Személyre szabott fejlesztések az Ön számára ELO DMS Desktop 2011 Dokumentumkezelés - Archiválás
Üdvözöljük az ELO új DMS világában! Mindennapi munkája során Microsoft Office alkalmazásokkal dolgozik? Hallott már a dokumentumkezelő rendszerek (DMS) és az elektronikus archiválás előnyeiről? Tudja, hogy a DMS rendszerekkel lerövidítheti a kereséssel töltött időt, rendszerezheti kaotikus fájlrendszerét és átlátható munkafolyamatokat teremthet? Annak ellenére, hogy tisztában van a dokumentumkezelés előnyeivel, nincs ideje új rendszer bevezetésébe fogni és nem akarja oktatássokkal, újabb alkalmazások megtanulásával terhelni az alkalmazottait? Mi teljes mértékben megértjük aggályait. Kérjük, dőljön hátra és engedje meg, hogy bemutassuk, milyen könnyedén tudja alkalmazni az elektronikus dokumentum kezelés előnyeit Microsoft Office alkalmazásaiban, az ELO DMS Desktop 2011 segítségével. Növelje produktivitását a mindennapi munkája során! A megoldás előnyei: Nincs szüksége hosszú távú és költséges projekt elindítására, különálló DMS kliens telepítésére és betanulására. Az ELO DMS Desktop 2011 segítségével továbbra is a megszokott munkakörnyezetében dolgozhat, miközben minden fontos dokumentumkezelő funkció a rendelkezésére áll. Nincs egyszerűbb módja a dokumentumkezelés megismerésének és használatának.
A Microsoft és az ELO Az ELO Digital Office egyike a vezető nemzetközi ECM* gyártóknak. Az üzleti információk teljes életcikluson át való kezelése, irányítása és nyomon követése minden vállalati ágazatban létfontosságú. A DMS és az ECM segítségével növelheti üzleti infrastruktúrájának hatékonyságát, felgyorsíthatja, hatékonyabbá teheti üzleti folyamatait. A Microsoft Office változatlanul a legtöbbet használt irodai eszköz. Az olyan dokumentumok, mint a megrendelések vagy szerződések, Microsoft Wordben íródnak és módosításuk, szerkesztésük is itt történik. Az üzleti levelezések Microsoft Outlook rendszerben történnek. A Microsoft Excel elsősorban az analízisek, számítások és grafikus megjelenítések területén a legtöbbet használt alkalmazás, míg a Microsoft PowerPoint az első számú prezentációs eszköz. Az ELO DMS Desktop 2011 elérhetővé teszi a dokumentumkezelő funkciókat a Microsoft Office teljes világa számára. Középpontban a felhasználó Az ELO fejlesztői csapata rendszeres kapcsolatban van a partnereivel és felhasználóival, így a mindennapi tapasztalatok alapján tudjuk folyamatosan fejleszti szoftvereinket. A DMS rendszer bevezetésének célja, hogy a felhasználó gyorsabban és egyszerűbben tudja elvégezni mindennapi feladatait. Az egyedülálló Microsoft Office integrációval ez maradéktalanul megvalósul. Az Ön igényeihez igazítva A.Net alapú ELO DMS komponensek beépülnek az Office alkalmazásokba, így a felhasználó a szokásos módon tudja megnyitni és elmenteni dokumentumait. A különbség, hogy az így elmentett dokumentumok nem a lokális számítógépre vagy a fájl szerverre kerülnek, hanem a központi védett ELO archívumba. Olyan DMS funkciók állnak rendelkezésre az éppen aktuális Microsoft Office alkalmazásból, mint a dokumentumok kikölcsönzése és visszahelyezése vagy a verziókövetés. A felhasználónak nem kell elhagynia a megszokott munkakörnyezetét, így jobban tud koncentrálni a mindennapi feladataira. * Enterprise Content Management (Vállalati tartalomkezelés) Személyre szabott fejlesztések az Ön számára 3
Microsoft Outlook és ELO intuitív és produktív Mindennapi munkavégzésünk során nagyon sok időt töltünk a Microsoft Outlook alkalmazásban, mivel az e-mailek írása, megválaszolása, időpontok egyeztetése és feladatok kiosztása majdnem mind itt történik. Az ELO beépül a Microsoft Outlook környezetbe, így az ismert és megszokott munkafelületen nyújtja a dokumentumkezeléssel kapcsolatos funkciókat. A felhasználónak nem kell új programot megtanulnia, hogy ki tudja használni a dokumentumkezelés nyújtotta előnyöket és így növelni tudja saját produktivitását. Navigálás és megjelenítés Az ELO Outlook integrációjának segítségével a felhasználó úgy navigál az archívum struktúrában, mintha a Windows Explorerben dolgozna. Mivel az ELO archívum struktúrája a megszokott irattár iratszekrény iratrendező regiszter felépítésen alapszik, a felhasználó azonnal otthonosan érzi magát az archívumban, mely a számára megszokott struktúra szerint van felépítve. Az olyan különböző dokumentum típusok, mint például e-mailek, Office dokumentumok, PDF és kép fájlok közvetlenül a Microsoft Outlookban jelennek meg, így a felhasználónak nem kell elhagynia a megszokott munkafelületét. Míg régebben az összefüggő témájú Office dokumentumok és e-mailek különböző mappában kerültek eltárolásra és így visszakeresésük sok időt vett igénybe, addig az ELO segítségével ezeket a dokumentumokat egy helyen, ügyfél vagy projekt aktákban lehet tárolni. A kereséssel eltöltött idő lecsökken és a felhasználó gyorsabban és egyszerűbben tudja elvégezni feladatait. Információk gyors keresése Az új ELO DMS Desktop 2011 segítségével a Microsoft Outlook alkalmazásból az egész üzleti archívumban keresni lehet. A felhasználó az Outlook felületén egyszerűen megadja a keresendő kulcsszót, melyre az Outlookban, vagy akár a teljes archívumban elindul a keresés.
Az ELO Microsoft Outlook kliens A legjobb DMS technológia is csak akkor segíti a felhasználót, ha kezelése logikus és elsajátításához nincs szükség hosszú betanulási folyamatra. Enterprise Search Az Enterprise Search alapját az ELO szerverbe integrált ELO isearch képezi, így élményé válik a keresés. A keresési eredmények közvetlenül az Outlook kliensben jelennek meg. Az adott dokumentumra kattintva az Outlookon belül is megtekinthetjük dokumentumainkat, legyen szó e-mailről, Office-, PDF- dokumentumról, vagy képi fájlról. Hosszú távú e-mail archiválás Mivel számos üzleti terv, megegyezés, szerződés e-mailen keresztül kerül továbbításra, ezért mára az e-mailek archiválása és hosszú távú megőrzése létfontosságú lett a vállalatok számára. Az ELO DMS Desktop 2011 segítségével a felhasználó egyszerűen és logikusan tudja archiválni e-mailjeit, hozzá tudja rendelni azokat ügyfelekhez vagy projektekhez. Ily módon nem vesznek el az e-mail formátumú üzleti információk sem. Hatékony csapatmunka Az e-mailekkel együtt sokszor küldünk és fogadunk nagyméretű mellékleteket is, ezért gyakran túlterhelődnek az e-mail szerverek, melyek eredetileg nem ekkora a- datmennyiségek továbbítására lettek kifejlesztve. Az ELO DMS Desktop 2011 ezt a problémát is megoldja, mivel az e-mail küldés során nem az egész dokumentumot, hanem csak egy linket továbbít, ami közvetlenül a dokumentum archívum pozíciójára navigálja a felhasználót. Így az e-mail szerveren kisebb adatforgalom keletkezik, mely lehetőséget ad minden más adatátvitelen alapuló folyamat felgyorsítására. Kép: ELO Microsoft Outlook kliens Személyre szabott fejlesztések az Ön számára 5
>> Microsoft Office és ELO tökéletes összhangban A Microsoft Outlook mellett a Microsoft Word, Excel és PowerPoint a leggyakrabban használt alkalmazás a mindennapi üzleti életben. Az ELO DMS Desktop 2011 ezekben a programokban is képes segíteni a felhasználót munkája során. Mondjon búcsút a hosszadalmas keresésnek! Bizonyára Önnel is előfordult, hogy levelet írt egy ügyfélnek és ehhez további informáci-ókra volt szüksége. Az ELO integráció lehetővé teszi, hogy közvetlenül a Microsoft Word alkalmazásból rákeressen és megjelenítsen minden korábbi levelezést, szerződést vagy bármilyen típusú dokumentumot. A létrehozott dokumentumokat a szokott módon tudja elmenteni, ám ilyenkor a fájlok nem az Ön lokális gépén, hanem a központi archívumban kerülnek eltárolásra, ahol mindig elérhetőek, így azokhoz bármikor és bárhol hozzáférhet. DMS funkciók használata közvetlenül a Microsoft Office alkalmazásokból Az olyan elengedhetetlen DMS funkciók, mint a dokumentumok kikölcsönzése és visszahelyezése, a verziókövetés és verzió összehasonlítás közvetlenül a Microsoft Word, Excel, vagy PowerPoint alkalmazásokból is elérhetőek. Nem kell többé szerződések aktuális verziója után kutatni, hiszen Ön megnyitáskor mindig az aktuális dokumentum verziót látja, ám vissza tud nyúlni előző verziókra is, és meg tudja jeleníteni azok változtatásait.
DMS Microsoft Office alkalmazáshoz A DMS funkciók használata a megszokott Microsoft Office környezetben növeli a hatékonyságot. Archívum rendszerezés egyszerűen Levelet kap egy új ügyféltől vagy elindul egy új projekt. Ön közvetlenül a Microsoft Outlook alkalmazásból létre tud hozni új bejegyzést az archívumban, rendszerezheti, átcsoportosíthatja a dokumentumait, s eközben nem kell elhagyja megszokott munkakörnyezetét. A fogd és vidd funkció segítségével egyszerűen rendszerezheti mappa struktúráját, archiválhat, áthelyezhet, másolhat e-maileket, vagy dokumentumokat. Átlátható meta-adatok Az olyan fontos dokumentumokat, mint például számlák -at vagy szerződéseket, gyakran látjuk el meta- adatokkal, így kapcsolva fontos információkat az adott dokumentumhoz. Az ELO DMS Desktop segítségével bármikor megtekinthetjük a szerződésekhez rendelt szerződés számot, szerződési határidőt, a szerződéses összeget, vagy bármilyen információt, mely a feldolgozás során a dokumentumhoz lett csatolva. Kép: ELO Add-In Microsoft Office Word alkalmazáshoz Személyre szabott fejlesztések az Ön számára 7
>> ELO Client for Windows Explorer Die beste ECM-Technologie nutzt dem Anwender nur, wenn er diese ohne großen Trainingsaufwand intuitiv bedienen und anwenden kann. Hozzáférés a fájlszerverhez Manapság számos vállalatnál használnak a dokumentumok tárolására fájl szervert. Ilyenkor a felhasználó egy saját X meghajtón tárolja dokumentumait. Ezt a központi archiválási módot a felhasználók általában saját megítélésük szerint használják, sokszor biztos, ami biztos alapon saját lokális merevlemezükön is tárolnak dokumentum verziókat. Az ELO DMS Desktop 2011 tartalmaz egy ELO Explorer felületet, melynek használata és megjelenése megegyezik a Microsoft Explorer alkalmazással, így első lépést jelenthet a központi archiválás kialakítása felé. A megoldás azért különleges, mert a felhasználó észre sem veszi, hogy az ELO Explorer klienst használja és az elmentett dokumentumai a központi archívumba kerülnek. A felhasználó a megszokott módon az X meghajtóra menti dokumentumait, mappáihoz, elmentett fájljaihoz ugyan- úgy fér hozzá, mint eddig. A vállalat működése szempontjából azonban számos előnnyel jár ez a megoldás. Eltűnik a verzió-káosz A felhasználó mindig az utolsó verziót látja! Míg eddig minden verzió (Ajánlat _X, Ajánlat_XY verzió_1, Ajánlat_3 ügyfél_1 ) külön fájlként jelent meg, az ELO Explorer kliens használatával mindig csak egy aktuális verzió látható. A dokumentum többi verzióját a Verzió történet menüből lehet elérni. Ily módon nem telik el felesleges idő az aktuális verzió keresésével és kikerülhetőek a régebbi verziók használatából adódó hibák és félreértések.
ELO Explorer kliens Szolgáltatások minőségének növelése a hatékonyság optimalizálásával. Csökkentse a kockázatokat A szerződések és árajánlatok olyan fontos üzleti dokumentumok, melyek kezelése különös odafigyelést igényel. Ha a felhasználó nem a legfrissebb verziót használja, vagy olyan verziót módosít, ami már véglegesítve volt, akkor annak a vállalat számára kellemetlen következményei lehetnek. Az integrált jogosultság kezelés, verziókezelés, illetve a verzió történet biztosítja, hogy csak azokat a dokumentumokat lehessen módosítani, amik még nincsenek véglegesítve, emellett követhetővé teszi, hogy ki mikor és mit módosított a különböző dokumentumokban. Amennyiben a módosítások nem kívánatosak, bármikor vissza lehet térni a dokumentum egy régebbi verziójához. Könnyű átállás Egy DMS rendszer sikeressége mindig azon múlik, hogy a felhasználók elfogadják-e a rendszert. Mit sem ér a legmodernebb technológia, ha azt nem fogadják el és nem használják. Az ELO Explorer kliens segítségével vállalata könnyedén be tud lépni a dokumentumkezelés világába, hiszen nem kell az üzleti folyamatokat megváltoztatni vagy a már használt alkalmazásokat lecserélni. A megoldás segítségével minimális ráfordítással teheti átláthatóbbá munkafolyamatait, egyszerűsítheti le és gyorsíthatja fel mindennapi munkáját. Kép: ELO Explorer kliens Személyre szabott fejlesztések az Ön számára 9
ELO isearch: Még mindig csak keres, vagy már talál is? Az új isearch-nek köszönhetően nem jelent többé kihívást az információk felkutatása. A fulltext modulba integrált kereső forradalmasítja a mindennapi munkát. Aki szereti a Google keresést, az imádni fogja az ELO isearch modult. Az ELO DMS Desktop Csomag tartalmazza az ELO isearch Enterprise Search keresési technológiát, mely számos funkciót kínál a mindennapi munka megkönnyítéséhez. Ilyen például az automatikus kiegészítés, a helyesírás javítás, a keresési szavak összekapcsolása vagy a szinonimakeresés, minek segítségével akár hasonló fogalmakra is lehet keresni. Ezen funkciók együttese gyors, megbízható és egyszerű vállalatot átfogó keresést tesz lehetővé, miközben a felhasználónak eddig ismeretlen élményben van része mindennapi munkája során. Egy csomag - számos szolgáltatás Az ELO DMS Desktop 2011 előnyei kézzel foghatóak. A DMS minden modern vállalat egyik alapvető építőköve, segítségével, sokkal gyorsabban megvalósíthatóak a vállalati célok. A Microsoft Office-ba és a Windows Explorer-be integrálódó megoldásnak köszönhetően sosem volt egyszerűbb a DMS rendszerek bevezetése és használata. Lépjen be a DMS világába: ügyfélhaszon áttekintés Olcsó és gyors bevezetés Egyszerű betanulás Magas fokú elfogadottság a felhasználóknál Standard technológia Hatékonyság növelése Lépcsőzetesen is bevezethető
ELO DMS Desktop 2011 Tartomány Funkció Microsoft Outlook Microsoft Office Windows Explorer Mappa Létrehozás p p p Szerkesztés p p p Navigálás p p p Indexelés p p p Jogosultságok megjelenítése és szerkesztése p p p Dokumentumok Archiválás p p p Új dokumentum létrehozása sablonból p p - Mentés másként p p - Áthelyezés p p p Kikölcsönzés / Visszahelyezés p p p Szerkesztett dokumentumok áttekintése p p p Munkapéldány létrehozása p p p Dokumentumok összekapcsolása p - p Referencia létrehozása p p p Jogosultságok megjelenítése és szerkesztése p p p Dokumentumok megjelenítése Word, Excel, PowerPoint p p külső alkalmazással Képi fájlok p külső alkalmazással külső alkalmazással E-mailek p külső alkalmazással külső alkalmazással Integrált nézegető p - - Index információk Megjelenítés p p p Szerkesztés p p p Keresés Fulltext keresés (isearch) p p p Keresés az index mezőkben p p p Személyre szabott fejlesztések az Ön számára 11
ELO DMS Desktop 2011 Dokumentumkezelés - Archiválás ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. A dokumentum vagy részeinek másolása kizárólag az ELO Digital Office GmbH előzetes, írásos engedélyével lehetséges. A műszaki változtatás jogát fenntartjuk. Cikkszám A000-DESKTOP-HU ELO Digital Office GmbH Stuttgart/ Németország www.elo.com info@elo.com ELO Digital Office Kft. Budapest/Magyarország www.elo.com info-hungary@elo.com