Petriventei Sportegyesület Petrivente A HÁZIPÉNZTÁRI PÉNZKEZELÉS S Z A B Á L Y Z A T A Érvényes: 2013. március 01-től
Tartalomjegyzék oldal Hatályba léptető határozat 3 1. A szabályzat célja: 4 2. A Társaság sajátosságai 4 3. A Petriventei Sportegyesület legfőbb pénzügyi feladatai: 4 4. A pénzkezelés legfőbb pénzügyi feladatai: 5 5. A bankszámlán történő pénzforgalommal kapcsolatos feladatok 5 6. Pénzintézeti fizetési módok 5 7. A házipénztári pénzkezelés általános szabályai 6 8. Az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 10 9. Szigorú számadású nyomtatványok kezelése és felhasználásának nyilvántartása 11 10. Vevői számlák kezelése 12 11. Szállítói számlák kezelése 13 12. Záró rendelkezések 13 2
Hatályba léptető határozat A Petriventei Sportegyesület házipénztárában lévő pénzeszközök kezelését, a pénzeszközökkel kapcsolatos közvetlen elszámolásokat, azok nyilvántartását, továbbá a pénztári befizetéseknek és kifizetéseknek bizonylatolását - az alábbiak szerint szabályozom. Az utasítás 2013. március 01. napján lép hatályba. A szabályzat előírásai a pénzeszközök kezelésével megbízott valamennyi érintett dolgozójára kötelező. A szabályzat előírásait érintő témakörökben előzetesen kiadott belső utasítások hatályukat vesztik. Kelt:. Petrivente, 2013. március 01. Heim Roland se elnök 3
A házipénztár pénzkezelésének szabályai 1. A szabályzat célja: A szabályzat célja a jelenleg hatályban lévő számvitelről szóló 2000 évi C törvényben foglaltak betartása, illetve a magántulajdon, ezen belül is a Sportegyesület vagyonának a védelme. 2. A Sportegyesület sajátosságai A sportegyesületet mint elnök az erre a posztra megválasztott személy vezeti. A taggyűlés lehetővé teszi külön pénztáros kinevezését, aki a pénztár bizonylatokat is elkészíti. Az összeférhetetlenségi szabályok nem alkalmazandók. 3. A Petriventei Sportegyesület legfőbb pénzügyi feladatai: A sportegyesület pénzügyi tervének elkészítése, a teljesítés figyelemmel kísérése, értékelése Gondoskodás a sportegyesület fizetőképességének, likviditásának megtartásáról. A sportegyesület pénzügyi helyzetét áttekintő nyilvántartások kialakítása, folyamatos vezetése Kapcsolattartás bankokkal, pénzintézetekkel, a szolgáltatások figyelemmel kísérése A sportegyesület pénzforgalmának lebonyolítása (belföldre és külföldre). Pénzszállítások intézése Költségvetési kötelezettségek teljesítése A kiadásokhoz és a külföldi utazásokhoz szükséges külföldi fizetőeszközök biztosítása Kimenő számlákkal, beérkező számlákkal kapcsolatos feladatok intézése Ezen belül Kimenő számlák kiállítása, támogatók felé postázása Fizetések esedékességének figyelése, intézkedés a behajtásra Fizetési viták rendezése Vevő számlák befolyásának figyelése, kintlévőségek behajtásának kezdeményezése, koordinálása Bankposta feladatok elvégzése A készpénz kezelése (forint és valuta) A Társaság pénzügyi feladatait az elnök végzi, az alelnök és pénztáros mint ellenőrök működnek közre, az aláírásukkal hagyják jóvá a kiadásokat. 4
4. A pénzkezelés legfőbb pénzügyi feladatai: A forintos házipénztár működtetése Elszámolási előlegek fizetése, nyilvántartása, elszámolása. A pénztár forgalomhoz szükséges készpénz biztosítása. Pénztár bizonylatolása. Időszaki (napi, havi) pénztárzárások elvégzése. 5. A bankszámlán történő pénzforgalommal kapcsolatos feladatok A sportegyesület pénzeszközeit köteles - készpénzben történő fizetések kivételével - a bankoknál vezetett bankszámlán tartani, pénzforgalmát lebonyolítani, s ennek érdekében bankszámlaszerződést kötni. A bankszámláról egyenlíti ki tartozásait, ill. ezekre folynak be követelései. Bankszámláról való rendelkezése a cégjegyzékbe bejegyzett, illetőleg bejegyzésre bejelentett rövidített név szerinti használata, valamint képviseleti joggal felruházott személy aláírása szükséges. A Társaság több pénzintézettel is köthet bankszámlaszerződést. A vállalkozás bankszámlái: Bank neve: Budapest Bank Számlaszám: 10104985-26320100-01003008 A bankszámlákról az utalás elektronikus úton történik. A számvitelről szóló törvény 165 (3) bekezdésének megfelelően a pénzügyeket vezető személy a pénzmozgással járó gazdasági eseményeket így a banki műveleteket a Társaság analitikus nyilvántartásaiban rögzíteni. Ennek módja a pénzösszeg bevételezése a pénztárba. 6. Pénzintézeti fizetési módok Ha jogszabály a pénztartozás kiegyenlítésének módját kötelezően nem írja elő, a felek a fizetési módban szabadon állapodhatnak meg. Pénzintézeti elszámolások fizetési módjai a következők: átutalás beszedési megbízás (inkasszó) (határidős és azonnali) csekk bankkártya Ha a számlatulajdonosok a bankszámlák közötti fizetés módjában nem állapodtak meg, a fizetést átutalással kell teljesíteni. Ha a bankszámlán levő pénzügyi fedezet valamennyi esedékes rendelkezés teljesítését nem teszi lehetővé, a pénzintézet - a szokásos banki gyakorlatnak megfelelően - az érkezés 5
sorrendjét veszi figyelembe a megbízások teljesítésénél, ha a számlatulajdonos másként nem rendelkezik. Ha a pénzintézet a számlatulajdonossal másként nem állapodik meg, a pénzügyi fedezet hiánya miatt nem teljesíthető megbízásokat - 90 nap elteltével - a benyújtó részére visszaküldi, vagy az ügyfél értesítése mellett a nyilvántartásából törli. A bankszámlát terhelő rendelkezések teljesítése szempontjából érkezésen a megbízásnak a terhelendő bankszámlát vezető pénzintézethez érkezését kell érteni. A számlatulajdonosnak a pénzforgalmi megbízást - ha a pénzintézettel eltérően nem állapodott meg - az erre a célra rendszeresített formanyomtatványokon kell megadnia. Az átutalás megállapodás alapján történhet elektronikus úton is. 7. A házipénztári pénzkezelés általános szabályai A házipénztár a Petriventei Sportegyesület működéséhez szükséges helyiség, amelyben a készpénz elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó, biztonsági zárral ellátott pénztári berendezés (vaskazetta) van. A pénztár helyének az elnök lakhelye tekintendő. A házipénztárt úgy kell elhelyezni, hogy abban a pénz és értékkezelés biztonsága a lehető legnagyobb fokú legyen. A Petriventei Sportegyesület házipénztárának biztonságos elhelyezéséért felelős az elnök. A Petriventei Sportegyesület házipénztárában kell kezelni a megfelelő kereskedelmi bankból készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben a házipénztárba befizetett összegeket. A házipénztárban idegen - más gazdálkodó szervezetek, alkalmazottak és más személyek - pénzét és értékeit nem lehet tartani. A kereskedelmi bankból készpénzellátmányt felvenni csak a pénzintézet által szabályozott módon és ezen szabályzatban foglalt előírások betartásával lehet. Ugyanígy kell eljárni a házipénztárból a saját számlára való befizetéseknél is. A pénzkezeléssel megbízott személy a házipénztárban köteles kezelni a bankból készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket. A készpénz felvételével és szállításával megbízott személyek felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott személyek felelőssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, ill. bankban, vagy a jogosult címzettnek át nem adják. Az elnökség feladata a sportegyesület területén, helyiségeiben lévő pénz megóvása érdekében mindent megtenni, a biztonságos őrzést, kezelést megszervezni az esetlegesen fellépő akadályokat mielőbb elhárítani. A házipénztár biztonságának megtartása és az esetleg keletkezett károk megtérülése érdekében a biztosító társaság - amellyel a társaság biztosítást kötött - vagyonbiztosításának előírásait be kell tartani. 6
A pénzkezeléssel megbízott személy csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg. A kifizetések utalványozását az elnök az eredeti bizonylaton (számlán, szerződésen, bérjegyzéken, stb.) végzi és a pénztárbizonylatokat haladéktalanul elkészíti. 7.1.Házipénztári keret A házipénztárban a napi pénztárzárlat után tartható készpénz értékhatára 250.000 Ft, azaz kétszázötvenezer forint. Az ezt meghaladó összegeket még a napi pénztárzárlat előtt be kell fizetni a számlát kezelő kereskedelmi bankba, vagy tárolását az alelnökkel külön engedélyeztetni kell. Az engedélyeztetés a napi pénztárjelentés aláírásával is történhet. Az eseti engedélyek ellenére is biztosítani kell, hogy a napi záró pénzkészlet átlaga havi szinten a 300.000,- Ft-ot ne haladja meg. Pénztárkeret szempontjából - pénztárzárlatkor - az alábbi szempontokra kell figyelemmel lenni: a.) a házipénztárban pénztárzárlat után tartható készpénz szempontjából nem kell figyelembe venni a Petriventei Sportegyesület elnöke engedélyével az előző napon felvett és következő munkanapon kifizetésre kerülő egyéb összegeket. b.) A házipénztárban pénztárzárlat után tartható készpénz-összeg keretének megállapításánál a pénzforgalmi betétkönyv állományát (amennyiben van) figyelmen kívül kell hagyni. 7.2 Pénztári nyilvántartás vezetése A pénzkezeléssel megbízott személynek minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztári nyilvántartásba kell feljegyeznie. A pénztári nyilvántartás alapbizonylatai bevételezés esetén: Banki készpénzfelvételt igazoló átvételi elismervény Egyéb pénzátvételi elismervény Vevőszámla készpénzes kiegyenlítése esetén az arról a vevőnek adott nyugta második példánya, vagy a számla másolat aláírt példánya Egyéb bizonylat 7
A pénztári nyilvántartás alapbizonylatai a kiadások esetén: Készpénzfizetési számlák Készpénzkiadást igazoló egyéb bizonylatok pl.: kapott nyugták Bankszámlára történő befizetés esetén a banki igazolás Egyéb bizonylat Minden gazdasági eseményről a pénzkezelőnek kell saját szigorú számadás alá vont bevételi, pénztárbizonylatot kiállítania. Havonta a pénztári nyilvántartást le kell zárni. A pénztár zárlat nyomtatott vagy másolt formáját a pénzkezelőnek alá kell írnia. Az analitikus és főkönyvi könyvelés során keletkező esetleges eltérések egyeztetése a könyvelő és a pénzkezelő közös feladata. 7.3. A bevételi és a kiadási pénztárbizonylat tartalma A pénztári befizetések és kifizetések csak bizonylatok alapján számolhatók el. A pénztárbizonylatokat alapbizonylat (beérkező számla, készpénzjegyzék, bérjegyzék, útiköltség elszámolás, szerződés, határozat stb.) alapján lehet kiállítani. A bizonylat kiállítása az elnök feladata. A bizonylattömbök szigorú számadás alá vont nyomtatványok. A bevételi pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani. Az eredeti példányt a pénztárjelentéshez vagy a számlához kell csatolni, a második példányt elismervényként a befizetőnek utólag amennyiben igényli - át kell adni (a pénz átadásakor a pénztári nyilvántartás vezetésével egyidejűleg kapott igazolást a pénz befizetéséről, pl. a számla másolaton történt aláírással, vagy más bizonylattal), a harmadik példányt a tömbben kell hagyni. A bevételi pénztárbizonylatnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia: a bevétel kelte a sorszámot és bizonylatszámot a befizetett összeget számmal és betűvel a befizetés jogcímét a befizető nevét a pénzt átvevő pénztáros (pénzkezeléssel megbízott személy) aláírását a pénztár közelebbi megjelölését, telephelyét (ha több pénztár létezik) A pénztári kiadási bizonylatot két példányban kell kiállítani. Az eredeti példányt a pénztárjelentéshez vagy a számlához kell csatolni, míg a másolati példány a tömbben marad. A házipénztárt havonta le kell zárni. A pénztári zárlatot, pénztárkönyvet le kell zárni, és a könyv szerinti záró készpénzkészletet meg kell állapítani. Amennyiben a gazdálkodó szervnek több pénztára van, értelemszerűen minden pénztárba meghatározott időközönként pénztári zárlatot kell készíteni. 8
7.4. A be- és kifizetésre alkalmas bankjegyek és érmék Az elnök csak valódi és forgalomképes pénzeket /bankjegyeket és érméket / fogadhat el a befizetőtől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadhat el sérült /beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos stb./ bankjegyet. Nem fogadhat el a pénztáros olyan érmét sem, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban természetes kopás következtében, hanem más ok /pl. szándékos rongálás / miatt vesztett súlyából vagy sérült meg. 7.5. Eljárás, hamisnak vagy hamisítványnak látszó bankjegyek és érmék esetén Ha az elnök a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, illetőleg érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a befizet nevét, foglalkozását és lakcímét, valamint személyi igazolványának számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett hamis, vagy hamisítványnak látszó pénzről a befizetőnek elismervényt kell kiadni, amelyen - bankjegy esetén - fel kell tüntetni annak címletét, sorozat- és sorszámát. A hamis, vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak. Az MNB a lefolytatott vizsgálat eredményéről az Arcusnet Star Kft. ügyvezetőjét és a befizetőt tájékoztatja. 7.6. Készpénzszállítás szabályai A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni: - 500.000 Ft-ig 1 fő - 500.000 Ft - 2.000.000 Ft között 2 fő - 2.000.000Ft - 10.000.000 Ft között 2 fő és biztonsági zárral ellátott táska - 10 millió Ft felett csak arra hivatott pénzszállító szervezet szállíthat pénzt. - 500.000 Ft-on felüli összeget csak gépkocsival szabad szállítani. A készpénz szállítók felelőssége A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. Felelősségük addig tart, amíg tőlük a pénzt a házipénztárba át nem vették. 9
7.7 A kerekítési szabályok alkalmazása a szabályzatban: A 2008 évi III. tv szerint: 2. A kerekítés szabálya a következő: a) 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b) a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; c) az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d) a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. A tv 1. (3)-nek megfelelően a különbözetről bizonylatot kiállítani nem kell, annak pénzügyi kezeléséről a pénztárjelentésben kell gondoskodik 8. Az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása: Pénzt elszámolásra az alábbi célokra lehet kiadni: eszköz vásárlásra, anyagvásárlásra, szolgáltatás igénybevételére, egyéb, nem átutalással történő kötelezettségek teljesítése. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az elnök által aláírt bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. Az elszámolásra kiadott összegekről a pénzkezelő és a könyvelés nyilvántartást vezet, melynek adatai: - a pénzt felvevő dolgozó neve, - a pénz felvételének időpontja, - a kiadási tételszám, - a felvétel jogcíme, - az elszámolásra felvett összeg, - az elszámolás határideje, - az elszámolás időpontja, - a ténylegesen felhasznált összeg, - a felhasználás jogcíme, - a visszafizetett összeg, - a bevételezési tételszám. A készpénz-fizetéses vásárlási igényeket előre jelezni kell az Egyesület készpénzellátásának biztosítása miatt. Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a pénzkezelő köteles az általa szükségesnek ítélt lépéseket megtenni. Az elszámolási véghatáridő a 30 napot nem haladhatja meg. 10
Határidő előtt is el kell számolni, ha az elszámolás lehetővé vált /pl. beszerzésre adott összeg esetében a beszerzés megtörtént /. Ilyen esetben legkésőbb az elszámolás lehetővé válását követő munkanapon kell a felvett összeggel elszámolni. 9. Szigorú számadású nyomtatványok kezelése és felhasználásának nyilvántartása Szigorú számadású nyomtatványok Az alábbiakban felsorolt - sorszámozással ellátott - felhasználatlan nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni: - készpénz-felvételi utalvány - bevételi és kiadási pénztárbizonylat, - pénztárjelentés, - egyéb, nem a pénzkezeléshez szigorúan kapcsolódó bizonylatok / számla, kiküldetési rendelvény, menetlevél, leltárjegyek és ívek, stb. /. 9.1. Szigorú számadású nyomtatványok átvétele és nyilvántartása A felsorolt nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartások vezetéséért a mindenkori pénztár kezelő a felelős. Nyilvántartásba bevezetett nyomtatványokat aláírás ellenében lehet felhasználni. A nyilvántartás tartalmazza (bizonylatfajtánként): a) a nyomtatvány sorszámtartományát, az első sorszám (-tól) és az utolsó sorszám (-ig) megjelölésével, b) a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszámát, c) a nyomtatvány beszerzésének keltét, d) a nyomtatvány felhasználásának időtartamát, az első felhasználás keltétől az utolsó felhasználás keltéig, e) a nyomtatvány kiselejtezésének keltét. 9.2. A szigorú számadású nyomtatványok teljes körűségének ellenőrzése Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések /pl. számlavezető pénzintézet jelzőszáma / helyesek-e. 9.3. A szigorú számadású nyomtatványok őrzése A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat lehetőleg biztonsági zárral ellátott szekrényben kell megőrizni. 11
9.4. Szigorú számadású nyomtatványok kiadása felhasználásra Ha a megőrzéssel megbízott dolgozó kezelésében lévő nyomtatvány készletből más személy részére kiadás történik (felhasználás céljából) akkor az átadás-átvétel tényét a nyilvántartáson keresztül kell vezetni. 10. Vevői számlák kezelése A társaság köteles az általa teljesített termékértékesítésről és szolgáltatás nyújtásról számlát, egyszerűsített számlát (készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő eszközzel történő fizetés esetén kérésre), Kibocsátani, bizonylatokra vonatkozó rendelkezéseket, valamint az általános forgalmi adóról szóló törvény tartalmi és alaki előírásait kell alkalmazni, ezek szigorú számadás alá vont bizonylatok. A számlákon szerepeltetni kell továbbá, hogy hány példányban készült, minden példány sorszámát, illetve gépi számla esetén a használt program azonosítóját. Vevői számlákat a szükséges példányban az elnök vagy az erre kijelölt személy készíti el. A számlákat az elnök, vagy az arra kijelölt személy köteles aláírásával hitelesíteni. Az elnök külön utasításban adja ki, hogy ki jogosult a számlát aláírni. Ezen utasítást a vevők részére, kérésre nyilvánosságra kell hozni. A számla aláírására jogosult személyek: Elnök Ha a számla, egyszerűsített számla kibocsátását követően a Társaság az áthárított adó összegét, illetve az annak meghatározásához szükséges tételeket módosítja, vagy az adót utólag kívánja felszámítani és áthárítani, erről helyesbítő számlát, egyszerűsített számlát és számlát helyettesítő okmányt köteles kibocsátani. A helyesbítő számlának, egyszerűsített számlának tartalmaznia kell: a helyesbítés tényére utaló jelzést, az eredeti számla, egyszerűsített számla és számlát helyettesítő okmány azonosításához szükséges adatokat, a módosításnak megfelelő új tételeket. 12
11. Szállítói számlák kezelése A szállítói számlák - a készpénzes fizetések kivételével - postán érkeznek a Társasághoz. A számlák a szállítóktól személyesen is átvehetők. A szállítói számlákat az elnök saját kézjegyével látja el, ezzel eleget tesz az utalványozás feladatának. Az aláírás a bizonylat jobb felső sarkán történik.(ez az aláírás későbbi egyszerűbb fellelhetősége miatt kerül meghatározásra.) A számlákkal kapcsolatos feladatok elvégzéséért a 2 pontban foglaltaknak és a tulajdonosi érdeknek, elvárható gondosságnak és a szakmai hozzáértésnek megfelelően az elnök felel. A számlákat munkafázisonként vagy más rendszerezett módon elkülönítve kell tárolni, majd a hónap végét követően hiánytalanul át kell adni a könyvelést végző személynek, illetve szervezetnek. 12. Záró rendelkezések A szabályzat tartalmát a Petriventei Sportegyesület elnöke köteles ismertetni a tagokkal. A szabályzatot hozzáférhetővé kell tenni valamennyi tagja számára a társaság székhelyén lévő irodában. A pénzkezelési feladatokat az ügyvezető látja el. Kelt:. Petrivente, 2012. március 01. P. H. Heim Roland Pintarics Tibor Pásztori Péter se elnök se alelnök pénztáros 13