3. SZÁMÚ MELLÉKLET Kockázatok Az alábbiakban bemutatjuk a belső ellenőrzés kockázatelemzése során használt leggyakoribb kockázati kategóriákat, valamint az egyes csoportokra jellemző at, a teljesség igénye nélkül. A belső ellenőrzési terveket megalapozó kockázatelemzés során, a fő- és alfolyamatok felmérése mellett*, kulcsfontosságú lépés az egyes folyamatokhoz rendelése, majd ezen értékelése. *Egy költségvetési szerv esetében a teljesség igénye nélkül jellemzően az alábbi főfolyamatokról beszélhetünk: Szakmai feladatellátás Ügyfélszolgálati tevékenységek, panaszkezelés Szabályozás Jogi feladatok Minőségmenedzsment Koordinációs folyamatok Kommunikációs folyamatok (beleértve a marketing és a PR tevékenységeket is) Külső szervezetekkel való együttműködés Tervezés, költségvetés készítés Irányítás, belső kontroll (ide értve a kontrolling és a monitoring tevékenységeket is) és belső ellenőrzés Humánerőforrás-gazdálkodás (munkaerőkapacitás-tervezés, felvétel, bérpolitika, képzés, motiváció, teljesítménymenedzsment, stb.) Gazdálkodási-pénzkezelési folyamatok (beruházás, vagyonhasznosítás, közbeszerzés, előirányzat felhasználás, módosítás, készpénzkezelés, banki állományok kezelés, számlavezetés, finanszírozás, pénzforgalom, hitelek, stb.) Számviteli folyamatok (könyvvezetés és beszámolás, adatszolgáltatás, stb.) Üzemeltetés Fenntartás, karbantartás Iratkezelés és irattározás Adatkezelés, adatvédelem, adatszolgáltatás Informatikai támogató folyamatok Az egyes költségvetési szervek tevékenységével, folyamataival összefüggésben jellemzően az alábbi kockázati kategóriák és alakíthatók ki: Kockázati kategóriák Szakmai feladatellátással Szabályozásból és annak változásából eredő Kockázatok A szakmai feladatellátást szabályozó belső szabályzatok, utasítások nincsenek összhangban a stratégiai és a rövid távú tervekkel A szakmai feladatellátásra vonatkozó belső szabályzatokat, utasításokat nem tartják be A szakmai feladatellátásra vonatkozó jogszabályi követelményeket nem tartják be Egyes folyamatok nem kerülnek pontos szabályozásra a belső eljárásrendekben A jogi szabályozási, politikai-gazdasági stb. környezeti változásokat nem követik a belső szabályozások
A koordinációs és kommunikációs rendszerekben rejlő Külső szervezetekkel való együttműködésben rejlő Szervezetek/partner ek változásából eredő Tervezésből, pénzügyi és egyéb erőforrások rendelkezésre állásából eredő Az új feladatokhoz, környezeti változásokhoz kapcsolódó belső szabályzatok egyáltalán nem készülnek el, csak hiányosan készülnek el, vagy nem időben készülnek el A stratégiai és éves működési, illetve költségvetési tervek összeállításához nem állnak rendelkezésre a tervezést befolyásoló jogi és egyéb szabályok Az előre nem tervezhető jogi vagy belső szabályozási változások előre nem tervezhető hatásokkal járnak A szakmai és adminisztratív feladatokat befolyásoló szabályok túl bonyolultak A szakmai és adminisztratív feladatokat befolyásoló jogi vagy belső szabályozási környezet túl gyakran változik, folyamatos bizonytalanságot eredményezve ezzel Külföldi partnerek eltérő szabályozása, nem harmonizáció Szabályozás és gyakorlat különbözik Eltérő jogszabály-értelmezés és/vagy alkalmazás az egyes intézményeknél Feladatok időbeli ütemezése és összehangolása nem Feladatok időbeli ütemezése és összehangolása nem Lassú a szabályozás változásáról szóló információ átültetése a gyakorlatba Szakmai szervezetek véleménye nem érvényesül jogszabályok változtatása során Szervezet nem időben értesül a vonatkozó szakmai jogszabályok teljes köréről / azok változásáról Szakpolitikai stratégia kidolgozottsága nem / pontatlan Szakpolitikai stratégia gyakran változik Az egyes szervezeti egységek közötti koordináció és kommunikáció nem A belső kommunikációs folyamatok nem en működnek A munkatársak nem kommunikálnak egymással, nem működik a felülről lefelé, illetve az alulról felfelé történő kommunikáció A munkatársak nincsenek tisztában a kifelé történő kommunikálás szabályaival Negatív sajtóvisszhang vagy a pozitív kommunikáció lehetősége nincs en kezelve PR, tájékoztatásra vonatkozó jogszabályokat, szervezeti arculati elemeket nem ismerik vagy használják előírásszerűen A tervezéshez, illetve a szakmai és adminisztratív feladatok ellátásához szükséges adatokat, információkat a partnerek nem bocsátják időben rendelkezésre A partner szervezetektől érkező adatszolgáltatás hiányos, nem megbízható, nem megalapozott A partner szervezetekkel folytatott kommunikáció nem A partner szervezetek előre nem látható változásai negatívan befolyásolják a szakmai vagy adminisztratív feladatok ellátását A partner szervezetek változásairól nem értesül időben a szervezet, ami negatív következményekkel jár a szakmai vagy adminisztratív feladatok ellátására A stratégiai és rövidtávú feladattervek, illetve a költségvetési tervek nincsenek összhangban a jogi szabályozási előírásokkal, a tulajdonosi elvárásokkal, a célkitűzésekkel A stratégiai és rövidtávú feladattervek, illetve a költségvetési tervek nem térnek ki a terv végrehajtásához szükséges erőforrásokra A stratégiai és rövidtávú feladattervek, illetve a költségvetési tervek nem számolnak a tervek végrehajtását akadályozó kal, a költségvetési terv nem tartalmaz tartalékokat A feladatok, erőforrások és kapacitások változását a tervezésnél nem veszik figyelembe A költségvetési források esetleges csökkenését, az előre nem látható pénzügyi krízisek bekövetkezésének lehetőségét nem veszik figyelembe a tervezés során Az árfolyamváltozások lehetséges kockázatai, az inflációs várakozások nem kerülnek figyelembevételre a tervezés során A szakmai és adminisztratív feladatok ellátásának erőforrás szükséglete (pénzügyi, fizikai, egyéb) nem, vagy nem a mennyiségben és minőségben
Az irányítási, a belső kontrollrendszerben és a belső ellenőrzésben rejlő Napi kifizetésekhez nem a soron áll rendelkezésre a forrás Források nem állnak rendelkezésre a kifizetés időpontjában A likviditási előrejelzés nem (késik, pontatlan) A betervezett kötelezettségvállalás nem valósul meg A szervezet vezetői nincsenek tisztában a stratégiai és rövid távú célokkal A szervezet vezetői nem motiváltak A szervezet vezetői nem mutatnak etikus magatartást munkájuk során A tervezést, működést, beszámolást, stb. befolyásoló tulajdonosi döntések nem születtek meg, vagy a szervezet tagjai számára nem ismertek A belső kontrollrendszer egyes elemei (pl. kontrolltevékenység, monitoring, stb.) hiányoznak a szervezetnél, vagy nem en működnek A korábbi ellenőrzések során tett javaslatokat a vezetőség nem hajtotta végre vagy az intézkedések nem hatékonyak Egyes folyamatokat hosszabb ideje nem ellenőriztek Egyes folyamatokra vonatkozóan a korábbi ellenőrzések súlyos hibákat tártak fel A projektek előrehaladását gátló tényezőkről az információ késve vagy nem jut el az intézkedésre alkalmas szintre Rendhagyó ügyek nagy száma/komplexitása miatt nehéz a nyomon követés Jelentéstételi határidők elmulasztása Külső szolgáltató általi ellenőrzés megszervezése, leszerződés audit céggel késedelmes Jelentések hiányosan, késve kerülnek összeállításra Jelentéstételi, adatszolgáltatási kötelezettség határidejét nem tartják be EMIR adatok jóváhagyása késedelmes Szakmai tapasztalat hiánya a munkatársak körében Biztosítékok meglétének ellenőrzése nem kellően alapos / elmarad A helyszíni ellenőrzésen feltárt problémák nyomon követése nem Helyszíni ellenőrzés indokolatlanul köt le kapacitásokat Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzések lebonyolítása elmarad Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzések lebonyolítása nem kellően részletes / alapos A helyszíni ellenőrzések koordinálása az ellenőrzést végzők között nem Soron kívüli helyszíni ellenőrzés veszélyezteti az ellenőrzési terv betartását Helyszíni ellenőrzések kockázatelemzése nem A helyszíni ellenőrzés nem tárja fel az igazi problémákat A helyszíni ellenőrzésen feltárt problémák nyomonkövetése / visszacsatolása nem Nem vagy nem en ellenőrzik a közbeszerzési kötelezettséget Az ellenőrzésen feltárt problémák nyomon követése nem Szabálytalanságkezelés eljárásrendje nincs / hiányos Szabálytalanságkezelés nem Szabálytalanságok nyilvántartása nem teljeskörű, szabálytalanságok felvitele késedelmes Szabálytalansági eljárás nem Szabálytalanságokat nem időben tárják fel, az eljárás elhúzódik Csak EU-s / hazai ellenőrző szervek tárják fel a szabálytalanságot A szabálytalanság tényének megállapítása és annak kezelése, szankcionálása nem egységes Valós szabálytalansági gyanú eljárás nélkül zárul Követeléskezelés eredménytelen / elhúzódik Minőségileg kifogásolható tervek műszaki és időbeli nehézségeket okoznak a végrehajtás során Mérnök munkája nem színvonalú Formális kontrollok lassítják a folyamatot A tervezés elhúzódik, a hiányzó engedélyeket nem szerzik be vagy hosszú időt vesz igénybe Projekt végrehajtásához szükséges források nem állnak rendelkezésre időben és
Humánerőforrásgazdálkodásban rejlő A megbízható gazdálkodást és a pénzkezelést befolyásoló Számviteli folyamatokkal összegben Nem elég részletes vagy pontatlan műszaki tervek költségtúllépéshez vezetnek Közbeszerzési ajánlati dokumentáció nem minőségű Közbeszerzési eljárás elhúzódik Megtámadják a lefolytatott közbeszerzési eljárást Korrupció veszélye a közbeszerzésben Közbeszerzésre vonatkozó minőségbiztosítási és szabályossági javaslatokat (EKKE) nem veszik figyelembe Szerződéseket nem tartják be Vállalkozói szerződések nem ek A szakmai és adminisztratív feladatok ellátására nem áll rendelkezésre elegendő munkaerő-kapacitás A rendelkezésre álló munkaerő nem rendelkezik végzettséggel és/vagy szakmai tapasztalattal Új munkatársak betanítására nincs kapacitás, idő A munkatársak elkötelezettsége, lojalitása, munkabírása, motiváltsága nem A szervezet munkatársai nem azonosulnak a szervezeti etikai szabályokkal A munkatársak feladat- és felelősségi köre nem kellően részletes/meghatározott, nem en elhatárolt, nem en kommunikált A munkatársak, illetve a vezetők-beosztottak közötti kommunikáció nem A vezetők szakmai és etikai megítélése nem A munkaerő-felvételnek nem a gyakorlata, ezáltal nem a minőségi munkaerő, időben történő rendelkezésre állása A szervezet motivációs és bérpolitikái nem készültek el, hiányosak, nem ek, nem illeszkednek az aktuális szervezeti célokhoz A szervezetnél nincs kialakult képzési rendszer vagy elavult, esetleg diszkriminatív (pl. folyamatosan csak bizonyos szervezeti egységek / munkavállalók részesülnek képzésben) A szervezet nem rendelkezik teljesítménymenedzsment rendszerrel vagy a kialakított rendszer nincs összhangban a stratégiai és rövid távú célkitűzésekkel kapacitás, idő Magas fluktuáció Új munkatársak felvétele korlátozott Munkatársaknak nincs kapacitásuk a feladatok végrehajtására Szervezeti bizonytalanság (pl. várható átalakulás, megszűnés, működési támogatás hiánya, stb.) Szakértők (külsők értékelők, külső tanácsadók) közbeszereztetése elhúzódó folyamat A munkavégzéshez szükséges technikai / fizikai erőforrások nem állnak en rendelkezésre Összeférhetetlenségi követelmények teljesítése nehézségekbe ütközik Az egyes szakmai vagy adminisztratív intézkedéseknek a kiadásokra gyakorolt hatását nem en mérik fel Nem a szervezet likviditásmenedzsmentje A szervezetnél nem kialakult vagy nem a közbeszerzési rendszer A pénzkezeléssel jogi és belső szabályozási előírások betartása nem A pénzkezeléssel biztonsági előírásokat nem tartják be Az egyes szakmai, illetve adminisztratív folyamatok végrehajtása során nem törekednek a költségek minimalizálására A szervezet nem rendelkezik kontrolling, illetve teljesítményértékelési rendszerrel A szervezeti célok és az elért eredmények értékelése rendszeres időközönként nem történik meg A szervezet nem rendelkezik számviteli nyilvántartási rendszerrel A szervezet beszámolási rendszere nem megbízható
Működésből, üzemeltetésből eredő Az iratkezeléssel, irattárazással Informatikai rendszerekkel, valamint adatkezeléssel és adatvédelemmel A szervezet nem tesz időben eleget a beszámolási kötelezettségeknek A szervezet nem követi folyamatosan nyomon a könyvvezetéssel jogi szabályozási előírások változásait A könyvvezetés informatikai támogatottsága nem megoldott A szervezet nem rendelkezik fizikai biztonsági tervekkel és előírásokkal A szervezet nem rendelkezik beruházási, fejlesztési tervekkel, illetve a tervek nem aktualizáltak, azok felülvizsgálata nem A szervezeti vagyon, eszközök működtetése és állagmegóvása nem Az üzemeltetési feladatoknak nincs felelőse a szervezeten belül A szervezeti vagyon, eszközök megóvását szolgáló biztonsági előírások nem kerülnek betartásra A szervezet nem rendelkezik pontos, naprakész iratkezelési és irattározási rendszerrel Az irattározás fizikai, biztonsági követelményei nem megoldottak A nyilvántartási rendszerek nem ek, nem naprakészek, vagy a hozzáférési korlátok nem működnek A szervezet nem rendelkezik informatikai stratégiai tervvel A szervezet nem rendelkezik informatikai biztonsági és katasztrófa tervvel A szakmai, illetve adminisztratív folyamatok támogatására a szükséges időpontban nem áll rendelkezésre informatikai alkalmazás A szervezet informatikai alkalmazásai elavultak A szervezet hardver ellátottsága nem Az informatikai alkalmazások nem felelnek meg a biztonságosság követelményének Az archiválási rendszerek egyáltalán nem vagy nem en működnek Egyes informatikai alkalmazások nem kompatibilisek más, a szervezet által alkalmazott informatikai rendszerekkel A szervezet adatkezelése és adatvédelme nem felel meg a jogi és belső szabályozási előírásoknak