1 Házipénztár program Windows verzió Felhasználói leírás A program főbb jellemzői: Több cég pénztárának kezelése egy programon belül Egymást követő évek párhuzamos kezelése Automatikus átkönyvelés (feladás) a főkönyvelés felé Szigorúan egyesével növekvő bevételi és kiadási pénztárbizonylat szám Bizonylat készítésével egy időben kontírozási lehetőség (főkönyvi programmal való kapcsolat beállítása esetén) Bizonylatmásolás (ismételt kiíratási lehetőség) Bizonylatstornírozás Napi (időszaki) zárás Napi (időszaki) pénztárjelentés képernyőre, nyomtatóra Lezárt időszaki pénztárjelentések nyomtatása Alkalmazási jellemzők: A rendszer menüvezérlési rendszerű, maximálisan interaktív. Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows NT, Windows XP operációs rendszer Alkalmazott fejlesztői eszköz: Borland Delphi 6 A program és a felhasználói kézikönyv szerzői-jogvédelem alatt áll. A program egyedi felhasználói kódszám védelemmel van ellátva. A program kezelésének leírása: A program első indításakor meg kell adni a kezdő pénzkészletet. A megfelelő összeg beírása után, az OK billentyűre kell kattintanunk.
2 A program indításakor az alábbi ablak látható: A képernyő felső sorában található a menüsor: A menüsor alatt található az év- és cégválasztó sor: Erre kattintva egyszerűen válthatunk át másik cégre, illetve dolgozhatunk más évben egy programon belül. Külön könyvtárban tárolódnak az egyes cégek és a különböző évek adatai. Az év- és cégválasztó sor alatt található ikonok segítségével, a Windows-ban már előre telepített Számológépet illetve Noteszt (Jegyzettömb) indíthatjuk. A Súgó ikonra kattintva a most olvasott programleírást tudjuk előhívni, és a kilépés gombra kattintva az utolsó állapot elmentésével kiléphetünk a programból. (alternatívaként használhatjuk a program ablakának jobb felső sarkában található X bezárás gombot is) A Notesz és a Számológép a Windows rendszer alapprogramja, csak akkor indítható, ha ezek fel vannak telepítve. A Bizonylatok menü: Pénztárbizonylatok készítése, érvénytelenítése, megtekintése, nyomtatása. 1. Bevételi Pénztárbizonylat: 2. Kiadási Pénztárbizonylat: 3. Bizonylat Érvénytelenítése: 4. Bizonylat Megtekintése: 5. Bizonylat Böngésző:
3 1. Bevételi Pénztárbizonylat: indításakor az alábbi ablak jelenik meg: A program az Által (megbízásból) fizetett mezőre lép, ide a befizető neve írható. Az ENTER billentyű megnyomására megajánlja a Pénztár fk. számla számát, az F2 billentyű lenyomásával válogathatunk a már felvett számlaszámok közül. Majd továbbléphetünk a Könyvelési számlaszám mezőre, és az F2 billentyű megnyomásával megjelenő menüből kiválasztható a megfelelő számlaszám. A következő mező az Összeg ahol a bizonylat összegét adjuk meg. A készpénzforgalmi jogcím megadása után, a következő mező a Bizonylatszám, melyet automatikusan megajánl a program. Az Ötös szla mezőt a 6-os 7-es könyvelés esetén kell kitölteni. A Gyűjtőkód mezőbe a könyvelésben használt gyűjtőkódokat adjuk meg, majd az Azonosító mezőbe a befizetett v. kiegyenlített számla számlaszámát. A Teljesítés és a Bizonylat dátumát pontos dátumformátumban kell megadni, a Szöveg mezőbe egyéb megjegyzés írható. A bizonylat kitöltése után, a program megkérdezi, hogy akarunk-e új tételt. Az Igen ikonra kattintva további bizonylatokat tölthetünk ki, a Rögzítés ikonra kattintva elfogadjuk az eddig készített bizonylatot, majd kinyomtathatjuk, illetve másolatot is készíthetünk. A Megtekintés ikonra kattintva megjelenik az elkészítendő bizonylat, nyomtatási formában az addig felvett adatokkal. 2. Kiadási Pénztárbizonylat: megegyezik a bevételi bizonylat készítésének folyamatával. 3. Bizonylat Érvénytelenítése: Az elkészített bizonylatok érvénytelenné nyilvánítása. Nem érvényteleníthetjük a már átkönyvelt bizonylatokat. Sorszám szerint: A megjelenő ablakba megadjuk az érvénytelenítendő bizonylat sorszámát, majd az azt követő ablakban az Érvénytelenítés ikonra kattintunk. Összes bizonylat: Az összes eddig elkészített bizonylatot megjeleníti sorszám alapján, és az érvénytelenítendő megjelölése után a Kiválaszt ikonra, majd a következő ablakban az Érvénytelenítés ikonra kattintunk.
4 4. Bizonylat Megtekintése: A már elkészített bizonylatokat jeleníti meg, nyomtatásos formában. Sorszám szerint: A megjelenő ablakba megadjuk a megtekintendő bizonylat sorszámát, majd az megjelenik nyomtatásos formában. Összes bizonylat: Az összes eddig elkészített bizonylatot megjeleníti sorszám alapján, és a megtekintendő bizonylat megjelölése után a Kiválaszt ikonra kattintva, megjelenik nyomtatásos formában. 5. Bizonylat Böngésző: A már elkészített bizonylatokat tekinthetjük meg, illetve újranyomtathatjuk. Egy megbízó nevére rákattintva, megjelenik a hozzá tartozó összes elkészített bizonylat dátum szerint, majd a megfelelőre kattintva megjelenik a bizonylat nyomtatható formában. Az Időszakok menü: Időszakok zárása, illetve Pénztárjelentés készítése 1. Időszak zárása 2. Időszaki Pénztárjelentés 1. Időszak zárása: a megjelenő ablakba meg kell adnunk a lezárandó dátumintervallumot, majd még rákérdez, hogy valóban zárni akarjuk-e az időszakot. A lezárás után, az adott időszakra bizonylat már nem vehető fel. 2. Időszaki pénztárjelentés: a megjelenő ablakba meg kell adnunk egy dátumintervallumot, majd az Elkészítés ikonra kattintva elkészül a pénztárjelentés nyomtatható formában. Az időszaki pénztárjelentés lehet napi jelentés is, amennyiben a kezdő, illetve a befejező dátum megegyezik. Ebben az esetben a lista fejlécére "Napi pénztárjelentés" felirat kerül. A jelentésen tételesen kiírásra kerülnek az adott időszak bizonylatai, illetve az érvénytelenített bizonylatok mellé az "érvénytelenítve!" felirat. A lista végén a kezdő pénzkészlet, a bevétel, kiadás forgalom, és a záró pénzkészlet és annak címletezése kerül kiíratásra. A Könyvelés menü: (Csak Főkönyvi kapcsolat esetén aktív) 1. Tételek módosítása 2. Bizonylatok Könyvelése 3. Ismételt Naplózás 1. Tételek módosítása: az átkönyveltetés előtt lehetőség nyílik a rögzített tételek átnézésére, illetve az itt megjelenő ablakban a tételek módosítására. A kék háttérrel jelölt mezők már nem módosíthatók, csak a fehérek.
5 A módosítás ikonra kattintva az alábbi ablak jelenik meg: Az adatok átírása után, a Rögzítés ikonra kattintva módosul a tétel, Kilépés ikonra kattintva maradnak a már korábban felvett adatok. 2. Bizonylatok könyvelése: Az itt megjelenő menü segítségével a bizonylatokat automatikusan átkönyvelhetjük a főkönyvi könyvelésbe. Meg kell adnunk a könyvelési hónap számát, ami tárgyhó, illetve tárgyhót követő hónap lehet, és egy ehhez vonatkozó dátumintervallumot. A befejezéshez Könyvelés ikonra kattintunk. 3. Ismételt naplózás: A lekönyvelt bizonylatok naplózását végezhetjük el, mivel az átkönyvelés során automatikusan nem készül napló. 4. Számlák alapján bizonylatkészítés: Ha a rendszerhez kapcsolódik számlázási program, akkor a program lehetőséget ad az elkészült készpénzes számlákról bevételi pénztárbizonylat készítésére automatikusan. A pénztár főkönyvi számla, a kezdő számlaszám, és a befejező számlaszám megadását várja.
6 A Nyomtatások menü: 1. Lezárt Pénztárjelentések 2. Bizonylat Nyomtatása 3. Bizonylatok listája 1. Lezárt Pénztárjelentések: Az itt megjelenő táblázatban válogathatunk a lezárt időszakok közül, majd a megfelelő időszak kijelölése után, az Elkészítés ikonra kattintunk. A következő ablakban a pénzcímletek adhatjuk meg, majd ismét az Elkészítés ikonra kattintunk és megjelenik a kívánt pénztárjelentés azonnal nyomtatható formában. 2. Bizonylat Nyomtatása: A már elkészített bizonylatokat nyomtathatjuk. Sorszám szerint: az itt megjelenő ablakban megadjuk a nyomtatandó bizonylat sorszámát, majd a Nyomtatás ikonra kattintunk. Összes bizonylat: táblázatban jelennek meg az eddig elkészített bizonylatok, majd a megfelelő kijelölése után, a Nyomtatás ikonra kell kattintanunk. 3. Bizonylatok listája: Az itt megjelenő ablakban listát készíthetünk több kritérium alapján. Meg kell adnunk egy dátum, illetve számla szám intervallumot, és megadjuk a bizonylat típusát is. A Rendben ikonra kattintva elkészül a lista, azonnal nyomtatható formában. Az Egyebek menü: 1. Pénztárak felvitele 2. Gazdálkodó Egység Adatai 3. Devizatörzs 4. Kilépés 5. Átszámozás 1. Pénztárak felvitele: Az itt megjelenő táblázatban több pénztárt vehetünk fel. 2. Gazdálkodó Egység Adatai: A program jogos felhasználójának adatait tartalmazza a felhasználói kóddal együtt. A Könyvelési kapcsolat rádiógomb kijelölése esetén, használható az Entersys könyvelési programmal együtt. 3. Devizatörzs: Pénznemek felvételére és törlésére van lehetőség. 4. Kilépés: A program bezárása. Alternatívaként a kilépéshez kattinthatunk a cégés év választó sor alatt található Kilépés ikonra, vagy a program jobb felső sarkában található X (Bezárás) gombra.
7 Mentés és visszatöltés funkció: (Csak BDE-s programverzió esetén) A menüpont indításakor az alábbi ablak jelenik meg: Mentés készítése: Helyezzünk be a floppy meghajtóba egy 1,44 -os floppylemezt. Az itt látható menüsoron a lefelé mutató nyílra kattintva, választhatunk a meghajtók közül (floppyra mentés esetén az a: jelű meghajtó). A kiválasztás után, a lemez tartalmát beolvassa és megjeleníti. A Lemez formázása ikonra kattintva, megjelenik a Windows, formázás menüpontja. A Mentés a lemezre ikonra kattintva elindul az adatok mentése a kiválasztott meghajtóra tömörített formában. Mentés visszatöltése: Helyezzük be az adatokat tartalmazó floppy-t. Az itt látható menüsoron a lefelé mutató nyílra kattintva, választhatjuk ki az a: meghajtót. A lemez tartalma megjelenik, és a Betöltés lemezről ikonra kattintva a tömörített adatot kicsomagolja a célkönyvtárba.