ikt. szám FPH006/121-5/2014 tárgy:

Átírás

1 Budapest Főváros Föpolgármestere ' ' ikt. szám FPH006/121-5/2014 tárgy: a Fővárosi Önkormányzat évi összefoglaló ellenőrzési jelentése elökészltö: Belsö Ellenőrzési Osztály egyeztetésre megkoidve: c c Pénzügyi Ellenőrzö Bizottság Pénzügyi Költségvetési Bizottság ELŐTERJESZTÉS a Közgyűlés részére Tisztelt Közgyűlés! A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.) 49. (3a) bekezdésben foglaltak szerint "... a polgármester terjeszti elő az éves ellenőrzési jelentés, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített összefoglaló jelentést- a tárgyével követően a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg- a képviselö-testület elé jóváhagyásra". Az éves ellenőrzési jelentés célja, hogy átfogó képet adjon - a belső ellenőrzési rendszer működéséröl, - a független belső ellenőrzés évi feladatellátásáról, - illetve a belső ellenőrzés során évben tett belső ellenőri ajánlások, javaslatok hasznosulásáról, nyomon követéséről. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a Bkr. 48., az államháztartásért felelős miniszter által közzélett módszertani útmutatóban foglaltak, valamint a hazai és nemzetközi belső kontroll standardok figyelembe vételével készült. A jelentés.,a" fejezete a jóváhagyott évi ellenőrzési tervben foglalt, a Budapest Főváros Fő polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztály (BEO) által végzett - a Fővárosi Önkormányzat intézményeire (költségvetési szervek), többségi irányítást biztosító tulajdonú társaságaira (Társaságok), valamint alapítványok, szervezetek támogatására és az oktatási/szociális intézmények védelem- és biztonságszervezési feladatellátására vonatkozó - ellenörzések megvalósulásának összefoglalását tartalmazza. Fenti el/enőrzések részleteiről (megállapításairól, illetve a megtett intézkedésekről) év folyamán a Főváros vezetői, a bizottságok [a Pénzügyi Ellenőrzö Bizottság (PEB), a Pénzügyi Költségvetési Bizottság (PKB), valamint az ellenőrzés tárgyában érintett szakbizottságokj a főjegyző útján a lezárt ellenőrzési jelentések, intézkedési tervek és azok végrehajtásáról 1052 Budapest, Városház utca evélclm: 1840 Budapest 1 telefon: fax: e-ma il: ta r1osistva n@ b u da pest. h u

2 szóló beszámolók megküldésével folyamatosan kaptak tájékoztatást. Az ellenőrzési jelentések bizottsági tárgyalásakor a BEO - a bizottsági üléseken történő - részvételével biztosította az esetlegesen felmerülő kérdések megválaszelását Fentieken túl e fejezet összefoglalóan tartalmazza a belső kontrollrendszer működésének értékelését, a belső ellenőrzések javaslatai alapján készített intézkedési tervek megvalósulásával kapcsolatos tapasztalatok ismertetését. A jelentés "B" fejezete az önkormányzati intézmények éves ellenőrzési jelentéseinek összegzését, "C" fejezete a többségi irányítást biztosító tulajdonú Társaságok belső ellenőrzési tevékenységéről megküldött tájékoztaték összefoglalását tartalmazza. Kérem a T. Közgyűlést az elölerjesztés megtárgyalására és annak elfogadására. Határozati javaslat A Fővárosi Közgyűlés úgy dönt, hogy: 1. jóváhagyja,.a Fővárosi Önkormányzat évi összefoglaló ellenőrzési jelentése" című FPH006/121-5/2014. sz. előterjesztést. határidő: azonnal felelős: T arlós István főpolgármester Határozathozatal módja: A határozati javasiali pont elfogadásához egyszerű szélöbbség szükséges. Budapest, április,.'"-.'!!.. " Láttam: 2014 ÁPR 0 9. Ju- ~ Sárádi Kál f6jegyz6 Tarlés István f6polgármester mellékletek: 1. a Fővárosi Önkormányzat évi összefoglaló ellenőrzési jelentése --:-- /~,os~ " ) /~'O'\: \:\\f'ö! -~ '~" ~~ t;_ r::-:--. :-:------AJ, ". Q." ll,. ot.. o-1, sz,gnalta... ~~:v.;"k..t'~..l~?;'i 212 \f"j-~nza Péter \-;t 1.. CJ -1"' o 4. 0 '" osztályvezető \.

3 BUD8~PeST Budapest Főváros Föpolgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztály lllllllill IM Illi ~11~ 11111m * * ikt. szám: FPH006/121-4/2014. A Fővárosi Önkormányzat évi összefoglaló ellenőrzési jelentése. ; r :j- ' '! '-./ " Budapest, április" 1> ~. " ~~c_ 9-o tl.,. ol1. o"">. r

4 Tartalom Vezetői összefoglaló AJ Belső Ellenőrzési Osztály által végzett ellenőrzések megvalósulása A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése 6 2. A bizonyosságat adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása A tanácsadói tevékenység bemutatása Védelem- és biztonságszervezésl ellenérzések 15 ll. A belső kontrollrendszer működésének értékelése a BEO ellenőrzései alapján A kontrollrendszer javítását célzó javaslatok A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A kontrollkörnyezet értékelése 2.2.A kockázatkezelés értékelése 2.3.A kontrolltevékenységek értékelése 2.4.1nformáció és kommunikáció 2.5.Nyomon követési rendszer lll. Az intézkedési tervek megvalósítása B/ Az intézmények által végzett belső ellenőrzési tevékenység összefoglalása Az éves beszámolókjogszabályi megfelelösége Humánerőforrás ellátottság Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítése A belső kontrollrendszer m!lködésének értékelése Cl Összefoglaló a többségi irányítást biztosító tulajdonú Társaságok belső ellenőrzési tevékenységéről Humánerőforrás ellátottság Az ellenőrzési feladatok megvalósításának értékelése A belső kontrollrendszer m!lködésének értékelése Mallékletek 2 l 51

5 Vezetői összefoglaló A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Karm. rendelet (továbbiakban: Bkr.) 48. -a meghatározza az éves ellenőrzési jelentés elkészítését és annak tartalmi követelményeit. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítésénél figyelembe vettük az államháztartásért felelős miniszter által közzélett médszartani útmutatóban foglaltakat, valamint a hazai és nemzetközi belső kontroll standardokat is. Az éves ellenőrzési jelentésünk célja, hogy átfogó képet adjunk a Fővárosi Önkormányzat vezetői, illetve testületei részére - a belső ellenőrzési rendszer müködéséről, - a független belső ellenőrzés évi feladatellátásáról, - illetve a belső ellenőrzés során évben tett belső ellenőri ajánlások, javaslatok hasznosulásáról, nyomon követéséről. A Budapest Főváros Főpolgármester; Hivatal Belső Ellenőrzési Osztály (továbbiakban: BEO) szarvezeten belüli elhelyezkedése biztositotta a belső ellenőrzés szarvezeti függetlenségét. A BEO a tevékenységél a főjegyzőnek közvetlen alárendelten, az ellenőrzéseket befolyástól mentesen, a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi és magyarországi standardok, az államháztartásért felelős miniszter által közzélett útmutatók és a jóváhagyott Belső Ellenőrzési Kézikönyv szarint végezte. A főpolgármester és a főjegyző által jóváhagyott Belső Ellenőrzési Stratégiai Terv és éves ellenőrzési terv- mely a kockázatok felmérését és elemzését követően készült - végrehajtása a vizsgált időszakra vonatkozó normaváltozásokat figyelembe véve történt. Az ellenőrzések a Bkr-ben, útmutatókban, hazai és nemzetközi standardokban foglalt követelményeknek való megfelelését, az ellenőrzési tevékenység minőségbiztosítását, illetve ennek vezetöi ellenőrzését "ellenőrzési listák", iratminták, sablonok, belső eljárási rendek kialakításával, aktualizálásával és alkalmazásával biztosítottuk év során 28 db tervezett ellenőrzést, ezeken felül 8 db soron kívül elrendelt célellenőrzést, összesen 36 db ellenőrzést zártunk le és további 20 esetben fejeződött be a helyszini ellenőrzés vagylés az ellenőrzési jelentés tervezet elkészítése, egyeztetése. Az ellenőrzési programokban meghatározott határidők az ellenőrzések 82 % -ában teljesültek. A határidő módosítások leggyakoribb indoka a soron kívül elrendelt vizsgálatok miatt szükségessé váló belső ellenőri kapacitás átrendezése volt, egyéb esetekben az ellenőrzött szarvezetek adatszolgáltatási hiányosságai, illetve a belső ellenőrök akadályoztatása miatt kiesett ellenőri napok okozták a határidők kitolódását. A végrehajtott, lezárt ellenőrzések során a BEO közel 450 megállapítást tett és fogalmazott meg javaslatot, melyek közölt a kiemeit jelentőségű megállapítások 1 száma az összes megállapítás 17 %-át tették ki. 1 Kiemeit jelentőségűnek minősoi a megállapltás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szarvezeti egység alapvetően eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitüzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentős. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kivül hagyása, amellyel a szervezet jelentős költségmegtakarltást érhetn e el vagy hatékonyabban müködhetne. 3 l 51

6 Egy ellenőrzés esetében a BEO javaslata alapján a főjegyző a lezárt ellenőrzési jelentést - további vizsgálat céljából - megküldte az illetékes nyomozó hatóságnak. A megkeresés alapján a Budapesti Rendör- Fökapitányság Korrupciós és Gazdasági Bűnözés Elleni Főosztály nyomozást rendelt el, melynek eredményéről - jelen összefoglaló készítéséig - még nem érkezett tájékoztatás. Tanácsadói tevékenység keretében évben valamennyi írásbeli felkérés szarinti normatív utasítás tervezet véleményezését elvégeztük, illetve a tisztségviselők, a hivatali szervezeti egységek, az intézmények és a társaságok vezetöinek igényei szerint számos kérdésben fogalmaztuk meg véleményünket és nyújtottunk segítséget egyes szakmai feladat ellátásához. A BEO-n bekövetkezett közel 30 %-os fluktuáció nehezítette a belső kapacitások hatékony kihasználását, szükségessé tette az éves ellenőrzési terv módosítását, illetve annak végrehajtására vonatkozó feladatkiosztások átrendezését. A belsö ellenörök képzettsége és gyakorlata megfelelt a Bkr-ben előírtaknak és biztosította az ellenőrzési feladatok szakszerű elvégzését. Egy esetben végeztünk olyan ellenőrzést, ahol a vezetöi igények a szakmai feladatvégzés vizsgálatát is szükségessé tették. Ekkor az ellenörzésbe az érintett szakmai főosztály (Kulturális Turisztikai és Sport Főosztály) szakembereinek bevonására került sor. A Főváros vezetöi folyamatosan tájékoztatást kaptak a BEO által végzett belső ellenörzésekröl, azok megállapításairól, illetve a megtett intézkedésekről év során a főjegyző utasitása szerint a Fővárosi Önkormányzat illetékes vezetőinek, bizottságok [a Pénzügyi Ellenőrzö Bizottság (PES), a Pénzügyi Költségvetési Bizottság (PKB), valamint az ellenőrzés tárgyában érinlett szakbizottságokj elnökeinek tájékoztafásul megküldtük a lezárt ellenőrzési jelentéseket - melyek az ellenőrzött szervezeteklszervezeti egységek észrevételeit, illetve az azokra adott belső ellenőri válaszokat is tartalmazták -, intézkedési terveket és az intézkedések végrehajtásáról készült beszámolókat. Amennyiben a megküldött jelentésünk, tájékoztatónk megtárgyalását valamely bizottság napirendre tűzte, a bizottsági elnökök meghívásának eleget téve a bizottsági üléseken minden esetben részt vettünk és az esetlegesen felmerülő kérdések megválaszolásával segítettük a bizottságok munkáját. Jelen éves ellenőrzési jelentés az alábbi fejezetekre tagoltan mutatja be a végzett tevékenységeket: :» az.. A" fejezet a jóváhagyott évi ellenőrzési tervben foglalt, a BEO által végzett ellenörzések megvalósulásának a [Fővárosi Önkormányzat intézményeire (költségvetési szervek), többségi irányítást biztosító tulajdonú társaságaira (Társaságok), valamint alapítványok, szervezetek támogatására és az oktatási/szociális intézmények védelemés biztonságszervezési vizsgálataira vonatkozóan] összefoglalását tartalmazza. 4/51

7 Ebben a fejezetben önértékelés alapján mutatjuk be a évi belsö ellenőrzési tevékenységeket, értékeljük a belső kontrollrendszer müködését, tájékoztatást adunk a belső ellenőrzések javaslatai alapján készitett intézkedési tervek megvalósulásának tapasztalatairól. );> a.. B" fejezetben az önkormányzati intézmények éves ellenőrzési jelentéseinek összegzését rögzítettük, );> a.. C" fejezet a többségi irányítást biztosító tulajdonú Társaságok belső ellenőrzési tevékenységéről megküldött tájékoztatóinak összefoglalását tartalmazza. 5 l 51

8 AJ Belső Ellenőrzési Osztály által végzett ellenőrzések megvalósulása l. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján 1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesitésének értékelése A beszámolási tárgyidöszakban az alábbi jogszabályi normák, médszartani útmutatók és standardok képezték az ellenőrzési tevékenység végzésének alapját: - az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht.), - Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény (Mötv.), - a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.), - az államháztartásért felelős miniszter által közzélett médszartani útmutatók, - a belső ellenőrzés hazai és nemzetközi standardjai, - gyakorlati útmutatók a standardok alkalmazásához, - Budapest Főváros Önkormányzata Föjegyzője 14/2013. (1. 21.) utasítása a Fővárosi Önkormányzat Belső Ellenőrzési Kézikönyvéről (BEK), - BEO ellenőrzési nyomvonala. Az ellenörzések lefolytalására vonatkozóan szakmai szempontból a Bkr. a legmeghatározóbb norma. Ennek elöírásait alapul véve, a kockázatelemzésre, a korábbi ellenörzések tapasztalataira, az egyéb információkra támaszkodva - munkatervben meghatározott, illetve soron kívül a főjegyző által elrendelt cél -, többségében szabályszerűségi; szabályszerűségi-pénzügyi ellenőrzéseket végeztünk. A évben lefolytatott ellenőrzéseket az ellenőrzés típusa szerinti cs~portosításban az alábbi táblázatban mutatjuk be. Ellenőrzések Ellenőrzés tipusa száma (db) szabályszerűség i 31 szabályszerűségi-pénzügyi 18 pénzügyi 3 rendszer 2 teljesítmény 2 Osszesen 56 6 l 51

9 Egyes célellenőrzéseknél a teljesítmény-ellenőrzési elem is megjelent és az év folyamán - a fenti ellenőrzési típusokon belül - több utóellenörzést végeztünk. A müszaki képzettségű belső ellenörök a rendszerellenörzéseket tették teljesebbé, a jelentések a műszaki terűlet szakmai értékelésével egészültek ki. A évi ellenőrzéseket tárgyuk és céljuk szerínt csoportosítva az 1. sz. melléklet tartalmazza. Az alábbi táblázat a évi belső ellenőri kapacitások felhasználási adatait tartalmazza. Megnevezés Tervezett belső ellenőri kapacitás (ellenőr! nap) Felhasznált belső ellenőri kapacitás (ellenőr! nap) Tervezett belső ellenőrl kapacitás felhasználásának aránya(%) Munkaterv szerinti ellenörzések Soron kívül elrendelt ellenörzések % % A táblázat adataiból kiolvasható, hogy a munkaterv szerinti ellenörzések esetében a felhasznált belső ellenőri kapacitások időszükséglete csupán két százalékkal haladta meg a tervezett idöszükségletet, ami a tervezés megfelelőségét mutatja. A tisztségviselök által kezdeményezett, a főjegyző által soron kívül elrendelt ellenörzések száma elmaradt a - korábbi évek tapasztalatai alapján - tervezettől Az így felszabadult kapacitások jelentős részét elsősorban a belső ellenörök kilépése miatt kieső kapacitások pótlására, ezen felül a tervezett vizsgálatokra történő felkészülésre, a tanácsadási tevékenységre, önképzésre, illetve az új PIR nyilvántartási rendszer megismerésére, gyakorlati alkalmazásának tesztelésére fordítottuk. Az egyes ellenörzések részletes szempontrendszerét a különféle ellenőrzési típusokhoz összeállított programok határozták meg, melyben rögzítésre kerültek az ellenőrzés főbb határidői (helyszíni ellenőrzés kezdési és befejezési idöpontja, jelentéstervezet felülvizsgálatra történő leadás dátuma). Az elözö évekhez hasonlóan általánosan kiemeit tárgykör volt az ellenőrzött szervezet belső kontrollrendszere kialakításának vizsgálata, a működés hatékonyságának megítélése. A helyszíni ellenőrzések befejezését követően az ellenőrzési jelentésekben összefoglalásra kerültek az ellenörzések eredményei, valamint a jelentések részletesen tartalmazzák az esetleges hiányosságokat, az azokra tett ajánlásokat és javaslatokat, valamint az ellenőrzött szervezet feladatellátásának minösítését. A jelentéstervezeteket az ellenőrzött szervezetek!szervezeti egységek vezetöi, illetve a megállapításokkal, javaslatokkal érintettek részére megkűldtűk egyeztetésre. Az érintettek észrevételeit szűkség esetén személyes egyeztetések során tisztáztuk és ezek figyelembe vételével készültek el a lezárt jelentések, melyeket a belső ellenőrzési vezető jóváhagyását követően a vonatkozó szabályozásoknak megfelelöen [Bkr. 43. (4) bek.] - a kisérőleveleket mallékleve - a főjegyzőnek továbbítottuk. 7 /51

10 A kisérőlevelek főjegyzőí kiadmányozását követően a lezárt jelentéseket megküldtük a vizsgálattal érintett szervezeteklszervezeti egységek vezetőinek, az intézkedési tervek elkészítése céljából mindazoknak, akikre vonatkozóan a jelentés megállapítást és javaslatot tartalmazott, valamint tájékoztatásul a főjegyző utasítása szerinti tisztségviselőknek. Azon szervezeteklszervezeti egységek, melyek esetében a belső ellenőrzés megállapításokat, illetve javaslatokat fogalmazott meg, a javaslatokban foglaltak végrehajtására intézkedési terveket készítettek az intézkedés határidejének és felelősének megjelölésével, melyeket a belső ellenőrzés javaslata alapján a főjegyző hagyott jóvá, majd elrendelte a végrehajtást és az arról való beszámo/ás határidejét ls meghatározta. A BEO ellenőrzési tevékenységének évi fontosabb teljesítmény mutatóínak alakulását az alábbi táblázat szemlélteti. Hatékonyság Ellenőrzések száma 56 Megállapítások száma (db) 448 Megállapítások átlagos száma (db) 8 Kiemeit megállaoltások száma (db) 75 Kiemeit megállapítások %-os aránya 17 Az ellenőrzést követő felmérés átlagos pontszáma 4,5 Az ellenőrzöttek által tett észrevételek száma (db) 146 Az ellenőrzöttek által tett észrevételek átlagos száma (db) 2,6 Eredményesség A helvszini ellenőrzések határidőre való befejezésének %-os aránva 92 Késedelmes napok átlagos száma ( ellenőri nap) 2 A helyszini munka befejezése és az ellenőrzési jelentés elkészltése közölt eltelt napok átlagos száma ( ellenőri nap) 16 A határidön belül elkészített ellenőrzési jelentések %-os aránya 82 Késedelmes napok átlagos száma lellenőri nap) 3 Lezárt ellenörzések %-os aránya 61 Az ellenörzések átlagos időszükséglete ( ellenőri nap) 66 Fenti táblázat adataiból kiolvasható, hogy a helyszíni ellenőnések befejezése a vizsgálatok 92 %-ában az ellenőrzési programokban meghatározott határidők betartásával történt meg. Helyszíni ellenőnések o Határidőben elvégzett ellenőrzések (%) Határidő módosítás történt(%) 8/51

11 A helyszíni ellenőrzések befejezésének késedelme 2013-ban a évi adatokhoz képest csökkent. A tervezetthez képest átlagosan csak 2 ellenőri munkanappal hosszabbodott meg a helyszini ellenörzések időtartama a évi 7 ellenőri munkanappal szemben. A határidöcsúszási többségében a vizsgálandó dokumentumok ellenőrzött általi rendelkezésre bocsátásának késedelme és hiányosságai, illetve az ellenőrzött szervezeti egység illetékes vezetöinek és munkatársainak akadályoztatása okozta. Az ellenőrzési jelentéstervezetek 82 %-a készült el az ellenőrzési programokban meghatározott határidön belül. Jelentéstervezet elkészftése o ~ r é Határidőben Határidő módosítás elkészített jelentések történt (%) (%) A jelentéstervezet elkészitési határidejének módosítását többségében a BEO-n belüli fluktuáció (kilépő kollégák feladatainak átcsoportosítása, új belépök betanítása), az ellenőrzést végző belső ellenörök akadályoztatása, illetve a feladatkiosztások soron kivül elrendelt vizsgálatok miatti átrendezése okozta. Mindez átlagosan 3 ellenőri munkanappal hosszabbitotta meg a jelentéstervezet irásba foglalásának időtartamát, mely az előző évihez képest (1 O ellenőri munkanap) 70 %-os csökkenés! mutat. A jelentéstervezetek egyeztetése során az ellenőrzöttek a jelentéstervezetben foglaltakkal kapcsolatban átlagosan 3 észrevételt fogalmaztak meg, melyek az esetlegesen vitatott megállapítások jelzésén felül magukba foglalták a jelentésben megfogalmazott megállapításainkra vonatkozó magyarázatokat, illetve a helyszíni ellenőrzést követő, pótlólag tett kiegészítéseket is. A munkatervben meghatározott ellenörzések 61 %-a esetében készült lezárt jelentés, és további 23 esetben (39 %) fejeződött be a helyszíni ellenőrzés vagy/és az ellenőrzési jelentéstervezet elkészítése, illetve megkezdődött a jelentéstervezet egyeztetése. Az ellenörzések lezárását jelentösen akadályozta a jelentéstervezetek egyeztetési eljárásának elhúzódása - mely sok esetben személyes (néha több fordulós) egyeztetéseket igényelt -, amit 9/51

12 az ellenőrzöttek érintett vezetőinek, szakembereinek akadályoztatása, más irányú elfoglaltsága, illetve az ellenőrzést befolyásoló nem várt események bekövetkezése okozott. A BEO ellenörzései során 448 db megállapftást, illetve javaslatot fogalmazott meg, melyböl a kiemell megállapítások száma az összes megállapítás 17 %-át tette ki. (2. sz. melléklet) 17% Megállapítások,. Átlagos megállapítás Kiemeit megállapítás A lezárt ellenörzések átlagos időszükséglete 66 ellenőri munkanap volt. Az ellenőrzés lezárásakor az ellenőrzött szervezeteklszervezeti egységek az Ellenőrzést Követő Felmérő Lapon feltüntetett kérdésekre adott válaszokkal értékelték azt, hogy a vizsgálat során a belső ellenőrzés hogyan teljesitette munkáját. Az értékelések maximális 5 pontjából az értékelést végzők által adott átlagos pontszám 2013-ban 4,5 volt. Ez az érték az előző év értékeléséhez képest szinte alig változott, így megállapítható, hogy az ellenőrzöttek továbbra is megfelelőnek itélték az ellenőrzést végzök szakmai felkészültségét, az együttmüködést és az ellenőrzés előrehaladásáról adott folyamatos tájékoztatást. Az ellenőri megállapítások alapján tettjavaslatokat épitő jellegűeknek és végrehajthatóknak tartották Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesftése, az ellenőnések összesítése Az egységes, évre vonatkozó FPH006/226-47/2012. számú belső ellenőrzési munkaterv a Fővárosi Önkormányzat testülete által alapitott intézményekre (társaságok, költségvetési szervek) vonatkozó tervezett ellenőrzéseket, azok típusát és időtartamát, valamint a tervezett védelem- és biztonságszervezési vizsgálatokat tartalmazta, melyet november 5-én a főjegyző, november 9-én a főpolgármester együttesen hagyott jóvá évre tervezett ellenörzések az ellenőri kapacitások 62,5 %-át jelentette. Soron kivüli ellenőrzésekre a kapacitások 30 %-át, a tanácsadási tevékenységre 7,5 %-ot terveztünk. A évi belső ellenőrzési munkaterv az év során két alkalommal módosult. A módosftásokat a terv jóváhagyását követően a Belső Ellenőrzési Osztályon bekövetkezett személyi változásokból adódó feladatátrendeződések, illetve a munkatervben nem szereplö, soron kívül elrendelt belső ellenőrzési vizsgálatok indokolták. 1 o l 51

13 2013. évben - a terv módositásait követöen - 56 db ellenőrzést indítottunk, melyböl 45 db tervezett ellenőrzést, ezeken felül11 db soron kívül elrendelt célellenőrzést kezdtünk meg. Az év során 36 db ellenőrzést zártunk le (63 %), és további 20 esetben (37 %) fejezödölt be a helyszini ellenőrzés vagy/és az ellenőrzési jelentéstervezet elkészítése, illetve megkezdődött a jelentéstervezet egyeztetése. 3 tervezett ellenőrzés nem valósult meg, ezek adatait az alábbi táblázat tartalmazza. Szarvezeti egység Ellenőrzés célja Elmaradás indoka megnevezése BKK Zrt. összevonás ra A évben lefolytatott vizsgálat került a 2013-ban utóellenörzése. indult BKK-s vizsgálattal. A Hivatal szarvezetének és működési Föpolgármesteri Hivatal szabályainak változását követő, a szervezeti egységei szarvezeti egységek belső szabályozásai aktualizálásának, a megtett intézkedések utóellenörzése.. A Hivatalban az Ügyrend, SMSZ-ek felülvizsgálata nem fejeződött be év végéig. A TISZK-ek súlyponti iskoláinál lefolytatott vizsgálat jelentésében Oktatási ágazatban TISZK-ek szereplö projektmenedzsmentek, történt szarvezeti valamint az északi és a belvárosi TISZK. változások miatt szabályszerűségi ellenőrzése. okafogyoltá vált Az ellenőrzések során további eljárás megindítására okot adó cselekmények Egy ellenőrzés esetében (Budapest Film Forgalmazó és Moziüzemi Zrt.) a BEO javaslata alapján a főjegyző a lezárt ellenőrzési jelentést - további vizsgálat céljából - megküldte az illetékes nyomozó hatóságnak. A Budapesti Rendör- Fökapitányság Korrupciós és Gazdasági Bűnözés Elleni Főosztály nyomozást rendelt el "különösen nagy vagyoni hátrányt okozó hűtlen kezelés bűntett megalapozott gyanúja miatt". A nyomozás eredményéről - jelen összefoglaló jelentés elkészítéséig - a nyomozóhatóságtól nem érkezett tájékoztatás. 2. A bizonyosságo! adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása A belső ellenőrzés végrehajtására vonatkozó eljárásrend, valamint annak mallékletét képezö iratminták biztosították a belső ellenőrzési tevékenység megfelelő minőségben történő végzését. Az eljárásrend szerint végzett tevékenység következtében a belső ellenőrzési jelentések tartalmukat tekintve megfeleltek a Bkr-ben foglalt követelményeknek. A jelentésekben szereplö megállapítások alátámasztására előre rögzitett formátumú dokumentumokat - munkalapokat, interjúlapokat, tanúsftványokat, jegyzőkönyveket - használtunk a minél nagyobb bizonyosság érdekében.,, l 51

14 Megállapításainkat a vizsgált dokumentumokban foglaltakkal alátámasztva, megalapozottan fogalmaztuk meg. A belső min6ségbiztosítás az ellenörzések végrehajtásának belső ellenőrzési vezetöi, illetve csoportvezetöi felülvizsgálatával, rendszeres belső értékeléseivel és a minőség folyamatos nyomon követésével, valamint a vizsgált szervezetek, szarvezeti egységek jelentéstervezetekre tett észrevételei nek, illetve az ellenőrzést követő értékeléseinek figyelembevételével történt. A helyszíni ellenörzések befejezése után az ellenőrzött szervezeteklszervezeti egységek vezetöi a Bkr-ben rögzített jog érvényesülése érdekében is - a belső felülvizsgálatot követően - a jelentéstervezetet megkapták egyeztetésre. Az észrevételeket szükség esetén személyes egyeztetések során tisztáztuk és ezek figyelembe vételével zártuk le a jelentéseket A BEO humáner6forrás ellátottsága A BEO engedélyezett létszáma 2013-ben 31 fö volt, ebből l' osztályvezető 1 fö l' csoportvezetök 3 fő l' belső ellenőrök 23 fö - ebből egy fő tartósan távol l' intézményi védelem- és biztonságszervezési ügyintéző 1 fő l' adminisztratív munkatársak 2 fő l' pénzügyi koordinátor 1 fő Az év során 9 fő belső ellenőr kilépésére és 7 fő új kolléga felvételére került sor, valamint 1 fő adminisztratív munkatárs cseréje történt meg évben a megüresedett álláshelyek betöltése pályáztatás útján, a főjegyző engedélye alapján történt. A belső ellenőri munkakörben bekövetkezett közel 30 %-os fluktuáció nehezítette a belső kapacitások hatékony kihasználását, de a munkaterv szerinti feladatok végrehajtását összességében nem hiúsította meg. A bels6 ellen6rök rendelkeztek az Áht. 70. (4)-(5) bekezdésben előírt engedéllyel, a év folyamán a BEO-hoz érkezett új munkatársak regisztrációs kötelezettségüknek eleget tettek. A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetöinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIli. 3.) NGM rendeletben foglalt regisztrációs, valamint a bels6 el/en6rök részére el6írt kötelez() képzési és vizsgakötelezettségnek évben a munkatársak eleget tettek. A bels6 el/enör6k képzettsége és gyakorlata megfelelt a Bkr-ben előírtaknak és biztositotta az ellen6rzési célok megvalósulását. A müszaki képzettségű belső ellenőrök a rendszerellenörzéseket tették teljesebbé, a jelentések a müszaki terület szakmai értékelésével egészültek ki. 12/51

15 Az ellenőri munka hatékonyságának növelése érdekében kiemeit szerepe volt a külőnbőző szintü és szervezésü szakmai képzéseknek, továbbképzéseknek. A belső ellenőrzés speciális szakmai jellege miatt a külső szakmai továbbképzéseken, konferenciákon való részvétel a színvonalas munkavégzés egyik feltétele, ezért a Főpolgármesteri Hivatal Humán Erőforrás Menedzsment Főosztály által biztosított képzéseken évben is részt vettünk. A márlegképes könyvelők és okleveles könyvvizsgálók továbbképzési kötelezettségnek is eleget tettek az érintett kollégák. A jogszabályváltozásokból eredő költségvetési, pénzügyi, számviteli, közbeszerzési és az ellenőrzések tárgyát érintő egyéb előadásokon az előző évekhez hasonlóan vettünk részt. A számítástechnikai képzések, továbbképzések a felhasználói szintü ismeretek gyarapítását jelentősen segítették. A BEO szervezésében, a képzés teljesebbé tétele és az egységes eljárás biztosítása érdekében: minden hét első napján megbeszélések, osztályértekezletek során kiemeit szerepet kapott az ellenőrzések tapasztalatainak közreadása, egységes álláspont kialakítása. a szakmai képzéseken résztvevő munkatársak a megszerzett ismereteket, információkat tartalmazó dokumentumokat és segédanyagokat a többi munkatárs rendelkezésére bocsátották, illetve a megszerzett ismeretek átadása is megtörtént 2.2. A BEO szervezeti és funkcionális függetlensége A BEO szervezeten belüli elhelyezkedése biztositotta a belső ellenőrzés szarvezeti függetlenségét. A BEO a főjegyzőnek közvetlen alárendelten végezte tevékenységét, az ellenőrzéseket befolyástól mentesen hajtotta végre. A BEO, mint szervezeti egység és az egyes belső ellenőrök sem végeztek operativ feladatellátási tevékenységet Összeférhetet/enségi esetek évben az ellenőrzések során összeférhetetlenség nem állt fenn A belső ellenőrl jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása évben az ellenőrzések során a Bkr. 25. a) - e) pontjaiban megfogalmazott jogosultságok érvényesülésével kapcsolatban problémák, korlátozások nem álltak fenn. Az ellenőrzött szervezeti egységek, szervezetek biztositották a belső ellenőrök számára a helyiségekbe történő bejutás!, az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó dokumentumokba, elektronikus adathordozóken tárolt adatokba való betekintést. 13 l 51

16 2.5. A belső ellenőrzés esetleges végrehajtását akadályozó tényezők Néhány esetben az ellenőrzési programban meghatározott helyszini ellenőrzés határidőben történő megvalósulását az ellenőrzött szarvezeti egységnél vizsgálandó dokumentumok hiányosságai és/vagy ezek rendelkezésre bocsátásának késedelme, illetve az ellenőrzött szervezetlszervezeti egység munkatársainak más irányú elfoglaltsága miatti egyeztetések elhúzódása akadályozta. Az ellenörzések többségében azonban az ellenőrzött szervezetek, szarvezeti egységek együttmüködtek és segitették az ellenőrzést végzök munkáját évben a belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó technikai hiányosságak elsősorban az intézmények, társaságok vizsgálatakor fordult elő. Néhány ellenőrzött szarvezetnél az elhelyezési és tárgyi feltételek nem voltak teljes körüen biztositottak. Fentiekre és a nagyszámú külsö helyszinen folytatott vizsgálatra tekintettel, kezdeményezésünkre évben már 12 db új hordozható számitógép, illetve 5 db mobiltelefon támogatta a belső ellenörök feladatellátását, azonban az ellenörzések hatékony és zökkenőmentes lefolytatása további eszközök beszerzését igényelte. A költségvetési lehetőségek figyelembevételével - az Informatikai Főosztály felé - kezdeményeztük további 11 db hordozható un "dokkolós" számítógép beszerzését, me/y az év végén megvalósu/t. Ezeknek az eszközöknek a beüzemelése folyamatban van, igy az elavult hordozható és asztali számítógépek kiváltása is lehetövé vált. A Hivatalon belül történt ellenörzések esetében az egyéb technikai feltételek (internet, jogtár hozzáférés, stb.) és a belső ellenörök számára külön zárható helyiség évben is biztosított volt Az ellenörzések nyilvántartása A belső ellenörzések nyilvántartására évben bevezetésre került a Pénzügyi Információs Rendszer (Pl R) Belső Ellenőrzési Modulja. A évben bekövetkezett szarvezeti változás (A Költségvetési Revizori Ügyosztály és a Belső Ellenőrzési Alosztály összevonása), valamint a belső ellenőrzéssei - azon belül a nyilvántartási kötelezettséggel - kapcsolatos jogszabályok változása miatt ban ezt a modult már nem tudtuk használni, melyet az Informatikai Főosztály felé jeleztünk. A modul módositásával kapcsolatban - az Informatikai Főosztály közremüködésével ban megkezdődött a fejlesztövei történő egyeztetés a szükséges változtatások végrehajtása érdekében. Ez a munka év végére fejezödölt be, igy a Bkr. 22., 47. és 50. -okban meghatározott nyilvántartást az év folyamán még a korábbi eljárásrend szarint végeztük (Excel). A nyilvántartás folyamatos vezetése évben is biztosított volt. A nyilvántartás a jogszabályi követelményeknek megfele/öen tartalmazta a évben végzett ellenörzések adatait, az ellenőrzési folyamat lépéseinek nyomon követését, a határidők figyelemmel kisérését, valamint az ellenőri javaslatokra készitett intézkedési tervek megvalósulásának nyomon követését. A BEO-n biztosított az ellenőrzési dokumentumok megőrzése, illetve a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolása Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok ~ Az ellenörzések szakmai szinvonalának további emelése érdekében szükséges az egységes eljárásrend további folyamatos fejlesztése, pontositása, a belső ellenörökkel történő megismertetése, különös tekintettel az új munkatársakra, 14/51

17 az alkalmazott munkalapok, ellenőrzési listák folyamatos korszerűsítése, ezzel is biztositva a megállapítások alátámasztottságát, teljesebb kimunkálását, az ellenőrzésekre való felkészülési tevékenység erősítése Oogszabályi környezet feltárása, az ellenőrzött szervezettel, szarvezeti egységgel, tevékenységgel kapcsolatos információk gyűjtése, kockázatok feltárása, korábbi, vagy külsö ellenörzések tapasztalatainak megismerése), az ellenőrzési cél megvalósulása, az ellenőrzési programokban meghatározott feladatok magas szakmai szinvonalon és határidőben történő elvégzése érdekében a munkamódszerek további fejlesztése (pl.: feladat ütemezés, az ütemezés szerinti végrehajtás támogatása Gantt diagrammal). )> Az ellenörzések során nagyobb hangsúlyt kell helyezni a belső kontrollek működésének értékelésére. >- A gazdasági társaságok ellenőrzésének hatékonyabb lefolytatása érdekében továbbra is cél a belső ellenörök e vizsgálatokhoz szükséges minél szélesebb körű ismereteinek megszerzése. 3. A tanácsadói tevékenység bemutatása Tanácsadói tevékenység keretében évben írásbeli felkérés alapján normatív utasítás tervezetek véleményezéséf végeztük et, illetve a főjegyző k6telezettségét képező vezetői nyílatkozatot megalapozó adatszolgáltatók (beszámoltatás) körére tettlink javaslatot, majd összegeztük és véleményeztük a szervezeti egységek beszámolóit. Eljárási, módszertani kérdésekben az önkormányzati társaságok és intézmények vezetöi, illetve belső ellenőrzési vezetöi számára szükség szerint nyújtottunk szakmai segítséget. A belső ellenőrzési munkaterv, illetve éves beszámoló elkészítésével kapcsolatban mind az intézmények, mind a társaságok évben is igényelték a szakmai tanácsadást. Szakmai véleményünket mind a helyszíni ellenörzések során, de telefonos megkeresés esetében is számos kérdésben fogalmaztuk meg. A tanácsadásra tervezett belső ellenőri munkanapok biztosították a tevékenység ellátását. 4. Védelem- és biztonságszervezési ellenőrzések Az ellenőrzések célja: az intézmények tanuló- és gyermekbalesetek megelőzésével kapcsolatos tevékenységének komplex vizsgálata, segitségnyújtás a balesetek, tűzesetek és RE (rendkívüli események) megelőzésében, elkerülni, illetve csökkenteni az esetleges b í rságokat. A szakterületre vonatkozó előirások rendkívül széleskörűek, a jogszabályi alap: a nemzeti köznevelésről szóló CXC. törvény 76., 83. (2) bek. e) pontja, további szabályozók: törvények, pl. az évi XXXI. törvény a tűz elleni védekezésröl, a műszaki mentésröl és a tűzoltóságról, az évi XCIII. törvény a munkavédelemröl; kormányrendeletek, pl. a 259/2011. (XII. 7.) Korm. rendelet a tűzvédelmi hatósági feladatokat ellátó szervezetekröl, a tűzvédelmi birságról és a tűzvédelemmel foglalkozók kötelező élet- és balesetbiztositásáról, a 273/2011. (XII. 20.) Korm. rendelet a munkavédelmi bírság mértékére és kiszabására vonatkozó részletes szabályokról; 15/ 51

18 o BM rendeletek, pl. 28/2011. (IX. 6.) BM rendelet az Országos Tűzvédelmi Szabályzatról, 30/1996. (XII. 6.) BM rendelet a tűzvédelmi szabályzat készítéséről; o egyéb minisztériumi rendeletek, előírások; o szabványok, müszaki irányelvek. Az ellenőrzés módszere: az ellenőrzött intézmények (előzetes telefonos egyeztetés után) tételes listát kaptak az ellenőrzés szempontjainak felsorolásával Egyes tevékenységek esetében a lista tartalmazta azok elvégzésének gyakoriságát, néhány fontosabb esetben jelezte a jogszabályi helyet, ami a tevékenységet elrendelte. A helyszíni ellenörzéskor ezen lista alapján került sor az okmányok ellenőrzésére és a helyszíni bejárásra. A tapasztalatokat jegyzőkönyv összegezte, melynek végén ajánlásokat fogalmaztunk meg a hibák kiküszöbölésére. A Gazdasági Szervezetek megfelelő képzettséggel és gyakorlattal rendelkező vállalkozók bevonásával végzik el a munka- és tűzvédelmi tevékenységet. Az ehhez szükséges erőforrások hiánya miatt az intézkedési tervekben szereplö, anyagi kiadással járó tételek végrehajtása lassan, esetenként több részletben valósul illetve valósult meg. Évközben több jogszabály- és szabványváltozás tette bonyolultabbá a munkát, amelyeket az ellenőrzött intézmények kellő mértékben kísértek figyelemmel. Az ellenörzések célvizsgálatok végrehajtása révén valósultak meg, melyeket a Belső Ellenőrzési Osztály állományába tartozó intézményi védelem- és biztonságszervezési ügyintéző önállóan végzett évben a védelem- és biztonságszervezési feladatok ellenőrzésére 196 munkanap állt rendelkezésre. Az éves tervben szerepelő 25 kollégium, oktatási és gyermekvédelmi intézmény ellenőrzése megtörtént Terven felül a Fővárosi Önkormányzat Idősek Otthona, (Gödöllő) ellenőrzése került végrehajtásra. A vizsgálatok részletes adatait a 3. sz. melléklet tartalmazza. 16 l 51

19 ll. A belső kontrollrendszer működésének értékelése a BEO ellenőrzései alapján 1. A kontrollrendszer javítását célzó javaslatok A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és a tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, melynek célja, hogy a működés és a gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen hajtsák végre. Az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek többségénél belső szabályozásokban rögzítették a végzett tevékenységeket és azok folyamatait, a tevékenységek leírását és a folyamatokon belül meghatározták a hatásköröket és a döntési/ellenőrzési pontokat is, ezzel általában a szabályozottság biztosított volt. E dokumentumok folyamatos felülvizsgálata, a változó jogszabályi környezet, szervezeti struktúrák és az alkalmazott gyakorlat alapján történő aktualizálása - melynek elmaradása magas kockázatot jelent a szervezet működésében - továbbra is fontos feladat. A kockázatok és a szabálytalanságok megfelelő kezelése kiemeit feladatot jelent, melynek érdekében indokolt a hivatali kockázatfelelős és a szabálytalanság/ felelős mielőbbl megbfzása. Az ellenőrzött szervezetek esetében a széles körű szabályozottság által a nyomon követési rendszer működtetése biztosított, melynek keretében az elszámoltathatóságra, az átláthatóság ra és a felelösségre a jövőben kiemeit figyelmet kell fordítani, a belső kontrollokat az irányítási folyamatok (tervezés, végrehajtás, folyamatos figyelemmel kísérés, értékelés) integrált részévé kell tenni. 2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése 2.1. A kontrollkörnyezet értékelése A kontrollkörnyezet kialakítása - a szabályzatok elkészítése és az abban foglaltak alkalmazása lévén- tudatos, szervezett tevékenység. A Fővárosi Önkormányzat költségvetési szervei és társaságai tekintetében kimondható, hogy a végzett tevékenység széles palettája, illetve az annak végzését szabályozó rendszer bonyolultsága miatt az eredend ö kockázat magas. Az ellenőrzött szervezeti egységek és szervezetek esetében általában a feladat és felelósségi körök kialakításra kerültek, a folyamatok meghatározása és dokumentálása, illetve ezek folyamatos felülvizsgálata, aktualizálása azonban esetenként elmaradt. 17/51

20 2.2. A kockázatkezelés értékelése Az ellenörzések során megállapítottuk, hogy az ellenőrzött szervezeti egységeklszervezetek a kockázatkezelésre vonatkozó szabályozások kialakításában, illetve a kockázatkezelési tevékenység végzésében évben is elmaradást, hiányt mutattak. Az önkormányzat és a költségvetési szervek müködésében rejlö kockázatos területek kiválasztása érdekében a kockázatkezelés, azaz objektív kockázatelemzési módszer nem minden szervezetlszervezeti egység/folyamat vonatkozásában került kidolgozásra, illetve alkalmazásra. A Föpolgármesteri Hivatalban a hivatali kockázatfelelős megbízása, a Kockázatkezelési Szabályzatban foglalt feladatvégzés teljességének növelése kedvező hatást gyakorolna a belső kontrollrendszer műkődésére A kontrolltevékenységek értékelése Az ellenörzések során bebizonyosodott, hogy a kontroll stratégiák és módszerek kialakítása, a végzendő kontrolltevékenységek szabályozása általában megtörtént A feladaikörök szélválasztására minden ellenőrzött szervezet törekedett. Az ellenőrzéseinkkel érintett szervezetek, szervezeti egységek többsége igyekezett a belsö kontrollokat a szervezeteket ért változásokhoz alakítani. Ebben a folyamatban jellemzöen a szervezetek vezetöi vettek részt. Az ellenőrzött szervezeti egységek, szervezetek általában meghatározták a beszámoitatás módját, gyakoriságát és dokumentálásának médszerét is. A feladatvégzés folytonosságát az ellenőrzöttek biztosították. Szabályozták az egyes vezetöi szintekre vonatkozó értekezletek rendjét, illetve az ott kiadott feladatok végrehajtásának ellenőrzését. Fenti tevékenységek végrehajtásának ellenőrzése során azonban a belső ellenőrzés számos hiányosságat is megállapított, melyek megszüntetésére megfogalmazta javaslatait Információ és kommunikáció Az információs és kommunikációs rendszerek (pl. VIR, TIR, PIR, iktatási rendszer) többségükben kialakításra kerültek annak érdekében, hogy alkalmasak legyenek objektív módon tájékoztatást nyújtani az irányító szerveknek és az ügyfeleknek. Az ellenőrzött szervezeti egységeklszervezetek vezetöi általában gondoskodtak arról, hogy a vezetöi döntésekkel kapcsolatos információk, a "külsö" információk a megfelelő kommunikációs csatornákon át minél hamarabb eljussanak a feladatokat végrehajtó szervezeti egységek vezetöihez és érintett munkatársaihoz. A hiányosságokkal, szabálytalanságokkal, korrupcióval kapcsolatos jelentési, eljárási rendet az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek többsége meghatározta. A BEO ellenörzései során több ellenőrzött esetében megállapította, hogy a közérdekü adatok kötelezően előírt közzélételét elmulasztották. 18 l 51

21 2.5. Nyomon követési rendszer Az ellenőrzési nyomvonalhoz kapcsolódóan - a jogszabályi előírás alapján - minden költségvetési szerv feladata kialakítani egy olyan monitoring rendszert (hierarchikusan felépített vezetöi információs rendszert), amelynek alapján a szervezet valamennyi tevékenységének minden szakasza értékelhető, és megfelelő jelzést ad a szükséges intézkedések meghozatalára. E rendszer az ellenörzöttek többségénél kialakításra került, hiányosság megállapítása eselén az ellenőrzési jelentés javaslatot fogalmazott meg a szükséges intézkedés megtételére. Az ellenőrzött költségvetési szervek vezetöi a vonatkozó jogszabályokban foglaltaknak megfelelöen megszervezték a belső ellenőrzési tevékenységet és több ellenőrzött társaság esetében is elmondható, hogy a vezetök foglalkoztattak belső ellenöröket A vezetök a belső ellenőrzés megállapításai, illetve a megfogalmazott belső ellenőri javaslatok alapján intézkedtek a hibák, hiányosságok megszűntetéséröl és nyomon követték ezek megvalósulását is. Az BEO által ellenőrzött szervezeteknél, szervezeti egységeknél a belső ellenőrzési tevékenység általában megfelelt a vonatkozó szabályozásokban foglaltaknak, de tapasztalható volt szabálytalan feladatvégzés, illetve hiányosság is, melyet az ellenőrzési jelentéseinkben rögzítettünk. (Az intézmények, illetve a társaságok éves ellenőrzési jelentéseiben, illetve tájékoztatóiban foglaltak ősszefoglalását jelen beszámoló B, illetve C fejezete tartalmazza.) 19 l 51

22 lll. Az intézkedési tervek megvalósítása A BEO a Bkr-ben foglalt szabályoknak megfelelöen következetesen alkalmazott eljárással biztosította az ellenőri javaslatok megvalósitását célzó intézkedési tervek ellenőrzött általi elkészíttetését, föjegyzöi elfogadását, azok végrehajtásáról szóló beszámolási kötelezettség teljesítésének nyomon követését évben közel 450 belső ellenőri javasiatra készítettek az ellenőrzött szervezeti egységek intézkedési terveket, melyre 8 nap állt rendelkezésre. Az intézkedési tervekben az ellenőrzött szervezeti egységek vezetöi rögzítették a feladat végrehajtásának határidejét és annak felelösét. A vizsgált szervezeti egységek, szervezetek által e/készitett intézkedési terveket a belső ellenőrzés minden esetben véteményezte. Az intézkedési tervek tartalmának nem megfelefősége (pl.: elfogadott javasiatra hiányzik az intézkedés, az intézkedés tartalma nincs összhangban a javaslattal, nem megfelelő, vagy hiányzik a határidő és/vagy a felelős megjelölése) esetében a belső ellenőrzés módosítást, kiegészitést kért az érintett szervezeti egységtöl, szervezettöl. Megfelelőség eselén az intézkedési terveket a főjegyző hagyta jóvá és határozta meg az intézkedések teljesülésérőt készítendő beszámoló határidejét. A BEO folyamatosan nyomon követte a tejárt határidejű intézkedéseket és az érintett szervezetet/ szervezeti egységet felhívta a lejárt határidejű intézkedés végrehajtására és a beszámoló benyújtási kötelezettség teljesítésére. A teljesítésről összeállított beszámo/ó felülvizsgálatát a BEO elvégezte, hiányosság esetén pontosítást, illetve indokolt esetben - későbbi határidövei - ismételt kiegészítő jelentést kért. A beszámolót- a BEO véleményével- a főjegyzőnek továbbítottuk jóváhagyásra. A beszámolókban a vizsgált szervezetek az esetlegesen elmaradt intézkedéseket minden esetben indokolták. A fentiek szerinti eljárásrenddel az intézkedések nyomon követését - a vezetett Excel nyilvántartások segítségével - a BEO teljes körűen megvatósította év folyamán volt olyan ellenőrzés, mellyel kapcsolatban megfogalmazott ellenőri javaslatok megvalósítása hosszabb időt vett igénybe, illetve más, az ellenőrzött szervezettöl/szervezeti egységtől független körűlmények akadályozták az intézkedések végrehajtását. Pl. az ellenőrzött szervezet/szervezeti egység belső szabályozóinak felülvizsgálatára, aktualizálására vonatkozó javaslatok végrehajtása más hivatali szabályozások hatálybalépését (pl.: Ügyrend), vagy egyéb fels ö vezetöi döntések (pl.: státuszok betölthetőségére vonatkozó vezetöi döntések) meghozatalának megtörténtét feltételezték. Ezekben az esetben a szervezeti egységetc/szervezetek határidő módosítást kezdeményeztek, melynek elfogadásáról, vagy elutasításáról a BEO véleményezését követően a főjegyző döntött. Folyamatban vannak azon ellenőrzésekkel kapcsolatos intézkedések, melyeket a BEO év III-IV. negyedévben zárt le és az intézkedési tervben meghatározott határidők évi teljesítést határoztak meg. 20 /51

23 B/ Az intézmények által végzett belső ellenőrzési tevékenység összefoglalása év végén a BEO a fővárosi intézmények vezetöinek küldött levélben hívta fel a figyelmet a Bkr a szerinti éves ellenőrzési jelentés elkészítésére és a jogszabályban meghatározott határidőben történő megküldésére. Az intézmények ezen kötelezettségüknek eleget téve a - főjegyzőnek címezve - megküldték a BEO-nak a évre vonatkozó éves belső ellenőrzési jelentést. Az alábbiakban az intézményi éves beszámolókban rögzített ellenőrzési tevékenységek főbb jellemzöit foglaljuk össze. 1. Az éves beszámolók jogszabályi megfelelösége Az intézmények éves ellenőrzési beszámolói nagy többségében formailag megfelelnek a Bkr. vonatkozó előírásainak és az államháztartásért felelős miniszter által közzélett módszertani útmutató figyelembevételével készültek. Tartalmukat tekintve néhány esetben eltérnek a Bkr., illetve a módszertani útmutató tartalmi követelményeitől. A beszámolók 24 /o-ánál a költségvetési szerv vezetőjének jóváhagyása nem dokumentált, amely nem felel meg a Bkr. 49. (1) bekezdésben foglaltaknak, 6 % esetében a belső ellenőrzési vezető a beszámolót nem írta alá. Két esetben a beszámoló a már hatályon kívül helyezett, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendeletben (Ber.) meghatározott tartalom szerint készült, illetve Ber. hivatkozásokat tartalmazott és nem a hatályos útmutató szerinti szerkezetben készült. Csupán egy intézmény beszámolója tartalmazott a külső ellenőrzésekre vonatkozó adatot. 2. Humánerőforrás ellátottság 2013-ban a belső ellenőrzési feladatokat az intézmények 21 %-ánál közalkalmazotti jogviszonyban álló munkatárs, 79 %-ánál megbízás i szerzödés alapján külsö megbízott látta el. 21% "'Közalkalmazottal megbizási szerződéssel 21 /51

24 A tevékenységet az intézmények csupán 2 %-ánál végezték részmunkaidőben, ami az előző évi adatokhoz képest csökkenést mutat a teljes munkaidös foglalkoztatás javára. Az intézmények 87 %-a rögzítette a beszámolójában, hogy a foglalkoztatott belső ellenörök képzettsége és végzettsége megfelelt a vonatkozó szabályozásokban előírt követelményeknek és az ellenörök az Aht. 70. (4)-(5) bekezdésében előírt engedéllyel rendelkeztek. (5 esetben a beszámoló nem tartalmazott erre vonatkozó adatot.) A beszámolókból kitűnik, hogy a foglalkoztatott belső ellenörök a kötelező továbbképzéseken túl egyéb szakmai képzéseken is részt vettek (pl. márlegképes könyvelök, adótanácsadók, okleveles adószakértök továbbképzései, költségvetési, számviteli, közbeszerzési, ellenőrzési, kommunikációs, vezetési témakörben szervezett képzések), de sok esetben a költségtakarékosság miatt elsősorban az önképzés volt a jellemző, a különbözö kiadványok használata és az interneten hozzáférhető ismeretek megszerzése útján. A belső ellenörök funkcionális függetlensége minden intézményben biztosított volt, összeférhetetlenség í esetről egyetlen intézmény sem számolt be. 3. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítése Az év folyamán az intézmények belső ellenőrei összesen 222 db ellenőrzést végeztek, ami az előző évihez képest csökkenés! mutat. Ennek oka az oktatási és a kulturális intézmények körében történt strukturális változás, mely az önkormányzati intézmények számának csökkenését eredményezte évben - a beszámolók adati szerint - átlagosan 7,7 db ellenőrzést végeztek intézményenként, a soron kívül elrendelt vizsgálatok átlagos száma 0,3 db volt. Az elmaradt ellenőnések átlagos száma az előző évi 0,4 db-ról 0,9 db-ra nőtt, melyet leggyakrabban szintén az oktatási és a kulturális intézmények körében történt strukturális változás - az intézményt érintő átszervezés, egybe olvadás, illetve a feladat ellátási kötelezettség változása - okozott. Ezen túl a soron kívül elrendelt ellenörzésekkel, a belső ellenőr esetleges betegségeivel indokolták a tervezett ellenörzések elmaradását, de több esetben az ellenőrzés okafogyoltá vált, vagy az egyes ellenörzések összevonásra kerültek. Az intézményi beszámolókban rögzítették, hogy - a belső ellenőrzési tevékenység folytatása, az ellenörzések dokumentálása a Bk r., az államháztartásért felelős miniszter által közzélett módszertani útmutatóban foglaltak és a hazai és nemzetközi belső kontroll standardok, a Belső Ellenőrzési Kézikönyv, a Belső Kontroll Kézikönyv, az ellenőrzési nyomvonal előírásai alapján történtek; a belső ellenőrzési tevékenységet az intézményvezetök megbízó levelei és az ellenőrzési programok szerint végezték; az elkészített belső ellenőrzési jelentések az előírt formai követelmények figyelembe vételével készültek. A jelentésekben az ellenőrzési programfegyelmet betartva, rögzítették a megállapításokat és következtetéseket, az intézmény, valamint a szervezeti egységek vezetöi számára is hasznosítható javaslatok születtek; 22/51