Zárások a Visual Apolló ügyviteli rendszerben Készítette: Zimmermann Klára A számviteli törvény a kettős könyvvezetést végzők körében a zárlati munkák elvégzését legalább évenként előírja. Az évzárás során a főkönyvi könyvelés adatainak teljessé tétele, az adatok helyességének ellenőrzése, az adatok megfelelő rendszerezése és összesítése történik. A vállalkozások folyamatos és megbízható információkkal történő ellátása érdekében szükséges negyedévente, vagy ennél gyakrabban (havonta) is elvégezni különféle zárási feladatokat. Jelen leírás célja az éves és évközi zárlat (könyvelési teendőkön kívüli, valamint a jelentések, beszámolók összeállításán kívüli,) Apolló ügyviteli rendszer használatával összefüggő folyamat és technika ismertetése. I. fejezet Éves zárás Az éves zárás a havi/negyedévi zárási feladatok elvégzésével kezdődik. A havi/negyedévi zárlat részleteit a II. fejezet tartalmazza. A zárás részét képező könyvelési teendőket nem részletezzük, mi itt az éves zárás Apolló program szerinti technikáját szeretnénk ismertetni. 1. Évzárás előtt ellenőrizzük a Paraméterek között a könyvelés első napját. Ennek a lezárandó év első napjával egyezőnek kell lennie. 2. Évzárás futtatásánál a Apollo rendszerben mások ne dolgozzanak. 3. A feladatot egy adatmentés elkészítésével kezdjük. Mentés után a Visual Apollóban indexelni kell, az SQL Apollóban ezt nem szükséges megtenni. 4. Ezután elkészítjük és kinyomtatjuk a lezárandó év és a tárgy év főkönyvi kivonatait, melynek adatait ellenőrizzük, egyeztetjük. 5. A Zárás menüponton belüli Éves zárás menüpontot elindítva a program felkínálja a megfelelő főkönyvi számokat.
Javaslatunk szerint a zárást archiválással kérjük, a kis kockában levő pipa segítségével. A zöld pipa lenyomása után elindul az éves zárás, melynek folyamatát megszakítani nem szabad. A munka befejezésekor a rendszer olyan főkönyvi kivonatot készít, melynek tartozik és követel oldala ugyanazon értékeket tartalmazza. Javasoljuk ezen főkönyvi kivonat nyomtatását. 6. Ha ezután kilépünk a programból, akkor láthatjuk, hogy külön könyvtár van a lezárt év részére (amennyiben kértünk archiválást) és külön könyvtár tartalmazza az új év adatait. 7. A Visual Apolló a lezárt évre letiltja az írás jogot, az SQL verzióban azonban a jogosultságoknál az irás jogot meg kell tiltani. 8. Ajánlott a Paramétereken belül a cég rövid nevében jelölni a könyvelés évszámát, mert a munkát segítheti az, hogy látható melyik könyvtár adatából nyerjük az információkat. 9. A főkönyvi éves zárás/nyitás munkáját egy nyitó főkönyvi kivonat (tárgyév 0 hótól 0 hónapig) nyomtatásával fejezzük be. 10. Egyes vállalkozásoknál szükség van a lezárt év mérlegszámlaosztályokon belüli munkaszámos, analitikus megbontására a nyitó hónapban. Ebben az esetben az Ellenőrzések modulon belül a Évzárás ellenőrzés, feloldás menüpont Folyószámlás és Nem folyószámlás tételeinek ellenőrzését és feloldását kell futtatni. A program a Multi kulcsszó megadása után átvezeti a nyitó tételek munkaszám és analitika nélküli összegeit a megfelelő munkaszámonkénti és analitikánkénti bontásokra. 11. Eltérő üzleti év esetén a zárás technikája azonos a fent leírtakkal. 12. Az eltérő üzleti év esetén csak az első tört év kezelését oldottuk meg külön menüponttal. Az Extra kimutatások között, a Zárások menüben találjuk meg az Első tört év részidőszakának lezárása - t. Itt jelölni kell a lezárni kívánt időszak évét és hónapját. Egyebekben a zárási folyamat azonos a már leírtakkal.
II. fejezet Havi (negyedéves) zárlati teendők 1. Főkönyv és analitika egyeztetés 1.1. FIBU modulon belüli egyeztetések 1.1.1 ÁFA A tárgyidőszaki bevallás egyeztetése az elkészített Összesített lista -val, és a főkönyvi kivonattal. Az egyeztetés munkáját az Apolló program Ellenőrzések modulján belüli ÁFA ellenőrzés menüpontja megfelelő időszakra elkészített listái támogatják. 1.1.2 Folyószámla nyilvántartások A forintos vevő, a forintos szállító, illetve a devizás vevő, és a devizás szállító főkönyvi számonkénti Nyitott tételek összesen adatának egyeztetése a főkönyvi kivonat szerinti egyenlegekkel. Az egyeztetésnél szűkítési feltételeket nem kell és nem szabad szerepeltetni. Az egyeztetés munkáját az Apolló program Ellenőrzések modulján belüli Folyószámla kivonat támogatja. Eltérés esetén az Ellenőrzéseken belüli Folyószámla, áfa, könyvelési adatok összevetése menüpont segíti a hiba feltárását. Javasoljuk a folyószámlákat tartalmazó főkönyvi számok partner nélküli tételeinek ellenőrzését is (FIBU Könyvelés Lekérdezés: vevő vagy szállító főkönyvi számtól ig, valamint a partnerkód 0 -tól 0 -ig történő szűkítésével). 1.2 Apolló ügyviteli rendszeren belüli egyeztetések 1.2.1 Tárgyi eszköz analitika egyeztetése a főkönyvvel A Tárgyi eszköz tükör számviteli törvény és az 1 főkönyvi számok szerinti összesített listáját kell összehasonlítani a főkönyvi
kivonat megfelelő főkönyvi számaival. Az egyeztetés az 1* főkönyvi számok mellett a 16*, 57* főkönyvi számokra, valamint a tárgyi eszköz selejtezés, kivezetés főkönyvi számaira (8*) is kiterjedhet. 1.2.2 Készlet analitika egyeztetése a főkönyvvel A Store modul főkönyvi szám szerinti Összesített jelentés összesített listáját kell összehasonlítani a főkönyvi kivonat megfelelő főkönyvi számaival. Az egyeztetés célja elsősorban a 2. főkönyvi számok egyeztetése, de a megfelelő szervezéssel a 814.. és 9.. főkönyvi számok ellenőrzése is megtörténhet. Az év végén a legtöbb vállalkozás leltározással ellenőrzi készleteit. A megfelelő leltáreredmény alátámasztja az Összesített jelentés helyességét. Az eredmények értékelésénél figyelembe kell venni mind a vevői, mind a szállítói oldalon az esetleges nem számlázott szállítások értékét, az úton lévő készleteket. Eltérés esetén a könyvelési adatok forrásonkénti vizsgálata segíthet feltárni a hibát. 1.2.3 Házipénztár pénzkészlet egyeztetése a főkönyvvel. A Pénztárjelentés szerinti pénzkészlet összehasonlítása a főkönyvi kivonat által kimutatott összeggel. 1.3 Apolló ügyviteli rendszer főkönyvi kivonatának egyeztetése egyéb, nem Apollóban készítendő analitikákkal A könyvelési teendők körébe tartozó egyéb egyeztetések elvégzése, a zárótételek megszerkesztése nem tartozik a jelen leírás feladatához.
2. Havi/negyedéves zárás és ÁFA zárás elvégzése az Apolló rendszerben 2.1 Havi zárás Az Apolló havi zárása beállítja a legkisebb könyvelési dátumot. Ez azt jelenti, hogy a lezárt hónapokra már nem lehet könyvelni. 2.2 ÁFA zárás Az ÁFA zárás megakadályozza azt, hogy a már (ÁFA bevallással) lezárt időszakra számlák kerüljenek rögzítésre. Az elkésett számlákat a rendszer a lezárt időszak utáni első nyitott napra rögzíti. Az ÁFA tételes listáiban külön csoportba kerülnek ezek a tételek, az eredeti teljesítési időszak jelölésével. 2.3 Store napi zárás A készletnyilvántartásban használt legkisebb dátum beállítása a Store Zárások Napi menüpont segítségével történik. A legkisebb dátum nem figyelésére a jogosultságok között jogot adhatunk. 2.4 Tárgyi eszköz évzárása A tárgyi eszköz program egyszerre csak egy naptári évet kezelhet. Amennyiben elvégeztük a tárgyi eszközzel kapcsolatos éves feladatainkat, egyeztetéseinket, leltározást, akkor ezt az évet le kell zárni, azért, hogy a következő év nyilvántartását megkezdhessük. Az időszakonként (havonta, negyedévente) elvégzett egyeztetések, zárások, az esetleges eltérések tisztázása lehetővé teszi az ügyvitelben dolgozók munkájának kiegyensúlyozott megszervezését, a bevallások és beszámolók határidőinél felmerülő túlmunka idejének csökkenését. Ugyanakkor a vállalkozások tevékenységének megbízható értékeléséhez, a döntések meghozatalához a vezetők és tulajdonosok részére is segítséget nyújt