FELHASZNÁLÓI TÁJÉKOZTATÓ MVH Portál Kérdés-válasz modul Ügyfelek részére Verzió: v1.4 2016. február 15. Készítette: Ulyssys Kft.
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 3 1.1. A rendszer elérése... 3 1.2. Ajánlott böngésző... 3 2. A modul használata külső felhasználók számára... 4 2.1. Regisztráció... 4 2.2. Bejelentkezés... 6 2.3. Kérdések listázása... 9 2.3.1. Kérdések szűrése... 12 2.4. Új kérdés benyújtása... 13 2.5. Válasz megtekintése... 19 2.6. Újabb kérdés benyújtása ugyanabban a témában... 21 2
1. Bevezetés Az MVH Portálon a felhasználóknak lehetőségük van azonosítást követően a hivatal felé kérdéseket feltenni. A kérdések lehetnek általános témájúak és az ügyfél folyamatban lévő ügyeivel összefüggőek is. A modul kizárólag a portálon regisztrált felhasználók számára érhető el. A portálon regisztrált, de MVH azonosítóval nem rendelkező felhasználók csak általános témájú kérdéseket tehetnek fel. 1.1. A rendszer elérése A modul az MVH Portál főoldalán (https://www.mvh.gov.hu) a Kérdés-válasz funkciógombra kattintva érhető el. 1.2. Ajánlott böngésző Mozilla Firefox 36.1+ Google Chrome 30+ 3
2. A modul használata külső felhasználók számára 2.1. Regisztráció A portál Kérdés-válasz moduljának használatához regisztrálni kell a honlapon, mely a fejléc sávban található Regisztrálás gombra kattintva tehető meg. A regisztráció normál vagy egyszerűsített módon történhet, utóbbi esetben a felhasználó a saját Facebookvagy Google-fiókját használja. Normál regisztráció esetén meg kell adni: a vezeték- és keresztnevet, az email címet és a jelszót; emelt szintű ügyintézéshez meg lehet adni: o az MVH ügyfél-azonosítót (MVH regisztrációs szám) és o az adóazonosítót. Ezek alapján történik az ügyfél ellenőrzése a GAZDA adatbázisból. Emelt szintű ügyintézés: A Kérdés-válasz modulban az ügyfél-azonosítóval nem rendelkező felhasználó csak Általános kategóriában tud kérdést feltenni, emiatt hosszabb ügyintézésre lehet számítani. Az ügyfél-azonosító megadásával lehetőség nyílik az összes kérdés kategória használatára, mely lehetővé teszi, hogy a feltett kérdés célirányosan az érintett ügyintézők elé kerüljön, ezáltal lerövidülhet a válaszadás ideje. Amennyiben a regisztráció során az ügyfél-azonosítót nem adta meg vagy nem állt rendelkezésre, utólag a Felhasználói adatok felületen lehetőség van a megadására. Ellenőrzésképpen az ügyfél-azonosítóhoz tartozó adószámot is meg kell adni. 4
A kötelező mezők kitöltése után a Regisztráció gombot megnyomva kerül elküldésre a regisztrációs kérés. Ekkor a rendszer egy email üzenetet küld, melyben a regisztráció megerősítését szolgáló hivatkozás található. Ezután a megadott email címhez tartozó postafiókba bejelentkezve a visszaigazoló emailben található regisztrációs linkkel lehet a felhasználói fiókot aktiválni. 5
2.2. Bejelentkezés A Kérdés-válasz modul használatához szükséges a portálra bejelentkezni. A főoldal fejlécén található Bejelentkezés funkciógombra kattintva tud az ügyfél bejelentkezni. A bejelentkezésnél meg kell adni a regisztrált felhasználó email címét és jelszavát. Ha nem emlékszünk a jelszavunkra, kérhetünk jelszó emlékeztető üzenetet a regisztrációkor megadott email címünkre. Ehhez a fejléc sávban található Elfelejtett jelszó gombra kell kattintani. Első bejelentkezéskor a felhasználó ki tudja választani az érdeklődési köreit. 6
A bejelentkezett felhasználó a fejléc feletti adminisztrációs menüsorban jobb oldalon látja a bejelentkezési nevét. A bejelentkezési név melletti nyíllal nyitható le egy menü, amiben a saját fiók beállításai és a kijelentkezés választható. A felhasználó a Saját fiókot választva tudja megnézni és módosítani a regisztáció során megadott felhasználói adatait, jelszavát és érdeklődési köreit. Felhasználói adatok: A felhasználó itt adhatja meg utólagosan az ügyfél regisztrációs számát, ha az a regisztráció során (még) nem állt rendekezésére vagy nem került megadásra. Jelszó: A felhasználó itt módosíthatja az email címéhez tartozó jelszavát. 7
Érdeklődési kör: A regisztráció során megadott érdeklődési kör beállítás módosítására bármikor lehetőség van ezen a felületen. A felhasználók előre megadott érdeklődési köröket, ill. érdeklődési kör csoportokat választhatnak ki az érdeklődési kör előtt található jelölőnégyzet segítségével. Érdeklődési kör csoport kiválasztása esetén az alá rendelt érdeklődési körök is kiválasztásra kerülnek. A kiválasztott érdeklődési körhöz rendelt jogcímekhez kapcsolódó webtartalmak lesznek láthatóak az ügyfél számára. Amennyiben a kiválasztott érdeklődési kör alá rendelt jogcímcsoportba új jogcím kerül felvételre, az automatikusan bekerül az érdeklődési kör jogcímei közé. Ez azt jelenti, hogy az adott érdeklődési kör alapján szűkített webtartalmak között megjelennek az új jogcímmel kapcsolatos információk is a felhasználó számára akkor is, ha csak szűrt adattartalommal használja a portált. Az érdeklődési kör szerinti szűrés ki/be kapcsolható a portál fejlécében. Amennyiben a szűrést kikapcsolja a felhasználó, a teljes publikus tartalom is megjelenik. 8
2.3. Kérdések listázása Bejelentkezés után a Kérdés-válasz funkciógombra kattintással érhető el a modul. A kérdés-válasz gomb kiválasztása után lehetőség van a saját kérdéseinkkel kapcsolatos ügyintézésre (Kérdéseim) és a feltett kérdésekből készült, általános érdeklődésre számot tartó ismertetők megtekintésére (Gyakori kérdések). A Kérdéseim gombra kattintva nézheti meg a bejelentkezett felhasználó az eddig feltett kérdéseit, az azokra kapott válaszokat, valamint itt van lehetősége új kérdés feltevésére is. 9
A kérdéseket tartalmazó táblázatos lista fejlécében az oszlop megnevezésére kattintva rendezhetjük a listát, az érintett oszlop tartalma szerint csökkenő/növekvő sorrendbe. A Kérdéseim listából kiválasztva a felhasználó megtekintheti korábban feltett kérdését a kiválasztott sorra kattintva, vagy a jobb oldali oszlopban lévő Műveletek közül kiválasztva a Részletek menüpontot. Már megnyitott kérdést újra meg lehet jelölni olvasatlanként (a kérdés automatikusan olvasottá válik, ha részleteiben megnyitásra kerül). A rendszer az olvasatlan leveleket előre sorolja és a többitől eltérő színnel jeleníti meg a felhasználó számára. 10
Az archív elemeket is külön színnel emeli ki a rendszer listázáskor. Ehhez a részletes keresőben át kell állítani az Archivált státuszt Mindegy-re. (Lásd: következő pont.) 11
2.3.1. Kérdések szűrése A bejelentkezett felhasználó kereshet is a kérdések között egyszerű és részletes keresővel. Az egyszerű kereső a keresett kulcsszavak beírásával keres a kérdések tárgyában (cím) és szövegében. Az összetett keresővel célzottan kereshetünk: a kérdéscsoport egyedi azonosítójának, a kérdés tárgyának, a kérdés szövegének, a kérdéscsoport első kérdése beküldési idejének, valamint a kérdéscsoport státuszának, a kérdés kategóriájának és a kérdés archív státuszának elemei között, meghatározva, hogy a kiválasztott szempontok bármelyike vagy mindegyike teljesüljön. 12
2.4. Új kérdés benyújtása Amennyiben a bejelentkezett felhasználó új kérdést kíván beküldeni, azt megteheti a lista tetején található Új kérdés gombra történő kattintással. Új kérdés feltevése előtt minden esetben meg kell győződni arról, hogy a felmerült problémára nem született-e publikus válasz a GYIK (gyakori kérdések) listában. Ha a felhasználó rendelkezik a GAZDA rendszerben rögzített meghatalmazással, abban az esetben jogosult a meghatalmazó felhasználók nevében kérdést feltenni. Ekkor a Kérdéseim listában az összes olyan kérdést megtalálja, amelyet maga a GAZDA rendszerben rögzített meghatalmazással rendelkező felhasználó tett fel, függetlenül attól, hogy kinek a nevében tette fel a kérdést. A kérdés benyújtására szolgáló felületen a felhasználó regisztrációjából ismert adatok (kérdező neve, email címe) automatikusan kitöltésre kerülnek. Azok a felhasználók, akik a regisztráció során nem adták meg ügyfélazonosítójukat, a kérdésben érintett kategóriát nem tudják változtatni (alapértelmezett: Általános). 13
A GAZDA rendszerben rögzített meghatalmazással rendelkező felhasználónak jelölnie kell, ha más nevében tesz fel kérdést (Meghatalmazottként más nevében teszem fel a kérdést jelölőnégyzet), illetve a A reprezentált ügyfél azonosító száma mezőben rögzítenie kell annak a felhasználónak az MVH azonosítóját, akinek a nevében felteszi a kérdést (a megfelelő jogosultságot, azaz hogy kinek a nevében tehet fel kérdést, a rendszer automatikusan ellenőrzi). A beküldő felhasználónak a kérdés tárgyát és szövegét szükséges megadnia. Amennyiben ügyfélazonosítóval rendelkezik, akkor választhat kérdés kategóriát is, ha nem, abban az esetben csak ún. Általános témájú kérdést tehet fel. A feltett kérdéshez a beküldő választása szerint fájlokat is csatolhat (maximum 6 db), melyek mérete egyenként nem haladhatja meg a 25 MB-ot. 14
A kérdés feltevésére szolgáló felület az alábbi: ügyfél-azonosítóval nem rendelkező felhasználó esetében: 15
ügyfél-azonosítóval rendelkező felhasználó esetében: 16
17
a GAZDA rendszerben rögzített meghatalmazással rendelkező felhasználóként belépve: A kérdés a Beküldés gombra történő kattintással kerül elküldésre az MVH felé. 18
2.5. Válasz megtekintése Válasz érkezéséről a kérdező értesítést kap e-mailben. A válasz megtekinthető a Kérdéseim listából a kérdés részleteinek megtekintésével. Az új, olvasatlan válaszok kiemelten jelennek meg a listában, Megválaszolt státusszal. A beérkezett válasz elolvasásához a kérdezőnek a Kérdéseim listából kiválasztott sorra kell kattintania vagy a jobb oldali oszlopban lévő Műveletek közül kiválasztania a Részletek menüpontot. 19
20
2.6. Újabb kérdés benyújtása ugyanabban a témában Amennyiben a felhasználónak a felvetett kérdéssel kapcsolatban (adott esetben a válasz alapján) további kérdése merül fel vagy a hivatal hiánypótlásra, információ megadására szólítja fel, ugyanabban a témában a válaszra reagálva újabb kérdést is benyújthat. Az újabb kérdését a felhasználó a Beküldés gombbal küldi be. 21
Egy kérdéscsoportban beküldött több kérdés esetén a kérdés részleteinek megtekintésekor látszik minden, az adott témában feltett kérdés és válasz. A válaszra beküldhető folytatólagos kérdés lehetősége biztosítja az MVH és az ügyfél közötti zökkenőmentes kommunikációt. Ha a hivatal az ügyfél kérdésére válaszolva plusz információ megadását kéri, lényeges, hogy a válasz az eredeti kérdéshez kapcsolódjon (válasz-kérdésként), ellenkező esetben az információ visszakeresése jelentősen megnehezíti az ügyintézést. 22