Integrált Raktár Informatikai és Termelés-kiszolgáló rendszerek Fejlesztésének és bevezetésének rendszertervezői tapasztalatai Lukovich Gábor Az Integrált Raktár Informatikai és Termelés-kiszolgáló Rendszerek (RIR) alkalmazása iránt növekvő igények főbb indokai az alábbiakban foglalhatók össze: A mennyiségi, ill. rendszerméret-jellemzők további növelése által elérhető rendszertartalék kihasználás, valamint a további erőforrás-összevonások eredményeként elérhető lehetőségek egyre inkább beszűkülnek Ezen szolgáltatásokat végző Cégek versenyképességének minősítése során a logisztikai szolgáltatások hozzáadott értékének, valamint a szolgáltatás minőségi tényezőinek szerepe folyamatosan felértékelődik A logisztikai szolgáltatások versenyképességét és minőségét egyre inkább az informatikai rendszer-támogatás jellemzői határozzák meg Ezen Integrált logisztikai rendszermegoldások működési alapjellemzői: A teljes rendszerre kiterjedő egyedi automatikus azonosító rendszer bevezetése és alkalmazása Mobil on-line rendszereszközök alkalmazásával az automatikus azonosítás és adatbeviteli rendszer kialakítása Az események, a termékmozgások fizikai-, ill. minőségi-, ill. egyéb státusz állapot-változásainak nyomon követése real-time módon történik. A rendszer kialakítása folyamatorientált módon tervezhető, ill. optimalizálható A RIR az ERP integrált al-moduljaként kerül kialakításra, ennek megfelelően a nyilvántartási és készletadatok átadása szabványos interface felületen keresztül, mindkét irányban on-line Az Integrált logisztikai rendszerek működésének várható előnyei egy nyomtatott feladatlistás rendszerkezeléshez képest az alábbiakban foglalható össze: Folyamatorientált rendszerszemléletű folyamat-kezelési és működés előnyei Szimuláció alapján történő feladat ütemezés és erőforrás kezelés Rendszerműködés egyedi dinamikus optimalizálási algoritmusokkal tervezhető Az egyes eltérő, egyedi rendszerigények kezelése adaptív módon történik Érvényesülnek a fél-automatikus rendszerműködés előnyei o A rendszer kiszolgálása minimális erőforrás-igény mellet o kellően adaptív az egyes eltérések kezelése szempontjából A rendszer várható hatékonyság-javulásának mértéke kb. 25 35% RIR Rendszermegoldás kialakításának logisztikai jellemzői: o Standard rendszermegoldások aránya: kb. 30 40% o Egyedi, cég/feladat-specifikus rendszermegoldás aránya: kb. 60 70% A belső saját hibák aránya kb. egy nagyságrenddel csökken Belső saját hibák detektálása és hibajavítás hatékonysága javul A feladat végrehajtások ellenőrzési igénye, ill. aránya lecsökken Az utólagos fejlesztési igények alacsony költségigénnyel kezelhetők A tapasztalatok alapján további - nem tervezett - szinergikus előnyök is érvényesülnek az üzemeltetés során 1
A fent ismertetett több-paraméteres rendszerkialakítás jellege és sajátosságai miatt ezen rendszer-fejlesztések általában magasabb kockázatú fejlesztések. Ezen logisztikai rendszerek fejlesztés kockázati szintjének csökkentése, ill. a rendszerbevezetés eredményessége abban az esetben lehet sikeres és eredményes, ha a rendszerfejlesztés és tervezés folyamata megfelelő külső és belső szakmai- és egyéb garanciával rendelkezik. Általános logisztikai rendszertervezői tapasztalatok alapján a rendszertervezés folyamata, ill. a bevezetés hatékonysága - rendszerfejlesztés kockázatainak egyidejű csökkentése mellett - a teljes logisztikai rendszerre kiterjedő LPR (Logistics Process Reengineering) esetén biztosítható. Korábban végzett rendszertervezési, ill. rendszer-bevezetési tapasztalatok alapján egy rendszertervezési folyamat, ill. rendszer bevezetés az alábbi meghatározó feltételek egyidejű teljesülése esetén lehet sikeres és eredményes: 1./ Szubjektív belső feltételek Eredményes rendszerfejlesztési folyamatot szükségszerűen csak kölcsönös bizalmi helyzet alapján lehetséges végezni az alábbiak miatt: A külső Logisztikai Tanácsadó a rendszertervezés folyamata során megismeri a Megbízó összes erősségét és főképp gyengeségeit, belső rendszerműködési állapotát, zavarait és viszonyait A Logisztikai Tanácsadó szükségszerűen olyan, a Megbízó hosszú távú stratégiai célok és információk birtokába jut, amelyek szigorúan belső piaci információnak minősülnek. Ezen túlmenően a folyamat interaktív, kölcsönösen egymásra utalt jellege miatt szükséges a megfelelő emberi együttműködési készség, ill. képesség 2./ Szakmai külső-belső feltételek Sikeres rendszerfejlesztés iteratív, és kölcsönös szinergiákat is kihasználó intenzív szakmai együttműködés eredményeként érhető el, amihez szükséges a Megbízó részéről részt vevő szakmai képviselőitől a kellő szakmai ismeret, valamint kellő szakmai nyitottság, ill. kölcsönös szakmai bizalom: A Megbízó képviselői szakmai szempontból kellően megbíznak a külső Logisztikai Tanácsadó a szakmai tudásában és tapasztalatában, A külső Logisztikai Tanácsadó felhasználja a Megbízó képviselőinek szakmai képességeit és belső tapasztalatait, Kizárólag csak külső Logisztikai Tanácsadó által történő fejlesztés, vagy csak a Megbízó belső munkatársai által történő fejlesztés nem érheti el a lehetséges rendszerkialakítás optimumát, a szinergikus lehetőségek kihasználása csak közös szakmai együttműködés esetén lehetséges 3./ Szakmai szubjektív időfeltétel Egy integrált logisztikai rendszer kialakítása idő- és munkaigényes feladat, jelentős többletmunkát igényel a Megbízó belső résztvevőitől és hosszú távon intenzív többlet igénybevételt jelent. Korábbi tapasztalatok alapján további nehézséget okoz a folyamat során a Belső résztvevők kifáradása, ill. a hosszú távú belső szakmai motiváció hiánya. 2
Rendszertervezés veszélyei, ill. jellemző hibák: az intenzív, nem kellően kontrollált Cégfejlődés, valamint az egyidejű egyéb fejlesztések többletfeladatai, ill. időigénye. Általában a RIR és az ERP egyidejű fejlesztése s bevezetése további nehézséget jelent, ezért javasolt az ERP és a RIR rendszer eltérő időben történő bevezetése. 4./ Integrált RIR rendszerfejlesztés külső, Logisztikai tanácsadói feladatai A bevezetendő RIR, külső Logisztikai Tanácsadóval közösen végzett logisztikai rendszer-tervezéséhez szükséges, valamely strukturált rendszertervezési módszertan szerint végzett LPR, ill. ezen folyamat eredményeként a szükséges rendszer-dokumentálás. Az eltérő módszertanok az egyes Logisztikai Tanácsadó cégek saját szakmai tapasztalatai alapján kialakult módszerek, és ennek megfelelően cég-specifikus jellemzőkkel rendelkeznek. A logisztikai rendszertervezés végeredménye általában több egymásra épülő részfolyamat végeredményeként kerül dokumentálásra az alábbi folyamattervezési feladatokkal: I. TERVEZÉSI FÁZIS, Rendszer állapot -és igény-felmérés Az aktuális logisztikai rendszer, aktuális állapot-felmérése; rendszerműködési jellemzők, ill. input, output oldali igények és adatszolgáltatások feldolgozása és elemzése a fejlesztési célok dokumentálásával. II. TERVEZÉSI FÁZIS, Koncepcióterv A tervezett rendszer logisztikai és informatikai rendszerműködésének koncepció szintű dokumentálása, az egyes közbenső adatszolgáltatások, valamint a rendszerfejlesztés elsőszintű költségigényének összeállítása. III. TERVEZÉSI FÁZIS, LPR és Logisztikai rendszertervezés A hosszú távú fejlesztési céloknak megfelelő logisztikai-, valamint az ezt támogató informatikai folyamatkezelésének meghatározása ill. rendszertervezése és rendszerdokumentálása. Az egyes rendszereszközök tenderdokumentációinak és műszaki specifikációinak összeállítása. IV. TERVEZÉSI FÁZIS, Rendszerüzemeltetési dokumentációk készítése A rendszer fizikai ki-, ill. átalakításának dokumentálása a rendszerüzemeltetési tervek és leírások elkészítése. 3
Logisztikai rendszertervezői feladatok: A logisztikai rendszertervezés folyamata során elvégzendő fontosabb logisztikai rendszertervezői részfeladatok: Rendszerfejlesztési céljainak meghatározása: A fejlesztés logisztikai céljai Informatikai rendszerkezelési igények Rendszerműködési, ill. rendszerkezelési célok Rövid, hosszú távra vonatkozó adatok és igények elemzése, dokumentálása. Rendszerkialakítás határfelületeinek, érvényességének meghatározása Fizikai határfelületek meghatározása Logisztikai folyamatok határfelületeinek definiálása Informatikai rendszer határfelületének specifikálása Rendszerműködtetés kialakításának feltétel-vizsgálata Meglévő rendszerkorlátok feltárása, veszélyek és kockázatok elemzése Vállalható kockázat mértékének meghatározása és dokumentálása. Az aktuális rendszer állapot felmérése A meglévő rendszer működési és rendszerkezelési hibáinak feltárása Ezen hiba okok meghatározása és dokumentálása Rendszerfejlesztés érvényességének meghatározása és dokumentálása Érvényesség időtávjának és/vagy Kapacitás ill. intenzitáshatárainak meghatározása és dokumentálása Rendszer továbbfejleszthetőségének vizsgálata az előzetes alternatív lehetőségek koncepció szintű elemzése az elfogadott továbbfejlesztési megoldás koncepció szintű dokumentálása. A sikeres logisztikai rendszerfejlesztés kockázatait növelő körülmények, ill. veszélyek az alábbiak: Szükséges rendszeradatok, ill. adatszolgáltatás hiánya Hosszú távra vonatkozó adatok, ill. fejlődési trendek ismeretének hiánya Hosszú távú stratégiai döntések hiánya Logisztikai Tanácsadó további szakmai felelőssége: A globális - lehetőség szerint a teljes ellátási láncra kiterjedő - rendszerszemlélet biztosítása a rendszertervezés folyamata során Az egyes rendszerfejlesztési részfeladatok külső szakmai koordinálása, ill. integráló felügyelete A koherencia feltételek folyamatos ellenőrzése és nyomon követése a fejlesztés, valamint a rendszerbevezetés során 4
5./ Általános időfeltétel Az LPR, ill. logisztikai rendszertervezési folyamata esetében általában heti gyakorisággal tartott, min. 2 fő külső Logisztikai rendszertervező részvételével végzett helyszíni konzultációkkal történik az alábbiak szerint: a rendszer-elemzés, ill. LPR folyamatos, a Megbízó megfelelő részterületének felelős vezetőivel történő közösen végzett konzultációkkal történik, tervezés folyamata során az egyes fázishoz tartozó összes, logisztikai szempontból lehetséges, reális alternatíva folyamatjellemzők alapján vizsgálatra, értékelésre kerül, a rendszer-elemzés, tervezés során a közbenső döntések az egyes alternatívák rendszer-, és megtérülés-elemzés vizsgálata alapján hozhatók, a tervezési folyamat eredményességét a rendszeres konzultációk, valamint az LPR folyamata során közösen meghozott közbenső döntések garantálják, az egymást követő egyes Tervezési Fázisok, ill. az ezen belül meghozott részmegoldások a megelőző Tervezési Fázisban hozott döntések, ill. részmegoldások alapján épülnek egymásra, az egyes al-, ill. részfolyamatok rendszer-kezelési módjainak egységes és a teljes rendszermegoldásba integrálható rendszer-kialakítása ezen folyamat eredményeként garantálható. Az egyes logisztikai rendszerek fejlesztésének átlagos időigénye függ a logisztikai rendszer méretétől a rendszer bonyolultságától, valamint a határfelületek rendszerbe integrálásának mértékétől. A Logisztikai Tanácsadó felelőssége: a szükséges időfeltétel-igény garantálása. 6./ RIR integrált működésének egyéb rendszerfeltételei A RIR fejlesztése az LPR eredményeként dokumentált és közösen elfogadott Rendszerleírás, ill. rendszerterv szerint történik és ennek alárendelt módon kerül bevezetésre lehetőség szerint átmeneti és közbenső kompromisszumokkal működtetett rendszer-kezelési módok kényszerű bevezetése nélkül. Ezen, akár átmeneti időtávra érvényes hátrányos körülmények megelőzhetők az előre definiált módon ezen szempontok figyelembevételével tervezett, eleve több fejlesztési lépésben történő rendszerbevezetésnek megfelelő rendszerkialakítással és rendszertervezéssel. A több lépésben történő fokozatos RIR rendszerbevezetés történhet: az egyes logisztikai részfolyamatonként történő teljes körű rendszerbevezetéssel, ill. teljes-körű, előre tervezett up-grade módon tovább-fejleszthető informatikai rendszerbevezetéssel. 5
7./ Integrált RIR rendszer-működésének Szállítói feltétele Projektorientált rendszertervezési folyamat esetén a tervezett Integrált RIR beszállítói kiválasztását a Logisztikai Tanácsadó cég által a feladatra alkalmasnak ítélt és működő referenciák alapján javasolt RIR rendszerszállító versenyeztetése alapján lehet hatékonyan végezni. Gyakorlati tapasztalatok alapján egy integrált RIR rendszer-fejlesztésben és bevezetésben tapasztalattal és referenciákkal rendelkező RIR Szállító kiválasztás után szükséges további rendszer-adaptáció időigénye további kb. 6 9 hónap. RIR Rendszer-kiválasztás, adaptálás és rendszerbevezetés feladatai: RIR Tenderkiírás elkészítése RIR Tenderajánlatok értékelése Tenderajánlatok egyeztetése, ill. véglegesítése RIR Kiválasztás és szerződéskötés RIR Konzultációk, egyedi rendszerkialakítás egyeztetés SRS dokumentum elfogadás RIR egyedi rendszerfejlesztés, ill. adaptálás RIR Tesztüzem, betanítás, rendszerdokumentációk RIR Rendszer üzem-indítás és átadás RIR Helyszíni támogatás lezárás, önálló rendszerműködés 8./ RIR integrált rendszerműködés informatikai ill. környezeti feltételei Az ERP - RIR inter-face adatfelület-kialakítás feladatain túl egy integrált RIR végleges logisztikai, informatikai rendszerhatárai az LPR, ill. a Rendszertervezés eredménye alapján véglegesíthető, ill. határozható meg. Ennek eredményeként az előzetesen feltételezett rendszerhatárokon túlnyúló további BPR (Business Process Reengineering) is szükségessé válhat. A rendszertervezés során specifikált rendszer input/output adatfelületi igényei kihatnak a Megbízó cég üzleti folyamatainak működésére is, az ERP ezen folyamatkezelésének módjára, valamint adatszerkezetére, ennek megfelelően egy integrált RIR rendszer-bevezetés során szükségessé válhat ezen BPR feladatok, ill. ERP - RIR határfelület adatszerkezetének módosítása, ami az ERP üzleti folyamatainak módosítását és ennek megfelelően további többlet-időigényt eredményezhet. 9./ További Logisztikai Tanácsadói feladat, ill. szakmai felelősség A rendszertervezés negatív kimenetelű végeredményeinek dokumentálása: Jellemzően meglévő fizikai és/vagy logisztikai rendszerek továbbfejlesztése esetén az ismert adottságok, ill. külső és belső korlátok alapján az elvileg lehetséges optimális módon, és/vagy gazdaságosan nem teljesíthető fejlesztési célok dokumentálása a feltételek hiányainak elemzésével. A fejlesztési hosszú távú céljainak meghatározása során előre definiált további kapacitás és/vagy intenzitás-tartalékokkal nem rendelkező rendszer-állapot dokumentálása a feltárt okok ismertetésével. 6