Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portál Intézményi Felhasználói Kézikönyv Kiadás dátuma: Dokumentum verziószáma: 2016. január 18. v1.0 2016. február 1. v1.1 2016. február 5. v1.2 1
Tartalomjegyzék Felhasználói regisztráció 3 Intézményi regisztráció 4 Intézményhez csatlakozás 4 Új intézmény regisztrálása 5 Intézményi adatok megtekintése, módosítása 7 Éves terv 7 Negyedéves terv 9 Új negyedéves terv 9 Negyedéves terv keresése 11 Negyedéves terv megtekintése 12 Negyedéves terv módosítása 12 Negyedéves terv feladatlisták 13 Negyedéves terv bírálata 14 Igény 14 Új igény 14 Igény keresése 17 Igény megtekintése 18 Igény módosítása 19 Igény feladatlisták 19 Igény bírálata 20 Szerződés 20 Új saját hatáskörű beszerzés 20 Saját hatáskörű beszerzés keresése 21 Saját hatáskörű beszerzés megtekintése 22 Teljesítésigazolás 22 Új saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolása 22 Saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolás megtekintése 24 2
Felhasználói regisztráció Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portálja a https://kozbeszerzes.nkoh.gov.hu/ címen érhető el. megjelenő nyitó oldalon a Felhasználó regisztrálása linkre kattintva kezdhető meg a regisztráció. felhasználói adatlapon adhatók meg a regisztrálni kívánt felhasználó adatai. csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. jelszónak tartalmaznia kell legalább 8 karaktert, kis- és nagybetűket, valamint számot. Mentés gomb megnyomása után az alábbi visszajelzés jelenik meg a portálon. megadott e-mail címre a rendszer üzenetet küld a regisztráció megerősítéséhez szükséges linkkel. 3
linkre kattintva portálon megnyílik a felhasználó megerősítése oldal. Regisztráció megerősítése gombra kattintva a felhasználói regisztráció aktiválásra kerül. visszaigazoló üzenet megjelenését követően a felhasználó a regisztráció során megadott e-mail címével és jelszavával jelentkezhet be a portálon. Intézményi regisztráció Regisztrációim menüben találhatóak a regisztrációval kapcsolatos funkciók, illetve feladatlisták. z Intézményeim nevű listában láthatóak azon intézmények, melyekhez az adott felhasználó hozzárendelésre került. z intézményhez csatlakozás, illetve új intézmény regisztrációja az Új intézményhez csatlakozás gombra kattintva kezdhető meg. Intézményhez csatlakozás felugró ablakban lehetőség van keresni a már regisztrált intézmények között. mennyiben a keresett intézmény már jóváhagyott regisztrációval rendelkezik, abban az esetben megjelenik a lapozható listában és a felhasználó a Műveletek oszlopban található gombra kattintva kezdeményezheti az intézményhez csatlakozást. 4
Új csatlakozási kérelemről az intézmény adminisztrátora(i) e-mail értesítést kapnak. felhasználók csatlakozási kérelmének elbírálását az intézményi adminisztrátor(ok) az Intézményi nyitólap menüben található Csatlakozási kérelmek feladatlistából végezhetik el. csatlakozási kérelem elbírálásáról (visszautasítás esetén annak indokáról) a felhasználó e-mail értesítést kap. Új intézmény regisztrálása mennyiben az Új intézményhez csatlakozás felugró ablakban a regisztrált intézmények között nem található a kívánt intézmény, abban az esetben az Új intézmény felvétele gombra kattintva indítható el az intézményi regisztráció folyamata. z Új intézmény hozzáadása oldalon megjelenő űrlapon adhatók meg a regisztrálni kívánt intézmény adatai. csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. 5
Regisztráció gombra kattintva az intézmény adatai mentésre kerülnek és az oldal alján megjelennek az adatlap kezelésére szolgáló további gombok, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége. gombra kattintva új ablakban megjelenik az intézményi adatlap nyomtatható formában. z gombra kattintva a korábban mentett adatokkal újratölthető az űrlap. gombra kattintva a felvitt adatok menthetőek, így az intézményi regisztráció megszakítható, majd később folytatható. jóváhagyásra. gombra kattintva az intézményi regisztráció elküldésre kerül Hivatal általi Dokumentumok résznél az gombra kattintva tölthető fel a szervezet létesítő okirat. regisztráció elbírálásáról a felhasználó e-mail értesítést kap. 6
z intézményi regisztrációt kezdeményező felhasználó automatikusan az adott intézmény adminisztrátora lesz. Intézményi adatok megtekintése, módosítása Regisztrációim menüben az Intézményeim nevű listában a megfelelő műveletre kattintva az intézmény adatai és felhasználói megtekinthetőek, illetve megfelelő jogosultság esetén (intézményi adminisztrátor) szerkeszthetőek. Intézményi adminisztrátorként az intézményi adatok szerkesztésén túl lehetőség van felhasználók hozzáadására, törlésére, illetve a felhasználók adatainak és jogosultságainak módosítására. z intézményi és felhasználói adatok módosítása a Hivatal részéről nem kerül jóváhagyásra. Megtekintő kizárólag megtekinteni jogosult az intézményre vonatkozó adatokat. Felhasználó jogosult az intézményre vonatkozó adatokat megtekinteni és számos esetben módosítani (pl. tervek, igények rögzítése). Ez a portálon használni javasolt általános jogosultság. z dminisztrátor jogosult valamennyi intézményre vonatkozó adatot megtekinteni, módosítani, így többek között az intézmény alapadatait és felhasználóit is. Éves terv z intézmény az éves terveit az Intézményi nyitólap Tervezés Éves tervek Éves tervek kezelése menüpontban tudja megtekinteni és szerkeszteni. z éves terv bármikor módosítható. módosítások eredményeképpen új terv-verzió jön létre, mely biztosítja a terv valamennyi tartalmi állapotának visszakereshetőségét. dott éves terv az intézmény, a tervezet évének és a tervezet verziójának kiválasztását követően tekinthető meg. megtekintés nézetben megjelenő kiválasztott verziójának adatai Excel formátumban letölthetőek. gombra kattintva az éves terv z éves terv utolsó verziója a tervezet verziónál az ktuális verzió szerkesztése lehetőséget kiválasztva szerkeszthető. 7
gombra kattintva új ablakban megjelenik az éves terv nyomtatható formában. z gombra kattintva az éves terv aktuális verziójához új sor adható hozzá a következő űrlap kitöltésével. z űrlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. gombra kattintva az éves terv aktuálisan szerkesztett verziója mentésre, majd pedig közzétételre kerül, mellyel új terv-verzió jön létre. gombra kattintva az éves terv aktuálisan szerkesztett verziója mentésre kerül. mentett (piszkozat) állapotú tervet a tervezet événél csillag karakter jelzi a felhasználónak:. terv következő szerkesztésre történő megnyitásakor a mentett (piszkozat) állapotú terv kerül megnyitásra. gombra kattintva az aktuális verzió adatai visszaállításra kerülnek az utolsó közzétett verzió alapján, így a korábban (piszkozat állapotúként) mentett módosítások elvetésre kerülnek. tervsorokat tartalmazó táblázat Műveletek című oszlopában található tervsor az új tervsor hozzáadásával megegyező módon szerkeszthető, illetve a törölhető. gombra kattintva az adott gombra kattintva 8
Negyedéves terv Új negyedéves terv mennyiben adott negyedévre vonatkozóan még nem került rögzítésre terv, abban az esetben az Intézményi nyitólap Tervezés Negyedéves tervek kezelése Új negyedéves terv menüpontban hozható létre új negyedéves terv. z intézmény és a negyedév kiválasztását követően megjelenik a tervsorokat megjelenítő táblázat és a terv kezelésére szolgáló gombok. negyedévek listájában az aktuális és a következő három negyedév jelenik meg, de csak akkor, ha az adott negyedévre vonatkozóan még nem került rögzítésre (akár mentésre) terv. mennyiben az intézmény az adott negyedévre vonatkozóan nem tervez beszerzést, abban az esetben a gombra kattintva a negyedéves terv üresen elküldhető a Hivatalnak jóváhagyásra. z gombra kattintva a negyedéves tervhez új terv (projekt) sor adható hozzá a következő űrlap kitöltésével. z űrlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. 9
terv (projekt) sor hozzáadását követően a tervsorokat tartalmazó táblázat Lenyitás című oszlopában megjelenő gombra kattintva rögzíthetőek a tervsorhoz a költségtételek. z gombra kattintva a terv (projekt) sorhoz új költségtétel adható hozzá a következő űrlap kitöltésével. z űrlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. 10
z űrlapon a gombra kattintva választható ki a költségtétel kategóriája. költségtétel kategóriája a gombra kattintva rögzíthető. gombra kattintva választható ki, majd a költségtétel a rögzített költségtételeket tartalmazó táblázat utolsó oszlopában megjelenő költségtétel törölhető. gombra kattintva a gombra kattintva a terv adatai visszaállításra kerülnek az utolsó elbírált verzióra, azaz üres állapotba. z gombra kattintva a terv adatai visszaállításra kerülnek az utolsó mentett verzióra. gombra kattintva a negyedéves terv adatai mentésre kerülnek. Negyedéves terv keresése mennyiben adott negyedévre vonatkozóan már került rögzítésre terv, abban az esetben az Intézményi nyitólap Tervezés Negyedéves tervek kezelése Negyedéves tervek keresése menüpontban van lehetőség annak megkeresésére, megtekintésére, illetve módosítására. z intézmény kiválasztását, illetve adott esetben a további kereső mezők megadását követően a gombra kattintva megjelennek a rögzített negyedéves tervek. 11
Negyedéves terv megtekintése negyedéves terv a Negyedéves terv keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek című oszlopában a gombra kattintva tekinthető meg. tervsorokat tartalmazó táblázat Lenyitás című oszlopában megjelenő megtekinthetőek a tervsorhoz rögzített költségtételek. gombra kattintva z letölthetőek. gombra kattintva a negyedéves terv kiválasztott verziójának adatai Excel formátumban gombra kattintva új ablakban megjelenik a negyedéves terv nyomtatható formában. Negyedéves terv módosítása negyedéves terv a Negyedéves terv keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek című oszlopában a negyedéves terv állapotától függően megjelenő gombra kattintva módosítható. módosítások 12
eredményeképpen új terv-verzió jön létre, mely biztosítja a terv valamennyi tartalmi állapotának visszakereshetőségét. tervsorokat tartalmazó táblázat Műveletek című oszlopában megjelenő gombra kattintva a negyedéves tervsor az Új negyedéves terv fejezetben ismertetettek szerint módosítható, illetve a gombra kattintva törölhető. tervsorokat tartalmazó táblázat Lenyitás című oszlopában megjelenő gombra kattintva az Új negyedéves terv fejezetben ismertetettek szerint megtekinthetőek és szerkeszthetőek a tervsorhoz rögzített költségtételek. z letölthetőek. gombra kattintva a negyedéves terv kiválasztott verziójának adatai Excel formátumban z gombra kattintva a negyedéves tervhez új (projekt) sor adható hozzá az Új negyedéves terv fejezetben ismertetettek szerint. elbírált verzióra. z elküldésre kerül. gombra kattintva a terv adatai visszaállításra kerülnek az utolsó gombra kattintva új ablakban megjelenik a negyedéves terv nyomtatható formában. gombra kattintva a terv adatai visszaállításra kerülnek az utolsó mentett verzióra. gombra kattintva a negyedéves terv adatai mentésre kerülnek. gombra kattintva a negyedéves terv a Hivatal részére jóváhagyásra Negyedéves terv feladatlisták portál az Intézményi nyitólap Tervezés menüpontban biztosítja a szerkeszthető, illetve a hiánypótlásra váró negyedéves tervek gyors elérését. 13
feladatlisták Műveletek című oszlopában a szerkesztésre. gombra kattintva nyitható meg a negyedéves terv Negyedéves terv bírálata jóváhagyásra megküldött negyedéves tervet a Hivatal soronként bírálja el. Hivatal a negyedéves tervvel kapcsolatban hiánypótlást rendelhet el. negyedéves terv elbírálásáról a negyedéves tervet benyújtó felhasználó és a Hivatal is automatikus e- mail értesítést kap. mennyiben a negyedéves tervben rögzített terv (projekt) sor olyan éves tervsorhoz kapcsolódik, amelynél a Hivatal a jóváhagyásra küldés alól felmentést adott, abban az esetben a negyedéves terv (projekt) sornál a döntés utomatikusan befogadott lesz. Igény Új igény Új igény az Intézményi nyitólap Tervezés Igények kezelése Új igény menüpontban hozható létre. z igény adatlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. 14
mennyiben az adott felhasználó több intézményhez is hozzá van rendelve, abban az esetben a legördülő listából kell kiválasztani azt az intézményt, amelyhez az igény be kívánják jelenteni. mennyiben az adott felhasználó csak egy intézményhez van hozzárendelve, abban az esetben az intézmény mező automatikusan kitöltésre kerül. mennyiben az intézmény a beszerzését egy hatályos keretmegállapodásból kívánja megvalósítani, abban az esetben a keretmegállapodás mező mellett található megkeresve és a Műveletek című oszlopban található keretmegállapodás. gombra kattintva, majd az előugró ablakban gombra kattintva választható ki a 15
mennyiben az intézmény a beszerzését saját hatáskörben kívánja megvalósítani, abban az esetben ezt a saját hatáskörű beszerzés mező bejelölésével lehet jelezni a Hivatal felé. negyedév kiválasztását követően megjelennek a kiegészítés a következő igényhez, illetve a hivatkozott negyedéves projekt legördülő listák. kiegészítés a következő igényhez listában azok a korábbi igények jelennek meg, melyekhez kiegészítő igények nyújthatóak be. korábbi igény és a hozzá kapcsolódó kiegészítő igények összértéke nem haladhatja meg a hivatkozott negyedéves projekt összköltségét. hivatkozott negyedéves projekt listában azok a negyedéves projektek jelennek meg, melyekhez igények nyújthatóak be. mennyiben ismert a gazdasági szereplő, mellyel szerződést kívánnak kötni, abban az esetben a gazdasági szereplő adatai megadhatóak. z gazdasági szereplő is rögzíthető. gombra kattintva több gombra kattintva az igény adatai menésre kerülnek és az oldal alján megjelennek az adatlap kezelésére szolgáló további gombok, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége. 16
z gombra kattintva új ablakban megjelenik az igény adatlap nyomtatható formában. gombra kattintva a korábban mentett adatokkal újratölthető az űrlap. gombra kattintva a felvitt adatok menthetőek, így az igény rögzítése megszakítható, majd később folytatható. gombra kattintva az igény elküldésre kerül Hivatal általi jóváhagyásra. mennyiben az igény olyan negyedéves projekthez kapcsolódik, amely jóváhagyásra küldés alól felmentéssel rendelkezik, abban az esetben a gomb jelenik meg. z rögzítésre kerül. Igény keresése gomb helyett gombra kattintva az igény automatikusan befogadott állapotban z Intézményi nyitólap Tervezés Igények kezelése Igények keresése menüpontban van lehetőség az igények megkeresésére, megtekintésére, illetve módosítására. dott esetben a kereső mezők megadását követően a rögzített igények. gombra kattintva megjelennek a 17
Igény megtekintése z igény az Igények keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek című oszlopában a kattintva tekinthető meg. gombra 18
gombra kattintva új ablakban megjelenik az igény nyomtatható formában. Igény módosítása z igény az Igények keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek című oszlopában az igény állapotától függően megjelenő módosítható. Igény feladatlisták gombra kattintva az Új igény fejezetben ismertetettek szerint portál az Intézményi nyitólap Tervezés menüpontban biztosítja a dokumentum feltöltésre / hiánypótlásra váró igények gyors elérését. 19
feladatlista Műveletek című oszlopában a gombra kattintva nyitható meg az igény szerkesztésre. Igény bírálata Hivatal az igénnyel kapcsolatban hiánypótlást rendelhet el. z igény elbírálásáról az igényt benyújtó felhasználó és a Hivatal is automatikus e-mail értesítést kap. mennyiben az igény olyan negyedéves tervsorhoz (projekthez) kapcsolódik, amelynél a Hivatal a jóváhagyásra küldés alól felmentést adott, abban az esetben az igénynél a döntés utomatikusan befogadott lesz. Szerződés Új saját hatáskörű beszerzés saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredményeképpen megkötött szerződés adatainak rögzítése és az aláírt szerződés feltöltése az Intézményi nyitólap Saját hatáskörű beszerzések Új saját hatáskörű beszerzés menüpontban végezhető el. saját hatáskörű beszerzés adatlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. z intézmény kiválasztását követően az igény tárgya legördülő listából kiválasztható, hogy a rögzíteni kívánt szerződés mely saját hatáskörben jóváhagyott igényhez kapcsolódik. 20
szükséges adatok megadását követően a gombra kattintva a saját hatáskörű beszerzés adatai ideiglenesen mentésre kerülnek és az oldal alján megjelenik az adatlap végleges mentésére szolgáló gomb, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége. kerülnek. gombra kattintva a saját hatáskörű beszerzés adatai és a feltöltött dokumentumok mentésre Saját hatáskörű beszerzés keresése z Intézményi nyitólap Saját hatáskörű beszerzések Saját hatáskörű beszerzés keresése menüpontban van lehetőség a mentett saját hatáskörű beszerzések megkeresésére, illetve megtekintésére. z intézmény kiválasztását, illetve adott esetben a további kereső mezők megadását követően a gombra kattintva megjelennek a mentett saját hatáskörű beszerzések. 21
Saját hatáskörű beszerzés megtekintése saját hatáskörű beszerzés a Saját hatáskörű beszerzés keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek című oszlopában a gombra kattintva tekinthető meg. Teljesítésigazolás Új saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolása saját hatáskörben megvalósított beszerzés teljesítésigazolás adatainak rögzítése és az aláírt teljesítésigazolás feltöltése az Intézményi nyitólap Saját hatáskörű beszerzések Új saját hatáskörű beszerzés teljesítés igazolása menüpontban végezhető el. saját hatáskörű beszerzés teljesítés igazolása adatlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. 22
gombra kattintva, majd az előugró ablakban megkeresve és a Műveletek című oszlopban található a gombra kattintva választható ki a saját hatáskörű beszerzés. szükséges adatok megadását követően a gombra kattintva a saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolás adatai ideiglenesen mentésre kerülnek és az oldal alján megjelenik az adatlap végleges mentésére szolgáló gomb, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége. 23
gombra kattintva a saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolás adatai és a feltöltött dokumentumok mentésre kerülnek. Saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolás megtekintése saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolása a saját hatáskörű beszerzés adatlapjáról a teljesítésigazolásokat tartalmazó táblázat Műveletek című oszlopában található gombra kattintva tekinthető meg. saját hatáskörű beszerzés adatlapja a saját hatáskörű beszerzés teljesítésigazolása adatlapon a gombra kattintva is megtekinthető. 24