Útmutató az alapadat feltöltő táblázat kitöltéséhez a KASZPER modulban A KASZPER rendszerben lehetőség van az éles indulás előtt különböző adatok tömeges feltöltésére, így jelentős mennyiségű munka és idő takarítható meg a kézi adatbevitelhez képest. Ez a dokumentum bemutatja a táblázat kitöltésére vonatkozó szabályokat, ajánlásokat. A táblázatot tartalmazó fájl nevére nézve nincsenek megkötések, viszont kérjük, hogy az egyes munkalapok neveit semmiképpen ne változtassák meg. A feltöltő program a táblázatban szereplő fejléc sorokat figyelembe veszi a feldolgozás során, ezért azokat szintén nem szabad felülírni, mivel ekkor az esetleg odaírt adatok elvesznek. A kötelezően kitöltendő mezők fejlécét az adatfeltöltő táblázatainkban egységesen aláhúzással jelöltük. Feltöltendő fájl neve Ki végzi a fájl feltöltését Feltöltés célja Hol végezhető el a fájl feltöltése? KASZPER_alapadat_feltolto.xlsx Modul adminisztrátor Kezdeti adatbetöltés induláskor Törzsadat bővítés, tetszőleges időpontban KASZPER modul 2222 menüpont Egyes munkalapok ismertetése "int_alapadatok" munkalap: Az intézmények és tagintézmények adatait lehet itt megadni. A mezők, balról jobbra haladva: 1. PIR (törzsszám): Kitöltése kötelező, hossza maximum 11 karakter lehet (kötőjelekkel együtt). Az intézmény központi törzsszámát kell ide beírni. A rendszerben minden intézményt PIR kóddal kell ellátni, tehát amennyiben több költséghely tartozik egy intézményhez, de csak egy törzsszám, akkor ajánlott utótagot tenni a központi szám után. Például: az Városi Óvodák törzsszáma 123456, de három óvoda is tartozik alá, ezeket el kell különíteni egymástól. Ez azt jelenti, hogy az első, központi intézmény mellé még hármat kell felvenni. Ajánlásunk, hogy a PIR a következőképpen egészüljön: -00 a fő intézményhez és -01, -02, -03 stb. az al-intézményekhez. A fenti példánál maradva: 123456-00, 123456-01, 123456-02 és 123456-03. 2. Belső 3 jegyű kód (pénztárkód): Kitöltése kötelező. A KASZPER rendszerben kezelt pénztárak kódjainak alkotórésze (kezdete). Értéke 100 és 999 közé eshet. FIGYELEM! A kód későbbi megadása/megváltoztatására a felületen nincs lehetőség!. 1
3. Intézmény neve: Kitöltése kötelező. 4. Irányítószám: Kitöltése kötelező. 5. Település: Kitöltése kötelező. Formátuma: nagy betűvel kezdődik, a többi betű kicsi. 6. Közetület neve: Kitöltése kötelező. Kérjük, hogy ne tartalmazza a közterület jellegét (utca, tér, stb.), mert azt a következő mezőben kell megadni. 7. Közterület jellege: Kitöltése kötelező. A táblázatban felajánlott értékkészletből kell választani, ami megegyezik a hivatalos jegyzékkel. 8. Házszám: Kitöltése kötelező. Az intézmény címének fennmaradó pontosítása. 9. Igazgató: Kitöltése nem kötelező. Bizonyos dokumentumokon (például: hátralék értesítő) fog szerepelni az itt megadott név. 10. Gazdasági vezető: Kitöltése nem kötelező. Bizonyos dokumentumokon (például: hátralék értesítő) fog szerepelni az itt megadott név. 11. Telefonszám: Kitöltése nem kötelező. 12. Adószám (kötőjelekkel együtt): Kitöltése nem kötelező, viszont csak az adószámmal rendelkező intézményekre lehet áfa analitikát készíteni. Kérjük, hogy kötőjelekkel együtt rögzítsék, a következő formátumban: xxxxxxxx-y-zz 13. Intézmény fajtája : Kitöltése kötelező. A következő értékek választhatóak legördülő listából: Gazdasági szervezettel nem rendelkező Gazdasági szervezettel rendelkező 14. Kiadási részletezőkód kezdőkarakterek: Kitöltése kötelező, maximum 4 karakter hosszúságú numerikus érték (szám) lehet. A rendszer a részletezőkódok kezelését úgy végzi, hogy az intézményhez az itt megadott karaktersorozattal kezdődő részletezőket rendeli hozzá, ezáltal lehetővé válik a részletezőkódok intézményenkénti elkülönítése, az adott intézmény dolgozói ugyanis csak az általuk kezelt intézmény részletezőkódjaihoz férnek majd hozzá. 15. Bevételi részletezőkód kezdőkarakterek: Kitöltése kötelező, hasonlóan az előző ponthoz. 16. Kontírkód tartomány: Kitöltése nem kötelező, maximum 4 karakter hosszúságú numerikus érték (szám) lehet. A KASZPER képes a kontírozás segítése érdekében előre definiált kontírozási sablonokat alkalmazni. A részletezőkódokhoz hasonlóan ezeket is kódjuk kezdetének segítségével rendelhetjük az intézményhez. 17. UGIRO kód: Kitöltése csak abban az esetben kötelező, ha az intézményben alkalmazzák a csoportos beszedést. A kódot a szolgáltatást biztosító bank adja. 18. Fax szám: Kitöltése nem kötelező 19. E-mail cím: Kitöltése nem kötelező 20. Szektor szám: Kitöltése kötelező. Államigazgatási beállítás, értékei legördülő listából választhatóak, nem szabadon megadandóak. 21. Rövid név: Kitöltése nem kötelező. Az intézmény nevének rövidített formája (általában nem szükséges). 22. Számlatömb: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha az intézmény kimenő számlát szeretne kiállítani a rendszerből. A számlatömb azonosító hossza maximum 15 karakter lehet, számokból és/vagy az angol ABC kis és nagy betűiből állhat. 23. Nyugtatömb: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha az intézmény használ nyugtatömböt. A 2
nyugtatömb azonosító hossza maximum 15 karakter lehet, számokból és/vagy az angol ABC kis és nagy betűiből állhat. 24. Intézmény állapota: Kitöltése kötelező. A következő értékek választhatóak legördülő listából: Aktív intézmény Aktív székhely Aktív telephely 25. Pénztári ellenjegyző: Kitöltése nem kötelező, az itt beállított felhasználó alapértelmezetten kiválasztásra kerül ellenjegyzőként a pénztári utalványrendelet készítésekor. 26. Pénztári utalványozó: Kitöltése nem kötelező, az itt beállított felhasználó alapértelmezetten kiválasztásra kerül utalványozóként a pénztári utalványrendelet készítésekor. 27. Pénztári érvényesítő: Kitöltése nem kötelező, az itt beállított felhasználó alapértelmezetten kiválasztásra kerül érvényesítőként a pénztári utalványrendelet készítésekor. 28. Banki ellenjegyző: Kitöltése nem kötelező, az itt beállított felhasználó alapértelmezetten kiválasztásra kerül ellenjegyzőként a banki utalványrendelet készítésekor. 29. Banki utalványozó: Kitöltése nem kötelező, az itt beállított felhasználó alapértelmezetten kiválasztásra kerül utalványozóként a banki utalványrendelet készítésekor. 30. Banki érvényesítő: Kitöltése nem kötelező, az itt beállított felhasználó alapértelmezetten kiválasztásra kerül érvényesítőként a banki utalványrendelet készítésekor. 31. Kötváll automatikus ellenjegyző: Kitöltése nem kötelező, az itt beállított felhasználó alapértelmezetten kiválasztásra kerül ellenjegyzőként a követelések/kötelezettségvállalások készítésekor. 32. Utalványrendelet formátuma: Kitöltése kötelező. Az utalványrendelet sablon formátuma. A következő értékek választhatóak legördülő listából: Hivatali Intézményi 33. Kötelezettségvállalás minta: Kitöltése kötelező. A következő értékek választhatóak legördülő listából: Szerződés előlap Szerződés előlap (aláírás) 34. Könyvelés ellenőrzése előirányzathoz: Kitöltése kötelező. A következő értékek választhatóak legördülő listából: Igen - a kötelezettségvállalás felvitelekor a könyvelt előirányzathoz történő ellenőrzés csak rovatra történik meg Igen, részletezőkódonként is - a kötelezettségvállalás felvitelekor a könyvelt előirányzathoz történő ellenőrzés rovatra történik, részletezőkódonkénti bontásban 35. AHT azonosító: Kitöltése nem kötelező, az NGM által kiadott államháztartási azonosító. 36. Floppy azonosító: Kitöltése nem kötelező. Abban az esetben kell kitölteni, ha az intézménynek a MÁK vezeti a bankszámláját, kezeli az utalásait. "int_hierarchia" munkalap: Az előző munkalapon megadott intézmények alá-fölé rendeltségi viszonyainak megadására szolgál. 3
Két oszlopot tartalmaz, mindkettő kitöltése kötelező: 1. Felettes Intézmény PIR (előző lapon megadott érték): Kitöltése kötelező. 2. Felettes intézmény alá tartozó intézmény PIR (előző lapon megadott érték): Kitöltése kötelező. A mezőkbe az előző munkalapon megadott PIR kódokat (törzsszámokat) használjuk. Az első oszlopban szereplő intézmény a kapcsolatban a második oszlopban található felettese lesz. Amennyiben egy intézmény a hierarchia csúcsán áll, akkor kell lennie egy olyan sornak, ahol mindkét oszlopban szerepel a PIR száma. Egy intézmény fölé maximum egy intézmény tartozhat, alá viszont korlátozás nélkül bármennyi (természetesen külön sorokban megadva a kapcsolatokat). Az előzőekben felvetett óvodás példát alapul véve a táblázat a következőképpen nézne ki: 123456-00 123456-00 123456-00 123456-01 123456-00 123456-02 123456-00 123456-03 "bankszámlák" munkalap: Itt adjuk meg azokat a bankszámlaszámokat, amelyeket az egyes intézmények használhatnak. Három oszlopot tartalmaz, mindhárom kitöltése kötelező: 1. Intézmény PIR: Kitöltése kötelező, értéke az int_alapadatok fülön megadott PIR szám. 2. Bankszámlaszám (kötőjelekkel együtt): Kitöltése kötelező. Kérjük a kötőjelekkel együtt megadni, a számlaszám formátuma: XXXXXXXX-XXXXXXXX-XXXXXXXX. Ha egy bankszámlaszám utolsó nyolc számjegye csak 0, akkor nem kell őket beírni. Pl. 123456-00 12345678-12345678 Óvodaigazgatóság központi számlaszáma 123456-01 12345678-12345678-10001000 Jegenye Óvoda Felújítási alap 3. Bankszámla megnevezése: Kitöltése kötelező, hossza maximum 80 karakter lehet. "szakfeladatok" munkalap: A szakfeladatok kódjai és megnevezései központilag adottak, így újat felvenni, vagy meglévőt módosítani tilos. Ez a munkalap csak a szakfeladatoknak az intézményekhez való hozzárendelésére használandó. A mezők, balról jobbra haladva: 1. Szakfeladat: Kitöltése kötelező, a szakfeladat 7 jegyű kódját kell megadni. 2. Szakfeladat megnevezése: Kitöltése nem kötelező. 3. Intézmények PIR kódjai, vesszővel elválasztva: Kitöltése kötelező, ide írhatjuk azon 4
intézmény(ek) PIR kódját, (vesszővel elválasztva) amely(ek)ben szeretnénk használni a sorban szereplő szakfeladatot. Természetesen, amelyik kódot egyik intézményben sem szeretnénk használni, ott üresen kell hagyni a harmadik oszlopot. (Amennyiben a későbbiekben, a használat során változtatni kell a hozzárendeléseken: a KASZPER 29-es menüpontban a munkalap valamennyi szakfeladata megtalálható, az intézményi hozzárendelés módosítható lesz). "szerepkörök" munkalap: Itt adjuk meg a felhasználók jogosultságait (szerepköreit), beállítja a főintézményüket, valamint a főintézménytől eltérő intézményekre vonatkozó adatláthatóságot. A feltöltéskor a felhasználóknak már benne kell lenniük a rendszerben! Egy-egy sor egy-egy felhasználót jelent, a munkalap oszlopai balról jobbra haladva: 1. Sorszám: Kitöltése kötelező, csak szám formátumú lehet. Az első adatbeviteli sorban (vagyis a munkalap 2. sorában) értéke legyen 1, és minden sorban növeljük eggyel. 2. Intézmény PIR (felhasználó főintézménye): Kötelező mező, értéke egy az int_alapadatok munkalapon megadott PIR kód lehet. A felhasználónak az itt megadott törzsszámú intézmény lesz a központi intézménye (további intézményeket egy másik oszlopban -a "T" oszlopban- lehet majd hozzárendelni). 3. Dolgozó neve: Kitöltése kötelező. 4. Bejelentkezési név: Kitöltése kötelező. Másképpen : felhasználói név. A megadott névnek a rendszerben egyedinek kell lennie. Értéke tetszőleges, de kérjük, hogy tartsák be konvenciónkat: a bejelentkezési nevet úgy képezzük, hogy a dolgozó neve első és utolsó tagjának ékezet nélküli (angol ABC szerinti) formáját kisbetűssé alakítjuk, majd a szavak közé pontot teszünk. Például: Kiss Péter esetén kiss.peter; Nagyné Kovács Csilla esetén nagyne.csilla Ha a folyamat során több azonos felhasználói név állna elő, akkor egy aláhúzás és rövid utótag különbözteti meg a két felhasználót. Például: kiss.agnes_ovoda és kiss.agnes_tuzolto. Szerepkör/.. kezdetű megnevezéssel itt több oszlop következik, melyek azt határozzák meg, hogy a felhasználó milyen jogkörökkel rendelkezzen. Amennyiben jogosítani szeretnénk az adott szerepkörre, akkor kérjük, hogy a legördülő listából válasszák ki az "1 Igen" éréket. A kiválasztható szerepkörök a következők: 5. Szerepkör/Könyvelő 6. Szerepkör/Pénztáros 7. Szerepkör/Utalványrendeletek 8. Szerepkör/Ellenőrző 9. Szerepkör/Érvényesítő 10. Szerepkör/Bejövő számla: bejövő számlák érkeztetése és módosítása 11. Szerepkör/Kimenő számla: kimenő számlák érkeztetése és módosítása 12. Szerepkör/Bank: banki műveletek (utalás, banki fájl feldolgozás, összevezetés) 13. Szerepkör/Kötelezettségvállalás: kötelezettségvállalások felvétele és módosítása 14. Szerepkör/Analitika: analitikai listák, például vevő-szállító analitika, hátraléklista. 15. Szerepkör/Listázás: mindegyik menücsoporton belül a listázó menüpontokra ad jogosultságot 5
16. Szerepkör/Kaszper Admin: teljes körű kulcsfelhasználói jogosultság, törzsadatok konfigurálása, felhasználói adatláthatóság beállítások, utalványrendelet-, kötelezettségvállalás-, számla- és bizonylat visszamozgatási és törlési lehetőségek. 17. Szerepkör/Egyéb felületek admin: az utalványrendeletek kezelését illetően biztosít plusz jogosultságokat (visszamozgatások, értéknap megadása), valamint a pénztári menüpontokon belül lehetővé teszi a nem legutolsó, nyitott időszak kezelését. 18. Szerepkör/Számviteli felületek admin: a kötelezettségvállalás és számla könyvelési menüpontokon belül biztosít plusz jogosultságokat, pl. visszamozgatás könyvelt állapotból, könyvelt bizonylatok visszamozgatása, törlése 19. Szerepkör/Banki felületek admin: a banki menücsoporton belül biztosít plusz jogosultságokat, pl. beolvasott bankkivonatok tételeinek törlése, banki nap törlése, lezárt banki nap újranyitása 20. Intézmények, PIR kódok vesszővel elválasztva: Kitöltése nem kötelező. Itt kell (vesszővel elválasztva) felsorolni azokat az intézményeket, amelyeket a dolgozó a saját főintézményén kívül jogosult látni. Tehát a már megadott központi (vagy fő) intézményt nem kell megadni. 21. A felhasználó e-mail címe: Kitöltése nem kötelező. "adatláthatóság" munkalap: Két oszlopot tartalmaz, mindkettő kitöltése kötelező. Az előző munkalapon megadott felhasználók egymás közötti adatláthatóságának megadására szolgál. Egy-egy sorának értelmezése: az első oszlopba írt felhasználó a második oszlopba írt felhasználó(k) rendszerbe rögzített adatait, tételeit (számlák, szerződések, stb) jogosult látni. 1. Felhasználó bejelentkezési azonosítója: Kitöltése kötelező. Egy, az előző munkalapon megadott dolgozó felhasználói neve. 2. Felsorolt felhasználók adatait láthatja: Kitöltése kötelező. Azon dolgozók felhasználói neveinek felsorolása vesszővel elválasztva, akinek a munkáit az első oszlopba írt felhasználó jogosult látni. Saját magát minden felhasználónak látnia kell. Például: kiss.zoltan kiss.zoltan,nagy.adam nagy.adam nagy.adam Jelentése: Kiss Zoltán látja Nagy Ádám munkáját, de Nagy Ádám csak a saját munkáját látja. "részletezőkódok" munkalap: A részletezőkódok láthatóságát az intézményi törzsadat beállítások határozzák meg (az int_alapadatok fülön megadott kiadási és bevételi részletezőkód kezdőkarakterek), a következő módon: ha az intézménybe be van állítva egy tartomány (például 101 kiadási), akkor az illető intézmény minden aktív és azzal a tartománnyal kezdődő részletezőkódot "lát" (például: 10122-11). 6
A felhasználó pedig mindazokat a részletezőkódokat tudja használni, amit a hozzá jogosított intézmények az előző mondat alapján látnak. Például: Kis Attila egyetlen jogosított intézménye az Akác Óvoda. Ennek az intézménynek a bevételi részletezőkód tartománya a 15, a kiadási pedig 95. Ekkor Kiss Attila a 15* bevételi és a 95* kiadási részletezőkódokat tudja használni. Ha jogosítunk hozzá még egy intézményt, aminek a 16* a bevételi részletezőkód tartománya, a kiadási pedig 96, akkor Kiss Attila már a 15*, 16* bevételi és 95*, 96* kiadási részletezőkódokat tudja használni. A mezők, balról jobbra haladva: 1. Kód: Kitöltése kötelező. Numerikus karaktereket tartalmazhat, opcionálisan kötőjelekkel elválasztva. Az int_alapadatok fülön megadott kiadási/bevételi részletezőkód kezdőkarakterek mezőben megadott kóddal kezdődik, a további számok tetszőlegesen kialakíthatóak, akár egybeírva a kódtartománnyal, akár kötőjelekkel elválasztva. 2. Megnevezés: Kitöltése kötelező, maximális hossza 100 karakter. 3. Bevétel/Kiadás (B vagy K): Kitöltése kötelező, az intézményhez megadott kódtartománynak megfelelően. A lehetséges értékek legördülő listából választhatóak: B - bevétel K - Kiadás 4. Intézmények PIR kódjai, vesszővel elválasztva: Kitöltése kötelező. Azon intézmények PIR kódjai, amelyek használni fogják ezt a részletezőkódot. "partneradatok" munkalap: A KASZPER modulban partnerként kezelt ügyfelek, cégek, magánszemélyek, dolgozók adatainak feltöltésére szolgál. A mezők, balról jobbra haladva: 1. Név: Kitöltése kötelező. A partner pontos megnevezése. 2. Partner típus: Kitöltése kötelező. A következő értékek választhatóak legördülő listából: cég magánszemély intézmény dolgozó egyéb APEH korrekció 3. Irányítószám: Kitöltése nem kötelező, maximális hossza 8 karakter. 4. Település: Kitöltése kötelező. Formátuma: nagy betűvel kezdődik, a többi betű kicsi. 5. Utca: Kitöltése kötelező. 6. Házszám (és egyéb cím kiegészítések): Kitöltése nem kötelező. 7. Adószám: Kitöltése nem kötelező. 8. Adóazonosító: Kitöltése nem kötelező. 7
9. Bankszámlaszám (ha több, vesszővel elválasztva): Kitöltése nem kötelező, de átutalásos fizetési módú tételek (számlák, szerződések) rögzítésekor csak a bankszámlaszámmal rendelkező partnereket fogja listázni a rendszer. Kitöltése a bankszámlák munkalapnál leírtak szerint történik. Több számlaszámot is fel lehet vinni ugyanazon partnerhez, vesszővel elválasztva. 10. Anyja neve: Kitöltése nem kötelező. 11. Születési ideje (ÉÉÉÉ-HH-NN): Kitöltése nem kötelező. Formátuma: ÉÉÉÉ-HH-NN. 12. Születési hely: Kitöltése nem kötelező. 13. Telefon: Kitöltése nem kötelező. 14. E-mail: Kitöltése nem kötelező. 15. Megjegyzés: Kitöltése nem kötelező. 16. Partner intézménye, ha dolgozó (PIR kód): Kitöltése csak abban az esetben kötelező, ha a "Partner típus" mezőben a "dolgozó" értéket választottuk. Annak a már megadott intézménynek a PIR kódját kell ideírni, ahonnan a dolgozó a fizetését kapja. 17. EVA alany?: Kitöltése nem kötelező. A következő értékek választhatóak legördülő listából: 0 Nem 1 Igen 18. Működési jelleg: Kitöltése kötelező. Értéke, ha nem cég típusú a partner, kötelezően: működik. Cég esetében a következő értékek választhatóak legördülő listából: működik csődeljárás alatt felszámolás alatt jogutód nélkül megszűnt végelszámolás alatt "COFOG" munkalap: A COFOG törzs intézményekhez való hozzárendelésére szolgál. A COFOG kódok és megnevezéseik központilag adottak, így újat felvenni, vagy meglévőt módosítani tilos. Ez a munkalap csak a COFOG számok intézményekhez való hozzárendelésére használandó. A mezők, balról jobbra haladva: 1. COFOG kód: Kötelező mező, értékét a központi törzsből veszi, kérjük, ne módosítsák 2. COFOG kód megnevezése: Kötelező mező, értékét a központi törzsből veszi, kérjük, ne módosítsák 3. Intézmények PIR kódjai, vesszővel elválasztva: azon intézmények, akik használni fogják az adott COFOG kódot. Amelyik kódot egyik intézményben sem szeretnénk használni, ott üresen kell hagyni a harmadik oszlopot. A "NEM_SZERKESZTENDO" munkalap adatait kérjük ne módosítsák, a munkalapot ne töröljék! A "Közterület jellege" és a "Szektorszám" mezők értékeit tartalmazza. 8