D A T A K I N G Informatikai Kft. Cím: H-1118 Budapest, Breznó-köz 9/b ; Iroda: H-1067 Budapest, Szondi u. 17. Telefon: (+361) 269-09-00 ; Fax: (+361) 269-0862 E-mail: level@dataking.hu Dataking Adóraktár rendszer
- 2-1./ ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK 1.1./ A RENDSZER KIKAPCSOLÁSA ILLETVE ÜZEMBEHELYEZÉSE Minden berendezést a POWER feliratú gombbal lehet be- illetve kikapcsolni. A gépeket kikapcsolni csak a rendszerből történt kilépés után, a gépek alaphelyzetében, a központi gépen üres képernyő és C:\> jel) szabad. A központi gép a saját tesztje után automatikusan indul el. Leindexeli (Szempontok szerint sorba rendezi) az általa használt állományokat. A rendszer elindításához be kell gépelni a START parancsot, majd meg kell nyomni az <ENTER> billentyűt. Hatására a rendszer ún. főmenüje lesz látható. A munka befejezése után mindig ki kell lépni a programból. Ehhez az <ESC> gombot kell megnyomni attól függően, hogy melyik menüben vagyunk, egyszer vagy többször. A program rákérdez: "Biztosan ki akar lépni a programból (I/N)?" <N>em válasz esetén folytatható a munka. <I>gen válaszra megtörténik a kilépés. Ezután lehet a gépeket kikapcsolni. Meghatározások 1.2./ A RENDSZER ALAPFOGALMAI Menü A használható programpontok felsorolását tartalmazó táblázat vagy sor Menüpont A menüben felsorolt programpontok egyike Kiválasztó sáv Kiválasztáshoz megjelöl egy programpontot, ez a pont kiemelve látható Billentyű magyarázat sor Az adott helyzetben alkalmazható billentyűk felsorolása Üzenet sor A képernyő alsó sora, a menüpontok magyarázatát vagy egyéb üzeneteket tartalmaz Ablak Programpont végrehajtása közben az adatokat tartalmazó és azok bevitelére szolgáló képernyőrész Hibaüzenet A képernyő közepén megjelenő, hibára figyelmeztető piros ablak, az ablak alján választást kínál fel Kurzor Adatok bevitelekor a beírás helyét jelölő kis vonalka Kurzor billentyűk A fel, le, jobbra és balra mutató nyilakkal jelölt billentyűk FONTOS! A képernyőn felső sorában mindig látható, hogy melyik menüpontokat választotta ki, ameddig eljutott a használni kívánt menüponthoz. Az általánosan használt billentyűk jelentése <ESC> Kilépés <ENTER> Kiválasztás, adatbeviteli mező lezárása <INSERT> Új adat felvitel <DELETE> Törlés <+> Módosítás <PgUp>, <PgDn> Lapozás a képernyőn megjelenő adatokban fel és le egy lapot <Kurzor billentyűk> Mozgás a menüpontok között, táblázatban az adatok között <F1> Segítség megjelenítése <F2> Belépés értékesítésbe (csak a pénztárgépen működik) <F5> Aktuális készlet gyors lekérdezése (csak a központi gépen) 2
- 3 - <F10> Kezelő kód megadása Nyomtatás A rendszer az elvégzett műveletekről a legtöbb esetben nyomtatási anyagot (listát, bizonylatot) készít, amelyek egy részét automatikusan kinyomtatja, más részénél csak választható a nyomtatás. Minden esetben igaz, hogy szükség esetén egy lista egymás után többször is kinyomtatható. A nyomtatás kezelésére szolgál az ún. listázó ablak, amelyben fel van tüntetve a lista neve, az eddig kinyomtatott példányszám, a következő példány száma és az összes lapszám. Nyomtatáshoz meg kell adni a kezdő és a befejező lapszámot (a gép felkínálja az első és az utolsó oldalt) és <ENTER>-el elfogadni (a lapszámok megadásával lehetőség van a lista csak egy részének kinyomtatására). A lista lekérhető a képernyőre is az <F10> billentyű megnyomásával. Kilépni a listázó ablakból az <ESC> billentyűvel lehet. 2./ NAPI NYITÁS A napi nyitást az összes szükséges zárási művelet elvégzése után kell végrehajtani. A napi nyitáskor történik meg a napi adatok nullázása, az előre feladott árváltozások és árleszállítások életbe léptetése, illetve a megszűnő árleszállítások lezárása. FONTOS! A napi nyitás elvégzése előtt bizonyos funkciókat nem lehet elvégezni (pl. a legtöbb mozgás), ilyen menüpont kiválasztásakor a gép figyelmeztető üzenetet küld. 3./ TÖRZSADATOK A törzsadatok menüpontban lehet a rendszer adattárainak elemeit (pl. termékek, cikkcsoportok, stb.) felvinni, módosítani, törölni. Minden törzsadatot egy kódszám azonosít (pl. egy árucikket a vonalkódja). Amikor valamelyik funkcióban egy törzsadatra szükség van, a gép ezt a kódszámot kéri. FONTOS! Amikor a gép valamelyik törzsadat kódszámát kéri, a kódszám beütése helyett meg lehet nyomni az <ENTER> billentyűt, ekkor megjelenik a megfelelő adattár összes eleme, ahol a kívánt adatot meg lehet keresni, és kiválasztani. Tehát nincs szükség a kódszámok fejből ismeretére. A törzsadatok karbantartása során általánosan használt billentyűk a következők: <INSERT> Új adatsor felvitele. <+> Meglévő adatsor módosítása. <DEL> Meglévő adatsor törlése. <*> Másodlagos vonalkódok felvitele az árutörzsben. <ENTER> Meglévő adat kiválasztása. <ESC> Kilépés. A törzsadatok karbantartását minden olyan funkcióban szintén el lehet végezni, ahol az adott törzsadatra szükség van (pl. bevételezéskor az új termékeket rögtön fel lehet vinni az árutörzsbe). 3.1./ ÁRUTÖRZS A termékek és szolgáltatások alapadatait tartalmazza (a kiemelt adatok megadása kötelező): Cikkszám: A termék vonalkódja (8 vagy 13 hosszú szám), ha nincs gyári kód, a gép a belső kódból automatikusan képzi (ekkor ide felvitelkor a belső kódot kell beírni). Megnevezés: A termék pontos megnevezése, lehetőleg betűkkel kezdődjön, és csak betűket, számokat és szóközöket tartalmazzon. 3
- 4 - Adózott termék: Ki kell választani, hogy adózott a termék- igen vagy nem Jellemző: Tájékoztató adat, kitöltése nem kötelező Belső cikkszám: A vonalkóddal nem rendelkező termékek azonosítója (5 hosszú szám) Gyorskód: Alternatív azonosító kód (3 hosszú szám), a cikkszámtól és a belső kódtól függetlenül bármely terméknek adható, ezután a terméket a gyorskód alapján is meg lehet keresni (pl. eladni a kasszán). Termékszám: A termék vámtarifaszáma, kötelező megadni, rákerül a számlára. Fajtakód: Kitöltése kötelező Mennyiségi egység: A termék eladási alapegysége (pl. darab, liter, stb.). Göngyöleg: A termékhez tartozó tapadó göngyöleg cikkszáma (pl. sörnél az üveg), a tapadó göngyöleget a termék eladásakor automatikusan rögzíti a kassza. Cikkcsoport: Annak az árucsoportnak a kódja (4 hosszú szám), ahová a terméket be kell sorolni (pl. autóalkatrész). Árközlemény száma: Az utolsó árváltozás hivatkozási száma, árváltozáskor automatikusan kitöltődik. Áfa: A termék áfa kulcsa (pl. 25 %). Min. H. kulcs: A termékhez tartozó árrés. Beszerzési ár: A termék nettó (áfa nélküli) beszerzési ára, a bevételezések alapján számított súlyozott átlagár. Kalk.h.kulcs: A termékhez tartozó árrés. Áfa nélküli Nagyker. ár: A termék nettó nagykereskedelmi eladási ára. Üzemanyag esetén: 15 C sürüség: 15 C hömérséklethez tartozó sürüségét 15 C térfogat: 15 C hőmérséklethez tartozó térfogat Minőség: az érvényes MSZ-re, müszaki leírásra vagy a szerződésben rögzitett specifikációra való hivatkozással Minőségtanúsítás: az üzemanyag, és a tüzelőolaj minőségtanúsítást tartalmazza. Az árutörzs bizonyos adatai nem módosíthatók, ha az adott terméknek készlete nem nulla, vagy ha valamilyen készletmozgás történt a hónap során. Törléskor szintén ellenőrzi a gép, hogy a műveletet el lehet-e végezni. Másodlagos vonalkódok felvitele <*> Egy termékhez tetszőleges számú vonalkódot fel lehet vinni. Rá kell állni a termékre, és meg kell nyomni a <*> billentyűt. A megjelenő kis ablakban az <INS> billentyűvel lehet az új másodlagos kódot felvinni, illetve meg lehet adni a másodlagos kódhoz tartozó gyűjtő mennyiséget is (pl. cigarettánál a kartonon szereplő kódot és a kartonban lévő mennyiséget). Ha a kasszán egy ilyen kódot húznak le, a gép automatikusan elvégzi a gyűjtő mennyiséggel való felszorzást. 3.2./ CIKKCSOPORT A termékek besorolását szolgáló árucsoportok alapadatait tartalmazza: Kód: A cikkcsoport kódszáma (4 hosszú szám), felépítését lásd lejjebb. Megnevezés: A cikkcsoport pontos megnevezése. FONTOS! A termékek cikkcsoportok szerinti csoportosítása képezi a legtöbb elszámolás alapját, ezért ezt az adatot a lehető legnagyobb pontossággal kell megadni. Cikkcsoportkódok felépítése A négyjegyű cikkcsoportkód az alábbiak szerint épül fel: 1. számjegy: Az árutörzsben lévő tétel jellegét határozza meg. "0" áru "9" szolgáltatás 4
- 5-2. számjegy Csak üzemanyag cikkcsoport esetén lehet 1-es! 3-4. számjegy: Tetszőlegesen megadható. Célszerű a különböző termékcsoportok szerint következetességre törekedni, mert a rendszerben sok lekérdezés és lista kérhető le cikkcsoportkód felépítése szerint. Állandó kódok : 0101 Üzemanyag 9000 Szolgáltatás 9900 Előlegek 3.3./ VEVŐ A rendszeresen vásárló törzsvevők adatait tartalmazza: Kód: A vevő adóigazgatási azonosító száma (11 hosszú szám), de lehet egy tetszőlegesen megadott sorszám is. Bankszámlaszám: A vevő bankszámlájának száma. A bankszámlaszámot nem kötelező megadni, viszont nem kp. vásárlást csak olyan vevőnek enged a program, ahol ez az adat ismert! Megnevezés: A vevő pontos megnevezése. Cím: A vevő pontos címe. Ország: Vásárló ország megnevezése Adószám: 2 jegyü ország kód, 11 karakter hosszú adószám Számla megn., cím: A vevő számlázási neve és címe. Abban az esetben kell kitölteni, ha ez nem azonos az elsődlegesen megadott névvel és címmel. Ebben az esetben az elsődlegesen megadott név és cím a számla végén az "átvevő" rovatban szerepel majd. Engedmény %: A vevő vásárlásaira adható százalékos engedmény. Fizetési határidő: Abban az esetben kell kitölteni, ha a vevőnek adott fizetési határidő eltér az általánosan használttól. Vezető, telefon: Tájékoztató adatok a vevőről. Jöv.eng: Jövedéki engedély száma. Kötelező kitölteni! Egyéb mezők: Ezeknek a mezőknek tetszőleges nevet lehet adni, ami a képernyőn megjelenik. (DATAKING szakembere tudja beállítani) A mezők neve és tartalma beállítástól függően látható a számlán is. Speciális billentyűk <TAB> Vevő letiltása vagy letiltott vevő újbóli engedélyezése. <*> Vevők leválogatása bankszámlaszámuk alapján. 3.4./ SZÁLLÍTÓ Az árut szállító, és fuvarozó külső cégek adatait tartalmazza: Kód: A szállító adóigazgatási azonosító száma (11 hosszú szám), de lehet egy tetszőlegesen megadott sorszám is. Adószám: 2 jegyü országkód, 11 karakter hosszú adószám Megnevezés: A szállító pontos megnevezése. Cím: A szállító pontos címe. Bankszámlaszám: A vevő bankszámlájának száma. A bankszámlaszámot nem kötelező megadni, viszont nem kp. vásárlást csak olyan vevőnek enged program, ahol ez az adat ismert! Vezető, telefon: Tájékoztató adatok a vevőről. Jöv.eng: Jövedéki engedély száma. Kötelező kitölteni! 5
- 6 - Egyéb mezők: Ezeknek a mezőknek tetszőleges nevet lehet adni, ami a képernyőn megjelenik. (DATAKING szakembere tudja beállítani) A mezők neve és tartalma beállítástól függően látható a számlán is. A külső szállítókkal kapcsolatos árumozgásokat a "Beszerzés/Visszáru" menüpontban lehet elvégezni. 3.5./ BIZONYLATTÍPUS A mozgástípusok (árumozgás csoportok) alapadatait tartalmazza: Kód: A bizonylattípus kódszáma (2 hosszú szám), felépítését lásd lejjebb. Megnevezés: A bizonylattípus pontos megnevezése. A bizonylattípusok a különböző készletváltozásokat csoportosítják a készletre gyakorolt hatásuk (növekedés, csökkenés) és jellegük (külső szállítás, árváltozás, stb.) alapján. Bizonylattípus kódok felépítése A kétjegyű bizonylattípus kód az alábbiak szerint épül fel: 1. számjegy: A mozgás irányát és jellegét határozza meg. "0" / "4" szállítói beszerzés / visszáru "1" / "5" vállalaton belüli átvétel / átadás "2" / "6" egyéb (nem szállítóhoz kötött) növekedés / csökkenés "3" / "7" árváltozás (készletátértékelés) növekedés / csökkenés 2. számjegy: Az adott csoporton (1. számjegy) belüli sorszám. Speciális bizonylattípusok "87", "89" Bizományos áruk forgalma. "98" Szolgáltatások forgalma. "99" Saját áruk forgalma. A bizonylattípus adattár előre meghatározott elemeket tartalmaz, ezért ezt az adattárat nem szükséges módosítani. 3.6./ JOGCÍMKÓDOK TMJC: Termékmérleg jogcímkód Év Aktuális év Adó: Adómérték Megnevezés: Jogcímkód megnevezése Az adómértéket, és az évet lehet változtani, + billentyü megnyomásával. A többi állandó adat, nem lehet módosítani. 3.7./ DEVIZA ADATOK A rendszerben használatos devizaadatokat tartalmazza. (A devizaár használata a rendszerben kérésre ki- vagy bekapcsolható.) Devizanem: A devizanem három karakteres megnevezése. Árfolyam: A devizanem árfolyama. Export számla kiállításánál a Deviza árfolyamot aktualizálni kell! 6
- 7-3.8./ VÁMSZORZÓK A rendszerben használatos vámszorzókat tartalmazza. Vámtarifa szám Megnevezés Vám Vámkezelési díj Statisztikai illeték 3.9./ FELHASZNÁLÓ A rendszer kezelőit és hozzáférési szintjüket tartalmazza: Kód: A felhasználó kódszáma (4 hosszú szám), az első számjegye nem lehet "0". Az <F10> billentyű megnyomásával a gép generál egy véletlen kódszámot. Név: A felhasználó pontos neve. Hozzáférési szint: A felhasználó jogosultsági szintje (1-9), a legmagasabb szint a 9-es. Felhasználói kód megadása és törlése A menürendszer jobb alsó sarka közelében látható az éppen aktuális felhasználó neve. Ha nincs megadva a "Nincs felhasználó." felirat látható. Bejelentkezéskor meg kell nyomni az <F10> funkcióbillentyűt, majd a megjelenő ablakba be kell írni a felhasználó négyjegyű kódszámát. Ha a megadott kód létezik, a hozzá tartozó név megjelenik a képernyőn. Az így megadott kód a következő kód beütéséig érvényes. Kódot törölni az <F10> és utána az <ESC> billentyűvel lehet, hatására ismét a "Nincs felhasználó." felirat jelenik meg. A rendszer bármely funkciójának használata előtt a dolgozó köteles beütni az azonosító kódját, így regisztrálása kerül, hogy az adott feladatot ki végezte el. A feladat végeztével a megadott kódot törölni kell, azáltal az újabb hozzáférés csak újbóli kódmegadás után lehetséges. Hozzáférési szintek Minden funkció csak abban az esetben használható, ha a bejelentkezett felhasználó hozzáférési szintje egyenlő vagy nagyobb, mint az adott funkcióhoz rendelt szint. Minden funkció hozzáférési szintje alapértelmezésben 1 (bárki hozzáférhet, de előtte köteles azonosítania magát.) E fölött még nyolc szint határozható meg. Rá kell állni a megfelelő menüpontra, meg kell nyomni az <ALT> <F10> billentyű kombinációt (a két billentyűt egyszerre), majd ki lehet választani a kívánt szint számát, illetve törölni lehet egy már megadott szintet. FONTOS! A hozzáférési szintek megadásához 9-es jogosultságú felhasználó kell. 3.10./ MEGJEGYZÉSEK Egyes bizonylatok végére írt megjegyzéseket lehet ebben a menüpontban beállítani. Megjegyzés: A megjegyzés szövege. Mindig: A szöveg megjelenik mind a három bizonylatfajtán. Készpénz: A szöveg a készpénzes számlákon jelenik meg. Átutalás: A szöveg az átutalásos számlákon jelenik meg. Szerviz munkalap: A szöveg a szerviz munkalapokon jelenik meg. 7
- 8 - A megjegyzés azon a bizonylaton jelenik majd meg, amelyek mögött az "Igen" szó van beállítva. A szerkesztés alatt álló mezőt a kocka alakú karakter jelzi. Központi paraméterek beállitása 3.11./ PARAMÉTEREK Anyagigazgatási költség: Százalékban kell megadni az anyagigazgatási költséget. Képernyővédő bekapcsolása: Másodpercbe lehet beállítani. Lista papír példányszám: A használt lista papit példányszáma. Késedelmi kamat: Százalékban lehet megadni. Átfutási idő: Késedelmi kamat számításához szükséges átfutási idő. Jutalék használat: Ki be lehet kapcsolni. Jutalék százaléka: Százalékban kell megadni. Minuszkészletre figyelmeztetés: Ki be lehet kapcsolni. Automatikus adatmentés: Ki be lehet kapcsolni. Szállitó levélen Afa kiirés: Ki be lehet kapcsolni. Szállitolevélen Ean és jellemző: Ki be lehet kapcsolni. Számlán Eab kiirás: Ki be lehet kapcsolni. Számlán egyéb vevő adatok: Ki be lehet kapcsolni. Számlázáskor automatikus bevételi pénztárb.: Ki be lehet kapcsolni. Saját felhasználás cikkcsoport: Egy cikcsoportot kell kiválasztani. Saját felhasználás tipusa: Egy bizonylat tipust kell kiválasztani. 4./ MOZGÁSOK A mozgásoknál használható billentyűk jelentése : <ESC> Adatmezőből kilépés ; tevékenység befejezése (számla vagy bizonylat lezárása) <TAB> Megnevezés szerinti keresésnél visszaáll az adatbázis elejére <*> Szorzás, vevőtörzsben bankszámlaszám bekérés <+> Adatmódosítás kérése </> Vevő letiltás <ENTER> Cikklistában kiválasztás / (TL) végösszeg / Adatmező lezárás <INSERT> Új felvitel (pl. törzsbe, számlára,) / Adatmezőben beszúrás <DELETE> Törzsadat törlése / Adatmezőben pozíció törlés <PgUp>,<PgDn> Lapozás a képernyőn megjelenő adatokban fel,le <,> Mozgás az adatok képernyőn való megjelenítéséhez <, > Mozgás adatbevitel során két adat között <A...Z> Gyorskeresés a cikklistában az első számig <HOME> Adatsor elejére áll <END> Adatsor végére áll 4.1./ ÁRUKIADÁS BELFÖLDRE (EKO) A bizonylat fejadatai: Sorszám: a bizonylat sorszáma, automatikusan képzi a program Jogcímkód: a jogcímkód törzsből kell kiválasztani Vevő: a vevőtörzsből ki lehet választani Fuvarozó: a szállítótörzsből ki lehet választani EKO száma: a program automatikusan adja az előre meghatározott sorszámtartományból 8
- 9 - Szállítólevél száma: a program felajánlja az EKO számot, de ez módosítható Nyilatkozat száma: azon nyilatkozat és/vagy meghatalmazás száma, amelyet a szállítás megkezdése előtt a rendeltetés szerinti tagállam illetékes hatoságának kell adnia. Kitöltése nem kötelező. Kiadás helye: a program a vállalati adatokból automatikusan kitölti, de módosítható Szállítmányozó: a szállítást lebonyolító személy neve, és címe A bizonylat rögzítése ezen a ponton az <ESC> billentyű segítségével még minden további kérdés nélkül elhagyható. Egy tételsor felviteléhez nyomja meg az <INS> gombot. Hatására egy új ablak nyílik a képernyő alján. Itt kéri a program a termék kódját. Ha van vonalkód, akkor itt lehet bevinni, ha nincs, akkor a mezőt üresen hagyva nyomjuk meg <ENTER> gombot. Hatására az árutörzsben találjuk magunkat ahol az ismert módon (kódszámra, megnevezésre, <PgUp>, <PgDn> ) megkereshető a számlázni kívánt termék. Kiválasztás az <ENTER> gombbal történik. Tételadatok: Vonalkód: áru vonalkódja Mennyiség: az értékesített mennyiség (üzemanyag esetén 15 fokra számolva) Üzemanyag esetén: Oszlop: kútoszlop sorszáma Sorrend: pisztoly sorszáma Töltési hőfok: töltési hőfok Nyitó óraállás: nyitó óraállás, nem módosítható Záró óraállás: záró óraállás Töltött liter: a gép számolja a rögzített óraállásokból A tételsor(ok) felvitele után az ESC billentyűvel lehet kilépni. A "Rögzíthető a bizonylat (I/N)?" kérdésre nagyon körültekintően kell válaszolni. <N>em válasz esetén a bizonylat nem készül el! Tehát itt még minden következmény nélkül ki lehet lépni a funkcióból, ha elrontottunk valamit. A <N>em válasz után viszont semmilyen módon nem lehet visszalépni abba a bizonylatba, amit elhagytunk. <I>gen válasz esetén a bizonylat eltárolódik. Ezután már csak a sztornózás funkcióval lehet a bizonylatot meg nem történtté tenni. <I>gen válasz után a bizonylat sorszámot kap, és ki lehet tölteni azokat a sorokat, amelyek a bizonylat végén jelennek majd meg. (Megjegyzés, kiállító, átvevő neve és címe) Ha a vevő számlacíme a vevőtörzsben ki van töltve, akkor az átvevő neve és címe rovatban automatikusan jelenik meg a vevő elsődleges neve és címe. Az itt feltett "Jók az adatok (I/N)?" kérdés a bizonylat végi rovatokra vonatkozik. <N>em válasz esetén még módosíthatóak, <I>gen válasz esetén a bizonylat nyomtatása következik. 4.2./ ÁRUKIADÁS KÜLFÖLDRE (TKO) A bizonylat fejadatai: Sorszám: a bizonylat sorszáma, automatikusan képzi a program Jogcímkód: a jogcímkód törzsből kell kiválasztani Vevő: a vevőtörzsből ki lehet választani TKO száma: a program automatikusan adja az előre meghatározott sorszámtartományból Szállító: a szállítótörzsből ki lehet választani Szállítólevél száma: a program felajánlja az EKO számot, de ez módosítható Dátum: szállítólevél dátuma Szállítmányozó: a szállítótörzsből ki lehet választani Feladási ország: feladási ország kódja 9
- 10 - Célország: célország kódja Feladási hely: a program a vállalati adatokból automatikusan kitölti, de módosítható Dátum, idő: amikor az áru a feladó adóraktárát elhagyja Menetidő: az út megtételéhez szükséges időtartam, napokban meghátarozva Biztosíték: adófelfügesztéssel történő kitárolás esetén a kitárolást végző adóraktáros, vagy a bejegyzett kereskedő adóigazgatási, vagy VPID számának megadása. Kitöltése kötelező. Légi jármű adatai: Lajstromjel: Típus Járatszám Célállomás Üzemanyag töltés adatai: kezdete dátum, óra, perc vége dátum, óra, perc A bizonylat rögzítése ezen a ponton az <ESC> billentyű segítségével még minden további kérdés nélkül elhagyható. Egy tételsor felviteléhez nyomja meg az <INS> gombot. Hatására egy új ablak nyílik a képernyő alján. Itt kéri a program a termék kódját. Ha van vonalkód, akkor itt lehet bevinni, ha nincs, akkor a mezőt üresen hagyva nyomjuk meg <ENTER> gombot. Hatására az árutörzsben találjuk magunkat ahol az ismert módon (kódszámra, megnevezésre, <PgUp>, <PgDn> ) megkereshető a számlázni kívánt termék. Kiválasztás az <ENTER> gombbal történik. Tételadatok: Vonalkód: áru vonalkódja Mennyiség: az értékesített mennyiség (üzemanyag esetén 15 fokra számolva) Üzemanyag esetén: Oszlop: kútoszlop sorszáma Sorrend: pisztoly sorszáma Töltési hőfok: töltési hőfok Nyitó óraállás: nyitó óraállás, nem módosítható Záró óraállás: záró óraállás Töltött liter: a gép számolja a rögzített óraállásokból A tételsor(ok) felvitele után az ESC billentyűvel lehet kilépni. A "Rögzíthető a bizonylat (I/N)?" kérdésre nagyon körültekintően kell válaszolni. <N>em válasz esetén a bizonylat nem készül el! Tehát itt még minden következmény nélkül ki lehet lépni a funkcióból, ha elrontottunk valamit. A <N>em válasz után viszont semmilyen módon nem lehet visszalépni abba a bizonylatba, amit elhagytunk. <I>gen válasz esetén a bizonylat eltárolódik. Ezután már csak a sztornózás funkcióval lehet a bizonylatot meg nem történtté tenni. <I>gen válasz után a bizonylat sorszámot kap, és ki lehet tölteni azokat a sorokat, amelyek a bizonylat végén jelennek majd meg. (Megjegyzés, kiállító, átvevő neve és címe) Ha a vevő számlacíme a vevőtörzsben ki van töltve, akkor az átvevő neve és címe rovatban automatikusan jelenik meg a vevő elsődleges neve és címe. Az itt feltett "Jók az adatok (I/N)?" kérdés a bizonylat végi rovatokra vonatkozik. <N>em válasz esetén még módosíthatóak, <I>gen válasz esetén a bizonylat nyomtatása következik. A számlázás menete: 4.3./ SZÁMLÁZÁS 10
- 11 - Először a vevőt kell kiválasztani. Ha a vevő kódszámát nem tudjuk, akkor a mezőt üresen hagyva nyomjuk meg az <ENTER> gombot. Hatására a vevőtörzs lesz látható. A vevőtörzsben megnevezés-re (A..Z), bankszámra (*) vagy a kurzormozgató nyilak segítségével lehet a kívánt vevőt megkeresni. Kiválasztás itt is az <ENTER> gombbal történik. Ha módosítani akar az adatokon, akkor a kiválasztás előtt <+> gombot kell megnyomni. Ha új vevőt akar a vevőtörzsbe felvenni, akkor az <INSERT> gombot kell megnyomni. Ezután a 4.1.3 Vevőtörzs című fejezetben leírtak szerint fel lehet vinni az új vevő adatait. Az adatok rögzítése után jön a biztonsági kérdés: "Jók az adatok (I/N)?" <I>gen válasz esetén visszalép a program a számlázásra, <N>em válasznál lehet folytatni az adatok javítását. Ezután, ha a vevő bankszámlaszáma a vevőtörzsben nem volt kitöltve, akkor itt megadható. Nem kötelező kitölteni. Ha a vevőtörzsből a gép a bankszámlaszámot kitöltötte, akkor a fizetésmód következik. A fizetés módjánál a program a KÉSZPÉNZ-t kínálja fel. Az ÁTUTALÁS illetve INKASSZÓ fizetési módot a <PgUp>,<PgDn> gombok megnyomásával lehet kiválasztani. A következő mező a számla keltére vonatkozik. A program a napi dátumot kínálja fel, de ezt módosítani lehet. A fizetési határidő csak az átutalás illetve az inkasszós fizetési módnál használható. A program 10 napot kínál fel a számla keltétől számítva, de ez is módosítható. A következőnek megadható érték a számlaengedmény ill. felár százaléka. Az engedményt negatív, a felárat pozitív előjellel kell megadni. Elkészültek a számla főbb adatai, következnek a számlázni kívánt tételek. A számla rögzítése ezen a ponton az <ESC> billentyű segítségével még minden további kérdés nélkül elhagyható. Egy tételsor felviteléhez nyomja meg az <INS> gombot. Hatására egy új ablak nyílik a képernyő alján. Itt kéri a program a termék kódját. Ha van vonalkód, akkor itt lehet bevinni, ha nincs, akkor a mezőt üresen hagyva nyomjuk meg <ENTER> gombot. Hatására az árutörzsben találjuk magunkat ahol az ismert módon (kódszámra, megnevezésre, <PgUp>, <PgDn> ) megkereshető a számlázni kívánt termék. Kiválasztás az <ENTER> gombbal történik. Ha terméket engedményesen vagy felárral adja el, akkor nyomja meg az <F2> gombot. Hatására a kedvezmény előjelére áll ahol vagy elfogadjuk, vagy a <+> gomb megnyomásával felárra válthatjuk át. Ezután megadható az engedmény százaléka, üresen hagyva a mezőt összegszerűen adható meg. A képernyő bal alsó sarkában az eladási ár látható. Ha nem megfelelő, akkor itt még lehet módosítani. (Ekkor az engedményszázalékot automatikusan visszaszámolja a program.) A következő mezőben a mennységet kell megadni. A jobb alsó sarokban az eladási érték látható. Az adatok rögzítése után jön a biztonsági kérdés: "Jók az adatok (I/N)?" <I>gen válaszra a tétel felkerül a számlára. Ezután a következő tételt hasonló módon kell rögzíteni. Ha a számla lezárása előtt (<ESC>) módosítani akar a számla tételsorain, akkor először a nyilak segítségével meg kell keresni a módosítani kívánt tételsort, majd a <+> gombot megnyomva a megjelenő alsó ablakban - hasonlóan mint a felvitelnél - ezt meg lehet tenni. Speciális esetek a számlázáskor: <F3> Ha a vevőnek van kiadva szállítólevélen áru, akkor az érvényes szállítólevelek az F3 billentyű hatására egy ablakban megjelennek. Itt a <SPACE> vagy a <+> billentyűk segítségével kijelölhetők a számlázni kívánt szállítólevelek. Ha az <ESC> gomb megnyomása után a "Felviszi a bizonylatokat (I/N)?" kérdésre <I>gen a válasz, a szállítóleveleken szereplő tételsorok is felkerülnek a számlára. Ezeknél a tételsoroknál a szállítólevél száma is ki van töltve, és ezek a sorok nem módosíthatók. Egy számlán szerepelhetnek szállítólevélről származó és egyedileg felvitt tételsorok egyaránt. <F4> Ez a funkció abban az esetben használható, ha a számlaszám után piros "Vevői rendelés!" figyelmeztetés olvasható. Ez azt jelenti, hogy a vevőnek van érvényes rendelése. Ezek a rendelések láthatók az F4 gomb hatására egy táblázatban. <F6> Ha a vevőnek van egy vagy több érvényes előlegszámlája, akkor ezek F6 hatására egy ablakban megjelennek. Itt a <SPACE> vagy a <+> billentyűk segítségével kijelölhetők a feldolgozni kívánt előlegszámlák. Ha az <ESC> gomb megnyomása után a "Felviszi a 11
- 12 - <F7> <DEL> Előlegszámla bizonylatokat (I/N)?" kérdésre <I>gen a válasz, az előlegszámlákon szereplő tételsorok is felkerülnek a számlára. Előlegszámlá(ka)t akkor lehet feldolgozni, ha a számlán szereplő végösszeg nagyobb vagy egyenlő a kiválasztott előlegszámla(k) végösszegénél. Ellenkező esetben a számla végösszege negatív előjelű lene. (Ezért a számla első tételsora nem lehet előleg.) Ha a vevőnek van kiadva EKO bizonylaton áru, akkor az érvényes EKO bizonylatok az F7 billentyű hatására egy ablakban megjelennek. Itt a <SPACE> vagy a <+> billentyűk segítségével kijelölhetők a számlázni kívánt bizonylatok. Ha az <ESC> gomb megnyomása után a "Felviszi a bizonylatokat (I/N)?" kérdésre <I>gen a válasz, az EKO bizonylatokon szereplő tételsorok is felkerülnek a számlára. Ezeknél a tételsoroknál a szállítólevél száma is ki van töltve, és ezek a sorok nem módosíthatók. Egy számlán szerepelhetnek EKO bizonylatról származó és egyedileg felvitt tételsorok egyaránt. gomb segítségével lehet törölni a teljesíthető rendeléseket, és az <ESC> segítségével lehet visszatérni a számlázáshoz. Ha a számlára elsőnek felvitt tételsor előleg (cikkcsoportja 9900), akkor a számlára több tételsor nem rögzíthető, és a számla előlegszámla lesz. Előleg tételsort nem lehet fölvinni a számlára, ha már szerepelnek rajta egyéb tételsorok. A tételsorok rögzítésének befejezése után az <ESC> gomb segítségével láthatunk hozzá a számla lezárásához. Ekkor a gép a "Visz fel anyagigazgatási költséget? (I/N)" kérdést teszi fel. Az anyagigazgatási költség egy előre beállított százalékos érték, amit <I>gen válasz esetén a számla nettó értékéhez a program hozzáad. Ez az érték a számlán külön tételsorban szerepel majd. Az anyagigazgatási költség nem vonatkozik a szolgáltatások tételsoraira. A következő adat a vevőengedmény, amit százalékosan lehet megadni. Engedmény adása esetén annak értéke megjelenik a képernyőn. Az engedmény értékét a program a számla ÁFA nélküli értékéből számolja. A "Jók az adatok (I/N)?" kérdés a vevőengedményre vonatkozik. <N>em válasz esetén még módosítható, <I>gen válasz következik a a "Rögzíthető a bizonylat (I/N)?" kérdés. Erre nagyon körültekintően kell válaszolni. <N>em válasz esetén a számla nem készül el! Tehát itt még minden következmény nélkül ki lehet lépni a funkcióból, ha elrontottunk valamit. A <N>em válasz után viszont semmilyen módon nem lehet visszalépni abba a számlába, amit elhagytunk. <I>gen válasz esetén a számla eltárolódik. Ezután már csak a sztornózás funkcióval lehet a számlát meg nem történtté tenni. <I>gen válasz után a számla sorszámot kap, és ki lehet tölteni azokat a sorokat, amelyek a számla végén jelennek majd meg. (Megjegyzés, kiállító, átvevő neve és címe) Ha a vevő számlacíme a vevőtörzsben ki van töltve, akkor az átvevő neve és címe rovatban automatikusan jelenik meg a vevő elsődleges neve és címe. Az itt feltett "Jók az adatok (I/N)?" kérdés a számla végi rovatokra vonatkozik. <N>em válasz esetén még módosíthatóak, <I>gen válasz esetén a számla nyomtatása következik. 4.4./ EXPORT SZÁMLÁZÁS Ez a funkció lehetővé teszi export számla készítését, tetszőlegesen megadott devizanemben. A deviza adatokat vagy számlázás közben, vagy a Törzsadatok->Deviza adatok menüpontban lehet megadni. A tételsorok felvitele a számlázásnál megszokott módon történik. A program a megadott árfolyam szerint kiszámolja a fizetendő összeget, majd kinyomtatja az export számlát. Az export számla kétnyelvű: magyar és angol. Az elszámolások megkönnyítése érdekében az export számla forintösszeggel számolt párját is kinyomtatja mellékletként. Speciális esetek export számlázáskor: <F7> Ha a vevőnek van kiadva TKO bizonylaton áru, akkor az érvényes TKO bizonylatok az F7 billentyű hatására egy ablakban megjelennek. Itt a <SPACE> vagy a <+> billentyűk segítségével kijelölhetők a számlázni kívánt bizonylatok. Ha az <ESC> gomb megnyomása után a "Felviszi a bizonylatokat (I/N)?" kérdésre <I>gen 12
- 13 - a válasz, az TKO bizonylatokon szereplő tételsorok is felkerülnek a számlára. Ezeknél a tételsoroknál a szállítólevél száma is ki van töltve, és ezek a sorok nem módosíthatók. Egy számlán szerepelhetnek TKO bizonylatról származó és egyedileg felvitt tételsorok egyaránt. 13
- 14-4.5./ BESZERZÉS/VISSZÁRU 1, Beszerzés EKO : Lásd a Mozgások menűpontban. 2, Beszerzés TKO : Lásd a Mozgások menűpontban. 3, Beszerzés/ Visszáru A szállítókkal kapcsolatos árumozgások rögzítésére szolgál. Ezen bizonylatok rögzítése minden esetben a szállító által kiállított szállítólevél vagy számla alapján kell, hogy történjen, és a mozgásról készült belső bizonylatnak meg kell egyeznie az eredeti bizonylattal. A felvitel első lépése a bizonylat általános adatainak a megadása, a második a rajta szereplő tételek rögzítése. A bizonylat általános adatai a következők: Bizonylat típusa: A bizonylattípus kódszáma, illetve átlépve a bizonylattípus törzsbe kiválasztható a megfelelő bizonylattípus (csak a szállítói beszerzéshez tartozó típusok jelennek meg). Ezen adat megadásával kell meghatározni, hogy bevételezésről vagy visszáruról van-e szó, illetve hogy saját vagy bizományos árut kell-e rögzíteni. Jogcímkód: a jogcímkód törzsből kell kiválasztani Szállító kódja: A szállító adószáma (kódszáma), illetve átlépve a szállító törzsbe kiválasztható a szállító. Ha új szállítóról van szó, át kell lépni a szállító törzsbe, és ott az <INS> billentyűvel felvihető az új cég. Szállítólevél száma: A külső szállítólevél / számla sorszáma Fizetési mód: A szállítólevél / számla fizetési módja, lehet "KÉSZPÉNZ", "ÁTUTALÁS", "INKASSZÓ". Szállítólevél kelte: A külső szállítólevél / számla dátuma. Fizetési határidő: Csak az átutalás illetve az inkasszós fizetési módnál használható. A program 10 napot kínál fel a szállítólevél keltétől számítva, de ez is módosítható. Engedmény százalék: A szállítólevél / számla végösszegéből kapott százalékos engedmény (ha van). Megadása esetén a tételsorok felvitelekor a beírt beszerzési árból a gép automatikusan kiszámolja az engedményes beszerzési árat. Beszerzési érték: A szállítólevél / számla nettó beszerzési végösszege. Megadása esetén a bizonylat lezárásakor a gép ellenőrzi, hogy a rögzített bizonylat nettó beszerzési végösszege megegyezik-e ezzel az előre megadott összeggel. A tételsorok felvitelénél a következő adatokat kell megadni: Cikkszám: Az áru kódszáma, illetve átlépve az árutörzsbe kikereshető és kiválasztható a termék. Beszerzési ár: Az áru nettó beszerzési ára. Mindig az eredeti bizonylaton szereplő árat kell beírni. Kalk.haszon kulcs: Az árrés százalékos értéke. Mennyiség: A tételsor mennyisége. Eladási ár: Az áru bruttó eladási ára, a gép felkínálja a törzsbeli árat. A felkínált ár módosítása esetén a bizonylat rögzítésekor az árváltozás is megtörténik. Ha új termék is szerepel a bizonylaton, az árutörzsbe átlépve az új törzsadat felvitelét azonnal el lehet végezni. A tételsorok felvitele után le kell zárni a bizonylatot (<ESC>). Ha volt előre megadott beszerzési érték, a gép ellenőrzi, hogy a rögzített bizonylat beszerzési értéken számolt végösszege megegyezik-e a megadott értékkel. Ha igen, rögzíthető a bizonylat, ha nem, figyelmeztető üzenetet ad. Ezután három lehetőség van a továbblépésre: felvinni a bizonylatot a meglévő adatokkal (<F> betű), visszalépni a bizonylat módosításához (<M> betű), törölni az egész bizonylatot (<T> betű). Utolsó lépés az elkészült bizonylat kinyomtatása. 14
- 15-4.6./ ÁRUKIADÁS SZÁLLÍTÓLEVÉLEN Az eljárás hasonló a számlakészítéshez. A menüpontot kiválasztva a szállítólevél számát kéri a program. Új szállítólevél kiállításánál üresen hagyva nyomjuk meg az <ENTER> gombot. Ezután a vevőt kell kiválasztani, majd következik a szállítólevél dátuma. Ezzel kész a bizonylat fejléce. A tételeket ugyanúgy kell rögzíteni, mint a számlázásnál. Befejezéshez nyomja meg az <ESC> gombot. Szállítólevél törlésénél vagy módosításánál meg kell adni a szállítólevél számát. Ezt a mezőt végig ki kell tölteni, azaz amennyivel a sorszám hossza rövidebb mint 6 karakter, annyi nullával kell kiegészíteni. (Például: Rossz: 97/7/356 Jó:97/7/000356) Ezután kérdezi meg a program, hogy "Módosítja vagy Törli a szállítólevelet? (M/T)" <M>ódosít válasz esetén módosítani lehet a szállítólevelet, <T>örlés válasz esetén pedig törölni. Ha a szállítólevél száma helyesen lett megadva, a képernyőn látható lesz az eredeti szállítólevél. Módosításkor az új szállítólevél kiállításához hasonlóan lehet a tételsorokat karbantartani. Törléskor csak az <ESC> gombot lehet megnyomni. A "Sztornózható a bizonylat? (I/N)" kérdésre <I>gen válasz esetén sztornózza a szállítólevelet, <N>em válasz esetén pedig a funkció minden következmény nélkül elhagyható. 4.7./ SZTORNÓ ÉS VISSZÁRU 4.7.1./ SZÁMLA SZTORNÓ ÉS VISSZÁRU Számla stornózása esetén a számlaszámnál meg kell adni a stornózni kívánt számla sorszámát. Ezt a mezőt végig ki kell tölteni, azaz amennyivel a sorszám hossza rövidebb mint 6 karakter, annyi nullával kell kiegészíteni. (Például: Rossz: 99/7/356 Jó:99/7/000356) Ezután automatikusan bejön az eredeti számla. Az <ESC> gomb segítségével lehet a funkcióból kilépni. Ha "Rögzíthető a bizonylat (I/N)?" kérdésre <I>gen a válasz, akkor az eredeti számla sorszámával egy stornó számla készül. <N>em válasz esetén a stornó számla nem készül el. Visszáru számla akkor készül, ha a számlaszám mező üresen marad. Ekkor tetszőleges tételsorokat lehet felvinni, a számlázásnál ismertetett módon. A visszáru számlán a tételsorok és a végösszegek számadatai negatív előjellel szerepelnek. Automatikus visszáru számla akkor készül, ha a megadott számla már lezárt hónapban szerepel. Ekkor az eredeti sorszámtól eltérően új sorszámú, de a megadott számlával megegyező tartalmú Visszáru számla készül, ha a "Rögzíthető a bizonylat (I/N)?" kérdésre <I>gen a válasz. <N>em válasz esetén a visszáru számla nem készül el. 4.7.2./ EXPORT SZÁMLA SZTORNÓ Az eljárás megegyezik a számla sztornó-nál leírtakkal. 4.8./ ÜZEMANYAG LELTÁR Az üzemanyag leltár mennyiségben és értékben kimutatja az üzemanyag készlet többleteit illetve hiányait, és a leltárkor mért készletre módosítja a könyvszerinti készletet. A menüpontot kiválasztva először be kell olvasni az óraállásokat, majd üzemanyag fajtánként be kell rögzíteni a mért lécadatokat (amelynek nagyon pontos mérésnek kell lennie). Utolsó lépés a leltározott adatokat készletre vétele, amely a mért készletből könyvszerinti készletet csinál és kinyomtatja a leltár bizonylatait. Az üzemanyag leltár során adminisztrált többlet illetve hiány miatt módosítani kell az áruforgalmi készletet is, ezt a gép az eltéréseket tartalmazó egyéb készletváltozási bizonylatokkal rendezi (ezek a bizonylatok nem kerülnek kinyomtatásra, de a bizonylat lekérdezés menüpontban előhívhatók). Az üzemanyag leltár az jelentéseken 15
- 16 - (üzemanyag készlet jelentések, üzemanyag jövedéki nyilvántartások) új elszámolási részt nyit, amelynek nyitó készlet adatai a leltári mért készletek lesznek. 4.9./ EGYÉB KÉSZLETVÁLTOZÁS Ez a menüpont szolgál minden olyan készletmozgás kezelésére, amely nem kapcsolódik sem külső szállítóhoz, sem valamelyik vállalati egységhez, a bizonylat rögzítése nem szállítólevél / számla alapján történik (pl. egy termék készletének átvezetése egy másik kódszámra, selejtezés, stb.). Ezek a készletmozgások mindig az aktuális árutörzsbeli beszerzési és fogyasztói áron történnek, azok megváltoztatására nincs lehetőség. A felvitel első lépése a bizonylat általános adatainak a megadása, a második a rajta szereplő tételek rögzítése. A bizonylat általános adatai a következők: Bizonylat típusa: A bizonylattípus kódszáma, illetve átlépve a bizonylattípus törzsbe kiválasztható a megfelelő bizonylattípus (csak az egyéb készletváltozási mozgásokhoz tartozó típusok jelennek meg). Ezen adat megadásával kell meghatározni, hogy a készlet növeléséről vagy csökkentéséről van-e szó. Jogcímkód: a jogcímkód törzsből kell kiválasztani Beszerzési érték: A beszerzési áron számolt végösszeg. Megadása esetén a bizonylat lezárásakor a gép ellenőrzi, hogy a rögzített bizonylat beszerzési áron számolt végösszege megegyezik-e ezzel az előre megadott összeggel. A tételsorok felvitelénél a következő adatokat kell megadni: Cikkszám: Az áru kódszáma, illetve átlépve az árutörzsbe kikereshető és kiválasztható a termék. Mennyiség: A tételsor mennyisége. Ha új termék is szerepel a bizonylaton, az árutörzsbe átlépve az új törzsadat felvitelét azonnal el lehet végezni. A tételsorok felvitele után le kell zárni a bizonylatot (<ESC>). Ha volt előre megadott fogyasztói érték, a gép ellenőrzi, hogy a rögzített bizonylat fogyasztói értéken számolt végösszege megegyezik-e a megadott értékkel. Ha igen, rögzíthető a bizonylat, ha nem, figyelmeztető üzenetet ad. Ezután három lehetőség van a továbblépésre: felvinni a bizonylatot a meglévő adatokkal (<F> betű), visszalépni a bizonylat módosításához (<M> betű), törölni az egész bizonylatot (<T> betű). Utolsó lépés az elkészült bizonylat kinyomtatása. 4.10./ ÁRVÁLTOZÁS Az árváltozás a termékek nagykereskedelmi árának módosítására szolgál. Egy termék árának megváltozása abban az esetben, ha készlete nem nulla, az adott termék aktuális készletének átértékelését is maga után vonja. Az árváltozás lehet azonnali hatállyal életbe lépő, ekkor a pillanatnyi aktuális készletet értékeli át, és lehet előre feladott, amikor is a megadott dátum szerinti napon napi nyitáskor lép életbe, a nyitáskori aktuális készlet átértékelésével. A menüpont kiválasztása után első lépésként meg kell adni az árközlemény számát, majd az életbe lépés dátumát. Az aznapi dátum megadásával lehet azonnali árváltozást felvinni. Ezután kell az árváltozási bizonylat tételsorait rögzíteni (<INS> felvitel, <+> módosítás, <DEL> törlés) az új árakkal. Ha minden tétel felvitele megtörtént, a kilépés után rögzíthető a bizonylat, és a rögzített adatokról karbantartási lista kérhető. Azonnali árváltozás esetén ezután automatikusan megtörténik a készletátértékelés és az új fogyasztói árak életbe léptetése, amiről árváltozási bizonylat készül. 4.11./ ÁRLESZÁLLÍTÁS Ebben a menüpontban lehet az előre programozott engedményes akciókat felvinni. Az akciós termékeknek a nagykereskedelmi ára csak egy engedménnyel csökkentett nagykereskedelmi ár, az árleszállítás az árváltozással ellentétben nem jelent készletátértékelést. Az akciós termékeket fel lehet vinni egyenként, ez a cikkelemes árleszállítás, de rögzíteni lehet egyszerre egy cikkcsoport teljes termék választékát is, ez a cikkcsoportos árleszállítás (valójában ez is tételes rögzítést jelent, csak a felvitelt gyorsítja meg). Első lépésként meg kell adni az árközlemény számát, az életbelépés dátumát és a megszűnés dátumát. Ez utóbbit nem kötelező megadni, ha az akciónak nincs előre 16
- 17 - meghatározott befejező napja. Az engedményes akció életbe lépése és megszűnése napi nyitáskor történik, kivéve, ha egy éppen akciós terméknek a rendes eladási ára nap közben árváltozással megváltozik. Ekkor automatikusan megszűnik a régi árhoz tartozó akció, és az új fogyasztói ár, valamint az addigi engedmény százalék alapján életbe lép a megváltozott fogyasztói árhoz tartozó akciós ár. A dátum adatok megadása után rögzíteni kell a tételsorokat (<INS> felvitel, <+> módosítás, <DEL> törlés), ahol meg kell adni az engedmény százalékát, illetve az engedményes eladási árat. A felvitel végén a rögzítésről lista kérhető. Az akció életbe lépésekor (nyitáskor) lista készül az akciós árúvá váló termékekről, megszűnéskor pedig jelentés készül az akció alatti forgalomról és bevételről. 5./ LEKÉRDEZÉSEK Ez a menüpont csoport szolgál a rendszer adattárainak lekérdezésére. A lekérdezések az adattárak pillanatnyi állapotát mutatják, azaz tartalmazzák a napi eladási és más készletmozgások értékeit is. A lekérdezések során általánosan használt billentyűk a következők: 0...9: Kódszám (vonalkód, belső cikkszám) keresés. A...Z: Megnevezés keresés. Kurzor billentyűk: Mozgás az adatsorok között. <ESC>: Kilépés. 5.1./ TÖRZS Ebben a menüpontban lehet a törzsadattárakat lekérdezni: Árutörzs: A termékek, szolgáltatások alapadatainak lekérdezése. Gyorskód: A háromjegyű gyorskóddal ellátott termékek lekérdezése. Cikkcsoport: Az árucsoportok lekérdezése. Vevő: A nyilvántartott törzsvevők adatainak lekérdezése. Szállító: A nyilvántartott külső szállítók adatainak lekérdezése. Bizonylattípus: A mozgások során használt mozgás típusok lekérdezése. Vállalati egység: A nyilvántartott vállalati egységek adatainak lekérdezése. Devizaárfolyamok: A nyilvántartott devizaárfolyamok lekérdezése. Vámtarifa szorzók: A nyilvántartott vámtarifa szorzók lekérdezése. 5.2./ KÉSZLET A készlet lekérdezésben lehet egy termék, illetve különböző csoportosítás szerinti termékek aktuális készletét megnézni. Ez a funkció mutatja meg a kiválasztott adatok időszakok (napi, kétheti, havi) szerinti készlet és mozgás értékeit is. 5.2.1./ CIKKSZÁM SZERINT Egy meghatározott (kódszámmal megadott vagy árutörzsből kiválasztott) termék havi nyitókészlet, mozgás, zárókészlet, forgalom, árrés, forgási sebesség és készletszint eltérés (minimum illetve optimum készlethez viszonyítva) adatait mutatja. Ebben a menüpontban lehet az adott termék aznapi eladását is megnézni. Ez a funkció három képernyős, a képernyők között a <PGUP>, <PGDN> billentyűkkel lehet váltani. 5.2.2./ CIKKSZÁM SZERINT BIZONYLATONKÉNT A termék készletének alakulását követi nyomon a készletet befolyásoló bizonylatok felsorolásával. 17
- 18-5.2.3./ CIKKSZÁM SZERINT VEVŐNKÉNT Egy megadott termék egy megadott vevőhöz kapcsolódó mozgásait követi nyomon a készletet befolyásoló bizonylatok felsorolásával. 5.2.4./ CIKKSZÁM FELÉPÍTÉSE SZERINT Ebben a menüpontban lehet cikkszámuk alapján kiválogatott és csoportosított termékek havi készlet és mozgás adatait lekérdezni. A kipontozott cikkszám mezőbe beírható egy konkrét kódszám, illetve bizonyos kódszám részlet is (pl. "599"-et megadva az első három pozíción, a Magyarországon gyártott gyári vonalkódos termékek készlete kérhető le). 5.2.5./ CIKKCSOPORT FELÉPÍTÉSE SZERINT A cikkcsoport felépítése szerinti készlet lekérdezésben lehet egy konkrét cikkcsoport, illetve bizonyos cikkcsoportok havi készlet és mozgás adatait lekérdezni. Először a cikkcsoport törzsből ki kell választani a megfelelő cikkcsoportot. Ha több cikkcsoport összesített adataira van szükség, többet is ki lehet választani. A használható billentyűk a következők: <ENTER> : egy cikkcsoport kiválasztása <SPACE> : egy cikkcsoport kijelölése/kijelölés törlése <+> : minden cikkcsoport kijelölése <-> : minden kijelölés megszüntetése <F8> : cikkcsoport felépítése szerinti kijelölés ("maszk") <ESC> : kilépés a kijelölésből A kijelölést a cikkcsoport előtt megjelenő * jelzi. 5.2.6./ ÁRUHÁZ ÖSSZESEN Az áruk napi, dekád és havi összesített készlet és mozgás adatait lehet lekérdezni ebben a menüpontban. 5.2.7./ BIZOMÁNYOS KÉSZLET A bizományos vevőknek kiadott áruk mennyiségét és értékét lehet itt lekérdezni. 5.3./ SZOLGÁLTATÁS Ebben a menüpontban lehet a szolgáltatások havi forgalmának mennyiségét és áfá-s értékét tételesen lekérdezni. 5.4./ ÉRTÉKESÍTÉS 5.4.1./ ELADÁS CIKKSZÁM SZERINT Ebben a menüpontban lehet megnézni, hogy egy adott termékből milyen mennyiség került értékesítésre. Külön táblázatban látható az értékesített mennyiség havi bontásban és összesítve is. Először ki kell választani a terméket, majd megjelenik a képernyőn az alábbi táblázat: A táblázat tartalma: Cikkszám A termék vonalkódja Megnevezés A termék neve Dátum Az eladás dátuma Vevő neve A vevő neve 18
- 19 - Mennyiség Az eladott mennyiség Számlázott ár A számlázott ár Érték Az eladott mennyiség értéke Típus A számla típusa, amelyen a tétel szerepel Sorszám A számla sorszáma, amelyen a tétel szerepel Felhasználható billentyűk: <F3> Rendezettség váltás dátum és vevő között <F4> Összesítés havi bontásban és az összes eladott mennyiség 5.4.2./ ELADÁS GYÁRTÓ SZERINT Ebben a menüpontban lehet megnézni egy adott gyártó termékeiből történt eladásokat.. Külön táblázatban látható egy adott termékből az összes eladott mennyiség. A táblázat tartalma: Gyártó neve A gyártó neve Összes eladás A gyártótól származó termékek eladásának összértéke Árrés A fenti értékből számított árrés Típus A számla típusa, amelyen a tétel szerepel Sorszám A számla sorszáma, amelyen a tétel szerepel Megnevezés A termék neve Mennyiség Az eladott mennyiség Számlázott ár A számlázott ár Érték Az eladott mennyiség értéke Felhasználható billentyűk: <F3> Rendezettség váltás dátum és megnevezés között <F4> A vevő által vásárolt összes mennyiség az adott termékből 5.4.3./ VEVŐ ÖSSZES VÁSÁRLÁSAI Ebben a menüpontban lehet megnézni, hogy egy adott vevő milyen termékekből vásárolt. Külön táblázatban látható egy adott termékből a vevő által az összes vásárolt mennyiség. A táblázat tartalma: Vevő neve A vevő neve Összes vásárlás A vevő összes vásárlásának értéke Árrés Az összes vásárlásból számított árrés Dátum A vásárlás dátuma Megnevezés A termék neve Mennyiség A vásárolt mennyiség Számlázott ár A számlázott ár Érték A vásárolt mennyiség értéke Felhasználható billentyűk: <F3> Rendezettség váltás dátum és megnevezés között <F4> A vevő által vásárolt összes mennyiség az adott termékből 19
- 20-5.4.4./ ELADOTT TERMÉKEK Itt lehet megtekinteni az eladott termékeket, eladott mennyiség szerinti sorrendben. A tálázatban legfelül az a termék áll, amiből a legtöbb eladás történt. A rendezettséget lehet megnevezés vagy cikkszám szerinti sorrendben is kérni. A táblázat tartalma: Cikkszám A termék vonalkódja Megnevezés A termék neve Mennyiség Az eladott mennyiség Nettó ár A nettó ár Felhasználható billentyűk: <F3> Rendezettség váltás mennyiség, megnevezés és dátum között 5.5./ ÁRENGEDMÉNY Az árengedményes (akciós) termékek adatainak lekérdezésére szolgáló funkció. Belépve a menüpontba megjelennek az akciós termékek megnevezései, teljes és engedményes eladási árai, valamint az engedmény százalékok. Egy termékről részletes információ is kérhető (rá kell állni a tételre, és az <ENTER> billentyűvel ki kell választani), ekkor megjelenik a termékre vonatkozó árközlemény szám, az életbelépés és a megszűnés dátuma, az engedmény mértéke, valamint az akció során addig eladott mennyiség és az eladás engedmény tartalma is. 5.6./ BIZONYLAT Ebben a menüpontban lehet a rögzített bizonylatokat lekérdezni, és szükség esetén egy adott bizonylatról másolatot nyomtatni: Számlázás: Számlák lekérdezése. Árukiadás szállítólevélen: Szállítólevelek lekérdezése. Beszerzés / visszáru: Külső szállítók bizonylatainak lekérdezése. Vállalaton belüli mozgás: Vállalati egységek bizonylatainak lekérdezése. Egyéb készletváltozás: Egyéb készletváltozások bizonylatainak lekérdezése. Árváltozás: Életbe lépett árváltozások bizonylatainak lekérdezése. Árleszállítás: A még meg nem szűnt árleszállítások lekérdezése. A funkcióba belépve először ki kell választani azt a hónapot, amelynek a bizonylatait tanulmányozni akarjuk. Az aktuális hónap adataihoz a 0 (nulla) megadásával lehet eljutni. A képernyőn megjelenő bizonylatok tételsorainak megtekintéséhez rá kell állni a bizonylatra, és az <ENTER> billentyűvel ki kell választani, ekkor megjelennek a tételsorok. Másolatot nyomtatni az <ENTER> billentyű megnyomásával lehet. 5.7./ TERMINÁL Az üzlet napi forgalmát mutatja pénztárterminálonként összesítve. Az adatok frissítése bármelyik billentyű lenyomására megtörténik. 5.8./ FIZETETT SZÁMLÁK Ebben a menüpontban lehetőség van a program által kiállított nem készpénzes számlák fizetési határidejének nyilvántartására, a kifizetés dátumának rögzítésére, késedelmi kamat számítására. A késedelmi kamat százalékát és az 20