Komplex szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa 2010
Projektvázlat 1. Jegyzői egyeztetés 2. Célok, elvárások A projekt során kialakításra kerülő Kommunikációs szabályzat részeként egy olyan eljárásrend kialakítása, amely segítséget nyújt a civil és a vállalkozói szférával történő kapcsolattartás megszervezéséhez. 3. Feladatok 1.) Egyeztető Fórum eljárási rendjének kidolgozása. ÁROP 2
Tartalomjegyzék Bevezetés 4 PR Közönség-kapcsolat 5 Célcsoport azonosítás 7 Tájékoztatáspolitika 10 Honlap 12 Projekt következő lépései 14
Bevezetés A civil és vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa projekt alcím során felvázoljuk az önkormányzat és a gazdasági, valamint civil szféra szereplői közötti jelenlegi kapcsolatrendszert, valamint bemutatjuk az abban rejlő különböző fejlesztési lehetőségeket. A pontos helyzet- és igényfelméréshez, valamint a végleges Egyeztető Fórum eljárási rendjének kidolgozásához egy összetett kérdőíves felmérést végzünk a civil, valamint a vállalkozási szféra szereplői között. Az Egyeztető Fórum eljárási rendjének kidolgozására a kérdőíves felmérés kiértékelését követően, a jelen dokumentumban szereplő lehetőségeket figyelembe véve, az önkormányzati döntéshozókkal folytatott egyeztetések alkalmával kerül sor. 4
PR Közönség-kapcsolat A helyi önkormányzat működésének elsődleges célja a lakosság életminőségének és ezáltal az elégedettségének növelése, valamint a település versenyképessé tétele. A polgárközeli önkormányzás, a szolgáltató típusú önkormányzati modell megköveteli, hogy a helyi közösség aktívan részt vegyen saját környezetének alakításában, befolyásolni tudja a helyi társadalomra is kihatással lévő folyamatokat. A helyi társadalom szervezett keretek között válik kommunikációs és véleményformáló partnerré az önkormányzat számára, amelyben részt vesznek a civil szervezetek és a gazdasági élet szereplői is. Az interaktív kommunikáció megköveteli, hogy ez a hálózat tripartid legyen, azaz a civil és a gazdasági szféra képviselőin kívül jelenjen meg benne a közszféra, azaz önkormányzatok szervei, intézményei. PR tevékenység célja: A közös fejlesztési célok iránti elköteleződés, az együttműködés szükségességének tudatos szintre emelése. 5
PR Közönség-kapcsolat A PR feladata az önkormányzat és a lakosság, valamint a gazdasági szféra szereplői közötti kölcsönös bizalom kiépítése, annak elmélyítése érdekében a nyilvánosság bevonására, megbízható, valós, felhasználható információk rendszeres közlésére, a kommunikációs eszközök minél szélesebb körének alkalmazására törekszik. A civil és vállalkozási szférával kapcsolatos PR témakörök: 1)Célcsoport azonosítás 2)Tájékoztatáspolitika 3)Honlap 6
1. Célcsoport azonosítás A kommunikációs tevékenységek során első lépésként a kommunikálni kívánt üzenet fogadóit szükséges pontosan azonosítani, ugyanis a különböző célcsoportok számára az üzenetet megfelelően személyre szabottan kell megfogalmazni. Minél jobb és pontosabb a célcsoport szegmentálása, annál hatékonyabban lehet kommunikálni. Figyelembe kell venni azonban azt a tényt is, hogy minden egyes új üzenetnek, információnak más-más közösséghez kell eljutnia, vagyis a célcsoportok sohasem általánosan adottak, hanem a mindenkori helyzetből következnek, illetve, hogy egy személy, vagy szervezet minden esetben több csoportba is beletartozik, tehát minél több célcsoportot megszólítunk különböző eszközök segítségével, annál valószínűbb, hogy a célszemélyekhez eljuttatjuk az üzenetünket. Célcsoport behatárolás: Célcsoport alatt az emberek, illetve szervezetek azon csoportját értjük, akik a)hasonló problémákkal/témákkal szembesülnek, b)felismerik, hogy ezek valós problémák, fontos témák, c)és arra szerveződnek, hogy ezeket a problémákat megoldják, adott témákkal kapcsolatban megfelelő mennyiségű és minőségű információval rendelkezzenek. 7
1. Célcsoport azonosítás A fenti koncepció alapján az alábbi célcsoport típusokat különböztetjük meg: Nem célcsoport: esetükben nincs probléma, vagyis a)-tól c)-ig semmi nem vonatkozik rájuk. Látens célcsoport: a problémát még nem ismerték fel, holott az már adott, ezért az a) pont érvényesül. PR szempontból ideális eset, ha a kommunikációs tevékenységünk akkor aktivizáljuk, amikor már látható, hogy a látens célcsoport aktivizálódni fog. Ebben az esetben adott az a lehetőség, hogy a célcsoport tudatosodási folyamata során saját információinkkal részt vegyünk annak alakításában. Tudatos célcsoport: a problémát azonosították, vagyis a) és b) is érvényesül. Esetükben sürgősen reagálni kell, különben fennáll annak a veszélye, hogy máshonnan szerzik be az információkat, vagyis nincs biztosítva, hogy a szervezet érvei kellően érvényesülnek. Aktív célcsoport: a), b) és c) egyszerre érvényesül. Esetükben a PR lehetőségek már behatároltak, hiszen ez a célcsoport már csak olyan információt fogad be, amelyek saját álláspontját igazolják. 8
1. Célcsoport azonosítás A célcsoportok pontos azonosítása a különböző Egyeztető Fórumok megszervezésénél is kulcsfontosságú feladat, hiszen a település versenyképessége függ a helyi civil és gazdasági szféra gazdasági potenciáljától, valamint attól, hogy az önkormányzat céljait ismerik-e, mennyire tudnak azonosulni velük, és együttműködni a megvalósítás során. Jelenleg Tab Város honlapján a civil szervezetekről nincsen különálló adatbázis, a helyi vállalkozásokról pedig kizárólag a kötelező hatósági nyilvántartás szerepel. Az Egyeztetési Fórum mechanizmusának a kialakításánál elsődleges lépés egy pontos és részletes adatbázis létrehozása a helyi civil és vállalkozói szféra képviselőiről, amelynek egy kivonata az önkormányzat honlapján is elérhető lenne. Az adatbázis segítségével a különböző témájú döntések előkészítésénél az adott témában érintett, illetve szakértelemmel rendelkező szervezetek szűrése egyszerűsödne. Az ilyen módon szűkített célcsoport meghatározással elérhetővé válik az önkormányzati ügyekben való aktív részvétel. Az elektronikus adatbázis további fejlesztésekre is lehetőséget ad, ilyen lehet például: Civil szervezetek adatszolgáltatásának egyszerűsítése; Email címek alapján különböző csoportok létrehozása, és testre szabott hírlevelek küldése; Regisztrációt követően egyes ügytípusok intézésének elektronikus úton történő kezelése; Stb. 9
2. Tájékoztatáspolitika Ideális esetben az önkormányzati képviselő a fő közvetítő csatorna a helyi közösség felé. Azonban a képviseleti demokrácia szellemében a települési döntéshozóknak nem csak adni, hanem fogadni is kell az információkat. Erre alkalmas kommunikációs eszköz például az Internet, a képviselői fogadóóra, a lakossági fórum és a közmeghallgatás. A polgárközeli önkormányzás, a szolgáltató típusú önkormányzati modell megköveteli, hogy a helyi közösség aktívan részt vegyen saját környezetének alakításában, befolyásolni tudja a helyi társadalomra is kihatással lévő folyamatokat. Helyzetfelmérés: A képviselők közül csak egynek van állandó fogadóórája; A polgármesternek és a jegyzőnek nincsen külön fogadóórája; A városnak 4 nagy, rendszeresen megrendezésre kerülő rendezvénye van, ahol a helyi közösségnek lehetősége van a város vezetőivel való informális beszélgetésre és véleménynyilvánításra. Jelenleg nincsenek állandó szakmai és egyeztető fórumok, kizárólag alkalmi jelleggel, egyes pályázatokhoz kapcsolódóan szerveznek konferenciákat. A képviselő-testület a Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározottak szerint szervez lakossági fórumokat. A képviselő-testület évente legalább egy közmeghallgatást tart. 10
2. Tájékoztatáspolitika A civil szervezetek és a vállalkozói szféra érdekeltségének és aktivitásának megteremtéséhez elengedhetetlenül fontos az együttműködés összehangolása és koordinálása, a véleménynyilvánítás lehetőségének megteremtése, valamint a folyamatos tájékoztatás a döntést előkészítő szakasztól egészen a megvalósításig. A különböző fórumokon való megjelenést, illetve nyilatkozatokat, az elmondani kívánt információkat érdemes tudatosan tervezni, figyelve az egyéb kommunikációs eszközök üzenet-erősítő hatására. Egy-egy kommunikációs modul, az alaposan megtervezett panelekből és az azokat közvetítő média gondos kiválasztásából áll. Természetesen nem szükséges minden témában ilyen szinten tervezni, mert az mesterkéltté, nehézkessé teheti a napi kommunikációt, de sarkalatos kérdésekben a mai világunkban ez a napi település-politikai munka része. A Kommunikációs szabályzatban meg kell határozni a kommunikációs eszközök, valamint a különböző önkormányzati témák esetén a nyilatkozati jogköröket és a nyilatkozatok módját. 11
3. Honlap Az Internet megkönnyíti és gyorsítja a civil szervezetek, a vállalkozási szféra és a helyi képviselők, döntéshozók közötti információáramlást. Az ilyen modern eszközök igénybevételével megvalósuló kétirányú kommunikációval tovább erősödik a polgárközeli önkormányzás, amely jól felhasználva növelheti a város versenyképességét. A helyi kommunikációs szabályzat kidolgozása során ezért hangsúlyos feladat a világháló kezdeményező szemléletű használata, módszereinek feltérképezése és integrálása az önkormányzat kapcsolattartási rendszerébe. Tab város honlapja elavult, a frissítésekhez külön informatikus segítségét kell igénybe venni. Az önkormányzat döntéshozói célul tűzték ki egy olyan honlap létrehozását, amely könnyen, külön szaktudás nélkül is kezelhető. Így lehetőség nyílna a tartalom folyamatos bővítésére, új alkalmazások bevezetésére is. Az Internet lehetőséget ad kétirányú kommunikációra. Azaz a honlapon mindegyik felhasználó szavazhat, részt vehet mini-kérdőíves véleménykutatásban, illetve a regisztrált felhasználók témát (topic) tudnak kezdeményezni, illetve hozzá tudnak szólni az őket érdeklő kérdésekhez. Érdemes ezt a lehetőséget kiterjeszteni, nem csak a fórumon elérhetővé tenni, hanem például cikkekhez, hírekhez kapcsolódóan is el lehessen mondani a különböző véleményeket. Ezek a kvalitatív (minőségi) információk nem reprezentatívak, mint sok esetben a számszerűsített statisztikák, viszont tartalmuk sokszor bővebb. A honlap, mint kétirányú kommunikációs csatornának a használata azonban megköveteli, regisztráció szükségességét, illetve a moderálási szabályzat kialakítását és annak betartásáért felelős személy kinevezését. 12
3. Honlap A honlap fejlesztésénél meg kell vizsgálni, a honlap/honlap-család (intézmények, körjegyzőség tagjai) fejlesztésének lehetőségeit, a meglévő kommunikációs csatornák bevonásának, illetve akár tematikus - levelezési listák, fórumok kiépítésének lehetőségeit. A civil szervezetekről és a helyi vállalkozásokról készülő adatbázis ezen funkciók bevezetésénél nyújt segítséget. A település honlapja képes segíteni a helyi gazdasági szereplők érvényesülését is. Érdemes figyelembe venni annak a lehetőségét, hogy a honlapon a civil szervezetek ingyenesen, a településen működő vállalkozások (főképp turisztikai szolgáltatók) pedig térítés ellenében megjelenési lehetőséget kapjanak. A település vállalkozásait és egyéb szervezeteit tömörítő adatbázis működtetésének fedezetét a hirdetők által befizetett reklámozási díj jelentheti, de az optimális méret után némi nyereséget is jelenthet az önkormányzatnak, amelyből, legalábbis részben a jelenlegi fejlesztések költségei megtérülnének, illetve a későbbi informatikai infrastruktúra-fejlesztések is fedezhetőek. 13
Projekt következő lépései Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba. Tanulmány véglegesítése, zárójelentés: 2010. december 10.