Számlafeldolgozás a felhőben Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions 1/30
Tartalom Az automatizált számlafeldolgozás Az invoicehotel.hu technológiai partnerei Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás? Kiknek ajánljuk? Mi szükséges a szolgáltatás elindításához? Miért éri meg? Biztonságos? Igen! Szolgáltatási modellek Összefoglalás 2/30
Számlafeldolgozás automatizálásának főbb mozgatórugói Számlák és kapcsolódó dokumentumok átláthatóságának hiánya A működési költségek csökkentésének szükségessége Jobb készpénz menedzsment A kockázatok csökkentése (kontroll növelése) Nehezen kezelhető papír alapú dokumentum archívumok A határidő előtti fizetési kedvezmények (skontó) kihasználása Forrás: Aberdeen Group 3/30
Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések Kontroll és megfelelőség Teljes átláthatóság Hatékonyság és megtakarítás 4/30
Kontroll és megfelelőség: kihívások Kihívások Képességek Előnyök Kontroll és megfelelőség Jóváhagyási szabályozás következetlen, vagy nincs betartva Nincs naplózott számlatörténet, a kifizetéseknek gyakran nincs megfelelően előkészített dokumentációja a könyvvizsgálatokhoz, nagy a hibázás kockázata Teljes folyamat betartása SOX, IFRS és egyéb elvárások szerint 5/30
Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök Kontroll és megfelelőség Szervezeti hierarchia Felhasználói jogosultságok, egyéni jóváhagyási keretek A számlák teljes életciklusának áttekinthetősége (ki, mikor, mennyi ideig, mit hagyott jóvá...) Rendszer szintű figyelmeztetések (pl. duplikált számlák) Feldolgozást követő elemzési lehetőség, riportok (pl. különböző megrendelési számon érkezett azonos tartalmú számlák, soha le nem szállított áru, stb.) 6/30
Kontroll és megfelelőség: előnyök Kihívások Képességek Előnyök Kontroll és megfelelőség Belső szabályozás betartása Teljes számlatörténet megrendeléstől kifizetésig Többszöri vagy késői kifizetés elkerülése Túlfizetések elkerülése Könnyen auditálható folyamat SOX, IFRS, stb. megfelelés 7/30
Teljes átláthatóság: kihívások Kihívások Képességek Előnyök Teljes átláthatóság Nem átlátható a folyamat Nincs valós idejű cash flow kimutatás Nincs konszolidált adat a teljes költésről 8/30
Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök Teljes átláthatóság Könyvelői ellenőrző felület Riasztások és figyelmeztető kiemelések Státusz figyelés Cash menedzsment Beszállítónkénti költés kimutatások Személyes archívum 9/30
Teljes átláthatóság: előnyök Kihívások Képességek Előnyök Teljes átláthatóság Rövidebb átfutási idő Folyamat fejlesztés Gyorsabb kivétel kezelés Pénzeszközök jobb kihasználása Dinamikus kedvezmény kezelés Összevont költési adatok 10/30
Hatékonyság és megtakarítás: kihívások Kihívások Képességek Előnyök Hatékonyság és megtakarítás Magas költségek Papír alapú számlák Kihasználatlan engedmények Nem értéknövelt feladatok 11/30
Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök Hatékonyság és megtakarítás 100% elektronikus számlakezelés Egyeztetés a megrendelésekhez Egyeztetés a szerződésekhez Előre definiált sablonok Meghatározott munkafolyamatok iphone / ipad / Android lehetőség 12/30
Hatékonyság és megtakarítás: előnyök Kihívások Képességek Előnyök Hatékonyság és megtakarítás 100% elektronikus számlakezelés az első naptól Rövidebb számla kezelési ciklus Skontó kihasználás lehetősége Kevesebb hibalehetőség Alacsonyabb költségek 13/30
Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat e-számla OCR Kézi kontírozás Kézi ellenőrzés Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák, esetleg adatkinyerés OCR technológia segítségével. Kézi kontírozás, amit általában szakember végez. Automatically Számla alaki match és tartalmi invoice ellenőrzése, and PO, or invoice amit and általában contract szakember payment schedule. végez. Számla jóváhagyása (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe 15/30
Inteligens folyamat e-számla ICR Számla Kézi egyeztetés kontírozás Kézi ellenőrzés Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák és adatkinyerés a legmodernebb ICR technológia segítségével. Számla automatikus alaki és tartalmi ellenőrzése, egyeztetés. Ha nincs egyezés, akkor köröztetés, sablonok, kedvencek szerinti kontírozás. Automatikus számla jóváhagyás (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe 16/30
3 utas egyeztetés: megrendelés TIG számla Igénylés Igény jóváhagyás Megrendelés TIG Számla beérkezés ICR Számla egyeztetés Automatikus feladás Számla egyeztetés a jóváhagyott rendeléssel és TIG-gel Könyvelés és kifizetés Számla jóváhagyás Jóváhagyási workflow Számla nem egyezik a megrendeléssel és/vagy TIG-gel (eltérés) 17/30
Visszatérő számlák feldolgozásának automatizálása (energia, bérleti díjak, stb.) Szerződés vagy keret létrehozása Szerződés vagy keret jóváhagyása Számla beérkezés ICR Automatikus feladás Számla egyeztetés Számla egyezik a jóváhagyott szerződéssel vagy kerettel Könyvelés és kifizetés Jóváhagyási workflow Számla nem egyezik a szerződéssel vagy kerettel(kivételek) Számla jóváhagyás 18/30
Egyeztetés előnyei Folyamat - Teljes automatizálás - Részleges automatizálás - Automatikus kontírozás - Automatikus workflow - Kevesebb emberi hibalehetőség - Több idő jut az értéknövelt feladatokra Kontroll - Beszerzési szabályok érvényesítése - Auditálás fenntartása - Sor szintű egyeztetés - 3-utas egyeztetés (PO-TIG- Számla) Megtakarítás - Rutin feladatok automatizálása - PO-TIG-Számla kapcsolat - Kontírozás - Workflow - Korai fizetési (skontó) kedvezmény lehetőségek 19/30
Technológia partnerünk(workflow): BasWare Corporation Történet 1985-ben alapították Független tanácsadó cégek az 1.-2. helyre rangsorolják a P2P automatizálásban és e-számla kezelésben 11 iroda a világon Vállalati adatok Nettó bevétel >107 M EUR 2011-ben 1000+ alkalmazott 30 országban rendelkezik partnerrel >1 M felhasználó 60 országban Nyílt hálózat 1.9 M beszállító >20 M e-számla/po 2011-ben 175 Mrd EUR éves forgalom a hálózaton keresztül >50 e-számla formátum 130+ partner 20/30
Technológia partnerünk (ICR): Top Image Systems Driving content in the right direction 21/30
Mit kínál az invoicehotel.hu? Nemzetközi és magyar legjobb gyakorlatokon alapuló, magas rendelkezésre állású, felhő alapú szolgáltatást biztonságos és bárhonnan elérhető elektronikus számlafeldolgozást gyors és pontos mező szintű adatkiemelést a legkorszerűbb OCR/ICR technológiával tetszőleges formátumú e-számlák fogadását és feldolgozását könnyű elindulást: nem igényel beruházást, sem hónapokig tartó bevezetést, és csak tranzakciós díja van azonnali megtérülést, átlátható folyamatot, egy kattintásra hozzáférhető informciókat 22/30
Kinek ajánljuk? mindenkinek, akinek van szállítói számlája, függetlenül attól, hogy ez papír alapú, vagy e- számla akiknek az alacsony számlamennyiség miatt nem indokolt dedikált rendszert bevezetni, de szeretne költséget megtakarítani és átláthatóságot növelni aki már tudja, hogy erre van szüksége, de nem tud vagy nem akar beruházni licencekbe és hardverbe akik igazodni szeretnének a nemzetközi nagyvállalatoknál alkalmazott legjobb gyakorlat szerinti pénzügyi folyamatokhoz 23/30
Mi szükséges hozzá? a változtatáshoz elengedhetetlen elhatározás felsővezetői döntés és elkötelezettség (kultúraváltás) internet hozzáférés 1 folyamatgazda és 1 informatikus 4 hét közös munka 24/30
Miért éri meg? tranzakció alapú árazásának köszönhetően jól kalkulálható költséget jelent egy számla feldolgozási költsége töredéke a manuális feldolgozás költségének, ezáltal a megtakarítás a bevezetéstől azonnal jelentkezik a szolgáltatás tranzakciós díján felül nincs egyéb költség, nincsenek további licenc díjak, nincsenek egyéb járulékos hardver és üzemeltetési költségek hatékony és átlátható folyamatot teremt, amely néhány hétről pár napra rövidül 25/30
Biztonságos? Igen! a legmagasabb fokozatú adatbiztonságot nyújtó sztenderd technológia alkalmazása SSL (https) titkosítás magas rendelkezésre állású Amazon Web Service, a világ egyik legbiztosabb infrastruktúrája egymástól jól elszeparált válallati (nem személyes!) adatok fizikailag biztonságos helyszín, védett objektum (Prime Rate szolgáltató centrum) 26/30
I. Modell (teljes outsourcing) Szkennelés (DoqSys) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) Számla befogadás (DoqSys) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél) 27/30
II. Modell (részleges outsourcing) Szkennelés (Ügyfél) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) Számla befogadás (Ügyfél) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél) 28/30
Összefoglalás 1. globális technológia, holnap is jelen lesz 2. nemzetközi és magyar legjobb gyakorlat, helyi támogatás 3. jelentős átfutási idő rövidülés, hatékonyság növekedés 4. törvényi megfelelőség, mindenkori átláthatóság 5. valós idejű kötelezettség és ÁFA információk 6. nincs induló beruházás, azonnali költségcsökkenés 7. stabil, biztonságos szolgáltató és szolgáltatás 29/30
Köszönöm a figyelmet! krisztian.mate@doqsys.com www.doqsys.com www.invocehotel.hu www.facebook.com/invoicehotel.hu 30/30