PREÍZ Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez T12. Egyeztetés a PREÍZ Integrált ügyviteli rendszerben 2006. március (mod.090827)
Egyeztetés a PREÍZ Integrált ügyviteli rendszerben Az egyeztetési feladat miden számviteli nyilvántartás sarkalatos problémája. Az egyeztetés során meg kell győződni, hogy teljes körű e a szintetikus könyvelés és ki kell szűrni a formai és tartalmi hibákat. Az egyeztetés során a következőket kérdésekre kell választ adni: Analitikák egyeznek a szintetikus könyveléssel? Megfelelő az egymással összefüggő főkönyvi számlák egyenlege? Van tartozik egyenlegű pénzeszközök főkönyvi számla? A pénzeszközök havi záró egyenlege egyezik az analitikával? Egyenleget mutatnak az átvezetési számlák? Egyezik a kivonat eszköz és forrás oldala? Kötelezettség előírásoknak megfelelően történtek a pénzügyi teljesítések? Folyamatos a kimenő számlák sorszáma? A folyószámla analitikában van túlfizetés vagy túlutalás? Stb. A vállalkozások speciális igényeiknek megfelelően alakítják ki a bizonylati rendjüket, amely tartalmazza az egyeztetési feladatokat, gyakoriságát és menetének leírását. Az egyeztetés manuális és időigényes feladat, ezért jellemzően a vállalkozásoknál negyed vagy félévente kerül elvégzésre. A feltárt hibák korrigálása az eltelt hosszú idő miatt jelentős plusz munkát eredményezhet, ami állhat a könyvelési hibák javításából az adóbevallások önrevíziójából, a folyószámlák átvezetéséből és a partnerek a számláinak, pénzügyi teljesítéseinek utólagos egyeztetéséből. A PREÍZ Integrált ügyviteli rendszer a számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetését és ellenőrzését zárt rendszerben biztosítja. Az egyeztetésre és ellenőrzésre több megoldást ajánlunk, lehetőség v an a célfeladatokat ellátó speciális programok használatára (tombolázás, egyeztetés, könyvvizsgálói mintavételek stb.), illetve a saját bizonylati rendnek megfelelő kimutatások elkészítésre (például folyószámlák összevont listájának eredményének összevetése a főkönyvi kivonat adataival, összevont számlázási adatok összevetése az iktatott számlák forgalmi kimutatásával stb.). A rendszerbe épített automatikus egyeztető és ellenőrző programok használatával megoldható az egyeztetési feladatok akár napi elvégzésé is. A kialakult gyakorlat szerint az egyeztetés legalább a havi zárást megelőzően szükséges elvégezni. Az egyeztetési tevékenységet két fő részre bontjuk pénzügyi és számviteli feladatokra. A pénzügyi feladatok a folyószámla analitikus nyilvántartás egyeztetése, a számviteli feladatok a szintetikus könyvelés egyeztetése. 2
Pénzügyi rendszerben elvégzendő feladatok. A pénzügyi nyilvántartásnak napra késznek kell lennie, hiszen csak így érhető el, hogy a menedzsment számára megfelelő információ álljon rendelkezésre a döntések meghozat alához, illetve a korábbi döntések értékeléséhez. A vállalkozás vagyoni és anyagi helyzetének elemzése fontos eleme a kintlévőségek minősítése. Például a kötelezettség vállalások előtt meg kell győződni a fizetőképesség fenntartásról. A kintlévőségek értékeléshez a folyószámla nyilvántartásnak napra készsége mellett pontosnak is kell lennie. A beérkező, kimenő számlák és a pénzügyi teljesítések folyamatos és pontos rögzítése szüksége s a pénzügyi feladatok ellátáshoz. A számla kiegyenlítések iktatásánál egyik legfontosabb szempont, hogy mindig keressék meg a konkrét számlát és a bizonylat tételek pontos számlaszámmal (hivatkozási számával) kerüljenek rögzítésre. Az adott partner számlái és pénzügyi teljesítései a számlaszámmal kapcsolódnak egymáshoz. Automatikus számlarendezéskor a számlaszám csoportba (párba) fogott tételek kerülnek rendezésre. A hibásan rögzített és a több számla egy utalással, egy számla több utalással való kiegyenlítése esetén közös számlaszámra kell hozni a tételek, a feladatott a pénzügyileg rendezetlen tételek karbantartás a programmal végezhető el (Forgalom / Folyószámla analitikaf24). Az esetleges számla kapcsolat nélküli banki és pénztári tételek a rendezetlen téték listázásával (F240 nyomtatás) lehet kimutatni. 3
Az automatikus számlarendezéssel (F25), lehet a kiegyenlítés számlákat rendezni. A rendezést követően a határidőn túli kintlévőségek kimutatása programmal (X32) elvégezhet ők a kintlévőségek korosítása, minősítése és értékelése. A program segítségével a kintlévőséget kétféle előre definiált módon lehet minősíteni : a likvid kintlévőségek (0 30.30 60,60 90 napos) a céltartalék elv szerint (0 90,90 180,180 napnál régebbi) a felhasználó napi igényeknek megfelelően definiált korosítási intervallumok. 4
Egyeztetések A pénzügyi egyeztetés napi feladat mivel csak így érhető el a kintlévőségek pontos értékelése és a vállalkozás pénzügy helyzet ének elemzéséhez megfelelő adat szolgáltatás. A számla feladások ellenőrzése Meg kell győződni, hogy minden számla átadásra került e. A számlázási rendszer számla forgalmi kimutatását egyeztetni kell a pénzügyi modul számlaiktatási összevont listájával. A számla kiegyenlítések ellenőrzése Nincs a rendezetlen állományban számla kapcsolat nélküli banki, pénztári tétel. 5
Számviteli rendszerben elvégzendő feladatok. A számvitel egyeztetés feladatai: Az analitikák egyeztetése a szintetikus könyveléssel. A vevőknél nincs túlfizetés, szállítóknál túlutalás (általában rögzítési hiba). Pénztárak, bankszámlák hó végi egyenlegének egyeztetése a bizonylatokkal (utolsó havi pénztárjelentés, utolsó havi bank kivonat) A pénztár vagy bank hó közben nem volt negatív egyenlegű (általában rögzítési hiba) Átvezetési számlákon nincs egyenleg. Az összefüggő főkönyvi számlák egyeztetése (például az előző hónapban előírt kötelezettségek kiegyenlítésre kerültek), A könyvelés adatbázis ellenőrzése (bizonylat, napló kivonat, főkönyvi kivonat ellenőrzés) Folyószámla analitika egyeztetése a szintetikával (esetleges hibák kiszűrése) 6
Havi zárás a számviteli rendszerben: Havi zárás a pénzügyi rendszerben: Havi zárás a számlázási modulban: 7