Pénzügyi műveletek Felhasználói dokumentáció verzió 2.3.

Pénzügyi műveletek Felhasználói dokumentáció verzió 2.3. Budapest, 2007.

Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 2.1. 2006.10.03. A teljes dokumentáció A teljes dokumentáció megváltozott megváltozott 2.2. 2006.11.16. 10.4. Gyűjtőszámla 104-136. 2.3. 2007.09.04. 7.1.5. Kiírt tételek importálása 46. 2.3. 2007.09.04. 9. Csekkek és számlák nyomtatása 87. 2.3. 2007.09.04. 10.4. Gyűjtőszámla 106-136. 2.3. 2007.09.04. 14. OEP jelentések 155. Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 2 / 171

Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 8 2. Pénzügyi felületek... 8 2.1. Kollégiumok alatt... 8 2.2. Hallgatók alatt... 8 2.3. Szervezeti egységek alatt... 9 2.4. Hallgató képzései alatt... 9 2.5. Képzések alatt... 9 2.6. Pénzügyek alatt... 10 3. Általános fogalmak és funkciók... 11 3.1. Gyűjtőszámlás befizetés... 11 3.1.1. Befizetés a gyűjtőszámlára... 11 3.1.2. Analitikai állomány feldolgozása... 11 3.1.3. Jóváírások... 12 3.1.4. Terhelések... 12 3.1.5. Kézi feldolgozások... 12 3.1.6. Kiírt tétel teljesítése... 12 3.1.7. Pénzvisszautalás... 13 3.1.8. Utalási állomány előállítása... 13 3.2. Csekkes befizetés... 13 3.2.1. Csekktípusok és létrehozásuk... 13 3.2.1.1. Biankó csekkek... 14 3.2.1.2. Félbiankó csekkek... 14 3.2.1.3. Full Neptunos (Teljesen Neptunos) csekk... 15 3.2.2. Csekk hallgatóhoz (kiírt tételhez) rendelése... 15 3.3. Bankkártyás befizetés... 15 4. Pénzügyek használatához szükséges paraméterek beállítása... 16 5. Főkönyvi számok és témaszámok... 19 5.1. Főkönyvi számok felvitele és karbantartása... 19 5.2. Témaszámok felvitele és karbantartása... 20 6. Jogcímek és pénzügyi kódok... 21 6.1. A pénzügyi kódképzés négy lehetséges esete... 22 6.2. Kifizetési jogcímek felvitele és karbantartása... 22 6.2.1. Kifizetési jogcímhez szervezet, képzés és képzés helyének rendelése... 25 6.2.1.1. Kifizetési időpontok megadása... 28 6.2.2. Pénzügyi kódképzés kari felületen... 30 6.2.2.1. Kifizetési időpontok megadása kari felületen... 32 6.3. Befizetési jogcímek felvitele és karbantartása... 32 6.3.1. Befizetési jogcímhez szervezet, képzés és képzés helyének rendelése... 34 6.3.1.1. Számlatömbök karbantartása... 35 6.3.1.2. Pénzügyi díjak... 36 7. Kiírt tételekkel kapcsolatos funkciók... 38 7.1. Kiírt tételek létrehozása és karbantartása... 38 7.1.1. Egy hallgató felől... 38 7.1.1.1. Kiírt tételhez tartozó adatok ( Részletes adatok fül)... 39 7.1.1.1.1. Összes pénzügyi kód funkció... 41 7.1.1.2. Kiírt tételhez tartozó hallgató megtekintése ( Hallgató fül)... 42 Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 3 / 171

7.1.1.3. Tételek megbontása, összevonása... 42 7.1.2. Csoportosan szervezeti egység felől... 43 7.1.2.1. Kiírt tételhez tartozó adatok ( Részletes adatok fül)... 44 7.1.2.1.1. Összes pénzügyi kód funkció... 44 7.1.2.2. Kiírt tételhez hallgatók rendelése ( Hallgatók fül)... 44 7.1.3. Csoportosan képzések felől... 45 7.1.3.1. Kiírt tételhez tartozó adatok ( Részletes adatok fül)... 46 7.1.3.1.1. Összes pénzügyi kód funkció... 46 7.1.3.2. Kiírt tételhez hallgatók rendelése ( Hallgatók fül)... 47 7.1.4. Kollégiumhoz tartozó kiírt tételek létrehozása és karbantartása... 47 7.1.5. Kiírt tételek importálása... 47 7.2. Befizetők karbantartása... 50 7.2.1. Befizető magánszemélyek felvitele és karbantartása... 51 7.2.2. Befizető szervezetek felvitele és karbantartása... 52 7.2.3. Adott hallgatóhoz befizető rendelése... 53 7.2.4. Kiírt tételhez befizető rendelése... 54 7.3. Kiírt tételek tételcsoportba rendezése, tételcsoportok karbantartása... 55 7.3.1. Kiírt tételek törlése tételcsoport alól, illetve hozzárendelése tételcsoporthoz. 56 7.4. Elvégzett műveletek megtekintése... 57 7.4.1. Adott kiíráshoz tartozó tranzakciók megtekintése... 58 7.4.2. Hallgatóhoz tartozó valamennyi tranzakció megtekintése... 60 8. Kifizetési tételekkel kapcsolatos funkciók... 61 8.1. paraméterek GIRO fájl készítéséhez... 61 8.2. Ösztöndíj listák előkészítése... 61 8.3. Ösztöndíj tételek felvitele... 62 8.3.1. Kari adminisztrátori felületen... 63 8.3.1.1. Képzések felől hallgatónként, csoportonként ösztöndíjfelvitel Hozzáad gombbal 64 8.3.2. Egy hallgató felől... 65 8.3.2.1. Ösztöndíj felvitele egy hallgatónak... 66 8.3.3. Kifizetési tételek importálása külső állományból... 67 8.4. Kifizetési tételek felvitele utáni hibák kiszűrése... 70 8.4.1. Kifizetendő tételek ellenőrzése... 72 8.5. Ösztöndíjak módosítása... 73 8.6. Ösztöndíj véglegesítése Kifizetési lista szűrés alapján... 74 8.6.1. Új kifizetési lista... 74 8.6.2. Szerkesztés és törlés... 78 8.6.3. Hibakezelés tételcsoportok alapján... 79 8.6.3.1. Kiírás törlése tételcsoportból... 79 8.6.3.2. Kiírás törlése a rendszerből és a kifizetési lista újragenerálása... 82 8.6.3.2.1. Aktív tétel törlése a listából és a rendszerből... 82 8.6.3.2.2. Feldolgozás alatt lévő tétel törlése a rendszerből... 83 8.6.3.3. A kifizetési folyamat visszavonása... 83 8.6.4. Hibalista és összesítések nyomtatása... 83 8.6.5. GIRO fájl generálás... 87 9. Csekkek és számlák nyomtatása... 88 9.1. Csekk nyomtatás a Kiírt tételek felületekről... 88 9.2. Csekk és számla nyomtatása a Kiírt tételhez befizető rendelése felületekről... 89 9.2.1. Adott hallgatónak... 89 9.2.2. Hallgatócsoportnak... 92 Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 4 / 171

9.3. Számlák nyomtatása és sztornózása... 93 9.3.1. Hallgató számlái... 93 9.3.2. Képzéshez tartozó számlák... 93 10. Befizetések kezelése... 94 10.1. Kézi számlarögzítés... 94 10.2. Csekkel kapcsolatos műveletek... 95 10.2.1. Postai fájl beolvasása... 95 10.2.1.1. Postai fájl sorai... 96 10.2.2. Csekkrögzítés felületei... 97 10.2.2.1. Csekkek berögzítése... 97 10.2.2.2. Csekkek lekötése kiírásról és átkötése más kiíráshoz... 99 10.2.2.3. Elérhető funkciók összegzése... 100 10.2.3. Csekk-kezelés... 101 10.2.3.1. Új külsős csekk felvitele... 102 10.2.3.2. Új Neptunos csekk nyomtatása... 103 10.2.3.3. Tranzakció létrehozása csekk sorszámának és az értéknapnak a visszarögzítésével... 104 10.3. Bankkártya... 105 10.3.1. Banki analitikai adatok megtekintése... 105 10.3.1.1. Pénzműveletek adatainak megtekintése... 105 10.3.2. Banki állomány beolvasása, tételfeladás a TÜSZ felé... 107 10.4. Gyűjtőszámla - Bevezetés... 107 10.4.1. Gyűjtőszámla... 109 10.4.1.1. Hallgatói egyenleg... 111 10.4.1.1.1. Hallgató(k) hozzáadása gyűjtőszámlához... 111 10.4.1.1.2. Hallgató törlése gyűjtőszámláról... 112 10.4.1.1.3. Visszautalás... 113 10.4.1.1.3.1. Minimálisan visszautalható összeg definiálása... 114 10.4.1.1.4. Egyenleg átmozgatás... 114 10.4.1.1.5. Adott hallgatóhoz tartozó összes tranzakció megtekintése... 115 10.4.1.1.5.1. Másik hallgatóhoz rendelés... 116 10.4.1.1.5.2. Tranzakció áthelyezése korrekciós egyenlegre... 117 10.4.1.1.5.3. Tranzakció áthelyezése terhelésekre... 117 10.4.1.2. Belső függő tételei... 118 10.4.1.2.1. Utalási állomány készítése... 118 10.4.1.2.1.1. Utalási állomány előállításához szükséges rendszerparaméter beállítása 119 10.4.1.2.2. Tétel(ek) megjelölése (nem) feladhatóra... 120 10.4.1.2.3. Visszavonás... 120 10.4.1.3. Külső függő tételei... 121 10.4.1.3.1. Érvénytelenítés... 122 10.4.1.3.1.1. Érvénytelenítéshez szükséges rendszerparaméter beállítása... 122 10.4.1.4. Korrekciós egyenleg tételei... 123 10.4.1.4.1. Hallgatóhoz rendelés... 124 10.4.1.4.2. Visszafordítás... 125 10.4.1.4.3. Beazonosítatlan tétel áthelyezése terhelésre/ jóváírásra... 127 10.4.1.5. Terhelések/ Jóváírások... 127 10.4.1.5.1. Áthelyezés korrekciós egyenlegre... 128 10.4.1.6. Banki file... 128 10.4.1.6.1. Banki fájl beolvasása... 128 Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 5 / 171

10.4.1.6.1.1. Banki fájl formátumának beállítása... 129 10.4.1.6.2. Feladási állomány készítése... 129 10.4.1.6.2.1. Feladási állomány készítéséhez szükséges paraméter beállítása 130 10.4.1.6.3. Banki file sorai... 130 10.4.1.6.4. Banki sor hallgató összekapcsolás... 131 10.4.1.7. Utalási állományok... 133 10.4.1.7.1. Utalási állomány ismételt előállítása... 134 10.4.1.7.2. Utalási állomány sorai... 134 10.4.2. Banki fájl összegzés... 135 10.4.2.1. Banki fájl beolvasása... 135 10.4.2.2. Banki sor hallgató összekapcsolása... 136 10.4.3. Gyűjtőszámlás utalási állomány összegzés... 136 10.4.3.1. Előfeltételek... 136 10.4.3.2. Utalási állomány létrehozása... 136 10.4.3.3. Utalási állomány ismételt előállítása... 136 10.4.4. Feladási állományok előállítása - összegzés... 137 10.4.5. Fontos tudnivalók hallgatói gyűjtőszámlás befizetésekkel kapcsolatban... 137 10.4.6. Megosztások (ha a hallgató nem a teljes összeget fizeti)... 138 10.4.7. Gyűjtőszámlás folyamatleírás... 138 10.4.8. Gyűjtőszámla egyenleg változásainak szemléltetése... 140 10.5. Házipénztár... 141 10.5.1. Házipénztáras teljesítés rögzítése... 141 11. Feladások a gazdasági rendszerek felé... 141 11.1. Számlafeladás... 141 11.2. Feladások... 142 11.2.1. Feladott számlák... 143 11.2.2. Feladott pénzműveletek megtekintése... 144 11.2.3. Feladott csekkek... 144 12. Adóigazolás adatainak módosítása és törlése... 145 12.1. Nincs hivatkozás... 146 12.2. Van hivatkozás... 146 12.3. Módosítás... 146 12.4. Adóigazolás... 146 12.5. Tandíjigazolás (K65 / K65A) vizsgálatának folyamata... 146 12.6. K65, K65A - tandíj, felnőtt képzés... 147 12.7. Adóigazolás (K30) vizsgálatának folyamata... 147 12.8. Hallgatói adóigazolások generálása... 147 13. 0608 járulékösszesítés... 147 13.1. Járulék import... 148 13.2. 0608 Járulékok... 149 13.3. 0608 járulékösszesítés... 150 13.3.1. Neptun.NET export állomány... 151 13.4. 0608 állományok listája... 152 13.5. Hibajavító állomány készítése... 154 13.6. Javító állomány készítése... 155 14. OEP jelentések... 156 14.1. OEP jelentések formai követelményei... 156 14.2. Az OEP jelentéshez szükséges adatok... 156 14.2.1. Intézménynél kitöltendő adatok... 156 14.2.2. Hallgatóknál kitöltendő adatok... 156 Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 6 / 171

14.2.2.1. Magyar hallgatók esetén... 157 14.2.2.2. Külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén... 157 14.2.2.3. EU-s külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén... 157 14.2.3. Hallgatók OEP jelentéssel kapcsolatos adatai... 157 14.3. OEP jelentésre jogosultak... 158 14.3.1. EU-s országok... 159 14.3.2. Pénzügyi státuszok meghatározása... 160 14.3.2.1. OEP pénzügyi státuszok paraméter... 160 14.3.3. Tételek leválogatása... 161 14.3.4. Leválogatott tételek ellenőrzése... 162 14.3.5. Törlés a listából... 162 14.3.6. File generálás... 164 14.4. OEP jelentésből kimaradt felhasználók listája... 165 14.5. Elkészült OEP jelentések... 166 15. Példák... 168 15.1. Gyűjtőszámlás befizetés... 168 15.2. Hallgató tételkiírása... 169 15.2.1. Hallgató által kiírt tételek ellenőrzése... 170 Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 7 / 171

1. Bevezetés Tisztelt Felhasználó! Jelen dokumentum célja a Neptun.Net rendszer pénzügyi folyamatkezelésének ismertetése. A rendszer lehetővé teszi az intézményekben felmerülő hallgatói-pénzügyi folyamatok egyszerű kezelését és nyomon követését. A pénzügyi alrendszer import és export funkciói segítségével biztosítja a kapcsolatot a gazdasági rendszerekkel. 2. Pénzügyi felületek A következő lista tartalmazza a Neptun.Net rendszerben megtalálható pénzügyekkel kapcsolatos menüpontok elnevezését és sorszámát: 2.1. Kollégiumok alatt Kollégiumok (1800 ) Pénzügy (105000 ) Csekkrögzítés (105100 ) Kiírt tételek (105200 ) Tételcsoportok (13150 ) Kiirt tételek (13300 ) 2.2. Hallgatók alatt Hallgatók (5400 ) Hallgató pénzügyei (12000 ) Befizető magánszemélyek (12200 ) Kiírt tételek (12400 ) Elvégzett műveletek (274300 ) Adóigazolások kezelése (9650 ) Adóigazolások tételei (9200 ) Hallgató adóigazolásai (9250 ) Adóigazolások APEH-nek (9300 ) Kiírt tételhez befizető rendelése (12450 ) Elvégzett műveletek (12500 ) Kifizetett ösztöndíjak (1700 ) Pénzvisszautalás (12600 ) Tételek megbontása, összevonása (12700 ) Csekkrögzítés (103100 ) Kifizetési tételek (103300 ) Megosztási szabályok (112200 ) Hallgató számlái (272400 ) Kézi számlarögzítés (273100 ) Házipénztár (274600 ) Átkönyvelés (279500 ) Sztornó, jóváírás (1100 ) Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 8 / 171

2.3. Szervezeti egységek alatt Szervezeti egységek (28000 ) Pénzügy (106000 ) Jogcímhez rendelés (106050 ) Csekkrögzítés (106100 ) Kiírt tételek (106200 ) Kifizetési tételek (106300 ) Kiírt tételhez befizető rendelése (181000 ) Tételcsoportok (5500 ) Kiírt tételek (5550 ) Sztornó, jóváírás (1150 ) Kifizetési lista szűrés alapján (6150 ) Kifizetési lista szűrés alapján tételek (6250 ) 2.4. Hallgató képzései alatt Szervezeti egységek (28000 ) Képzések (200000 ) Hallgatók (204500 ) Hallgató pénzügyei a képzésen (225200 ) Pénzvisszautalás (226100 ) Megosztási szabályok (227000 ) Képzések (115600 ) Hallgatók (120100 ) Hallgató pénzügyei a képzésen (141700 ) Pénzvisszautalás (142600 ) Megosztási szabályok (143500 ) 2.5. Képzések alatt Szervezeti egységek (28000 ) Képzések (200000 ) Pénzügy (255800 ) Kiírt tételek (256700 ) Kifizetési tételek (257600 ) Csekkrögzítés (258500 ) Képzéshez tartozó számlák (272800 ) Jogcímhez rendelés (276600 ) Sztornó, jóváírás (1250 ) Képzések (115600 ) Pénzügy (171400 ) Kiírt tételek (172300 ) Kifizetési tételek (173200 ) Csekkrögzítés (174100 ) Képzéshez tartozó számlák (272600 ) Jogcímhez rendelés (278400 ) Sztornó, jóváírás (1300 ) Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 9 / 171

2.6. Pénzügyek alatt Pénzügyek (78600 ) Számlatömbök (9700 ) Postai file (78800 ) Postai file sorai (900 ) Bankkártya (78900 ) Banki analitika (79000 ) Kapcsolódó pénzműveletek (79100 ) Bankkártyás analitika (267000 ) Gyüjtőszámla (79200 ) Pénzvisszautalás (82400 ) Banki file (104000 ) Banki file sorai (104100 ) Banki sor hallgató összekapcsolás (112300 ) Gyűjtőszámla hallgatói (263000 ) Hallgatói befizetések (263300 ) Terhelések (263600 ) Utalási állományok (267200 ) Utalási állomány sorai (267300 ) Visszaigazolatlan utalások (2300 ) Utalásra váró műveletek (267400 ) Hallgatói egyenleg (12550 ) Hallgatói egyenleg tételei (13050 ) Belső függő tételei (12650 ) Külső függő tételei (12750 ) Korrekciós egyenleg tételei (12850 ) Terhelések/Jóváírások (12950 ) Csekk-kezelés (79800 ) Tételcsoportok (80000 ) Kiírt tételek (80100 ) Kiírt tételhez befizető rendelése (181200 ) Befizetési jogcímek (80800 ) Befizetési pénzügyi kódok (80900 ) Pénzügyi díjak (81300 ) Főkönyvi számok (81000 ) Témaszámok (81200 ) Számlák (11100 ) Számlafeladás (82000 ) Feladások (82200 ) Feladott számlák (82300 ) Feladott pénzműveletek (113800 ) Sztorno, jóváírás (82600 ) Kézi számlarögzítés (273400 ) Házipénztár (274900 ) Kifizetési jogcímek (279000 ) Kifizetési pénzügyi kódok (279200 ) Átkönyvelés (279800 ) Befizető szervezetek (12300 ) Teljesítetlen kiszámlázott tételek (5900 ) Kifizetési lista szűrés alapján (5950 ) Kifizetési lista szurés alapján tételek (6050 ) Adóigazolások kezelése (9350 ) Adóigazolások tételei (9450 ) Adóigazolások hallgatóknak (9500 ) Adóigazolások APEH-nek (9550 ) 0608 járulékösszesítés (11200 ) Járulék import (11350 ) 0608 járulékok (11250 ) Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 10 / 171

0608 járulékösszesítés (11300 ) 0608 állományok listája (11400 ) OEP jelentések (13350 ) OEP jenetésre jogosultak (13550 ) Jelentésből kimaradtak listája (13600 ) Elkészült OEP jelentések (13650 ) 3. Általános fogalmak és funkciók 3.1. Gyűjtőszámlás befizetés Gyűjtőszámlás befizetés esetén az intézménynek van egy bankszámlája, ahova a hallgatók beutalják a pénzüket. A NEPTUN rendszer a gyűjtőszámla vezető banktól kapott információk alapján pontos információval rendelkezik arról, hogy a számlán melyik hallgatónak mekkora az egyenlege. Amikor a hallgató egy kiírást teljesít, akkor a hallgató egyenlege csökken, majd az összeg belekerül egy olyan állományba, ahol a NEPTUN meghatározza, hogy mennyi pénzt utaljanak át az egyetem kincstári számlájára. A bank végrehajtja az átutalást, és visszajelzést küld a NEPTUN-nak a megtörtént pénzmozgásokról. Az alábbiakban kerülnek részletezésre a különböző folyamatok. 3.1.1. Befizetés a gyűjtőszámlára A gyűjtőszámla egy rendes számlaszám, így a szokásos módon lehet pénzt juttatni rá. (átutalás, pénztári befizetés, stb.) A Neptun az átutalást javasolja a befizetéshez. Azért fontos, hogy lehetőleg mindenki ezt a formát használja, mert ha tévesen kerül rá a pénz a számlára, vagy a rendszer nem ismeri fel a pénzt, akkor könnyebben meghatározható a forrás számlaszám, ahonnan a pénz érkezett és így az összeg egyszerűen visszakerülhet a tulajdonosához. A másik szintén fontos feladat az, hogy amikor valaki a gyűjtőszámlára utal pénzt, akkor ellenőrizze, hogy a közlemény rovatba mindenképpen kerüljön bele a Neptun kódja egy NK- előtaggal (pl. NK-123456). Amennyiben nem így teszi, úgy a NEPTUN nem tudja biztosan felismerni, hogy kihez tartozik a pénz és visszajuttatja a kiindulási számlaszámra. 3.1.2. Analitikai állomány feldolgozása A gyűjtőszámla vezető bank elektronikus formátumban információt küld a számlán történt pénzmozgásokról. Mivel több bank formátumára fel van készítve a rendszer, ezért az INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA paramétert be kell állítani az intézmény által használt formátumnak megfelelően. Pénzmozgások lehetnek a jóváírások és a terhelések. Jóváírások között szerepel, ha valaki pénzt utal a számlára. (Ez lehet akár téves utalás is). Terhelések között a Neptun-ból indított utalási kérések megtörténtére vonatkozó visszaigazolások szerepelnek. De ide kerülnek azok az információk is, ha például a bank inkasszót nyújt be a gyűjtőszámlára. Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 11 / 171

3.1.3. Jóváírások Jóváírásoknál azt kell tudni, hogy az adott összeget melyik hallgató egyenlegén kell jóváírni. Az automatikus feldolgozás a közleményben levő neptun kódra keres rá. Amennyiben nem tudja meghatározni, hogy a befizetés melyik hallgató részére történt, akkor a befizetést az ismeretlen tételek közé teszi, és onnan lehet a későbbiekben ezt a befizetést hallgatóhoz rendelni vagy visszautalni a kiindulási számlaszámra. Az ismeretlen jóváírás összege a korrekciós egyenleghez hozzáadódik. 3.1.4. Terhelések Terhelések felismerése az alapján történik, hogy az adott bankszámlaszámok között az adott összegre és az adott jogcímre utalási kérés hagyta-e el a Neptun rendszert. Amennyiben igen, akkor az azonosítás sikeres. Ha nem találunk megfelelő utalási kérést, akkor az ismeretlen terhelések közé rakjuk a tételt. Az ismeretlen terhelés összege a korrekciós egyenleghez hozzáadódik. 3.1.5. Kézi feldolgozások Az ismeretlen tételeket lehet kézzel azonosítani ( Hallgatói befizetések (263300 ). Többféle lehetőség van a kézi feldolgozásra. Egyik ilyen lehetőség a Számlafüggő keresés, ahol azoknak a hallgatóknak a listáját hozzuk fel, akik fizettek már be a gyűjtőszámlára erről a számlaszámról pénzt. Az itt kiválasztott hallgatóhoz az ismeretlen befizetés hozzárendelődik. A Neptunkód segítség ellenőrzi, hogy a bejövő banki sorban milyen neptun kód fordul elő és azokat a hallgatókat listázza. Innen lehet kiválasztani a megfelelő hallgatót. A Saját számla segítség azt vizsgálja meg, hogy az adott bankszámlaszám, ahonnan a pénz érkezett melyik hallgatóhoz tartozik. Ez az automatizmusba is be van építve, tehát, ha a PU_SAJATSZAMLASZAM paraméter I-re van állítva, akkor ilyen esetekben az egyeztetés már a file beolvasásakor megtörténik. A terhelések egyeztetésénél a visszaigazolás nélküli utalási adatok közül lehet választani. (kiindulási-, célbank számlaszám és összeg alapján lehet keresni) 3.1.6. Kiírt tétel teljesítése A hallgató gyűjtőszámlás teljesítés esetén kiválaszt egy kiírt tételt, majd a háttérben létrejön egy pénzművelet, ami a gyűjtőszámláról az intézmény számlaszámára utalja a kiírt tétel összegét. A tényleges utalás itt még nem történik meg, csak a hallgató egyenlege csökken illetve a gyűjtőszámla belsőfüggője nő az adott összeggel. Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 12 / 171

3.1.7. Pénzvisszautalás Pénzvisszautalás során a gyűjtőszámláról lehet pénzt leutalni a hallgatókhoz rendelt pénzek közül. A hallgató csak a saját pénzből tud leutalni tetszőleges számlára, míg a megfelelő adminisztrátor bárkinek a pénzéből tud utalni. Az utalás összege minimalizálva van a MINVISSZAUTALASIOSSZEG paraméter értékében. Ennél kevesebbet csak akkor lehet visszautalni, ha a hallgató egyenlegén lévő teljes összeget visszautaljuk. 3.1.8. Utalási állomány előállítása A belső függőn lévő összeget időnkét el kell juttatni a Neptunból a megfelelő helyre. Ezért elő kell állítani egy utalási állományt, ami a pénzeket a megfelelő helyekre elutalja. Az utalási állományok formátuma bankonként különböző lehet. Az aktuális formátum beállításához az UTALASIALLOMANYFORMATUMA paramétert kell beállítani. 3.2. Csekkes befizetés A Neptun.Net rendszer lehetővé teszi a rendszerből nyomtatott csekkek és idegen, nem a rendszerből származó csekkek kezelését. Neptunos csekk nyomtatásakor a csekkre rákerül egy azonosító, ami alapján történik a csekk beazonosítása. A rendszer alapvetően a postai fájlban visszaigazolt csekkeket tekinti teljesített csekknek. Amennyiben az intézmény nem használja a postai fájl beolvasás funkciót, a rendszer lehetővé teszi, hogy megfelelő jogosultsággal a felhasználók a rendszerbe visszarögzítsék a csekkeket. A csekk kézi visszarögzítésekor a kiírás státusza a PU_CSEKKSTATUS rendszerparaméter beállításának megfelelően alakul. A paraméter érteke: I, N (I = az intézmények a delphis kliensben történt csekkes rögzítést a rendszer teljesítettnek veszi. N = a rendszer továbbra is a postai fájl visszaigazolását várja a teljesített státusz beállításához). 3.2.1. Csekktípusok és létrehozásuk A csekkek lehetnek Neptunos csekkek, illetve Külső csekkek. Csekkek létrehozása a Neptun.Net programból történik a csekkekre pénzügyi azonosító generálásával és nyomtatásával. Ha azt szeretnénk, hogy elektronikus úton vissza tudjuk olvasni Postai fájl segítségével az adatokat, akkor a csekk típusa <31> <54> lehet csak. Ha nem az előzőekben megadott számok találhatók a csekken, akkor csak kézi azonosítással tudjuk a csekket rögzíteni. Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 13 / 171

3.2.1.1. Biankó csekkek Ebben az esetben a csekkre csak az azonosító kerül rá. Tehát ha visszajön róla a postai állományban az információ, hogy megérkezett a pénz, akkor nem lehet megmondani, hogy hova kerüljön az összeg (főkönyvi szám, témaszám), illetve melyik hallgató, melyik kiírt tételt teljesítette vele. Tehát a hallgatónak valamilyen formában vagy a postai fájl megérkezése előtt, vagy utána jeleznie kell, hogy a csekkel milyen kiírást teljesített. Létrehozzuk a csekket, úgy hogy az intézményi csekkre egyedi azonosítót nyomtatunk. Biankó csekk ( Csekk-kezelés (79800) / Új csekk nyomtatása fülön lehet nyomtatni) 3.2.1.2. Félbiankó csekkek Fél biankó csekkről akkor beszélünk, ha a csekkre rákerül a jogcím információ is és ez alapján, amikor a postai fájlba megjön az információ a pénz megérkezéséről, akkor meg tudjuk mondani, hogy hova kerüljön a pénz (főkönyvi szám, témaszám). Viszont továbbra sem lesz információnk arról, hogy ki a hallgató és melyik kiírt tételt teljesítette a csekkel. A Neptun.Net-ből létrehozzuk a csekket. Kötelezően kitöltjük a pénzügyi kódot és ki lehet még tölteni az összeget, de nem kötelező. (A pénzügyi kód tartalmazhatja a szervezeti egységet és a képzést is.) Minden csekk kap egy egyedi azonosítót. ( Csekk-kezelés (79800) felületen / Új csekk nyomtatása fülön lehet nyomtatni) Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 14 / 171

3.2.1.3. Full Neptunos (Teljesen Neptunos) csekk Névre szóló csekkek esetén a postai fájl megérkezésekor azonnal tudjuk, hogy melyik hallgató fizette be a csekket, melyik kiírt tételt teljesítette a befizetéssel és hova kell érkeznie a pénznek. (főkönyvi szám, témaszám) A Neptun.Net pénzügyi kiírásból létrehozzuk a csekket. Az összes adatot átmásoljuk a kiírásból a csekkre (pénzügyi kód, összeg, név stb.) A csekk kap egy egyedi azonosítót. Teljes (Full) Neptunos csekk. (Hallgatónak konkrétan egy Kiírt tételt nyomtatunk csekkre.) 3.2.2. Csekk hallgatóhoz (kiírt tételhez) rendelése Biankó és fél biankó csekkek esetén szükség van annak a meghatározására, hogy ki fizette be a csekket és melyik kiírt tételt teljesítette a befizetéssel. Erre két lehetőség van. A hallgató bemegy a tanulmányi osztályra, bemutatja a csekket és az ottani adminisztrátor berögzíti a csekket, a rajta található azonosító szám alapján. Másik lehetőség, hogy a hallgató belép a Neptunba és a csekkes befizetést kezdeményez és megadja az azonosítószámot. 3.3. Bankkártyás befizetés A bankkártyás befizetés abban különbözik a többi befizetéstől, hogy itt egy fizetéssel több tételt lehet teljesíteni. A hallgató kiválasztja milyen kiírt tételeket szeretne befizetni, majd a rendszer kiszámolja a tételek összegét, azonosítót rendel hozzá és a hallgató elé teszi az OTPs oldalt. A hallgató megadja a bankkártyája számát és elküldi a megbízást az OTP-nek. Az OTP azonnal visszaszól a megbízás sikerességéről, illetve sikertelenségéről. Majd később egy analitikai állományban elküldi a sikeres tranzakciók listáját. Az analitikai állományban érkező tranzakció már azt is tartalmazza, ha a hallgatóval a folyamat közben megszakadt a kapcsolat, de ennek ellenére a megbízás teljesült. Bankkártyás fizetés esetén az OTP jutalékot von le az átutalandó összegből. Amikor az analitikai fájl feldolgozása megtörténik, akkor a jutalék szétosztásra kerül a pénzügyi kódok között. Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 15 / 171

4. Pénzügyek használatához szükséges paraméterek beállítása BANKKARTYA I CHAR(1) Bankkártyás fizetési mód engedélyezésének állítása CSEKK I CHAR(1) Csekkes fizetési mód engedélyezésének állítása GIROJOGCIM OSZ CHAR(3) OSZ GIROKEDVEZMENYEZOAZON Intézménykód CHAR(13) Intézmény kódja GIROKEDVEZMENYEZONEV Intézmény neve CHAR(35) Intézmény neve GIROKOZLEMENY CHAR(18) üres GIROSZAMLASZAM 1,23457E+19 CHAR(24) Kincstár számlaszáma GYUJTOSZAMLA I CHAR(1) Gyűjtőszámlás fizetési mód engedélyezésének állítása HAZIPENZTAR I CHAR(1) Házipénztáras fizetési mód engedélyezésének állítása INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA ERSTE2 CHAR(20) Az intézmény gyüjtőszámláját melyik bank kezeli. KIFIZETESIALLOMANYFORMATUMA GIRO CHAR(20) A kifizetési állomány előállításánál használt paraméter (melyik bank). KIIRASMODOSITHATO I CHAR(1) ha 1 adott kiiras mar teljesitva van akkor a modositas csak akkor lehetseges ha a parameter erteke "igaz" MINNAPOKERVENYTELENITESHEZ 30 INT Gyüjtőszámlához kell MINOSSZEG 5 INT megosztási szabályok létrehozásánál - mi az irracionális összeg és annál kevesebbet nem lehet megadni. MINVISSZAUTALASIOSSZEG 100 INT Ez az összeg alatt nem lehet visszautalni PENZUGYIKODGENERALAS 3 INT Értékek: 1 - szervezeti egység neve, képzés neve, jogcím; 2 - képzés neve, jogcím; 3 - szervezeti egység kódja, képzés kódja, jogcím. PU_ADOEV 2006 INT Az adóigazolás éve. PU_ADOEVETKOVETO_TELJESITES 0 INT Értéke: 0-30 között lehetséges. Tavalyi a kiírás, de januárban teljesült, ebben az esetben január x-ig történő teljesítés esetén (paraméter) még adóigazolás lesz róla adva. PU_ADOIGAZOLAS_EVE 2006 INT Az adóigazolás éve. PU_ADOIGAZOLAS_SZAMLAGENERALAS Értéke: I vagy N. I = adóigazolás N CHAR(1) SAL generálásakor kell számlát is generálni. N = le kell tiltani az átutalásos számlák PU_ATUTALASOSSZAMLA_KEZZEL_TELJ I CHAR(1) kézi teljesítés igazolását; I = banki dátum ESITHETOE bekérés. PU_ATUTALASOSSZAMLA_TELJESITES_ N CHAR(1) Átutalásos számla teljesítés nélkül NELKUL_FELADHATOE PU_AUTOMATIKUS_SZAMLAGENERALA S N Boolean PU_CSEKKSTATUS I CHAR(1) PU_DIAKFELDOLGOZAS_BANKKARTYA 0 INT PU_DIAKFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT feladásra kerülhet-e? I = igen; N = nem. hasznal-e az intezmeny automatikus számlagenerálást I = az intézmények a delphis kliensben történt csekkes rögzítést a rendszer teljesítettnek veszi. N = a rendszer továbbra is a postai fájl visszaigazolását várja a teljesített státusz beállításához. Feldolgozás alatti státusszal rendelkező bankkártyás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező csekkes pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Diákigazolvány díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 16 / 171

PU_DIAKFELDOLGOZAS_GYUJTOSZAML A 0 INT PU_GAZDASAGIRENDSZER TUSZ CHAR(10) PU_IVFELDOLGOZAS_BANKKARTYA 0 INT PU_IVFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT PU_IVFELDOLGOZAS_GYUJTOSZAMLA 0 INT PU_K65_65A I CHAR(1) PU_KEDFELDOLGOZAS_BANKKARTYA 0 INT PU_KEDFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT PU_KEDFELDOLGOZAS_GYUJTOSZAMLA 0 INT PU_KEZI_CSEKK_FELAD I BOOLEA N PU_KIIRAS_ADOIGAZOLAS_HATARIDO 0 INT PU_KOTEG_NEVE_A_TETEL_NEVE I CHAR(1) PU_PENZUGYIKODMEGNEVEZES PU_SAJATSZAMLASZAM N N BOOLEA N BOOLEA N PU_SZAMLANYOMTATAS PDF CHAR(4) Feldolgozás alatti státusszal rendelkező gyűjtőszámlás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Diákigazolvány díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Az intézmény gazdasági rendszere. Lehet: SAP, TUSZ, OA. Feldolgozás alatti státusszal rendelkezo bankkártyás pénzügyi muvelet beszámítson (1) a befizetett IV díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkezo csekkes pénzügyi muvelet beszámítson (1) a befizetett IV díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkezo gyujtoszámlás pénzügyi muvelet beszámítson (1) a befizetett IV díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Értékei: I vagy N. I = Ha a van szerződése kijelölő négyzet, illetve a képzés típus meg van adva és 2.alap vagy másoddiplomás vagy kiegészítő képzés, akkor K65-ről az áttöltésnél átállítja a sortípusát K65a-ra. Feldolgozás alatti státusszal rendelkező bankkártyás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett KED díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező csekkes pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett KED díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező gyűjtőszámlás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett KED díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Kézi csekket fel kell-e adni A teljesített tandíj befizetések adóigazolásra vonatkozó adatainak megváltoztatását lehet tiltani. 0: Nincs tiltás; 1-31: Januárban e naptól nem lehet módosítani a tárgyévnél régebbieket. Ha tétel alá több hallgatót is beteszünk, akkor a kiírt tételhez kapcsolódó köteg neve megegyezzen a kiírt tétel nevével. Utalási állomány előállításánál milyen pénzügyi kód név legyen: N = a generált név, I = a tetszőlegesen választott név. Banki állomány importjánál ha nem találjuk meg a hallgató neptunkódját, akkor bankszámlaszáma szerint azonosítjuk. Lehetséges értékei: HTML vagy PDF. Meghatározza a számla nyomtatási formátumát. Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 17 / 171

PU_TANDIJFELDOLGOZAS_BANKKARTY A 0 INT PU_TANDIJFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT PU_TANDIJFELDOLGOZAS_GYUJTOSZA MLA 0 INT Feldolgozás alatti státusszal rendelkező bankkártyás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező csekkes pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező gyűjtőszámlás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Egyének számlaszámának csak érvényes bankszámlaszám menthető el. PUHELYESBANKSZAMLASZAM N BOOLEA N SZAMLAPELDANYSZAM 2 INT Hány példányos a számla? SZAMLATOMB 0 CHAR(2) A számlatömb egyedi sorszáma karonként UTALASIALLOMANYFORMATUMA KHB CHAR(20) Az utalási állomány előállításánál használt paraméter (melyik bank). Az utalásokat jogcím szerint összesítve UTALASOSSZESITEVE I CHAR(1) vagy tételenként készítsük el (I = összesítve, N = tételenként) Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 18 / 171

5. Főkönyvi számok és témaszámok 5.1. Főkönyvi számok felvitele és karbantartása Főkönyvi számok karbantartására és felvitelére van lehetőségünk a Pénzügyek (78600) / Főkönyvi számok (81000) felületen. Új főkönyvi szám hozzáadásához kattintsunk a Hozzáad gombra, adjuk meg a nevét és a főkönyvi szám számát, és a mentéshez kattintsunk a Mentés gombra. A már meglévő főkönyvi számokat a Szerkeszt gomb megnyomása után lehetséges karbantartani. Az Import gombra kattintva nyílik lehetőség kötött formátumú fájlból a főkönyvi számok beolvasására. Főkönyvi szám import formátum: A.txt fájl minden sorában egy főkönyvi szám legyen. Az első 10 karakter a főkönyvi szám, utána 50 karakteren a hozzá tartozó elnevezés szereplejen. Főkönyvi számok Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 19 / 171

5.2. Témaszámok felvitele és karbantartása A Pénzügyek (78600) / Témaszámok (81200) felületre lépve tudjuk a rendszerbe felvitt témaszámokat megtekinteni, valamint itt lehetséges kötött formátumú fájlból beolvasni és új témaszámokat felvinni a rendszerbe. Új témaszám létrehozásához kattintsunk a Hozzáad gombra, adjuk meg az adatokat, végül kattintsunk a Mentés gombra. A már meglévő témaszámokat a Szerkeszt gomb megnyomása után lehetséges karbantartani. Az Import gombra kattintva nyílik lehetőség kötött formátumú fájlból a főkönyvi számok beolvasására. Témaszám import formátum: A.txt file minden sorában egy témaszám legyen. Az első 6 karakteren a pénzügyi kód, újabb 6 karakter az önálló egység, aztán 6 karakteren a munkahely, 6 karakter a keret típus és a végén 30 karakteren a megnevezés legyenek. Témaszámok Kiadás: 2007.09.04. Verzió: 2.3. Oldalszám: 20 / 171