A Veszprém Megyei Levéltár nyilvántartási rendszere Boross István-Márkusné Vörös Hajnalka-Jakab Réka-Nagy Szabolcs

Az adatbázis kezdetei Papíralapú nyilvántartások Levéltárunk új épületbe költözik (2005) Előkészületek a költözésre: raktári topográfia létrehozása Feltételek: Megfelelő infrastruktúra: egységes számítógépes rendszer Áldozatkész informatikusok Fogadókész levéltárosok További modulok kiépítése 2006 után

Raktári topográfia Az első változat (2003 2005) a levéltári anyag költöztetésének megtervezéséhez (MS Access Móder Róbert) A második változat (2006-tól) raktári egység szintű nyilvántartás (MySql Juszt Miklós) a két új épület kapcsolata /Veszprém-Pápa/ A jelenlegi adatbázis a rendszer egyik modulja

Törzskönyvi nyilvántartás Törzskönyvi alapadatok kezelésére alkalmas rendszer törzsszám, törzsegység címe, évkör, terjedelmi adatok Összekapcsolás a raktári topográfiával önellenőrzési pont az adatlapon Referenciák szerkesztése, kezelése Jóváhagyási funkció

Tervezési Statisztikai Segédlet Lyukkártyás kartonlapok 1984 óta Állapot és tervezés Tartalma: Rendezettség Selejtezettség Raktározás Segédletek Szöveges kiegészítő megjegyzések TSS_devecser_1.jpg TSs_devecser_2.jpg TSS-adatbázis (2009)

Szervnyilvántartás Papír alapúak Szervnyilvántartó könyv Szervdossziék-iktatókartonok Gyarapodási napló Letéti napló Elektronikus nyilvántartások MS Access 2008- Jelenlegi közös 2010-

Szervnyilvántartás Szervnyilvántartó könyv

Szervnyilvántartás Szervdossziék-iktatókartonok

Szervnyilvántartás Gyarapodási napló Letéti napló

Szervnyilvántartás A nyilvántartások egybeolvasztásának, illetve elektronizációjának okai Tervezési-feladatkijelölési segédlet lehetősége például: Szervellenőrzési tervek megalkotása során Kintlévőségek felmérése során Szervellenőrzésekre való felkészülés során A jegyzőkönyvekben megállapított határidők teljesítésének ellenőrzése során Statisztikai segédlet például: Központi (például NEFMI) statisztikák Munkabeszámolóknál

Szervnyilvántartás Működése, moduljai Egyedi azonosítón keresztül összekapcsolja a szerveket a többi adatbázis fondjaival. Nem követi szorosan a papír alapú nyilvántartások felépítését, de minden ottani adatmezőnek van itteni megfelelője. Moduljai: Alapja a szervnyilvántartás, az egyes szerveknél rögzített alapadatok Iktatókartonok-iktatási események Szervellenőrzés

Szervnyilvántartás Alkalmazási területek: Határidős dossziék lekérdezés Ellenőrzött-ellenőrzendő szervek, akár típusonként, illetve egyéb szempontok mentén bontva történő lekérdezése Munkatársak gyűjtőterületi tevékenységének lekérdezése Kintlévőség statisztikák (összesen, egy-egy szervnél, egy-egy irattípusnál, stb ) Lejárt határidők lekérdezése Iktatóprogramként használva jegyzékek, elektronikus dokumentumok íróasztal mellől történő elérése

Kutatói nyilvántartó program 1. modul: 2006/2007 Access-alapú adatbázis ( Móder Róbert) kutatók adatainak felvétele látogatójegy generálása iratforgalom nyilvántartása papíralapon topográfiai adatbázis segítségével

Kutatói nyilvántartó program 2. modul: 2007/2008 MySql-alapú adatbázis ( Juszt Miklós) kutatók nyilvántartása, látogatójegy generálása iratforgalom nyilvántartása fondjegyzék- és topográfiai adatbázis segítségével digitális másolatok nyilvántartása könyvtári kérelmek nyilvántartása statisztikák készítése internetes regisztráció minden hálózatba kötött munkaállomásról elérhető felhasználónév és jelszó segítségével (pápai fióklevéltárból is)