MAGYARORSZÁG-HORVÁTORSZÁG IPA HATÁRON ÁTNYÚLÓ EGYÜTTMŰKÖDÉSI PROGRAM 2007-2013 AZ ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS IRÁNYELVEI MAGYAR PARTNEREK SZÁMÁRA CONTROL GUIDELINES FOR HUNGARIAN PROJECT PARTNERS 2010. JÚNIUS 1
Tartalomjegyzék I. BEVEZETŐ... 3 II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR... 3 1. Közösségi szabályozás... 3 2. Magyar szabályozás... 3 3. A Programhoz kapcsolódó alapdokumentumok... 4 III. A MAGYARORSZÁGI ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS RENDSZERE... 4 IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK... 5 1. Általános szabályok... 5 2. Partneri jelentés részei... 6 3. Jelentéstételi határidők... 9 4. Hiánypótlások... 9 V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK... 9 1. Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya... 9 2. Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése... 10 3. Számlákkal kapcsolatos követelmények... 11 4. Költségek elszámolhatóságának feltételei... 11 5. Elszámolható költségek... 12 6. Nem elszámolható költségek... 13 7. Piaci ár igazolása... 14 8. Általános Forgalmi Adó... 14 9. Árfolyam-átváltási módszer... 15 VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK... 16 1) ELŐKÉSZÍTÉSI KÖLTSÉGEK (PREPARATION COSTS)... 16 2) SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK (STAFF COST)... 18 3) UTAZÁS ÉS SZÁLLÁSKÖLTSÉG (TRAVEL AND ACCOMODATION)... 19 4) SZOLGÁLTATÁSOK (SERVICE)... 22 5) ESZKÖZBESZERZÉS (EQUIPMENT / SUPPLY)... 24 6) BERUHÁZÁSI KÖLTSÉGEK (INVESTMENT / WORKS)... 25 7) ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK (ADMINISTRATIVE COSTS)... 26 8) BEVÉTELEK... 28 VII. HORIZONTÁLIS POLITIKÁK... 28 VIII. KÖZBESZERZÉSEK BONYOLÍTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE... 28 IX. MÓDOSÍTÁSOK KEZELÉS... 30 X. ARCULAT... 31 XI. MELLÉKLETEK... 31 XII. INFORMÁCIÓ AZ ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉSRŐL MAGYARORSZÁGON... 32 2
I. BEVEZETŐ Az Irányelvek célja, hogy gyakorlati információt nyújtsanak az első szintű ellenőrzésről a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 - ban (továbbiakban: HU-HR IPA Program) vezető kedvezményezettként vagy projekt partnerként résztvevő magyar partnerek számára, valamint kiegészítsék az általános, programszintű útmutatókat a magyarországi speciális követelményekkel. Az Irányelvek csak a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében támogatásban részesülő magyar vezető kedvezményezettekre és projekt partnerekre vonatkoznak. II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR 1. Közösségi szabályozás - A Tanács 1085/2006 (EK) rendelete (2006. július 17.) az Előcsatlakozási Támogatási Eszközök (IPA) létrehozásáról - A Bizottság 718/2007 (EK) rendelete (2007. június 12.) az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz (IPA) létrehozásáról szóló 1085/2006/EK tanácsi rendelet végrehajtásáról 2. Magyar szabályozás Törvények: - A Számvitelről (2000. évi C. törvény) - Az adózás rendjéről (2003. évi XCII. törvény) - Általános forgalmi adóról (2007. évi CXXVII. törvény) Rendeletek: - 85/2004 (IV.19) Korm. rendelet az Európai Közösséget létrehozó Szerződés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről; - 34/2007 (XI.17) ÖTM rendelet az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjai végrehajtásában magyarországi közreműködő szervezet kijelöléséről; - 49/2007 (III.26.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeiről; - 5/2009 (III. 18.) NFGM rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó 3
programjaiból származó állami támogatások felhasználásának szabályairól és egyes támogatási jogcímeiről - 160/2009 (VIII.3.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjainak végrehajtásáról; - 292/2009 (XII.19) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről; FIGYELEM! Amennyiben a nemzeti és az EU-s szabályozás között ellentmondás tapasztalható a szigorúbb szabályozást kell figyelembe venni. 3. A Programhoz kapcsolódó alapdokumentumok - Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 Program Dokumentuma (HU-HR IPA Program) - Pályázati Útmutató adott pályázati kiíráshoz kapcsolódóan (Guidelines for Applicants of the given Call for Proposals) - Projekt Végrehajtási Kézikönyv (Project Implementation Handbook) - Útmutató a projektek tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz kapcsolódó kötelezettségeinek ellátásához (Guidelines for Implementing Information and Publicity Requirements for Projects in the Hungary-Croatia IPA Cross-border Cooperation Programme) Az első szintű ellenőrzés során a kontrollereknek figyelembe kell venniük valamennyi kapcsolódó Európai Uniós és nemzeti szintű jogszabályban lefektetett előírást, valamint a HU-HR IPA Program által meghatározott szabályokat. Esetlegesen felmerülő ellentmondás esetén a szigorúbb előírás az irányadó. III. A MAGYARORSZÁGI ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS RENDSZERE A HU-HR IPA Program projektjeinek első szintű ellenőrzését minden projekt partner esetén nemzeti szinten kell elvégezni, az adott résztvevő ország felelős szervezete(i) által. A magyarországi első szintű ellenőrzés rendszere központosított, a hitelesítési nyilatkozatokat a VÁTI Nonprofit Kft. megfelelő szervezeti egysége állítja ki: Dél-dunántúli Területi Iroda (telephely: Pécs), valamint a Nyugat-dunántúli Területi Iroda (telephely: Zalaegerszeg) Az első szintű ellenőrzés a projekt partner szintjén felmerült költségek 100%-os szakmai és pénzügyi ellenőrzését jelenti, mely vizsgálja: 4
- a költségek elszámolhatóságát, - az adott termékek leszállítását, - a szolgáltatások elvégzését, - a kifizetés megtörténtét, - valamint azt, hogy a végrehajtás során a nemzeti és a közösségi szabályokat betartották-e. Ennek eredményeként, az első szintű ellenőrzésért felelős szervezet kiállítja az adott partner adott időszakban felmerült elszámolható költségeire vonatkozó Hitelesítési nyilatkozatot ( Declaration on validation of expenditure ). A vezető kedvezményezettnek az adott projektre vonatkozóan minden érintett résztvevő ország, minden résztvevő partnertől össze kell gyűjtenie a hitelesítési nyilatkozatokat, majd a begyűjtött hitelesítési nyilatkozatok alapján kell elkészítenie a teljes projektre vonatkozó (előrehaladási, valamint pénzügyi) jelentést. IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1. Általános szabályok Minden projekt partner partneri jelentést készít a Közösségi Támogatási Szerződésben (továbbiakban Főszerződés) előre meghatározott elszámolási időszakok szerint az adott elszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységekre, valamint az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségekre vonatkozóan. A beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. A PARTNERI JELENTÉS NYELVE ANGOL (a VÁTI Nonprofit Kft-hez és a vezető kedvezményezettnek benyújtandó különböző jelentések és a párhuzamos munka elkerülése érdekében). Kivételt képez a magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása a projekt teljes időszakára vonatkozóan. A projekt partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és alátámasztó dokumentum a hitelesítést végző szervezet (magyar partnerek esetén a VÁTI Nonprofit Kft.) rendelkezésére álljon az első szintű ellenőrzés lefolytatásához. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést a VÁTI Nonprofit Kft. Programvégrehajtási és Ellenőrzési Igazgatóság munkatársai és/vagy a VÁTI Nonprofit Kft. által megbízott külső szakértők végzik. 5
2. Partneri jelentés részei A partneri jelentés részeit az alábbi táblázat tartalmazza: Dokumentum neve Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések 1. Elfogadott pályázat (Application Form) A Főszerződés I. sz melléklete, melynek minden oldalán szerepel a program pecsétje. Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) 2. Főszerződés (Subsidy Contract) Vezető (Lead) kedvezményezett és az IH által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve) Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) 3. Partnerségi megállapodás (Partnership Agreement) Összes partner által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve). Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) 4. Tevékenységek leírása Magyar partner által aláírt példány eredeti és az IMIR 2007-2013 rendszerbe elektronikusan csatolt változata A magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása (magyar nyelven) a projekt teljes időszakára vonatkozóan Első elszámolással benyújtandó dokumentum 6/A. 5. Előrehaladási jelentés (Partner Progress Report) (ld. 7. melléklet) Szakmai jelentés (Activity Report) IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata. A magyar projekt partner által az adott elszámolási időszakban megvalósított projekt tevékenységeket tartalmazza 6
Dokumentum neve Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések 6. Előleg elszámolás összesítő (Prefinancing settlement state contribution report) 7. ÁFA nyilatkozat 8. Számlák és/vagy azzal egyenértékű számviteli bizonylatok Alátámasztó dokumentumok 9. Partneri checklist 6/B. Pénzügyi jelentés (Financial Report) IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata Magyar partner által aláírt példány eredeti és az IMIR 2007-2013 rendszerbe elektronikusan csatolt változata Eredeti változata Másolata Magyar partner által aláírt példány eredeti változata A magyar projekt partner által az adott elszámolási időszak különböző pénzügyi adatait tartalmazza táblázatos formában A magyar projekt partner által, adott elszámolási időszakban lejelenteni kívánt költségek hazai társfinanszírozási forrásának összegét tartalmazza VÁTI által megadott formában (Ld. 1. melléklet) A hitelesítési nyilatkozat kiadását követően a VÁTI pecséttel igazolja a számlán, hogy a számla az adott projekthez felhasználásra került. Az igazolást követően a partnerek visszakapják az eredeti számlákat. A felmerült költségek támogathatóságát alátámasztó dokumentumok (Ld.: V.7. pontban a piaci ár kiválasztását alátámasztó dokumentumok; VI. pontban az elszámoláshoz szükséges dokumentumok) Amennyiben adott költség kifizetését igazoló bankszámla kivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. VÁTI által megadott formában (Ld. 5. melléklet) 7
Dokumentum neve 10. JTS által kezdeményezett - hitelesített időszakra vonatkozó költségvetés módosítás Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések Formanyomtatvány (Ld.: 6. melléklet) Lead Beneficiary és magyar partner által aláírt példányának eredeti és elektronikus változata Módosításokat alátámasztó dokumentumok másolata A JTS által kezdeményezett és (jóváhagyott) módosításra vonatkozó formanyomtatványt, és az alátámasztó dokumentumokat, a jóváhagyást követő 5 naptári napon belül, kell benyújtani a VÁTI részére (Ld. IX. pont) A partneri jelentést az IMIR 2007-2013 rendszer Front-Office felületén keresztül, valamint papír alapú dokumentum formájában kell benyújtani, az alábbi címre: VÁTI Nonprofit Kft. Dél-dunántúli Területi Iroda 7621 Pécs, Rákóczi út 62-64. VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda 8900 Zalaegerszeg, Petőfi út 24. A borítékon fel kell tüntetni az adott projektrész, és az adott elszámolási időszak alábbi alapadatait: <ACRONYM> <Project part ID> <Reporting period> A partneri jelentés papír alapú dokumentumait a Partneri checklist -nek (Ld. 5. melléklet) megfelelő sorrendben, külön-külön lefűzve kell benyújtani a IV.3 pontban feltüntetett határidőn belül. Amennyiben ez nem teljesül a VÁTI projekt felelőse az elszámolást ellenőrzés nélkül visszaküldheti a partnernek. A partneri jelentést egy eredeti példányban (amennyiben lehetséges, gyűrűs mappában lefűzve) kell benyújtani, kivéve a partneri jelentés alábbi dokumentumait - melyeket egy eredeti és egy másolati példányban szükséges benyújtani: - Számlák; - Partneri jelentés azon dokumentumai, melyeket a partner szeretne visszakapni (ezen dokumentumok mellé, kérjük, mellékeljen egy feljegyzést, mely tartalmazza a visszakérendő, és másolatban is benyújtott dokumentumok tételes felsorolását). A VÁTI Nonprofit Kft. fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a partnerektől. 8
3. Jelentéstételi határidők A vezető kedvezményezett által a Közös Technikai Titkárságra (JTS) benyújtandó előrehaladási jelentések beadási határidejét a Főszerződés szabályozza. A partnereknek a projekt kezdő dátumához képest 4 havonta kell jelentést benyújtaniuk. Emellett a partnereknek lehetőségük van egy ún. induló jelentést benyújtani kizárólag a pályázati keretében jóváhagyott előkészítő költségeik elszámolására a Főszerződés megkötését követően, de az első előrehaladási jelentés benyújtása előtt. Amennyiben a projekt partner nem nyújt be induló jelentést, úgy az előkészítő költségeket legkésőbb az első előrehaladási jelentéssel együtt számolhatja el. A magyar partnerek a jelentési időszak végétől számított 15 naptári napon belül kötelesek projekt partneri jelentésüket az alátámasztó bizonylatokkal együtt a VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodájához benyújtani. A partner nem köteles partneri jelentést benyújtani, ha az adott 4 hónapos elszámolási időszakban nem keletkeztek a projekttel kapcsolatos költségei, erről azonban köteles előzetesen értesíteni a VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodáját. A magyar partnerek számára megadott határidők a projekt partneri jelentés és minden számla és előírt dokumentum VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodájához történő beérkezését jelentik. A határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére újbóli benyújtást követően a következő beszámolási időszakban kerül sor. 4. Hiánypótlások Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, a VÁTI Nonprofit Kft. projektfelelőse írásban (e-mail-en, vagy fax-on keresztül) felszólítja a partnert a mulasztás(ok) pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Az üzenet (hiánypótlás) kézbesítésének visszaigazolása napjától számítva legfeljebb 8 naptári nap áll rendelkezésre a partneri jelentés hiánypótlására. Hiánypótlás felszólításra összesen két alkalommal van lehetőség (azonban kétszeri hiánypótlás esetén a hiánypótlásbenyújtására rendelkezésre álló időtartam nem haladhatja meg a 15 naptári napot). A második sikertelen hiánypótlási felszólítás után a partneri jelentés elutasításra kerülhet, vagy - a partnerrel történt egyeztetést/tájékoztatást követően - a jelentés a nem megfelelően alátámasztott tételek levonása után kerül elfogadásra. V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1. Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya Időbeli hatály: - A HU-HR IPA Program keretében a magyarországi projekt partnerek számára a 2007. január 1. és az utolsó Program szintű kötelezettségvállalást (allokáció) követő harmadik év december 31. között ténylegesen felmerült és kifizetett költségek számolhatók el. 9
- Általános szabályként a projekt elszámolható összköltségének maximum 10%-a számolható el a pályázat benyújtását megelőző előkészítési költségként. A projekt elszámolhatósági időszakának kezdete és vége a Főszerződésben kerül rögzítésre. Területi hatály: - Általános szabályként kizárólag a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatók el. Programterület Magyarországon: Baranya megye közigazgatási területe Somogy megye közigazgatási területe Zala megye közigazgatási területe Programterület Horvátországban: Muraköz megye közigazgatási területe Kapronca-Körös megye közigazgatási területe Verőce-Drávamente megye közigazgatási területe Eszék-Baranya megye közigazgatási területe Varasd megye közigazgatási területe Belovar-Bilogora megye közigazgatási területe Pozsega-Szlavon megye közigazgatási területe Vukovár-Szerémség megye közigazgatási területe A HU-HR projektekben résztvevő magyar partnerekre a Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak, azonban fontos megjegyezni, hogy egyes esetekben szigorúbb nemzeti szabályok lehetnek érvényben. Az alábbi segédlet az elszámolható költségekre vonatkozó közösségi és magyarországi előírásokat és az elszámoláshoz szükséges dokumentumokat tartalmazza a magyar partnerek számára. 2. Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése A partner köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni (hivatkozva a Bizottság 718/2007 (EK) rendelet 103 1. e bekezdésére.) annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, az alábbi feltételek szerint: az elkülönítést vagy külön munkaszámra történő könyveléssel, vagy ha a partner számviteli nyilvántartási rendszere ezt nem teszi lehetővé, akkor a partner szervezet 10
számlatükre úgy kerüljön kialakításra, hogy a 6-os 7-es számlaosztályban legyen az elkülönítettség megvalósítva; az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik; legyen lehetőség riportolni (számlalap/főkönyvi karton) az adott projektrésszel kapcsolatosan elszámolt költségekre; számviteli politikájában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja, mely helyszíni ellenőrzés során kerülhet ellenőrzésre. 3. Számlákkal kapcsolatos követelmények A Váti Nonprofit Kft-hez első szintű ellenőrzésre benyújtott számláknak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie: Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények: 1. Belföldön (Magyar Köztársaság Államterületén) kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom egyezzen meg a számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabállyal (ld. 2007. évi CXXVII. törvény). 2. Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlen szerepelniük kell: - a dokumentumon jelenjen meg az Invoice megnevezés; - számla sorszáma; - számla kibocsátója; - vevő megnevezése; - termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése; - számla kibocsátásának és teljesítésének kelte. Számla megjelenési formája szerinti követelmények: 1. Papíron kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén a Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények -nek kell megfelelni. 2. Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó szabályok: - vonatkozó hatályos jogszabálynak (ld. 2007. évi CXXVII. törvény) megfelelően lett kiállítva; - a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került; - a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: Eredetivel megegyező hiteles másolat. 4. Költségek elszámolhatóságának feltételei A Magyarország Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében megvalósuló projektekben résztvevő magyar partnerekre a HU-HR IPA programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. A nemzeti irányelvek összhangban állnak a 718/2007 (EK) rendelettel, illetve a 1085/2006/EK rendelettel, azonban egyes esetekben szigorúbb nemzeti szabályok lehetnek érvényben. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt. 11
5. Elszámolható költségek Az alábbi kritériumoknak megfelelő költségek minősülnek támogathatónak: A Magyarország Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 támogatásra jogosult területén felmerült költségek; közvetlenül a projekthez kapcsolódó költségek, melyek nélkülözhetetlenek a projekt elindításához és/vagy megvalósításához; illetve arányos hozzáadott értéket képviselnek (olyan arányban kerültek felhasználásra a támogatott projekt megvalósítása során, amilyen mértékben annak célját szolgálják); pályázati kiírásban az elszámolható költségek listáján szereplő költségek (melyek nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján); partnereknél ténylegesen felmerült, kifizetett költségek, melyek jogalapja, valamint (pénzügyi) teljesülése (szerződéssel, megrendelővel, számlával, kiadási pénztárbizonylattal, bankszámlával, egyéb hiteles számviteli illetve belső bizonylattal) igazolható; szokásos piaci árat vagy a közbeszerzési szerződésben rögzített árat meg nem haladó költségek; Főszerződésben, a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában rögzített (megvalósítási időszakban felmerült) költségek. 12
6. Nem elszámolható költségek adók, legfőképp a visszaigényelhető és levonható ÁFA (az ÁFA nem számolható el, ha visszaigénylésre kerül) alkohol; átalányköltségek (lump sum fees); banki és pénzügyi műveletek költségei (bankszámlákkal kapcsolatos költségek, banki műveletek költségei, stb.), kivétel azon bankszámla nyitásának és vezetésének díja, amelyet a pályázó a projekt lebonyolítása érdekében elkülönített alszámlaként tart nyilván, valamint a nemzetközi banki tranzakciók költségei; bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek; bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése; értékcsökkenés (Kivétel VI. 5); föld és meglévő épületek bérlete vagy lízingje; meglévő épületek megvásárlása; föld vásárlása, amennyiben annak a költsége meghaladja a teljes jogosult projektköltség 10%-át; (a projektköltség 10%-át elérő földvásárlás még elszámolható tétel) harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelműen nem tulajdoníthatók a vezető kedvezményezett / projekt partner általi kifizetésnek; hitelkamatok és hiteltúllépések költségei; ingóságok beszerzése, amelyek közvetlenül nem kapcsolódnak a projekthez; későbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék); kettős finanszírozás minden formája (azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek); ki nem fizetett részszámla; köztisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz (pl. Főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat.) külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethető kezelési költség, jutalék és veszteség; mini-bár költségei; olyan (közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kapcsolatban felmerült) költségek, amelyeket (az alvállalkozói szerződés szerint) az elvégzett tevékenység arányában fizetnek ki; olyan alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét; olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitűzött alapelvekkel; pénzintézetek által nyújtott pénzügyi garanciák, biztosítékok költségei; reprezentációs célú beszerzések (pl. virág, csokoládé költsége); részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítő értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek; találkozók, rendezvények esetén a reprezentációs költségek (pl. virág, alkohol, ajándék, csokoládé) Főszerződés értelmében az elszámolhatósági időszakon és/vagy az elszámolható területi hatályon kívül eső költségek (kivéve a projekt előkészítés költségeit); 13
természetbeni hozzájárulás; vám költségek, import vámköltség, vagy bármely más teher; Kérjük, szíveskedjenek figyelembe venni, hogy a fentiekben részletezett nem elszámolható költségek listája a teljesség igénye nélkül készült. 7. Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására PraG eljárás során beszerzett javak esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál, egyéb esetben a partnernek - kérésre - igazolnia kell tudni a piaci árnak való megfelelést. PraG eljárás értékhatár alatti, de 1 000 EUR feletti beszerzések esetében legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű írásos ajánlat csatolásával szükséges igazolni a piaci ár betartását. A rendelkezésre álló ajánlatok közül a partner a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó, vagy az összességében legkedvezőbb ajánlatot köteles elfogadni. Amennyiben a partner az utóbbi esetet választja, akkor indokolni köteles az összességében legkedvezőbb ajánlat elfogadásának okait, max. 1 oldalas bírálati összefoglaló formájában a következő minimális tartalommal: ajánlattevők neve, ajánlat tárgya, termék/szolgáltatás ára, bírálati szempontok, döntés, döntés indokolása. Az alátámasztó dokumentumok nem lehetnek a megrendelés időpontjához képest három hónapnál régebbiek. A partner köteles indokolni, ha a piaci árnak való megfelelés igazolása a fentieknek megfelelően legalább három ajánlat rendelkezésre állásával nem lehetséges. Abban az esetben, ha a hitelesítésre kijelölt szervezet álláspontja szerint a beszerzés szerződéses ára a jellemző piaci árnál bizonyíthatóan magasabb vagy a piaci ár igazolása a hitelesítést ellátó szervezeti egység felhívására sem történik meg, a hitelesítésre kijelölt szervezet jogosult a megjelölt teljes költség hitelesítésének megtagadására. A piaci ár igazolásánál nem vehető figyelembe olyan ajánlat, amelyet olyan vállalkozás adott, amelyben bármely projekt partner vezető tisztségviselőinek és/vagy a polgári törvénykönyv által meghatározott közeli hozzátartozóinak tulajdonrésze van (kivéve tőzsdén jegyzett gazdasági társaságok). A piaci ár bizonyítása a partner feladata és felelőssége. 8. Általános Forgalmi Adó ÁFA elszámolhatósága Egy adott számla értékéből az elszámolható költség megállapításakor figyelembe kell venni, hogy a számlát benyújtó partner ÁFA visszaigénylésre jogosult adóalany vagy 14
nem. A partnernek erről minden egyes elszámolás benyújtásakor nyilatkoznia kell (Ld 1. melléklet), az alábbiaknak megfelelően: A pályázó nem alanya az ÁFA-nak. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre. A pályázó alanya az ÁFA-nak. A pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t visszaigényli. Az elszámolásnál az ÁFA nélküli (nettó) összeg kerül figyelembevételre. A pályázó alanya az ÁFA-nak, de a pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t nem igényelheti vissza. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre. ÁFA státusz fordított adózás esetén Amennyiben az elszámolásra benyújtott számla jogszabály szerint fordított adózás hatálya alá esik, az elszámolás folyamata a partner ÁFA státusza szerint a következőképpen alakulhat: Amennyiben a partner ÁFA levonásra jogosult (az ÁFA nem minősül elszámolható költségnek) az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelően az alátámasztó dokumentumok benyújtása (az ÁFA bevallást az elszámoláshoz nem szükséges csatolni, azonban a VÁTI Nonprofit Kft. helyszíni ellenőrzés során ellenőrizheti). Ha a partner ÁFA levonásra jogosult, de ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat, a partner a nettó összeg kifizetésének alátámasztására számlát és banki bizonylatot nyújt be. Az ÁFA összeg APEH felé történő kifizetését a partner ÁFA összesítővel igazolja, a bevallás pedig a későbbi helyszíni ellenőrzés során kerül bemutatásra. Fontos, hogy a partner tisztában legyen azzal, hogy így egy teljesítés esetén a számla és az ÁFA támogatástartalmának támogató általi kifizetésében időbeli eltérés (negyedéves, éves bevallók) merül(het) fel. Vagyis a partner részére egy irányba, de két időpontban történik a támogatási összeg utalása (egyszer a számla benyújtásakor, máskor az ÁFA APEH felé történő befizetésének ÁFA összesítővel való igazolásakor) két alátámasztó dokumentummal (számla és ÁFA összesítő). Amennyiben a partner ÁFA levonásra nem jogosult, a szállítónak történt (nettó összeg) kifizetés igazolás mellett szükséges az ÁFA összeg APEH felé történő rendezésének alátámasztása ÁFA összesítővel. A számla ebben az esetben abban a jelentés időszakban számolható el, amelyik időszakban az ÁFA rendezésre került. Fordított adózás esetén a 2. melléklet szerinti nyilatkozat csatolása szükséges. 9. Árfolyam-átváltási módszer Mivel a Főszerződések euróban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is euróban valósul meg, függetlenül attól, hogy a partner költsége forintban vagy devizában keletkezett. A magyar partnereknek a VÁTI Nonprofit Kft-hez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük, a VÁTI Nonprofit Kft. az adott időszakban elszámolható költségekre euróban állítja ki a hitelesítési nyilatkozatot. 15
A HU-HR IPA Programban a magyar partnereknek a nem euróban felmerült költségek (Forint, és más külföldi pénznem) euróra történő átváltására a partneri jelentés benyújtásának havában érvényes Európai Bizottság által meghatározott havi átlagárfolyamot szükséges alkalmazniuk az elszámolások elkészítésekor, ami megtalálható az Európai Bizottság honlapján az alábbi címen: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Figyelem! A magyar partner euróban felmerült költségeit euróban kell az elszámolásban is szerepeltetni! Nem lehetséges a magyar partner által a belső elszámoláskor alkalmazott árfolyamon forintosított összeget a fenti módszerek szerint újra euróra visszaváltani! VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK A projekt során, a következő költségsorokon számolhatók el költségek: 1. Előkészítési költségek (Preparation costs) 2. Személyi költségek (Staff cost) 3. Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation) 4. Szolgáltatások (Service) 5. Eszközbeszerzések (Equipment/Supply) 6. Beruházások (Investment/Works) 7. Adminisztrációs költségek (Administrative costs) 1) ELŐKÉSZÍTÉSI KÖLTSÉGEK (PREPARATION COSTS) Az előkészítési költségek a jogosult költségek körén belül olyan speciális kategóriát jelentenek, amelyek a projekt előkészítésének/fejlesztésének a szakaszában merülnek fel. A projekt előkészítési költségei elszámolhatók a következő feltételek szerint: - Amennyiben a költségek a 2007. január 1-jével kezdődő és a pályázat benyújtásának időpontjáig tartó időszakban merültek fel; - Az előkészítés költségeinek elszámolása a Főszerződés aláírását követően vagy az első előrehaladási jelentés benyújtása előtt a Start-up Progress Report keretében, de legkésőbb az első előrehaladási jelentéssel együtt megtörténik; - A költségek olyan tevékenységekhez kapcsolódnak, amelyeket a jogosult programterületen valósítottak meg; - Az előkészítés költségeit olyan dokumentumokkal kell alátámasztani, amelyek a jóváhagyott projekttel közvetlen kapcsolatot igazolnak és a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban felsorolásra kerültek; - Az elszámolható előkészítési költség nem haladhatja meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10%-át, valamint a projekt összetettségével arányosnak kell lennie. 16
Előkészítési költségként a következő költségek számolhatóak el: - Előzetes tanulmányok és tervdokumentációk, statisztikák, adatbázisok és kutatások, megvalósíthatósági tanulmányok, környezeti hatástanulmány, költséghaszon elemzés, feltételes PraG szerinti közbeszerzési eljárás és szakértő, engedélyek és tervek költségei, előzetes szükségletfelmérés, célcsoport-elemzés, piackutatás, igényfelmérés, állásfoglalás, egyéb kapcsolódó tanulmány; - A nemzeti szabályozás szerinti kötelező engedélyek beszerzése; - Angol, magyar, horvát fordítások; - Találkozók projekt partnerek/érintettek/támogató partnerek közti találkozók költségei; - A pályázók alkalmazottainak utazási költségei, napidíjak, szállás költségei, melyek a projekt előkészítéséhez kapcsolódnak, pl. partnerek közti megbeszélések szervezése; Általánosságban, a projekt előkészítő tevékenységek jogosultnak tekintendőek, amennyiben a nemzeti szabályozás tiszteletben tartásával merültek fel (pl, számviteli törvény) e fejezet rendelkezéseinek megfelelően, és eredeti számlák, vagy azzal egyenértékű számviteli dokumentumok (elismervény, bizonylat, stb.) alapján igazolhatóak. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok Az elszámolni kívánt költségek típusától függően az adott költségsoron szereplő elszámoláshoz szükséges dokumentumokat kell a jelentéshez csatolni (lásd a megfelelő költségvetési sort alább). Az előkészítési költségek hitelesítéséhez az induló és/vagy első partneri jelentésben köteles a partner benyújtani a szükséges dokumentumokat, a későbbiekben a költségek nem számolhatóak el. 17
2) SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK (STAFF COST) Személyi költségek elszámolásának szabályai: A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: a munkatársnak a magyar projekt partner szervezetének alkalmazásában kell állnia, (munkaideje teljes vagy egy részében végzi feladatát), a partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés nem köthető, a projektre fordított idő arányában felmerült bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok, egyéb, a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben azok a projekttel kapcsolatosan merültek fel, nem a projekttel kapcsolatos személyi jellegű juttatások nem számolhatók el a személyi költségek között, és a kiszámítás alapjába nem vonhatók be, a bérek és az azokat terhelő adók, járulékok a nemzeti szabályozás szerint számolhatók el, amennyiben jövedelem adó- és járulék köteles, a projekttel kapcsolatos napidíjakat az Utazások és lakhatás (Travel and accommodation) fő költségvetési soron kell elszámolni, a munkavállalók projektben vállalt feladatai a munkaszerződésben, vagy a munkaköri leírásban szerepelnek, a közalkalmazottak és köztisztviselők díjazása abban az esetben számolható el, ha az a projekttevékenységekhez és nem az alkalmazott jogszabályi kötelezettségeihez és szokásos, napi irányítási feladatokhoz kapcsolódik, a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell, és azt dokumentumokkal kell bizonyítani, a projekttevékenységekhez kapcsolódó munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni, amelyeket csatolni kell az elszámoláshoz. Amennyiben a fizetés nem csak a projekttevékenységekkel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magába, az elszámolható költségeket a munkaidő-kimutatás alapján kell kiszámolni, a fizetés összértékének elszámolásban történő arányos csökkentésével. A teljes, szoros értelemben vett projekt menedzsment költség (2.1 Salary of staff (direct project management) és a 4.6 Services related to project management költségvetési sorokon együttesen elszámolt személyi költség) nem haladhatja meg a projekt partner összes jogosult költségének 10%-át. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok Személyi költségek számítási módszerét tartalmazó, projektmenedzser által aláírt segédtábla ( Segédlet a Magyarország Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében elszámolt bérekhez, a VÁTI Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint; ld. 3. melléklet) és annak elektronikus változata. A táblázatnak az alábbiakat kell tartalmaznia: 18
személyenként, hónapokra lebontva az elszámolás alapjául figyelembe vett munkabérek a munkáltatói szerződésben meghatározott devizanemben és a kapcsolódó járulékok forintban, az órabér számításához alapul vett munkanapok/munkaórák, valamint a projektre fordított munkanapok/munkaórák száma (tehát amennyiben a munkavállaló munkabére nem csak a projekttevékenységgel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magában, az elszámolható költségeket a projektre fordított munkaórák alapján kell kiszámolni, a fizetés összértékének elszámolásban történő arányos csökkentésével), a kiszámított óradíjak a munkáltatói szerződésben kikötött devizanemben, - és amennyiben releváns, az alkalmazott árfolyamok, a projektre elszámolt költségek felmerülési devizanemben személyenként és Euróban. Munkabér kifizetését igazoló bankszámlakivonat másolata (készpénzben történő fizetés esetén az átvételt igazoló pénztár-bizonylat) Munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok befizetését igazoló bankszámlakivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket) Munkaidő kimutatás Time Sheet (munkáltató, és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat, az elvégzett projekttevékenység leírását) Munkaköri leírás (melyben szerepel a projekttel kapcsolatos feladat meghatározása), vagy a munkáltató igazolása, hogy a munkavállaló az adott projekttel kapcsolatos feladatokat lát el Munkaszerződés (vagy kinevezési okirat) Projektben résztvevő személyek listája, ami tartalmazza a résztvevők projektben betöltött szerepét. A számításokat tartalmazó segédtáblát a partnernek minden jelentéshez mellékelnie kell. Az alábbi módszer alkalmazása javasolt: A beszámolási időszak egy adott hónapjára eső tényleges bérköltség (adott havi bérkarton szerint) és az adott hónap ledolgozható munkanapjainak száma alapján számított, adott hónapra érvényes órabér * adott hónap munkaidő kimutatása szerint projektre fordított órák száma. A fentiektől eltérő módszer alkalmazása is megengedett, amennyiben az megfelelően alátámasztott. Azonban, a partner nem alkalmazhat olyan módszert a bérköltségek kiszámítására, mely a valós órabéreket torzítja. Ebben az esetben a VÁTI Nonprofit Kft. az elszámolást felülvizsgálja, és kizárólag a valós órabérek alapján kiszámítható bérköltségek kerülnek jóváhagyásra. 3) UTAZÁS ÉS SZÁLLÁSKÖLTSÉG (TRAVEL AND ACCOMODATION) Elszámolás szabályai (utazás és szállásköltség esetén) 19
Az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/ utazásonként kell feltüntetni. Az utazásoknál mindig a költséghatékonyabb megoldást kell választani. Amennyiben az utazáson külső szakértő is részt vesz, akkor a szakértő utazási költségeit a Szolgáltatások (Service) költségsoron kell elszámolni. Szállásköltség abban az esetben számolható el, ha a magyar partner belső szabályozása szerinti napidíj került kifizetésre, vagy nem biztosítottak külföldi napidíjat. Utazás és szállás- költségsoron lehet elszámolni a projektre vonatkozó alábbi költségeket: projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási költségeket kizárólag azon személyek (projekt személyzet, projekt résztvevők) utazási, napidíj és szállás költségeit, akik a program jogosult területén a projekttevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végeznek (melyet a pályázati formanyomtatványban nevesítettek) és alkalmazottai a szervezetnek. az EU tagállamaiból és tagjelölt országaiból származó partnerek és résztvevők utazási, szállás- és ellátási költségei, amelyek olyan projektrészekhez kötődnek, melyek: - a projekt egészének sikere szempontjából alapvető jelentőségűek - a program területén lévő projekt partner költségeként jelennek meg repülőjegyek esetén a turista osztályú jegyek költségeit projekt költségeiként háromcsillagos szállodai szolgáltatásnak megfelelő ellenértékű számla számolható el (magasabb kategóriájú elhelyezés esetében külön indoklás szükséges) napidíjakat azon projekt személyzet, projekt résztvevők számára lehet elszámolni, akik a projekt érdekében külföldre utaznak, illetve egy napnál több időt töltenek távol a szokásos székhelyüktől napidíj esetén az elszámolható napok száma a konferencia/találkozó/rendezvény stb. (továbbiakban esemény ) napok számával megegyező lehet, kiegészítve az esemény előtti és utáni 1-1 nappal (Kivéve: Költséghatékonyságot alátámasztó nyilatkozat csatolása mellett elszámolt hosszabb időszak. Ez esetben a VÁTI Nonprofit Kft. az elszámolást felülvizsgálja.) FIGYELEM! Külföldi napidíjak kizárólag a kinn töltött éjszakákra számolhatók el, amennyiben az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat alkalmazzák. A külföldi napidíjak nem haladhatják meg az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/documents/perdiem_20 0912_version_to_be_published.pdf A külföldi napidíjak elszámolására a következő módszerek lehetségesek: a) Az EU Bizottság által megállapított ráta szerinti napidíj biztosítása esetén, a külföldi napidíjnak kell fedeznie a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, azaz a napidíjon felül további szállás, ellátás, helyi közlekedés költség nem számolható el. 20