Előadássorozat vállalkozóknak Makay Mátyás Patmos Kft. makaym@t-online.hu
5. Előadás Projekt és Projekt-menedzsment Projekt Egyszeri, általában összetett vállalkozás, amelynek célja, hogy valamilyen egyedi végeredményt - terméket, szolgáltatást hozzon létre (a latin projectum, ill. projicere szóból -valaminek az előre vetítése. Egyszeri aktus van kezdete és vége Összetett végeredmény komolyabb tervezést igényel Fokozatos kidolgozás menet közben új problémák, helyzetek merülhetnek fel Nagyon különböző méretek Apolló program holdraszállás Házépítés Vacsorakészítés vendégeknek A projektet meghatározó faktorok erőforrások - emberek, eszközök, anyagok, stb. idő - időigény, időzítés pénz költségek kiterjedés a projekt céljai Ezek a faktorok kölcsönösen függnek egymástól és a projekt folyamán mind a négyet folyamatosan menedzselni kell.
Projekt menedzsment projekt specifikáció projekt terv a projekt kommunikációja a résztvevők felé feladatok delegálása a team mozgatása ellenőrzések, mérések, monitoring projektzárás projektkövetés 1. PROJEKT SPECIFIKÁCIÓ indokok, célok, várt eredmény a projekt paramétereinek megállapítása időhorizont, költségvetés, hely, stb. a projektben résztvevő emberek és a munkamódszer meghatározása - fix megbeszélések, döntéshozatali módszerek, stb. mérföldkövek, mérési pontok kijelölése mit, mikor és hogyan fogunk ellenőrizni 2. PROJEKT TERV általában több részfeladat párhuzamos, szekvenciális, feltételes, stb. relációban egymással időhorizont és költség a legtöbb projekt későn indul és többe fog kerülni mint, ahogy azt tervezték, nem célszerű túlzottan ambiciózus idő és költségkereteket megfogalmazni
A projekten dolgozó csapat kiválasztása döntő jelentőségű minél hamarabb álljon fel a csapat Projekt menedzsment eszközök Halszálka diagramm Folyamatábra Gantt digramm
HALSZÁLKA DIAGRAMM A halszálka diagramm korai tervezési fázisban a leghasznosabb, minden faktort számbavesz, ami a projektre hatással lehet Eszközök Folyamatok Emberek Anyagok Környezet Menedzsment
Eszközök Folyamatok Emberek Tányérok Edények Sütés Előkészítés Vendégek Én Tojás, kenyér hurka Konyha Én Anyagok Környezet Menedzsment
FOLYAMATÁBRA A folyamatábra az egymástól elkülönülő, de egymással kapcsolatban lévő munkaszakaszok bemutatására a leghasznosabb. START
hozzávalók főzőeszközök START felszolgálás Idő előrehaladása
kenyérpirítás tojások megfőzése hozzávalók bacon megsütése hurkák megsütése főzőeszközök START felszolgálás Idő előrehaladása
kenyérpirítás tojások megfőzése hozzávalók bacon megsütése hurkák megsütése főzőeszközök START felszolgálás terítés tányérok előmelegítése Idő előrehaladása
kenyérpirítás tojások megfőzése hozzávalók bacon megsütése hurkák megsütése főzőeszközök START TÁLALÁS felszolgálás terítés tányérok előmelegítése Idő előrehaladása
GANTT DIAGRAMM A Gantt diagramm (Henry Gantt 1861-1919) az egyes folyamatok időzítésének és költségeinek a nyomon követésére alkalmas. Költségek Hozzávalók 8 Főzőeszközök 3 Felszolgálás 5 Tányérok előmelegítése 2 Bacon megsütése 7 Terítés 2 Hurkák megsütése 12 Kenyérpirítás 5 Tojás megsütése 10 Tálalás 3 Teljes költség 57
PROJEKT MENEDZSMENT ESZKÖZÖK HASZNÁLATA A PROJEKT KÜLÖNBÖZŐ FÁZISAIBAN Brainstorm ing Halszálka diagram m Foly am atábra Gannt Ötletbörze, első koncepciók *** ** Befolyásoló faktorok részletes számbavétele * *** ** Menetrend elkészítése ** *** Részfeladatok és kapcsolataik kibontása * *** * Pénzügyi tervezés * * ** *** Monitoring, jelentések * ** *** Menet közben felmerülő problémák kezelése ** *** ** * Kommunikáció kidolgozása * * ***
Pénzügyi tervezés Minden zsebpénzen túlmutató projekt pénzügyi tervezést igényel Kevésbé összetett projektek esetében a Gannt tábla is alkalmas a költségek tervezésére A projekt előrehaladása közben a pénzügyi folyamatok pontos követése elengedhetetlen Maradjon puffer az előre nem tervezhető költségek fedezésére Előre nem látható események Maradjon pénz és idő ezek kezelésére B tervek előzetes kidolgozása (pl. plusz tojások ha netán eltörik néhány, gomba, ha kiderül, hogy vegetáriánus vendég is lesz) 3. A PROJEKT KOMMUNIKÁCIÓJA A RÉSZTVEVŐK FELÉ Informálni kell a résztvevőket, hogy világosan értsék a célokat és motiváltak legyenek Stakeholder koncepció Jó esetben a folyamat közben sok segítség és visszajelzés érkezik a projekt végrehajtóitól A nem megfelelő kommunikáció sok kárt fog okozni
4. A FELADATOK DELEGÁLÁSA Nagyon pontosan meghatározott feladatokat kell megfogalmazni minden releváns paraméter szerepeljen benne (várt eredmény, határidő, elfogadott költségek, stb.) A jó delegálás ismertetőjegyei: Világosan meghatározott Mérhető Közös megállapodáson alapul Reális Időben történik Etikus Rögzített A jó delegálás menete: A feladat meghatározása Az ember vagy csoport kiválasztása, akinek delegálni fogunk Az ember vagy csoport képességeinek felmérése A delegálás elmagyarázása A várt eredmény pontos meghatározása Az eredményes munkához szükséges feltételek meghatározása Megállapodás a határidőben Kommunikálás az érintett stakeholderek felé Visszajelzés az embereknek vagy a csoportnak
5. A TEAM MOZGATÁSA Talán a legbonyolultabb feladat Milyen szabadságfokot kell adnom a résztvevőknek? - adminisztratív ellenőrzés vs. eredmény-centrikus ellenőrzés Egyéni karakterkülönbségek a vezető egyengeti ki 6. ELLENŐRZÉSEK, MÉRÉSEK, MONITORING Terv és haladás folyamatos összevetése Ragaszkodni kell az eredeti monitoring protokollhoz A terv módosítása, ha szükséges Problémás feladatok újradelegálása ebben a fázisban már jobban ismerem az embereket A kommunikáció itt is döntő 7. PROJEKTZÁRÁS Tanulságok leszűrése Felkészülés a projekt követésre
8. PROJEKT KÖVETÉS Egyes esetekben döntő fontosságú Pl. drága és nem közvetlenül érzékelhető, látványos eredményű projektek esetében (pl. nagy számítástechnikai rendszerek bevezetése) Sokszor változásmenedzsmentet is igényel új paradigma, tréning