1. Közép és hosszú távú program - intézményeknek: pl. nevelési program 2. Költségvetési tervezés, koncepció elkészítése - az intézmény költségvetési koncepciójának összeállítása (a részben önállóknak is saját koncepciójuk összeállítása) Ellenőrzési nyomvonal T E R V E Z É S Megbeszélés, az, ellátandó feladatok felmérése. Alapul véve az előző évi tervezést és a tényadatokat bevételi és kiadási oldalon egyaránt. együttműködve: - igazgatóhelyettessel, - gazdasági vel Koncepció összeállítása. Jogszabályi és belső előírásokkal való folyamatos egyeztetés Megbeszélés, annak, hogy a konc-ban minden elérhető bevételt és ismert, vmint jogsz-ban előírt kötelezettséget (kiadást) figyelembe vettek-e., együttműködve: - igazgatóhelyettessel, - gazdasági vel Koncepció felügyeleti szervnek történő leadása 2.1. A költségvetési tervezés, koncepció elkészítésének részfeladatai - a tervezet elkészítésére való elméleti, szakmai felkészülés Szakmai konzultáció, értekezleten részvétel való, gazdasági vel Tervezési munkák Központi irányelvek, útmutatók A tervezés elméleti, szakmai dokumentumai meglétének Tervezés során - a ellátandó egyeztetési feladatok az intézmény és a fenntartó között - a tervezés munkafolyamatokra történő lebontása Konzultáció az ellátandó egyeztetési feladatokról A tervezési munkafolyamatok ellátásának várható időszakainak egyeztetése, a munkamegosztás rendjének kialakítása (szóban) Tervezési munkák Tervezési munkák Az egyeztetési feladatok dokumentumainak, feljegyzéseinek Egyeztetés, szóbeli beszámoltatás, valamint az elkészült írott anyagokba történő betekintés Az egyeztetés folyamatának utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok a tervezési feladatok ellátásának menetéről Tervezési feladatok végén Tervezési feladatok végén 1
- a személyi juttatások, munkaadókat terhelő járulékok és a létszám előirányzat tervezése - a dologi jellegű, speciális célú, felújítási és felhalmozási kiadások előirányzatának tervezése A tervezést végző személy személyi juttatások és m. terh. járulékok tervezésére vonatkozó jogszabályi, belső szabályozási (pl. étkezési hozzájárulás) háttérismereteiről való tájékozódás, a szükséges tájékoztatás megadása A tervezést végző személy egyes kiadásnemekre vonatkozó jogszabályi, belső szabályozási, a tervezésénél figyelembe veendő egyéb tényezőkkel (pl.feladatváltozás) kapcsolatos ismereteiről való tájékozódás, a szükséges tájékoztatás megadása, valamint a tervezésnél figyelembe veendő kötelezettségvállalások - saját bevételek tervezése Az ismert és várható bevételi források, konzultáció a folyamatban lévő szerződésekről, intézményvezetési elképzelésekről Személyi juttatások, járulékok és létszám tervezése A terület tervezése A terület tervezése A tervezési folyamatok szakmai nyomonkövetése, az elvégzett munka áttekintésével, irányításával, szükség esetén konzultáció, közre- személyes működés A tervezési folyamatok szakmai nyomonkövetése, az elvégzett munka áttekintésével, irányításával, szükség esetén konzultáció, személyes közreműködés A tervezés folyamán a munkapéldányok, a meglévő szerződésekkel, egyéb dokumentumokkal való összevetése, személyes közreműködés A területekre vonakozóan elkészült tervezet és az azt megalapozó számítások, beszámoltatás az elvégzett feladatokról A területekre vonatkozóan elkészült tervezet és az azt megalapozó számítások, beszámoltatás az elvégzett feladatokról A bevételek tervének elkészítése után a tervezett adatokról konzultáció A terület tervezési feladatinak ellátását követően A terület tervezési feladatinak ellátását követően A saját bevételek tervezése után 2
- intézményfinanszírozás, átvett pénzeszközök tervezése - a bevételi és kiadási előirányzatok egyensúlyának megteremtése az intézményfinanszírozás figyelembe vételével - a koncepció továbbítása a fenntartónak - adatszolgáltatás a rendelet tervezet elkészítéséhez, a rendelet tervezetet megalapozó információk elkészítése (saját intézményre vonatkozóan) - a költségvetési rendelet megtárgyalása, jóváhagyása Az egyes források igénybevételi lehetőségeinek szakmai, az előzetes adatszolgáltatás újra Előzetes konzultáció a bevételi és kiadási előirányzatokról, azok főösszegeiről, az egyezőség megteremtésének lehetőségéről Megbeszélés a fenntartó által kért információk tartalmáról, mélységéről A terület tervezése A részterületek tervezését követően A rendelet tervezet elkészítését követően A tervezési munkapéldányok, egyéb adatszolgáltatások egyeztetése, beszámoltatás, személyes közreműködés Az összesí-tett adatokat tartalmazó tervek elkészítését követően Az információk elkészítése során a dokumentum tervezetek, munkapéldányok, megbeszélés A feladat alatt legalább 1 alkalommal Az információk összeállítása A bevételi tervek teljes dokumentációjának ellenőzése, szükség esetén szóbeli beszámoltatás Az egyensúly megteremtésére vonatkozó levezetések, munkalapok, személyes közreműködés A bevételi és kiadási előirányzatok egyezőségeinek az összesített adatokat tartalmazó dokumentumok, kimutatások Az információk elkészítése során a kész dokumentáció Kt. hat. a végleges, jóváhagyott konc. A terület tervezése után A végleges információ elékészítése után, gazdasági Koncepció elfogadása után - az intézményi elemi költségvetés megállapítása, dokumentációjának elkészítése (munkalapok, saját intézményre) a megadott sarokszámok Az elemi költségvetés tartalmi elemeivel kapcs. szakmai ismeretek felfrissítése, konzultációval a tervezési segédanyagok áttekintésével Elemi int. ktgv. összeállítása Az elemi, int. ktgv. megállapítása során a munkapéldányok elkészítése és Folyamatosan a ktgv. összeállítása alatt Az elkészített elemi int. ktgv. és a jóváhagyott ktgv. rendelet áttekintésével Az elemi ktgv. elkészítését követően, de annak információs rendszerbe való továbbítása 3
Módja, Feladat Határidő Módja, eszköze Feladat Határidő Módja, Feladat Határidő ellátója - a ktgv. dokumentáció megőrzése A kész dokumentációk kezelésére vonatkozó utasítás megadása A dokumentációk elkészítését követően A dokumentációk tárolásának ellen-őrzése, beszámoltatással, a kezelés módjának Alkalomszerűen Ellenőrzési nyomvonal 4
V É G R E H A J T Á S Munkafolyamat, Módja, Feladat Határidő Módja, eszköze Feladat Határid Módja, Feladat Határidő ellátója ő 1. Szabályzatok elkészítése, aktualizálása A gazdasági szervezet felépítését és feladatát az intézmény saját szervezeti és működési szabályzatában kell rögzíteni. Az ügyrend vonatkozásában: a PSZI kötelezően kiterjeszti ügyrendjét a hozzá tartozó részben önálló intézményekre vonatkozóan., melyben meghatározásra kerülnek a részben önálló intézmények által ellátandó feladatok. A pénzügyi-gazdálkodási más egyéb szabályzatainak vonatkozásában: össze kell hangolni a PSZI és a részben önálló intézmények leltározási, selejtezési, bizonylatkezelési szabályait, az eszközök értékelésére vonatkozó elveket, az alkalmazott számviteli szabályokat és elveket. - működést megalapozó szabályzatok elkészítése, aktualizálása - pénzügyi-gazdálkodási terület költségvetési végrehajtási szabályzatainak egyeztetése a PSZI-vel, saját szabályzatok elkészítése, aktualizálása 2. A személyi juttatások és a létszám előirányzat felhasználása Megbeszélés Legalább évente Megbeszélés Legalább évente Tervezet megtekintése, konzultáció A szabályzatok egyeztetése, elkészítése, gazdasági Jogszabály változásoknak megfelelően Jogszabály változásoknak megfelelően Kész szabályzatok megtekintése, ellenőrzés Kész szabályzatok megtekintése, ellenőrzés,, Aktuálisan Aktuálisan - személyi juttatások és a létszám előirányzat felhasználásának nyomonkövetése A feladat ellátásával kapcsolatos vezetői elvárások A költségvetés jóváhagyását követően A nyilvántartások, kimutatások vezetésének, alapdokumentumokkal való egyeztetése Az év folyamán (legalább havonta) A nyilvántartások vezetéséről beszámoltatás Legalább a féléves és az éves beszámolóhoz vagy szükség szerint havonta - változó bérek, intézményi kifizetések A területre vonatkozó jogszabályi és belső szabályozási kérdések Legalább a kapcsolódóan A kifizetések nyomonkövetése, a számítások Az év folyamán (legalább havonta) A nyilvántartások vezetéséről beszámoltatás, a számítások utólagos Legalább a féléves és az éves beszámolóhoz vagy szükség szerint havonta 5
3. A dologi kiadások előirányzatának felhasználása - a dologi kiadások beszerzésével kapcsolatos munkamegosztás i területenként, feladatonként, szakfeladatonként, részlegenként, a megrendelések és felhasználások kezelése 4. Felhalmozási és felújítási kiadások teljesítésével kapcsolatos felelősségi kategóriák - a felhalmozási és felújítási kiadások teljesítésével kapcsolatos felelősségi kategóriák, a pénzügyi teljesítés alakulása A feladatok, szakfeladatok, és az általuk felhasználható dologi kiadások felelősök meghatározása, a megrendelések és a felhasználások rendszerének felállítása A kiadások teljesítésével kapcsolatos döntés előkészítésért (árajánlatok bekérése), a döntésért, valamint a döntés végrehajtásáért felelős személyek meghatározása, a vonatkozó belső szabályok, a feladatok, szakfeladatok, és az általuk felhasználható pénzösszegek Költségvetés jóváhagyását követően, feladatváltozáskor, szükség szerint aktuálisan A feladatellátókkal való megbeszélés. A felállított rendszer és utasítás, a nyilvántartásokba való betekintés és beszámoltatás, a teljesítések alakulásának figyelemmel kísérése a főkönyvi kivonat, a pénzforgalmi információs tábla Költségvetés jóváhagyását követően, szükség szerint aktuálisan A feladatellátókkal való megbeszélés. A döntéselőkészítés, döntés és végrehajtás, a dokumentum tervezetek, a nyilvántartásokba való betekintés és beszámoltatás, a teljesítések alakulásának figyelemmel kísérése a pénzforgalmi információs tábla Az év folyamán Az év folyamán A feladatok, szakfeladatok által felhasznált dologi kiadások, felelősök beszámoltatása a végzett ről A felhasznált felújítási és felhal- mozási kiadások, feladatellátók beszámoltatása a végzett beruházási ről, a dokumentumok Legalább a féléves és az éves beszámolóhoz vagy szükség szerint havonta Legalább a féléves és az éves beszámolóhoz vagy szükség szerint havonta 6
5. A saját bevételek előirányzat teljesítése - a saját bevételek beszedésével kapcsolatos munkamegosztás i területenként, feladatonként, szakfeladatonként, részlegenként, a saját bevételek teljesítésének alakulása A feladatok, szakfeladatok, és az általuk beszedendő bevételek és a beszedéssel kapcsolatos feladatok, a felelősök meghatározása - a térítési díjak beszedése A térítési díjakra, feltételekre vonatkozó szabályok, a térítési díjakkal kapcsolatos lebonyolítási eljárás meghatározása 6. Egyéb bevételek, átvett pénzeszközök előirányzatának teljesítése -egyéb bevételek, átvett pénzeszközök A kapcsolatos jog- (pályázatok!!) előirányzat szabályok, igény- teljesítése érdekében szükséges lési feltételek, intézkedések az egyes pályázatok figyelésével, pályázati elképzelésekkel kapcsolatos elvek, felelősök meghatározása Költségvetés jóváhagyását követően, feladatváltozáskor, szükség szerint aktuálisan Évente, szükség esetén Negyedévente, pályázatok esetén aktuálisan A feladatellátókkal való megbeszélés. A felállított beszedési rendszer és utasítás, a nyilvántartásokba való betekintés és beszámoltatás, a teljesítések alakulásának figyelemmel kísérése a pénzforgalmi információs tábla A felállított rendszer és utasítás a nyilvántartások vezetésén keresztül A bevételek teljesítésének figyelemel kísérése, a pályázatokkal kapcsolatos figyelemmel kísérése Az év folyamán Havi rendszerességgel Az év folyamán A feladatok, szakfeladatok, részlegek által beszedett bevételek, felelősök beszámoltatása a végzett ről Az adatok egyeztetése, szóbeli beszámoltatás, a pályázat tervezetek, jóváhagyása Legalább a féléves és az éves beszámolóhoz vagy szükség szerint havonta A felelősök beszámoltatása, a rendelkezésre álló dokumentumok, a pályázatokhoz kapcsolódóan szükség szerint 7
7. Főkönyvi és analitikus könyvelés - a főkönyvi könyvelés Adatszolgáltatás a PSZI felé a főkönyvi könyvelés napra-készségének biztosításával - a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat, feladások - analitikus könyvelés A központi előírás miatt kötelező, a saját belső információigény kielégítése céljából fontos analitikus nyilvántartások körének, vezetési módjának adott évre vonatkozó meghatározása, az esetleges változásokra figyelemfelhívás. 8. Bizonylati rend és bizonylatkezelés - a bizonylati rend A bizonylati rend adott évi kiemelt területeinek, az esetleges új elemek megtárgyalása,, Az analitikus nyil- az vántartások előírá- adott évi tényleges soknak megfelelő munkák vezetése. megkezdése A párhuzamosan vezetett analitikus nyilvántartások összehangolása a PSZI-vel, folyamatos adatszolgáltatás. Adatszolgáltatás (feladások) a PSZI felé a főkönyvi, gazdasági, gazdasági A főkönyvi adatok, szóbeli beszámoltatás Szóbeli beszámoltatás A pénzforgalmi infók, a teljesítési adatok előirányzatokkal való összehasonlítása, szóbeli beszámoltatás Szóbeli beszámoltatás A beszámolási (havi, negyedéves, féléves, éves) ekhez azok A beszámolási (havi, negyedéves, féléves, éves) ekhez azok könyvelés naprakészségének biztosításával A beszámolási (havi, negyedéves, féléves, éves) ekhez azok A bizonylati rend a betartásának nyo- tényleges monkövetése, a könyvelési feladatok. folyamatokba való betekintés, szóbeli beszámoltatás A beszámolási (havi, negyedéves, féléves, éves) ekhez azok 8
- bizonylatkezelés A bizonylatkezelés fontosabb területeinek, különös tekintettel az új bizonylatkezelési területekre. 9. Pénzkezelési - előleg és ellátmány kezelési Az előleget, ellátmányt felvevő személyének felülvizsgálata, a felelősségi nyilatkozatok meglétének, az összeférhetetlenségi helyzetek feloldása - bankszámla kezelési Az utalandó számlák PSZI felé való továbbítási rendjének meghatározása 11. A leltározási - a leltározásra vonatkozó aktuális szabályok, ill. a belső szabályzat A leltározással kapcsolatos jogszabályi előírások, változások - a leltározási ütemterv elkészítése A leltározási ütemterv elkészítésével kapcsolatos feladatok,, a tényleges könyvelési feladatok. A bizonylatkezelési szabályzat betartásának nyomonkövetése, a folyamatokba való betekintés, szóbeli beszámoltatás Az előleg és ellát- a mány kezelési te- tényleges könyvelési vékenység a vonatkozó feladatok. belső szabályozás szükség szerint Fizetési felszólítások, késedelmes fizetés esetén konzultáció. Az utalások PSZI felé határidőre történő továbbítása (a fizetési határidő figyelembe vételével) A leltározási tevé- kenységre való szükség szerint szakmai felkészülés, felkészítés, az alkalmazandó nyomtatványok Az ütemterv elké- az szítése, szükség ütemterv készítése esetén konzultáció A leltározásra való felkészülés folyamán Gazdaságvezető Az ütemterv elkészítése alatt Szóbeli beszámoltatás A előleg és ellátmány kezelési, szóbeli beszámoltatással Beszámoltatás a bejövő számlák utalási rendjének betartásáról Beszámoltatás felkészülésről a Beszámoltatás az elkészült leltározási ütemtervről A beszámolási (havi, negyedéves, féléves, éves) ekhez azok Évente 1-2 alkalommal Évente 1-2 alkalommal (leltározáskor) (leltározáskor) 9
- a leltározási végrehajtása - a leltározási végrehajtása 11. Selejtezési - a selejtezésre vonatkozó aktuális szabályok, ill. a belső szabályzat - a selejtezési végrehajtása - a selejtezési végrehajtása A leltározási a feladatok átbeszélése A leltározási ütemterv benyújtása a PSZI felé A selejtezéssel kapcsolatos jogszabályi előírások, változások A selejtezési a feladatok átbeszélése Értesítés benyújtása a selejtezésről a PSZI felé,,, a leltározás végrehajtása a leltározás végrehajtása szükség szerint a selejtezés végrehajtása a selejtezés végrehajtása A leltározás végrehajtásának a leltározási dokumentumok A selejtezési re való szakmai felkészülés, felkészítés, az alkalmazandó nyomtatványok A selejtezés végrehajtásának a selejtezési dokumentumok 12. A pénzgazdálkodással kapcsolatos (kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés) - a területre vonatkozó szabályok Valamennyi jogkör A szabályok általá- gyakorlására jogosulttal 1 alkanos érvényesülé- megbeszélés, lommal (év sének figyelemmel a központi és helyi elején) kísérése, szabályozásban szabályok áttekintésmezési lévő értel- problémák, a jogkörök szükség szerinti átruházása, megbízott leltárellenőr és A leltározás végrehajtása alatt 1-2 alkalommal A selejtezésre való felkészülés folyamán A leltározás zárójegyzőkönyvének átvétele, szükség esetén konzultáció A leltározás dokumentumainak átadása a PSZI részére Beszámoltatás felkészülésről a, A selejtezés A végleges selejtezési végrehajtása dokumen- alatt 1-2 tumok átvétele, alkalommal szükség esetén konzultáció A selejtezés dokumentumainak, áta- dása a PSZI részére a szabályok betartásával kapcsolatban (leltározáskor) (leltározáskor) (selejzetéskor) (selejtezéskor) (selejtezéskor) Szükség szerint 10
- a kötelezettségvállalások bonyolítása A köt.váll-ra vonatkozó előírások, a nyilvántartásokra vonatkozó előírások rögzítése, pontosítása 1 alkalommal (év elején) - a kötelezettségvállalások ellenjegyzéstelező Az ellenjegyzés kö- Évente lega- jellegének, lább 1 alka- körülményeinek, lommal (év tartalmának, elején) a felha- talmazott feladatellátók tájékoztatása - a teljesítés szakmai igazolása A teljesítés szakmai igazolása menetének, 1 alka- az igazolás lommal (év szempontjainak, elején valamint módjának meghatározása, közös értelmezés - érvényesítés Az érvényesítés kötelező jellegének, 1 alka- körülményeinek, lommal (év tartalmának, elején) a felha- talmazott feladatellátók tájékoztatása A köt.váll. dokumentumok, egyeztetése más dokumentumokkal. A köt.váll. nyt. adatainak figyelemmel kísérése. (A részben önálló intézmények köt.váll. nyilvántartásukat maguk vezetik) A kötelezettségvállalások ellenjegyzése során az ellenjegyzés tartalmának megfelelő kontroll ellátása 11 Áz jogkörben felhatalmazott személy átruházott (részben önálló intézmény gazdasági je) A teljesítés szakmai igazolása menetébe történő betekintés, beszámoltatás. A teljesítés és a kötelezettségvállalás összehasonlítása Az érvényesítés menetébe történő betekintés, beszámoltatás. Az érvényesítendő dokumentumok és az Feladatellátók érvényesítés alapját képező szak-mai telj. igazolása, valamint a fedezet meglétének, összegszerűségnek és alaki követelmények betartásának Minden kötelezettségvállalás esetén Folyamatosan Folyamatosan. A köt. váll. dokumentumok,. A köt. váll. nyt. adatainak figyelemmel kísérése. a szakmai teljesítés igazolásával kapcsolatban az ellenjegyzési gel kapcsolatosan az érvényesítési gel kapcsolatosan
- utalványozás Az utalványozásra vonatkozó előírások, feladatellátók tájékoztatása - utalványozás ellenjegyzése Az ellenjegyzés kötelező jellegének, körülményeinek, tartalmának, a felhatalmazott feladatellátók tájékoztatása Módja, Feladat Határidő Módja, Feladat Határidő Módja, eszköze Feladat Határidő ellátója Évente legalább 1 alkalommal (év elején) 1 alkalommal (év elején) Az utalványozott dokumentumok, egyeztetése más dokumentumokkal Az utalványok ellenjegyzése során az ellenjegyzés tartalmá-nak megfelelő kontroll ellátása 13. Vagyongazdálkodás (A PSZI nyilvántartása kiterjed a részben önálló intézmények vagyonára is.) - a vagyon nyilvántartása A vagyonnyilvántartásra Évente lega- A vagyonnyilván- vonatkozó lább 1 alkatartásokba való be- szabályok, lommal (év tekintés, az egyezkumentumok elején tetést szolgáló dolommal elkészíttetése - a meglévő vagyon hasznosítása A hasznosítási lehetőségek számbavétele, a vonatkozó szabályok, felelősök meghatározása 14. A féléves beszámolási - a féléves beszámoló elkészítésére A vonatkozó jogszabályok való felkészülés átte- kintése, a kiadott útmutatók - a féléves beszámoló során Konzultáció az adatszolgáltatása PSZI felé, a adatszolgáltatásokról, részben önálló intézményre az ellátandó vonatkozó űrlapok kitöltése, egyeztetési feladatokról egyeztetési feladatok 1 alkalommal (év elején,, A féléves beszámoló A féléves beszámoló munkák A vagyonhasznosításra vonatkozó előírások az egyes hasznosítások során (dokumentumok, beszámoltatás) Megbeszélések, egyeztetés a PSZI és a részben önálló intézmények között Az egyeztetési feladatok dokumentumainak, feljegyzéseinek Gazdaságvezető, átruházott jogkörben felhatalmazottak (részben önálló intézmények) Folyamatosan Minden utalványozás esetén A féléves beszámoló készítése és során A féléves beszámoló készítése során az ellenjegyzési gel kapcsolatosan Legalább negyedévenként!!, vagyonkimutatások Legalább negyedévenként, vagyonhaszno- sítással kapcsolatos bevételek és kiadások A féléves beszámolási során tájékozódás Az adatszolgáltatás és az egyeztetés folyamatának utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok éves beszámolóhoz 2 alkalommal (a 2 alkalommal (a A féléves beszámolási során szükség szerint A féléves beszámolási végén 12
Az éves beszámolási során szükség szerint 15. Az éves beszámolási - az éves beszámoló elkészítésére A vonatkozó jogszabályok való felkészülés átte- kintése, a kiadott útmutatók - az éves beszámoló során Konzultáció az adatszolgáltatása PSZI felé, a adatszolgáltatásokról, részben önálló intézményre az ellátandó vonatkozó űrlapok kitöltése, egyeztetési feladatokról egyeztetési feladatok,, A féléves beszámoló Az éves beszámoló munkák Megbeszélések, egyeztetés a PSZI és a részben önálló intézmények között Az egyeztetési feladatok dokumentumainak, feljegyzéseinek Az éves beszámoló készítése és során A féléves beszámoló készítése során Az éves beszámolási során tájékozódás Az adatszolgáltatás és az egyeztetés folyamatának utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok Az éves beszámolási végén 13