Gazdálkodási előírások a KLIK által fenntartott intézmények esetében SZITÁNÉ EGYHÁZI KATALIN Budapest, 2013.11.27. 1
Tartalom A megrendelések és a kifizetés rendje a tankerületekben A tankerület szerepe a pénzügyi menedzsmentben és az elszámolásban 2
Általános rendelkezések A projektek megvalósítása során a KLIK hatályos szabályzataiban (beszerzési, kötelezettségvállalási szabályzat, stb.), továbbá a támogató útmutatóiban foglaltak az irányadók (pl. Partnerségek kézikönyve 2013). A KLIK fejlesztéseinek bonyolításával kapcsolatos eljárás rendjéről szóló 3/2013. (I.18.) KLIKE utasítás 14. -a értelmében a projektkoordinátor a központi szerv fejlesztésekért felelős szervezeti egysége által meghatározott időszakonként és formában beszámol a projekt előrehaladásáról a tankerületnek. 3
Hurrá! Támogatást kaptunk??? Értesítés a pályázat végeredményéről: intézmény tankerület Új/meglévő devizaszámla (tankerületenként 1 db) Új számlanyitás igény: pályázók jelezzenek a tankerület felé Tájékozódás: www.tka.hu Nyertes pályázóink figyelmébe c. aloldal Egyeztetés a pályázatban vállalt tevékenységekről (mobilitások) tankerület+intézmény Szakmai megvalósítók és a tankerületi pénzügyesek állandó konzultációja Költség- és időterv az egyes mobilitásokra Projekt fázisok kialakítása, kvázi Munkaterv (események, résztvevők, költségek, diákcsere, adatok, pénzügyi források, eredmények, kommunikáció, értékelés stb.) Projektindító szeminárium ( jó, ha a tankerület és az intézmény képviselője is jelen van) 4
Számlakezelés A projekt megvalósítása során keletkező számlák, számlát helyettesítő bizonylatok az intézményhez érkeznek be. A számla eredeti példányát annak előoldalán a projektkoordinátor ellátja a megfelelő záradékkal, valamint teljesítésigazolást csatol hozzá. Nettó 100.000 Ft alatt elegendő a számlán igazolni a teljesítést, egyéb esetekben külön teljesítésigazolás csatolása szükséges. A teljesítésigazolás kiállítására, vagy a számla szakmai teljesítésének igazolására a projektvezető és intézmény vezetője együttesen jogosult. A projektvezető gondoskodik a számla eredeti példányának utalványrendelettel együtt a tankerülethez való benyújtásáról. A pénzügyi teljesítés (kifizetés) a devizaszámláról való utalással a tankerületben történik. A számlák eredeti példányai projektenként elkülönítetten a tankerületben kerülnek tárolásra és megőrzésre. 5
Projekttalálkozó Tevékenység Intézmény/Pályázó Tankerület Dokumentum Pályázati cél megvalósítására irányuló tevékenységek (ismerkedés, tervezés, műhelymunka stb.) Partneri szerep Koordinátori szerep Tájékoztatást kap Projekt dokumentumok Nemzetközi mobilitás Projekttalálkozókhoz információs csomag összeállítása pr.koordinátor Program, napirend összeállítása Tanulócsoport esetén:felelős személy, kísérő kijelölése Belső és partneri kommunikáció Pénzügyi megvalósítást segíti ld. költségtípusok szerinti alátámasztó dokumentumok 6
Projekttalálkozó Tevékenységhez kapcsolódó költség Intézményi feladat/hatáskör Tankerületi feladat/hatáskör utazás Igénybejelentés KEF Pénzügyi feladatok megélhetés Felkérés az intézmény és a kísérő tanár között Készpénz felvételt, átutalást intéz Dokumentum Beszállókártya Vonatjegy, buszjegy,üzemanyagelszámolás Kiküldetési rendelvények, menetlevelek Utas lista Bizonylat: projektszám Mobilitásban résztvevők listája Blokk 7
Projekttalálkozó Tevékenységhez kapcsolódó költség Intézményi feladat/hatáskör Tankerületi feladat/hatáskör biztosítás Igénybejelentés Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan Dokumentum Árajánlatkérés Számla külföldi partner felé történő utalás Igénybejelentés Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan Számla 8
Tevékenységhez kapcsolódó költség Személyi költségek (résztvevő, kísérő, felkészítő) Helyi projekttevékenységek Intézményi feladat/hatáskör Tankerületi feladat/hatáskör Dokumentum Felkérés a feladatra Koordinátornak számfejtik Felkérés, Megállapodás Projekttermékek alapanyagai Igénybejelentés Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan Szervezési költségek (telekommunikáció, fénymásolás) Igénybejelentés Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan Árajánlatkérés Számla Árajánlatkérés Számla 9
Helyi projekttevékenységek Tevékenységhez kapcsolódó költség Intézményi feladat/hatáskör Tankerületi feladat/hatáskör reprezentációs költség Igénybejelentés Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan teremköltség Igénybejelentés Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan Dokumentum Bizonylat: forrás, pályázat megnevezése Árajánlatkérés Számla Költség megtakarítás esetén szabadon átcsoportosíthatók Igénybejelentés Számla iktatása: Feljegyzést csatol az adómentes kifizetés jogcímére vonatkozóan Árajánlatkérés Számla 10
Devizaigénylés Tevékenység Intézmény/Pályázó Tankerület Dokumentum Igénybejelentés kitölti, legalább 14-20 nappal a tervezett mobilitás előtt Deviza felvétele tankerületben közreműködik Igénylőlap kitöltésében Deviza átvétel Összeállítja a mobilitás során keletkezett alátámasztó dokumentumokat elbírálja, iktatja, választ küld, lefűzi (előlegigénylés SP-n) bejelenti telefonon a devizaigénylés tényét, dátumát kitölti a Deviza igénylőlapot Igénybejelentés formanyomtatványonemail Igénylőlap formanyomtatvány - 2 eredeti példány Alátámasztó dokumentumok 11
Devizaigénylés Tevékenység Intézmény/Pályázó Tankerület Dokumentum Mobilitás előtti Megélhetési költség Számfejti a pedagógusnak adómentesen Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 9. pont, egyéb feljegyzések: Elszámolva a CIMP pályázati számú támogatásra XX Ft adómentes juttatásként. Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 12
Igénybejelentés KLEBELSBERG INTÉZMÉNYFENNTARTÓ KÖZPONT Győri Tankerület IGÉNYBEJELENTÉS Iktatószám: Iskola szervezeti egység kódja: KIK074 Iskola neve: Igénylő neve: Igénylő elérhetősége: Igénylés tárgyának a megnevezése: Igénylés tárgyának várható költsége: Igénylés tárgyának várható fizetési módja: készpénz/átutalás Igénylés céljának a leírása, a műszaki tartalom meghatározása: Kiadási előirányzat megjelölése: személyi dologi beruházás felújítás Igénybejelentés időpontja: A területért felelős referens javaslata Teljesítési várható napja: támogatom / nem támogatom.. A referens aláírása A beszerzést, versenyt, egyéb engedélyezem / NEM engedélyezem Dátum: Az engedély adására jogosult aláírása: Teljesítést igazoló neve, beosztása: igazgató 13
Bizonylatok TSZ-ben meghatározott nyertes intézmény nevére, címére szóljanak, de: KLIK 1051 Bp., Nádor u. 32. Szervezeti egységkód+ OM az., esetleg intézmény neve Záradékolás: Feljegyzés: milyen forrásból, milyen jellegű kifizetés Külföldi számla: fordítás Intézményi feladat és felelősség Intézményi költség elszámolásakor: költség felmerülése napján érvényes banki középárfolyamon. 14
Igazoló dokumentumok Nemzetközi mobilitás teljesülésének igazolása Kiutazást igazoló dokumentumok hitelesített másolata Repülő/vonat/busz jegy Repülő esetén:beszállókártyák Kiküldetési rendelvény és/vagy menetlevél saját vagy bérelt gépjármű esetén 15
Igazoló dokumentumok Hitelesítés: Eredetivel mindenben megegyező másolat Iskola pecsétje, aláíró személy eredeti aláírása, dátum Fogadóintézmény nyilatkozata Igazolás minden kiutazásról - tartalma: A küldő és fogadó intézmény neve Kiutazás célja Kiutazók száma és neve részletesen (tanárok, diákok, egyéb résztvevők) Kiutazás dátuma (kezdete, vége), Kiutazás hossza 16
Beszerzések lebonyolítása A beszerzések lebonyolítására vonatkozó eljárás típusának meghatározásánál a Kbt., valamint a Pályázati dokumentációk, KLIK belső eljárásrendek, utasítások rendelkezései az irányadók. 2013. június 30-ig a Kbt-ben szabályozott egybeszámítást intézményi szinten kell értelmezni. BVOP- ajánlatkérés megadott termékcsoportok esetén. 17
Könyvelés Tankerületben: Devizaszámlához tartozóan: szervezeti egységkód szerint munkaszámra, egységkódra (főkönyvi kivonatból elkülönítetten látszanak a gazdálkodási adatok) pályázati szerződésszámra elkülönített szakfeladatra Banki kivonat, kifizetések banki visszaigazolásai, a bankszámlakivonatok: tankerület és a projektkoordinátor folyamatos kölcsönös egyeztetése 18
A leggyakrabban felmerült kérdések I. Repülőjegy beszerzése Ha csak pedagógusok utaznak: kötelező az UMF portálon keresztül megrendelni a repülőjegyet és a hozzá kapcsolódó földi szolgáltatásokat. http://utaztatas.kozbeszerzes.gov.hu Ha pedagógusok és diákok közösen utaznak: NEM kell a központosított közbeszerzési rendszert használni! A KLIK beszerzési szabályzata szerint eljárva saját hatáskörben lebonyolítható a beszerzés. 19
A leggyakrabban felmerült kérdések II. Devizaszámla Nincs rá mód, hogy intézményenként, vagy pályázatonként külön devizaszámlákat nyissunk (Nem is oldaná meg azt a problémát, hogy nagy összegű készpénzzel kell a tanárnak külföldre mennie.) Továbbra is tankerületenként egy devizaszámla lesz Amit lehet, mindent itthonról meg kell rendelni és ki kell fizetni 20
A leggyakrabban felmerült kérdések III. Elszámolhatósági kérdések Hogyan lehet elszámolni azokat a költségeket, tételeket, melyekről nincs számla? Kiküldetési rendelvény: napidíj vagy átalánydíj is elszámolható ilyen formában megélhetési költség esetén nem kell csatolni hozzá a blokkokat, bizonylatokat 21
Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 22