1
2
Beszerzési logisztikai folyamat tervezése 3 1. Igények meghatározása, előrejelzése. 2. Beszerzési piac feltárása. 3. Ajánlatkérés. 4. Ajánlatok értékelése, beszállítók kiválasztása. 5. Áruk megrendelése. 6. Fuvarozók kiválasztása. 7. Áru beszállítása, a szállítás diszponálása. 8. Az áru átvétele, rakodása, betárolása a raktárakba. 9. A beérkezett áruval kapcsolatos számviteli feladatok, számlázás. 10. Alapanyagok készletmenedzsmentje. 11. Beszerzési folyamatot segítő informatikai rendszer és technika megválasztása.
4 Design tervezés Szükséglet meghatározás Termelés tervezés Beszerzés feltételei Alapanyraktár készletszintje Megfelelő beszállító kiválasztása Választás a jóváhagyott beszállítói listáról Igen Ajánlatkérés Nem Új beszállító kiválasztása Ajánlatok értékelés Beszállító kiválasztása Beszállító értékelése Jóvahagyás Nem Nem Jóvahagyás Igen Felvétel a beszállítói listára Igen Megrendelés feladása Beszállítás Áru fogadása Jegyzőkönyv Igen Szállítási sérülés Nem Mennyiségi ellenőrzés Jegyzőkönyv Nem Megfelelő Igen Minőségi ellenőrzés Jegyzőkönyv Nem Megfelelő Igen Teljesítés értékelése Reklamáció Nem Elfogadás Igen Számla ellenőrzés Bevételezés a raktárba Készletgazdálkodás 1. ábra Beszerzési logisztikai folyamat
1. Igények meghatározása Meg kell határozni a beszerzendő alapanyagoknál és alkatrészeknél: fajta, mennyiség, minőség, határidő, árkorlátok, beszállítási gyakorisági ütem, egyéb feltételek. Információ gyűjtés forrása: elfogadott vagy prognosztizált kiszállítási tervek, termelési-, karbantartási programok, raktárkészletek, piackutatási eredmények. Ajánlatkérést kezdeményezők körének meghatározása. 5
6 Ajánlatkéréseknél, megrendeléseknél, beszállítók kiválasztásánál figyelembe veendő további szempontok Anyagcsoportok: termelési használt anyagok: sok fajta termékben fordul elő, keresett termék, készáru raktárból kielégíthető termékeknél kerülnek felhasználásra, megrendelés alapján gyártott termékeknél kerül felhasználásra. üzemeltetéshez, szolgáltatáshoz szükséges anyagok: az anyagok időbeni felhasználási törvényszerűséget mutatnak (pl. szezonális hatások), készáru stacioner felhasználást mutat, meghatározott időszak után változhat az átlagos felhasználás intenzitása, a felhasználás véletlenszerűen változik. Karbantartáshoz szükséges anyagok: tervezett karbantartáshoz szükséges, diagnosztikai vizsgálatok alapján kerül felhasználásra, véletlen meghibásodásoknál válik szükségessé (üzembiztonsági tartalék: ÜBT)
2. Beszerzési piac feltárása: A felmerülő igények forrásainak feltárása Beszállítói kör előzetes szűrése. (Nem érdemes számára az ajánlatkérést kiküldeni, stratégiai beszállító.) Információ gyűjtés forrásai: saját ismeretség, kollegák tudása, adatbázis, katalógusok, vásárlátogatások, prospektusok, WEB oldalak. 7
8 3. Ajánlatkérés Ajánlatkérés időpontjainak meghatározása. Ajánlatkérés kiküldése: kiküldési forma megválasztása (hagyományos levél, fax, E-mail, WEB segítségével, on-line kapcsolat) válaszadási időpont kijelölése, a kiküldés dokumentálása.
4. Ajánlatkérés értékelése, beszállítók kiválasztása: Meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatkérésben kért feltételeket mennyire tartja be. Ajánlatok értékelése a következők szerint: ár, mennyiség, minőség, rendelés átfutási ideje, egyéb szállítási feltételek, a beszállítók általános minősítése alapján. Ajánlat értékelésére megfelelő módszer kidolgozása ill. kiválasztása. 9
10 Beszállítók kiválasztására szolgáló modell elemei A termék ára, a termék minősége, egy periódusban beszerezhető minimális és maximális mennyiség, minimális és maximális beszállítási periódus idő, rendelési átfutási idő, szállítási határidő, mennyiség és minőség megbízhatósága, a beszállítható más fajta termékek száma, azonos termékekből rendelkezésre álló változatok száma, a szállítási távolságok, a felhasználóhoz kötődő hosszú távú kapcsolat, különleges igények teljesítésének lehetőségei.
11 Beszállítók csoportba sorolása Stratégiai beszállítók (kiemelt beszállítók) hosszabb ideje végez jó minőségű beszállítást, általában több fajta árut szállít be, általában meghatározott időszakra keretszerződést kötnek velük, nem zárt kör, ezekből kikerülhetnek beszállítók, ill. bekerülhetnek beszállítók, Rendszeres beszállítók egy meghatározott időszakban egy vagy több terméket folyamatosan szállít be. Eseti beszállítók: esetenként kap bizonyos árukra beszállítást.
12 Egyfajta termék hány beszállítótól kerüljön beszállításra: egy beszállítótól: kedvezőbb ár érhető el a nagyobb mennyiség miatt, kedvezőbbek a szállítási költségek, gyakoribb lehet a beszállítás, hasonló kondíciókkal más beszállító nem áll rendelkezésre, csökkenti az adminisztrációs tevékenységet. több beszállítótól: egy beszállító a kívánt mennyiséget nem tudja szállítani, növeli az ellátás biztonságát, megbízhatóságát, versenyhelyzet teremtődik a beszállítók között, a beszállítók kondíciói között nem nagy az eltérés.
13 A megrendelés lebonyolítási rendszer tervezésének szintjei periódikus igénytovábbítás a tervezés és diszponálás alapján 1. tervezési szint keretmegállapodás a termelési program alapján 2. tervezési szint keretmegbízás 3. tervezési szint 6-12 hónap szerelés elõtt 1-3 hónap szerelés elõtt az igénytervezés szórása 30 % 10 % 2 % online igénytovábbítás a szerelésbõl szállítás felosztása: 0.5-1 héttel a szerelés elõtt szállítási lehívás: 12-24 órával szerelés elõtt SZERELÉS idõ 2. ábra
A termelésütemezéssel integrált több szintű alkatrész illetve szerelvény beszerzés ütemezésének a módszere 14 A vizsgált esetben négy lépcsőben történik a megrendelések tervezése. Feltétel, hogy a rendelési időszakokat valamennyi beszállítónál azonosnak tekintjük. Az egyes rendelési lépcsőkben a megrendelések a következők szerint alakulnak (3. ábra). T 1 1. lépcső 2. lépcső 3. lépcső 4. lépcső T 2 T = r T 3 1 1 T = r T 4 2 2 T = r 3 3 3. ábra: Megrendelések tervezési szintje
Az egyes megrendelési lépcsőknek a beszállító termelési fokozataira való befolyása 15 1. lépcső q 2. lépcső > (1) (1) νk pν k q q > p (2) (2) νkj νk (1) (1) νk pν k Alapanyag beszerzés q > (3) (3)* νk pν k I. gyártási fokozat q > (2) (2) νk pν k q (2) (2) νk pν k II. gyártási fokozat 3. lépcső Készáru raktározás q > (3) (3) νk pν k q (3) (3) νk pν k Kiszállítás 4. lépcső 4. ábra Megrendelési folyamat hatása a beszállítók logisztikai folyamatára
16 5. Fuvarozók kiválasztása Ki végezze a szállítást: Beszállító végzi a szállítmányozást: saját járművel, bérelt járművekkel, vegyesen. Felhasználó végzi a szállítmányozást: saját járművel, bérelt járművekkel, vegyesen. Outsourcingba kerül: szállítás-rakodás kerül kiadásra, szállítmányozás kerül kiadásra.
17 Fuvarozók kiválasztásának szempontjai a felhasználó fuvarozó képessége, kézsége, az áru szállításánál a szállító járművekkel szemben támasztott követelmények, felhasználó rakodóhelyeinek sajátosságai, beszállító távolsága, földrajzi fekvése, beszállító rakodóhelyeinek sajátosságai, azonos rendelési időre vonatkozó anyagmennyiség, szállítási ütemidők, kapcsolódó beszállítások: azonos beszállítóknál, közeli beszállítóknál, szállítási költségek alakulása, fuvar megrendelések átfutási ideje, fuvarozási költségek, megbízhatóság, minőség, kapcsolódó szolgáltatások.
6. Áruk beszállítása, szállítás diszponálása 18 Feladat: beszállítási időpont meghatározása, jármű típus kiválasztása, járműszám meghatározása, kapcsolódó szállítási feladatok meghatározása. Célfüggvény: minimális szállítási költség, járművek maximális kihasználása, terhelés kihasználás maximalizálása, üresjárati úthossz minimalizálása, állásidők csökkentése.
19 7. Az áru átvétele, rakodása, betárolása a raktárba Feladatok: a jármű belépési pontjának az áruátvétel helyének, rakodóhelyének kijelölése, a beléptetés, átvétel ütemezése, a megfelelő rakodó-berendezések kiválasztása, diszponálása, mennyiségi és minőségellenőrzése, bizonylatok áttekintése, a beérkezés regisztrálása, a megfelelő raktár illetve üzemi bemenő tároló kiválasztása (ahol az anyag felhasználásra kerül), belső szállítás megválasztása, ütemezése, betárolás a raktárba, üzemi bemenő tárolóba, a betárolás nyilvántartása, tárolóhely regisztrálása.
20 Rendelési átfutási időt befolyásoló tényezők Az átfutási idő a logisztikai lánc két tetszőleges pontja között értelmezhető. Számításának alapelvei: az átfutási időt egy-egy termékre vonatkoztatjuk, megkülönböztetünk rendelésre ill. anyagáramlásra vonatkozó átfutási időt, rendelési átfutási idő számításánál a párhuzamos eseményeknél a leghosszabbat kell figyelembe venni, anyagáramlási átfutási időnél a párhuzamos események időráfordításait az alkatrész (részegység) értékeinek arányával súlyozva összegezzük, az átfutási idő várható értékét (átlagidőt) és annak a szórását vesszük számításba.
26 Az átfutási idő számítási modellje a közvetlen és közvetett ellátást is figyelembe véve az ábra szerintire egyszerűsíthető le: GK ER GK B SK F B ER ER 6. ábra: Az átfutási idő egyszerűsített számítási modellje A rendelési átfutási idő számításánál azzal az általános esettel számolunk, hogy az alkatrészek függetlenül attól, hogy közvetlen vagy közvetett ellátásra kerül-e sor az előző fokozatnál vagyis közvetett beszállítónál az elosztóraktáraknál kerülnek megrendelésre és onnan közvetlenül kielégíthető az alkatrész igény. A 7. ábra szerint így a rendelési átfutási idő azonos módon számítható közvetlen és közvetett ellátás esetén.
27 t e1 t S1 t W1 t M t WT t STk t ei t Si t wi t et t en t Sn T'' Ak T' Ak T E T Ak 7. ábra: A rendelési átfutási idő számításának modellje Az i. alkatrésznél az átfutási idő komponensei: t ei - a rendelést követő előkészítési idő (alkatrészhez szükséges beszerzés, gyártás és az azt követő előkészítési idő, csomagolás, komissiózás), t Si - szállítási idő, t Wi - várakozási (tárolási) idő. A termékek összeszerelésénél az átfutási idő komponensei: t et - előkészítési idő, t M - szerelési idő, magában foglalja a műveletközi szállítás, tárolás és rakodás idejét is, t WT - várakozási idő, t STk - szállítási idő a k. felhasználóhoz, T E - alkatrész, részegység átfutási ideje, T Ak - termék átfutási ideje.
28 A 7. ábra alapján belátható, hogy a rendelési átfutási időnek a k. felhasználónál egy adott terméknél a következő változatai fordulhatnak elő: a késztermék a szerelőközpontok készáru raktáraiból kerül kiszállításra: T = t + t (19) k ' Ak WT ST a szükséges alkatrészek mindegyike a szerelőközpontok alkatrész raktáraiban rendelkezésre állnak: ' T = t + t + t + t (20) ' Ak et M WT beszállítóktól vagy az elosztóraktárakból kerülnek megrendelésre az alkatrészek: STk TAk = TE + tm + twt + ts Tk (21) ahol ( ) T = Max t + t + t E ei si wi i (22) A rendelési átfutási időt befolyásoló tényezők: beszállítók távolsága a szerelőközpontoktól, beszállítók gyártóberendezésének, termelésprogramozásának rugalmassága, szállítási mód, szállítóeszköz jellemzői, alapanyag beszerzés, csomagolóanyag beszerzés rugalmassága, raktárról való kiszállítás lehetősége, a rendelkezésre álló készletek nagysága, a szerelőközpontok és a felhasználók közötti távolság.
Centralizált és decentralizált beszerzés 21 A centralizált beszerzés előnye: az igények pontosabb nyomonkövetése, a nagyobb beszerzendő mennyiség révén költségcsökkenés érhető el, a beszerzési piacok alaposabb ismerete, nagyobb a beszerzést végrehajtó munkatársak kompetenciája, intenzívebb kapcsolattartást eredményez a beszállítókkal. A centralizált beszerzés hátránya: a kis mennyiségre vonatkozó és gyors teljesítést igénylő megrendeléseket nehezen tudja kezelni, a termeléstől való nagyobb távolsága miatt hosszabbak a kommunikációs utak, azokat a beszállítókat részesíti előnyben, akik hajlandóak a beszerzés által igényelt anyagmennyiség leszállítására.
22 A két beszerzési forma az igények meghatározási módjában is különbözik. A rendelési mennyiség meghatározása során mindig figyelembe kell venni, hogy az igény általában nem adható meg diszkrét értékekkel, hanem a várható érték és a szórás összegeként határozható meg: q = Mij q ij + ϕ σ q Mij a rendelési mennyiség az i. alapanyagból a j. felhasználónál, i q ij a rendelési mennyiség várható értéke az i. alapanyagból a j. felhasználónál, ij (1) ϕ i az i. alapanyag súlyozási tényezője, σ ij az i. alapanyag rendelési mennyiségének szórása a j. felhasználó esetén. Decentralizált beszerzés esetén az i. alapanyagból megrendelendő mennyiség meghatározása során összegezni kell az egyes felhasználók rendelési mennyiségét: p q Mi = q ij j= 1 + ϕ i Látható, hogy decentralizált beszerzés esetén az egyes felhasználóknál jelentkező bizonytalanságok nem kompenzálhatók, hiszen mindenegyes felhasználó önállóan végzi a beszerzést. p j= 1 σ ij (2)
23 Centralizált beszerzés esetén ez az összegzés más formát ölt, hiszen ebben az esetben a beszerzést az egyes felhasználók nem külön-külön végzik, hanem a rendelést központilag adják fel, ebből következik, hogy a rendelési mennyiség meghatározása az alábbi összefüggéssel írható fel: p q Mi = q ij j= 1 + ϕ i Az ismertetett összefüggésekből látható, hogy centralizált beszerzés esetén az egyes felhasználók rendelési mennyiségeinek szórásából adódó bizonytalanság az esetek jelentős részében kiegyenlíthető és ezáltal kisebb készletek érhetők el, míg decentralizált beszerzés esetén ez nem valósítható meg. A következőkben a centralizált és decentralizált raktározás során jelentkező költségeket vizsgáljuk meg. Centralizált raktározás esetén a beszállító a központi raktárba szállítja be az alapanyagot, amit rövid tárolási idő után a termelés ütemének megfelelően szállítanak be a felhasználóhoz. p j= 1 σ 2 ij (3)
24 Beszállító Felhasználó Beszállító Központi raktár Felhasználó Beszállító Felhasználó 5. ábra: Centralizált raktározás Ebben az esetben a felmerülő költségek a következőképpen határozhatók meg: K = K + K + K + K + K (4) V S1 R1 S 2 R2 K V - alapanyag vásárlási költsége, K S1 - szállítási költség a beszállítók és a központi raktár között, K R1 - raktározási költség a központi raktárban, K S 2 - szállítási költség a központi raktár és a felhasználók között, K R2 - raktározási költség a felhasználóknál. Decentralizált esetben a költségek: K = K + K + V K S 3 R3 (5) K S 3 - szállítási költség a beszállítók és a felhasználók között, K R3 - tárolási költség a felhasználóknál.
25 Fajlagos költség függvények: k v k s q l q H k v fajlagos vásárlási költség; k s fajlagos szállítási költség; k v k s t R q c 0 c 0 k v k h s V k H fajlagos hiány 6. ábra