KIRA FORRÁS FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ Forrás Akadémia GriffSoft Informatikai Zrt. 1041 Budapest, Görgey Artúr utca 69-71. Telefon: +36-1/450-2200, +36-62/549-100 Fax: +36-1/239-0056, +36-62/401-417 Web: www.griffsoft.hu
Tartalom 1. KÖZPONTI, NEM KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK... 3 1.1. Jogcím törzs... 3 1.2. Gyűjtő< >számlaszám összerendelések... 4 2. KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK, PARAMÉTEREK... 5 2.1. Gazdálkodó törzs... 5 2.2. Számlatükör paraméterek... 6 2.3. KIRA Forrás kódmegfeleltetés... 7 3. XML FELOLVASÁS... 9 3.1. Ellenőrzés... 9 3.2. XML felolvasás... 10 3.3. Felolvasott adatok megjelenítése... 11 4. FELDOLGOZÁS... 13 4.1. Feldolgozás... 13 4.2. Hibás tételek megjelenítése... 14 4.3. Feldolgozott adatok megjelenítése... 15 5. BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓ NYITÁSA... 16 6. ADATOK BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓBA KÜLDÉSE... 17 7. ELŐZETES FŐKÖNYVI LISTA EGYEZTETÉSE A FINANSZÍROZÁSI ÖSSZESÍTŐHÖZ... 18 8. AKTUALIZÁLÁS FŐKÖNYVI FELADÁS... 21 9. ELŐFORDULÓ HIBÁK MEGDOLDÁSI JAVASLATOK... 22 2
1. KÖZPONTI, NEM KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK 1.1. Jogcím törzs Válasszuk a KIRA >Forrás adatküldés interface.net munkakörön belül a Törzsek / a. Jogcím törzs menüpontot! Feladata: A KIRA rendszer jogcímeit tartalmazza, melyek részt vehetnek a feladásban. 3
1.2. Gyűjtő< >számlaszám összerendelések Válasszuk a KIRA >Forrás adatküldés interface.net munkakörön belül a Törzsek / b. Gyűjtő< >számlaszám összerendelések menüpontot! Feladata: A pénzügyi számvitel szerinti főkönyvi számlaszám hozzárendelése központi egyedi gyűjtőhöz. 4
2. KARBANTARTHATÓ TÖRZSEK, PARAMÉTEREK 2.1. Gazdálkodó törzs Válasszuk a KIRA >Forrás adatküldés interface.net munkakörön belül a Gazdálkodó / a. Gazdálkodó törzs menüpontot! Feladata: A gazdálkodó intézmény azonosítása és központi paraméterezéshez rendelése. A gazdálkodói adatok kitöltése során eldönthetjük, hogy a Személyes adatok felolvasását Igenre vagy Nem-re állítjuk. Igen esetén a személyek személyes adatai (név, adószám, stb.) beolvasásra kerülnek, azaz meg fognak jelenni az illetmény összegek mellett pl. a feldolgozott adatok lekérdezésekor. Nem választásakor a személyek nevei rejtve maradnak. Rögzítés után nyomjuk meg a Mentés gombot. A Nem feladandó jogcímek a paraméterezés során kerülnek kitöltésre. 5
2.2. Számlatükör paraméterek Válasszuk a Gazdálkodó / b. Számlatükör paraméterek menüpontot! Feladata: A pénzügyi és a költségvetési számviteli kontírozás meghatározása. A KIR kategória jogcímeit és a saját jogcímeket az Számlatükör paraméterek megtekintésben látható egyedi gyűjtőkre felelteti meg. A Feladás I/N/F dimenzióval állíthatjuk be, hogy feladásra kerüljenek-e a KIRA számfejtési jogcímek. 6
2.3. KIRA Forrás kódmegfeleltetés Válasszuk a Gazdálkodó / c. KIRA Forrás kódmegfeleltetés menüpontot! Feladata: -Forrás főkönyvi dimenzió meghatározás szabályának leírása, -Dimenzió meghatározás intézményi/központosított szintű kezelése, -Forrás dimenziók megfeleltetéseinek rögzítése intézményi/központosított szinten. A KIRA-Forrrás kódmegfeleltetés ablakban a KIRA kódok Forrás kódoknak történő megfeleltetése történik a fejadatban felsorolt törzsadatok szerint. Pl. ha egy új elszámolási egység jelenik meg a beolvasott XML állományban, amely ebben a menüpontban még nem került megfeleltetésre, akkor itt szükséges a Forráskódnak megfeleltetni. A fejadatban lévő új dimenzió felvitele akkor lehetséges, ha az a forrás törzsadatokban is kialakításra került. Ennek bővítésére a + gomb megnyomásával van lehetőség. A soradatban még nem szereplő KIRA kód felvételére a + gomb megnyomásával van lehetőség. A felrögzített adatok törlése a mínusz gomb megnyomásával történik. Lehetőség van a tételek duplikálására is a ++ gombbal. Ahol beállításra került központi gazdálkodó és a fejadatban szereplő törzsadatban (pl. szakfeladat) a központi gazdálkodó Igenre van állítva, ott csak a központi gazdálkodónak van lehetősége az adatok módosítására, bővítésére, törlésére. Fej adatok bővítése + gomb segítségével 7
Sor/tétel adatok bővítése + gomb segítségével 8
3. XML FELOLVASÁS 3.1. Ellenőrzés A bérszámfejtési XML állomány felolvasása előtt érdemes a KIRA fájlműveletek / e. KIRA XML ellenőrzés menüponttal az állományt leellenőrizni. Kiválasztjuk a Magyar Államkincstártól letöltött XML állományt, majd Open/Megnyitás gomb. Nem hibás állomány esetén a következő üzenetet kapjuk: 9
3.2. XML felolvasás Válasszuk a KIRA fájlműveletek / a. KIRA XML felolvasás menüpontot! Az állomány felolvasása/beolvasása az állomány méretétől függően több percet (2GB-os állomány esetén több órát) vehet igénybe. A beolvasás végeztével az alábbi üzenetet kapjuk: 10
3.3. Felolvasott adatok megjelenítése Válasszuk a KIRA fájlműveletek / c. Felolvasott adatok megjelenítése menüpontot! Feladata: megtekinthetjük az XML állományból felolvasásra került tételeket munkavállalóként (amennyiben a Személyes adatok felolvasása Igen-re lett állítva), jogcímenként, szervezeti egységenként, stb. Hatására az alábbi ablak jelenik meg: 11
Lehetőségünk van a fej és sor adatok oszlop mezőit kibővíteni, az Oszlopok kijelölése kis sárga ikonra kattintva. A jobb oldalon megjelenő mezőket a bal oldali ablakból további mezőkkel egészíthetjük ki a kis kék nyíl segítségével illetve a jobb oldali ablakban a kijelölt elemen nyomva tartva az egér bal gombját változtatható az oszlopok sorrendje. Majd OK. 12
4. FELDOLGOZÁS 4.1. Feldolgozás Válasszuk a Feldolgozás / a. Forrás adatok feldolgozása menüpontot! Feladata: A számlatükör alapján egyedi gyűjtő feltöltése és egyéb főkönyvi dimenziók azonosítása történik figyelembe véve a KIRA-Forrás kódmegfeleltetést. A megjelenő ablak értelemszerű kitöltésével és a Rendben gomb megnyomásával elindítjuk a feldolgozást. Amennyiben a feldolgozás kész, az alábbi üzenetet kapjuk: 13
4.2. Hibás tételek megjelenítése Válasszuk a Feldolgozás / b. Hibás tételek megjelenítése menüpontot! Abban az esetben, ha a fej és sor adatokban hibát látunk: pl. elszámolási egység, vagy számlatükör paraméter hiba, akkor a javítást követően a feldolgozást újra kell indítani. Szerencsés esetben a gazdálkodói törzsszám és számfejtési időszak kitöltése után- az alábbi üres ablakot kapjuk: 14
4.3. Feldolgozott adatok megjelenítése Válasszuk a Feldolgozás / c. Feldolgozott adatok megjelenítése menüpontot! Az alábbi táblázatot kapjuk: 15
5. BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓ NYITÁSA Nyissunk egy IL (illetmény)-kezdetű bérszámfejtési naplót a Főkönyvi modul / Személyi juttatások / Bérszámfejtési adatok / a. Bérszámfejtési napló nyitás menüpontban! 16
6. ADATOK BÉRSZÁMFEJTÉSI NAPLÓBA KÜLDÉSE Térjünk vissza a KIRA Forrás adatküldés interface.net munkakörhöz és válasszuk az Adatküldés / a. Forrás adatküldés menüpontot! Feladata: A feldolgozott bérszámfejtési adatok bérszámfejtési naplóban való megjelenítése, főkönyvi feladás előkészítése. A Rendben gomb megnyomása után az alábbi üzenetet kapjuk: 17
7. ELŐZETES FŐKÖNYVI LISTA EGYEZTETÉSE A FINANSZÍROZÁSI ÖSSZESÍTŐHÖZ Térjünk vissza a Főkönyvi modul / Személyi juttatások / Bérszámfejtési adatokhoz és válasszuk az f. Bérszámfejtési napló Előzetes főkönyvi lista menüpontot! Kis kék nyíllal kiválasztjuk a naplót 18
Az Általános lekérdező felületen a betöltés ikonra kattintunk 19
Kiválasztjuk a lekérdezést, majd OK A kis zászló ikonnal végrehajtjuk a lekérdezést 20
A listát egyeztessük a Finanszírozási Összesítőhöz, illetve egyéb analitikákhoz! 8. AKTUALIZÁLÁS FŐKÖNYVI FELADÁS Ha az adatokat rendben találjuk, végezzük el a főkönyvi feladást a Főkönyvi modul / Személyi juttatások / Bérszámfejtési adatok / d. Bérszámfejtési napló aktualizálása menüpont segítségével! 21
9. ELŐFORDULÓ HIBÁK MEGDOLDÁSI JAVASLATOK XML ellenőrzéskor: o Hibaüzenet: pl. Hiba lépett fel! A name was started with an invalid character o Megoldás: az XML állomány hibás, új állományt kell kérni a Kincstártól. XML felolvasása közben: o Hibaüzenet: pl. A kívánt feladat végrehajtása közben hiba történt az alkalmazásban. Kérem, szóljon a rendszergazdának! o Megoldás: A hibát képernyőkép becsatolásával jelezzék HelpDesk-en! Feldolgozás / Hibás tételek megjelenítése menüpontban: o Hibás érték: pl. 11001 jogcím; A jogcím alapján nem határozható meg a számlatükör paraméter! Megoldás: A jogcím nem szerepel a számlatükör paraméterekben, szükséges a jogcím egyedi gyűjtőhöz való megfeleltetése. o Hibás érték: pl. 3K36603; Nem létezik az ellenláb számlaszám! Típus: SZ_ELLENLAB. Megoldás: Számlatükör paramétereknél azt a sort szükséges módosítani, ahol a 3K36603 egyedi gyűjtőként szerepel és másik egyedi gyűjtőt szükséges megadni, mivel a 3K36603 egyedi gyűjtő nem szerepel a törzsadatok között. o Amennyiben az alábbi hibaüzenetek jelentkeznek: Nem található a másodlagos számlaszám! Nem található az elszámolási egység! Nem található a szakfeladat! Nem található a pénzforrás! Nem található a keretgazda! Nem található az ügyletkód! Megoldás: A KIRA-Forrás kódmegfeleltetés menüpontban szükséges a KIRA kódot Forrás kódnak megfeleltetni, mivel a hibalistán szereplő KIRA kód nem került vagy nem jól került megfeleltetésre a Forrásban használt kódnak. 22
Adatküldéskor: o Hibás érték: pl. 531 számlaszám; A szakfeladat részletező mező kötelezően kitöltendő! A másodlagos számlaszám mező kötelezően kitöltendő! o Megoldás: paraméterezések beállítása a 2.2 Számlatükör paraméterek menüpontban leírtak szerint. Bérszámfejtési napló / Előzetes főkönyvi lista lekérdezésekor: o Hibaüzenet: Van az állományban olyan Rovatkód, amelyhez nincs a Bérkezelési paraméterekben megfelelő aktív tétel. o Hibaüzenet: Nincs megadva a Technikai szakfeladat részletező a Bérkezelési paraméterekben! o Megoldás: KÖTVÁLLALÁS modul -> Személyi juttatások -> Bérkezelési paraméterek menüpontban hozzunk létre egy új tételt. A tételben a pénzügyi év legyen 2016. Kötelező megadni a szervezeti egység (technikai) és a szakfeladat részletező (technikai) kódokat. A többi főkönyvi dimenzió az Önök döntése alapján kerüljön kitöltésre, de nem javasolt. 23