Pályázati kisokos
Tartalomjegyzék Első lépések, pályázati ötletek, pályázatírás...2 Pályázó tájékoztató felület...4 A Támogatási Szerződés...6 Tartalomváltozás...9 Biztosítékok köre... 12 Támogatási összeg lehívása: előlegigénylés, időközi kifizetési igénylés, záró kifizetési kérelem... 15 Helyszíni ellenőrzések... 19 Közbeszerzések ellenőrzése... 22 Kommunikációs elvárások... 25 Nyomon követés a megvalósítás időszakában... 27 Nyomon követés a fenntartás időszakában... 29 Szabálytalanságkezelés... 32 A pályázati rendszerben leggyakrabban használt rövidítések... 35 Pályázati ügyintézés online (útmutató a honlapok használatához)...36 Hasznos információk és formanyomtatványok, letölthető dokumentumok az NFÜ honlapján... 38 Hasznos információk, letölthető dokumentumok kedvezményezettek részére... 39
Köszöntő Kedves Olvasó! Az elmúlt időszakban a pályázati eljárás lépései egyszerűsödtek, az elérhető források és felhasználási körük tovább bővült. Ennek köszönhetően egyre többen igényelnek támogatást vállalkozásaik fejlesztéséhez, ötleteik, elképzeléseik megvalósításához. Keveseknek van azonban rutinos pályázói hátterük, így a pályázás adminisztratív kötelezettségeit, a projektmegvalósítás feladatait, ennek jogszabályi hátterét, a pályázathoz kapcsolódó programokat kevesen tudják problémák nélkül kezelni. Ügynökségünk minden munkatársa azért dolgozik, hogy mind a pályázat benyújtása, mind a megvalósítása könnyebben, gyorsabban, zökkenőmentesen haladjon. Ezen erőfeszítések ellenére is megesik, hogy az információ elakad, egy-egy fogalmat a pályázók másként értelmeznek, vagy egyszerűen csak nem tudják kihez kell fordulni, ha segítségre lenne szükségük. Ezzel a kiadvánnyal segíteni szeretnénk Önöknek. Segíteni abban, hogy jó minőségű pályázatot tudjanak benyújtani, és szeretnénk átláthatóvá tenni a teljes pályázati folyamatot. Összegyűjtöttük azokat a fogalmakat, szabályokat, melyek elengedhetetlenek akkor, ha pályázatot szeretnének készíteni vagy projektet kívánnak végrehajtani. Reméljük, ezen kiadványunkkal hozzásegítjük Önöket egy sikeres pályázat megírásához, és a jövőben még több hasznos projekt megvalósításában vehetünk részt Önökkel. Dr. habil Mező Ferenc ügyvezető P á l y á z a t i k i s o k o s 1
Berki Judit Első lépések, pályázati ötletek, pályázatírás Pályázni szeretne, de nem tudja, hogyan kezdjen hozzá? A következőkben megpróbálunk segítséget nyújtani Önnek abban, hogyan kezdjen hozzá, mit érdemes végiggondolni, mire érdemes odafigyelni. 1. Fejlesztés pályázati forrásból Amennyiben fejlesztési elképzelésének megvalósításához európai uniós pályázati forrást is igénybe szeretne venni, a következő szervezetek honlapján és ügyfélszolgálatánál tájékozódhat az aktuális lehetőségekről: Nemzeti Fejlesztési Ügynökség: http://www.nfu.hu/ugyfelszolgalat Észak-Alföldi Regionális Fejlesztési Ügynökség: http://www.eszakalfold.hu/unios-palyazatok/ugyfelszolgalat Széchenyi Programiroda: http://www.szechenyiprogramiroda.hu/ Az ügyfélszolgálatok, illetve a Programiroda munkatársai felvilágosítást nyújtanak a pályázati lehetőségekről, segítenek eligazodni a pályázati kiírások között annak érdekében, hogy megtalálhassa az elképzeléséhez illeszkedő pályázati kiírásokat. 2
2. Ki készítse el a pályázatot? Amennyiben talál az elképzeléseihez illeszkedő pályázati lehetőséget, a következő kérdésben szükséges döntést hoznia: Ki készítse el a pályázatot? Bízza pályázatíróra vagy próbálja meg saját maga megírni a pályázatot? Tapasztalataink szerint mindkét lehetőségnek vannak előnyei és hátrányai egyaránt, melyeket érdemes számba venni. Pályázatíró megbízása: Előnyök Hátrányok - gyakorlat pályázatírás terén - ismeri, érti a pályázatírás nyelvezetét - kedvelt témák esetén tömeges megbízást vállal sablonosak lesznek az elkészülő pályázatok, ami az értékelésnél hátrányos lehet Pályázó saját maga készíti el a pályázatot: Előnyök Hátrányok - biztosan azt írja le a pályázatban, amit meg szeretne valósítani - csak olyan vállalást tesz, amit átgondolt, teljesíteni tud - nem rendelkezik gyakorlattal pályázatírásban - nem ismeri/most tanulja az eljárásrendet - a szakmai tartalom bemutatása mellett nem biztos, hogy megfelelően kitér minden értékelési szempontra a pályázatban A pályázat sikere, megvalósíthatósága érdekében szánjanak időt a következőkre: gondolják át, hogy pontosan mit szeretnének (mit szeretnének építeni, milyen eszközt kívánnak megvenni, hogyan, hány fővel kívánják működtetni stb.); olvassák el alaposan és értelmezzék a pályázati felhívásokat és útmutatókat, legyenek tisztában azzal, hogy mire vállalkoznak, és a támogatás esetleges elnyerése után milyen feltételeket, kötelezettségeket kell teljesíteniük pályázatíró alkalmazásakor tájékozódjanak korábbi eredményeiről (írt-e az adott témában korábban pályázatot, nyertek-e általa írt pályázatok stb.); amennyiben pályázatírót alkalmaznak, szánjanak időt az együttműködésre, a szükséges információk pontos átadására; akármelyik megoldás mellett döntenek, az elkészült pályázati dokumentációt az aláírás és postára adás előtt olvassák el, hogy az esetleges következetlenségeket, pontatlanságokat kiszűrhessék, még időben javíthassák. P á l y á z a t i k i s o k o s 3
Juhász Csaba Pályázó tájékoztató felület A Pályázó tájékoztató felület (Pálytáj) az NFÜ oldalán érhető el, s egyedi azonosító megadását / belépést követően használható. Direkt link a belépési oldalra: http://emir.nfu.hu/nd/eupalyazat/index.php?tip=1000023&opid=23 Ha a belépéshez használt jelszót a pályázó elfelejti, az alábbi linken található fax sablon értelemszerű kitöltésével az eredetileg a pályázat regisztrálásakor kapott jelszó visszaállatható, illetve ismételten megkérhető. http://emir.nfu.hu/nd/eupalyazat/docs/jelszoigenylo.doc A pálytájhoz kapcsolódó rögzítési feladatok alapvetően négy nagyobb részre oszthatóak, s ezekhez a részekhez kapcsolódóan részletes útmutatók érhetőek el a pálytáj felületre belépve. A Help menün belül utolsó menüpont Útmutatók a felület használatához részben láthatóak az alábbi.pdf formátumú kézikönyvek, melyek részletesen és alaposan ismertetik a Pálytáj felület működését és használatának módját: Pályázó tájékoztató kézikönyv Részletesen bemutatja milyen információk nyerhetőek ki az online felület használatával. A pályázó tájékoztató felületen kísérhetik figyelemmel a pályázók a projektjeik előrehaladását, illetve az egyes eljárásrendi lépések teljesüléséről kapott üzeneteket is itt tekinthetik meg. Projekt (Kommunikáció) Értesítések menüpontban tekinthetőek meg a Közreműködő Szervezettől kapott azonnali értesítsek, illetve Projekt (Kommunikáció) Tisztázó kérdések menüpontban a kiválasztás során kapott tisztázó kérdések. 4
Számlakitöltő kézikönyv A felület Elszámolások menüpontjában nyílik lehetőség a kifizetési kérelmek rögzítésére. Az egyes bizonylatok rögzítésénél kiemelten kell figyelniük a pályázóknak, hogy a felületen olyan módon és adattartalommal kerüljenek rögzítésre a számlák és összesítők, ahogy azok papír alapon rendelkezésre állnak. Ugyancsak külön figyelmet érdemel, hogy az egyes tételek a szerződések költségvetésében meghatározott megfelelő költségvetési tevékenység-számviteli sor kombinációra kerüljenek rögzítésre. Ez biztosítja, hogy a kifizetések a megfelelő helyről teljesülnek. Beszámoló kitöltő kézikönyv A Beszámolók, jelentések menüpontban nyílik lehetőség a kifizetésekhez kapcsolni szükséges beszámolók töltésére. A beszámolók adattartalma jelentősen lecsökkent; figyelni szükséges rá, hogy a Beszámoló 2. Elvégzett tevékenységek pontjában csak azokról a tevékenységről kell jelenteni, amihez kapcsolódóan számlát nyújt be a Kedvezményezett. Fontos tudnivaló, hogy az 4. Indikátorok menüpont töltése csak a Záró beszámolóban kötelező, a Beszámolók rögzítésekor üresen menthető. Közbeszerzés kézikönyv Március 31-ét követően a pályázóknak közbeszerzéseikről az online felületen szükséges beszámolniuk. A Közbeszerzés menüpontban szükséges rögzíteni, majd az érintett ellenőrzést végző szervezetnek beküldeni az eljárás egyes lépéseinek dokumentációját. Érdemes figyelni rá, hogy a közbeszerzések rögzítését megelőzően a pályázónak szükséges a Pálytáj felület Pályázati alapadatok Beosztottak menüpontban a közbeszerzésért felelős személyt rögzíteni, és a közbeszerzésekhez kapcsolódó jelszavát és jogosultságait kiosztani. P á l y á z a t i k i s o k o s 5
Szathmári Balázs A Támogatási Szerződés A támogatási döntésben részesült pályázók/kedvezményezettek első feladata, hogy a támogató levélben meghatározott egyedi/általános feltételek teljesítésével és a szükséges dokumentumok benyújtásával közreműködjön a Támogatási Szerződés megkötésében. A szerződés megkötésével kapcsolatos legfontosabb általános információk a következők: 1. A támogatói döntésről a Kedvezményezett egyrészről a pályázó tájékoztató felületen (http://emir.nfu.hu/nd/eupalyazat/) elektronikusan, másrészről papír alapon is kiértesítésre kerül. 2. A támogató levél tartalmazza azon feltételeket, melyek teljesítése, illetve azon dokumentumok felsorolását, melyek benyújtása nélkülözhetetlen a Támogatási Szerződés megkötéséhez. 3. Az értesítő levélben meghatározott feltételek/esetleges költségcsökkentések ellen a pályázó a jogszabályban meghatározott (4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet V. fejezet Jogorvoslat) feltételek betartásával kifogással élhet. 4. Fontos, hogy a papír alapú értesítő levél megküldésével egyidejűleg a Közreműködő Szervezet elektronikus úton megküldi a pályázóknak az értesítő levélben hivatkozott, benyújtandó dokumentumokat a pályázatban megjelölt kapcsolattartó elérhetőségére. 5. A pályázónak szerződés megkötésére jogszabályban meghatározott (4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet III. fejezet -21. Támogatási Szerződés 30. (7) bekezdés), jogvesztő határidő áll rendelkezésre. Ez a határidő az 1-es pontban említett, papír alapon megküldött támogató levél pályázó általi átvételétől számolódik. A határidő letelte után a szerződés megkötésére nincsen lehetőség, azaz amennyiben a pályázó nem teljesíti az előírt feltételeket a megadott határidőre, a támogatói döntés hatályát veszti. 6. A szerződéskötési folyamat elősegítésre, a pályázók támogatására a Közreműködő Szervezet meghirdetett, ingyenes felkészítőket, pályázói workshop-okat tart, melyekre a jelentkezés a honlapon vagy a kapcsolattartón keresztül lehetséges. 6
7. A szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat alapvetően papír alapon, a támogató levélben feltüntetett példányszámban szükséges benyújtani. 8. Azon dokumentumokat, melyek korábban a pályázati szakaszban hiánytalanul benyújtásra kerültek, és melyekben változás nem következett be, nem szükséges a szerződéskötés során ismételten benyújtani (ezen dokumentumokra vonatkozóan azonban szükséges nyilatkozni). 9. Amennyiben a dokumentumok nem megfelelően vagy nem teljes körűen kerülnek benyújtásra, egyszeri hiánypótlás keretében van lehetőség a hiányzó dokumentumok pótlására. 10. Valamennyi dokumentum hiánytalan benyújtása után kerülhet sor a Támogatási Szerződés mindkét fél általi aláírására, alapesetben a Közreműködő Szervezet székhelyén. A szerződés hatálybalépésének a dátuma a két aláírási dátum közül a későbbi. 11. Amennyiben a pályázó valamilyen okból kifolyólag úgy dönt, hogy a támogatói döntés ellenére nem kívánja megkötni a Támogatási Szerződést, úgy erről írásban szükséges tájékoztatni a Közreműködő Szervezetet. A pályázó számára a szerződéskötéstől való elállás a támogatás elvesztésén felül semmilyen szankciót nem von maga után. A szerződéskötéssel kapcsolatos tipikus hibák: 1. A tapasztalatok szerint a pályázók többnyire nem veszik figyelembe a szerződéskötésre rendelkezésre álló határidőt. 2. A kitöltendő dokumentumok sok esetben adminisztratív hibák (kimaradnak dokumentumok, nem kerülnek cégszerűen aláírásra, alapadatok kerülnek elírásra stb.) miatt szorulnak többszöri hiánypótlásra. 3. A pályázók gyakorta nem olvassák el a tájékoztató anyagokat, kitöltési útmutatókat, nem vesznek részt a felkészítéseken, melyek jelentősen lassítják a szerződéskötés folyamatát. 4. Gyakran nem kerülnek benyújtásra teljes körűen a dokumentumok, és egy-egy nyilatkozat, információ utolsó pillanatban való benyújtása miatt szükségessé válhat további dokumentáció bekérése, módosítása, akár az eddig benyújtott dokumentumok ismételt csatolása. Tanácsok a szerződéskötéshez: 1. Kérjük, a támogató levelet figyelmesen olvassák el! 2. Kérjük, a benyújtandó dokumentumokhoz tartozó kitöltési útmutatókat figyelmesen olvassák végig, a dokumentumok kitöltésekor használják azokat! 3. Fontos a rendelkezésre álló határidők pontos ismerete, ezek betartása elengedhetetlen. 4. Felhívjuk figyelmüket, hogy azon dokumentumok beszerzését, melyek harmadik féltől, hatóságtól, szolgáltatóktól függenek, időben szükséges elindítani. 5. A szerződéskötési dokumentáció összeállításában segítséget, támogatást nyújtanak a Közreműködő Szervezet kijelölt kapcsolattartói. A kapcsolattartókkal való folyamatos kommunikáció megkönnyíti, gyorsítja a szerződéskötés folyamatát. P á l y á z a t i k i s o k o s 7
Segédletek a szerződéskötéshez 1. Honlapunkon számos segédletet, információt talál, melyek segítséget nyújtanak a Támogatási Szerződés megkötéséhez: http://www.eszakalfold.hu/ A honlapon az UNIÓS PÁLYÁZATOK -> Kedvezményezettjeinknek link alatt találja az alábbi dokumentumokat: Szerződéskötéshez és projektmegvalósításhoz kapcsolódó dokumentumok, útmutatók, tájékoztatók o Támogatási szerződéskötéshez szükséges fontosabb dokumentumok Szerződéskötési workshopon elhangzottak dokumentumai 2. Segítségként mellékelünk egy önellenőrző listát, mely használatával megbizonyosodhatnak, hogy valamennyi szükséges dokumentum, a kért példányszámban a kért formátumban benyújtásra került-e. UNIÓS PÁLYÁZATOK -> Kedvezményezettjeinknek -> ellenőrzési listák 8
Domokos Béla Tartalomváltozás A projektek végrehajtása során felmerülő tartalomváltozás természetes velejárója a projektek megvalósításának, ami bekövetkezhet magában a projektben, annak a műszaki, szakmai tartalmában, illetve a Kedvezményezett adataiban is. A tartalomváltozással kapcsolatos általános információk a következőek: A tartalomváltozás alapelvei között a legfontosabb, hogy a módosítás nem változtathatja meg a projekt alapvető célját, továbbá a módosítás nem irányulhat olyan szempontra, amely jogosultsági feltétel volt az értékelés során, és az értékelésnél előnyt jelentő feltételeket negatívan érintő módosítás sem lehetséges, valamint a módosítási igény előre nem látható, tervezhető körülmény miatt következik be, de mindenképpen ésszerűsítést célzó módosításnak kell lennie. A tartalomváltozás szerződésmódosítással vagy változásbejelentéssel valósítható meg. Arról, hogy a Kedvezményezettnek melyik módon kell kezdeményeznie a változtatást a Támogatási Szerződés Általános Szerződési Feltételek Szerződésmódosítás pontja rendelkezik. De amenynyiben nem egyértelműen eldönthető a dolog, akkor lehetséges egyeztetni a Közreműködő Szervezet projektmenedzserével. A projekt adatlaphoz benyújtott bármely dokumentumban, annak adataiban, illetve az abban közölt tényekben bekövetkező valamennyi változást a Kedvezményezett annak bekövetkeztét követően haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon belül köteles írásban bejelenteni, és a bejelentéshez köteles a módosított dokumentumot csatolni. A bejelentés szükségességét indoklással és az azt alátámasztó dokumentumokkal kell igazolni. A tartalomváltozások egységes kezelésére a ROP Irányító Hatósága kialakított egy útmutatót, amely ismerete segítséget nyújt a változások kezelésében. P á l y á z a t i k i s o k o s 9
Az egyik leggyakoribb változás a projekteknél az építési műszaki, szakmai tartalom változása. Ezen változások kezelésére a Közreműködő Szervezet kialakította a Tájékoztató az építésekhez kapcsolódó műszaki, szakmai tartalomváltozások kérelmezéséről és elbírálásáról című dokumentumot, amellyel segíteni kívánjuk a Kedvezményezettek munkáját. A tartalomváltozással kapcsolatos tipikus hibák: A Kedvezményezettek nem jelentik be a bekövetkezett változásokat. Ha ez akkor derül ki, amikor már az adott tevékenység megvalósult és benyújtásra kerültek a számlák, akkor ez a tény felfüggeszti a számlák támogatástartalmának a kifizetését addig, míg a Kedvezményezett be nem jelenti a változást és elbírálásra nem kerül az. Változásbejelentésként kezdeményezik azokat a tartalomváltozásokat is a Kedvezményezettek, amelyeket szerződésmódosítással kell végrehajtani. A kedvezményezetek nem kellő indoklással és azt alátámasztó dokumentumokkal nyújtják be a változtatási kérelmeket. A tartalomváltozás kezdeményezésekor a Kedvezményezett nem nyújtja be azoknak a Támogatási Szerződés mellékleteknek az aktualizált változatát, amelyek érintve vannak a változással. Segédletek a tartalomváltozáshoz: Elérhetők a szerződésmódosítási és változásbejelentési formanyomtatványok az ÉARFÜ honlapján: http://www.eszakalfold.hu/ A honlapon az UNIÓS PÁLYÁZATOK -> Kedvezményezettjeinknek link alatt találja az alábbi dokumentumokat: Szerződéskötéshez és projektmegvalósításhoz kapcsolódó dokumentumok, útmutatók, tájékoztatók o Tartalomváltozással, szerződésmódosítással, változásbejelentéssel kapcsolatos dokumentumok Az építési tevékenységekkel kapcsolatos változások bejelentéséhez nyújt segítséget a következő dokumentum: Tájékoztató az építésekhez kapcsolódó műszaki, szakmai tartalomváltozások kérelmezéséről és elbírálásáról Elérhetősége: http://www.eszakalfold.hu/ A honlapon az UNIÓS PÁLYÁZATOK -> Kedvezményezettjeinknek link alatt találja az alábbi dokumentumokat: Szerződéskötéshez és projektmegvalósításhoz kapcsolódó dokumentumok, útmutatók, tájékoztatók o Tartalomváltozással, szerződésmódosítással, változásbejelentéssel kapcsolatos dokumentumok 10
A tartalomváltozások lebonyolításában segítséget nyújt a következő dokumentum: Útmutató a Regionális Operatív Programok keretében megvalósítandó projektek tartalomváltozásának kezelésére Elérhetősége: http://www.eszakalfold.hu/ A honlapon az UNIÓS PÁLYÁZATOK -> Kedvezményezettjeinknek link alatt találja az alábbi dokumentumokat: Szerződéskötéshez és projektmegvalósításhoz kapcsolódó dokumentumok, útmutatók, tájékoztatók o Tartalomváltozással, szerződésmódosítással, változásbejelentéssel kapcsolatos dokumentumok P á l y á z a t i k i s o k o s 11
Dr. Papp Brigitta Biztosítékok köre A biztosítéknyújtás szabályait a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból, és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 33-34. -ai határozzák meg. A Kedvezményezetteknek a Támogatási Szerződés megkötése, illetőleg a támogatás kifizetésének igénylése során ún. nyilatkozati, valamint pénzügyi biztosítékokat kell a Közreműködő Szervezet rendelkezésére bocsátaniuk. A biztosítékok nyújtásával kapcsolatos legfontosabb általános információk a következőek: 1. A nyilatkozati biztosítékokat az Elektronikus Nyilatkozatkitöltő Alaprendszerben megtalálható, releváns nyilatkozatminta kitöltésével, és két tanú előtt történő cégszerű aláírásával bocsátja rendelkezésre minden Kedvezményezett, a Támogatási Szerződés megkötésének folyamata során. 2. Az ún. pénzügyi biztosítékok esetében a Támogatási Szerződésben rendelkezni kell a támogatás visszavonása, a Támogatási Szerződéstől történő elállás, illetve szabálytalanság esetén visszafizetendő támogatás visszafizetésének biztosítékairól. A biztosítéknyújtási kötelezettségről a Támogatási Szerződés 5. sz. mellékletét képező adatlap megfelelő kitöltésével, és két tanú előtt történő cégszerű aláírásával kell nyilatkozni. 3. A pénzügyi biztosítéknyújtási kötelezettség nem minden Kedvezményezettet terhel, a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet 33.. (8) bekezdése határozza meg azon Kedvezményezettek körét, akik nem kötelesek biztosítékot nyújtani, illetőleg azon eseteket, amikor a Kedvezményezett biztosíték nyújtására nem kötelezett. Felhívjuk minden kedves pályázó figyelmét 12
arra, hogy a biztosítékmentesség szabályai az ÚMFT-s pályázatokhoz képest változtak, például az alapítványok és intézményeik, közalapítványok és intézményeik, közhasznú társaságok, a közhasznú szervezetnek minősülő nonprofit gazdasági társaságok, köztestületek, társadalmi szervezetek, a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet szabályai szerint már nem élveznek alanyi mentességet. 4. A pénzügyi biztosítékok között a Kedvezményezett bankgaranciát, ingatlant terhelő jelzálogjogot, vállalkozások és nonprofit szervezetek esetében a támogatást igénylő szervezet vezetőjének vagy tulajdonosának kezességvállalását, vagy garanciaszervezet által vállalt kezesség nyújtását választhatja. Az egyes biztosítékokkal kapcsolatos előírások, a benyújtandó dokumentumok köre, és a benyújtás szabályai megtalálhatók a Tájékoztató a biztosítéknyújtásról Kedvezményezetteknek (ÚSZT) című útmutatóban, mely minden Kedvezményezettnek megküldésre kerül a szerződéskötési csomag dokumentumai között, valamint megtalálható honlapunkon is. A biztosíték nyújtásának határideje a kifizetési igénylés benyújtásának időpontja, de legkésőbb a biztosítéknak a kifizetési kérelem jóváhagyásakor rendelkezésre kell állnia. Támogatás, ideértve az előleget is, mindaddig nem folyósítható, amíg a Kedvezményezett a kifizetési igénylésben megjelölt, valamint a már kifizetett támogatás együttes összegének erejéig nyújtott biztosítékot nem igazolja. A Kedvezményezett a fenntartási időszakban is köteles biztosítékot nyújtani. (Kivéve, ha a támogatás a 20 millió Ft-ot meghaladja, de az 50 millió Ft-ot nem.) A biztosítékoknak a záró elszámolás csomag elfogadásáig rendelkezésre kell állnia. A projekt fizikai megvalósítása után, a záró csomag elfogadása időigényes folyamat, ezért a biztosítéknak célszerű érvényesnek lennie a projekt tervezett fizikai befejezése után még fél évvel. Amennyiben a fenntartási időszak alatt is szükséges biztosítékot nyújtania a Kedvezményezettnek (50 millió forint támogatási összeg felett), akkor az érvényességnek a fenntartási időszak végéig kell tartania. Az 50 millió forintot meghaladó támogatással megvalósuló beruházási projekteknél a fenntartási időszakra a kifizetett támogatás 50%-ának megfelelő mértékű biztosítékot szükséges nyújtani, ide értve azon Kedvezményezetteket is, melyek egyösszegű elszámolóként a megvalósítási időszakra mentesülnek a biztosítéknyújtási kötelezettség alól. A biztosítéknyújtási kötelezettségének több biztosíték egyidejű, egymást kiegészítő nyújtásával is eleget lehet tenni. A záró kifizetési igényléshez a biztosíték értékét csak abban az esetben szükséges kiegészíteni, ha a Kedvezményezett fenntartási időszakban nyújtandó biztosíték értékét nem éri el az addig nyújtott biztosíték. A biztosítéknyújtáshoz benyújtandó dokumentumokat papír alapon kell a Közreműködő Szervezethez benyújtani. P á l y á z a t i k i s o k o s 13
Tanács a biztosítéknyújtáshoz: 1. Célszerű a szerződéskötési időszakban megkezdeni a szükséges dokumentumok előkészítését, majd az elkészült dokumentumokat minél előbb benyújtani, annak érdekében, hogy az előlegigénylésnél a biztosíték rendelkezésre álljon, annak hiánya ne legyen akadálya a kifizetésnek. 2. A szükséges dokumentumok összeállításában segítséget, támogatást nyújtanak a Közreműködő Szervezet kijelölt kapcsolattartói. A kapcsolattartókkal való folyamatos kommunikáció megkönnyíti, gyorsítja a biztosítéknyújtás folyamatát. A biztosítéknyújtással kapcsolatos tipikus hibák: Az alább felsorolt tipikus esetek jelentősen lassíthatják a biztosítéknyújtás folyamatát. 1. A benyújtandó dokumentumok körét a már említett tájékoztató határozza meg. A tapasztalatok szerint a pályázók többnyire nem olvassák el figyelmesen a kitöltési útmutatót, a minden biztosítékfajtához benyújtandó biztosíték felajánlási nyilatkozatok sok esetben adminisztratív hibák (kimaradnak a dokumentumok, nem kerülnek cégszerűen aláírásra, a támogatás összege nem megfelelően kerül feltüntetésre, nem a jogosult írja alá, kitörlésre kerülnek bizonyos releváns részek, stb.) miatt szorulnak többszöri hiánypótlásra. 2. Az ingatlan jelzálog biztosítéknál előfordul, hogy nem veszik figyelembe, a felajánlható ingatlanra vonatkozó megkötéseket, olyan ingatlant ajánlanak fel, amely az útmutató alapján kizárt; az értékbecslésre vonatkozó jogszabályi előírásokat nem tartják be, vagy nem igazságügyi szakértő által készített értékbecslést nyújtanak be; a fedezeti érték meghatározására vonatkozó kalkulátort figyelmetlenül töltik ki. 3. Bankgarancia biztosíték felajánlásánál figyelemmel kell lenni arra, hogy a bankgarancia tervezetét előzetesen küldjék meg a Közreműködő Szervezet részére előzetes véleményezésre, ezzel elkerülhetők a későbbi hiánypótlások. Segédletek a biztosítéknyújtáshoz o Honlapunkon számos segédletet, információt talál, melyek segítséget nyújtanak a Támogatási Szerződés megkötéséhez: http://www.eszakalfold.hu/ A honlapon az UNIÓS PÁLYÁZATOK -> Kedvezményezettjeinknek link alatt találja az alábbi dokumentumokat: Szerződéskötéshez és projektmegvalósításhoz kapcsolódó dokumentumok, útmutatók, tájékoztatók o Biztosítéknyújtással kapcsolatos dokumentumok Tájékoztató a biztosítéknyújtásról Kedvezményezetteknek (ÚSZT) Szerződéskötési workshopon elhangzottak dokumentumai A kezességvállalással kapcsolatos tudnivalók elérhetők a http://www.nfu.hu/content/8752 linken. 14
Csörgőné Molnár Erzsébet Támogatási összeg lehívása: előlegigénylés, időközi kifizetési igénylés, záró kifizetési kérelem A Támogatási Szerződés hatályba lépése után kifizetések a projekt terhére, forintban folyamatosan történhetnek. A projekt sikeres megkezdése érdekében a Kedvezményezett előlegigénylésre is jogosult lehet. Előlegigényléssel és elszámolással kapcsolatos általános tudnivalók: 1. Normál előleg utófinanszírozású projektelemekre, tevékenységtípusokra igényelhető, a támogatás szerződés 1. sz. mellékletében a Kedvezményezett által meghatározott finanszírozási mód alapján, amelynek összege a Támogatási Szerződésben rögzítésre kerül. 2. Fordított áfára előleg akkor igényelhető, ha a Kedvezményezett az államháztartás alrendszerébe tartozik, a projekt költségvetését bruttó módon tervezte és a szállítói vagy vegyes finanszírozású projektelemek esetében a 2007. évi CXXVII. törvény 142. -ában foglalt feltételek teljesülnek. Maximális összegét a Támogatási Szerződés tartalmazza. 3. A normál előlegigényléshez szükséges a szabályszerűen kitöltött Előlegigénylésről szóló nyilatkozat című formanyomtatvány kitöltése. A Kérelem fordított áfa előzetes megtérítésére című dokumentumot a fordított áfa előleg igénylés esetében kell kitölteni. Mindkét bizonylatot cégszerűen aláírva, eredeti példányban jelenleg papíralaponszükséges benyújtani a Közreműködő Szervezetünkhöz. 4. Az előlegigényléshez ha a pályázati felhívás lehetővé teszi, vagy az első kifizetéshez, a biztosíték papír alapon történő igazolását is (lásd biztosítéki fejezet) be kell nyújtani, illetve az önerőt is igazolni szükséges az Általános Pályázói Útmutató előírásai alapján. 5. A tartalmilag és formailag megfelelt előlegkérelem alapján 15 napon belül folyósításra kerül az előleg összege. Amennyiben az előlegigénylési, dokumentumok hiányosak vagy hibásan vannak kitöltve akkor a Közreműködő Szervezetünk hiánypótlást kér, hiánypótló levél kiküldésével 15 napos határidő kitűzésével. P á l y á z a t i k i s o k o s 15
6. Az utófinanszírozású projektelemek esetében az előlegigénylés történhet több, de maximum 3 részletben. A fordított áfa igényléssel együtt a fordított áfával érintett szállítói számlát is be kell nyújtani időközi kifizetési kérelemben. Minden fordított áfa összeget a számlák alapján egyedileg kell igényelni a nettós számlával való könnyebb összevezethetőség érdekében. 7. Az utófinanszírozásra igénybevett előleg terhére történő elszámolást bármikor be lehet adni, a kifizetési kérelem formanyomtatvány előleg elszámolására vonatkozó táblázatában feltüntetve, de legkésőbb a záró kifizetési kérelemben a teljes összeggel el kell számolni. Az előlegfolyósítástól számítva 6 hónapon belül időközi kifizetési igénylést kell benyújtani. 8. A fordított áfa előleg igénylését követően, ha a fordított áfa befizetésre került 7 napon belül köteles kifizetési igénylésben elszámolni a fordított áfával. A határidő elmulasztása követeléskezeléssel jár, az előleg összegét ügyleti kamattal együtt vissza kell fizetni, és az Általános Szerződési Feltételek alapján a projektmenedzsment tevékenységre megítélt támogatást csökkenteni kell. Időközi kifizetési kérelem benyújtásával kapcsolatos fontosabb tudnivalók: 1. A Támogatási Szerződés 1. sz. mellékletében megjelölt finanszírozási módnak (utó, szállítói, vegyes) és a TSZ. 11. sz. mellékletében megjelölt ütemezésnek megfelelően kell benyújtani, de az előlegfolyósítás miatti határidőket figyelembe kell venni, mert szankciókkal jár. Továbbá a Támogatási Szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül a megítélt támogatás legalább 10%-ának rendeltetésszerű felhasználást igazoló kifizetési kérelmet kell benyújtani és a projekt tervezett összértékének 50%-át megrendelésekkel, szerződésekkel kell alátámasztani. 2. Időközi kifizetési igénylés időszakos beszámoló benyújtásával együtt igényelhető, a támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása. 3. A pályázati-e ügyintézési felületen feltöltött kifizetési kérelmet minden oldalon cégszerűen aláírva, az alátámasztó dokumentumokkal együtt jelenleg papíralapon is be kell küldeni. A teljes elektronizálási folyamat jelenleg tesztelés alatt áll, a közeljövőben várhatóan minden dokumentumot csak elektronikusan lehet benyújtani. 4. Az időközi kifizetési igénylés összegének utófinanszírozás esetén el kell érnie a megítélt támogatási összeg 10%-át és legalább 200 e Ft-ot, szállítói finanszírozású számla esetében az 5 millió Ft támogatástartalmat, ha ez nem teljesül az igénylést el kell utasítani. A kivételeket a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai 2.2.2 pontja részletesen felsorolja. Az időközi kifizetési kérelem összeállításánál a következőkre érdemes figyelni: 1. A számlát és az egyéb számviteli bizonylatokat helyesen kell rögzíteni az on-line felületen, a rögzítéshez segítséget lehet kérni a Közreműködő Szervezet munkatársaitól, vagy a javításra vonatkozó meghatalmazás is benyújtható a kifizetési kérelemmel együtt. A Pénzügyi elszámolás részletes szabályai 6.1. pontjában a Gyakori rögzítési hibák kiemelésre kerültek, ezt érdemes figyelembe venni. 2. A kis támogatás tartalmú számlák összesítőjét és egyéb specifikus összesítőket egy bizonylatként kell rögzíteni az on-line felületen. A formanyomtatványokat az www.nfu.hu/ 16
pályázatok/hasznos információk Kedvezményezetteknek/elszámolási és nyomon követési nyomtatványok menü alatt tudja letölteni. A kifizetési kérelem összeállítása előtt győződjön meg, hogy az aktuális nyomtatványt használja. Az összesítőket változatlan formában, eredetiben cégszerű aláírással ellátva kell beküldeni. 3. Kérjük a benyújtandó dokumentumokat az elszámolni kívánt költségtípusnak megfelelően a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai 6.2. pontja alapján csatolni. Az alátámasztó dokumentumokat jelenleg papír alapon cégszerű aláírással ellátva hitelesített másolati példányban kell beküldeni a kifizetési igényléssel együtt. Ne feledje a számlák eredeti példányát záradék szöveggel szükséges ellátni és az erről készült másolatot hitelesíteni. A kis támogatás tartalmú számlákat nem kell benyújtani. 4. Törekedjen a benyújtott dokumentumok közötti összhang megteremtésére, az átláthatóságra és a Támogatási Szerződés 2. sz. mellékletében szereplő költségeknek történő megfelelésre. 5. A változás bejelentéseket a kifizetési kérelem benyújtása előtt érdemes megtenni. Záró kifizetési kérelem összeállításának sajátosságai: 1. Záró kifizetési igénylés záró beszámoló benyújtásával együtt igényelhető, a támogatási összeg folyósításának feltétele a záró beszámoló jóváhagyása. 2. A záró kifizetési igénylés esetében az alátámasztó dokumentumok köre bővebb, a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai 2.3 pontja alapján: o Amennyiben a kiírás alapján kötelező, a könyvvizsgálói igazolást mellékelni kell. o A rendeltetésszerű működést, használatot lehetővé tevő jogerős használatba vételi (forgalomba helyezési, üzemeltetési), valamint a működési engedélyt is be kell nyújtani. o A projekt megvalósítása során keletkezett bevételekről szóló nyilatkozatot csatolni szükséges. o A fenntartási időszakra nyújtott biztosítékot igazolni kell (amennyiben releváns). 3. Kérjük a használatbavételi engedélyezési folyamatot a tevékenységek befejezését követően elindítani, mivel a projekt zárását lassítja ennek a hiánya, és ezért a záró kifizetési igénylésben feltüntetett pénzösszeg folyósítására később kerülhet sor. Az időközi és a záró kifizetési kérelem Közreműködő Szervezetünk ellenőrzését követően vagy elfogadásra kerül vagy 30 napos határidő kitűzésével hiánypótlásra kerül sor. A záró kifizetési kérelem hiánypótlása után lehetőség van 40 napos korrekció idő alatt a kérelem többszöri javítására. Az utófinanszírozásra beküldött kifizetési igénylés 45 napon a szállítói finanszírozású számlát tartalmazó igénylés 30 napon belül kerül folyósításra. Ennek nem része a hiánypótlási időszak. Segédletek a kifizetési kérelmek elkészítéséhez: - A Támogatási Szerződés 7. sz. melléklete: Pénzügyi elszámolás részletes szabályai - A Támogatási Szerződés mellékletét képező: Általános Szerződési Feltételek - Általános Pályázati Útmutató P á l y á z a t i k i s o k o s 17
- Előleg kérelemmel kapcsolatban: www.eszakalfold.hu UNIÓS PÁLYÁZATOK -> Kedvezményezettjeinknek link alatt találja az alábbi dokumentumokat: Szerződéskötéshez és projektmegvalósításhoz kapcsolódó dokumentumok, útmutatók, tájékoztatók o előlegkérelemmel kapcsolatos dokumentumok - Kifizetési kérelemmel kapcsolatban: Szerződéskötéshez és projektmegvalósításhoz kapcsolódó dokumentumok, útmutatók, tájékoztatók o kifizetési kérelmekkel kapcsolatos dokumentumok - Elszámolási nyomtatvány minták: www.nfu.hu Pályázatok -> Hasznos információk Kedvezményezetteknek -> elszámolási és nyomonkövetési nyomtatványok - Könyvvizsgálói igazolás minta: www.nfu.hu/doc/1554 18