Vegyes tételek könyvelése felhasználói dokumentum Lezárva:

Átírás

1 Vegyes tételek könyvelése felhasználói dokumentum Lezárva: Griffsoft Informatikai Zrt Szeged, Felső-Tisza part M lph. fszt.2. Telefon: (62) Telefax: (62)

2 TARTALOM 1 VEGYES TÉTELEK KÖNYVELÉSE VEGYES KÖNYVELÉSSEL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK VEGYES KÖNYVELÉS RÖGZÍTÉSE Főkönyvi vegyes napló nyitása Könyvelési tételek rögzítése Könyvelési tétel átfordítása Kisegítő lehetőségek a rögzítéshez Könyvelési tétel duplikálása egy előző alapján Felesleges könyvelési sorok törlése Napló összes rögzítésének törlése feladás előtt Naplóban rögzített könyvelési tételek egyenlegének ellenőrzése Felrögzített könyvelési adatok lekérdezése főkönyvi feladás előtt Vegyes könyvelési tételek főkönyvi feladása SPECIÁLIS FUNKCIÓK Egy vegyes főkönyvi napló visszakönyvelése Egy vegyes főkönyvi napló duplikálása

3 1 VEGYES TÉTELEK KÖNYVELÉSE 1.1 Vegyes könyveléssel kapcsolatos tudnivalók Csak abban az esetben kell vegyes könyvelési tételt rögzíteni, ha az a könyvelési lépés az analitikán keresztül nem lehetséges! Ilyen esetek lehetnek: o Olyan követelés vagy kötelezettség könyvelés, amely az analitikában nincs nyilvántartva o Esetleges nyitó rendezések o Évet a Forrás programmal először kezdő intézmény esetében az állományok megnyitása (kivéve követelés, kötelezettség), stb. A vegyes könyvelési tételek az analitikában nem lekérdezhetőek, megtekinthetőek, azok kizárólag csak a főkönyvi állomány részét képezik! Ezen könyvelések eltérést okozhatnak az analitika és a főkönyv egyeztetésekor! Az analitikából származó hibák kijavítását minden esetben az analitikában kell javítani, nem vegyes könyvelési tételekkel! o Rossz követelés vagy kötelezettség bizonylatok (egyéb pénzbekérők, számlák, stb.) javítását korrekciós bizonylatokkal o Pénzforgalomi korrekciókat technikai banki bizonylatokkal kell rendezni! 1.2 Vegyes könyvelés rögzítése Főkönyvi vegyes napló nyitása Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / NYITÁS menüpontot! 2

4 A megjelenő ablak mezőt töltsük fel! Nyitó/Forgalom/Záró: Amennyiben a főkönyvi kivonatban (és egyéb kimutatásokban) a nyitó oszlopban szeretnénk látni a vegyes könyvelés eredményét, akkor az N betűt válasszuk ki! Minden más esetben F betűt! Könyvelési tételek rögzítése Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / KÖNYVELÉSI ADATOK RÖGZÍTÉSE menüpontot! Hatására egy navigációs képernyő jelenik meg, ahol a felső sávban jelöljük ki a korábban létrehozott főkönyvi naplót az F2-es gomb segítségével! 3

5 Miután kiválasztottuk a naplót, a (új tétel) ikonnal megkezdhetjük a rögzítést! Pár fontos tudnivaló a rögzítéssel, működési elvekkel kapcsolatban A program csak arra a főkönyvi számlaszámra és a hozzá kapcsolódó dimenziókra (egyedi gyűjtő, szakfeladat részletező, keretgazda, ügylet, stb.) könyvel, amely a Főkönyvi számlaszám mezőben szerepel! Az ellenszámla mezőbe írt érték csak informatív jellegű, illetve a későbbiekben olvasható átfordítás funkciót segíti elő! Az előzőekből következik, hogy egy Tartozik - Követel könyvelési lépéshez mindig két sort kell rögzíteni! Hogy a program a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszám melyik oldalára könyvel, az dönti el, hogy melyik összeg mezőt töltjük ki (Tartozik összeg vagy Követel összeg)! A dimenziókat (Egyedi gyűjtő, keretgazda, szakfeladat részletező, ügylet, stb.) mindig a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszámhoz igazodva, annak megfelelően kell feltölteni! Pár fontosabb mező: Könyvelési bizonylatszám: Tetszőlegesen tölthető! Bizonylat dátum: A könyvelési tétel dátuma Főkönyvi számlaszám: Lásd a tudnivalóknál feljebb! Dimenziók (Szervezeti egység, szakfeladat részletező, egyedi gyűjtő, stb.): A fentebb leírt elvek alapján a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszámhoz igazodva kell kitölteni! Tartozik, Követel összeg: Lásd a tudnivalóknál feljebb! Megjegyzés: Tetszőlegesen tölthető! 4

6 A rögzítés befejezését a (mentés és bezárás), vagy (Mentés) gombbal tudjuk véglegesíteni! Könyvelési tétel átfordítása A fen leírt elvek miatt, egy könyvelési tételhez két sorra van szükség, mivel csak a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszámra könyvel a program, és az ellenszámlában lévő adat csak informatív jellegű! Ezt segíti elő az átfordítás funkció, amely megcseréli a Főkönyvi számlaszám és Ellenszámla mező, illetve a Tartozik és Követel összeg értékeit is! Nyomjuk meg az ikonsoron a jobb oldali ikont (Átfordítás újrainicializálással)! Hatására a program felcseréli a Főkönyvi számlaszám és Ellenszámla mező, illetve a Tartozik és Követel összeg mezőbe írt adatokat! Ne felejtsük el módosítani azokat a mezőket, amelyeknek változnia kell az új főkönyvi számlaszámnak megfelelően (pl.: Egyedi gyűjtő, stb.)! A rögzítés befejezését a (mentés és bezárás), vagy (Mentés) gombbal tudjuk véglegesíteni! 5

7 Kisegítő lehetőségek a rögzítéshez Könyvelési tétel duplikálása egy előző alapján Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! Felesleges könyvelési sorok törlése Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! Napló összes rögzítésének törlése feladás előtt Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! Hatására a program a naplóban lévő összes rögzítési tételt kitörli! Naplóban rögzített könyvelési tételek egyenlegének ellenőrzése Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! Ezzel a funkcióval ellenőrizhetjük, hogy a naplóban rögzített vegyes tételek egyenlege 0-e, vagyis a Tartozik és Követel összeg megegyezik-e! Felrögzített könyvelési adatok lekérdezése főkönyvi feladás előtt Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / LEKÉRDEZÉS - NAPLÓS menüpontot! 6

8 Hatására egy általános lekérdező jelenik meg, ahol a ikon segítségével válasszuk ki a megfelelő listát (pl.: HD_EVNTL (Egy vegyes napló tartalmának lekérdezése)), majd a ikonnal megtekinthetjük azt Vegyes könyvelési tételek főkönyvi feladása Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / ÖSSZES NAPLÓ AKTUALIZÁLÁSA menüpontot! 7

9 A megjelenő képernyőn kiválaszthatjuk a megfelelő naplót, majd a ikon segítségével a tábla jobb oldalára áttehetjük, majd az gomb megnyomásával a program feladja főkönyv felé a rögzített adatokat Ha a főkönyvi feladást akadályozó bármilyen problémát észlel a program, egy üzenetben jelzi azt! Például, ha a naplónak az egyenlege nem 0! 8

10 1.3 Speciális funkciók Egy vegyes főkönyvi napló visszakönyvelése A funkcióval egy vegyes főkönyvi napló teljes tartalmát lehet egy másik naplóban ellentétesen lekönyvelni. Vagyis a tartozik könyvelésekből követel, a követel könyvelésekből tartozik jön létre. Előfeltételei: A visszakönyvelendő vegyes napló fel legyen adva főkönyv felé Főkönyvi vegyes napló nyitása a visszakönyvelés időszakára (lásd feljebb) Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / FŐKÖNYVI NAPLÓ VISSZAKÖNYVELÉSE menüpontot! Napló, amit visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt a naplót, amelyet ellentétesen le akarunk könyvelni Napló, amibe visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt az üres naplót, amelyet korábban létrehoztunk 9

11 Eredeti megj? Igen esetén a visszakönyvelendő napló tételeinek megjegyzése megmarad. Nem esetén a Megjegyzés sorba írt szöveg kerül minden könyvelési sor mellé Egy vegyes főkönyvi napló duplikálása A funkcióval egy vegyes főkönyvi napló teljes tartalmát lehet egy másik naplóban duplikálni, vagyis a teljes tartalmát lemásolni. Előfeltételei: A duplikálandó vegyes napló fel legyen adva főkönyv felé Főkönyvi vegyes napló nyitása a visszakönyvelés időszakára (lásd feljebb) Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / FŐKÖNYVI NAPLÓ DUPLIKÁLÁSA menüpontot! Napló, amit visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt a naplót, amelyet duplikálni szeretnénk Napló, amibe visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt az üres naplót, amelyet korábban létrehoztunk 10