IKeR Integrált Kistérségi e-közigazgatási Rendszer kiépítése Európai Uniós pályázati támogatással A Nyugat - Hajdúsági Település- és Területfejlesztési Önkormányzati Társulás a címben szereplő számítógépes rendszer kiépítésére és 17 régióbeli településen való kiterjesztésére 454.125.000 Ft támogatást nyert, a Nemzeti Fejlesztési Terv Gazdasági Versenyképességi Operatív Programjának (GVOP) 2004 4.3.1. B megjelölésű, a szolgáltató önkormányzat létrehozását célzó kiírásán. A projekt előzményei: Eredményes közbeszerzési eljárás lefolytatása után a nyertes Ajánlattevő a Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzat Informatikai Központja (HBMÖ IK) által vezetett konzorcium, melynek további tagcégei a VT-SOFT Videoton Software Kft. az EURO-ONE Számítástechnikai Rt. és a Műszertechnika Rendszerház Kft. A közbeszerzési eljárás tárgyalási szakaszában a felek projektre vonatkozó álláspontjai tovább közeledtek egymáshoz, így mindkét fél számára kedvező vállalkozói szerződés született. A bevezetendő rendszer a közigazgatási eljárások, folyamatok elektronikus kezelését teszi lehetővé hivatali és ügyfél oldalon, garantált minőségű szolgáltatásokat biztosítva a kis- és középvállalkozások valamint a lakosság számára. Az önkormányzatok korszerű, megbízható infokommunikációs infrastruktúrához jutnak a rendszer eléréséhez, továbbá megtörténik dolgozóik célirányos képzése, valamint a potenciális ügyfelek igazgatási-informatikai felhasználói képzése is. Képzési, felkészítési metodikánk a fiataloknál főként az igazgatási, míg az idősebbeknél az informatikai ismeretek bővítését szolgálja, infomentori programunk részeként. Utóbbiak a közösségi Internet-elérési helyeken segítenek az ügyintézésben. A projekt céljai, jellemzői: - cél a köz- és magánszféra partnerségi viszonyának fejlesztése; - a közigazgatás átláthatóvá, költséghatékonnyá tétele; - a térség üzleti vonzerejének, lakosságmegtartó képességének javítása; - integrált információs rendszer fejlesztése, elektronikus ügyintézés bevezetése, az ügyvitel elektronizáltsági szintjének emelése; - ügyintézés szakszerűségének, minőségének javulása; - ügyintézők képzettségi szintjének emelkedése; - a szoftver a hagyományos, személyes megjelenésen alapuló ügyintézési formát is hatékonyan támogatja, nemcsak a távügyintézést; - a beépített Interneten is elérhető tudásbázis garantálja az ügyvitel jogszerűségét, szakszerűségét, gyorsaságát, minőségét, lehetővé teszi az ügyintézés ügyfél általi ellenőrzését is; - meglévő ügyfélszolgálati rendszer elemeit kiteljesítve, házhoz, kézhez visszük a hivatalt az ügyfeleknek. A projekt célcsoportja nemcsak az állampolgárok, hanem a civil szervezetek, az üzleti szféra szereplői, az önkormányzatok, valamint a másodfokon eljáró szervek. A projekt során
2 megvalósításra kerülő szolgátatás csomag alkalmazása, elősegíti a térség versenyképességének és felzárkózásának fejlődését, erősítve ezzel a partnerségi viszonyt a célcsoport tagjai között. Az IKeR Integrált Kistérségi e-közigazgatási Rendszer egyszerű, felhasználóbarát, olcsó, nem igényel az önkormányzatoktól jelentős munka- és anyagi ráfordítást, ugyanakkor tudásbázisa biztosítja a szükséges szakértelmet a kisebb településeken ritkán előforduló, speciális ismeretigényű ügyekben is. Méretgazdaságossága, hasznos tulajdonságai, hatékony szolgáltatásai valós, elérhető lehetőségként kínálják további településeknek, kistérségeknek, fejlesztői, működtetői és képzési segítségünkkel. A projekt célja egy integrált, korszerű, elektronikus önkormányzati kistérségi közigazgatási rendszer kialakítása, bevezetése és alkalmazása. A rendszert magyar önkormányzatok által használható mintaalkalmazásként kívánjuk létrehozni, majd terjeszteni, elsőként 17 régióbeli csatlakozó településen. Összesen tehát 21 településen válnak elérhetővé a projekt eredményei, termékei és szolgáltatásai. ASP CENTER Települési önkormányzatok ISA Web szerverek Mail SQL SSL kapcsolat Internet A projekt keretében megvalósítani kívánt modulok: - Infrastruktúra kialakítása. (EU-CLBPS 1. szint) - Közigazgatási portál létrehozása. (EU-CLBPS 2. szint) - Elektronikus ügymenetkezelő workflow bevezetése. (EU-CLBPS 3+. szint) - Feladat-költség alapú gazdálkodást támogató rendszer telepítése. - Kistérségi együttműködést, fejlesztést elősegítő térinformatikai erőforrás-térkép rendszer kiépítése. Infrastruktúra kialakítása Az infrastruktúra kialakítása három fő területből épül fel. Az első a települések számára biztosítani az internethez való hozzáférést, az elektronikus szolgáltatások használatához való lehetőséget. Ennek értelmében, a projektben szereplő települések mindegyikén elérhetővé válnak az internetes szolgáltatások. A második terület a szolgáltatások központi elérési helyének kialakítása. Ennek kapcsán a nyertes konzorcium székhelyén Debrecenben - egy
3 magas műszaki követelményeknek megfelelő ASP központ kerül kialakításra. Ide kerülnek telepítésre a szerverek és a szerveroldali hálózati eszközök. Harmadik fő területe az infrastruktúra kialakításának a kliensoldal biztosítása, ennek érdekében a települési önkormányzatok a mai kor igényeinek megfelelő komplett munkaállomásokat és hozzá tartozó nyomtatókat kapnak a hatékonyabb és gyorsabb munkavégzés érdekében. Közigazgatási portál létrehozása A közigazgatási portál modul kapcsán szintén három funkcionális terület lefedése történik meg. Az egyik a kistérségi gyűjtőportál, a másik az önálló települési közigazgatási portál és nem utolsó sorban az elektronikus ügyfélkapu megvalósítása. Az első kettő kapcsán elmondható, hogy egy komplett szerkesztőségi adminisztrációs felület teszi lehetővé az adatok gyors és pontos feltöltését, és azok menedzselését. A teljesség igénye nélkül néhány jellemző információ a portál modulról: - Hírek, pályázatok megjelenítése. - Dokumentumok, rendeletek publikálása. - Településmarketing információk közlése. - Cégtár, és hirdetési felület biztosítása. - Közérdekű, közhasznú információk, linkek megjelenítése. - Menetrendek, térképek elérhetősége. - Fórum, szavazógép, galéria lehetősége. Az elektronikus ügyfélkapu vonatkozásában szem előtt tartjuk az adatvédelmi előírásoknak való megfelelést, lehetővé tesszük regisztrált ügyfelek számára az elektronikus ügyindítást, támogatjuk az elektronikus aláírással rendelkező ügyfeleket. Az ügyfélkapun történő belépés után a projektben definiált ügytípusokban lehető válik az ügy elektronikus indítása, annak nyomon követése és az adatok változásának elektronikus kezelése. Ezzel megvalósul az ügyfél-hivatal interakciók elektronikus szintre történő emelése, a hatékonyság növelése és az ügyfelek elégedettségének javulása. Természetesen, a front-office portál modul felépítése az adminisztrátorok által szabadon paraméterezhető, így a települések számára legkedvezőbb kialakítás érhető el. Ezzel nemcsak a térség lakosságának, hanem a vállalkozások, civil szervezetek esélyeinek javítása is emelt szinten történik meg. Elektronikus ügymenetkezelő workflow bevezetése Az elektronikus ügymenetkezelő workflow modul bevezetése kapcsán az EU ajánlás 3. szintjét célozzuk meg. Viszont ha jobban megismerjük a modul felépítését, látjuk hogy ez több ennél. A projektben megfogalmazott ügytípusok esetében megtörténik az ügyek backoffice rendszerben történő automatizált számítógépes támogatása. Megtörténik az önkormányzati folyamatok automatizálása, a jogosultságok emelt szinten való kezelése, a dokumentumok elektronikus iktatása, nyomon követése. Az ügyintézés minden munkafázisában az ügyindítástól kezdve a döntéshozatalig a rendszer fogja az ügyintéző kezét, így az önkormányzati munka jogszerűsége és hatékonysága megkérdőjelezhetetlenné válik. A modul működésének alapja a közel száz előre definiált lépéssorozat (munkamozzanat), amelyek kb. kétszáz döntési helyzetet kezelnek. A különböző ügyeket a nekik megfelelő munkamozzanatokkal reprezentáljuk. A munkamozzanatokból végrehajtási szálak képezhetők, egy adott ügy akár több szálon is futhat egyszerre. A munkamozzanatokhoz,végrehajtási szálakhoz ügyintézői jogosultságok tartoznak. Mindezek figyelembevételével, illetve az előző döntési helyzet alapján a rendszer eldönti kihez kerül a
4 következő fázisban. Valamennyi mozzanathoz (ahol értelmezhető) aktív iratminta sablonok tartoznak. A dokumentumokat az ügyintéző a sablonok és az adatbázisban tárolt adatok alapján, állítja elő és egyben menti is őket, vagyis minden keletkezett dokumentum visszakereshető az adott ügyhöz. A rendszer tárolja, és elérhetővé teszi a kapcsolódó dokumentum sablonokat, joganyagokat, és egyéb ismertetőket. A modul képes kezelni a hagyományos papír, illetve az elektronikus dokumentum környezetet is, vagyis ha az ügyintézőnek ki kell nyomtatnia az elkészült határozatot, alá kell írnia, és postáznia kell, akkor arra is lehetőséget kínál a szoftver. Ezeket figyelembe véve, az elektronikus dokumentum menete, kezelése, tárolása sokkal átláthatóbb, gyorsabb és gördülékenyebb lesz, segítve a pontos hivatali ügyintézést. Az általuk ajánlott rendszer, tehát rendelkezik azzal az előnnyel, hogy képes működni mindkét környezetben, tehát támogatja a papír alapú ügyintézési modellt az ahhoz tartozó dokumentumokkal, szakmai eljárásokkal, munkafolyamatokkal, valamint segíti és megoldja a teljesen elektronizált papírmentes hivatal működési mechanizmusát is. A hivatal felépítése a jogosultságok kezelése, a digitális aláírással kapcsolatos műveletek végrehajtása mind a back-office rendszer részét képezik. A 2005. november 01.-én hatályba lépő törvényi rendelkezés értelmében alapeljárásként kezeli a KET-ben megfogalmazott elveket, így ügyfélbarát, költség-hatékony és átlátható közigazgatást tesz lehetővé. Az ASP központ előnyeit kihasználva minden településen ugyanaz a szolgáltatási színvonal érhető el, az egyes településeknek nem kell nagy erőforrásokat fordítani a szerveroldali környezet kialakítására, és az ezt működtető, üzemeltető humán erőforrás biztosítására. A modulban az önkormányzati ügyek és a hozzájuk kapcsolt jogosultságok alkalmazásával mindig meghatározható, hogy egy adott ügy dokumentumai hol és milyen stádiumban vannak az ügyintézési folyamatban. A modul tehát megvalósítja az egyenszilárd, tudásalapú önkormányzati ügyintézést a projektben szereplő települések kapcsán. Ügytípus lista E-űrlapok SQL XML
5 Feladat-költség alapú gazdálkodást támogató rendszer telepítése A feladat-költség alapú gazdálkodást támogató rendszer fejlesztése során a szakmai tapasztalat mellett különös hangsúly helyeződött a terület speciális hazai jogszabályi előírásaira. A vonatkozó jogszabályok módosításait szakértőink folyamatosan figyelemmel kísérik, és szoftverkövetés keretében a szükséges módosításokat rövid határidőn belül elvégzik, felhasználók részére hozzáférhetővé teszik. A rendszer beépített szabályrendszerekkel és szerepkörökkel van ellátva, így ezek segítségével jogosultsági változások azonnal lekövethetők, bizonyos jogszabályi változások paraméterezéssel, törzsbeállítás módosításával megoldhatóak (pl. előirányzat módosítási lehetőségek). A pénzügyi-számviteli rendszerben olyan adatok kezelődnek, melyeknek védelmét, hozzáférhetőségét megfelelő módon biztonságossá kell tenni. A rendszer használata szabályozottan, csak a felhasználók azonosítását követően történhet. Az azonosítás felhasználónév és jelszó alapján történik. A felhasználók lehetnek Windows felhasználók és/vagy felhasználó csoportok, illetve csak rendszer eléréshez jogosult ún. adatbázis felhasználók. A felhasználók részére meg kell határozni, hogy mely intézmények adatait láthatja, kezelheti, illetve mely menüpontokat használhatja. Ezen kívül a felhasználók belépését időintervallumhoz és engedélyezéshez köthetjük. A felhasználók részére olyan funkcionalitásokat, jogosultságokat is rendelhetünk, melyek nem menüponthoz, hanem programrészhez történő hozzáférést biztosítanak. Így például szabályozhatjuk, hogy egyidejű kötelezettségvállalást ki tehet, már végleges szerződés adatait ki módosíthatja, számla áfa tartalmát ki módosíthatja. Kistérségi együttműködést, fejlesztést elősegítő térinformatikai erőforrás-térkép rendszer kiépítése A kistérségi együttműködést, fejlesztést elősegítő térinformatikai erőforrás-térkép rendszer részeként, a tervezett térinformatikai-erőforrástérkép egy térinformációs adatbázis és felhasználói szoftver együttese, mely biztosítja a 21 település teljes területén rendelkezésre álló valamennyi szabványos formátumú térképi adat és hozzájuk kapcsolódó leíró, táblázatos információ egy közös, magyarul beszélő, egyszerűen kezelhető és megtanulható felületen történő kezelését. A program a 21 településről rendelkezésre álló digitális térképi adatbázisok rendszerét valósítja meg az alulról építkező, nyitott, szabványos rendszerek elvárásainak eleget téve. Digitális térképi alapként több, különböző méretarányú, adattartalmú és származási helyű topográfiai és kataszteri térképmű, grafikus és leíró alfanumerikus adat kerül feldolgozásra fontos adatszolgáltatók közreműködésével. A rendszer felhasználásával készülő elemzések képesek megmutatni a 21 település teljes területén fellelhető erőforrások, problémák, lehetőségek térbeli összefüggéseit. Ezen összefüggések ismeretében a végrehajtandó fejlesztések, beruházások illetve egyéb megoldások hatékonysága jelentősen megnő. A projekt ütemezése A projekt befejezése 2007. áprilisa, viszont a projekt egyes moduljai folyamatosan kerülnek átadásra. Tervek szerint az első két modul még ebben az évben átadásra kerül, így a projektben szereplő összesen 21 település azonnal élvezheti a projekt eredményeit, kézzelfoghatóvá válik számukra az információs társadalom eszközrendszere, a nyitottabb elektronikus közigazgatás alapelve és az ügyfélbarát jelleg elsajátítása.
6 Hajdúszoboszló, 2005. szeptember 02. Hadházi László Dr. Vincze Ferenc Hajdúszovát polgármestere Hajdúszoboszló jegyzője a társulás elnöke a társulás titkára