítő és megelőző tevékenységek, vezetőségi átvizsgálások) a Minőségirányítási Kézikönyv egyes fejezeti írják le. 5.6. Vezetőségi átvizsgálás 5.6.1. Általános követelmények A minőségirányítási rendszer megfelelő hatékonyságú működésének biztosítása érdekében a BGF PSZFK vezetősége évente legalább egy alkalommal vezetőségi átvizsgálás keretében tekinti át és értékeli a minőségirányítási rendszer működését. Az értékelés résztvevői: dékán, dékánhelyettes, Dékáni Hivatal vezetője, Tanulmányi és Oktatásszervezési Hivatal vezetője, gazdasági igazgató, minőségirányítási vezető, továbbá a dékán által meghívott személyek. Rajtuk kívül a minőségirányítási vezető meghívhatja az előző vezetőségi átvizsgálás eredményeképpen feladatot kapott munkatársakat is. 2007.01.01. 6[7] oldal
5. fejezet: A felső vezetőség felelőssége 5.6.2. A vezetőségi átvizsgálás kiinduló adatai A vezetőségi átvizsgálás az alábbi témakörök esetében értékeli az aktuális teljesítést és a továbbfejlesztés lehetőségeit. Az egyes témák esetében a dékán ilyen irányú kérése alapján a felkért felelősök összegyűjtik, illetve elkészítik a döntés előkészítő anyagokat, amelyet továbbítanak hozzá. A vezetőségi átvizsgálás témakörei: Témakör az elmúlt vezetőségi átvizsgáláskor megfogalmazott célok, meghatározott feladatok és tevékenységek megvalósultsága/ megvalósulása a minőségpolitika és a célkitűzések aktualitása oktatási folyamatok állapota, teljesítménye megfelelő szintű oktatáshoz, fejlesztésekhez szükséges erőforrások reklamációk és partneri panaszok, partneri elégedettség elemzése belső minőségügyi felülvizsgálatok eredményei, következő évi felülvizsgálatok tervezése helyesbítő és megelőző tevékenységek jövőbeli minőségügyi célok az oktatási tevékenységhez bevont partnerek átfogó értékelése a képesítési, képzési igények áttekintése, Oktatási terv jóváhagyása, képzések hatékonyságának értékelése a minőségirányítási rendszerre hatással bíró változások Felelős minőségirányítási vezető dékán és minőségirányítási vezető dékán, dékánhelyettes dékán, gazdasági igazgató dékánhelyettes, Tanulmányi és Oktatásszervezési Hivatal vezetője minőségirányítási vezető minőségirányítási vezető dékán, minőségirányítási vezető dékán, gazdasági igazgató dékán, Dékáni Hivatal vezetője bármely résztvevő 5.6.3. A vezetőségi átvizsgálás eredménye A vezetőségi átvizsgálásokon az áttekintett témakörök alapján döntések születnek: a minőségirányítási rendszer szükséges módosításáról, továbbfejlesztéséről, a felsőoktatási, felnőttképzési és az azt támogató folyamataink szükséges módosításáról és továbbfejlesztéséről, a továbbfejlesztéshez szükséges erőforrásokról és ezek megvalósításának tervezéséről (lásd 5.4.2. fejezet), a minőségpolitika szükség szerinti módosításáról, jövőbeli minőségügyi célkitűzéseinkről. A vezetőségi átvizsgálásról és az ott hozott határozatokról a Dékáni Hivatal vezetője jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvhöz kapcsolódóan szükség esetén- intézkedési tervben foglalja össze a határozatok megvalósításához szükséges feladatokat, megadva a feladatok leírását, felelősét és határidejét. A jegyzőkönyvet és az esetlegesen mellékelten elkészített intézkedési tervet a dékán hagyja jóvá és rendeli el. A feladatok végrehajtása a megnevezett felelősök, azok ellenőrzése a minőségirányítási vezető feladata. 2007.01.01. 7[7] oldal
6. fejezet: Erőforrások biztosítása 6. ERŐFORRÁSOK BIZTOSÍTÁSA 6.1. Az erőforrások meghatározása A működésünkhöz szükséges erőforrásokat (tárgyi feltételeket, technikai eszközöket, módszereket, munkakörnyezetet és a személyi állományt) úgy választjuk meg, illetve alakítjuk ki, hogy minőségirányítási rendszert hatékonyan működtethessük és fejleszthessük, a vállalt oktatási feladatainkat megfelelően és gazdaságosan teljesíthessük. A szükséges erőforrások meghatározásával kapcsolatos felső vezetői feladatokat és tevékenységeket az 5.4.2., 5.5.1., 5.5.3., 5.6. fejezetekben szabályoztuk. Az erőforrásokkal kapcsolatos követelményeket, azok rendelkezésre állását és megfelelőségét rendszeresen ellenőrizzük az oktatási, képzési folyamatok során (5.5.3. pontban rögzített értekezletek, tantervek, órarendek elkészítése, BGF Szenátusi ülések), valamint a minőségirányítási rendszer időszakos felülvizsgálatával. 6.2. Emberi erőforrások Valamennyi kollégánkkal szemben támasztott alapvető követelmény, hogy rendelkezzen a beosztásához szükséges szakmai ismeretekkel, végzettséggel, a minőségpolitikában foglaltakkal összhangban ismerje minőségügyi célkitűzéseinket, a rá vonatkozó konkrét követelményeket, szabályokat. A munkakörök betöltéséhez szükséges, a felsőoktatási és felnőttképzési tevékenység ellátására (oktatók esetén a hatályos Felsőoktatási, nem oktatók esetén a Közalkalmazottak jogállásáról szóló Törvényben és a vonatkozó OKM rendeletben) meghatározott képzettségi követelményeket a BGF Foglalkoztatási követelményrendszere előírásai szerint alkalmazzuk. Az előírt képesítési követelmények megléte alól - amennyiben nem ütközik jogszabályba a dékán esetileg felmentést (pl. a szükséges képesítés megszerzéséhez türelmi időt) adhat. A bér- és munkaügyi osztályvezető minden nem oktató, míg a Dékáni Hivatal vezetője az oktató kollégákról a Személyi anyagban folyamatos nyilvántartást vezet a kollégák képzettségére, képesítésére, gyakorlatára és egyéni képzéseken való részvételére vonatkozó adataikról. Az oktató és nem oktató kollégák esetében az előmeneteléhez szükséges karrierterveket az érintett kolléga bevonásával az érintett felettes munkahelyi vezető a Dékáni Hivatal vezetőjével közösen készíti el, amelyet a dékán, illetve a dékán esetében a rektor ellenőriz és hagy jóvá. Az intézetvezetők a képesítési igények és a tényleges képzettség közötti különbség figyelembe vételével, valamint a folyamatosan felmerülő igények alapján terjesztenek elő tervezetet a kollégák beiskolázásáról, tanfolyami, konferencia részvételéről. 2007.01.01. 1[4] oldal