Projekt koordinációs eljárás a Megrendelő és a Vállalkozó között. Dr. Molnár Bálint. PhD, műszaki informatika

Projekt koordinációs eljárás a Megrendelő és a Vállalkozó között Dr. Molnár Bálint PhD, műszaki informatika Egyetemi docens, Budapesti Corvinus Egyetem Tudományos főmunkatárs, ELTE

1. Koordinációs eljárás A projekttervben meghatározott projekt teamek hetente egyeztető megbeszélést tartanak, melyen mindkét fél döntési jogosultsági szinten képviselteti magát. A megbeszélésről jegyzőkönyvet vesznek fel, mely tartalmazza az elfogadott szükséges intézkedéseket, valamint a project előrehaladására vonatkozó meghatározó jellegű információkat. Szükség esetén projectterv módosításra javaslatot tesz és szükség esetén értesíti a szerződésért felelős személyeket. A munkálatok jellegétől függően ezen egyeztetés írásban is megtörténhet oly módon, hogy a vállalkozó a project előrehaladásáról írásos beszámolót készít. Két project-megbeszélés között a szakmai és informatikai képviselők folyamatosan kapcsolatot tartanak A megrendelő projektirányító testülete: Elnök Vezető felhasználó Vezető informatikai szakember Megrendelői oldal képviselője Felhasználói koordinátorok Informatikai koordinátor

2. Projektszervezet vázlata Megrendelő projekt irányító testülete Vállalkozó projekt irányító testülete Vezető felhasználó A testület elnöke Gazdasági felelős Vállalkozó felelős Vezető informatikai szakember Kapcsolattartó vezetője Vezető felhasználó A testület elnöke Vállalkozó felelős Vezető informatikai szakember vezetője Vezető informatikai szakember, a fejlesztők irányításáért felelős személy Megrendelői oldal képviselője Felhasználói koordinátor + Felhasználói összekötő / Projekt biztosító csoport Informatikai kordinátor Külső szakértő Adminisztratív koordinátor 1. ábra Projekt szervezet felépítése

Felső vezetés Fejlesztési vezető (Projektvezető) (Egy személyi felelős a projektért) Tanácsadó, szakértő Informatikai ellenőrzés, audit Képzés, oktatás Minőségbiztosítás Megrendelő Változáskezelés Kockázatkezelés Fejlesztő Projekt 2. ábra Projektet körülvevő egyik lehetséges szervezeti felépítése

Program felelős Program igazgató Program vezető Szervezeti változások felelőse Tervezési felelős Program támogatócsoport Projektvezetőségek Projektvezetők Projekt biztosító csoport Projekt támogatócsoport Fejlesztő csoport vezetők 3. ábra Fejlesztési program lehetséges szervezeti felépítése

3. Projekt vezetés ökölszabályai 1. szabály Ha nincs felelős projektvezető, akkor projekt sincs. Ha nincs számon kérhető, tekintélyes vezető a projekt élén, akkor a projekt előrehaladása, a termelékenység és az eredményesség, valamint a felhasználók elégedettsége nem lesz fontos projekt tényező. 2. szabály Ha a projekt költségeit egy harmadik fél fedezi, akkor a költségek érdektelenek lesznek 3. szabály Ha projekt nagy vagy bonyolult, akkor nem lesz kézben tartható, és az első neki futásra nem is fog sikerülni. 4. szabály Ha a leendő felhasználóknak nem kell a rendszer, akkor ne fejlesszék ki 5. szabály Ha az eredeti ütemterv nagyon hosszú időre vonatkozik, akkor (lényegesen) hosszabb lesz a megvalósítás során 6. szabály Ha a projekt célkitűzéseit nem fogalmazzák meg pontosan, határozottan és szabatosan, akkor a projekt nem fog sikerülni A tapasztalatok és statisztikai adatgyűjtések szerint: az evolúciós, alacsony komplexitású rendszerek azok, amelyek megvalósítása elérhető.

4. Projekttámogatásban: Felelősségek és hatáskörök Projektirányító Alapfeladat és felelősség: Gondoskodik arról, hogy a projekt mint összefüggő egész az előírt termékeket állítsa elő, az előre meghatározott minőségben, valamint a költség és idő korlátokon belül maradva. A legfontosabb tevékenységek: Megtervezi a projektet és elfogadtatja a projekttervét a projektvezetőséggel. A kapcsolódó projektekkel tartja a kapcsolatot azért, hogy elkerüljék az egyes munkák ismételt elvégzését ill. egyes elvégzendő feladatok nehogy kimaradjanak. Elkészíti a következő szakasz tervét és előterjeszti a projektvezetőségnek jóváhagyás végett. Az egyes szakaszirányítók végrehajtandó feladatait és hatáskörét meghatározza. Nyomon követi a projekt előrehaladását összességében, az erőforrások felhasználását és kezdeményezi az egyes helyreigazítási lépések végrehajtását. Informálja a projektvezetőséget a tervtől való eltérésekről történjenek azok, akár projekt akár szakasz szinten, valamint a korrigálásukra tett helyreigazító lépésekről. Amikor a helyreigazító tevékenységek a szakasz tűréshatárát túl lépik, a projektvezetőség számára a javasolt korrekciós tevékenységekről előterjesztést kell készíteni és az ennek megfelelő Helyreigazítási tervet be kell nyújtani. A projektvezetőség számára rendszeresen tájékoztató jelentéseket kell benyújtania, amelyet a szakaszirányítók munkabeszámolóiból szerkeszt össze. Az összes ellenőrzés jellegű találkozó, értekezlet eredményét nyomon követi, a projektbiztosító csoport tagjaival rendszeres kapcsolatot tart a projekt egységességének és haladásának kézbentartása végett. Előkészíti a projektértékelő értekezletet. Részt vesz az összes szakaszzáró és a projektzáró értekezleteken. Közös álláspontot alakít ki a műszaki / technikai / informatikai és minőségi szabványokról és a folytatandó stratégiáról azokkal, akik a szervezetben ezeknek a politikáknak és előírásoknak a meghatározásáért felelősek (pl. a minőségbiztosításért felelős funkcionális szervezeti egységgel). Létrehozza a konfiguráció kezelés struktúráját és a projekt által előállított termékek azonosítási rendszerét. Utasításokat ad: A szakaszirányítóknak. A projektbiztosító csoportnak. Utasításokat kap: A szervezet hierarchikus struktúrájában az alkalmazottak irányításáért felelősöktől. A projektvezetőségtől a projektet érintő ügyekben. Előírt tudás és gyakorlat: Megfelelő szintű vezetési gyakorlat. Gyakorlatban alkalmazható PRINCE ismeret. A szervezet informatikai, információ-technológiai stratégiájának alapos ismerete. A vonatkozó minőségi és szakmai (informatikai), műszaki szabványoknak és előírásoknak az alapos ismerete.

Szakmai (informatikai) gyakorlat, tapasztalat. Megfelelő szintű projektirányítási kiképzés. Szakaszirányító Alapfeladat és felelősség: Gondoskodik arról, hogy a az adott szakasz az előírt termékeket állítsa elő, az előre meghatározott minőségben, valamint a költség és idő korlátokon belül maradva a projektvezetőség elvárásainak megfelelően. A legfontosabb tevékenységek: A szakasz munkacsoportjainak és a csoportvezetőinek a feladatait, felelősségét, hatáskörét meghatározza és elkészíti a munkatervüket. Irányítja és útmutatásokkal segíti a csoportvezetőket, amikor az szükséges. A szakasz munkacsoportjainak erőforrás-felhasználását és az előrehaladását nyomon követi, kezdeményezi - ha szükséges - a tervtől való eltérések korrigálását. Gondoskodik arról, hogy a váratlan műszaki eseményekről korrekt jelentések készüljenek, helyesen értékeljék ezeket és megfelelő lépésekkel csökkentsék vagy küszöböljék ki a hatásukat (ha a tűréshatáron belül marad). Részt vesz a szakaszértékelő üléseken és az előző szakasz szakaszzáró értekezletén. Megszervezi az összes szakasz ellenőrzésre hivatott találkozót. Együttműködik a projektbiztosító csoporttal azért, hogy a szakasz megfeleljen az adminisztratív, szakmai (informatikai) és az adat integritási követelményeknek. Előkészíti a részletes terveket ha szükség van rájuk. A minőségi szemlék terv szerinti megtartását biztosítja. Naprakész állapotban tartja vagy tartatja a szakasz dokumentációját. Akkor, amikor a projektirányító szerepét egy másik személy tölti be még a következő feladatok tartoznak ide: Segíti a projektirányítót a következő szakasz szakmai/műszaki és erőforrástervének előállításában. Egyezteti a szakasz terveit a projektirányítóval. Értesíti a projektirányítót a tervtől való eltérésekről, javaslatot tesz a korrekciós tevékenységekre és segít előkészíteni a Helyreigazítási Tervet. Rendszeres tájékoztató jelentéseket készít a projektirányítónak. Utasításokat ad: A munkacsoport vezetőknek. A munkacsoportnak (a csoportvezetőn keresztül, ahol van kinevezett csoportvezető). Utasításokat kap: A szervezet hierarchikus struktúrájában az alkalmazottak irányításáért felelősöktől. A projektvezetőségtől és a projektirányítótól a projektet érintő ügyekben. Előírt tudás és gyakorlat: Megfelelő szintű szakmai (informatikai) tapasztalat. Gyakorlatban alkalmazható PRINCE ismeret. A vonatkozó minőségi és szakmai (informatikai), műszaki szabványoknak és előírásoknak az alapos ismerete, a szervezet helyi előírásait is beleértve. A szakaszban végrehajtandó tevékenységekhez és az előállítandó termékekhez kapcsolódó szakmai ismeretek háttere.

Projektbiztosító csoport A projektbiztosító csoport három szerepkörből áll. Ezek a szerepek a Adminisztratív koordinátor. Szakmai koordinátor (felelős). Felhasználói koordinátor. Külső szakértő tanácsadó. Az egyes tagok hatás- és feladatkörét, felelősségét az alábbiakban írjuk le. Az adminisztratív koordinátor Alapfeladat és felelősség: Az adminisztratív, szervezeti érdekekkel kapcsolatos dolgok tervezése, nyomon követése és a beszámoló jelentések készítése, ez a szerep az adminisztratív irányítás és ellenőrzés megvalósításának eszköze. A legfontosabb tevékenységek Segíti a projektirányítót a projekt erőforrástervének elkészítésében és biztosítja az összhangját projekt szakmai tervével. Minden szakasz végén segíti a projektirányítót a következő szakasz erőforrástervének elkészítésében és gondoskodik arról, hogy a projekt erőforrástervével és a következő szakasz szakmai tervével összhangba legyen. Minden szakasz részletes tervét a szakaszirányítóval közösen készíti el. A technikai koordinátorral közösen egyeztetik a részletes terveket és a műszaki (szakmai) terveket. A projekt tagjai számára erőforrás tervezési segítséget és útmutatást nyújt. A PRINCE minőségi szemlékkel kapcsolatos tevékenységeket koordinálja és szervezi. Szervezi és koordinálja a PRINCE helyreigazítási és korrekciós lépéseket. A projekt egésze és a konfiguráció kezelés közti kapcsolat tartást megteremti és szervezi. Megszervezi a konfiguráció auditálási eljárásokat. Gyűjti az aktuális erőforrás felhasználási adatokat és az egyes tevékenységi területekre terheli. Nyomon követi a tényleges erőforrás felhasználást a tervezettel szemben és az időarányos teljesítést. Bármilyen eltérést jelent a szakaszirányítónak. Részt vesz a munkabeszámoló értekezleteken. Segíti a szakaszirányítót a munkabeszámolók elkészítésében. Segíti a projektirányítót a projektvezetőség számára szóló tájékoztató jelentések elkészítésében. Figyelemmel kíséri a projekt költségtervében előírtakhoz képest a projekt előrehaladását és a költségek alakulását. Segíti a szakaszirányítót a szakasz értékelő ülésekről készítendő jelentések adminisztratív (pénzügyi) oldalának kidolgozásában. A szakaszközi és szakaszzáró értekezleteken részt vesz és jegyzőkönyvezi azokat. Segíti a projektirányítót a projektvezetőség számára szóló helyreigazítási tervek elkészítésében. Segíti a szakaszirányítót a szakasz (projekt) dokumentációjának létrehozásában és napra készen tartásában. A minőségirányítással kapcsolatos dokumentációs rendszert kialakítja és napra készen tartja. Közreműködik a projekt kiértékelésben.

Utasításokat kap: A projektvezetőségtől és a projektirányítótól a projektet érintő ügyekben. Ezenkívül még a munkáját irányítják a fontosabb kérdésekben a következők: az projektvezetőség ügyvezetője (elnök), a szakaszirányító, a szakmai koordinátor, és a felhasználói koordinátor. Előírt tudás és gyakorlat: Pénzügyi, gazdasági és adminisztrációs ügyintézési gyakorlat. A költségek és hasznok közötti összefüggések ismerete, elemzési gyakorlat. Gyakorlatban alkalmazható ismerete az erőforrás- és ütemtervezési (szabványos) eljárásoknak és módszereknek. Gyakorlatban alkalmazható PRINCE ismeret. Az informatika, és az információ-technológia alapfogalmainak ismerete. A helyi, szervezeti vonatkozó szabványoknak, előírásoknak az ismerete. A szakmai koordinátor Alapfeladat és felelősség: A projekt szakmai, informatikai, műszaki, technikai, oldalaival összefüggő dolgok tervezése, nyomon követése és a beszámoló jelentések készítése; ezen keresztül a projektre vonatkozó informatikai, műszaki, és üzemeltetési előírások, szabványok és szabályozás betartatása a projektre gyakorolt jótékony hatás érdekében. A legfontosabb tevékenységek Segíti a projektirányítót a projekt szakmai tervének elkészítésében és biztosítja az összhangját projekt erőforrástervével. Minden szakasz végén segíti a projektirányítót a következő szakasz szakmai tervének elkészítésében és gondoskodik arról, hogy a projekt szakmai tervével és a következő szakasz erőforrástervével összhangba legyen. Minden szakasz részletes tervét a szakaszirányítóval együtt készítik el. Az adminisztratív koordinátorral közösen egyeztetik a részletes terveket és az erőforrásterveket. Segíti a projektirányítót és szakaszirányítót a projektnek megfelelő informatikai, műszaki stratégia és módszerek kiválasztásában. A szakmai (informatikai) termékek minőségellenőrzési kritérium rendszerének kialakításában és az egyes termékekre vonatkozó ellenőrzési listák összeállításban közreműködik, részt vesz a szakmai/technikai termékek minőségi szemléin. A konfiguráció kezelés módszerének alkalmazását a projektben tanácsokkal segíti. A fejlesztés alatti rendszer üzemeltetési és karbantartási kérdéseinek megoldását a tanácsaival támogatja. Szakmai, technikai szempontból átvizsgálja a rendszerrel szemben támasztott biztonsági követelményeket, vajon megfelelnek-e a bizalmas adatok védelme, az adatok integritásának (teljességének és összefüggőségének) megőrzése és a rendelkezésre állás, elérhetőség szempontjából. A rendszer helyreállítási eljárásokat átvizsgálja technikai szempontból. Az informatikai, műszaki, technikai szabványok és műszaki minőségbiztosítási módszerek helyes alkalmazásának biztosítása. Nyomon követi a projekt technikai előrehaladását, a szakaszirányítót értesíti a jelentősebb eltérésekről. Részt vesz a munkabeszámoló értekezleteken és segít a szakaszirányítónak küldendő beszámolók elkészítésében.

Részt vesz a minőségi szemléken (ott ahol szükséges) és gondoskodik a minőségellenőrzési eljárások megfelelő és eredményes alkalmazásáról. Segíti a projektirányítót a projektvezetőség számára szóló tájékoztató jelentések elkészítésében. Segíti a szakaszirányítót a szakaszközi és a szakaszzáró értékelő ülésekről készítendő jelentések szakmai (informatikai) és technikai oldalának kidolgozásában. A szakaszközi és szakaszzáró értekezleteken részt vesz. A váratlan műszaki események helyes értékeléséről gondoskodik, ide értve a kapcsolódó projektek által jelzetteket is. Segíti a projektirányítót a helyreigazítási tervek korrekciós lépéseinek meghatározásában. A változtatási kérelmek és a specifikációtól való eltérések műszaki következményeit segít elemezni. A projekt műszaki dokumentációs rendjének létrehozásáról és napra készen tartásáról gondoskodik. A projekt tagjai számára segítséget és útmutatást nyújt a szakmai (informatikai) és műszaki problémák, szabványok, előírások és szabályozások területén. Biztosítja, hogy a változtatási kérelmek nem csorbítják a rendszer teljességét, egységességét, összefüggőségét. Közreműködik a projekt kiértékelésben. Utasításokat kap: A projektvezetőségtől és a projektirányítótól a projektet érintő ügyekben. Ezenkívül azok, akik még a munkáját irányítják a fontosabb kérdésekben a következők: a szakaszirányító, az adminisztratív koordinátor, a projektvezetőség szakmai felelőse, és a felhasználói koordinátor. Előírt tudás és gyakorlat: Több éves vezetői tapasztalat a rendszerelemezésben és tervezésben (rendszerszervezésben), az SSADM vagy a szervezetnél használt rendszerelemzési és tervezési módszertan ismerete előnyös. Az informatikai, és az információ-technológiai rendszereknek és a vezérlő, irányító szoftvereknek a gyakorlatban alkalmazható ismerete. Gyakorlatban alkalmazható PRINCE ismeret. Az alkalmazható informatikai, műszaki, technikai előírások, szabályok, módszerek, szabványok ismerete (pl. SSADM és a kormányzati biztonság technikai ajánlások). Az üzemeltetési szabályok, előírások és szabványok ismerete. A konfiguráció kezelés szabványainak és szabályainak ismerete. A felhasználói koordinátor Alapfeladat és felelősség: A projekt felhasználói oldalaival összefüggő dolgok nyomon követése és a beszámoló jelentések készítése; valamint a felhasználói érdekek naprakész képviselete. A legfontosabb tevékenységek Nyomon követi a felhasználói igényekkel kapcsolatos bármilyen problémák megjelenését a rendszer fejlesztése során, ezekről beszámol a felhasználói részlegek vezetésének.

Gondoskodik arról, hogy a felhasználók megértsék a felhasználói szintű specifikációt és ellenőrzi, hogy a velük való egyeztetés megtörtént-e, azzal egyetértenek-e. Előkészíti a projekt adat könyvtárait és az ellenőrzése alatt tartja, a felhasználók részéről a rendszer átvételéhez és elfogadásához szükséges tesztek és azokhoz szükséges adatok előkészítését ellenőrzi. Ellenőrzi és gondoskodik róla, hogy a felhasználók számára szükséges összes dokumentációt a projekt tervben rögzítették (mint pl. a felhasználói kézikönyvek, oktatási anyagok, a munkahelyek és munkaállomások ergonómiai terve, stb). A követelmény specifikációban a munkaszervezési illetve átszervezési igényekből származó követelmények megjelenéséről gondoskodik. A felhasználói átadás/átvételi (elfogadási) kritérium rendszert létrehozza vagy létrehozatja. Közreműködik a minőségellenőrzési kritériumok összeállításában, átvizsgálja az egyes termékek minőség-ellenőrzési listáját és a felhasználók által véleményezendő termékek minőségi szemléi meghívottjainak listáját is leellenőrzi. A felhasználói átadás/átvételi eljáráshoz szükséges teszt adatok előállítását megszervezi. A felhasználói szintű tesztelés eredményeinek helyesség ellenőrzéséről, az adatok korrektsége szempontjából, gondoskodik. Felhasználói szempontból átvizsgálja a rendszerrel szemben támasztott biztonsági követelményeket, vajon megfelelnek-e a bizalmas adatok védelme, az adatok integritásának (teljességének és összefüggőségének) megőrzése és a rendelkezésre állás, elérhetőség szempontjából. A rendszer helyreállítási eljárásokat átvizsgálja a felhasználók szemszögéből. Gondoskodik arról, hogy a projekt betartsa a vonatkozó adatkezelési szabványokat, szabályokat és eljárásrendet. Leellenőrzi, hogy a felhasználók összes adatokkal kapcsolatos igényét a rendszerelemzés során figyelembe vették-e. Részt vesz a minőségi szemléken (ott ahol szükséges) és gondoskodik a projekt adatszerkezeti oldalának egységességéről, összefüggőségéről és teljességéről. Részt vesz a munkabeszámoló értekezleteken és segít a szakaszirányítónak küldendő beszámolók elkészítésében. Segíti a projektirányítót a projektvezetőség számára szóló tájékoztató jelentések elkészítésében. Segíti a szakaszirányítót a szakaszközi és a szakaszzáró értékelő ülésekről készítendő jelentések elkészítésében. A szakaszközi és szakaszzáró értekezleteken részt vesz. A váratlan műszaki események felbukkanását nyomon követi és segíti a felhasználói területekre gyakorolt hatást kiértékelni. Gondoskodik arról, hogy a felhasználók a változtatási kérelmek következményeit és hatását világosan megértették és elfogadták. Segíti a projektirányítót a helyreigazítási tervek elkészítésében. Közreműködik a projekt kiértékelésben. Utasításokat kap: A projektvezetőségtől és a projektirányítótól a projektet érintő ügyekben. Ezenkívül azok, akik még a munkáját irányítják a fontosabb kérdésekben a következők: a szakaszirányító, az adminisztratív, a szakmai koordinátor, a

projektvezetőség felhasználói képviselője, és a felhasználói kapcsolattartásért felelős tisztviselő. Előírt tudás és gyakorlat: Az adatkezeléssel összefüggő szabványok, szabályok ismerete. Gyakorlatban alkalmazható PRINCE ismeret. Az adatbázisok és az adatbázis-kezelő rendszerek alapfogalmainak ismerete. A szervezetnél használt adatbázis-kezelő rendszerek ismerete. A felhasználók napi munkájának gyakorlati ismerete és annak a tudása, hogy ezek a feladatok, hogyan fognak módosulni a projekt hatásaként. A kifejlesztendő rendszer használhatóságában szerepet játszó emberi tényezők jelentőségének megértése. Személyes adottságai tegyék lehetővé, a felhasználók és a szakmai (informatika) stáb közti zökkenőmentes kommunikáció és információ csere megvalósítását.

Külső szakértő / tanácsadó A projektbiztosító szervezet részeként a projektirányító illetve az egész projektszervezet támogatására külső szakértők vonhatók be (szervezeti / üzleti rendszerelemezők, szervezők, informatikai szakértők, módszertani, fejlesztési, biztonsági, szakemberek, informatikai ellenőrök, stb.). Az állam és közigazgatási szervezetekben ezek a szakértők nem vehetik a döntés felelősségét a felelős, a feladatra kijelölt államigazgatási szakemberektől, azonban a Megrendelő szervezeti, szakmai érdekeinek és szempontjainak lojális támogatásával segítik az informatikai és telekommunikációs projektek megvalósítását, természetesen a saját informatikai, műszaki szakmai meggyőződésük képviselete mellett. A tanácsadást biztosító konzultánsokkal szemben a következő elvárások vannak: Ismerniük kell a magyar államigazgatás informatikai gyakorlatát, feltétel rendszerét; Ismerjék a magyar államigazgatásban érvényes, elfogadott informatikai irányelveket; Rendelkezzenek a magyar államigazgatásban végrehajtott informatikai és információ rendszerekkel kapcsolatos fejlesztési és projektirányítási tapasztalatokkal; Ismerjék a magyar államigazgatásban az informatikára vonatkozó ajánlásokat (ITB ajánlások), legyenek gyakorlati tapasztalataik ezek alkalmazásában; Rendelkezzenek megalapozott ismeretekkel a szervezet működéséről, beleértve az informatikai támogatás helyzetét; Szükség szerint: Legyen gyakorlatuk és tapasztalataik nemzetközi együttműködésben végrehajtott projektekről, különös tekintettel a PHARE szabályoknak megfelelő tender kiírásokkal kapcsolatban, továbbá a nyertes ajánlattevőkkel együtt a sikeres projekt együttműködés megvalósításában. Ennek megfelelően a szakmai tanácsadók tevékenysége az egyes a projekt folyamán további részfeladatokra bomló feladatok segítése a projektszervezet és a minisztérium oldalán úgy, hogy az MEGRENDELŐ szakmai érdekei és szempontja érvényesüljenek. A munkát kölcsönös egyetértés alapján megállapított ütemezésben kell ellátni, a projektszervezet az adott időszakra ütemezett feladatainak segítése érdekében. A tanácsadásra ki kell jelölni a vezető konzulenst, aki a tanácsadási folyamatot összefogja. Ajánlatos ISACA / CISA vizsgával, rendszerszervezési és tervezési oklevéllel (pl. pl. SSADM, stb.) rendelkeznie, projektirányítási módszertanok ismeretével és gyakorlati tapasztalataival (PRINCE I, PRINCE II., stb.). A feladat elvégzéséhez további konzulenseket is ki lehet jelölni a felmerülő szakkérdések (tender kiírás támogatása, szolgáltatási szint meghatározás, követelményspecifikáció készítése, stb.) támogatására. Estleges tender kiírásba, műszaki mellékletek megvalósíthatósági tanulmány szintű elkészítésébe csak a Kbt. összeférhetetlenséggel kapcsolatos szabályozásának 14

megfelelő szakértők vonhatók be. Az aktuális tanácsadói munkában résztvevők és a rajtuk keresztül érintett szervezetek a majdani közbeszerzési pályázaton nem indulhatnak. Adatadminisztrátor AZ adatadminisztrátor fő feladata, hogy a kifejlesztett rendszer összhangban legyen a szervezeti adatadminisztrációs szabályokkal, előírásokkal, különös tekintettel az elnevezési konvenciókra, az adattárolási módokra, az adatok közös és megosztott használatára stb. A további részletek az Informatikai Tárcaközi Bizottság ajánlásaiban, az Adatmenedzsment a kormányzatban 11. sz. ajánlásában a http://www.itb.hu/ajanlasok/a11 (2001. május 3.) címen találhatóak. Informatikai ellenőr (auditor) Főb feladatai az ellenőrnek: A projektben készülő rendszer ellenőrzési és vezérlési, biztonsági mechanizmusok, eljárásainak értékelése. A végrehajtott, a rendszert lényegesen érintő tranzakciók nyom követésére kialakított mechanizmus értékelése. A fejlesztő csoport mellett olyan tanácsadóként működik mint aki a rendszer ellenőrzési, irányítási mechanizmusaiban tud szakmai segítséget nyújtani. Megtervezi a jövendő informatikai ellenőrzések követelményeit. Az ellenőr eljárási szabályait a következő források tartalmazzák: Az informatikai ellenőrzés eljárásrendje, szabályai, etikai előírásai, a következő címen találhatók: http://www.isaca.org/stand1.htm (2001. május 3.) A felső vezetés szempontjából az informatikai rendszerek, és a folyó projektek kézben tartásának és irányításának szempontrendszere ezen a címen találhatók: http://www.isaca.org/cobit.htm (2001. május 3.) Ellenőrzés, minőségbiztosítás A minőségbiztosítással, ellenőrzéssel foglalkozók legfőbb feladatai: A fejlesztési projekt elindítása előtt áttekintik a szabályozásokat, eljárásrendet, alkalmazni tervezett fejlesztési módszertant. Felülvizsgálják és a tervezett költségvetés és az egyéb tervek ésszerűségét, kivitelezhetőségét. Nyomon követik, monitorozzák a fejlesztési szabványok és eljárások betartását. Ellenőrzik az egyéb, ide vonatkozó szervezeti szabályozásoknak, politikáknak való megfelelőséget. A projekt által elkészített dokumentációk és egyéb termékek eredményes és sikeres előállítását is ellenőrzik. Felülvizsgálják és lehetőség szerint be is vizsgálják a rendszer tesztelési és konverziós eljárásokat. Biztonsági felelős Ellenőrzi, hogy a kifejlesztett rendszer megfelel-e a szervezet biztonsági előírásainak. Vegyen részt annyira a fejlesztési munkálatokban, hogy át tudja venni a biztonsági követelmények kivitelezését, üzembe helyezését és a folyamatos karbantartást az üzemi rendszernél. 15

A fejlesztés alatt álló programok, forrás kódok védelméről gondoskodni kell 16

5. Előírások, szabványok A projektszervezetnek figyelemmel kell lennie sok informatikai, szakmai, műszaki előírás, szabvány betartására. Minőségi szabványok: ISO-9001 (ISO - International Standardization Organization) BS-5750 (BS - British Standard) Vonatkozó fontosabb szabványok: ISO 9000-3, ISO 9000:2000 ISO 9126, szoftver rendszerek minőségi kritériumai, szempontrendszere Dokumentációs szabványok ISO 6592 SSADM, Brit szabvány, BS7738-94 CCTA, Central Communication and Telecommunication Agency, SSADM Version 4+, Reference Manual, NCC Blackwell Mancshester, Oxford, 2001 17

6. Projektek informatikai ellenőrzése A rendszerfejlesztési projektek irányítási magában foglalja a projektirányítást, a felhasználók bevonását, a minőség ellenőrzést és az informatikai ellenőrzést, auditot. A minőség ellenőrzés: feladata az, hogy biztosítsa, hogy minden leszállítandó termék a megkívánt minőségű és minden munkát pontosan a vonatkozó előírások és szabályok szerint hajtották végre. Informatikai ellenőrzés: általában egy olyan eljárás, amikor a szemlézők, akik nem tagjai a projekt fejlesztő csoportjának megvizsgálják és kiértékelik a projekt terveket, az előállított termékeket, a projekt vezetés mikéntjét, vizsgálják azt, hogy mennyire vannak összhangban az előre meghatározott szabályokkal, előírásokkal és szervezeti követelményekkel. A minőség ellenőrzést a belső ellenőrzési csoport / osztály, külső informatikai revizorok, egy független minőségbiztosító csoport vagy tetszőleges kombinációjuk hajthatja végre. A szoftver minőségbiztosítást a következő témakörök érintik: A rendszerfejlesztési és programozási szabványok megfogalmazása, előírása (pl. vonatkozó módszertanok, SSADM, UML); A projekt által elkészített rendszer dokumentációt bevizsgálják, miszerint megfelelnek-e az előírt fejlesztési szabványoknak és eljárásoknak ; továbbá a kifejlesztett új rendszer tartalmazza-e azokat az eljárásokat, amelyek lehetővé teszik a rendszer hatékony és eredményes ellenőrizhetőségét és kézben tarthatóságát. Felülvizsgálják és lehetőség szerint be is vizsgálják a rendszer, a program tesztelési és konverziós eljárásokat. Továbbá a párhuzamos rendszer üzemeltetést és a kísérleti rendszerek futtatását (pilot) ellenőrzik, hogy vajon megfelelnek-e az előírt szervezeti szabályoknak, szabványoknak. Felülvizsgálják és lehetőség szerint be is vizsgálják a rendszer adat konverziós eljárásait, vajon helyesek-e és megfelelnek-e a vonatkozó előírásoknak. Nyomon követik, monitorozzák a fejlesztési, programozási szabványok és eljárások betartását. Biztosítják, hogy a projektben készülő rendszer ellenőrzési és vezérlési, biztonsági mechanizmusai, eljárásait a fejlesztés során specifikálták-e és a beépítésük megtörtént-e. A végrehajtott, a rendszert lényegesen érintő tranzakciók nyom követésére kialakított mechanizmust megtervezték-e és beillesztették-e a rendszerbe. 18

I. Projektirányításban való jártasság felmérése Követelménykezelés 1. A leendő rendszerre megállapított felhasználói követelményeket termék mérföldkőként használják-e fel a tervezés és a projektirányítás következő lépéseiben? 2. Miután a követelményeket rögzítették, módosítják-e a rendszerfejlesztési projektterveket, leszállítandó termékeket, tevékenységeket? 3. Van-e írásban rögzített eljárás a rendszerrel szemben támasztott követelmények kezelésére? 4. A követelményekkel foglalkozó projektrésztvevőket kiképezték-e a követelmények kezelésére? 5. Használnak-e olyan informatikai mennyiségeket, mértékeket, amelyek a követelményekkel kapcsolatos tevékenységek előrehaladását, teljesülését mérik? 6. A követelményekkel kapcsolatos tevékenységeket alávetik-e minőségellenőrzési eljárásoknak (pl. ISO 9000-3, ISACA/ COBIT projekt audit, stb.)? Rendszerfejlesztési projekt tervezése 1. A projektre (nagyságára, méretére, ütemetervére, határidőkre, stb.) vonatkozó becslést a tervezési folyamat során írásban rögzítik-e azért, hogy a későbbiekben nyomon Igen Nem Nem értelmezhető Nem tudja 19

követhető legyen? 2. A projekt terv dokumentálja-e a végrehajtandó tevékenységeket és a hozzá rendelt erőforrásokat? 3. Van-e a szervezetnek írásban rögzített eljárásrendje a projekttervezésre? 4. Használnak-e olyan informatikai mennyiségeket, mértékeket, amelyek a projekttervezési tevékenységek előrehaladását, teljesülését mérik? (a projekttervezési mérföldkövek teljesülése a tervekhez viszonyítva) 5. A projektirányító rendszeresen felméri-e a projekttervezés előrehaladását, ha szükséges akkor az eseményekhez igazodva? A rendszerfejlesztési projekt nyomon követése és ellenőrzése. 1. A projekt aktuális helyzetét, eredményeit rendszeresen össze vetik-e a projekttervben szereplő becslésekkel? ( ütemterv, határidők, nagyság, méret, költség, stb.) 2. Ha a terv és teljesítést között jelentős eltérések lépnek fel, meg teszik-e a szükséges korrigáló lépéseket? 3. Van-e a szervezetnek írásban rögzített eljárásrendje a rendszerfejlesztési projekt nyomon követésére és ellenőrzésére? 4. Van-e valaki a projektben megbízva azzal, hogy a munka eredményét és a tevékenységeket nyomon kövesse? (ráfordítások, határidők, költségek)) 20