FOGALMA A tevékenység eredményeinek, célszerűségének, minőségjegyeinek és feltételeinek megállapítására és értékelésére irányul. Okai: környezeti, szervezeti komplexitás, minőségi követelmények, teljesítmény követelmények, magatartási követelmények, az ügyek időbeni elintézése.
személyzeti feladatok ellenőrzés szervezés utasítás, rendelkezés döntés tervezés vállalaton belüli információk vállalaton kívüli információk 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 felső vezetők közép vezetők alsó vezetők A vezetési feladatok minősítése
REND ÉS A HATALOM ÖSSZEFÜGGÉSEI AZ ELLENŐRZÉSSEL Ellenőrzés mérés. Ellenőrzés = az eltérések megállapítása, okainak feltárása. Ellenőrzés = a vezetési folyamat feed backje. KIZÁRÓLAGOSAN VEZETŐI KOMPETENCIA EMBERI TÉNYEZŐK
Az ellenőrzés általános folyamata Követelmények Végrehajtás Mérés Követelmények módosítása Helyesbítés Jelentés
KÖVETELMÉNYEK KIALAKÍTÁSA Vezetési stílus módszer összefüggései a követelmény kialakításában. Előre meghatározott követelmények teljesítmény, minőség, határidő, Múltbéli teljesítményre épülő követelmények előző időszak eredményei (bázis), objektivitás a körülményekről. Külső követelmények vevő, piac.
AZ ELLENŐRZÉS ALAPELEMEI Mérés Amit meg lehet mérni azt kötelező megmérni. Amit nem lehet mérni azt nem szabad mérni. Hogyan mérhető a menedzser munkája? Eltérések kidolgozása Eredménye: a végrehajtás a tervnek megfelelően menjen végbe vagy a döntést nem lehet végrehajtani. Jelentés beszámoló. Visszacsatolás Következménye: módosítani a végrehajtási folyamatát vagy a követelményeket.
AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSAI Előzetes ellenőrzés v. megelőző Folyamat ellenőrzés korrigálási, beavatkozási lehetőséget jelent. Jellemzők: folyamatosság, rutinszerűség, minőségjavító hatás, kijátszhatóság. Végpont ellenőrzés = hiba-megállapítás
ELLENŐRZÉSI FORMÁK Eseti ellenőrzés nem rendszeres, nem ad átfogó képet a folyamatról. Folyamatba épített ismert kijelölt pontokon, Belső ellenőrzés célja, feladata, szakmai funkciója, résztvevői. Külső ellenőrzés (auditálás) management auditálás Miért külső szakértő auditál? Célok és eredmények.
SZEREPLŐK, FUNKCIÓK, FELADATOK AZ ELLENŐRZÉSBEN Felügyelő bizottság Könyvvizsgáló Belső ellenőr Kontrolling szervezet Ki adja a felhatalmazást? Közgyűlés Közgyűlés Igazgatóság Igazgatóság Irányítottság? Ügyrend keretein belül önirányító Független FB SZMSZ-ben szabályozott módon. Munkaszervezeti vezető, SZMSZ-ben szabályozott módon. Kinek/minek az érdekében tevékenykedik? Cég érdekében Gazdaság szereplőinek érdekében Megbízója (FB és IG) érdekében Cégstratégia és az operatív tevékenység folyamatos figyelése érdekében Mi a fő funkciója? Ügyvezetés ellenőrzése Kimutatások megbízhatóságának és valódiságának ellenőrzése Egyedi feladatok megoldása: -tisztánlátás biztosítása, -külső ellenőr megállapítások megelőzése, Kidolgozott rendszert működtet. Tervátgondolásból terv. Tényadatokból elemzés. Fő feladatok - Igazgatóság ellenőrzése. - Közgyűlés elé kerülő anyagok átvizsgálása. -Jelentés a közgyűlés számára. - Folyamatos áttekintés. - Konzultálás. - Auditálás. - Feladatok megtervezése. - Ellenőrzés lefolytatása. -Jelentéskészítés. - Utóellenőrzés. - Adatbázis a tervezéshez. - Üzleti tervkészítés. - Monitoring működtetése - Átfogó elemzések. - Szakterületi, elemzési igények elősegítése.
ELLENŐRZÉSI TAKTIKÁK ÉS MÓDSZEREK BESZÁMOLTATÁS vezetők ellenőrzése, rendszeres és alkalomszerű. JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉGEK rendszeres vagy kötött feladathoz. ÖNÉRTÉKELÉS ENGEDÉLYEZÉS, ALÁÍRÁS, UTALVÁNYOZÁS aláírás = felelősség vállalás.
ELLENŐRZÉSI TAKTIKÁK ÉS MÓDSZEREK PERMANENSEN MŰKÖDŐ ELLENŐRZÉS KÉSLELTETETT KONDICIONÁL ELLENŐRZÉS szabálytalanság, különleges helyzetben. KÖZVETLEN ELLENŐRZÉS KÖZVETLEN ELLENŐRZÉS rovancs leltár, szemle rutin, mintavétel, kísérlet, próbagyártás, próbavásárlás.