Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár BESZÁMOLÓ A 2010. ÉVBEN VÉGZETT LEVÉLTÁRI MUNKÁRÓL SZOMBATHELY 2011. 1
Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára Beszámoló a 2010.évben végzett levéltári munkáról I. Személyi és működési feltételek Munkatársak:Dr. Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető Lőrincz Bernadett: levéltár kezelő Jurik Péter: informatikus Görög András: Központi Irattár- irattáros Személyi változások: 2010.február 15-től 2011.február 14-ig hallgatói munkaszerződéssel, web-programozó munkatárssal bővült személyi állományunk. A levéltár működési körülményei az év során nem változtak. Nem sikerült kutatószobát kialakítani levéltárunk kutatói számára. A Központi Irattár egy helyiséggel bővült. Szervellenőrzés-iratfelmérés II. Az iratkezelés levéltári felügyelete Munkatervünkben rögzített Iratkezelés ellenőrzése/iratfelmérés ütemtervétől eltérően (a 40.és 41.munkahét helyett) 2010.június 8-11-ig tartó időszakban végeztük el a szervellenőrzést a Bölcsészettudományi Kar Dékáni Hivatalában és oktatási egységeiben. Mindezt a kar megkeresésére tettük. Költözködések miatt ésszerűnek tűnt az iratanyag mielőbbi átvizsgálása selejtezés illetve levéltárba adás szempontjából. Mivel a Bölcsészettudományi Kar 2008 októberében a levéltár által kiküldött Szervnyilvántartó Lapokat kitöltve visszaküldte, csak az irattárak és az iratanyag állapotára és mennyiségére vonatkozó, az irattár őrzési rendjére kitérő kérdésekre adott válaszokat aktualizáltuk. Elektronikus szervellenőrzési nyilvántartásunkba bevezettük a változásokat. Legfontosabb feladatként kezeltük az iratkezeléssel foglalkozó munkatársak felkészítését az iratselejtezéssel járó feladatok elvégzésére, valamint a maradandó értékű iratanyag átadásátvételi módszereinek ismertetésére. Segédanyagot állítottunk össze és adtunk át számukra. Ezek az alábbiak: Folyamatábra mely az iratok útját szemlélteti irattárba- illetve levéltárba adáskor; A Savaria Egyetemi Központ iratképző szerveit érintő levéltári feladatok ; A szervek iratainak levéltárba adása ; A szervek iratselejtezése ; Irattári Tervek; Kitöltési útmutatóval ellátva átadtuk a szükséges nyomtatványokat: Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv; Raktári egység-szintű iratjegyzék (átadáshoz); Selejtezési jegyzőkönyv; Tételszintű iratjegyzék (selejtezéshez); A szervellenőrzés tapasztalatairól feljegyzés született, melyet a BTK fond dossziéjában helyeztünk el, illetve egy-egy példányát eljuttattuk a szerv vezetőjének és dékáni hivatalvezetőjének. 2
Szervellenőrzési tervünkben szereplő Gazdasági Hivatal kézi irattárának iratanyagát szintén felmértük. Levéltár-érett iratot nem találtunk. Arra a következtettünk, hogy az 1990-es évek elején erős selejtezést hajthattak végre, melynek dokumentációja ismeretlen. A SEK D épületének alagsorában elhelyezett iratanyag felmérésére is sor került. Leginkább személyi iratgyűjtőket tárolnak itt, melyeket egyenként át kell nézni, mert a tapasztalatok szerint sokszor felejtettek bennük személyi okmányokat, szigorlati jegyzőkönyveket, leckekönyv másolatokat, törzslapokat. Az iratanyag negyedrészének átválogatása történt meg. III. Gyűjtemény szervezése, iratbegyűjtés Az iratbegyűjtés forrásai, az iratanyag évköre és mennyisége a 2010. évben: Központi Irattár: Iktatott főigazgatói iratok 1958-1966;1971 0,6 ifm Személyi iratgyűjtők 1998 5,7 ifm Elnöki Hivatal: Tanácsülések, bizottsági ülések hanganyaga 1991;2004-2009; 101 db Tanácsülések határozatai,jegyzőkönyvei 1975-2002; 0,8 ifm Tanácsülések iratanyaga 2004 0,2 ifm Elnöki Hivatal iktatott iratanyaga 1994-2008 6,6 ifm Tanulmányi Hivatal: Leckekönyv másolatok 1999-2000 0,03 ifm Szigorlati jegyzőkönyvek 2002 0,6 ifm Személyi iratgyűjtők 1997-2002 0,3 ifm Karok, intézetek, tanszékek: Történelemtudományi Intézet Iktatott iratok, pályázatok 1991-1996 1,8 ifm Szláv Filológiai Intézet Iktatott iratok 1988-2005 0,3 ifm Magyar Nyelvészeti Intézeti Tanszék Munkatervek, jelentések, iktatott 1973-2008 3,9 ifm 3
Iratgyarapodás 2010-ben: A levéltári anyag megnevezése évköre terjedelme (ifm) Főigazgatói iktatott iratok 1958-1966;1971; 0,6 Tanácsülések iratanyaga, határozatok, jegyzőkönyvek 1975-2002; 2004; 1,0 Tanácsülések, bizottsági ülések hanganyaga 1991;2004-2009; 101 db Főigazgatói és Elnöki Hivatal iktatott iratai 1994-2008 6,6 Bölcsészettudományi Kar iratanyaga 1973-2008 6,0 Tanulmányi Hivatal iratai 1997-2002 6,7 Iratgyarapodás 2009-ben: 103,01 ifm +320 db hangkazetta Iratgyarapodás 2010-ben: 20,9 ifm +101 db hangkazetta Összesen: A levéltár iratállománya 2010-ben: 123,91 ifm + 421 db hangkazetta 10 fond,24 állag, melyet az alábbi táblázat szemléltet: Levéltári jelzet 20,9 ifm +101 db hangkazetta A levéltári anyag megnevezése évköre Terjedelme (ifm/ db) 1 2/c Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai 1958-1971 2,56 2 2 /k Nemzetközi kapcsolatok iratai 1966-1970 0,16 3 3/c Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai 1971-1973 1,04 4 3/k Nemzetközi kapcsolatok iratai 1971-1973 0,16 5 4/a Tanácsülések határozatai,jegyzőkönyvei 1975-1999 0,7 6 4/b Tanácsülések,bizottsági ülések hanganyaga 1991;1994-1999 132 7 4/c Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai 1974-1999 16,22 8 4/d Akkreditáció (kérelmek), levelezés 1996-1999 0,36 9 4/k Nemzetközi kapcsolatok iratai 1974-1992 0,16 10 4/o Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga 1988-1999 0,24 11 5/a Tanácsülések határozatai,jegyzőkönyvei 2000-2002;2004 0,3 12 5/b Tanácsülések,bizottsági ülések hanganyaga 2000-2009 289 13 5/c Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai 2000-2008 22,72 14 5/d Akkreditáció, MAB 1996-2003 1,32 15 5/o Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga 2000-2001 7,16 16 7 BTK iratanyaga 1973-2008 6,02 17 8 MNSK iratanyaga é. n. 0,2 18 9 TMK iratanyaga é.n. 0,2 19 22/a Személyi ügyek 1973-1984 2,52 20 28 Szakszervezet iratai 1979-1997 0,12 21 30 Tanulmányi Hivatal iratai 1997-2002 6,7 22 30/a Államvizsga jegyzőkönyvek 1962-2005 6,74 23 30/b Anyakönyvek 1959-2003 18,67 4
24 30/c Oklevél mintalapok 1965-2005 2,3 25 30/d Leckekönyv másolatok 1983-2004 20,4 26 30/e Tanulmányi Hivatal statisztikai iratai 1986-1994 0,72 27 30/f Szigorlati jegyzőkönyvek 1965-2006 4,295 28 30/j Vizsgaeredmény nyilvántartó lapok 1977-2002 0,87 29 30/k Tanúsítvány ped. intenzív továbbképzése 1986-1990 0,635 Fond- és állagjegyzékünk kiegészült a fenti adatokkal. Az iratok raktári helye raktári topográfián szerepel. IV.1. Iratrendezés: IV. Az iratanyag levéltári feldolgozása Mivel a levéltár állományának nagy része-103,01 ifm iratanyag raktári rendszere 2009.év végére körvonalazódott, az idei állománygyarapodásból származó iratokat megpróbáltuk e rendszerbe illeszteni. Természetesen ez több ponton korrigálásra szorult (és szorul). A 2010.év során leginkább a legfőbb vezető testület iratanyagának feldolgozására koncentráltunk. a. Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai 1958-1998; Az iratanyag rendezését az irattári rend helyreállításával kezdtük. Legelőször sorszámos iktatást alkalmaztak, az alábbi években viszont az iktatott iratok mellett nem találtunk iktatókönyvet: Az 1958-1998 évkör iratanyagait összevetettük az adott évek iktatókönyveivel. Az iktatókönyvekben jelöltük az iratok hiányát. Az évek során elkeveredett iktatott iratok visszakerültek eredeti irattári helyükre. Az iktatott iratok közül kiválogattuk az iktatás nélkülieket. Ezeket időrendbe rendeztük, belőlük állagot képeztünk és a b. pontban említett iratok állagaihoz csoportosítottuk. Az iktatókönyv nélküli iktatott iratokról darabszintű iratjegyzéket készítettünk. Az 1991-es és 1995-1998 évkörű iratanyagot tételszámok szerint rendeztük, illetve az elkeveredett iratokat tételszámhoz rendeltük. 1990-től tételszámos iktatást alkalmaztak, de nem következetesen, ezért e hibákat igyekeztünk korrigálni. Az iktatás nélküli iratokat innen is kiemeltük. Az 1992-1994 évkörű iratok csak év szerint lettek szétválogatva. b. Főigazgatók vegyes iktatás nélküli iratanyaga 1988-2001; Ezek az iratok a már felállított állagokhoz lettek csoportosítva (pl. nemzetközi kapcsolatok, akkreditáció), vagy önálló állagba kerültek (4/O;5/O). Utóbbiak tárgykörökre bontása a későbbiekben valósul meg. IV.2. Segédletek Raktári jegyzékek az alábbi évkörű iktatott iratokról készültek: 1958-1970; 1991; 1995-1998; 5
A levéltári anyag és a hozzátartozó nyilvántartások vezetése, valamint a nyilvántartások számítógépes feldolgozása folyamatosan, naprakészen történik. A levéltári állomány változásait elektronikus nyilvántartásainkban naprakészen tudjuk követni (iratkölcsönzés, betekintés, másolásra adás stb.) Fond- és állagjegyzékünket folyamatosan kiegészítjük a levéltárba került iratok állományadataival. A raktári topográfia aktualizálása az iratrendezés folyamatát naprakészen követi. V.1. Kutató- és ügyfélszolgálat V. A levéltári anyag rendelkezésre bocsátása Levéltárunkat az év során 4 kutató 6 kutatási esetben kereste fel. Kutatási célú iratkölcsönzés 7 esetben, 85 iratfajtára terjedően történt. Az 1442 lapot és 5 kötetet kitevő iratanyag összeállítása és visszaosztása- több munkanapot vett igénybe, mivel az érintett két fond éppen rendezés alatt állt. Ügyviteli célú kölcsönzés 53 esetben történt. Ügyfélszolgálati tevékenységünk során 19 esetben 186 másolatot igényeltek ügyfeleink. V.2. Honlap Honlapunk grafikus felületének tervezése és kivitelezése, a programozási feladatok elvégzése Jurik Péter web-programozó munkája. A tartalomszolgáltatásért magam felelek. A tartalmak feltöltése folyamatos. VI. Állományvédelmi feladatok Iratállományunk leginkább veszélyeztetett iratanyagai az alábbiak: Anyakönyvek: Tanító, levelező:1960-1963; Tanító, nappali:1962-1965; Tanító, levelező:1965-1968; Tanító, nappali:1965-1968; Népművelés-Könyvtár, levelező:1969; Nappali tanárszakok:1972; Tanító, levelező:1972-1975; Matematikával párosított, nappali:1971-1975; Magyar- Népművelés, levelező: 1976-1981; Tanító, nappali:1978-1981; Pályázati támogatással elkészítettük fentiek digitalizált változatait,3291 digitális fotó készült. Ezzel a szennyezett, töredezett és átázott, már-már olvashatatlanná vált eredeti példányok helyett azok digitalizált változatait használjuk az ügyfél- és kutatószolgálat teljesítése során. Így megakadályozzuk a további állapotromlást. Ugyancsak állományvédelmi szempontból elkészítettük 991 oldalnyi iratanyag biztonsági másolatát. VII. Egyéb tevékenység A SEK Történelem szakos hallgatói közül hatan töltötték 12 órás levéltári szakmai gyakorlatukat levéltárunkban. A hallgatók 2 csoportban 3-3 alkalommal 4-4 órát töltöttek el nálunk. E rövid idő alatt elméleti összefoglalást kívántunk nyújtani az irattani és iratkezelési; az irattári és levéltári; az iratanyag feldolgozására majd használatára vonatkozó ismeretekből. Az elméletet minden alkalommal a hallottak gyakorlati bemutatása majd gyakorlása követte. 6
Publikáció jelent meg a Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ levéltára címmel Az egyetemi felvételi rendszer változásai a 20. században. Az MFLSZ 2010. évi vándorgyűlése c. kötetben. E kiadvány megjelentetésében közreműködött levéltárunk akképpen, hogy az év során a Szombathely Megyei Jogú Városhoz benyújtott pályázaton a levéltár szakmai munkáját segítő támogatást a két esetben összesen 300.000 Ft-ot- nyertünk. Ezzel az összeggel a kötet szerkesztési és nyomdai költségeit nagyrészt fedezni tudjuk. Ugyancsak a Szombathely Megyei Jogú Városhoz benyújtott pályázaton nyert 200.000 Ft-ot használtuk fel a veszélyeztetett állapotú anyakönyvek digitalizált változatainak elkészíttetéséhez.(ld.állományvédelem) 2010. március 11-én informatikus kollégámmal részt vettem az MFLSZ Semmelweis Egyetem Levéltárában megrendezett szakmai napon. Az előadások témái az elektronikus iratkezelés bevezetésének gyakorlata és tapasztalatai, valamint az elektronikus levéltár feladatai voltak. November 18-án a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára Levéltári napi Konferenciáján a levéltári ügyintéző, a Központi Irattár irattárosa és magam vettünk részt. A konferencia Egyetemek emlékezete és Egyetemek külkapcsolatai témakörben elhangzott előadásai nagyon hasznosak voltak abban a tekintetben is, hogy inspirálólag hatottak a Savaria Egyetemi Központ külkapcsolatainak mélyebb feltérképezésére. A SEK Levéltári Ügyrend 2.. (7) bek. alapján jóváhagyásra felterjesztem: Szombathely, 2011-01-27. Dr.Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető A 2010. évi Levéltári beszámolót elfogadom: Szombathely, 2011-01-31. Prof. Dr. Gadányi Károly elnök-rektorhelyettes 7