A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR BÁCS-KISKUN MEGYEI LEVÉLTÁRA 2013. ÉVI MUNKABESZÁMOLÓJA
AZ MNL KÖZPONTI SZERVEZETI EGYSÉGEINEK ÉS MEGYEI TAGINTÉZMÉNYEINEK MUNKABESZÁMOLÓJA A megyei tagintézmény/szervezeti egység neve: Magyar Nemzeti Levéltár Bács-Kiskun Megyei Levéltára A megyei tagintézmény igazgatója/a szervezeti egység vezetője: Szabó Bence megbízott levéltár-igazgató I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ I. 1. SZERVEZETI KERETEK, GAZDÁLKODÁS, SZEMÉLYI ÉS INFRASTRUKTURÁLIS ELLÁTOTTSÁG, MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A Magyar Nemzeti Levéltár Bács-Kiskun Megyei Levéltára illetékességi területén látja el a jogszabályok és belső szabályozók által kijelölt feladatait. Az intézmény összesen 5 telephelyen, 56 raktári célt szolgáló helyiségben őriz 10 ezer 200 iratfolyómétert kitevő levéltári anyagot. Használatba vett ingatlanaink közül kizárólag egyetlen telephely, a megyei levéltár kecskeméti székhelye áll a Magyar Nemzeti Levéltár tulajdonában, kezelésében. Három ingatlant térítésmentes használat jogán veszünk igénybe, egy telephelyünk pedig bérlemény. Intézményünk működtetését mindösszesen 24 munkatárs látja el, így a felvázolt adottságokból, vagyis: a levéltári telephelyül szolgáló ingatlanállomány decentralizáltságából, az ehhez képest alacsony és nem minden tekintetben optimális eloszlású dolgozói létszámból, továbbá a levéltári célra használt ingatlanok tulajdonosi-használati jogának összetettségéből, az épületállomány szélsőségesen eltérő jellegből és állapotából adódóan a levéltár működési adottságai, az iratőrzés, szakmai munka, üzemeltetés feltételei számos megoldandó problémát vetnek fel. Pozitívum, hogy a 2013. év során a megelőző évek gyakorlatához képest példátlan módon sikerült feltölteni az intézményünk számára engedélyezett létszámkeretet, sőt, mód nyílt a részmunkaidős álláshelyek 8 órás teljes státusszá tételére is. Ennek teljesülése jelentősen javította, gördülékenyebbé tette mind az üzemeltetés operatív munkáját, mind pedig a szakmai feladatellátást. A személyi kérdéseken túl egyéb területeken is történtek 2013-ban fajsúlyos változások, melyek közül kiemelhetők a szakmai feladatellátást Nemzeti Levéltári szinten egységessé és szakszerűvé tevő szabályzatok bevezetése, eljárásrendek, informatikai fejlesztések. A megyei levéltárak és a Magyar Nemzeti Levéltár vezetésének munkájának szorosabb összehangolását szolgálták az év során lezajlott intézményi látogatások. 2
I. 2. SZAKMAI TEVÉKENYSÉG Az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltára a 2013-as évben a levéltárak működését irányító szakmaspecifikus és általános jogszabályok, a Magyar Nemzeti Levéltár által kiadott szabályzatok és munkautasítások szerint végezte feladatait. Szakmai tevékenységünket a szakszerűség, pénzügyi gazdálkodásunkat a lehető legteljesebb takarékosság és előrelátás alapján igyekeztünk szervezni. Munkavégzésünk során a tárgyévre ütemezett feladatokat teljesítettük. A nem tervezhető feladatok [adatszolgáltatások, szakmai dokumentumok véleményezése, kutatószolgálati esetek, anyakönyvi másodpéldányokon utólagos bejegyzések, ügyfélszolgálati megkeresések, stb.] esetében a jogszabályok és belső szakmai szabályzatok által kijelölt határidőket minden esetben betartottuk. Szakmai munkánk során törekedtünk költségvetési kereteink adta határokon túl pályázati forrásokat is bevonni. Ennek részletezését a III.15. fejezet taglalja. Az év első féléve során jelentős munkaerőt kötött le a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény 39. -a alapján elvégzett jegyzék-készítés, valamint az ezzel járó egyéb intézkedések. Ugyancsak a tárgyév első felében realizálódott a szakfelügyeleti ellenőrzési terv alapján végrehajtott állományvédelmi szempontú raktárminősítés is, az ehhez szükséges raktár-klimatikai alapadatok összegyűjtésével, valamint helyszíni bejárásával. A levéltár 2013. év második felében végzett szakmai munkájából a Levéltári Kollégium fondszerkesztési alapelveket érintő, 2002. évi, 2. számú ajánlása alapján végrehajtott irat-együttesek összerendezése jelentette a legkiemelkedőbb feladatterhet. Emellett hangsúlyos feladatként jelentkeztek az eredményt döntően 2014. évre meghozó, a Magyar Nemzeti Levéltár egységes tudományos célkitűzésein és adatszolgáltatási kötelezettségein alapuló kutatások is (szovjet katonai megszállással, holocausttal, kártalanítás nélkül elkobzott vagyontárgyakkal kapcsolatban). Ugyancsak a 2013. évben kezdődő és a következő évre áthúzódó feladat volt az egységes levéltári nyilvántartó rendszer, a ScopeArchiv bevezetésére való felkészülés is, melynek informatikai és nyilvántartás-ellenőrzési vonzatai voltak. 3
II. MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A Bács-Kiskun Megyei Levéltár 5 telephelyen, sok tekintetben is változatos épületállománnyal rendelkezik. E téren a pontos tájékoztatás megkívánja a rövid, tételes áttekintést. 1. Kecskemét, Klapka utca 13 15. szám alatt álló ingatlan a megyében egyedüliként, az MNL tulajdonában áll. Az 1995-ben épült, a Bács-Kiskun Megyei Levéltár székhelyének is otthont adó ingatlanban található a levéltárunkban elhelyezett iratanyag közel fele. Az épület 10, rendeltetés szerint is raktári célra épített helyisége levéltári anyag tárolására szükségmegoldásként elfogadható, de az utólagosan (1997-ben) igénybe vett 3, hőszigetelés nélküli padlástér helyzete raktár-klimatikai szempontból rendkívül kritikus. Ezekben az alkalmatlan helyiségekben 755 iratfolyóméternyi levéltári anyag van elhelyezve. Mivel az intézmény ilyen mérvű szabad raktárkapacitásokkal nem rendelkezik, a padlásterek kiürítése jelenleg nem lehetséges, így leginkább tetőhéj-szigeteléssel lehetne a helyzeten javítani. Az ingatlan további konstrukciós hibája, hogy a tetőzetről a lehulló csapadékvizet a gyűjtőcsatornák a belső zárt udvarra bocsátják ki, mely előbb-utóbb az épület alámosását, ezzel pedig műszaki, statikai károsodását is előidézheti. 2. Kecskemét Kossuth tér 1. szám alatt működő telephely teljes körű levéltári tevékenységet végez. Az intézményt érintő különböző levéltári elhelyezési, állományvédelmi problémák itt egy épületen belül jelentkeznek. Az ingatlan Kecskemét MJ Város tulajdonában áll, levéltárunk azt térítésmentesen használja. A századfordulón emelt, szecessziós stílusú műemlék épület (városháza) jelenleg rendkívül rossz állapotban van, melyek közül a legnagyobb mérvű veszélyt az itt őrzött iratanyagra a falak és aljzatok szélsőséges mértékű átnedvesedése és átsalétromosodása jelenti. További probléma, hogy ebben az épületben nem rendelkezünk összefüggő raktárállománnyal, mivel az épület 3 különböző pontján vannak az iratanyagaink elhelyezve. Az iratokat a magas, a salétromsav és az elázás (falakból kiszakadó fűtőtestek, korrodált csapok okozta szivárgások, csőtöréses beázások fordulnak elő) egyaránt veszélyeztetik. Alkalmatlan körülmények között itt megközelítően 900 folyóméternyi közte jelentős mennyiségű feudális és polgári kori iratanyagot tárolunk. A legveszélyeztetettebb iratanyag átcsoportosítására cselekvési terv kidolgozására lenne szükség. 3. Kiskunhalas, Dr. Nagy Mór utca 12 14. sz. alatti ingatlant Kiskunhalas Város Önkormányzata, mint tulajdonos bocsátotta térítésmentesen rendelkezésünkre. A valamikor lakóházként funkcionáló, később kibővített fióklevéltári épület raktáraiban 476 folyóméternyi anyagot helyeztünk el. Az ingatlannal kapcsolatos problémák elsődleges forrása az épület ereszcsatornáinak állapotában, ezzel összefüggésben a falazat és vakolat állékonyságában keresendők, de vagyonvédelmi és esztétikai szempontból is kifogásolható a fióklevéltár helyzete. Ezen felül az ingatlan szabad raktári kapacitásokkal már nem rendelkezik, így távlatilag a helyi relevanciájú iratok átvételét sem lehet itt megoldani. További probléma, hogy többszöri helyszíni személyes egyeztetés, hivatalos megkeresés ellenére a város önkormányzata nem viszonyul partnerként intézményünkhöz, illetve megkereséseinket válasz nélkül hagyja. 4. Kiskunfélegyháza, Kossuth utca 1. szám alatti fióklevéltári telephelyünk használatát szintén a város bocsátotta térítésmentesen rendelkezésünkre, mely az önkormányzat és polgármesteri hivatalnak helyet adó, szecessziós stílben épült városháza emeletén található. Az épület csapadékelvezetésének konstrukciós hibája következtében rendszeresek a padlástér felőli beázások, ugyanakkor jelzésünkre az épületet üzemeltető gondnokság a hibákat gyors határidővel ki szokta javítani. Nagyobb gondot okoz, hogy a közel 900 folyómétert őrző levéltár teljesen megtelt, iratot csak irattári helyiséggel együtt tudtunk átvenni. Ennek a gyakorlattá tételére azonban további lehetősége nincs az önkormányzatnak, mely maga is irattári férőhely hiánnyal küzd. 4
5. Baja, Bajcsy-Zsilinszky u. 12 14. sz. alatti ingatlan helyzete a legkritikusabb. Az épületet, mely egy a Bajai Eötvös József Főiskola új épületrészének földszintjén található, Baja Város Önkormányzata bérli a Magyar Nemzeti Levéltár részére. A PPP konstrukcióban kivitelezett ingatlan tulajdonjoga egy magán befektetői csoport kezében van. A 2008-ban határozott időre megkötött szerződés 2013 októberében járt le, így ennek az egyébként műszakilag levéltári iratelhelyezésre kiválóan alkalmas fióklevéltárnak a sorsa jelenleg bizonytalan. Az ingatlanban összesen 754 iratfolyóméternyi levéltári anyagot őrzünk, a szabad raktári kapacitások pedig ezt kétszeresen is felülmúlják. Az épületállománnyal kapcsolatos beruházási-felújítási igényeken túl megemlítendő a levéltár amortizálódott gépjárművének és informatikai eszközparkjának kérdése is. Intézményünk üzembentartója egy 1996-os gyártási évű szolgálati Opel Astra gépkocsinak, melynek futásteljesítménye a 324 ezer kilométert is meghaladta. A gépkocsi cseréjét indokolná az a tény, hogy egyrészt a jármű üzemben tartása távlatilag emelkedő költségigényt támaszt, másrészt a jármű levéltári célra (iratanyag szállításra) csak korlátozott mértékben alkalmas. A működési feltételek között megemlítendők még a kliensként központi adatbázisokhoz kapcsolódó nyilvántartó és számviteli szoftverek is. 2013. május 1-től használjuk az EcoSTAT programot (jelenleg 6 modul) a 2014. évtől pedig Központi Illetményszámfejtő Rendszeren (KIR) keresztül nyílik lehetőség munkaügyi alapadatok rögzítésére. Ugyancsak a következő évben kapcsolódunk a Poszeidon elektronikus iktatási rendszerhez, mely felváltja a jelenlegi papír alapú ügyviteli nyilvántartásunkat, míg a levéltári nyilvántartásaink területén - ugyancsak a következő esztendőtől - új rendszert, a ScopeArchivot alkalmazzuk. Mindkét nyilvántartó program esetében már 2013-ban megkezdődtek az előkészítő, tesztelő, adat-migrációs feladatok. A jövőre vonatkozó informatikai fejlesztések akadálya lehet azonban a levéltár korszerűtlen technikai állománya. Levéltárunk az éves selejtezési kötelezettségét, valamint a mennyiségi és pénzügyi leltározást december 31-ig végrehajtotta. Érintés-, villámvédelmi felülvizsgálatot Kiskunhalas és Kecskemét, Klapka utcai telephelyeink esetében lefolytattuk, továbbá sor került Kiskunhalason szabványossági felülvizsgálatra is. Levéltárunkban 2013 őszén a Nemzeti Adó- és Vámhivatal ellenőrei felülvizsgálatot folytattattak le az ügyfélszolgálati esetek illetékkezelése tárgyában. A vizsgálat a levéltárban folyó illetékkezelési gyakorlatot szabályszerűnek ismerte el. 5
II. 1. KÖLTSÉGVETÉS, PÉNZÜGY (Csak a megyei tagintézményekre vonatkozik.) eredeti költségvetési előirányzat: 82 489 000 Ft módosított előirányzat (dátum): - teljesítése (dátum): 73 587 000 Ft (2013. 12. 31.) pályázati források: 1 724 006 Ft Kiadások: (82 489 000 Ft): Jogcím Eredeti előirányzat Módosított előirányzat Teljesítés Személyi juttatások 52 402 000 50 332 000 Munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó 13 923 000 12 973 000 Dologi kiadások 16 164 000 10 282 000 Egyéb működési célú támogatások, kiadások Felhalmozási kiadások Függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások Összesen 82 489 000 73 587 000 Bevételek (Ft): 84 213 006 Ft Jogcím Intézményi működési bevétel Irányító szervtől kapott támogatás Támogatásértékű bevétel Pénzmaradvány Függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek Eredeti előirányzat Módosított előirányzat Teljesítés 310 000 229 210 82 179 000 82 179 000 1 724 006 1 724 006 Összesen 84 213 006 84 132 216 6
Kiadások és bevételek alakulásának indoklása A megüresedett álláshelyek betöltésére a tárgyév közepén került sor, ezért ezen előirányzat teljes egészében nem került felhasználásra. A dologi kiadások előirányzata tartalmazta a tagintézmény bajai fióklevéltárának 2 havi bérleti díját, amely azonban a bérleti szerződés meghosszabbítása miatt végül nem merült fel. E mellett nagy összegű közüzemi díjak nem kerültek kiszámlázásra, így kifizetésre sem. Gazdálkodási elvek és költségmegtakarítási intézkedések A szakmai feladatellátás nagyobb hatékonysága érdekében igyekeztünk pályázati forrásokat bevonni tagintézményi költségvetésünkbe. A tárgyévben is törekedtünk a költségmentes lehetőségek kiaknázására. Ezt a koncepciót jól példázza a 2010-ben útjára indított internetes folyóiratunk, a Múltbanéző. 7
II. 2. SZEMÉLYZET Amit várunk: számszerűsíthető és szöveges adatok az alábbi témakörökben (az osztott munkakörök esetében az aránynak megfelelően kérjük feltüntetni az adatokat, a munkakörök szerint a teljes foglalkozás és részmunkaidőt is jelezni kell, munkaórában megadva) Szakmai tudományos munkakör (szöveges felsorolás, számadat a létszámra vonatkozóan, fő) összesen: 11 fő igazgató/szervezeti egység vezetője: 1 fő (teljes foglalkozás, főlevéltáros) helyettes: 1 fő (teljes foglalkozás, főlevéltáros) fióklevéltár vezető/osztályvezető/főosztályvezető: - csoportvezető: - főlevéltáros: 4 fő (teljes foglalkozás, közte az igazgató és igazgatóhelyettes) levéltáros: 6 fő (teljes foglalkozás) főrestaurátor, restaurátor: - felsőfokú végzettséggel és legalább három éves gyakorlattal rendelkező levéltári könyvtáros: 1 fő (teljes foglalkozás) Szakmai munkakörök (10 fő) segédlevéltáros: 2 fő (teljes foglalkozás) levéltári asszisztens: - levéltári segédrestaurátor: - levéltári könyvtári asszisztens: - levéltári kezelő: 7 fő (teljes foglalkozás) levéltári fotós: - levéltári könyvkötő: - levéltári informatikus: 1 fő (teljes foglalkozás) levéltári rendszerszervező: - levéltári adatrögzítő: - Gazdasági, ügyviteli és működést segítő műszaki alkalmazottak (3 fő) gazdasági, műszaki, igazgatási szakalkalmazott: 1 fő (teljes foglalkozás) gazdasági, műszaki, igazgatási ügyintéző: - ügyviteli alkalmazott: - műszaki, fenntartási, üzemviteli alkalmazott, szakmunkás, segédmunkás, kisegítő alkalmazott: 2 fő (teljes foglalkozás) Vezetők/nem vezetők aránya (%): 9,09% 8
Szakmai és funkcionális alkalmazottak aránya (%): 12,5% engedélyezett létszám (fő): 24 fő soros előrelépők (fő): 8 fő (2013. jan. 1. dec. 31. között) részmunkaidős foglalkoztatott (négy-hatórás/fő): 0 fő betöltetlen álláshelyek (fő, munkakör): 0 fő új belépők (fő, munkakör): 3 fő (levéltáros, levéltári kezelő, üzemviteli alkalmazott) GYES-en, GYED-en lévő (fő, munkakör): 1 fő (levéltáros) tartós táppénzen lévő (fő, munkakör): 0 fő megváltozott munkaképességű foglalkoztatott (fő): 0 fő közmunkaprogramban foglalkoztatott (fő, munkafeladat 200 karakter): 0 fő szakmai továbbképzésben résztvevők (létszám, képzés megnevezése [szigorúan szakmai, végzettséget adó továbbképzés]): 1 fő (MNL OL által szervezett képzésen: segédlevéltáros I-V. modul) nyelvi továbbképzésben résztvevők (létszám, nyelv meghatározása): 0 fő egyéb képzés: 0 fő tanulmányi szerződések és azok kondíciói: segédlevéltáros képzés (I-V. modul). A munkavállaló kötelezettséget vállalt tanulmányi és vizsgakötelezettségeinek teljesítésére, ill. közalkalmazotti jogviszonyának legkevesebb 1 évnyi fenntartására. Munkavállaló a munkáltató számára részvételi díjat nem fizet, ill. a munkavállalót a képzés alatt munkaidőés utazási kedvezmény (30%) illeti meg. futó álláspályázatok (száma, munkakör): 0 megjegyzés: 9
II. 3. ÉPÜLETEK, RAKTÁRAK, INFOKOMMUNIKÁCIÓS ESZKÖZÖK, MÁS TECHNIKAI FELSZERELÉSEK Amit várunk: rövid számszerűsíthető és szöveges összefoglalás, a legfontosabb problémák, megoldandó feladatok a működés terén Irodaépületek Pontos cím, levelezési cím, elérhetőség (tel., fax., e-mail, honlap) épület adatok (alapterület, irodák száma, fűtés, világítás, vízellátás) 1. Székhely Cím: 6000 Kecskemét, Klapka u. 13 15. Levelezési cím: 6001 Kecskemét. Pf.: 77. Telefon/fax: 76/495-951; 495-952 E-mail: leveltar@bacs-kiskun-leveltar.hu Honlap: www.bacs-kiskun-leveltar.hu Alapterület összesen: 1724,28 m 2 Ebből - raktár: 1285,57 m 2 - kutatóterem 27,02 m 2 - egyéb 411,69 m 2 Irodák száma: 14 db Fűtés: gáz központi fűtés, központilag szabályozható Világítás: neon Vízellátás: vezetékes vízellátás és szennyvízcsatorna Fióklevéltárak Pontos cím, elérhetőség (tel., fax., e-mail, honlap), épület adatok (alapterület, irodák száma, fűtés, világítás, vízellátás) 1. Kecskemét, Kossuth téri telephely Cím: 6000 Kecskemét, Kossuth tér 1. Levelezési cím: 6001 Kecskemét. Pf.: 77. Telefon/fax: 76/508-950 E-mail: peterne.maria@bacs-kiskun-leveltar.hu Honlap: www.bacs-kiskun-leveltar.hu Alapterület összesen: 966,4 m 2 Ebből - raktár: 788,4 m 2 - kutatóterem 75 m 2 - egyéb 103 m 2 Irodák száma: 4 db Fűtés: központi fűtés, nem szabályozható Világítás: neon Vízellátás: vezetékes vízellátás és szennyvízcsatorna 2. Kiskunfélegyházi fióklevéltár Cím: 6100 Kiskunfélegyháza, Kossuth u. 1. Levelezési cím: 6001 Kecskemét. Pf.: 77. Telefon/fax: 76/560-428 E-mail: onodi.marta@bacs-kiskun-leveltar.hu 10
Honlap: www.bacs-kiskun-leveltar.hu Alapterület összesen: 191 m 2 Ebből - raktár: 163 m 2 - kutatóterem 20 m 2 - egyéb 8 m 2 Irodák száma: 1 db Fűtés: központi fűtés, egyedileg szabályozható Világítás: neon Vízellátás: vezetékes vízellátás és szennyvízcsatorna 3. Kiskunhalasi fióklevéltár Cím: 6400 Kiskunhalas, Dr. Nagy Mór u. 12 14. Levelezési cím: 6001 Kecskemét. Pf.: 77. Telefon/fax: 76/508-950 E-mail: cseri.gabor@bacs-kiskun-leveltar.hu Honlap: www.bacs-kiskun-leveltar.hu Alapterület összesen: 229,8 m 2 Ebből - raktár: 151,3 m 2 - kutatóterem 34 m 2 - egyéb 44,5 m 2 Irodák száma: 1 db Fűtés: gáz központi fűtés, központilag szabályozható Világítás: neon Vízellátás: vezetékes vízellátás, nem csatlakozik szennyvízcsatorna-hálózatra 4. Bajai fióklevéltár Cím: 6500 Baja, Bajcsy-Zsilinszky u. 12 14. Levelezési cím: 6001 Kecskemét. Pf.: 77. Telefon/fax: 79/523-900 (307) E-mail: sarlosistvan@gmail.com Honlap: www.bacs-kiskun-leveltar.hu Alapterület összesen: 422,53 m 2 Ebből - raktár: 382,53 m 2 - kutatóterem 20 m 2 - egyéb 20 m 2 Irodák száma: 1 db Fűtés: központi fűtés, szellőztetés és légkondicionálás. Egyedileg szabályozható. Világítás: neon Vízellátás: vezetékes vízellátás és szennyvízcsatorna Raktárak 11
Pontos cím, elérhetőség (tel., fax., e-mail, honlap), épület adatok (alapterület, kapacitás ifm, őrzött iratanyag mennyisége ifm, szabad kapacitás ifm, fűtés, világítás, vízellátás) 1. Volt könyvtár Cím: 6000 Kecskemét, Kossuth tér 1. (városháza, volt városi könyvtár) Alapterület összesen: 333,60 m 2 Ebből - raktár: 300 m 2 - iroda 28 m 2 - egyéb 5,6 m 2 Irodák száma: 1 db Kapacitás: 1782,30 ifm ebből: - őrzött iratanyag mennyisége: 1377,3 ifm. - szabad kapacitás: 405 ifm Fűtés: központi fűtés, nem szabályozható Világítás: neon Vízellátás: vezetékes vízellátás és szennyvízcsatorna Kutatóterem Cím, nyitva tartás, férőhely, elérhetőség (tel., fax., e-mail, honlap), technikai ellátottság pl. számítógép (internettel rendelkezik, belső hálózat elérhető-e), mikrofilm olvasó db Kutatótermek Kecskemét, Klapka utca 13 15. Kecskemét, Kossuth tér 1. Kiskunfélegyháza, Kossuth u. 1. Kiskunhalas, Dr. Nagy Mór u. 12 14. Baja, Bajcsy- Zsilinszky u. 12 14. Alapterület (m 2 ) Kapacitás (fő) Internet, belső hálózat 27,02 12 Internet, belső hálózat Mikrofilmleolvasó Nyitva tartás 2 db Kedd-csütörtök: 7:30-15:45; Péntek: 7:30-12:45 75 10 Internet 3 db Kedd-csütörtök: 7:30-12:00 és 12:30-16:00 Péntek: 7:30-13:30 20 8 Internet - Kedd-csütörtök: 7:30-12:00 és 12:30-16:00 Péntek: 7:30-13:30 34 5 Internet - Kedd: 7:30-12:00 és 12:30-16:00 20 4 Internet - Kedd-csütörtök: 7:45-16:00; Péntek: 7:45-13:00 12
Infokommunikációs eszközök munkaállomások - 14 db Kecskemét, Klapka u. - 4 db Kecskemét, Kossuth tér - 1 db Kiskunfélegyháza - 1 db Kiskunhalas - 2 db Baja központosított hálózat: Kecskemét Klapka u. 13 15. Szerverek: 3 db Kecskemét Klapka u. (Samba fájlszerver, Textlib webszerver és Textlib adatbázis szerver) Szolgáltatások: A honlapon: fondjegyzék és dokumentumok elérése, Textlib könyvtári internetes kereső, NAVA Pont (televízió és rádió csatornák archív felvételeinek elérése) Vírusirtó: NOD 32 és Avast 2013 freeware Szoftverek: Windows 98, Windows XP Home és Professional, Windows Vista Office 2000 (akadémiai változat) és Office XP, 4 db MS Office 2007 Basic Adatbázis és web szerver Textlib-hez Ezeken kívül ingyenes szoftvereket használunk. Pl: Linux Ubuntu szerver egyéb feladatok: Az infokommunikációs eszközök üzemeltetése, karbantartása, javítása. A információk feltöltése a honlapra Levéltár honlapjának szolgáltatásai (i/n) alapadatok feltöltése - cím, elérhetőség, megközelítés (i) - munkatársak, elérhetőségek (e-mail, telefon) (i) - munkatársak publikációi (i) nyitva tartás (i) kutatók, ügyfelek tájékoztatása - kutatási kérelem elektronikusan (i) - ügyfélszolgálati kérelem elektronikusan (i) - kutatótermi szabályzat (i) - támogató nyilatkozat (i) szervellenőrzés kérdőíve (i) szervek munkáját meghatározó jogszabályok gyűjteménye (i) közérdekű adatok feltöltése (i) raktárjegyzék (n) 13
fond- és állagjegyzék (i) adatbázisok (n) hírek (i) facebook (n) Technikai felszerelések Gépjármű (típus, évjárat, futott km, műszaki vizsga érvényessége) Típus: Opel Astra F 1.6 sedan Forgalomba helyezés ideje: 1996. november 25. Futott km: 324.243 km Műszaki vizsga érvényessége: 2014.november 23. Iroda- és raktártakarítás (saját munkaerő, külső cég) Távfelügyelet (ellátottság i/n, típusa) Tűzoltó berendezések (elektronikus tűzjelző rendszer i/n, tűzoltó készülékek típusa, száma, felülvizsgálata) Tűzoltó készülékek: - Típusa, száma: P6EN3 (47 db); CO2-2 (2 db) - Felülvizsgálata: 2013.06.27., 2013.07.09. Közüzemi mérőórák száma, állása típusonként, fogyasztási helyenként (éves fogyasztás) gáz, villany, víz Fogyasztási hely Kecskemét, Klapka u. 13 15. Kecskemét, Kossuth tér 1. Kiskunhalas, Dr. Nagy Mór u. 12 14. Mérő fajtája Mérő gyári szám Nyitó érték Záró érték Éves fogyasztás GÁZ 34800000032575 53816 72652 18836 m 3 VÍZ 7401755 13 132 119 m 3 VILLANY 2800108100008576 42497 52565 10068 kwh VILLANY 1401704500853398 89309 97311 8002 kwh GÁZ 18971381 20273 23115 2842 m 3 VÍZ 060635 103 105 2 m 3 VILLANY 130191100388475 275 459 184 kwh Szelektív hulladékgyűjtés (i/n) Műszaki felülvizsgálatok határidőre megtörténtek (i/n) (érintésvédelem, stb. azok esedékessége) Telephely Felülvizsgálat típusa Felülvizsgálat éve Következő felülvizsgálat 14
esedékessége Kecskemét, Klapka u. 13 15. Kiskunhalas, Dr. Nagy Mór u. 12 14. Érintésvédelmi felülv. 2013 2016 Villámvédelmi felülv. 2013 2019 Elektromos berendezések felülv. 2008 2014 Érintésvédelmi felülv. 2013 2016 Villámvédelmi felülv. 2013 2019 Elektromos berendezések felülv. 2013 2019 Munka- és tűzvédelmi oktatás megtörtént (i/n) Üzemorvosi vizsgálatok megtörténtek (i/n) Felújítási, karbantartási tények/igények (becsült költség ezer Ft) Kiskunhalas, Dr. Nagy Mór u. 12 14. sz. alatti fióklevéltár: csapadékgyűjtő csatorna tisztíttatás, falazat javíttatás. Becsült költség: 80 ezer Ft. Beruházási tények/igények (becsült költség ezer Ft) 1. Kecskemét, Klapka u. 13 15. sz alatti székhelyen: tetőhéj-szigetelés és födém felporzásmentesítés. Becsült költség: 5.700 ezer Ft. 2. Szolgálati gépjármű cseréje iratszállításra (is) alkalmas járműre. Becsült költség: 3.500 ezer Ft. 15
III. SZAKMAI TEVÉKENYSÉG III. 1. AZ ILLETÉKESSÉGI TERÜLET FELÜGYELETE Ellenőrzött szervek száma (terv/megvalósulás db): Ellenőrzési alkalmak száma: terv: 33 / megvalósult: 34 Ellenőrzött szervek fondfőcsoportjai: XXIV XXVI. XXXVII. 1 db 1 db 32 db Ellenőrzés témakörei (iratkezelés, irattárazás, problémák): Ellenőrzés témakörei 1. iratkezelés jogszabályi feltételeinek ellenőrzése: iratkezelési szabályzat, irattári terv, iratkezelési szoftverek tanúsítványai és használatukhoz kapcsolódó jogosultságok nyilvántartása. 2. Iratkezelés gyakorlata: az irat útjának követése az érkeztetéstől az irattárba kerülésig; ügyviteli segédletek ellenőrzése; az iratok irattári terv szerint meghatározott rendszerének szúrópróba-szerű ellenőrzése; 3. Irattárazás feltételei, jellemzői: ügyirat-mennyiség felmérése irattár, irattípus, évkör, selejtezhetőség, levéltárba adás szerinti bontásban, ill. összesítve; irattárak jellemző paraméterei, különös tekintettel az állományvédelmi kritériumokra. 4. Konzultáció, szaktanácsadás. A szervlátogatást végző levéltáros az iratképzőkről a helyszínen jegyzeteket készít, a felmerülő kérdéseket (irattárosi, iratkezelési feladatok, rendezés, selejtezés stb.) megválaszolta, majd a levéltári feldolgozás során jegyzőkönyvet vesz fel, melybe a feltárt hiányosságokat foglalja össze. Az elkészített dokumentumok két példányát az iratképző közfeladatot ellátó szervnek postai úton megküldi. A visszaérkező, hitelesített és iktatott példány a szervdossziéba került. Az irattár-ellenőrzés adatai a jogszabályokban előírt, kötelező nyilvántartásokon túl szervtípusonként, iratfajtánként és az iratkeletkeztetés évköre szerint tagolt, részletező excell táblázatban is rögzítésre kerülnek. Szervdossziék vezetése (hagyományos formában, elektronikusan): szervellenőrzések adatai az e-archívum adatbázisában rögzítésre kerültek. Iratkezelési szabályzat/irattári terv jóváhagyása (alkalom): 11 db Selejtezés jóváhagyása (darab): 181 Ellenőrzésben résztvevők száma (fő): 1 fő Saját gépkocsi igénybe vétele (alkalom): 28 alkalom 16
III. 2. ÁLLOMÁNYGYARAPODÁS Illetékességi területről állományba vett iratanyag/dokumentum mennyisége (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás, ifm, db, típusa) Sorsz. 1. V. 274. h A levéltári anyag Levéltári jelzet megnevezése évköre Kiskunhalas Város Polgármesteri Hivatalának iratai. Vegyes iratok Terjedelme (ifm) 1875-1950 0,72 2. V. 335. Harkakötöny község iratai. Elöljárósági iratok 1949-1950 0,05 3. VI. 421. Az Államépítészeti Hivatal iratai 1914-1954 3,00 4. VIII. 708. a 5. VIII. 708. c 6. VIII. 3602. Az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltára iratai. Kecskemét központ és a Klapka utcai csoport iratai Az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltára iratai. A kiskunfélegyházi fióklevéltár iratai A Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Területi Gyermekvédelmi Szakszolgálat (Gyermekvédő Intézet) iratai 2011-2013 14,45 2013 0,02 1903-1998 0,50 7. X. 164. A Kiskunhalasi Kézilabda Szakszövetség iratai 1982-2004 0,12 8. XIV. 93. 9. XXIII. 626. c Szarvas István kiskunfélegyházi városi főmérnök iratai Kiskunhalas Város Tanácsának iratai. Gyámügyi, közigazgatási és vegyes iratok 1904-1953 0,08 (1940) 1950-1990 (1994) 10. XXIII. 745. d Kömpöc Község Tanácsának iratai. Közigazgatási iratok 1956-1977 1,86 11. XXIII. 745. g Kömpöc Község Tanácsának iratai. Adóügyi iratok 1900-1969 0,28 12. Harkakötöny Község Tanácsának iratai. XXIII. 731. c Közigazgatási iratok 13. Harkakötöny Község Tanácsának iratai. XXIII. 731. d Költségvetések 14. NAV Dél-alföldi Regionális Bűnügyi XXIV. 161. d Igazgatósága, Kecskemét iratai 15. XXV. 39. b A Bajai Városi (1961-1983 között Járási) Bíróság iratai. Büntetőperes iratok 16. XXXIII. 1. b Állami anyakönyvi másodpéldányok gyűjteménye. Utólagos bejegyzések 2013. évi illetékességből történt iratátvétel mindösszesen 50,74 1951-1990 4,87 1960-1990 0,48 1992-2002 0,06 1982-1983 0,05 2012 0,24 77,52 ifm + 28 pagina 17
Gyűjtőkörből származó gyarapodás: Iratvásárlás (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás, mennyisége ifm, vásárlás összege ezer Ft) 0 Ajándékozás (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás, mennyisége ifm) Sorsz. 1. IV. 1907. 2. X. 335. A levéltári anyag Levéltári jelzet megnevezése évköre Kecskemét Város Községi Iskolaszékének iratai. Iskolalátogatási napló Fogyatékos Emberek Kiskunfélegyházi Egyesületének iratai 3. XIII. 26. A Bakkay-család iratai 4. XIV. 12. 5. XV. 40. 6. XV. 43. d Kada Elek kecskeméti polgármester iratai Gyászjelentések levéltári gyűjteménye A Bács-Kiskun Megyei Levéltárba leadott kéziratok gyűjteménye Terjedelme (ifm) 1872-1974 0,01 2004-2013 0,08 1872-1991 (2006) 0,14 É.n. 0,01 1980-2013 0,07 1947-1972 0,06 2013. évi gyűjtőköri iratátvétel mindösszesen 0,37 Sorsz. Letét (iratanyag megnevezése, törzsszámonkénti tételes felsorolás, mennyisége ifm) 1. XIV. 90. A levéltári anyag Levéltári jelzet megnevezése évköre Fekete János kiskunfélegyházi helytörténész letétbe helyezett iratai Terjedelme (ifm) 1980-2008 1,54 2013. évi letéti iratátvétel mindösszesen 1,54 Átvétel tagintézményeken/szervezeti egységeken belül: Sorsz. A levéltári anyag Levéltári jelzet megnevezése évköre Terjedelme (ifm) 1. IV. 663. Kiskunfélegyháza Cs. és K. Járási Kapitány iratai 1856-1859 0,01 2. IV. 906. A solti alsó járás szolgabírájának iratai 1854; 1870-1884 0,06 3. IV. 911. Páhi nk. iratai 1892-1895 0,02 ifm + 2 pp 4. IV. 955 Bács-Kiskun megye területére vonatkozó 9.sz. Kecskeméti Választókerület iratai (Fülöpszállás nk. választási névjegyzéke) 1947 0,03 5. IV. 1944. Kecskemét város tisztiorvosa ir. 1936-6. V. 82. a Kalocsa Város Polgármesteri Hivatalának iratai 1930; 1931 4 pp 18
7. V. 320. c Dunapataj nk. polgári kori iratai (képviselőtestületi jegyzőkönyv) 1948-8. V. 374. Soltvadkert község iratai 4 pp 9. V. 381. Tass község iratai (körlevelek jegyzőkönyve) 1793-1810 0,02 10. V. 386. Újkécske nk. iratai 1885; 1866; 1867 9 pp 11. VIII. 1. A Kecskeméti Református Jogakadémia iratai 1875 0,01 12. VIII. 634. A Lajosmizsei Önálló Gazdasági Ismétlő Iskola iratai 1910-1912 0,02 13. XXIV. 113. Kunszentmiklós nk. iratai. Adóhivatali iratok 1927 0,01 14. XXV. 37. Kiskunhalasi Járásbíróság ir. 1956 9 pp 2013. évi tagintézmények közötti iratátvétel mindösszesen 0,18 ifm + 28 pagina Állományba vett filmtári másolatok MNL-ben készült (OL filmek) - Máshol készült (Külső anyag, filmcsere-egyezmények) - Állományba vett digitális másolatok Fogyás MNL-ben készült (OL másolatok) Máshol készült (Külső anyag, csereegyezmények) Tagintézményen/szervezeti egységen kívüli: - Tagintézmények/szervezeti egységeken belül: - Bértárolt iratanyag mennyisége (ifm): 0,00 Tárgyévben átvett bértárolt iratanyag mennyisége (ifm): A bértárolt iratanyagban folyik-e selejtezés (i/n) - Selejtezett iratanyag mennyisége (ifm): A bértárolt iratanyaggal kapcsolatos munkákban résztvevők száma (fő): Ráfordított munkanapok száma (nap): Megjegyzés Levéltári tagintézményünk számára továbbra is a legégetőbb problémát a jelentős mennyiségű, levéltári átvételre érett iratanyag beszállításának évtizedek óta történő elmaradása jelenti. Jelenleg megfelelő, állományvédelmi szempontból legalább elfogadható raktárkapacitással csak Kecskeméten és Baján rendelkezünk. Ugyanakkor fékezi a tervszerű iratátvétel megindítását intézményünk Bajai Fióklevéltárának bizonytalan sorsa, valamint a kecskeméti városháza pinceterein belül őrzött iratanyag tarthatatlan, közvetlen módon veszélyeztetett helyzete is. Az iratgyarapítás terén a legjelentősebb elmaradások az ingatlan-nyilvántartások és közigazgatási iratok átvételénél mutatkoznak, de van olyan jogszolgáltató szerv is, mely már több évtizede megszűnt, irattári anyagai mégsem kerültek a levéltárba. A fentiekből adódóan a levéltári állomány gyarapításával nem lehet munkatervi szinten számolni, az iratátvételek csak a kisebb volumenű, esetenként veszélyeztetett köziratokra és felajánlás útján bekerülő, 19