Komplex szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál

Átírás

1 Komplex szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztése 2010

2 Tartalomjegyzék Bevezetés 3 Intézményi kapcsolatok 4 Civil szervezetek 5 Hálózati kommunikáció 6 Tab portál 7 Tab portál felépítése 8 Tab portálon megjelenők együttműködési lehetősége 13 Projekt következő lépései 14 2

3 Bevezetés A Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztése projekt alcím során bemutatjuk a Tabon működő formális és informális intézményi kapcsolatokat. Célunk egy olyan rendszer jövőbeni megalapozása, amely lehetővé teszi a hálózati eljárásokon alapuló együttműködési, egyeztetési és kommunikációs megoldások kialakítása Tab és a környező települések rendszerébe. Ehhez jó példaként szolgálhat a jelenleg is létező Adatszolgáltatási Együttműködési Megállapodás, illetve a Koppányvölgyi Vidékfejlesztési Közhasznú Egyesület, amely a környékbeli LEADER településeket tömöríti. Tabon a hálózati működés intézményi formáira számos példát találtunk. Ez jó alapot teremthet egy még szorosabb együttműködést preferáló kommunikációs (akár hivatali informatikai) hálózat kialakításához is, amely a települések közötti kommunikáció gördülékenységét szolgálná. Kérdőíves felmérést végzünk a Hivatali alkalmazottak, civil szervezetek és vállalkozók körében, melynek eredményei beépítésre kerülnek anyagunkban. Véleményük e témában nagy jelentőséggel bírnak, hisz a sikeres együttműködés egyik záloga a közös gondolkodás. 3

4 Intézményi kapcsolatok Az intézményi és feladat-ellátási társulások, valamint a többcélú kistérségi társulások mellett Tab számos egyéb szállal kapcsolódik a térségi önkormányzatok hálózatához. Az alábbiakban ezeknek a hálózati kapcsolatoknak a bemutatásával foglalkozunk. Ide sorolhatóak: A LEADER program keretében a Koppányvölgyi Vidékfejlesztési Közhasznú Egyesület Adatszolgáltatási Együttműködési Megállapodás Helyi és térségi civil szervezetek Intézményi infokommunikációs hálózat (elektronikus közmű) A kistérségi megállapodásokon túl egyre nagyobb szerepet kapnak a társadalmi szférához közelebb álló, illetve a helyi lakosok közvetlen bevonásával megvalósuló projektek, térségi együttműködések kivitelezése. A településnek testvérvárosi kapcsolatrendszere három országra terjed ki, így a Hargita megyei Tusnádfürdővel, a németország Dettenhausennel, és a szlovákiai Pereddel és Szimővel. 4

5 Civil szervezetek A civil, vagy pontosabban a nonprofit kifejezést általában egy egész sor szervezetre használjuk, melyek a civil társadalmat alkotják. Általánosságban ezeket a szervezeteket az jellemzi, hogy az anyagi haszonszerzéstől eltérő céllal léteznek. Ugyanakkor konkrétan ez a kifejezés a létezés megannyi indokát, a vállalkozások és tevékenységi formák széles skáláját takarja. A civil szervezetek lehetnek kis nyomásgyakorló csoportok - mint például egyes környezetvédő vagy emberi jogi szervezetek -, oktatásügyi jótékonysági szervezetek, a női menekültek ügyeivel foglalkozók, vagy akár kulturális egyesületek, vallási szervezetek, alapítványok, humanitárius segítséget nyújtó programok is, a listát bőven lehetne még folytatni, egészen a hatalmas nemzetközi szervezetekig, amelyek száz meg száz irodával, több ezer taggal rendelkeznek a világ különböző pontjain. A civil szervezetek szerepe nemcsak az elért sikereik miatt fontosakl amelyek következtében az emberek bizalmat érezhetnek a helyi értékek védelmezői iránt, hanem azért is, mert a civil szervezetek a szó szoros értelmében eszközök, amelyek mindenki számára hozzáférhetőek és felhasználhatók. Ezeket, ahogy számos szervezetet, magánszemélyek irányítják és koordinálják, ugyanakkor hatalmas erőt merítenek a közösség többi tagjának támogatásából, akik önkéntes munkájukat felajánlva segítik a nemes célok megvalósítását. Ez a tény nagy jelentőséget tulajdonít mindazoknak, akik a helyi közélet előmozdítása érdekében maguk is szeretnének valamit tenni. Hogyan tudják befolyásolni a folyamatokat? a) Közvetlen segítség b) Pontos információk gyűjtése c) Kampányolás és lobbizás 5

6 Hálózati kommunikáció Kommunikáció az intézmények és az Önkormányzat között A hálózati kapcsolatok egyik legfontosabb eleme a kommunikáció. Az önkormányzat és az intézmények között a kapcsolattartás és az információcsere leginkább telefonon és en keresztül történik. Az intézményvezetők (Takáts Gyula Integrált Közoktatási Központ, Könyvtár, Művelődési Ház, Gamesz, Egészségügyi Szolgálat vezetői) napi szintű személyes megjelenése a hivatalban biztosítja az Önkormányzat naprakészségét az egyes intézményekkel kapcsolatban, ezen kívül havonta intézményi vezetői értekezletet tartanak, ahol megvitatják az épp aktuális problémákat. Az éves összefoglaló jelentéseket az intézményvezetők a képviselő-testületi munkatervben meghatározott időpontokban adják elő. Elektronikus kommunikáció lehetőségei az Önkormányzatnál A polgármesteri hivatalon belül legtöbbször -en keresztül folyik a kommunikáció. Együttműködési szoftvert az információk hatékony megosztásához és menedzseléséhez (Lotus rendszert), illetve különböző közös adatbázisokat nem használnak a hivatalon belül. A belső portálrendszer kialakítása nem megoldott. Informatikai jellegű problémák esetén a Szervezési Irodán dolgozó informatikust értesítik. 6

7 Tab portál A szervezett és egységes szervezeti és hálózati megoldások érdekében a meglévő illetve a oldalak frissítése, korszerűsítése elodázhatatlan feladat. A település intézményei, szervezetei, vállalkozásai részére bekapcsolódási lehetőséget biztosítva kell felépíteni az új portált, így teremtve nyilvánosságot az érintetteknek. A portálon bemutatkozásra lehetőséggel bírók listája: -választott képviselők, - körjegyzőség, - intézmények, - szerződéses partnerek, - kistérségi társulás, - intézményi társulás, - vállalkozások, - civil szervezetek, - lakosság. 7

8 Tab portál felépítése A portálon megjelenők részére lehetőséget kell biztosítani megfelelő szabályozottság és moderálási elvek között, hogy szabadon tölthessék fel tartalommal a rendelkezésükre álló tárfelületet. A felhasználási felülettel rendelkezőkkel szerződést kell kötni, így elősegítve a folyamatos adatfeltöltést, a megfelelő stilisztikai formát és a hosszú távú együttműködést. A honlap adattartamában különbséget kell tenni a statikus és a dinamikus tartalmak között. Az adott felület kezelője jogosult a tartalmi elemek megtöltésére, azok csoportosítására, módosítására. A lehető legnagyobb mértékben kell biztosítani az önálló véleményalkotási és adatfeltöltési lehetőséget a szerződés alapján szabályozott kikötések figyelembevételével. Az érintettek részére érdemes intranet létrehozása, melynek használatára kezelési útmutatót, betanítási lehetőséget és rendszerfelügyeletet kell biztosítani. Külön ki kell térni az általános használaton kívül az adatfeltöltési, adatmentési, adat megtekintési lehetőségekre. A felhasználók részére hozzáférési/tiltási lehetőséget kell adni. A jogosultak felhasználói névvel és jelszóval juthatnak a kiemelt opciókhoz, így biztosítva az eltérő rendelkezési szereplők hozzáférésének biztosítását. Az új arculati oldal megjelenítésére érdemes már meglévő figyelembevételével kell megalkotni a közösségi portált. oldalak áttanulmányozása és a helyi sajátosságok Ennek tükrében javasoljuk, hogy a magyar mellett német és angol nyelvű tartalom is kerüljön feltöltésre. Így biztosítva annak a lehetősége, hogy a nem magyar anyanyelvűek is megtalálják a számukra fontos információt. Ha nehézségbe ütközik a nyelvi tartalom megjelenítése, meg kell adni a nemzetközi ügyekkel foglalkozók elérhetőségét és a nyelveket 8 beszélők listáját.

9 Statikus tartalmak Minden, a portálon helyet kapó szervezet saját maga alakítja ki a feltöltött tartalmat. A tartalmi elemeket és a listán megtalálható elemeket a feltöltő határoz meg, melyhez példaként egy a Hivatalhoz tartozó tartalmi sort jelenítünk meg. - Demográfiai adatok - Fórum információk -Hírességeink - Információ a letölthető nyomtatványokról - Információ az álláslehetőségekről - Információ az Önkormányzati Rendeletekről - Információk a Bizottságokról - Kisebbségi és részönkormányzatok adatai - Kistérség - Köszöntjük Tab portálján 9

10 Statikus tartalmak - Látnivalók - Menetrend és Időjárás - Országgyűlési képviselő - Polgármester - Polgármesteri hivatal - Polgármesteri köszöntő - Tabi Újság - Tab hírlevél - Tab történelme - Testvérvárosok -Ügyintézés 10

11 Dinamikus tartalmak - Álláslehetőségek - Általános információk - Képviselők adatai - Közérdekű szolgáltatók - Legfrissebb hírek - Legfrissebb pályázatok - Legfrissebb választási információk - Nem Önkormányzati Tulajdonú Intézmények - Önkormányzati Tulajdonú Intézmények - Szálláshelyek - Társadalmi Szervezetek - Ügytípusok listája -Vendéglátóhelyek -Vállalkozások -Fórum 11

12 A tartalmak előállítása és jóváhagyása A portálban a dinamikus tartalmak létrehozása két lépcsőben történik. Első körben a tartalom előállítása történik. Ezt követi a tartalom jóváhagyása. 1. Tartalom előállítása Létrehozás Betárolás (Újbóli szerkesztés esetén: Kitárolás és Betárolás) Benyújtás jóváhagyásra 2. Tartalom publikálása Jóváhagyás Publikálás (rendszer által végrehajtott automatikus lépés) 12

13 Tab portálon megjelenők együttműködési lehetősége A portál működése és annak sikerének egyik záloga, hogy a portálon helyet kapók teljes odaadással végezzék el feladataikat az adattartalmak kialakításakor, feltöltésekor, karbantartásakor. Ennek érdekében lehetséges egy munkacsoport felállítása, amelyben képviseltetve vannak az ágazati szereplők. Így elérhető, hogy meglegyen a szükséges információáramlás és könnyebben meg lehet találni azokat az aktív szereplőket, akik a feladatok elvégzésének motorjának tekinthetők. Fontos, hogy minden oldalról legyen képviselő és a team tagja legyen a rendszer ismeretével rendelkező személy. Látva a múlt tapasztalatait, könnyen elképzelhető, hogy pályázati siker koronázza az Önkormányzati-vállalkozói-civil kezdeményezést. A public-private partnership (PPP) tipikusan az a forma, amely előnyt élvezhet, támogatásra jogosult. A közfeladatoknak a közszféra és a magántőke együttműködésében rejlő lehetőségeket ki kell aknázni, meg kell ragadni. Lehetőség szerint már előre meg kell alakítani azt a szervezeti egységet, amely koordinálja a portál kiépítését és fokozottan figyel az előtte álló lehetőségekre. Hasonlóképpen a Leader közösséget is be lehet vonni ebbe a témába, mivel Tab vonzáskörzetében, annak szerves részeként, a város adta lehetőségekkel élve élik mindennapjaikat. Ha vállalják a fentebb vázolt feladatokból a rájuk eső részt akkor érdemes megvalósítani a Koppány-völgye közösségi portált. Ennek koordinálására a Kistérségi Társulás munkaszervezetét kell felkérni. 13

14 Projekt következő lépései Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztése. Tanulmány véglegesítése, zárójelentés: december