Gyakorlati tapasztalatok dokumentumkezelő rendszerek bevezetésében Hivekovics Zoltán Kereskedelmi vezető Remedios Kft.
A Remediosról 1995 óta működő informatikai vállalkozás Oracle, Unix infrastruktúra szakterületen indultunk Jelenleg mintegy 30 alkalmazott Az EMC Dokumentum termékét választottuk Öt éves tapasztalat EMC Dokumentum rendszerek bevezetésében Több mint tíz EMC Dokumentum projectet bonyolítottunk le
Mikor vezessünk be vállalati dokumentum menedzsment rendszert? Dokumentum menedzsment rendszer bevezetése javasolt, ha a vállalatra jellemző: Legalább néhány ezer kezelt irat évente Igény van komplex dokumentum kezelési funkciókra (szerkesztés, verziókezelés, munkafolyamatok, komplex keresés, dokumentumok összerendelése) Több, akár független dokumentumkezelési terület van Életciklus menedzsment, földrajzilag osztott tartalmak kezelése, garantált megőrzési igény stb. Dokumentum menedzsment rendszer bevezetése nem javasolt, ha Kizárólag csak fizikai tárolás metaadatok nélkül Kizárólag csoportmunka felületet kell kialakítani dokumentum kezelési funkciók nélkül Nem dokumentumokat érintő munkafolyamatokat kell definiálni Dokumentum nyilvántartási, iktatási feladatok vannak, iratkép kezelés nélkül Tisztán üzleti feladatok (ERP, CRM) iratkép nélkül
Bevezetési koncepció Bevezetés lépéseit szigorúan be kell tartani: Igényfelmérés Üzleti koncepció tervezés Informatikai koncepció tervezés Implementáció (fejlesztés, tesztelés, migráció) Üzemeltetés kialakítása Tanácsok bevezetés tervezéséhez Teljes hosszú távú megoldást tervezzünk, ne rövid távú részmegoldást, kerüljük a szigetmegoldásokat Megtérülést hosszú távra tervezzük A teljes megoldást kis lépésenként valósítsuk meg
Üzleti koncepció tervezés Üzleti tanácsadói folyamat, dokumentum menedzsment specifikus ismeretekkel Tipikus előforduló problémák: Papírtologatás -ból elektronikus iratkezelés szervezeti hatása Nincs folyamatkatalógus (nincsenek standardizált a folyamatok) Mérhetővé válás érdekeket sérthet Kihívások, amikre oda kell figyelni: A felhasználói csoportok eltérő érdekeit közös nevezőre kell hozni Egységesen kialakított irattípus koncepciót érdemes elfogadni Jogosultságrendszer szervezeti hatásait már ebben a fázisban javasoljuk átgondolni Papíralapon működő folyamatokat érdemes lehet optimalizálni, újratervezni
Informatikai koncepció tervezés Frontend és backend kérdések EMC Documentum rendszer integrációs tapasztalatai (ERP, authentikáció, fax, e- mail) Imaging kérdései Auditálhatóság kérdései Release menedzsment Infrastrukturális tapasztalatok Teljesítmény finomhangolás Üzletmenet folytonosság
Implementáció A keretrendszer testre szabása a leghatékonyabb megoldás Érdemes minimalizálni az egyedi fejlesztések arányát Tipikusan igaz a 80/20-as szabály Nyitott fejlesztési lehetőségek (Java,.Net) Nem elegendő a funkcionális tesztelés, folyamat tesztelés és terheléses tesztelés javasolt Rollout (dokumentum migráció, csoportos és időben ütemezett átállás)
Üzemeltetés, életciklus követés A kiépített rendszer eladása a felhasználók felé Az éles indulás humán kérdései (oktatás, szervezeti változások, felhasználói szokások) Változáskezelés (Change Request) tapasztalatai (evés közben jön meg az étvágy) Incidenskezelés tapasztalatai
Összességében Az EMC documentum rendkívül rugalmas, igen széles körű funkcionális tudással rendelkező keretrendszer. Bevezetése az elmondottak figyelembe vételével jól kézben tartható. A legnagyobb kihívást a befogadó szervezet belső problémái okozzák. Igen fontos a jó konzulensi előkészítés, emellett persze az implementációt tapasztalt szakemberre érdemes bízni.
Köszönöm a figyelmet!