Aszód Város Önkormányzat Polgármesterétıl Elıterjesztés az Önkormányzat 2010. évi ellenırzési tervérıl Az Önkormányzat éves ellenırzési terv készítési kötelezettségét több jogszabály is elıírja: - a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet, melynek alapján 2004. évtıl éves ellenırzési tervet kell készíteni, - a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tırvény, mely a 2005. XCII. törvénnyel történı módosítását követıen (a 2005. szeptember 16. napjától hatályba lépı változásokkal) ad törvényi súlyt az éves ellenırzési terv készítési kötelezettségnek. Az éves ellenırzési terv elkészítésére vonatkozó szabályokat a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet VIII. fejezetének 18 -a A belsı ellenırzés tervezése" címő része tartalmazza. A hivatkozott jogszabályrész határozza meg - a belsı ellenırzési vezetı, valamint - a költségvetési szerv vezetıjének (illetve az Ötv. rendelkezéseit figyelembe véve a képviselıtestületnek) feladatát. A belsı ellenırzési vezetı feladata, az éves ellenırzési terv elkészítése, melynek kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a belsı ellenırzés rendelkezésére álló erıforrásokon kell alapulnia. Az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézményeknél mőködı belsı ellenırzési rendszer 2007. január 1-tıl átalakítása, egységesítése megtörtént. A 2010. évi belsı ellenırzési terv az önkormányzat stratégiai tervére épülve a Polgármesteri Hivatal és a GAMESZ, mint önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv belsı ellenırzéseit, valamint a felügyeleti ellenırzéseket tartalmazza. A pénzügyi iroda, s ezzel együtt a belsı ellenırzési munka is átszervezése 2008. évben megtörtént. Ettıl az idıponttól kezdve a belsı ellenıri munkakört a folyamatos hirdetések, pályáztatás ellenére sem sikerült betölteni, ezért a feladatot a megbízott belsı ellenır, míg a munka koordinálását, ideiglenesen, (Polgármesteri Hivatal kivételével) a pénzügyi irodavezetıje látja el, figyelembe véve a 193/2003. (X 26.) Korm. rendeletben meghatározott összeférhetetlenségi szabályokat. A belsı ellenırzés tervezése során figyelembevételre került az Áht. elıírása, miszerint a belsı ellenırzési tevékenység során szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítményellenırzéseket, illetve informatikai ellenırzéseket kell végezni, valamint az éves beszámolókról megbízhatósági igazolásokat kell kibocsátani. A kockázatelemzésre vonatkozó feladatok a Belsı ellenırzési kézikönyvben meghatározott sza-
bályok szerint kerültek végrehajtásra. Az éves ellenırzési terv javaslat összeállítása változatlan - a jogszabályban meghatározott szerkezetben, tartalommal készült, azaz - tartalmazza a következıket: - az ellenırzési tervet megalapozó elemzéseket (többek között a kockázatelemzést), - a tervezett ellenırzések tárgyát, - az ellenırzések célját, - az ellenırzendı idıszakot, - a szükséges ellenırzési kapacitás meghatározását, - az ellenırzések típusát és módszereit, - az ellenırzések ütemezését, - az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését. Az ellenırzési tervet - jogszabály elıírása alapján - úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén az abban nem szereplı soron kívüli ellenırzési feladatok is végrehajthatóak legyenek. Ezt a betöltetlen belsı ellenırzési munkakör miatt, a rendelkezésre álló pénzügyi elıirányzaton belül külsı szakértı bevonásával tervezzük megoldani. Figyelemmel a város által kötelezıen ellátandó (felvállalt) feladataira, a Polgármesteri Hivatal vezetése fontosnak tartja a független belsı ellenır alkalmazását. Az elıterjesztésben foglaltak is ezt a véleményt, javaslatot támasztják alá. A korábbi évek tapasztalatai, a folyamatos jogszabályi változások, a pénzügyi irodán belüli szülési szabadságból, a város intézményeiben nyugdíjazásból adódó létszámi átcsoportosítások miatt, kiemelten fontos feladat lenne, a belsı ellenır szakmai tanácsadási, véleményezési feladata. A belsı ellenırzés megbízott ellenırrel történı megoldása mellett erre azonban lehetıség nincs. A 2010. évre vonatkozó ellenırzési terv összeállításakor figyelembe vételre került: - az ellenırzési terv megalapozása céljából készített elemzés, mely tartalmazza: - az önkormányzati intézményeknél elmúlt idıszakban végzett ellenırzések tapasztalatait, valamint - az önkormányzati intézmények egyes feladatellátáshoz való viszonyát (a feladat ellátását, illetve ellátatlanságát) több év távlatában, - s azokat a területeket, amelyeknek vizsgálatát jogszabályi elıírás, s a pénzügyi lehetıségek beszőkülése is indokol. A kockázatelemzés során a változatlanul a belsı szabályozottság témaköre és az éves költségvetési tervezési folyamatok bizonyultak a mőködés szempontjából a legkritikusabb, kockázatot mutató területnek. Az Ötv. 92. (6) bekezdése alapján az éves ellenırzési tervet a képviselı-testületnek elızı év november 15-ig kell jóváhagynia. A fenti határidı betartása érdekében kérem a képviselıtestületet, hogy a 2010. évre vonatkozó ellenırzési terv javaslatot megtárgyalni, majd jóváhagyni szíveskedjen! Aszód, 2009. október 10. Sztán István polgármester 2
Aszód Város önkormányzat 2010. évi ellenırzési terve Az önkormányzat a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 21. -a, valamint a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92 -a szerint az alábbi éves ellenırzési tervet fogalmazza meg: 1. A tervet megalapozó elemzések, kockázatelemzések Az éves ellenırzési tervet megalapozó: - elemzések, általános felmérések: - kockázatelemzések elızték meg. a) Az elvégzett (kockázat)elemzések rövid összefoglalása Az elvégzett elemzések az önkormányzatnál végzett (belsı és külsı ellenırzı szervezet által végrehajtott) ellenırzések tapasztalatait tekintette át. Az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézményeknél azoknak a témaköröknek a vizsgálatát ütemeztük, ahol a korábbi vizsgálatok hiányosságokat tártak fel, illetve azon területeket, amelyek vizsgálatára az elmúlt 2 évben nem került sor. Az önkormányzatnál a belsı ellenırzés, a 2009. évi ellenırzési tervben foglaltak alapján, csak részben teljesült, ennek oka, hogy a belsı ellenırzési álláshely a többszöri hirdetés ellenére betöltetlen. Az elmaradt ellenırzéseket a munkafolyamatba épített ellenırzésekkel igyekszünk pótolni, illetve a - betöltetlen álláshely terhére - külsı szakértık alkalmazásával oldjuk meg. A belsı ellenırzés kiemelten a beszámolók, pénzforgalmi információk és mérlegjelentések megalapozottságára, a bevételek beszedésére, a gazdálkodás hatékonyságára, elıirányzatok betartására, intézményi szabályozottságra, annak gyakorlati megvalósulására terjedt ki. b) A kockázatelemzés eredménye Az önkormányzatnál megtörtént a kockázatelemzés, ezen belül: - a mőködés, tevékenység fıfolyamatokra tagolása, - a fıfolyamatokon belül a részfolyamatok meghatározása, - az egyes folyamatok céljainak meghatározása és a folyamatok általános jellemzése, - a folyamatokhoz tartozó kockázatok azonosítása, - a kockázatok hatásának és valószínőségének meghatározása, illetve ezek együttes értékelése, elemzése, - a kockázatok összesítése. A folyamatos jogszabályi változások, a 2009. évi ellenırzési tapasztalatok, a jelentésekben foglalt megállapítások alapján, a kockázatelemzés az alábbi következetésre jutott: a belsı ellenırzési terv összeállításakor változatlanul kiemelt szempontként kell kezelni a az önkormányzat belsı 3
szabályozottságának témakörét, a szabályozottság betartását, s a hatékony gazdálkodást. 2. Az elvégzendı ellenırzés leírása Az ellenırzéshez kapcsolható - fıfolyamat: a dokumentáltság, - folyamatok: - a szakmai folyamatok, - általában az önkormányzat mőködésével kapcsolatos dokumentálási feladatok. Az ellenırzéshez kapcsolódó kockázati tényezı(k): a dokumentumok, szabályozások megismerése, betartása, hiánya, illetve az aktualizálásuk elmaradása. 3. Az ellenırzések idıbeli ütemezése 3.1 A költségvetés végrehajtása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése A költségvetés végrehajtása, megbízhatósága, elıirányzatok betartása A költségvetés végrehajtása: A költségvetési és mérlegjelentés összhangja, megbízhatósága, a kötelezı elıirányzatok betartásának vizsgálata. Az ellenırzés célja, hogy az önkormányzati információs rendszer szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Gazdasági Mőszaki Ellátó Szervezet 2009. év Pénzügyi ellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2010. január 10 - január 30 napig 8 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy Felkészülés 3.1 A költségvetés végrehajtása, jan 10-12. 1 nap 1 nap Megbízhatósága, Végrehajtás Jan. 13-20. 2 nap 2 nap Elıirányzatok betartása Dokumentálás Jan. 25-30. 1 nap 1 nap 4
3.2 A költségvetés végrehajtása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése A költségvetés végrehajtása, megbízhatósága A költségvetés végrehajtása: A költségvetési beszámoló, zárszámadás megalapozottsága. A zárszámadási táblák normatív támogatás elszámolásához kapcsolódó intézményi nyilvántartások megbízhatósága. Ellenırzés célja, hogy az önkormányzati információs rendszer szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Aszód Város Önkormányzat feladatmutatóhoz kötött normatívából gazdálkodó intézményei Kistérségi Gondozási Központ, Városi Óvoda, Podmaniczky Alapf. Oktatási Intézmény 2009. év Megbízhatósági ellenırzés/utóellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2010. január 12 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe 3.2 költségvetés végrehajtása, Normatíva elszámolása, Feladat megnevezése Felkészülés Végrehajtás Dokumentálás 3.3 Vagyongazdálkodás, vagyonnyilvántartás Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı január 10-15 3 nap Január 15-25 7 nap Január 26-31. 2 nap Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése Vagyongazdálkodás, vagyonnyilvántartás megbíz hatósága A vagyonhasznosítások átvezetése, nyomon követése, egyezıség az önkormányzat éves beszámolója és a vagyonnyilvántartás, ingatlankataszter között. - a pénzügyigazdálkodási dokumentumokra kiterjedıen. Az ellenırzés célja, hogy az önkormányzat információs rendszere szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Biztosított legyen a mérlegvalódiság elve. A 2009. évben feltárt hiányosságok utóellenırzése Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Mőszaki Irodája 2009. év Pénzügyi ellenırzés (célellenırzés) Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2010. február hó 20 naptól - március 5 napig 4 ellenırzési nap 5
Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe 3.3 Vagyongazdálkodás, va- Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Felkészülés Febr.20-22. 1 nap gyonnyilvántartás ellenırzése az Végrehajtás Február 26-2 nap Önkormányzatnál márc.1. Dokumentálás márc. 3-5. 1 nap Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy 3.4 A költségvetés végrehajtása, támogatások elszámoltatása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti Egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése Önkormányzat által nyújtott támogatások hatékony felhasználása A költségvetés végrehajtása: Civil szervezetek támogatás felhasználásának vizsgálata a gazdálkodási dokumentumokra kiterjedıen. Az ellenırzés célja, hogy a támogatások hatékonyan, feladatfüggıen kerüljenek felhasználásra, segítsék a szervezeti célok megvalósulását, a vállalt feladatok el látását. Aszód Város Önkormányzat Önkormányzat által támogatott civil szervezetek: Aszódi FC, Polgárırség, Szabadidı Sportegyesület Cívis pályázat támogatottjai 2009. év Pénzügyi, teljesítmény-ellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2010. február hó 18 naptól - február 28 napig 4 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése 3.4 Költségvetés végrehajtása, Végrehajtás civilszervezetek támogatása Feladat-ellátás idıpontja Felkészülés Febr 18-20. febr.21-25. Dokumentálás Febr. 26-28. Belsı ellenırzési vezetı 1 nap 2 nap 1 nap Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy 6
3.5 A költségvetés végrehajtása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése Az önkormányzati információs rendszer mőködése A költségvetési beszámoló, zárszámadás megalapozottsága, szabályszerősége: A testületi elıterjesztés, a költségvetési és mérlegjelentés, valamint a beszámoló összhangja. Az ellenırzés célja, hogy az információs rendszer szabályosan, megbízhatóan mőködjön. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal 2009. év Megbízhatósági ellenırzés Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2010. márc. 1 - márc. 25 napig 4 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy 3.5 Költségvetés végrehajtása, Információs rendszer összhangja Felkészülés Márc. 1-3. 1 nap Márc. 6 20. 2 nap Végrehajtás Dokumentálás Márc. 22-25. 1 nap 7
3.6 költségvetési elıirányzatok tervezése, felhasználása, elıirányzatok módosítása Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Az ellenırzött szerv, szervezeti Egység Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés anódszerei Az ellenırzés ütemezése Elıirányzatok tervezése, felhasználása A jóváhagyott elıirányzatok felhasználása, keretek betartása, teljesülése: -a változásokkal kapcsolatos módosítások jogszerősége, - a kapcsolódó nyilvántartások vezetése Az ellenırzés célja, hogy a megjelölt területek ellenırzésével tárja fel a képzıdı megtakarításokat, takarékos gazdálkodásra ösztönözzön, iránymutatást adjon a pénzügyi lehetıségek jobb kihasználására. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 2010. év Pénzügyi, teljesítmény ellenırzés Tételes vizsgálat,. illetve mintavétel 2010. június, szeptember, december hónap 9 ellenırzési nap Az ellenırzések - idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja B e l s ı ellenırzési vezetı Felkészülés Június, szeptember, 3 nap 3.6 Az elıirányzat- módosítások december megalapozottsága, felhasználá- Június, sok szabályossága, hatékonysá- Végrehajtás szeptember, 3 nap gának ellenırzése az Önkormány- december zatnál Június, Dokumentálás 3 nap szeptember, december Belsı ellenır zést ellátó szerv/személy 8
3.7 A költségvetés végrehajtása, gazdálkodás az önkormányzati forrásokkal Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja CÉDE, TEUT pályázatok közbeszerzési eljárásának lefolytatása, szabályossága Az önkormányzat a nyertes pályázatok esetében betartotta e a Kbt. elıírásában foglaltakat. A pályázatok kiírása, közbeszerzési eljárás lefolytatásának szabályossága, A folyamat bizonylatolása. Ellenırzött szerv, szervezeti Egység Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Az ellenırzendı idıszak 2009. ' Az ellenırzés típusa szabályossági ellenırzés (célellenırzés) Az ellenırzés módszerei Tételes vizsgálat, illetve mintavétel Az ellenırzés ütemezése 2010. július- augusztus 10 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe Feladat megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı 3.7 Humánerıforrás Felkészülés július 3 nap gazdálkodásának vizsgálata az Végrehajtás Július -Aug. 4 nap Önkormányzatnál Dokumentálás augusztus 3 nap Belsı ellenırzést eltátó szerv/személy 9
3.8 A 2011. évi költségvetés tervezésének vizsgálata Az ellenırzés tárgya, címe Az ellenırzés célja Ellenırzött szerv Az ellenırzendı idıszak Az ellenırzés típusa Az ellenırzés módszerei Az ellenırzés ütemezése A költségvetési koncepció megalapozottságának vizsgálata A 2011. évi költségvetési koncepció tervezésénél a költségvetési egyensúly betartása. Az önkormányzat alapellátási feladatainak zavartalan, hatékony mőködtetése. Az ellenırzés célja a költségvetési hiány növelése nélkül biztosítani a feladatellátás színvonalát, a Képviselıtestület által megfogalmazott gazdasági program megvalósulását. Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Gazdasági Mőszaki Ellátó Szervezete 2011. év várható Pénzügyi, teljesítmény- ellenırzés (célellenırzés) Tételes vizsgálat, illetve mintavétel 2010. október 5 - november 5 napig 20 ellenırzési nap Az ellenırzések idıbeli ütemezése: a) az elıre lekötött ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: Az ellenırzés sorszáma, címe 3.8 2010. évi költségvetési koncepció tervezése az önkormányzatnál Feladat Megnevezése Feladat-ellátás idıpontja Belsı ellenırzési vezetı Belsı ellenırzést ellátó szerv/személy Felkészülés Okt. 5-10. 2 2 nap Végrehajtás Október 11-28. 4 8 nap Dokumentálás Okt. 29 - nov 5. 2 2 nap b) az elıre nem látható, soron kívüli ellenırzésekre rendelkezésre álló ellenırzési idı és ellenırzési kapacitás: - ütemezésre nem került. Az elıre nem látható, soron kívüli ellenırzések külsı megbízottal, szakértıvel kerülnek szükség szerint megoldásra. Az ellenırzés a Képviselı-testület, a polgármester és a jegyzı kérése, javaslata alapján év közben kerül ütemezésre. Készült 2009. október 15. Készítette: Magyar Ilona megbízott belsı ellenırzési vezetı 10
Kockázatelemzés a 2010. évi belsı ellenırzési terv elkészítéséhez Az Önkormányzat a 2009. évi belsı ellenırzési terv elkészítéséhez - a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján - kockázatelemzést végzett azért, hogy a kockázatelemzés alapján felállított prioritások a terv összeállításakor figyelembevételre kerülhessenek. A kockázatelemzés kiterjedt - a folyamatok megértésére, - a kockázatok azonosítására, - a kockázatelemzés eredményének megállapítására. A folyamatok megértésével kapcsolatos információkat a Folyamatok megértése a kockázatelemzéshez" címő dokumentum tartalmazza. A kockázatok azonosításával kapcsolatos feladatellátásról szóló tájékoztatást a Kockázatok azonosítása a kockázatelemzéshez" címő dokumentum foglalja össze. A kockázatelemzés eredményét az azonos nevő dokumentum fogalmazza meg. Aszód, 2009. október Magyar Ilona megbízott belsı ellenırzési vezetı 11
Aszód Város Önkormányzat Iktatószám: 207- /2009. Folyamatok megértése a kockázatelemzéshez Az Önkormányzatnál a megbízott belsı ellenır irányításával, továbbá a polgármester és a jegyzı, részvételével, javaslatait, s a korábbi évek belsı ellenırzés tapasztalatait figyelembe véve, az alábbiak szerint történt a kockázatelemzés: - fıfolyamatok és az azon belüli folyamatok meghatározása, - folyamatok céljának meghatározása, - a folyamatok jellemzése, - a folyamatok mutatókkal történı vizsgálata. 1. A folyamatgazdákkal történı megbeszélés során meghatározták az egyes folyamatokat. A fıfolyamatok az önkormányzat tevékenységéhez, sajátos mőködési elıírásaihoz igazodóan kerültek meghatározásra. A fıfolyamatok a következık, 1. A képviselı-testület gazdasági programja 2. Az éves költségvetési tervezés 3. Az erıforrások beszerzése 4. Erıforrások mőködtetése 5. Dokumentáltság Az egyes fıfolyamatokon belül azonosításra kerültek a különbözı, jól elhatárolható folyamatok. A képviselı-testület gazdasági programja" fıfolyamat folyamatai: 1. A gazdasági program céljainak meghatározása, 2. annak szükség szerinti módosítása, 3. végrehajtása, 2. A gazdasági program végrehajtására ható pénzügyi folyamatok Az éves költségvetési tervezés" fıfolyamat folyamatai: 1. Feladatok áttekintése, azon belül 1.1. az önkormányzati intézményhálózat tevékenységének áttekintése 2. Saját bevételek tervezése 3. Állami támogatás egyéb bevételi források 4. Kiadások tervezése Erıforrások beszerzése" fıfolyamat folyamatai: 1. Szakmai feladatok ellátásához szükséges humán erıforrások biztosítása 2. Humán erıforrás alkalmazásának pénzügyi bonyolítása 3. Szakmai folyamatokhoz szükséges erıforrások biztosítása 4. Pénzügyi folyamatok bonyolítása, szervezése 5. Elıirányzat-felhasználási ütemterv figyelemmel kísérése, a likviditás folyamatos ellenırzése 12
Erıforrások mőködtetése" fıfolyamat folyamatai: 1. Szakmai célkitőzések megvalósítása érdekében erıforrások mőködtetése 2. Erıforrások mőködtetése érdekében a költségvetési elıirányzatok Dokumentáltság" fıfolyamat folyamatai: 1. Szakmai folyamatok megléte és folyamatos aktualizálása 2. Általában az önkormányzat mőködésével kapcsolatos dokumentálási feladatok. 3. Szabályozottság, szabályosság, szabályzatokban foglaltak megismerése, alkalmazása. Az elemzés során meghatározásra került a folyamatok célja és tárgya. A kockázatelemzés során a folyamatgazdák a jogszabályoknak, illetve a belsı szabályoknak való megfelelést hangsúlyozták, mint a folyamatban rejlı jelentıs kockázatot. 2. Az adott folyamatcél elérése szempontjából fontos tényezıket azonosították, és általánosan a belsı szabályozottság áttekintését, szükség szerinti módosítását, aktualizálását, illetve egyes területeken pótlását határozták meg. 3. A folyamatok általános jellemzését elvégezték, megbeszélték. A folyamatok áttekintése megtörtént: - azok idıtartama vonatkozásában (kezdete, vége), - az inputjai és outputjai tekintetében, - a folyamatokkal kapcsolatos változások területén, A folyamatok jellemzése megtörtént az egyes részfolyamatokra vonatkozóan is. 4. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók meghatározásra kerültek. A meghatározott folyamatokat A folyamatok kockázata és ellenırzése" címő dokumentum tartalmazza úgy, hogy felsorolja a fıfolyamatokat, majd az adott fıfolyamatok alatt sorszámozva rögzíti az egyes folyamatokat is. Aszód, 2009. október 15. megbízott belsı ellenırzési vezetı 13
Aszód Város Önkormányzat Iktatószám: 207- /2009. Kockázatok azonosítása a kockázatelemzés során A 2010. évi belsı ellenırzés tervezési feladatok elıkészítéséhez és alátámasztásához azonosításra kerültek a kockázatok. Az Önkormányzati fıfolyamatok, azon belül meghatározásra kerültek: - a kockázati okok, - azok valószínőségei, továbbá - hatásai. Az egyes folyamatok célkitőzéseinek megvalósítását akadályozó tényezık a szóbeli megbeszélés során meghatározásra, majd kockázatként azonosításra kerültek azokkal a körülményekkel, tevékenységekkel, helyzetekkel együtt, melyek hibát, gyengeséget jelentenek a folyamat során. Az eleve nagy kockázatot hordozó folyamatok már a folyamatok meghatározásakor azonosításra, s így a kockázatelemzésben külön folyamatként, illetve folyamatrészként feltüntetésre kerültek. A fıbb ellenırzési pontok azonosítása és az egyedi kockázatok, elemzési feladatok értékelése megtörtént. A feladatellátás konkrét módja a következı volt: - minden egyes kockázathoz hozzárendelésre került a kockázat hatásának (azaz a folyamat célja elérésére gyakorolt hatásának) nagysága, figyelembe véve azt, hogy a hatás ", ", illetve " kategóriába tartozhat. - " a kockázat hatása a folyamatra akkor, ha a folyamat céljának elérésére minimális hatással van, vagy nincs is hatással, - " a kockázat hatása a folyamatra akkor, ha a folyamat céljának elérésére hatást gyakorol ugyan, de a hatás nem jelentıs, - " a kockázat hatása a folyamatra akkor, ha a folyamat céljának elérésére jelentıs hatást gyakorol. - a kockázatokhoz meghatározásra került az adott kockázatként azonosított esemény, körülmény bekövetkezésének valószínősége is. A kockázat bekövetkezésének valószínősége három kategóriába sorolható: - " kategóriába kell sorolni azokat a kockázatokat, melyek bekövetkezésének valószínősége nagyon csekély, - " kategóriába kell sorolni azokat a kockázatokat, melyek bekövetkezésének valószínősége átlagos, - " kategóriába kell sorolni a kockázatok közül azokat, melyek nagy valószínőséggel, illetve biztosan be fognak következni. - a kockázatok hatás és valószínőség értékelését követıen megtörtént a kockázatok elemzése. 14
A kockázatok elemzésekor a hatás és a valószínőség során megadott kategóriák egységes értelmezésére került sor, így meghatározásra került a kockázat jelentısége. A jelentıség eldöntésére ismét az ", a ", valamit a " kategóriák kerültek alkalmazásra a következık szerint: - " a kockázat jelentısége akkor, ha a hatás és a valószínőség együttes értékelése alapján a jelentısége (pl.: a hatás és a valószínőség; a hatás, és a valószínőség, de a valószínőség együttes elemzése alapján a kockázat jelentısége mégis inkább az besorolást indokolja stb.); - " a kockázat jelenısége akkor, ha adott kockázat hatásaként és valószínőségeként megadott kategóriák összesítése alapján a kategória adódik (p1.: a hatás, de a valószínőség ; illetve fordítva); - " kockázatként kell besorolni a kockázatot akkor, ha a kockázat hatását és valószínőségét nézve kockázatot jelez (p1.: a hatás és a valószínőség is). A feladatok ellátását, az egyes folyamatokhoz azonosított kockázatokat, annak hatását, valószínőségét és ezek együttes elemzését A folyamatok kockázata és ellenırzése" címő táblázat mutatja. Kelt: 2009. október 15. megbízott belsı ellenırzési vezetı 15
Aszód Város Önkormányzat Iktatószám: 207- /2009. Kockázatelemzés eredménye A kockázatelemzés eredményét a - Folyamatok kockázata és ellenırzése" címő dokumentum eredményének összesítéseként kitöltött - Kockázatelemzés összesítése" dokumentum határozza meg. A fenti dokumentumok alapján a kockázatelemzés eredménye az alábbiak szerint foglalható össze: - A képviselı-testület gazdasági programja" fıfolyamat kockázati folyamatokat takar, - az Éves költségvetési tervezés" fıfolyamat az egyes folyamatok kockázatainak értékelésénél összességében kockázatot mutat, - az Erıforrások beszerzése" fıfolyamat kockázatossága összességében nek minısíthetı, - az Erıforrások mőködtetése" fıfolyamat kockázatú folyamatokat jelent, - a Dokumentáltság" fıfolyamatban azonban kockázat tapasztalható. A Képviselı-testület gazdasági programja, mint fıfolyamat, az egyes folyamatokat figyelembe véve kockázatot mutat: a program fejlesztési céljainak folyamatos aktualizálása, szükség szerinti módosítása, változások átdolgozásának hiányában, a város hosszú távú fejlesztése nehezen határozható meg, ami hatással van az itt élıkre kiírásra kerülı pályázatok kezelésére, hiányában a fejlesztések-mőködések aránya hosszútávon nem határozható meg, ami a költségvetési egyensúlyt tovább veszélyezteti a célközönség, azaz a városlakók összetétele meghatározza az igényeket a jogszabályi változások az esetleges megvalósíthatóságot. (pályázati lehetıségek), a gazdaság fejlıdése kihat az önkormányzat gazdálkodására, ezzel összefüggésben a megvalósításra tervezett célokra Az éves költségvetési tervezés fıfolyamat az egyes folyamatok kockázatait figyelembe véve kockázatot mutat: a) Bevételeknél - az állami támogatások nem megalapozott tervezése miatti túltervezés, visszafizetési kötelezettséget von maga után saját bevételek tervezése, felültervezés b) Kiadásoknál - mőködési kiadások nem megalapozott tervezése, felhalmozási kiadások nem megalapozott tervezése, a humán erıforrások - a szükségletet meghaladó biztosítása - túlfoglalkoztatást okoz 16
Mindezek a pénzügyi egyensúlyt befolyásolhatják, továbbá növelik az önkormányzat forráshiányát. A pénzügyi végrehajtás területén pedig likviditási problémákat okozhat. A dokumentáltság területén meghatározható kockázat az alábbi tényezıkbıl ered a) a szakmai folyamatok megléte és folyamatos aktualizálása folyamaton belül összességében jelentıséget és a folyamat szempontjából kockázatot jelentenek az alábbi kockázatok: - szakmai folyamatok leírásának hiánya, a folyamatleírások aktualizálásának elmulasztása, - a jogszabályi elıírásokban történı változások bekövetkezésének hatása; b) általában az önkormányzat mőködésével kapcsolatos dokumentálási feladatok ellátása során jelentıs és a folyamat kockázatossága szempontjából kockázatot jelentenek a következı kockázatok: - az önkormányzat szervezeti és mőködési szabályozásait meghatározó dokumentumok hiánya, illetve avultsága, valamint - az önkormányzat pénzügyi-gazdálkodási szabályai dokumentáltságának hiánya, illetve a szabályozások avultsága. A gazdasági program, mely kihat a költségvetés tervezésére, valamint a dokumentáltság területére meghatározott kockázatot a jegyzı és a polgármester, valamint a megbízott belsı ellenır megbeszélték. A kockázatelemezés eredménye az egyes folyamatok mőködtetésért felelıs munkatársakkal - így különösen a gazdálkodásért felelıs dolgozókkal - egyeztetésre, ismertetésre kerültek. A gazdálkodási vezetık a kockázatelemzés eredményével egyetértettek. A kockázatelemzés eredményével tehát egyetért: - a polgármester, - a jegyzı, - a folyamatokért felelıs személyek, valamint - a megbízott belsı ellenır A kockázatelemzés eredményeként tehát változatlanul megállapítható, hogy a belsı ellenırzési terv összeállításakor kiemelt szempontként kell kezelni a gazdasági program meglétét, a programban tervezett fejlesztési, s a város mőködtetését is meghatározó célokat, azok szükség szerinti felülvizsgálatát, azt követı módosítását, végrehajtását, az éves költségvetési tervezési folyamatokat, a likviditási helyzetet, ehhez kapcsolódóan kiemelten a kötvény felhasználását, annak törlesztését, valamint a dokumentáltság, azaz az önkormányzat belsı szabályozottságának témakörét. Aszód, 2009. október 15. 17
KOCKÁZATELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE A KOCKÁZAT ELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE ASZÓD ÖNKORMÁNYZATRA 2010. ÉV Megn e vez é s Folyamat jelentısége Folyamat kockázatossága 1. Fıfolyamat: Képviselı-testület gazdasági programja 1. folyamat: Gazdasági program végrehajtása, módosítása 2. folyamat: Gazdasági program végrehajtására ható pénzügyi folyamatok 2. Fıfolyamat: Éves költségvetési 1. folyamat: Feladatok áttekintése 2. folyamat: Önkormányzat hálózat tevékenységének áttekintése 3. folyamat: Saját bevételek tervezése 4. folyamat: Állami támogatás egyéb bevételei, források 5. Kiadások tervezése 3. Fıfolyamat: Erıforrások 1. folyamat: Szakmai feladatok ellátásához szükséges humán erıforrások biztosítása 2. folyamat: Humán erıforrás alkalmazásának pénzügyi bonyolítása 3. folyamat: Szakmai folyamatokhoz szükséges erıforrások biztosítása 4. folyamat: Pénzügyi folyamatok bonyolítása, szervezése 5. folyamat: Elıirányzat-felhasználási ütemterv figyelemmel kísérése, likviditás folyamatos ellenırzése Alacsony Összesített kockázat-felmérés Alacsony 4. Fıfolyamat: Erıforrások 1. folyamat: Szakmai célkitőzések megvalósítása érdekében erıforrások mőködtetése 2. folyamat: Erıforrások mőködtetése érdekében a költségvetési elıirányzatok teljesítése 18
Elızetes jegyzıi jóváhagyás idıpontja: Aszód, 2009. október 15. Jóváhagyta: Kissné Kulybus Gizella sk. Címzetes fıjegyzı Záradék: A 2010. évi belsı ellenırzési tervet Aszód Város Önkormányzat Képviselı-testülete a /2009. (X. 22.) számú Képviselı-testületi határozatával hagyta jóvá. Sztán István sk. polgármester 19
H A T Á R O Z A T I J A V A S L A T Aszód Város Önkormányzat Képviselı-testülete Aszód Város Önkormányzat Intézményeinek 2010. évi belsı ellenırzési tervét elfogadja. Megbízza a jegyzıt, hogy az ellenırzési tervben foglaltak alapján gondoskodjon a feladat végrehajtásáról. Aszód Város Képviselı-testülete kimondja, hogy az önkormányzat, a város intézményeinek belsı és felügyeleti ellenırzését, változatlanul, fı állású, köztisztviselıi jogviszonyban foglalkoztatott munkavállalóval kívánja megoldani, ezért Megbízza a jegyzıt, hogy a törvényi kötelezettségének eleget téve, a jelenleg is betöltetlen belsı ellenıri álláshely kerüljön ismételten meghirdetésre. Az álláshely betöltéséig felkéri a pénzügyi irodavezetıt, hogy a 193/2003. (X. 26.) Korm. rendeletben meghatározott összeférhetetlenségi szabályok betartása mellett, továbbra is koordinálja a felügyeleti ellenırzési feladatokat ellátó, külsı szakértık munkáját. Felelıs: jegyzı Határidı: 2010.januárjától folyamatos, 2010. december 31. kmf. Sztán István sk. polgármester Kissné Kulybus Gizella sk. jegyzı Kivonat hiteles: Oprável Beatrix szervezési ügyintézı 20
21