Az ellenőrzés látszata Szerzők: Aladics Anikó és Balázs Péter Budapest, 2016. április 13. "Ha valamit úgy próbálunk értékelni, hogy minden körülményt figyelmen kívül hagyunk, akkor számolnunk kell azzal, hogy könnyen becsaphatjuk saját magunkat. A valóságtól elrugaszkodott megközelítésre tehát hiba lenne akár egyéni véleményt, vagy rosszabb esetben teljes rendszert építeni." Miért nem működik az ellenőrzés és miért nincs olyan módszer amivel biztosan meg lehet állapítani a könyvelés problémáit? Sajnos egyszerűbb a válasz mint gondolnánk. Ez a tanulmány azt mutatja be, hogy ennek a célnak az eléréséhez még a legelemibb feltételekkel sem rendelkezünk. Még a bizonylatokat sem tudjuk úgy értékelni, ahogyan azt kellene és emiatt az ellenőrzéstől sem várhatunk nagy eredményeket. Mindez annak a következménye, hogy olyan alapszabályokat sem tartunk be, ami egyébként magától értetődő lenne. Érdemes tehát szembe nézni legalább azzal ami nyilvánvaló, és olyan irányba folytatni az ellenőrzést (illetve annak a fejlesztését), ami nem megy minden törvényszerűséggel szemben. Ez a tanulmány arra világít rá, hogy a hagyományos (bizonylatok alapján történő) ellenőrzés, hogyan hagy figyelmen kívül szinte minden lényeges körülményt. Mindez magát az ellenőrizhetőséget is megkérdőjelezi, mivel a kellő objektivitás hiánya, gyakorlatilag vakká teszik az ellenőrzést végzőket azokkal a problémákkal szemben, amit meg kellene találniuk.
A következő ábra a bizonylatok rendszerét szemlélteti. Lefelé az egymást követő kimenő számlák láthatók (szaggatott vonallal elválasztva) abban a sorrendben, ahogyan lefűzésre kerültek. A számlákkal egy sorban pedig bemutatjuk azt a folyamatot is, aminek a részét képzi az adott bizonylat. Ennek megfelelően pl. az első sor egy nyitásból származó tételt szemléltet, amit egy helyesbítő számla követ, majd a kiegyenlítés zárja a folyamatot, pénztári befizetés formájában. Mivel a valóságban a bizonylatok mellet nem lehet látni a folyamatokat, mert a kapcsolódó bizonylatok más és más dossziékban vannak lefűzve, ezért az ellenőrzést végző meg sem ismerheti az adott tételhez kapcsolódó lényeges körülményeket. (A bizonylatokat ugyanis a beérkezés sorrendjében és fajtánként külön mappában gyűjtik.) *Természetesen egy-egy esetben ki lehet keresni a teljes folyamatot, de mindezt az egész könyvelésre már nem lehet elvégezni.
Legalább ugyanekkora probléma az is, hogy a beérkezés sorrendjében lefűzött bizonylatokat nem lehet "átrendezni" úgy, hogy a partnerhez kapcsolódó összes tételt egyszerre tegyük áttekinthetővé. Ezt szemlélteti a következő ábra, ahol a bal oldalon az időrendi sorrenden lefűzött bizonylatok láthatók (a teljes folyamattal és az alkalmazott könyveléssel együtt). Jobb oldalon pedig, ugyanezzel az információ tartalommal a partnerekre rendezett megközelítés látható. (Ebben az esetben tehát látni lehet partner összes tételét lefelé.) Ennek a megközelítésnek az lenne a célja, hogy viszonyítási alapot teremtsünk egy komplex döntéshez, ami figyelembe veszi a partnerekkel kapcsolatos előzményeket is, mint lényeges körülményt. Mind a két ábra arra az egyébként általános tényre világít rá, hogy a dolgokat önmagukba véve és a környezetükből kiragadva nem lehet értékelni. Egy ilyen megközelítéssel ugyanis beszűkül az ellenőrzést végző látótere, és lényegében a bizonylaton szereplő dátumok megnevezések és egyéb adatok egyeztetésén kívül érdemben nem lesz másra képes. (Ellenőrzésről ugyanis akkor beszélhetnénk, ha a hiányzó információk is a rendelkezésre állnának, és emiatt már valóban komplex és objektív módon lenne képes dönteni.)
Az ellenőrzést tehát értelemszerűen csak komplex módon lehetne végezni, amiből következik az is, hogy a ennek a lényeges szabálynak a felrúgása, illetve a figyelmen kívül hagyása nem történhetne meg. A könyvelésben azonban erre nincs lehetőség (legalábbis a bizonylatokon alapuló hagyományos ellenőrzés keretei között) ami azzal a következménnyel jár, hogy a "fejük tetejére" állnak a dolgok és emiatt ellenőrzést végzők még a rosszat is jónak fogják megítélni. A következő részben erre az abnormális helyzetre szeretnénk pár kiragadott példát mutatni (szándékosan a legegyszerűbbeket, hogy a probléma megértése ne igényeljen "emelt szintű" könyvelési tudást.) A hiányzó bizonylatok problémája Kezdjük is azzal, hogy a hagyományos ellenőrzési módszer eleve vak a hiányzó bizonylatok problémájára, mivel ez a megközelítés - értelemszerűen - csak a látható (meglévő) dokumentumok egyeztetését teszi lehetővé. A következő ábra kérdőjellel megjelölt bizonylata tehát bent sem lesz a lefűzött kimenő számlák között (mert hiányzik). Éppen ezért az ellenőrzést végző észre sem veszi a problémát, abban az esetben ha csak a bizonylatokat lapozgatja. Ezzel ellentétben ugyanez az eset teljesen más megvilágításba kerül, ha már a teljes folyamatot nézzük, mert úgy nyilvánvalóvá válik a hiányzó bizonylat ténye, mivel sem a nyitás, sem pedig a kiegyenlítés nem lesz kapcsolatba hozható semmivel.
A duplán könyvelt tételek megtévesztő hatása Vagy vegyük a duplán könyvelt bizonylatok esetét (ami például a HP-nek az Autonomy felvásárlása kapcsán jelentett problémát, és aminek 9 milliárd dolláros veszteségleírás lett a vége). Ebben az esetében tehát már van egy (duplikált) bizonylat, amit össze is vethetünk a (dupla) könyveléssel. Mindez azonban könnyen észrevétlen maradhat, ha csak a bizonylatot nézzük önmagában mert kevés az esély arra, hogy emlékezetből "kiszúrjuk" a már látott számlaszámot (vagy feltűnjön bármilyen azonosság egy korábban látott bizonylattal). Különösen akkor, ha az ellenőrzött tételek között nem is fog szerepelni a lemásolt számla, mert azt a részét a könyvelésnek már nem is ellenőrzik.
Az összetett folyamatok Bonyolult és összetett elszámolások esetében szintén nem kerülhető meg a folyamatok áttekintése, mert ebben az esetben már csak a bonyolultság miatt is hatványozottan számítani lehet a problémákra. Ezt szemlélteti a következő ábra is, ahol az előleg elszámolásnál nem biztos, hogy az előre utalt összeggel azonos a kiállított számlával (erre értelemszerűen figyelemmel kellene lenni, és nem lehet lepipálni a bizonylatot abban az esetben ha a téves összegről szól). Kiegészítő könyvelés Vagy vegyük azt az esetet, amikor egy számlához a hozzá szorosan kapcsolódó könyveléssel együtt lesz teljes az elszámolás. Ebben az esetben a kapcsolódó tétel hibája úgymond "felülírja" a végeredményt és emiatt hiba lenne magát a bizonylatot is "lepipálni" mert azt a hibás korrekció egyből módosítani fogja.
Folytatásként térjük át a rendszerezés problémájára, amikor az értékelést komplex módon azért nem lehet elvégezni, mert nincs rá mód, hogy a partnerhez kapcsolódó összes bizonylatot összeszedjük. A következetesség figyelmen kívül hagyása Ha meg tudnánk teremteni egy-egy partnerhez kapcsolódóan a könyvelési tételek közötti viszonyítás lehetőségét, akkor a következő probléma (ahol az azonos típusú beszerzések különböző módon kerülnek elszámolásra) egyből láthatóvá válnának.
A stornózás buktatói A következő ábra a stornózással kapcsolatos problémát szemlélteti, amin egyszerre két aspektust is megpróbáltunk érzékeltetni. Először azt, hogy a partner tételeihez képest túl sok a stornó és nincs olyan helyesbítő számla sem, ami a lestornózott szolgáltatás "helyébe lépne". Másod sorban a 112-es bejövő számla már kiegyenlítésre is került, ami kétségessé teszi a valós stornózás tényét. (Ilyen típusú csalást akkor követnek el pl. ha valamilyen állami támogatás igényelhető az adott számla kapcsán amit a támogatás felvételét követően "érvénytelenítenek", hogy a számlát kiállítónál az összeget ne keljen szerepeltetni a bevételek között).
A kreatív könyvelés Vagy vegyük azt az esetet, amikor az egyébként jó könyvelést egy kreatív tétel úgymond "felülírja" (amivel például egy adócsalás valósul meg). Ez a lehetőség ismét rámutat arra, hogy az ellenőrzést csak komplex módon lehet elvégezni annak az összes körülményét figyelembe véve.
Következtetés Az elmondottakból is jól látható, hogy a bizonylatokon alapuló könyvelés ellenőrzéssel nem lehet olyan vizsgálatot végezni, ami figyelembe venne minden lényeges körülményt. Emiatt a lehetetlen helyzet miatt pedig a nagy számok törvénye és a szerencse fogja irányítja a könyvelés ellenőrzését. A nagy számok törvénye alapján ugyanis nincsen jelentősége az egyes tényezőknek. Még az is mindegy például, hogy milyen kvalitással rendelkeznek az ellenőrzésben résztvevők, mivel adott számú próbálkozás mellett óhatatlanul bele kell botlaniuk a szintén adott számú problémába. Ezért van az, hogy hosszútávon mindegy, hogy ki vezeti az adóhivatalt és az is, hogy az ellenőrzésben résztvevők hogyan végzik a feladatukat, mert a feltárt (véletlenül megtalált) adóhiány mértéke az adóztatott volumenhez képest hosszútávon állandó lesz (mint a fej és az írások aránya a pénzdobáláskor). Ez a következtetés azonban nem csak az adóellenőrzésre vonatkoztatható, hanem az ellenőrzéssel foglalkozó valamennyi "intézményre". Ezek alapján pedig joggal tehetjük fel a kérdést, hogy például a könyvvizsgálat hogyan képes megfelelni az elvárásoknak (a könyvelés hitelesítésének), ha maguk a könyvvizsgálók az említett technikai problémák miatt bele sem tudnak érdemben nézni a könyvelésbe (mert a hiányzó információ miatt abban sem lehetnek biztosak, hogy amit jónak ítélnek meg az valójában nem-e egy probléma). Ugyanerre a körülményre vonatkozóan azt is megkérdezhetjük, hogy lehet-e ítéleteket hozni az igazságügyi könyvszakértők munkájára alapozva, ha csak a szerencsétől függ, hogy a szakértő mit képes feltárni?.