Vegyes tételek könyvelése felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.10.27. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417
TARTALOM 1 VEGYES TÉTELEK KÖNYVELÉSE... 2 1.1 VEGYES KÖNYVELÉSSEL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK... 2 1.2 VEGYES KÖNYVELÉS RÖGZÍTÉSE... 2 1.2.1 Főkönyvi vegyes napló nyitása... 2 1.2.2 Könyvelési tételek rögzítése... 3 1.2.2.1 Könyvelési tétel átfordítása... 5 1.2.2.2 Kisegítő lehetőségek a rögzítéshez... 6 1.2.2.2.1 Könyvelési tétel duplikálása egy előző alapján... 6 1.2.2.2.2 Felesleges könyvelési sorok törlése... 6 1.2.2.2.3 Napló összes rögzítésének törlése feladás előtt... 6 1.2.2.2.4 Naplóban rögzített könyvelési tételek egyenlegének ellenőrzése... 6 1.2.3 Felrögzített könyvelési adatok lekérdezése főkönyvi feladás előtt... 6 1.2.4 Vegyes könyvelési tételek főkönyvi feladása... 7 1.3 SPECIÁLIS FUNKCIÓK... 9 1.3.1 Egy vegyes főkönyvi napló visszakönyvelése... 9 1.3.2 Egy vegyes főkönyvi napló duplikálása... 10 1
1 VEGYES TÉTELEK KÖNYVELÉSE 1.1 Vegyes könyveléssel kapcsolatos tudnivalók Csak abban az esetben kell vegyes könyvelési tételt rögzíteni, ha az a könyvelési lépés az analitikán keresztül nem lehetséges! Ilyen esetek lehetnek: o Olyan követelés vagy kötelezettség könyvelés, amely az analitikában nincs nyilvántartva o Esetleges nyitó rendezések o Évet a Forrás programmal először kezdő intézmény esetében az állományok megnyitása (kivéve követelés, kötelezettség), stb. A vegyes könyvelési tételek az analitikában nem lekérdezhetőek, megtekinthetőek, azok kizárólag csak a főkönyvi állomány részét képezik! Ezen könyvelések eltérést okozhatnak az analitika és a főkönyv egyeztetésekor! Az analitikából származó hibák kijavítását minden esetben az analitikában kell javítani, nem vegyes könyvelési tételekkel! o Rossz követelés vagy kötelezettség bizonylatok (egyéb pénzbekérők, számlák, stb.) javítását korrekciós bizonylatokkal o Pénzforgalomi korrekciókat technikai banki bizonylatokkal kell rendezni! 1.2 Vegyes könyvelés rögzítése 1.2.1 Főkönyvi vegyes napló nyitása Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / NYITÁS menüpontot! 2
A megjelenő ablak mezőt töltsük fel! Nyitó/Forgalom/Záró: Amennyiben a főkönyvi kivonatban (és egyéb kimutatásokban) a nyitó oszlopban szeretnénk látni a vegyes könyvelés eredményét, akkor az N betűt válasszuk ki! Minden más esetben F betűt! 1.2.2 Könyvelési tételek rögzítése Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / KÖNYVELÉSI ADATOK RÖGZÍTÉSE menüpontot! Hatására egy navigációs képernyő jelenik meg, ahol a felső sávban jelöljük ki a korábban létrehozott főkönyvi naplót az F2-es gomb segítségével! 3
Miután kiválasztottuk a naplót, a (új tétel) ikonnal megkezdhetjük a rögzítést! Pár fontos tudnivaló a rögzítéssel, működési elvekkel kapcsolatban A program csak arra a főkönyvi számlaszámra és a hozzá kapcsolódó dimenziókra (egyedi gyűjtő, szakfeladat részletező, keretgazda, ügylet, stb.) könyvel, amely a Főkönyvi számlaszám mezőben szerepel! Az ellenszámla mezőbe írt érték csak informatív jellegű, illetve a későbbiekben olvasható átfordítás funkciót segíti elő! Az előzőekből következik, hogy egy Tartozik - Követel könyvelési lépéshez mindig két sort kell rögzíteni! Hogy a program a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszám melyik oldalára könyvel, az dönti el, hogy melyik összeg mezőt töltjük ki (Tartozik összeg vagy Követel összeg)! A dimenziókat (Egyedi gyűjtő, keretgazda, szakfeladat részletező, ügylet, stb.) mindig a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszámhoz igazodva, annak megfelelően kell feltölteni! Pár fontosabb mező: Könyvelési bizonylatszám: Tetszőlegesen tölthető! Bizonylat dátum: A könyvelési tétel dátuma Főkönyvi számlaszám: Lásd a tudnivalóknál feljebb! Dimenziók (Szervezeti egység, szakfeladat részletező, egyedi gyűjtő, stb.): A fentebb leírt elvek alapján a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszámhoz igazodva kell kitölteni! Tartozik, Követel összeg: Lásd a tudnivalóknál feljebb! Megjegyzés: Tetszőlegesen tölthető! 4
A rögzítés befejezését a (mentés és bezárás), vagy (Mentés) gombbal tudjuk véglegesíteni! 1.2.2.1 Könyvelési tétel átfordítása A fen leírt elvek miatt, egy könyvelési tételhez két sorra van szükség, mivel csak a főkönyvi számlaszám mezőbe írt számlaszámra könyvel a program, és az ellenszámlában lévő adat csak informatív jellegű! Ezt segíti elő az átfordítás funkció, amely megcseréli a Főkönyvi számlaszám és Ellenszámla mező, illetve a Tartozik és Követel összeg értékeit is! Nyomjuk meg az ikonsoron a jobb oldali ikont (Átfordítás újrainicializálással)! Hatására a program felcseréli a Főkönyvi számlaszám és Ellenszámla mező, illetve a Tartozik és Követel összeg mezőbe írt adatokat! Ne felejtsük el módosítani azokat a mezőket, amelyeknek változnia kell az új főkönyvi számlaszámnak megfelelően (pl.: Egyedi gyűjtő, stb.)! A rögzítés befejezését a (mentés és bezárás), vagy (Mentés) gombbal tudjuk véglegesíteni! 5
1.2.2.2 Kisegítő lehetőségek a rögzítéshez 1.2.2.2.1 Könyvelési tétel duplikálása egy előző alapján Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! 1.2.2.2.2 Felesleges könyvelési sorok törlése Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! 1.2.2.2.3 Napló összes rögzítésének törlése feladás előtt Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! Hatására a program a naplóban lévő összes rögzítési tételt kitörli! 1.2.2.2.4 Naplóban rögzített könyvelési tételek egyenlegének ellenőrzése Nyomjuk meg az ikonsoron a ikont! Ezzel a funkcióval ellenőrizhetjük, hogy a naplóban rögzített vegyes tételek egyenlege 0-e, vagyis a Tartozik és Követel összeg megegyezik-e! 1.2.3 Felrögzített könyvelési adatok lekérdezése főkönyvi feladás előtt Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / LEKÉRDEZÉS - NAPLÓS menüpontot! 6
Hatására egy általános lekérdező jelenik meg, ahol a ikon segítségével válasszuk ki a megfelelő listát (pl.: HD_EVNTL (Egy vegyes napló tartalmának lekérdezése)), majd a ikonnal megtekinthetjük azt. 1.2.4 Vegyes könyvelési tételek főkönyvi feladása Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / ÖSSZES NAPLÓ AKTUALIZÁLÁSA menüpontot! 7
A megjelenő képernyőn kiválaszthatjuk a megfelelő naplót, majd a ikon segítségével a tábla jobb oldalára áttehetjük, majd az gomb megnyomásával a program feladja főkönyv felé a rögzített adatokat Ha a főkönyvi feladást akadályozó bármilyen problémát észlel a program, egy üzenetben jelzi azt! Például, ha a naplónak az egyenlege nem 0! 8
1.3 Speciális funkciók 1.3.1 Egy vegyes főkönyvi napló visszakönyvelése A funkcióval egy vegyes főkönyvi napló teljes tartalmát lehet egy másik naplóban ellentétesen lekönyvelni. Vagyis a tartozik könyvelésekből követel, a követel könyvelésekből tartozik jön létre. Előfeltételei: A visszakönyvelendő vegyes napló fel legyen adva főkönyv felé Főkönyvi vegyes napló nyitása a visszakönyvelés időszakára (lásd feljebb) Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / FŐKÖNYVI NAPLÓ VISSZAKÖNYVELÉSE menüpontot! Napló, amit visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt a naplót, amelyet ellentétesen le akarunk könyvelni Napló, amibe visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt az üres naplót, amelyet korábban létrehoztunk 9
Eredeti megj? Igen esetén a visszakönyvelendő napló tételeinek megjegyzése megmarad. Nem esetén a Megjegyzés sorba írt szöveg kerül minden könyvelési sor mellé. 1.3.2 Egy vegyes főkönyvi napló duplikálása A funkcióval egy vegyes főkönyvi napló teljes tartalmát lehet egy másik naplóban duplikálni, vagyis a teljes tartalmát lemásolni. Előfeltételei: A duplikálandó vegyes napló fel legyen adva főkönyv felé Főkönyvi vegyes napló nyitása a visszakönyvelés időszakára (lásd feljebb) Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / NAPLÓ / FŐKÖNYVI NAPLÓ DUPLIKÁLÁSA menüpontot! Napló, amit visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt a naplót, amelyet duplikálni szeretnénk Napló, amibe visszakönyvel: F2-vel válasszuk ki azt az üres naplót, amelyet korábban létrehoztunk 10