KÖRNYEZETVÉDELMI ÉS VÍZÜGYI MINISZTÉRIUM PÁLYÁZATI ÚTMUTATÓ A Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium a környezet- és természetvédelmi céllal létrejött társadalmi szervezetek környezet és természetvédelmi célú programjainak támogatására vonatkozó 2008. évi Zöld Forrás pályázati felhívásához Budapest, 2008. március 1
Bevezetı A környezet- és természetvédelmi céllal létrejött társadalmi szervezetek részére meghirdetett 2008. évi pályázati felhívásra benyújtásra kerülı pályázatok összeállításának elısegítése, valamint a döntéselıkészítési folyamat felgyorsítása érdekében a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium a korábbi évek gyakorlatához képest már 2006. évtıl lényegesen egyszerősítette, könnyebbé tette a pályázatok benyújtásának feltételeit. Ennek megfelelıen egységes pályázati adatlap, és egyszerősített útmutató került összeállításra, valamint minimálisra csökkent a benyújtandó dokumentumok száma. Az elbírálási folyamat felgyorsítása érdekében, figyelemmel a fentiekben felsorolt egyszerősítésre a 2008. évben - hasonlóan a 2006. évi pályázati felhívásban foglaltakhoz - hiánypótlási lehetıség nem került biztosításra, azaz csak hiánytalanul kitöltött, a mellékleteket maradéktalanul tartalmazó, tartalmi-formai szempontból megfelelı pályázatok kerülhetnek be az elbírálási folyamatba. Mindezek alapján kérjük jelen útmutató gondos áttekintését, a vonatkozó elıírások fokozott figyelembe vételét! Az alábbiakban a pályázatok összeállításának szabályai, a figyelembe veendı szempontok kerülnek ismertetésre: 1. A pályázatok összeállításának szabályai A pályázatot, pályázati adatlapon (pályázati adatlap a környezet- és természetvédelmi céllal létrejött társadalmi szervezetek programjainak támogatására), a kötelezıen csatolandó mellékletekkel együtt, a jelen útmutatóban foglalt tartalmi és formai követelményeknek megfelelıen 3 példányban: egy eredeti és kettı másolati - az eredetivel mindenben azonos tartalmú (arról másolt) - példányban, gépelve vagy nyomtatva kell benyújtani. Kézírással kitöltött példányok befogadása nem lehetséges! Amennyiben az egyes példányok eltérnek egymástól, a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium az eredeti példányt tekinti irányadónak. A pályázatot folyamatos lapszámozással és tartalomjegyzékkel kell ellátni. A tartalomjegyzék végén fel kell tüntetni a pályázat összes lapjainak a számát. Az eredeti példány minden egyes oldalát az aláírásra jogosult személynek cégszerő aláírással kell ellátnia. A pályázat példányait növekvı sorrendben, 1-3-ig, azok borítólapján a megfelelı sorszámmal ellátva, valamint az Eredeti (1), illetıleg Másolat (2), Másolat (3) felirat feltüntetésével, egyetlen lezárt borítékban kell benyújtani. A csomagoláson fel kell tüntetni a pályázó nevét, postacímét, valamint a pályázati cél számát és megnevezését (például: 1.4 Városi környezetminıség) A pályázati adatlap és útmutató letölthetı a KvVM honlapjáról (www.kvvm.hu), illetve beszerezhetı kedden és szerdán 9-15 óráig, csütörtökön 9-17 óráig, illetve pénteken 9-14 óráig a következı címen: Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Zöld-Pont Szolgálat 1011 Budapest, Fı u. 44-50. Tel: 457-3354, 06-80-40-11-11 e-mail: info@mail.kvvm.hu 2. A pályázati adatlap kitöltéséhez szükséges információk A pályázati adatlap szerkezete és tartalma nem változtatható! Az elektronikusan kitöltött adatlap esetében lehetıség van hosszabb válaszadásra, szabad helyek szerkesztésére, összehúzására, de a megválaszolandó kérdések sorrendje nem változtatható meg. 2
A pályázati adatlap pontos és hiánytalan kitöltése, cégszerő aláírással, dátummal és bélyegzıvel történı ellátása kötelezı, mely a pályázat elfogadásának alapfeltétele. Az adatlap kitöltése értelemszerően történik, melynek során kérjük az alábbiakban felsoroltak figyelembevételét: A pályázati felhívás szerinti célok: 1.1 Környezettudatosság növelése, 1.2 Éghajlatváltozási, 1.3 Környezetegészségügyi és élelmiszerbiztonsági, 1.4 Városi környezetminıség, 1.5 Biológiai sokféleség védelme és tájvédelem, 1.6 Vidéki környezetminıség, terület- és földhasználat, 1.7 Vizeink védelme és fenntartható használata, 1.8 Hulladékgazdálkodási és 1.9 Környezetbiztonság. - az adatlap 2.1. pontjában a pályázati felhívásban szereplı pályázati cél számának és megnevezésének pontos feltüntetése szükséges (például: 1.5 Biológiai sokféleség védelme és tájvédelem). Egy pályázatban 1 támogatási célt lehet megjelölni! - az adatlap 2.2. pontjában kérjük, egy olyan összefoglaló cím megadását, amely alapvetıen jellemzi a tervezett programot (amely végigkíséri azt a regisztrálástól a lezárásig). - az adatlap 2.3. pontjában a program tartalmára vonatkozó összefoglaló leírást kell megadni. - az adatlap 3.2. pontjában: - a program megvalósítása kezdési idıpontjának megadásánál, kérjük vegyék figyelembe, hogy a program megvalósításának kezdete nem elızheti meg a pályázat benyújtásának (postabélyegzı) napját (azaz a benyújtást követı napon a pályázó a saját kockázatára megkezdheti a projektet) a megvalósítás befejezési idıpontjának megadásánál vegyék figyelembe, hogy a pályázatok, a benyújtási határnaptól számított 3 hónapon belül kerülnek elbírálásra, (döntésre) és csak ez után történik a támogatott pályázókkal a szerzıdéskötés, majd a támogatás utalása. Az egyes programok megvalósításához saját és/vagy egyéb forrás biztosítása nem feltétel, azonban, amennyiben a pályázó saját vagy egyéb forrást szerepeltet a program forrásai között, akkor annak rendelkezésre állását a támogatási szerzıdés megkötésének elıfeltételeként igazolnia kell (saját forrás esetén a számlavezetı vagy hitelintézet által kiadott igazolással, vagy a pályázat benyújtását követıen megkezdett program esetén számlával/bizonylattal, egyéb támogatás esetén értesítı levél másolatával, támogatási szerzıdés másolatával stb.). Az igényelt támogatás és a saját - és/vagy egyéb - forrás(ok) összege nem haladhatja meg a pályázatban szereplı program teljes költségét. - az adatlap 6. pontjában: A projekt teljes költségének tételes részletezését kell megadni - az igényelt támogatás feltüntetésével - úgy, hogy az egyes költségkategóriák egyértelmően megfeleljenek a tervezett tevékenységeknek. A megvalósításhoz szükséges teljes költség meghatározása során figyelemmel kell lenni a szervezet adott projekt megvalósítására vonatkozó ÁFA visszaigénylési jogosultságára. Amennyiben az ÁFA visszaigényelhetı, akkor a nettó teljes költség alapján igényelhetı a támogatási összeg, amennyiben nem, akkor a bruttó támogatási összeg után. (a 6. pont alatti táblázatban szereplı összegeknek összhangban kell lennie a 4. pontban szerepeltetett teljes költséggel és igényelt támogatással) 3
A program költségvetése részletesen kell, hogy tartalmazza a "mőködés" és "felhalmozás" jellegő tervezett kiadásokat, a "felhalmozás" jellegő tételek pontos specifikációjával. Felhalmozás jellegő költségnek minısülnek a 100 000,- Ft egyedi beszerzési érték feletti tételek, ill. azok az eszközök, melyek a szervezet tevékenységét - az aktuális számviteli politika értelmében - 1 éven túl tartósan szolgálják. Elszámolható és nem elszámolható költségek A költségek elszámolhatóságának kezdı napja: a felmerült költségek a pályázat benyújtásának (postabélyegzı) napját követı naptól számolhatóak el. A költségek elszámolhatóságának végsı napja: a költségek elszámolására vonatkozó számlákon/bizonylatokon szereplı teljesítési dátum (azaz az áru átadásának vagy a szolgáltatás teljesítésének idıpontja) nem haladhatja meg a támogatási szerzıdésben rögzített befejezési idıpontot. Csak kifizetett számla nyújtható be elszámolásra. A beszámoló benyújtásának, a támogatás elszámolhatóságának utolsó napja a támogatási szerzıdésben szereplı befejezési határidıtıl számított 30. nap. A támogatás terhére elszámolandó számlák formai és tartalmi megfelelıségére vonatkozó elıírásokat a 2000. évi C. törvény (számviteli törvény), valamint a 2007. évi CXXVII. Tv. 168-178. - ai tartalmazzák. A támogatás felhasználásakor (vásárláskor, számlák kiegyenlítésekor) az itt meghatározott követelményeknek megfelelı számlákat, bizonylatokat szabad csak elfogadni a kiállítóktól. A könyvviteli elszámolást, a záró beszámolót közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylatot (ide értve a fıkönyvi számlákat, analitikus, illetve a részletezı, elkülönített projekttel összefüggı nyilvántartásokat) legalább 8 évig elkülönítetten meg kell ırizni. (Elkülönítés: a támogatott program terhére elszámolt számlák, bizonylatok eredeti példányai bekerülnek a szervezet rendes könyvelésébe, azonban ezt megelızıen, ezekrıl a dokumentumokról másolatot kell készíteni, melyeket összefőzve, külön kell tárolni.) Elszámolható költségek: Kizárólag azon költségek számolhatók el, amelyek: - a projekt megvalósításához nélkülözhetetlenek, a támogatási szerzıdés rendelkezik róluk és szinkronban vannak a 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) szerinti költség-haszon elvével; - a projekt megvalósításának szerzıdésben rögzített kezdınapja (azaz a költségek elszámolhatóságának kezdı napja) és megvalósításának befejezése közötti idıtartam alatt merültek fel és kerültek teljesítésre; - szerepelnek a Támogatott könyvelésében, adózási dokumentumaiban, azonosíthatóak és ellenırizhetıek, továbbá igazolhatóak alátámasztó és teljesítési dokumentumok eredeti példányaival; a Támogatott által a jogszabályok értelmében vissza nem igényelhetı ÁFA, mely végsı soron a kedvezményezettet terheli (azaz általa vissza nem igényelhetı) támogatható kiadásnak minısül. Bérek, bérjellegő költségek és járulékaik: Munkabérként csak a projekt megvalósításával közvetlenül összefüggı, külsı személy által is bizonyítottnak látszó közremőködık díja számolható el. Bizonyítható a munkabérköltség szükségessége akkor, ha - határozott idejő (program idıtartamára vonatkozó) munkaviszonnyal összefüggı okmány egyértelmően igazolja, vagy - határozott idejő (program idıtartamára vonatkozó) másodállással, mellékfoglalkozással összefüggı okmány egyértelmően igazolja, vagy - a cél megvalósításával összefüggı megbízási szerzıdés igazolja, vagy - határozatlan idejő munkaviszony esetén csatolják a munkavállaló és kifizetı (munkaadó) között létrejött szerzıdést, és a munkaköri leírást. 4
Fenti kifizetések esetén csatolni kell a kifizetést igazoló okmányt és az APEH-hoz benyújtott 0808M nyomtatvány foglalkoztatottra vonatkozó lapját. Bérjellegő kiadásnak számít a projekt megvalósításához, a tényleges lebonyolításhoz szükséges szakmai/szakértıi munkák díja, bérköltsége, ill. az alkalmazásban álló munkatársak részbére (a pályázatban, ill. az elszámolásban nyilatkozni szükséges arról, hogy ki /beosztás szerint/ hány órát foglalkozik a projekttel napi/havi szinten). A béreket terhelı járulékok csak abban az esetben számolhatók el, ha azok végérvényesen a Támogatottat terhelik. A költségek felmerülését a Támogatottnak meghatározott számviteli bizonylatokkal, dokumentummal kell igazolnia: - Munkaszerzıdés - Munkaköri leírás, mely tartalmazza a projekttel kapcsolatos tevékenységeket. Amennyiben a munkatárs már a projekt megkezdése elıtt is munkaviszonyban állt a Támogatottal és projektbeli feladatait a korábban megállapított munkaidejében végzi el, akkor meglévı munkaszerzıdést és munkaköri leírást ki kell egészíteni a projektbeli feladatok leírásával. - Ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra, akkor a szerzıdésben meghatározott munkaidıarány alapján kell kiszámítani az elszámolni kívánt összeget; - Megbízási szerzıdést kell kötni, ha a meglévı munkatárs a feladatokat munkakörén kívül, munkaidın túl végzi el. Továbbá megbízási szerzıdéssel vehetnek részt azon szakértık, ahol a munkavégzés egyéni vállalkozás vagy kisvállalkozás keretén belül történik (8 millió forint felett közbeszerzés, 8 millió forint alatt árajánlatok alapján kell kiválasztani a szakértıt). - Amennyiben a Támogatottnál bérszámfejtı rendszer mőködik: bérszámfejtı lapok, amennyiben kézi számfejtés történik: bérjegyzék/fizetési jegyzék; - A Támogatott nyilatkozata a munkáltatót terhelı járulékok megfizetésérıl, ill. a vonatkozó átutalásokat tartalmazó bankszámla kivonatok másolatai szükségesek; - Kifizetés bizonylata (összevont utalás esetén kimutatás arról, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz); - Teljesítés-igazolás. A bérhez, bér jellegő kiadáshoz kapcsolódik a bruttó bérek munkaadót terhelı járulékai. Ezzel kapcsolatban csak azok a ráfordítások számolhatók el, amelyeket a kifizetı (munkáltató) az állami adóhatóság felé bevallott, megfizetett, a bevallás feldolgozásáról az értesítést, és a 0808M személyre szóló bevallást csatolták. Szolgáltatások: Harmadik féltıl megrendelt, a projekttel bizonyíthatóan összefüggı anyagjellegő ráfordítások között elszámolható, közvetlen költségek (elemzés, tanácsadás, oktatás, képzés, marketing, ellenırzés, nyilvánosság, tájékoztatás) munka értéke. A projekt megvalósításához készített költségvetésben jóváhagyott összeget meg nem haladó mértékő lehet a számla szerinti bekerülési értéke. Nem számolhatók el azok a szellemi szolgáltatásra kifizetett összegek, amelyek az igénybevett szolgáltatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, cél, tartózkodási idı, a tényleges szolgáltatás, dokumentumok) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az igénybevett szolgáltatás csak látszólagosan szolgálja a pályázati célt. Csatolandó dokumentumok: - Szerzıdés(ek); - Árajánlatok, megrendelı; - Közbeszerzés dokumentumai, amennyiben a termék/szolgáltatás közbeszerzés-köteles; - Számla(k); - Teljesítést igazoló dokumentumok (szállítólevél, üzembe helyezési jegyzıkönyv, átadás-átvételi jegyzıkönyv); - Kifizetés bizonylata. A projekt keretében lebonyolított oktatások, rendezvények költsége A saját szervezésben lebonyolított oktatás, rendezvény és más hasonló szolgáltatás költsége akkor fogadható el, ha ezek megtartását a benyújtott pályázatban célként tőzték ki, témaköreit, tartalmát ismertették, a rendezvény költségvetését bemutatták. Ezen túl - amennyiben a támogatási szerzıdés másként nem rendelkezik - csatolni kell a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium részére megküldött meghívót. 5
A tárgyi költségek elszámolhatók az ide kapcsolódó számlákkal és bizonylatokkal, a kifizetés tényét igazoló kiadási pénztárbizonylatokkal és bankkivonatokkal. Adminisztrációs költség / irodaköltség: Azok a költségek, melyek nem kapcsolódnak egy konkrét tevékenységhez, (mint pl.: irodaszerek beszerzése, útiköltség, könyvelés, bérszámfejtés),arányosítva, a projekt érték és a teljes ráfordítás arányában számolhatók el. - Útiköltség: Fıszabály szerint a projekt megvalósításával összefüggésben elszámolható az utazásra, a szállásra kifizetett összeg. Nem számolhatók el az utazásra, szállásra kifizetett összegek, ha az utazásra, szállásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idı, a tényleges szakmai és szabadidıprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan szolgálja a pályázati célt. A pályázati céllal összefüggésben saját gépjármőhasználattal összefüggı költség vagy kiküldetési rendelvény, vagy útnyilvántartás alapján számolható el. Gépjármő-használat esetén a benyújtandó dokumentumok: - Útnyilvántartás (a támogatott szervezet tulajdonában álló, vagy más szervezettıl akár ingyenesen is kölcsön kapott gépjármő esetén): Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármő típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát, az év elsı és utolsó napján a kilométeróra állását. Tartalmaznia kell: az utazás idıpontját, az utazás célját (honnan-hova és mi célból történt az utazás), felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát; A nem munkaviszonyban és nem vállalkozóként közremőködık részére a saját gépjármő költséget útnyilvántartás alapján lehet megtéríteni. A személyi jövedelemadóról szóló törvény értelmében az útnyilvántartás alapján megtérített költség a magánszemély olyan jövedelme, amellyel szemben költséget számolhat el. A kifizetıt (alapítvány, egyesület) útnyilvántartás alapján kifizetett költségtérítés esetén a magánszemély nyilatkozatán alapuló elıleg levonási, és adatszolgáltatási kötelezettség terheli (0808M nyomtatványon). - Kiküldetési rendelvényt kell kiállítani akkor, ha a kiküldött a szervezettel munkaviszonyban áll. Ez esetben a gépjármőhasználat szükségességét a kiküldı szerv vezetıje, vagy a kötelezettségvállalással megbízott dolgozója igazolja. Amennyiben a kiküldött dolgozó az APEH által közzétett üzemanyagár, a módosított 60/1992. (IV.l.) Kormány rendelet 4. -ban meghatározott üzemanyag norma-átalány továbbá, a hatályos személyi jövedelemadóról szóló törvényben megállapított 9 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltséget (magába foglalja a fenntartás, javítás, felújítás, vagyis az üzemanyagon kívül minden más költséget) számolja el, úgy nem keletkezik adófizetési kötelezettsége, bevallani sem kell. Ha a kifizetett költségtérítés a rendelet alapján bemutatottól magasabb, úgy a kiküldöttet adófizetési kötelezettség terheli, tehát a kifizetınek van adóelıleg levonási, és adatszolgáltatási kötelezettsége az APEH felé. - Forgalmi engedély másolata (nem magántulajdonú jármő esetén) - Kifizetés bizonylata. Üzemanyag-felhasználás esetén a hatályos adójogszabályok irányadóak. Tömegközlekedés elszámolása esetén csatolandó dokumentumok: - Számla; - Kifizetés bizonylata; - Kiküldetési rendelvény. - Rezsiköltség: Elszámolható, amennyiben olyan tényleges költségen alapul, mely a projekt megvalósításához kapcsolódik, valamint arányosan felosztható a projektre egy megfelelıen dokumentált és méltányos módszert alkalmazva. Csatolandó dokumentumok: 6
- a Támogatott nevére szóló számla; - Nyilatkozat az elszámolni kívánt költségek megosztásának módjáról; - Kifizetés bizonylata. Felhívjuk a figyelmet, hogy a jelen pályázati támogatási keretbıl a pályázó (szervezet) általános mőködési költségeihez nem, csak a projekthez kapcsolódó (a szakmai részben megindokolt) mőködési költségekhez igényelhetı támogatás. Ez azt jelenti, hogy nem igényelhetı támogatás a pályázó összes irodabérleti, vagy telefonköltségének, ill. az állandó alkalmazásban lévı munkatársak bérének és járulékainak finanszírozására, de arra a hányadra vonatkozóan igen, amely a pályázathoz leírt tevékenységhez kapcsolható. Beszerzések (eszközbeszerzés, anyagok beszerzése stb.) Csak a támogatott projekt megvalósításához nélkülözhetetlen, annak megvalósítását elısegítı beszerzések számolhatók el. Csatolandó dokumentumok: - Szerzıdések, megrendelések (kivéve, ha az áru kiskereskedelmi forgalomban kapható és így kerül beszerzésre); - Árajánlatok, megrendelı; - Közbeszerzés dokumentumai, amennyiben a termék/szolgáltatás közbeszerzés-köteles; - Számla; - Teljesítést igazoló dokumentumok (szállítólevél, üzembe helyezési jegyzıkönyv, átadás-átvételi jegyzıkönyv); - Kifizetés bizonylata. Építés, felújítás és épületek valamint egyéb építmények/létesítmények (ki)bıvítése Csak a támogatott projekt megvalósításához nélkülözhetetlen, annak megvalósítását elısegítı építési, felújítási költségek számolhatók el. Minden építési, felújítási és bıvítési tevékenység építési engedélyköteles, melyre az épített környezet alakításáról és védelmérıl szóló 1997. évi LXXVIII. törvény vonatkozik. Az építési terveket a helyi építésügyi, az országos településfejlesztési és építési tervnek, valamint a 19/2002. (V.8) OM rendelet elıírásainak megfelelıen szükséges elkészíteni. Az ajánlatoknak, olyan építészeti megoldásokra kell fókuszálni, melyek biztosítják az akadálymentességet, továbbá a magas szintő energiahatékonyságot és a környezetbarát elképzeléseket, megoldásokat. Dokumentálás: - Szerzıdés; - Számla; - teljesítés-igazolás, mőszaki átadás-átvételi jegyzıkönyv stb. - Kifizetés bizonylata. A 217/1998 (XII.30) Korm. rendelet 89. -a alapján az elıirányzatból támogatott beruházással létrehozott vagyon - amennyiben az a kedvezményezett tulajdonába kerül - a projekt befejezését követı 5 éven belül csak a támogatási döntést hozó elızetes jóváhagyásával és a foglalkoztatási, illetve a szolgáltatási és az egyéb kötelezettségek átvállalásával, átruházásával idegeníthetı el, adható bérbe, illetve terhelhetı meg. A támogatási döntést hozó elızetes jóváhagyásával, a szolgáltatási és az egyéb kötelezettségek átvállalása nélkül is lehetséges az idı elıtt elhasználódott, egy-egy vagyontárgy pótlással együtt járó selejtezése. Természetbeni telephely juttatás esetén, vagy ha a Támogatott a telephelyet vissza nem térítendı támogatásból vásárolta vagy építette meg, teljes elidegenítési és terhelési tilalmat, keretbiztosítéki jelzálogot kell érvényesítenie a Támogatónak. Nem elszámolható költségek - a vásárolt személygépjármő bekerülési értéke - a korábban már használatba vett tárgyi eszköz, olyan tárgyi eszköz bekerülési értéke, amelynek alapján a kedvezményezett, más gazdasági társaság, vagy egyéni vállalkozó támogatást igénybe vett 7
Nem számolható el a kiadás akkor, ha a támogatott olyan partnertıl vásárolt terméket, szolgáltatást, amelyben maga is érdekelt és a vonatkozó jogszabályok alapján összeférhetetlenségi kapcsolatban állnak, hivatkozva a közhasznú szervezetekrıl szóló 1997. évi CLVI. törvény (a továbbiakban: Kszt.) 8. - ában és 9. - ában meghatározott összeférhetetlenségi elıírásokra a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV törvény 25. (1-4) bekezdésében foglalt szabályaira a közpénzekbıl nyújtott támogatások átláthatóságáról szól 2007.évi CLXXXI. Törvény 6. bekezdéseiben foglaltakra. A tárgyi eszközökkel - ide nem értve a személygépjármőveket - kapcsolatos kiadás, csak akkor számolható el, ha a szervezet rendelkezik a beszerzést igazoló bizonylattal, az eszköz aktiválását állományba-vételi (üzembe helyezési) bizonylattal dokumentálták és rendelkeznek a számviteli szabályoknak megfelelı nyilvántartással (tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lap). Pénzügyi díjak: pl. kamattartozás kiegyenlítése, pénzforgalmi költségek, veszteségek, hiteltúllépés költsége, banki kezelési költség Az alábbi, az együttmőködı szervezet / partner igénybevétele miatt felmerülı kiadások nem számolhatóak el a támogatás terhére: (a) olyan együttmőködési szerzıdéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely növeli a tevékenység végrehajtásának költségeit, de ezzel arányosan nem ad hozzá értéket; (b) a közvetítıkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerzıdésben foglalt azon díjak, amelyek kifizetését a tevékenységek összköltségének a százalékos arányában határoztak meg, kivéve azt az esetet, amikor az elvégzett munka, szolgáltatás jogos ellenértékét a támogatásközvetítı szervezet indokoltnak tartja. Minden együttmőködési szerzıdés esetében, az együttmőködı partnernek biztosítani kell minden szükséges információt az audit és ellenırzı szervezetek számára az alvállalkozói tevékenységekkel összefüggésben. Bírságok, kötbérek és perköltségek Kamattartozás Késedelmi kamat Külföldi (roaming vagy külföldre irányuló) telefon költség, amennyiben a program azt nem indokolja Pályázatírás költségei Jogi tanácsadói díj (a kivételeket lsd. fent) Más támogatási keretbıl (hazai költségvetési forrás, vagy nem hazai forrás) már finanszírozott tételek A pályázat elfogadott költségtáblázatában nem szereplı tételek Az elszámolás során a támogatási szerzıdés mellékletét képezı költségvetésben/módosított költségvetésben szereplı költségvetési sorok közötti eltérés - szerzıdés-módosítást nem igénylı - mértéke legfeljebb ±15%, mely eltérést az elszámolás során indokolni kell. 3. A pályázathoz csatolandó mellékletekkel kapcsolatos információk Minden pályázatnak tartalmaznia kell a - pontosan, hiánytalanul kitöltött és aláírt - adatlap mellett az alábbi kötelezıen csatolandó mellékleteket a pályázóra vonatkozóan: az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998 (XII.30) Korm. rendelet 8/b. számú melléklete szerinti adatlap I. része a pályázat megvalósításában résztvevı személy(ek) szakmai önéletrajza(i) az alapító okirat/alapszabály pályázó által hitelesített másolata a pályázó szervezet környezetvédelmi/ természetvédelmi céllal történt létrejöttének igazolására a bejegyzési végzés pályázó által hitelesített másolata, változás esetén a legfrissebb (a pályázó szervezet aktuális székhelyét és aktuális, bejegyzett képviselıjét is tartalmazó) adatokat tartalmazó bejegyzési végzés pályázó által hitelesített másolatával együtt az elızı évi, a vonatkozó jogszabály szerint a pályázó szervezet által összeállítandó beszámoló hitelesített másolata (amennyiben a pályázat 2008. május 31. elıtt kerül benyújtásra a 2006. évi beszámolót, ha a pályázat 2008. május 31-én kerül benyújtásra a 2007. évi beszámoló hitelesített másolata szükséges) 8
Egyéb mellékletek: a megvalósításhoz kapott ajánló nyilatkozatok másolata (amennyiben van) itt lehet közölni azokat az adatokat, csatolni azokat a dokumentumokat, amelyekre a pályázó véleménye szerint az értékelés résztvevıinek szükségük lehet a pályázat, illetve a benne foglalt program(ok) értékelése során, de az elıírt mellékletek között nem szerepel. Minden pályázati példány elejére csatolandó a tartalomjegyzék, mely tételesen tartalmazza a benyújtandó dokumentumok listáját (bıvíthetı, amennyiben az elıírtakon kívül egyéb dokumentumok becsatolásra kerülnek a pályázati dokumentációba). 4. A pályázatok benyújtása A pályázatot a jelen útmutatóban foglaltak szerint összeállítva, a példányokat (adatlapok és azok mellékletei) külön-külön összetőzve, vagy főzve (a szétesés veszélye nélkül) kell benyújtani. Különös figyelemmel kell lenni a beadási határidıre és így a postabélyegzı keltére! (a pályázat beadási határideje a postára adás dátumát jelenti). Beadási határidı utáni postabélyegzıvel ellátott pályázatok befogadása nem lehetséges, azok a pályázók részére visszaküldésre kerülnek. A pályázatokat kizárólag postán, ajánlott küldeményként az alábbi címre kell feladni: Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Költségvetési és beruházási Fıosztály 1011 Budapest, Fı u. 44-50. A pályázatokat 2008. május 31-ig (postabélyegzı kelte) lehet beadni. 5. Hiánypótlás Hiánypótlásra nincs lehetıség. Az elıírt mellékleteket nem, vagy nem megfelelıen tartalmazó pályázatok, az elbírálási folyamatban nem vehetnek részt. 6. A pályázatok elbírálása, döntés A pályázatokról a benyújtási határidıtıl számított 3 hónapon belül a miniszter írásban dönt. A miniszteri döntés eredményérıl a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium vagy az általa megbízott szervezet értesíti a pályázókat. A miniszteri döntéssel szemben jogorvoslatnak helye nincs. A támogatásra irányuló jogviszony a szerzıdés megkötésének idıpontjában keletkezik. A minisztert döntésének meghozatalában, szakmai munkabizottság a döntésre vonatkozó javaslattétellel, valamint a támogatható pályázatok rangsorolásával segíti. A bizottság szükség szerint ülésezik. 7. A támogatási szerzıdés megkötése, módosítása A támogatásban részesülıt a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium vagy az általa megbízott szervezet értesíti a szerzıdéskötés feltételeirıl. A szerzıdéskötéshez szükséges valamennyi feltétel teljesülése esetén a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium vagy az általa megbízott szervezet által elıkészített támogatási szerzıdést a miniszter, illetve a miniszter nevében az általa megbízott személy köti meg. 9
A döntést követıen a szerzıdés megkötésének általános feltétele az alábbi dokumentumok benyújtása: - a bírósági nyilvántartásba vételrıl meghozott és a nyilvántartásba vételi számot tartalmazó jogerıs fıvárosi/megyei bírósági végzés bíróság által 30 napnál nem régebben hitelesített másolata; - a kedvezményezett teljes bizonyító erejő magánokiratba foglalt írásbeli nyilatkozata arról, hogy a székhely szerint illetékes állami- ill. önkormányzati adóhatóság (a továbbiakban együtt: adóhatóság) hatáskörébe tartozó, lejárt köztartozása, illetve az Európai Unió tradicionális saját forrásai címen tartozása nincs, vagy arra az illetékes adóhatóság fizetési könnyítést (részletfizetés, fizetési halasztás) engedélyezett (részletfizetés, ill. fizetési halasztás esetén az arra vonatkozó határozat másolatának csatolása is szükséges); - bankszámla szerzıdés másolata vagy banki igazolás az adatlapon szereplı bankszámlaszámról; - a képviseletre jogosult személy aláírási jogosultsága igazolása (banki vagy közjegyzıi aláírási címpéldány másolata); - a 217/1998 (XII.30) Korm. rendelet, valamint az 1992. évi XXXVIII. tv. szerinti nyilatkozat; - felhatalmazó levél, amelyet a számlavezetı pénzintézetnél nyilvántartásba vettek; - közbeszerzési kötelezettség (2003. évi CXXIX.tv.) esetén az eredményes közbeszerzési eljárás lebonyolítását igazoló dokumentumok, valamint a megkötött szerzıdés(ek); - természetvédelmi célú program esetében - amennyiben védett természeti területen valósul meg a program, a Nemzeti Park Igazgatóság támogató nyilatkozatának csatolása; - engedélyköteles tevékenység megvalósítása esetén, a területileg illetékes hatóság által kiadott engedély becsatolása, - saját forrás rendelkezésre állását igazoló dokumentumok. Az adott pályázatra vonatkozó miniszteri döntés alapján, a fentieken kívül egyéb feltételek is elıírásra kerülhetnek a támogatási szerzıdés megkötésének elıfeltételeként, valamint a támogatási szerzıdésben. (pl. természetvédelmi célú programok esetében - a miniszteri döntés függvényében - a program megvalósítása során az illetékes nemzeti park igazgatósággal történı egyeztetés, együttmőködés). A támogatási szerzıdéshez minden olyan esetben, mikor a megítélt támogatás kevesebb az igényeltnél, módosított költségvetést kell mellékelni 3 pld-ban (dátummal, aláírással ellátva), mely a szerzıdés elválaszthatatlan része és a támogatás felhasználása ellenırzésének alapja. A módosított (csökkentett) költségvetésnek ugyanolyan szerkezetőnek kell lennie, mint a pályázatban szereplı eredeti költségvetésnek (az eredetihez képest új elemeket nem tartalmazhat), a támogatói döntés figyelembe vételével soronként megjelölve, hogy a kapott támogatás, mely költségvetési tételek finanszírozására fordítódik. A módosított költségvetésben - amennyiben a miniszteri döntés másképp nem rendelkezik - a költségtételek aránya változtatható olymódon, hogy a megvalósulást a csökkentett költségvetés mellett minél jobban segítse. Csökkentett támogatás megítélése esetén a pályázat költségtervében szereplı saját forrás a megítélt támogatásnak megfelelı arányában csökkenthetı, melyet a módosított költségvetésnek tartalmaznia kell. A támogatásról szóló döntés hatályát veszti, ha az aláírás céljából megküldött támogatási szerzıdés kézhezvételétıl számított 60 napon belül a pályázónak felróhatóan nem jön létre a támogatási szerzıdés. A támogatás folyósítására kizárólag az érvényesen aláírt, hatályos szerzıdés alapján kerülhet sor. A támogatási szerzıdés módosítása A támogatási szerzıdés módosítására a 4/2008. (I.14) KvVM rendeletben foglaltak szerint, a kedvezményezettnek fel nem róható okból, vis major, illetve adatváltozás miatt kerülhet sor. A támogatási szerzıdés módosítására irányuló kérelmet a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Költségvetési és beruházási Fıosztályához kell benyújtani. A befejezési határidı módosítására irányuló kérelem benyújtásának határideje, a szerzıdésben szereplı befejezési határidı utolsó napját megelızı 30. nap. 10
8. A program teljesítése, támogatás elszámolása (beszámoló) (A pályázati felhívás, ill. a támogatási szerzıdés az alábbiaktól eltérıen is rendelkezhet.) A pályázónak a program, illetve a tevékenység - szerzıdésben rögzített - befejezését követı 30 napon belül írásbeli beszámolót (értékelést) kell készítenie a támogatási összeg felhasználásáról, a támogatott cél szerzıdésszerő megvalósításáról és az elért környezet- és természetvédelmi eredményekrıl. A beszámoló szakmai és pénzügyi részbıl áll, melyet a bejegyzett képviselınek cégszerően alá kell írnia. Ha az elszámolás nem csak számla alapján történik, akkor a pályázónak be kell nyújtania a támogatási összeg felhasználását igazoló bizonylatok (okiratok) másolati példányát (azok eredetivel való egyezıségét igazoló a Támogatott (képviselıje) által aláírt záradékkal), a szakmai teljesítés igazolása céljából. Az összeállításnál különös figyelemmel kell lenni a szerzıdésben szereplı esetleges kikötés(ek)re, mely(ek) adott esetben eltérhet(nek) az itt leírtaktól. A beszámoló szakmai része: A szakmai rész, írásos anyag melyben röviden (min. 1,5 2 oldalon) összegezni kell (amennyiben a részletes felhívás, ill. a szerzıdés máshogy nem rendelkezik) a program végrehajtását, az elért eredményeket, tapasztalatokat, valamint a program megvalósítása során létrejött produktumok legalább 1 példányát is csatolni szükséges (amennyiben a támogatás a szerzıdésben foglaltak szerinti produktum(ok) elıállítására vonatkozik). Amennyiben a szerzıdés a támogatás segítségével létrejött produktumokból köteles példány(oka)t ír elı, azok elıírás szerinti megküldését a beszámolóban dokumentálni szükséges. A támogatás pénzügyi elszámolása: A pénzügyi beszámoló a támogatás felhasználását igazoló bizonylatoknak és iratoknak a szerzıdés szerinti képviselı aláírásával hitelesített, jól olvasható másolati példányait tartalmazza. A program megvalósítása a támogatási szerzıdésben szereplı teljesítési határidın belül lehetséges. Amennyiben a támogató jóváhagyása alapján a teljesítési határidı módosításra került, akkor a módosított teljesítési határidı a mérvadó. A megvalósítás során keletkezı bizonylatok kiállításának dátuma nem haladhatja meg a szerzıdés szerint meghatározott teljesítési határidıt, ill. a jóváhagyott módosított teljesítési határidıt. A vonatkozó jogszabály szerint a számlát, bizonylatot legkésıbb a teljesítést követı 15 napon belül köteles kiállítani az eladó, szállító. A beszámoló összeállításakor, figyelemmel kell lenni a szerzıdés mellékleteként szereplı Beszámoló segédlet nyomtatvány kitöltéséhez segítséget nyújtó útmutatóban leírtakra! A számlák csak akkor számolhatók el a támogatott projekt keretében, ha - megfelelnek a pályázati kiírás és a hozzá tartozó dokumentumok pénzügyi elıírásainak és feltételeinek; - a pénzügyi elszámolás részét képezı számlák, bizonylatok csak a támogatási szerzıdésben meghatározott célhoz kapcsolódó, a szerzıdés mellékletét képezı költségvetésben (ill. módosított költségvetésben) szereplı költségekrıl nyújthatóak be, a szerzıdésben szereplı kikötések mellett; - a számlákon a teljesítési és kiállítási dátum a támogatási szerzıdésben meghatározott idıpontok (kezdés ill. befejezés) közötti. A pályázatban szereplı program megvalósítását még a miniszteri döntés megszületése elıtt el lehet kezdeni, a pályázat beadását követı naptól kezdıdıen (a pályázó kockázatára). - a benyújtott számláknak a projekthez kell kapcsolódniuk, és ezt a kapcsolódást a számlákhoz mellékelt egyéb dokumentumoknak kell alátámasztaniuk (pl.: megrendelık, szerzıdések, jelenléti ívek, teljesítésigazolások, meghívók, stb.). 11
- a dokumentumokra rá kell vezetni, hogy Az eredetivel megegyezı másolat és cégszerően alá kell írni; - csak a pályázat tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerzıdések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek a költségvetéshez igazodnak és megfelelnek az alábbi követelményeknek: a számla feleljen meg a 2007. évi CXXVII. Az általános forgalmi adóról szóló törvénynek, valamint 2000. évi C. A számvitelrıl szóló törvénynek a számlán vevıként a Támogatottnak kell szerepelnie, más nevére szóló számlát az elszámolásban figyelembe venni nem lehet; a számlán a vevı címeként a Támogatási szerzıdésben a Támogatott által megadott címnek kell szerepelnie, ill. az alapító okiratban vagy a bejegyzési végzésben található címek egyikének, a számla kiállítójának meg kell egyeznie a mellékletként csatolt megrendelésekben, vállalkozási, kivitelezıi, szállítói szerzıdésben feltüntetettel (értelemszerően azon esetekben ahol az adott tevékenység/szolgáltatás stb. szerzıdéskötést vagy megrendelést igényel), a számlák mellett a hozzájuk tartozó teljesítésigazolásoknak és a kifizetést igazoló bizonylatoknak szerepelniük kell. a számlákhoz csatolni kell a számlák ellenértékének kifizetését igazoló a pályázó által hitelesített bizonylatok másolatát, melyek az alábbiak lehetnek: a készpénzfizetésnél az Egyszerősített számla, és kiadási pénztárbizonylat (amennyiben a szervezet az aktuális számviteli politikája értelmében vezet házipénztárt és használ kiadási pénztárbizonylatot. Amennyiben ezekkel nem rendelkezik, errıl a beszámolóban nyilatkozni szükséges). egyéb készpénzben történı kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat, ill. postai átutalási megbízás feladóvevénye átutalással kiegyenlített számláknál a kapcsolódó bankszámlakivonat; Teljesítésigazolás. A számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat. Igazoló dokumentumok különösen a szállítólevél, átadás-átvételi jegyzıkönyv, szolgáltatásra vonatkozóan a teljesítésigazolás stb. minden számlán fel kell tüntetni: a program nevét: KvVM - 2008. évi Zöld Forrás a támogatási szerzıdés számát amennyiben nem a teljes, számlán szereplı összeg kerül elszámolásra, az elszámolni kívánt összeg nagyságát, a felhasználási arányokat, az egyéb támogatási források megnevezését, valamint a támogatási szerzıdés(ek) számát Az eredetivel mindenben megegyezı másolat A számla, a nyugta adóigazgatási azonosításának feltételeit a 24/0995 (XI.22) PM rendelet tartalmazza. A beszámolóhoz a fentiek szerinti számla/számlák másolatát kell csatolni. A bizonylatokról (számlákról) - az alábbiakban feltüntetettek szerinti - számlaösszesítıt kell készíteni, melyben áttekinthetıen megjelennek a program megvalósításának költségei, és annak forrásai. Tartalmazza a számla/bizonylat beszámoló szerinti sorszámát, sorozatszámát, azt a (módosított) költségvetési sort, melyhez elszámolják (pl. útiköltség) összegét, a számlával/bizonylattal igazolt kiadásokat, a számlával/bizonylattal igazolt felhasznált támogatási összeget, továbbá az esetleges eltéréseket. A számlaösszesítıt oly módon kell elkészíteni, hogy a tételes ellenırzés során a kifizetések egyértelmően azonosíthatóak legyenek. A pénzügyi elszámolást és a számlaösszesítı minden oldalát a támogatott szerzıdés szerinti képviselıjének alá kell írnia. A számlaösszesítı végén a szervezet aláírásra jogosult képviselıjének büntetıjogi felelıssége tudatában nyilatkoznia kell arról, hogy a számlaösszesítıben felsorolt számlák mindegyikén - melyekrıl készült másolat a beszámoló mellékletét képezi - feltüntetésre került valamennyi támogatási forrás megnevezése, a támogatási szerzıdés száma, és adott esetben a felhasználási arányok (azaz az egyes támogatási források (pl. NCA) felé elszámolt összeg). 12
A program/tevékenység megvalósításának költségei és forrásai (értékadatok Ft-ban) Sorszám Benyújtott számlák, bizonylatok sorozatszáma Szerzıdés szerinti költségvetés tételeinek megnevezése Számla/számlát helyettesítı bizonylat összege Kövi támogatás (A módosított költségvetés-ben szereplı összeg) Számlából /bizonylat összegébıl a támogatás terhére elszámolt összeg Eltérés [e) f)] a) 1. 2. 3. 4. 5. b) c) d) e) f) g) Összesen: Eltérések szöveges indoklása: Kelt,.. támogatott Felhívjuk a figyelmet, hogy a támogatásból rezsi (irodabérlet, főtés, telefon és villanyszámla) költségek csak a programhoz arányosítva (adott idıszakban az egyes rezsi tételekbıl mekkora rész kapcsolódik a támogatott programhoz) számolhatók el, ill. ez érvényes a bér jellegő kifizetésekre is. Ha a megbízott személy nem csak az adott programmal kapcsolatban dolgozik, úgy a megbízási díjat, ill. munkabért is arányosítani kell. Az egyes költségelszámolások mellékleteit a 2000. évi C. tv. (számviteli törvény) elıírásai szerint kell vezetni. A támogatás felhasználásának ellenırzése A támogatás feltételéül vállalt kötelezettségek teljesítésének ellenırzése folyamatosan és utóellenırzés keretében egyaránt történik, szükség esetén helyszíni ellenırzéssel. Az utóellenırzés a szabályszerőség mellett kiterjed a program, projekt megvalósítására, a felhasználás rendeltetésszerőségének, az elıírt jogszabályoknak való megfelelésének és az elért környezet- és természetvédelmi illetve vízgazdálkodási cél ellenırzésére is. A támogatás felhasználásának ellenırzésekor alkalmazni kell a 2003. évi XXIV. tv. és a 217/1998 (XII.30) Korm. rendelet vonatkozó szabályait, különös tekintettel az Állami Számvevıszék és a Kormányzati Ellenırzési Hivatal ellenırzési jogosultságára és az üzleti titkokra vonatkozó rendelkezésekre. A Támogatott köteles a támogatás összegét egyéb pénzeszközeitıl elkülönítetten kezelni, illetve nyilvántartani, és a felhasználásra vonatkozó minden dokumentumot a projekt befejezését követı 8 évig elkülönítetten megırizni. 13
A Támogató döntése alapján - a kedvezményezett meghatározott idıre - de legfeljebb öt évre - kizárható az érintett elıirányzatok támogatási rendszerébıl, ha az ellenırzés alapján megállapítást nyer a támogatási szerzıdésben rögzített céltól, és feltételektıl eltérı teljesítés, vagy a támogatás nem szabályszerő felhasználása. Felhívjuk a figyelmet a beszámoló (szakmai és pénzügyi teljesítés) pontos és határidıre történı benyújtására! - / - 14