Ellenőrzés Monitoring Értékelés ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE monitoring
IT PROJEKT TÉNYEK Az informatikai projektek 25%-a készül el határidőre, a követelményeknek megfelelően, a tervezett keretösszegen belül maradva. A pénzügyi keretek túllépése akár 50-200%-os is lehet. Az új rendszerre való átállás gyakran hetekig/hónapokig tartó frusztráció forrása mind az üzleti partnereknek, mind a munkatársaknak. A megbízó és informatikai szállítójának együttműködése nem egyszer konfliktusba torkollik. Egyre több példa van arra, hogy a szerződésteljesítéssel kapcsolatos kérdések k eldöntése jogi úton folytatódik. tódik Forrás: IFUA
A MONITORING ÉS ELLENŐRZÉS A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság)
A HÁROM TEVÉKENYSÉG EGYMÁSHOZ VALÓ VISZONYA Input Output Eredmény Hatás Ellenőrzés Monitoring Értékelés Jogi és adminisztratív előírások Eredményesség Társadalmi és vállalati elvárások, problémamegoldás A három tevékenység azonban nem egymás része!
A MONITORING FŐBB JELLEMZŐI Hatékony eszköz a menedzsment kezében Folyamat, nem egyszeri tevékenység Konkrét, jól meghatározott célja van Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításra vonatkozóan, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre, ezáltal lehetővé téve a menedzsment számára, h k b k
KINEK VAN SZÜKSÉGE A MONITORING TEVÉKENYSÉGRE? É Projektgazdák, kedvezményezettek Szüksége van olyan információkra, iók amelyek alapján eldöntheti: ti az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e. Finanszírozók, donor szervezetek Már a megvalósítás során is hozzájut a programmal kapcsolatos információkhoz; Szükség esetén időben be tud avatkozni; Tisztább képet kap, hogy a támogatott program mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; l Nagyobb az esély a támogatás hatékony felhasználására
AZ ELLENŐRZÉS CÉLJA ELLENŐRZÉS KÖVETELMÉNYEK kijelölt célok, feladatok TÉNYLEGES ÁLLAPOT tények, kialakult helyzet ÖSSZEHASONLÍTÁS ÉRTÉKELÉS INTÉZKEDÉS beavatkozás
AZ ELLENŐRZÉS ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Teljesség Rendszeresség Hézagmentesség Törvényesség Racionalitás Hatékonyság Megalapozottság A vezetés szolgálata
ÉRTÉKELÉS MONITORING - TELJESÍTMÉNY INPUT OUTPUT HATÁS RENDSZER MONITORING Gazdaságos Hatékony Előzetes Közbenső Eredményes Utólagos
A PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS FOGALMA A pénzügyi folyamatok szabályosságának folyamatos figyelemmel kísérése, értékelése és jelentése A pénzügyi műveletek szabályszerűségének vizsgálata és igazolása A felhasználási rendszerek, szervezetek z szabályszerűségének ellenőrzése
PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS PÉNZÜGYI MONITORING Pénzügyi monitoring: pénzügyi információk gyűjtése és döntésre alkalmas formában történő prezentálása a menedzsment részére, az eredmények nyomon követése, javaslat a szükséges korrekciókra Pénzügyi ellenőrzés: a pénzügyi folyamatok és műveletek szabályszerűségének vizsgálata, a szabálytalanságok korrigálása
A PÉNZFELHASZNÁLÁS MINŐSÍTÉSEŐ Relevancia Fennállnak-e még azok a körülmények, amelyek az eredeti projektet kiváltották, amit eredetileg a projekt meg kívánt oldani? Eredményesség Milyen hányadban sikerült a kitűzött célokat elérni? Hatékonyság Ez elért eredmények összevetése a felhasznált forrásokkal Hatás Ok-okozati összefüggés a tevékenység és az elért változások között
A PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS TÍPUSAI Az ellenőrzés típusai belső ellenőrzés külső ő ellenőrzés ő belső audit külső audit Az ellenőrzés szintje nemzetközi szintű pénzügyi ellenőrzés nemzeti szintű pénzügyi ellenőrzés projekt szintű pénzügyi ellenőrzés
AUDIT TRAIL ellenőrzési nyomvonal: rendszervizsgálati eszköz, melynek eredményeképp elkészül a projekt lebonyolítási és működési leírása szövegesen, táblázatba foglalva, illetve folyamatábrával szemléltetve, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és ellenőrzését.
AZ AUDIT TRAIL KÉSZÍTÉSE Fel kell mérni: az eljárásokat, á azok felelőseit; lő a keletkező dokumentumokat, azok kiállítóit; az alkalmazott adatrögzítő rendszereket; az ellenőrzés rendszerét, ki ellenőriz, kinek, hogyan számol be megállapításairól; a végrehajtás értékelését.
AZ AUDIT TRAIL SZERKEZETE programok/projektek előterjesztése, tése programok/projektek p kiválasztása, programok/projektek jóváhagyása, kifizetések, k adatfeldolgozás, l menedzsment, ellenőrzések/auditálások/jelentések értékelés
PROJEKTKONTROLL (MONITORING) Négy részfolyamata: 1 Normák rögzítése Korrekciós 4 Információ intézkedések 2 gyűjtés Elemzés 3 Projektkontroll k llkövetelményei: Kontrollrendszer és működtető szervezet legyen összhangban (infoáramlással, módosító döntések hatáskörével) Legyen alkalmas l nagyobb eltérések é előrejelzésére, jléé adjon gyors, pontos információt Elemzés végső megjelenési formája legyen áttekinthető, egyszerűen értelmezhető (táblázatok, grafikonok alkalmazása előnyben!)
PROJEKTKONTROLL (MONITORING) Eszközei: Teljesítmény-felmérési fl ééilapok (napi, heti, havi stb.) beruházási projekteknél tipikus; tevékenység ill. a hozzá tartozó teljesítés (természetes mértékegységben: g pl. m, m 3 ) feltüntetve Teljesítményelemzési lapok előbbiek mellett a tervezett (napi, heti, havi) adatok ill. készültségi % is megadva Erőforráskontroll lapjai: alvállalkozói teljesítmény lapok gépidő felhasználási lapok napi létszámjelentések Költség és bevételkontroll információforrás a cég számviteli rendszere. (Gyakran a számviteli rendszer és az ajánlati kalkuláció [norma] szerkezete közötti eltérések miatt tevékenységszintű költségkontroll lehetetlen)
PROJEKTKONTROLL (MONITORING) Összefoglalva: a projektkontroll a végrehajtás (teljesítés) nyomonkövetése, valamint a szükséges korrekciók k megtétele. Ennek során vizsgálni kell: Tevékenységek időbeni ütemének tartását Erőforrások felhasználásának á alakulását lá át Költségek alakulását, pénzügyi ütemterv realitását Bevételek alakulását Munkaóra I. II. III. IV. Költség I. II. III. IV. (EUR) tervezett tény Idő Eltelt idő Idő
PROJEKT KONTROLL (MONITORING) Költségkontroll ellenőrzési lista Adatok, információ - elegendő, használható, felesleges jelentések Emberi erőforrás - létszám sok/kevés, bérezés teljesítménnyel arányos Beszerzések - mennyiségi/minőségi specifikációk helytállóak, legkedvezőbb ajánlatok igénybevétele, ét raktárkészlet ké t (költség, avulás, helyszükséglet) Hulladék - minimalizált-e, kezelése miként történik Eszközök használata elrendezés hatékonysága/bővíthetősége, anyagfolyam-igényfolyam kompatibilitása Szolgáltatások minősége és költsége energia és telefon, takarékosság Utazások szükségesek-e, módja és időtartama Fenntartási költségek üzemzavarok kezelése, karbantartás ütemezése (kevésbé intenzív periódusokra tenni: kisebb kiesés!) Termék/szolgáltatás változtatása milyen mértékben legyen szabványos Tőkefelhasználás - megfelelő, likviditás
FELÜLVIZSGÁLATOK I. Kisebb projekteknél egyszerű feladat. Meghatározott időközökben vizsgálják a projekt előrehaladását, eltérésnél helyszíni beavatkozás az érdekeltek tudtával. Komplex projektek felülvizsgálata többszörös folyamat: Kezdeti felülvizsgálat előzetes ellenőrzés komplex vagy földrajzilag távol eső projektek elindításakor Periodikus felülvizsgálat pl. 3-6 havonta: általános állapotfelmérés, kisebb szabályozás vagy javítás lehet a következménye `Mérföldkő` elérésekor felülvizsgálat előre megállapított részcélok vagy projekt fázisok elérésekor Speciális (rendkívüli) felülvizsgálat pl. tulajdonos kérésére: teljesítési idő, átandandók stb. változtatására jelentkező igény; váratlan esemény Záró felülvizsgálat átfogó értékelés, a projekt zárójelentés alapja. A projekt indításának indokolását igazolja; költségekről, erdményekről informácót ad; szükséges következmény akciókat (follow-up) tárgyalja stb.)
FELÜLVIZSGÁLATOK II. Periodikus felülvizsgálat (a leggyakoribb) elemei: Előrehaladás áttekintése, jelentős események Stratégia áttekintése a célok/mérföldkövek elérhetőségének szemszögéből Politikai i helyzet (ahol ez a projektre befolyást jelent) Környezeti hatás Technológiai helyzetkép Emberi erőforrás helyzete (beleértve munkavédelmet, biztonságot is) Alvállalkozók/beszállítók teljesítéseinek helyzete Erőforrások helyzete Projekt költségvetésének naprakészre hozása, indokok esetleges emelésre Projekt jkkommunikáció i (belső, (bl külső/pr) Hibák, problémák és javító akciók a nehézségek áthidalására Jövőbeni tevékenységek áttekintése (és javaslat projekt revízióra, amennyiben ez szükséges)
MÓDOSÍTÁS I. Projektmódosítás szükségességének g felmerülésekor az első mérlegelés: Mi lesz a hatása? Nem jelentős Döntő Mi a módosítási igény oka? Kritikus funkcionális (teljesítmény) eltérés Megváltozott piaci igények
MÓDOSÍTÁS II. Projektmódosítást kísérő tényezőket (következményeket) elemezni kell: Projekt életciklus növekedése Új kockázati tényezők megjelenése Hatással van (lehet) az érintett és a többi projektre is az alábbiak esetleges változása miatt: Projekt támogatottsága g Törvényi, jogszabályi környezet Költség/haszon elemzés (érvényét vesztheti!) Oktatási, képzési igények Prioritások, ütemezések Belső/külső biztonsági szempontok Találmányok/üzleti titkok védettsége
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA Mind a monitoring, mind az ellenőrzés, mind pedig az értékelés a terv és tény összehasonlításon alapul. A monitoring, az ellenőrzés és az értékelés természetesen más-más területeket vizsgálnak. A pontos definíciók BARNA (2004) meghatározása szerint: Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment, a döntéshozók vizsgálhatják a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. Az értékelés a program egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában. Azaz.. Az ellenőrzés tehát az inputok és outputok vizsgálatát jelenti, elsősorban a jogi és adminisztratív előírásokra, működési kézikönyvekre támaszkodva. A monitoring az inputok és az eredmények összehasonlítása, elsősorban az eredményesség vizsgálata, vagyis mennyi eredményt tudunk elérni adott input segítségével. Az értékelés általában projektfolyamat végén (ex-post) történik. Ebben az esetben a vizsgálat tárgyát az képezi, hogy egy projekt során adott inputokkal milyen hatás érhető el. A fenti definíció alól kivételt képez a pályázatok értékelése, hiszen ebben az esetben egy előzetes értékelésről (ex-ante) beszélhetünk. Az ex-ante értékelés (és döntés) a projekt-tervezés után és a megvalósítás előtt történik.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Ismertesse a ellenőrzés folyamatát! Ismertesse a monitoring folyamatát! Ismertesse a értékelés folyamatát!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!