5 / 1 www.minosegikonyvelok.hu
6 ütős tipp a könyvelőiroda nyugodt működtetéséhez Ön is úgy érzi, hogy nincs megbecsülve a könyvelői szakma? Néhány éve egy könyvelő kolléga jelentette ki azt, hogy: Hogy itt tartunk, arról talán mi is tehetünk. Nos, valljuk be őszintén, néha mi is követünk el olyan hibákat, melyekkel tulajdonképpen a saját munkánk megbecsülését ássuk alá. Szinte lehetetlen profi módon menedzselni a könyvelőirodát, mint vállalkozást, valamint napi szinten követni a folyton változó szabályokat. Most a könyvelőiroda hatékony, sikeres és nyugodt működtetéséhez adunk néhány tippet. 1. Mondja el, hogy az ügyvezető felelős a cégéért! Nagyon sok nézeteltérést és konfliktust okoz a könyvelő/vállalkozó kapcsolatban az, hogy az ügyvezetők nincsenek tisztában a könyvelői feladatokkal. Sok esetben a könyvelő magától értetődőnek veszi, hogy bizonyos teendőket az ügyvezetőnek kell megcsinálni, ugyanakkor ezekről nem tájékoztatja a partnerét. Az együttműködés elején világosan tisztázni kell, hogy mely feladatok tartoznak a könyvelői és melyek a cégvezetői hatáskörbe. Míg a könyvelők hajlamosak azt gondolni, hogy a cégvezetők velük született módon tisztában vannak a kötelezettségeikkel és feladataikkal, sajnos ez nem így van. Egyértelműen kell tájékoztatni a cégvezetőt azokról a feladatokról, amelyeket szükségszerűen neki kell ellátnia. Amennyiben részletesen átbeszéli a könyvelő a cégvezetővel a közös munka során felmerülő teendőket, nem csak számos plusz feladattól, hanem nagyon sok konfliktustól is megkíméli magát. Ilyenek lehetnek többek között a hitelkérelmekkel kapcsolatos dokumentációk elkészítése, pályázatokkal kapcsolatos adatszolgáltatás stb. A megbeszélés során részletesen térjünk ki arra, mely feladatok azok, amelyeket semmiféleképpen nem végezhet el a könyvelő (mert pl. az alvállalkozói nyilvántartás elkészítéséhez nincs a birtokában a megfelelő információ). Fontos kitérni arra is, hogy melyek azok a feladatok, amelyeket a könyvelési tevékenységen túl elvégezhet ugyan a könyvelő, azonban azokért külön díjazás illetheti meg. (A témában, a Minőségi Könyvelők Klubja Egyesület gondozásában megjelent, Segédlet a könyvelői feladatokhoz című kiadvány segítséget nyújthat) 5 / 2
2. Ne vállaljon felelősséget a leadott számlák valódiságáért! A megállapításokkal zárult ellenőrzések nagy része tartalmaz olyan irányú indoklást, melyből az derül ki, hogy a vállalkozás könyvelésében feltüntetett számlák elszámolhatóságát az adóhatóság vitatja, azt magáncélú, el nem ismert költségnek minősíti. Mondja el üzleti kapcsolatuk elején ügyfelének, hogy Önnek, mint könyvelőnek, nincs joga felülvizsgálni a különböző bizonylatok valódiságát. Felelőssége csupán az átadott bizonylatok formai követelményeinek való megfelelőséggel kapcsolatban merülhet fel, azok tartalmi valódiságáért nem felelhet, hiszen nem is lehet egy könyvelő kompetens a különböző szakmákban, melyek ahhoz szükségesek, hogy kétséget kizáróan megállapíthassa, hogy bizony az adott számla nagy valószínűséggel fiktív. A vállalkozó által átadott minden bizonylatot egy folyamatos, és jó üzleti kapcsolatban úgy kell tekinteni, hogy azok a vállalkozás érdekében felmerülő kiadások (költségek, ráfordítások). Mivel az ilyen jellegű szabálytalanságok teszik ki egy adóellenőrzés során feltárt hibák, hiányosságok nagy részét, Ön biztonságban érezheti magát, ha ez alól egyértelműen mentesíti magát. Ennek legjobb módja, ha ezt a felelősség-kizárást a könyvelői szerződéseiben is rögzíti, illetve ügyfelének egyértelműen kommunikálja, hogy az adóhatóság által könyvelésből kivett számlákért ön semminemű felelősséget nem tud vállalni, kivéve abban az esetben, ha a számla nem tartalmazza a jogszabály által kötelezően előírt formai elemeket. 3. Ne könyveljen bemondásra! Nagyon sok esetben a cégvezetők sincsenek tisztában azokkal a feladatokkal, amelyeket csak ők végezhetnek el. A könyvelési munka a hozott anyagok számviteli törvény szerinti kontírozását, rögzítését jelenti. A gazdasági események megfelelő elszámolása, nyilvántartása és a folyamatos könyvelés a jogszabályokban rögzített megfelelő bizonylatok nélkül nem lehetséges. Abban az esetben, ha valami nem kerül időben átadásra, az a későbbiekben problémákat okozhat. A könyvelő csak a részére átadott bizonylatokból könyvelhet. Szükségesnek tartjuk kiemelni a gyakorlatban sokszor tapasztalható bemondásra könyvelést, mely ugyan látszólag megkönnyíti a könyvelői- és cégvezetői munkát, azonban ez a gyakorlat részünkről teljes mértékben elutasítandó. Véleményünk szerint nem adható könyvelésre vonatkozó utasítás szóban, könyvelési tétel rögzítése kizárólag bizonylat alapján lehetséges. A kizárólag szóban elhangzó információk alapján történő könyvelést a könyvelőnek jogában áll megtagadnia. A könyvelő nem vállalhat felelősséget a bizonylattal alá nem támasztott tételek feldolgozásáért. 5 / 3
4. Ne tároljon több éves iratokat! Sokszor okoz problémát a könyvelőirodákban az irattárolás. Természetesen ez alatt nem a könyveléshez szükséges anyagokat értjük, hanem az előző év(ek) könyvelési anyagait, melyeket a vállalkozó még nem vitt el. Nagyon gyors megoldást jelenthet a problémára annak a gondolatnak tudatosítása a cégvezetőkben, hogy alap esetben a vállalkozó, az általa irat őrzési hely -ként megjelölt helyen (ami az esetek túlnyomó többségében a vállalkozás székhelye vagy telephelye) köteles őrizni minden bizonylatot. Mivel a folyamatos könyvelési tevékenység során ez nem megoldható, a feleknek törekednie kell arra, hogy könyvelő a lehető legrövidebb időn belül a beszámoló elkészítését követően adja át a vállalkozó részére a bizonylatokat. Semmilyen szempontból nem javasolt a vállalkozó több éves iratanyagának könyvelőnél való tárolása. A bizonylatok átadása átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján történik, mely után a vállalkozó köteles gondoskodni azok elévülési idő végéig történő megőrzéséről. Természetesen a felek ettől eltérően is megállapodhatnak, a vállalkozók egyedi igényei, illetve a könyvelő irattároló/archiváló rendszerének figyelembe vételével. 5. A bizonylatok átadása/átvétele egy jól kialakított, egyértelmű rendszer alapján történjen! Sok félreértésre ad okot különösen könyvelőváltás esetén az, hogy a felek nem egyértelműen (vagy egyáltalán nem) szabályozzák a bizonylatok átadását. Mindenképp javasoljuk, hogy állapodjanak meg abban, hogy a bizonylatok átadása kizárólag írásban dokumentált módon történjék. Ez esetben az átadással egyidejűleg tételes átadásátvételi jegyzőkönyvvel, iratátadási bizonylaton, vagy egyéb, a könyvelő által egyedileg kialakított rendszer segítségével tételesen kerülnek felsorolásra, majd átadásra a különböző bizonylatok. A jegyzékkel kapcsolatban kötelező adattartalmat nem szükséges meghatározni, azt a felek egyedi módon is kialakíthatják. Míg az átadott papír alapú bizonylatokról könnyen készíthetünk átadás-átvételi jegyzőkönyvet, addig fontosnak tartjuk, hogy az elektronikus formában (word, excel, pdf) elkészített, illetve tárolt dokumentumok is zárt módon kerüljenek átadásra. Különösen akkor fontos ennek bizonyíthatósága, ha a könyvelő a bevallásokat, nyugtákat, főkönyvi kivonatokat, főkönyvi kartonokat elektronikus formában készíti el. Ebben az esetben az átadás során azt javasoljuk, hogy az átadott adathordozón (CD) szereplő fájlok felsorolása mellett az adott adathordozó egyedi azonosítószámát is tüntesse fel. Minden CD egyedi gyári azonosítószámmal rendelkezik, mely a CD korong középső felületén helyezkedik el. Digitális formátumú anyagok átadásakor minden 5 / 4
esetben rögzítse tehát a CD egyedi azonosítószámát is, mely ugyancsak mentesítheti a könyvelőket a felelősség alól, ha a vállalkozó az eredetileg átvett adathordozót nem tudja sértetlen állapotban bemutatni. 6. Legyen egy profi szerződése partnerével! Egy jó könyvelői szerződés nyugalmat, és olyan biztos hátteret ad a mindennapi munkához, mely nélkülözhetetlen ahhoz, hogy valóban sikeres lehessen egy könyvelő. A szerződés mindkét félnek objektív iránymutatást ad, a vitás kérdésben pedig kiindulási pontot jelent. A szerződés nélkül dolgozó könyvelők csupán a tény miatt, hogy írásbeli megállapodás nélkül dolgoznak a vállalkozók szemében azonnal negatív megítélés alá esnek. Egy jó könyvelői szerződés megbecsülteti, elismerteti a könyvelő munkáját, segítséget nyújt a vitás esetek békés és gyors rendezésében. Tartalmazza nem csak az ügyfél, hanem a könyvelő jogait és kötelezettségeit is. Mindezen felül természetesen a hatályos jogszabályoknak megfelel, emellett kellően részletes ahhoz, hogy a szakmai munka valamennyi területére kiterjedjen. Kíváncsi arra a könyvelői szerződésmintára, melyet dr. Vámosi-Nagy Szabolcs ajánl a könyvelőknek? Szeretne ingyen hozzájutni? A részletekről itt olvashat: http://www.minosegikonyvelok.hu/kiadvany/konyveloi-szerzodesminta/ 5 / 5