Ellátás és szolgáltatás MF 07.EF

Változtatás átvezetésére kötelezett példány: nem kötelezett példány: Példány sorszám: Ellátás és szolgáltatás MF 07.EF Készítette: Hunyadi Károlyné Folyamatgazda Átvizsgálta: Dr. Zagyi Bertalan Minőségügyi programfelelős (MICS vezető) Jóváhagyta: Dr. Kalapos István Dékán M ó d o s í t á s o k Sorszáma Dátuma Leírása 1. 2007.07.01. Címlap 2. 2007.09.01. Kar nevének aktualizálása 3. 2007.10.25. 3.1 ; 3.2; 5.1.3.2; 5.2.3; 5.2.5; 5.8; 7 pontok aktualizálása Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 1/18

1 Cél A DE OEC EK szervezeti egységeinél végzendő, a következőkben felsorolt tevékenységek ellátásának szabályozása: 2 Alkalmazási terület Gondnoki feladatok Raktározás Takarítás, rovarirtás Telepfenntartás Portai szolgálat Hulladékkezelés Bélyegzők nyilvántartása Beszerzés 2.1 A szabályozás vonatkozik a DE OEC EK mindazon szervezeti egységeire és azok munkatársaira, akik az 1. pontban megfogalmazott feladatok végrehajtásában közreműködnek. 2.2 A tevékenységet végző szervezeti egység kapcsolatrendszere: DE Gazdasági főigazgatóság (GFI) 3 Hivatkozások DE OEC GI 3.1 Belső Dokumentumok DE OEC EK Gazdasági Egység - Gazdasági Egység Vezető Ellátási és szolgáltatási csop. OEC Kereskedelmi Önálló O. Gondnok DE Leltározási és leltárkészítési szabályzat DE Selejtezési Szabályzat DE Közbeszerzési eljárási szabályzat DE Egyetemi üzemeltetésben lévő gépjárművek hivatali és magáncélú, valamint a személyi tulajdonú gépjárművek hivatali és munkábajárással kapcsolatos használatáról szóló szabályzat DE Eszközök és források értékelési szabályzata MF 06. EF Finanszírozás és pénzügyi folyamatok DE Munkavédelmi Szabályzata Kollektív Szerződés SZ 003. C DE OEC Iratkezelési szabályzata Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 2/18

Egyéb rektori centrumelnöki gazdasági igazgatói rendelkezések, utasítások, belső szabályozások 3.2 Külső dokumentumok 2000. évi C. Törvény a számvitelről 2003. évi CXXIX törvény a közbeszerzésről 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat és hatásköréről és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai. 4 Meghatározások DE OEC: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum DE OEC EK: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Kar DE OEC EK GE: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Kar Gazdasági Egység 5 A folyamat és lépései 5.1. Gondnoki feladatok 5.1.1 Műszaki, szolgáltató tevékenység 5.1.1.1 A műszaki meghibásodást, javítást, egyéb műszaki tevékenységet igénylő DE OEC EK szervezeti egység munkatársai telefonon, vagy írásban ( Munkaigénylő (hibabejelentő) lap ) jelzik az ellátási és szolgáltatási csoport részére. 5.1.1.2 Az ellátási és szolgáltatási csoport az ide vonatkozó jogszabályok figyelembevétele mellett megrendeli, majd elvégezteti a munkát. A munka elvégzését a gondnok, vagy a megbízottja igazolja a szolgáltatást végző munkalapjának, majd később számlájának aláírásával. 5.1.2. Áru/szolgáltatás megrendelése -áru/szolgáltatás beérkeztetése 5.1.2.1.A szervezeti egységek igénye alapján az ellátási és szolgáltatási csoport megrendeli a szükséges árut, illetve szolgáltatást, melynek tényét rögzíti az SAP gazdálkodási rendszerben, mellyel egy időben megtöténik az érintett keretek megterhelése is. Az áru/szolgáltatás beérkezését követően az MF 06.EF sz. finanszírozás és pénzügyi folyamatok szabályozásai alapján történnek a számlával kapcsolatos további teendők. Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 3/18

5.1.2.2.Eszközbeszerzés esetén az Ellátási és szolgáltatási csoport az eszközt nyilvántartásba veszi az SAP Eszközgazdálkodási moduljában (AM), egyúttal kihelyezi a beszerző szervezeti egység leltári körzetére azokat. Nagy értékű eszköz esetében a gondnokság, Nagyértékű tárgyi eszköz állományba vételi adatlappal vételezi be az eszközt. Anyagbeszerzés esetében bevételezik a raktári készletek közé az 5.2 ben leírtak szerint. 5.1.3. Kis és nagy értékű tárgyi eszközök nyilvántartása 5.1.3.1. A nyilvántartásba vett kis- vagy nagy értékű tárgyi eszköz SAP Eszközgazdálkodási modulban (AM) történő darabonkénti nyilvántartása, mely tartalmazza az eszköz megnevezését, cikkszámát, típusát, gyári számát, beszerzési idejét, értékét, az alleltárak közötti mozgásokat. 5.1.3.2.Az eszköz mozgásának követhetősége, másik alleltárba történő átadáskor a gondnok által az SAP rendszerben történik, erről SAP-s Tárgyi eszköz mozgások bizonylatai elnevezésű bizonylat készül, amely tartalmazza az eszköz sorszámát, megnevezését, típusát, a könyvelés keltét, honnan, hová, kerül az eszköz, átadó és átvevő aláírását. 5.1.3.3. Anyagnyilvántartás Az anyagnyilvántartásra vonatkozó feladatokat az 5.2 tartalmazza. 5.1.4. Selejtezés A DE OEC án a nem megfelelő minőségű, selejt készletek feltárása, és a selejtezés végrehajtása a DE Gazdasági Főigazgatóság Selejtezési szabályzata szerint történik. 5.1.5. Személyi felszerelések nyilvántartása A DE Munkavédelmi Szabályzata és a Kollektív Szerződés az irányadó. 5.1.5.1. A kiadott személyi felszerelések, védőruhák, munkaruhák pontos személyenkénti nyilvántartása a DE OEC EK gondnokságának feladata. A nyilvántartás a B.Sz.ny. 12-179.r.sz számú Munkaruha juttatási idő nyilvántartó lapon történik. A munkaruhákkal és védőruhákkal kapcsolatos minden nemű mozgás nyilvántartása is ezen a nyomtatványon történik. 5.1.5.2.Munkaruhák esetében kihordási időt a Kollektív Szerződés szabályozza, lejártakor leirattatásra kerül majd átkerül a munkavállaló tulajdonába. 5.1.5.3.A DE OEC EK Dékánja és Gazdasági Egység Vezetője a gondnokot más feladatok ellátásával is megbízhatja, ha erre sor kerül, akkor a feladat szabályozása az adott szervezeti egység minőségirányítási dokumentumaiban és/vagy a feladattal megbízott munkatárs munkaköri leírásában található. Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 4/18

5.2. Raktározás 5.2.1. DE OEC EK raktárai: Élelmiszer raktár Anyagraktár Jegyzetraktár Bontási anyagraktár Az EK kis értékű és nagyértékű tárgyieszköz raktárral nem rendelkezik. Ezek az eszközök a beszerzést követően azonnal a szervezeti egységekhez kerülnek kihelyezésre. Az anyagraktár elnevezés egyben takarja az összes raktározandó anyagot (irodaszer, tisztítószer stb.), úgy hogy a különféle anyagféleségek külön helyiségekben, a megfelelő szabályoknak megfelelően, kerülnek tárolásra A raktározási alaptevékenységet az 6.1. sz. melléklet: Raktározási alaptevékenység című folyamatábra mutatja be. Részletezését a következő bekezdések tartalmazzák. 5.2.2. A termék átvétele: A termék átvétele beérkezésekor minőségi és mennyiségi szempontok alapján történik. Minőségi ellenőrzés: azonosítás, a csomagolás sértetlensége és a szavatossági idő ellenőrzése. Szükséges bizonyítványok meglétének ellenőrzése. Mennyiségi ellenőrzés: A raktáros, szállítólevél vagy számla alapján veszi át az árut. Mennyiségi vagy minőségi kifogás esetén jegyzőkönyvet (szállító, termék neve, az észlelt eltérés) vesz fel, melyből egy példányt a szállító is megkap. Egy példányát, a megrendelést kezdeményezőhöz küldi további intézkedés céljából. A kifogásolt árut Visszáru felirattal jelöli és elkülöníti a reklamáció elintézéséig a raktáros. A postán érkezett csomagokat feladóvevényük alapján a raktáros veszi át, aki a csomag kibontása után ellenőrzi az árut a csomagban lévő szállítólevél vagy számla alapján. 5.2.3. Betárolás: A mennyiségileg és minőségileg megfelelő árut a raktáros készletre vételezi az SAP Anyaggazdálkodási moduljába (MM) Anyagbizonylat. Amennyiben a bevételezendő terméknek még nincs azonosítója, a DE központi cikktörzs karbantartójától cikkszámot kér az új árunak. A raktározás módja a lehetőségekhez mérten a termékekre vonatkozó előírások (hőmérséklet, páratartalom, szavatossági idő, tűzveszélyesség stb.) figyelembevételével és betartásával történik. Az áru állagmegóvásának feltétele a megfelelő helyiségben, megfelelő tartóállványzaton, illetve raklapon való tárolás. A helyes tároláshoz a raktáros vizsgálja az áru anyagát, tömegét, a csomagolásán esetlegesen feltüntetett különleges kezelési, tárolási igényeket (pl. csak állítva tárolható, hőmérsékletre való igény, kartonok egymásra helyezhetősége, lejárati idő). Ezek ismeretében, valamint a födém, illetve tartóállványok terhelhetőségét is figyelembe véve választja ki a raktáros a megfelelő tárolóhelyet a raktáros felelős a kiválasztásért -, és egyúttal gondoskodik az áruhoz való egyszerű hozzáférésről is. Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 5/18

5.2.4. Időszaki ellenőrzés, leltározás, selejtezés: 5.2.4.1. Mennyiségi ellenőrzés A raktárakban az évente egyszeri teljes körű készletfelmérést, az éves vagyonmegállapító leltározást az egyetemi Leltárellenőrzési önálló osztály támogatásával történik, leltározási szabályzat szerint. Az EK Gazdasági Egység Vezetője a készletet szúrópróbaszerűen bármikor ellenőrizheti. 5.2.4.2. Minőségi ellenőrzés/nem megfelelő áru Az ellenőrzés során nem megfelelőnek minősített terméket Nem megfelelő áru felirattal jelölve és lehetőség szerint elkülönítve tárolja a raktáros; (az üvegáru esetleges töréséről törési jegyzőkönyv készül) és azonnal értesíti a gondnokot. A gondnok a gazdasági egység vezetővel közösen meghatározza a termékkel való teendőket, és erről értesíti a raktárost. A raktárosnak a továbbiakban a gazdasági egység vezető döntése szerint kell eljárni. 5.2.4.3. Selejtezés A leltározás megkezdése előtt ha szükséges a selejtezéseket el kell végezni az 5.1.4-es pontban leírtak szerint. 5.2.4.4. Leltározás: A leltározás a DE Gazdasági Főigazgatósága Leltározási és leltárkészítési szabályzata alapján történik. 5.2.5. Kiadás a raktárból: Lásd: 6.2. sz. melléklet: Kiadás raktárból című folyamatábra. Részletezése: A szervezeti egység eljuttatja anyagigényét a BSZNY: B12-114/N.r.sz számú Készlet kivételi bizonylat on a raktáros felé. A raktáros felméri, hogy az igényelt anyag megtalálható-e a raktárban. Ha nem rendelkezik a megfelelő készlettel, továbbítja az igényt a gondnok felé, aki intézkedik a beszerzésről. Megtörténik a kiadás, és annak ténye rögzítésre kerül az SAP készletgazdálkodási moduljában (MM), mellyel egyidőben az igénylő szervezeti egység kerete megterhelésre kerül a felvett készletek nyilvántartási értékével. 5.2.6. Reklamációkezelés A raktárból elszállított áru minőségi illetve mennyiségi ellenőrzése nem mindig történhet meg a kiadás előtt (egységcsomagolások stb. miatt). Amennyiben az igénylő szervezet reklamációval él az áruval kapcsolatban, úgy azt a raktáros jegyzőkönyvezi, majd a jegyzőkönyvet a hivatali út betartásával az áru gazdálkodójához, beszerzőjéhez juttatja el, aki felveszi a kapcsolatot a beszállítóval. A reklamált áru a raktár készletére nem kerül vissza, de indokolt esetben új, minőségileg, Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 6/18

mennyiségileg megfelelő áru kiadása a raktárossal történő szóbeli egyeztetés alapján - megtörténhet újabb igénylés nélkül. 5.2.7. Kártérítés: A fellelt hiányról a leltáros eltérési kimutatást készít. A leltárfelelősnek (jelen esetben a raktárosnak) magyarázó jelentést kell írnia, melynek alapján a munkahelyi vezető lefolytatja az eljárást. Az eljárás végén, ha a raktáros felelőssége nem áll fenn, akkor a kártérítéstől eltekintenek. Amennyiben a raktáros a felelős a bekövetkezett kárért, úgy a leltáros 3 példányos Káreseti jegyzőkönyvet készít, amelyben szereplő utánpótlási áron számolt kárösszeget a raktáros csekken fizeti be, esetleg a fizetéséből kerül levonásra. A raktáros anyagi felelősségének ténye és mértéke a munkaköri leírásában és felelősségvállalási nyilatkozatban rögzítve van. 5.3 Takarítás, rovarirtás 5.3.1. A takarítási feladatokat az EK egységeinél, főállású alkalmazottak látják el. Feladatukat a munkaköri leírásukban meghatározottak alapján végzik. Velük kapcsolatban munkáltatói jogkörrel az EK Gazdasági Egység Vezetője rendelkezik. 5.3.2. Munkájukat a gondnokság által készített területi elosztás alapján végzik. 5.3.3. A takarításhoz szükséges eszközöket, illetve tisztítószereket az 5.2.5. ponban leírtak alapján havonta igénylik a Kar raktárából. 5.3.4. A DE OEC EK Dékánja, Gazdasági Egység vezetője, valamint gondnoka más feladatok ellátásával is megbízhatja a takarítókat. 5.3.5. A munkaidő letöltését, illetve a munkavégzést a DE OEC EK Dékánja, Gazdasági Egység Vezetője illetve gondnoka ellenőrizheti. A munkaidő igazoló lap alapján a Gazdasági Egység Vezető igazolja a havi letöltött munkaórákat. 5.3.6. A rovar- és rágcsálóirtást a Kar külső szolgáltatóval, szerződés alapján végezteti. 5.3.6.1. Megelőző jellegű rovar- és rágcsálóirtás kezelése: A vállakózó évente tervet készít a DE OEC EK szervezeti egységeinél végrehajtandó megelőző jellegű irtásokról, melyet a gondnokság megbízott munkatársa hagy jóvá. A terv alapján meghatározott időközönként végrehajtja az irtást, melyről munkalapot állít ki, és a feladat elvégzésekor leigazoltatja a gondnokság megbízott munkatársával. Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 7/18

5.3.6.2. Eseti igények alapján felmerült rovar- és rágcsálóirtás kezelése: A Kar szervezeti egységei telefonon vagy szóban jelentik be igényüket, a főiskola gondnoka felé, aki jogos igény esetén továbbítja a problémát a vállalkozónak, majd a szolgáltatást kérő szervezeti egységgel pontosítja az irtás időpontját. A megbeszélt időpontban a vállalkozó végrehajtja a rágcsáló és/vagy rovarirtást. A teljesítés tényét az igénylő szervezet munkatársa a vállalkozó munkalapján (mely tartalmazza a teljesítés idejét, a teljesítés helyét, a munka nemét, az igénylő aláírását) igazolja. 5.3.6.3. Reklamációkezelés: Nem megfelelő időben vagy módon elvégzett munkát, a szolgáltatást igénybe vevő DE OEC EK szervezeti egység szóbeli jelzése alapján a gondnokság munkatársa jelzi a vállalkozónak, és külön egyeztetett időpontban újra elvégezteti a területen az irtást. 5.3.7. A szolgáltatásról szóló számlával kapcsolatos feladatokat (keretleigazolás, kiegyenlítés, stb.) az MF 06 EF Finanszírozás és pénzügyi feladatok folyamatleírás szabályozza. 5.4. Telepfenntartás 5.4.1. A DE OEC EK területén lévő szilárdburkolatú utak, járdák, parkolók, zöld területek tisztántartását, fenntartását minden időszakban a főiskola főállású alkalmazottai végzik. (hó eltakarítása, a csúszásmentesítés, hulladékgyűjtés, takarítás stb.) 5.4.2. Út, járda, kerítés és egyéb külső közművek, építmények javítási szükségességének megállapítása a DE OEC EK Dékánjának, Gazdasági Egység Vezetőjének, illetve az általuk megbízott munkatársak feladata, (gondnok, tűz és munkavédelmi előadó, műszaki ellenőr) A megbízott személy rendszeresen helyszíni bejárást tart saját felelősségi területén, vizsgálva az időközben keletkezett esetleges problémákat. A felmerült és megoldandó problémákról, hibákról jegyzőkönyvet készít, melyet a főiskola Dékánja és Gazdasági Egység Vezetője részére eljuttat. 5.4.3. A felmerült hibák és problémák külső szolgáltatóval történő elhárításának engedélyezése az EK Dékánjának, illetve Gazdasági Egység Vezetője hatáskörébe tartozik. Az ezzel kapcsolatos teendők elvégzése (megfelelő szolgáltató kiválasztása, a munka megrendelése, ellenőrzése, stb.) az ide vonatkozó, mindenkor érvényben lévő szabályzatok, valamint az 5.1-ben leírtak szerint történik. 5.5. Őrzés, portai szolgálat 5.5.1. A porta szolgálati feladatokat az EK Sóstói u. 2-4 szám alatti épületeiben valamint a Bethlen G. u. 58-60. szám alatti kollégiumában főállású alkalmazottak (portások) látják el. Feladatukat és munkarendjüket a munkaköri leírásuk tartalmazza. Velük kapcsolatban munkáltatói jogkörrel a Főiskola Gazdasági Egység Vezetője rendelkezik. Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 8/18

5.5.2. A szolgálati beosztást havi ciklusokban, minden hónap 25-ig elkészíti a főiskola gondnoka, illetve a kollégium igazgatója. 5.5.3. A teljesítés ellenőrzése, leigazolása: A szolgálati idő letöltését, illetve a munkavégzést a DE OEC EK Dékánja, Gazdasági Egység Vezetője illetve gondnoka ellenőrizheti. A kollégium esteében e személyeken felül a kollégium igazgatója is rendelkezik ellenőrzési jogkörrel. A munkaidő igazoló lap alapján a gondnok ellenőrzi, a Gazdasági Egység Vezető pedig igazolja a havi letöltött munkaórákat. 5.6. Hulladékkezelés 5.6.1. Vállalkozó kiválasztása, értékelése, szerződéskötés, jóváhagyás Nyíregyházán szervezett kommunális hulladék elszállítással a Városüzemeltetési Kht. Foglalkozik. A szerződés megkötéséhez kapcsolódó feladatokat a gazdasági igazgatóság munkatársai végzik, az ide vonatkozó szabályozásoknak megfelelően. A Kht-val kötött szerződés alapján a kommunális hulladék elhelyezése a Kht. feladata. Az EK nem ellenőrzi az elhelyezést. 5.6.2. Kommunális hulladékgyűjtő edények beszerzése, tisztántartása A DE OEC EK területén a kommunális hulladék gyűjtése kihelyezett konténerekben, hulladékgyűjtőkben történik. A hulladékok összegyűjtésével megbízott személyek a főiskola területén a takarító személyzet és az udvari munkások, akik napi több alkalommal, illetve szükség szerint végzik a feladatukat. Költségtakarékossági szempontokból a hulladékgyűjtő edényeket az EK nem béreli, hanem saját tulajdonú edényekkel rendelkezik. Az edények tisztántartásáról, illetve fertőtlenítéséről az udvari munkások gondoskodnak. 5.6.3. Kommunális hulladékgyűjtés A gyűjtéssel megbízott takarító munkatársak az összegyűlt hulladékot műanyagzsákokba gyűjtik, majd a zsák végét összekötve a konténerekbe helyezik. A szemétgyűjtők szabvány szerinti űrtartalommal rendelkeznek. A főiskola területén kétféle méretű, 110 L-es és 1100 L-es edényekbe történik a hulladékgyűjtés. Eseti alkalmakkor, külön céllal rendelt 5 m3-es konténerbe is történhet hulladékgyűjtés, pl. őszi lombgyűjtés idején. A főiskola területén két helyen van kijelölt és kiépített hulladékgyűjtő. Az Erdősor felőli kapubejáró mellett, illetve a konyha hátsó kijárata mellett. A Kollégiumban a hátsó kijáratnál van kiépítve a hulladékgyűjtő terület. 5.6.4. Kommunális hulladék elszállítása A hulladékgyűjtők ürítését a hulladék lerakó telepre történő szállítását, szerződés alapján kiválasztott vállalkozó végzi, heti két alkalommal. A konténerek ürítése a zárt szállító Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 9/18

járműbe az utcai szakaszon történik. A konténerek ürítése után kerül sor a hulladék elszállítására a vállalkozó telephelyére. 5.6.5. Kommunális hulladékszállítás elszámolása A hulladékszállítás elszámolás a szerződés alapján, a havonta érkező számla alapján történik, melynek jogosságát a gondnokság igazolja le. Az eseti, 5 m3-es konténerek elszállításáról szintén havonta küld elszámolást a Kht, melyet a gondnokság ellenőriz, a korábban átvett szállítólevelek alapján. 5.6.6. Reklamációkezelés, ellenőrzés: A kommunális hulladék összegyűjtésével illetve szállításával kapcsolatban beérkező reklamációt a DE OEC EK gondnokságának munkatársa kezeli, aki a problémákat írásban továbbítja a Gazdasági Egység felé, majd a Gazdasági Egység Vezetővel történt egyeztetés alapján megteszi a szükséges lépéseket. 5.7. Bélyegzők kezelése DE OEC EK a területén található és használatos bélyegzőkről egységes nyilvántartással rendelkezik, melynek kezelése és karbantartása a Gondnokság tevékenységi körébe tartozik. 5.7.1. Igények fogadása, a bélyegzők biztosítása A DE OEC EK szervezeti egységei igényüket írásban jelzik a gondnokság felé, melyben megadják a kért bélyegző szövegét, formáját, mennyiséget. A beszerzési igényt szervezeti egység vezetője írja alá, melyet a DE OEC EK Gazdasági Egység Vezetőjéhez címez. Jogos és megvalósítható igény esetén megtörténik a beszerzés. 5.7.2. Bélyegzők nyilvántartása 5.7.2.1 A Bélyegző nyilvántartást a gondnokság vezeti, F 0810.C, mely tartalmazza a megrendelő szervezeti egység nevét, a bélyegző lenyomatát, a bélyegző használójának, illetve a bélyegző őrzőjének a nevét, a bélyegzőt átvevő/leadó nevét, az átvétel és használatba vétel dátumát. 5.7.2.2 A bélyegzők számlájára a gondnok rávezeti a nyilvántartásba vétel tényét és dátumát is, majd aláírja a számlát. 5.7.2.3 Az elavult bélyegzőket a gondnoknak adják át a szervezeti egységek vezetői, írásban kérve a selejtezést, megindokolva annak okát is. Selejt bélyegzők a DE OEC EK Gondnokságának páncélszekrényében vannak elhelyezve. A selejtezés a DE OEC Iratkezelési Szabályzat szerint történik, a DE OEC EK gazdasági Egység Vezetőjének engedélyezése után, a DE OEC EK selejtezési bizottsága által. Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 10/18

5.8 Beszerzés 5.8.1 A beszerzés fajtái 5.8.1.1. Közbeszerzés Központosított közbeszerzés: a 168/2004. (V.25.) Kormány rendelet hatálya alá eső állami normatívának megfelelő. Országosan kiemelt termékek beszerzése. Ezen termékek szállítóit a KSZF jelöli évente, vagy az előzőleg érvényben lévő szerződés lejárta után. A megrendeléseket a Gondnokság végzi a szervezeti egységektől érkező konkrét igények alapján, vagy a raktárra történő beszerzés céljából. Közbeszerzés: Az intézményben éves szinten a Közbeszerzési Törvényben meghatározott értékhatár feletti beszerzésekre vonatkozik, amelyek a 2003. évi CXXIX. törvény hatálya alá esnek. 5.8.1.2. A közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzések. 5.8.2. Beszerzések kezdeményezése A beszerzés kezdeményezése indulhat Az szervezeti egységeitől, az egység vezetőjének aláírásával, a fedezet megjelölésével az EK Gazdasági Egység Vezetőjénhez beérkezett igény alapján. A raktáros által, a raktári forgalom alapján összeállított igény alapján. A Gondnokság által a Gazdasági Egység Vezetővel történt egyeztetés alapján. 5.8.3. Ajánlatkérés, szerződések, megrendelések A Gazdasági Egységhez beérkezett igényeket a gondnok egyezteti a gazdasági egység vezetővel. A gondnok szükség esetén az igények alapján írásban árjánlatot kér a lehetséges szállítóktól. Az ajánlatnak tartalmaznia kell: a termékmegnevezését műszaki paramétereit a beszerzendő mennyiséget az árat a szállítási határidőt és a fizetési feltételeket. A beérkezett és kiértékelt árajánlatok alapján készülnek el a megrendelések. Megrendelés, árubeérkezés: A megrendelés ténye rögzítésre kerül az SAP gazdálkodási rendszer MM, illetve AM moduljában. Az áru megérkezését szintén rögzíteni kell az SAP rendszerben. Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 11/18

5.8.4. A beszerzés történhet: Raktárra: A raktárra történő beszerzés folyamatát a 6.3. melléklet tartalmazza. Közvetlenül a szervezeti egységhez, melynek folyamatát a 6.3. melléklet szemlélteti. 5.8.5. Eseti beszerzés: az eseti beszerzések folyamatát a 6.4. melléklet szemlélteti 5.8.6. Beszerzés külföldről: a külföldről történő beszerzéssel kapcsolatos teendőket a Karról indított kezdeményezés alapján a DE OEC Kereskedelmi Onálló Osztálya bonyolítja. 6 Mellékletek 6.1. Raktározási alaptevékenység 6.2 Kiadás a raktárból 6.3 Beszerzés raktárra 6.4 Eseti beszerzés 7 Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító Cím K 1040.EF F 0810.C K 0811.C SAP rendszerben alkalm. SAP rendszerben alkalm. SAP rendszerben alkalm. SAP rendszerben alkalm. Munkaigénylő (hibabejelentő) lap Készlet kivételi bizonylat Bszny: B12-114/N.r.sz Bélyegző nyilvántartó lap Szigorú számadású nyomtatványok raktári nyilvántartó lap Megrendelés Ft-os Tárgyi eszköz mozgások bizonylata Anyagbizonylat (bevételi) Anyagbizonylat (kiadási) Munkaruha juttatási idő nyilvántartó lapja Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 12/18

8 A folyamat működésére jellemző mutatók Sorszám Mutató megnevezése Mutató számítása Számítás gyakorisága 1. Épületek területe Összes terület Évente 2. Szolgáltatói szerződések száma Db Évente 3. Eszközök száma Db Évente 4. Raktárkészlet értéke Ft/év Évente 5. Raktári beszerzések értéke Ft/év Évente 6. Kiadások száma Db/év Évente 7. Leltárhiány Ft/év Évente 8. Bélyegzők száma Összes bélyegző Évente Kiadás dátuma: 2007. 10. 25. Oldalszám: 13/18

6.1. melléklet Igen Raktározási alaptevékenység A fontosságot,sűrgősséget 1120 Beosztás figyelembevéve Raktárvezető max. 2 hetes határidővel Igénylő értesítése tel.-on Okmányok A kiadás napján az igény Raktáros 1130 Kiadási bizonylat esetleges pontosításával továbbítása készül el Könyvelő A lekönyvelt,végleges Raktáros 1140 Kiadás kiadási bizonylat alapján Az összekészített,kiadott árut a szervezeti egység Gondnok szállíttatja el A kiszállított áru átvétele 1160 Átvétel igénylőnél Visszajelzés Reklamáció ellenőrzése, Szervezeti egység kezelés visszajelzés a raktár felé gondnoka Részletezve külön Kiadás: 1. Kiadás dátuma: 2007.09.01 Oldal: 1/1 Kiadás: 1. Kiadás dátuma: 2006. 09.01. Oldalszám: 14/18

6.2. melléklet Kiadás a raktárból FELADAT Módszer Felelős 1100 Igény Van Nincs Az igények beérkezése Gazdálkodó 1110 raktáron? Beszerzés után készletellenőrzés Raktáros I. Igen A fontosságot,sűrgősséget 1120 Beosztás figyelembevéve Raktáros max. 2 hetes határidővel Igénylő értesítése tel.-on Okmányok A kiadás napján az igény Raktáros 1130 Kiadási bizonylat esetleges pontosításával továbbítása készül el Könyvelő A lekönyvelt,végleges Raktáros 1140 Kiadás kiadási bizonylat alapján Az összekészített,kiadott árut a szervezeti egység Gondnok szállíttatja el A kiszállított áru átvétele 1160 Átvétel igénylőnél Visszajelzés Reklamáció ellenőrzése, Szervezeti egység kezelés visszajelzés a raktár felé megbízottja Részletezve külön Kiadás: 1. Kiadás dátuma: 2006. 09.01. Oldalszám: 15/18

6.3. melléklet Beszerzés Feladat Módszer/ Dokumentum DE OEC EK Gazdasági Egység felelőse Start Írásban Raktáros/ szervezeti egység vezetője Igény fogadása Levél az illetékes vezető aláírásával. Gondnok Igény pontosítása specifikáció Szükség szerint szóban. Gondnok Ajánlat kiválasztása Ajánlatok értékelése Közbeszerzés Szállítói lista alapján vagy a 2003. évi CXXIX. Közbeszerzési Törvény előírásai, ill. a DE Közbeszerzési Szabályzata szerint. Gondnok gazdasági egység vezető/bizottság 5.8.3 Megrendelés Megrendelés nyomon követése Megrendelésen (SAP) Gondnok/Egység Vezető Minden rendben? igen nem Árubeérkezés, átvétel Reklamáció kezelése Levélben vagy telefonon és a megrendelésen feljegyezve. Szállítólevél, árubeérk. SAP Gondnok Gondnok/raktáros Raktározás Szervezeti egység Kiadás: 1. Kiadás dátuma: 2006. 09.01. 5.2.Raktározás/ 6.1.melléklet Bevételi bizonylat Raktáros Oldalszám: 16/18

Kiadás: 1. Kiadás dátuma: 2006. 09.01. Oldalszám: 17/18

6.4. melléklet Eseti beszerzés 5 Módszer/ Dokumentum 6 DE OEC EK Gazdasági Egység felelőse Start Igény fogadása Igény pontosítása Levél az illetékes vezető aláírásával. Szóban vagy írásban Gondnok Gondnok Beszerzés teljesítése Gondnok Raktárra? igen nem Raktárba Számla alapján bevételezés (SAP) raktáros Igénylő szervezet Stop Számla alapján a raktár egy munkafolyamatban bevételezi ill. kiadásba helyezi. (SAP) raktáros Kiadás: 1. Kiadás dátuma: 2006. 09.01. Oldalszám: 18/18