GYULAY Tibor KANTÁR Tamás KÖZSZOLGÁLAT FEJLESZTÉS A közigazgatás tudás központú fejlesztése VII. Országos Tanácsadói Konferencia Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara Gazdasági Szolgáltatások Tagozat 2014. október 30. 1
Gyulay Tibor Tudásmenedzsment szakértő 3 évtized a szervezetfejlesztésben Sikeres TM projektek itthon és külföldön Kantár Tamás 14 év a közigazgatásban 4 év tanácsadói tevékenység 8 év ellenőrzési tapasztalat Előadók tapasztalatai, közös gondolatok, személyes kapcsolat Előzmények Célok Közszolgálat fejlesztés tudatosabb tudásgazdálkodással Állami erőforrások, tudáserőforrás, nemzetközi tapasztalatok, ajánlás a jövőre vonatkozóan 15 db dia Felépítés 2
A társadalom szigorú elvárásai közé tartozik, hogy javuljon a vezetési hatékonyság és ez által az általános közszolgálati teljesítmény. a kormányzati tevékenység hatékonyságának és minőségének növekedése, minél alacsonyabb ráfordítással következetesebb közszolgáltatás, igazodva a fogyasztói preferenciákhoz nagyobb átláthatóság és szigorúbb elszámoltathatóság a kockázatok enyhítése, aktív társadalmi részvétel lehetősége a döntésekben 3
Az állam erőforrásai közül a legfontosabb a TUDÁS, amit a leginkább elhanyagolunk! Azonosítani, mérni, értékelni kell. A TUDÁS-ERŐFORRÁS CSF Critical Success Factor! FELISMERÉS: 4
Mit kell tenni? TUDATOS TM! Nagyon indokolt egy professzionális tudásgazdálkodási rendszer bevezetése! 5
Versenyképes intellektuális tőkére van szükségünk a közigazgatásban! intelligens adatok intelligens létesítményhálózat intelligens felismerések és következtetések intelligens döntéshozatal intelligens stratégiák intelligens kommunikáció 6
KÖZSZOLGÁLAT-MENEDZSMENT Szöveggyűjtemény - Nemzetközi kitekintés Néhány példa a könyvből: o Szingapúr, Tudományos, Technológiai és Kutatási Képviselet o India, Bharat Eletronics Ltd. o Korea Customs Service, o Thaiföld, Taphanhin Crown Prince Hospital o Malajzia, Mezőgazdasági Kutató és Fejlesztő Intézmény o Irán, TM az Állami Szervezetekben o African Good Governance Program, Közigazgatási reformokhoz közvetlen v közvetett módon kapcsolódó tudás-, teljesítmény-, és változásmenedzsment programok tapasztalatairól készült tanulmányok rendszerezett forrásgyűjteménye, összefoglalása és magyarázata. Várható megjelenés: év vége 7
Oregon o Az ellátási rendszer újratervezése és elektronizálása. o Megszűnt a papír alapú dokumentumkezelés. o Adminisztrátori munkaórákat és postaköltségeket spóroltak. o A rendszer bevezetésének költségeinél nagyobb mértékben csökkentek a kiadások. o Közvetlen megtakarítást ért el a kormányzat és javult a versenyhelyzet. o Átvezették a tapasztalatokat az ügyfélszolgálati rendszerre, a folyamatoptimalizálás eredménye 20%-os megtakarítást jelentett a humán erőforrásokon. o A haditengerészetnél azonban kudarcot vallottak, 10%-al nőtt a költség a készenléti gépjárművek üzemben tartásánál. 8
UNU e-kormányzás fejlesztés Kínában o Szoftvertechnológiai Intézet o Community of Practice COP (bevezetés a gyakorlatban) Elvek: 1. Tervezés a fejlődés érdekében. 2. Párbeszédek kezdeményezése a belső és külső távlatokról. 3. Több szint meghívása a részvételbe. 4. Köz- és magáncélú közösségi tér létrehozása, fejlesztése. 5. Figyelem összpontosítás az értékekre. 6. A bizalmasság kombinálása az izgalommal 7. Szervezeti ritmus létrehozása. 9
Általános tapasztalatok A közigazgatásban megjelenő adatok és információk, közvetve a tudás mennyisége óriási. Jól látható, hogy a közszolgálati tudásmenedzsment tevékenység több annál, mint sem informatikai környezetbe helyezett COP, Best Practice vagy egyéb gyakorlatok szervezése, végrehajtása. Nagyon értékes tudás birtokába juthatunk, ha más tudásmenedzsment programok alakulását és tapasztalatait megosztjuk. Mit hasznosíthatunk mindezekből Magyarországon? 10
1. Jelenlegi helyzet (a tanácsadó szemével) Elvileg felismerték a jelentőségét (pályázatok, stratégiák, szóhasználat ) A rendszer érdeke azonos az egyén érdekével? (Nélkülözhetetlenség = állás megtartása, presztízs, Átláthatóság?) Nem kellően tudatos a tudás kezelése. Nem korszerűek az eszközök, technológiák. Nincs érdemi tudás-, tapasztalatmegosztó kommunikáció Fejlesztendő tudáskultúra 11
2. Mire építhetünk? Érdek o Nagy a tét: választók bizalma, ország működő képessége o Legkisebb befektetéssel megvalósítható fejlesztés o Sok azonos vagy hasonló tevékenység: a fejlesztés sokszorozódása Rengeteg felhalmozott (de fel nem dolgozott) tapasztalat ( jó gyakorlatok ): pl. Budapesti Földhivatal A profit szféra tapasztalatai az elmúlt 2 évtizedben A közszolgálat haladó nemzetközi gyakorlata (szöveggyűjtemény) Nemzetközi szervezetek ajánlásai (pl. NAÜ TM tevékenysége: kazah nemzeti TM stratégia) 12
3. Hova kellene eljutni? A közszolgálat szervezetei helyén kezelik a tudást, mint erőforrást A tudáskezelés feladatai beépülnek a napi tevékenységekbe A kor színvonalán álló tudásgazdálkodó eszközök és technológiák kerülnek alkalmazásra. Kialakításra kerülnek a speciális TM szerepkörök, megfelelő felhatalmazással és felelősséggel. A közszolgálati szervezetek kultúrájában magasabb értékkel bír a tudásmegosztó magatartás. 13
4. Mit kell tenni? Meg kell találni (vagy létre kell hozni) azt a szervezetet, amelyik megfelelő hatáskörrel és felelősséggel bír a változások megvalósításához. Ki kell alakítani egy pontos helyzetképet (TM érettség kutatás a közszolgálatban) Elemezni kell a nemzetközi jó TM gyakorlatokat, és adaptálni a magyar környezetben alkalmazható elemeket. Meg kell fogalmazni a közszolgálat TM koncepcióját és az implementáció tervét. Fokozatosan kell bevezetni a TM új rendszerét: o A tapasztalatok folyamatos visszaforgatásával finomítható az elképzelés o A sikertörténetek nagy segítséget 14 adhatnak (a várhatóan hatalmas) ellenállás leküzdéséhez.
Gyulay Tibor, KM EXPERT (ez előtt POZITEAM) Kantár Tamás, KEHI Facebook: Kantár Tamás igazgatásszervező