KOMMUNIKÁCIÓS TERV HERNÁDKAK KÖZSÉG ÁRVÍZVÉDELMI FEJLESZTÉSE KEOP-7.2.1.2./09-2009-0011 KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 1
TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK 2 BEVEZETŐ 4 I. KOMMUNIKÁCIÓS TERV 5 1. Helyzetelemzés 5 2. Kockázatok 6 Lakosság 6 Zöld és civil szervezetek 6 Média 6 3. Célkitűzések meghatározása 7 4. Célcsoportok azonosítása 8 5. Célcsoportok üzenetek eszközök 9 6. Kommunikációs stratégia 10 7. A Kommunikációs Terv és a Feladatterv összhangja 12 8. Kommunikációs hatások 13 9. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök 14 9.1. Előkészítési szakasz: 14 9.2. Projekt megvalósítási szakasz 15 9.3. A projekt megvalósítását követő szakasz 16 9.4. Kiemelt célcsoport: a civil szervezetek 16 10. Időzítési terv 16 10.1. Előkészítési szakasz 17 10.2. Megvalósítási szakasz 18 10.3. A projekt megvalósítását követő szakasz 19 2
11. A kivitelezés módja 19 12. Kötelező arculati elemek 20 13. Költség terv 21 13.1. Előkészítési szakasz 21 13.2. Megvalósítási szakasz 22 II. KOMMUNIKÁCIÓS VÁLSÁGKEZELÉSI TERV 25 A válság kialakulásának lehetséges okai 25 A válságkezelés alapelvei 26 A válságkommunikáció folyamata 26 A válságkezelés eszközei 28 A válság megelőzése 28 III. KOMMUNIKÁCIÓS HATÁSTANULMÁNY 30 Általános rész Hiba! A könyvjelző nem létezik. Kommunikációs hatások 30 A. A projekt előkészítése és megvalósítása során alkalmazott kommunikációs eszközök 30 B. A projekt megvalósítása során alkalmazott kommunikációs eszközök 33 3
BEVEZETŐ A Hernád-folyó mentén fekvő Hernádkak Község Önkormányzatának Képviselő-testülete az elmúlt évek jelentős árhullámaira és az azok következtében keletkezett károk nagyságrendjére tekintettel pályázatot nyújtott be a Környezet és Energia Operatív Program Önkormányzati árvízvédelmi fejlesztések (kódszám: KEOP-7.2.1.2.) kétfordulós pályázati konstrukció keretében. A projekt megvalósításának hatékonyságához, a későbbi fenntartó tevékenység sikeréhez elengedhetetlen a kommunikáció eszközeinek megfelelő kombinációban történő alkalmazása a projekt külső és belső környezetének informálása érdekében. A nyilvánosság tájékoztatásának sikere, a kommunikációs feladatok számba vétele és ütemezése, a célcsoportok azonosítása, az egyes csoportoknak szóló üzenetek megfogalmazása és a lehetséges kockázatok felmérése céljából az Önkormányzat Kommunikációs Tervet készített. A projektgazda a projekt előkészítési, megvalósítási és fenntartási időszakában is eleget tesz a hatályos jogszabályokban meghatározott tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségének. A követelményeket a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség honlapjáról letöltött Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentumban, valamint az Arculati Kézikönyv -ben leírtak alapján végzi. A kommunikációs tervben foglaltaknál szem előtt tartja a pályázati útmutatóban meghatározott, vonatkozó vállalási kötelezettségeket is. A projekt előkészítése során a III. sz. kommunikációs csomagban előírt kötelező feladatokat, valamint az I. számú kommunikációs csomagból Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése és Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztató kommunikációs feladatokat valósítja meg. A pályázó honlapján projektoldal megvalósítását tervezi a W3C szabvány szerinti infokommunikációs akadálymentes előírások szerint. A projektgazda a fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket. A projekt megvalósítása során szintén a III. sz. kommunikációs csomag által előírt kötelező vállalásokat valósítja meg. Elkészítteti és az előírásoknak megfelelő időpontban kihelyezi a B típusú tájékoztató táblát (a projekt kivitelezésének megkezdésekor) és a D típusú emlékeztető táblát (a megvalósítást követően). A táblák elkészítésénél figyelembe veszi, hogy másodnyersanyagból, vagy újrahasznosított anyagból készüljenek, legalább a tömegük 90%-ában. A sajtótájékoztatók körülményeiben esélytudatosságot tükröznek majd, és helyszínük akadálymentes lesz. A honlapja W3C szabvány szerint akadálymentesített. 4
A projekt megvalósítását követő fenntartási szakaszban is a III. sz. kommunikációs csomagban előírt kötelező elemeket alkalmazzuk majd. I. KOMMUNIKÁCIÓS TERV 1. Helyzetelemzés Hernádkak község a Hernád folyó völgyében helyezkedik el. A település alacsonyabb szinten lévő belterületi részei a Hernád folyó bal partján lévő 2.11 számú Hernádnémeti árvízvédelmi öblözetében fekszenek. Az öblözet három település belterületét érinti, melyek közül árvíz esetén Hernádnémeti község egészén, Hernádkak község déli részén a területileg illetékes Észak-magyarországi Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóság az általa kezelt állami fővédvonalon, a többi szakaszon pedig a helyi önkormányzatok végzik az árvíz védekezési, mentési, helyreállítási tevékenységet. Hernádkak település védelemmel nem érintett, de árvízzel veszélyeztetett területén szükséges a fejlesztés megvalósítása. Árvízi kockázat csökkentése a társadalmi és természetvédelmi értékek megőrzése érdekében. A településen a régiós és kistérségi tendenciákkal ellentétben jelentős mértékű, népességnövekedés történt. A település fejlődőképes, mutatói általában kedvezőbbek, mint közvetlen környezetéé. A további fejlődés egyik fontos feltétele a térség/település infrastruktúrájának, közte az árvízvédelmi helyzetének a javítása. A nyílt ártérben lévő települést körtöltés nem védi. A Hernád folyón 2004, 2006. és 2008. években levonuló árvizek a lakosságban veszélyeztetettség érzetét keltették. Az árvizek a lakosság számára súlyos lelki, fizikai megterhelést jelentettek. Az elöntött lakóépületekből való kiköltözés, a gazdasági javak mentése, a rendszeres munkából való kiesés, bizonytalansági érzést hoz létre. Az árvízi veszélyeztetettség fennmaradása a település jövőjét is károsan befolyásolja. 5
A projekt célja Hernádkak község védelmére árvízvédelmi körtöltés kiépítése mértékadó árvízszint + 1 m-es magassági biztonsággal. Hernádkak község előírásoknak megfelelő biztonságú árvízvédelmi fejlesztés, az árvízi biztonság növelése, az árvízi kockázatok csökkentése, az árvízvédelem legjobb gyakorlati ajánlásainak figyelembevételével. A projekt az Operatív Program és az akciótervnek megfelelően az árvízvédelem legjobb gyakorlatának ajánlásait szem előtt tartva az árvízi biztonság növelését és az árvízi kockázatok csökkentését tűzte ki célul a nyílt ártéri öblözetben élő emberek és javaik, valamint a projekt területen létesült egyéb vagyonértékek védelmének céljából. A település veszélyeztetett részét 900 m hosszú árvízvédelmi töltés kiépítésével lehet megvédeni. 2. Kockázatok A nagy értékű beruházások előkészítése, megvalósítása során számtalan kérdés merülhet föl, melyek figyelmen kívül hagyása, nem megfelelő kezelése konfliktusok, viták kiindulópontjává válhat, ezért szükséges azok előzetes felmérése. Lakosság A szóban forgó projekt esetében a lakossági elutasítás nem jelent reális kockázatot, ugyanakkor a helyben élők tarthatnak attól, hogy az építkezés átmeneti/tartós kellemetlenségekkel jár (sár, zaj, az építkezést végző nehéz gépek miatt megrepednek a környező ingatlanok, utak); a projekt keretében megvalósuló létesítmény nem nyújt kellő biztonságot. Zöld és civil szervezetek Kockázatot jelent a zöld és civil szervezetek esetleges tájékozatlansága, mert ellenséges fellépésük elbizonytalaníthatja a lakosságot a projekt támogatottságát illetően, veszélyeztetve ez által a projekt sikeres megvalósítását. A civil szervezetek képviselőivel történő kapcsolatfelvétel ezért már a projekt előkészítő szakaszában megtörténik. A zöld szervezetek meggyőzésének érdekében hangsúlyt kap a projekt környezetvédelmi előnyeinek bemutatása. Média A pontatlan, hiányos, késve, esetleg idejekorán megjelent híradások aggályokat ébreszthetnek a lakosság és a további érintettek körében. Ezért különösen fontos a média képviselőinek megfelelő időben történő, pontos tájékoztatása. 6
Politikai és helyi érdekcsoportok A kommunikációs tevékenység üzeneteinek megfogalmazása során törekedtünk arra, hogy a megvalósuló fejlesztés, mint közös érdek jelenjen meg minden célcsoport számára. Ily módon elkerülhetővé válik, hogy a különböző politikai meggyőződésű felek a tervezett projekt sikerét politikai kérdéssé formálják. A kockázatok válsággá alakulásának megelőzése érdekében a pályázó szervezet folyamatosan figyelmet fordít a médiában megjelenő, kockázatot rejtő híradásokra, a közvélemény alakulására, változására és ezekre minden esetben időben reagál. Az elkerülhetetlen válságok levezénylése érdekében válságkezelési terv készül. 3. Célkitűzések meghatározása Stratégiai célkitűzések Belső kommunikáció céljai Az érintett területen élők és tevékenykedők település iránti elkötelezettségének növelése Potenciális beköltözők, befektetők település iránti bizalmának megnyerése Megfelelő és hatékony információáramlás a projektgazda és a projektmenedzsment szervezet között rendszeres belső jelentések/beszámolók segítségével Megfelelő és hatékony információáramlás az egyes tevékenységeket végző személyek/szervezetek között rendszeres belső jelentések/beszámolók segítségével Megfelelő időben történő, teljes körű tájékoztatás a projekt tartalmi elemeiről és az elért eredményekről, a végrehajtás ütemezéséről, a lakosságot érintő közvetlen hatásokról Külső kommunikáció céljai Zöld és civil szervezetekkel, a médiával való folyamatos kapcsolattartás a hiteles, pontos információszolgáltatás érdekében Az árvízvédelem szükségességének hangsúlyozása, rávilágítani, hogy a megvalósuló projekt a megfelelő megoldás Támogató Szervezet tájékoztatása a végrehajtásról 7
A megfogalmazott alapelvekre épülő, külső és belső kommunikáció jelentős mértékben hozzájárul a projekt sikeres, ütemezés szerinti megvalósításához, ezáltal a stratégiai célkitűzések teljesüléséhez. A belső kommunikáció a belső egység megteremtése által a külső kommunikációt is erősíti, megteremtve az abszolút bizalmat, tisztázva az információ hiányból eredő esetlegesen felmerülő kérdéseket. 4. Célcsoportok azonosítása Fő kategóriák Hatásterületen élők és tevékenykedők Szegmentált alábontás Árvízkárral veszélyeztetett, állandó lakosok Árvízkárral veszélyeztetett intézmények Árvízkárral veszélyeztetett gazdálkodók A község projekttel nem érintett lakossága A községben nem a projektterületen működő valamennyi vállalkozó, gazdálkodó A projektjavaslat által közvetve érintett csoportok Ingázók Idegenforgalmi szolgáltatást igénybe vevők A településre betelepülni szándékozók A miskolci kistérség lakossága, gazdálkodó szervezetei. Partnerek Támogató civil szervezetek Beszállítók Nők Esélyegyenlőségi csoportok Kisebbségi csoportok Hátrányos helyzetűek Támogató és közreműködő Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium 8
Fő kategóriák Szervezet Média Szegmentált alábontás Fejlesztési Igazgatóság Helyi Kistérségi Működési környezet Egyéb Parlamenti pártok helyi vezetői Ágazati és felügyeleti szervek 5. Célcsoportok üzenetek eszközök Fő célcsoportok Üzenetek Eszköz Hatásterületen élők és tevékenykedők A projektjavaslat által közvetve érintett csoportok Az árvízvédelmi gát megépítésével megelőzhetőek a fenyegető veszélyek és kockázatok A biztonságosabb környezet hatására növekedhet az ingatlanok értéke, a község élhetőbbé válik, tőkevonzó képessége nő Az árvízvédelmi gát megépítésével megelőzhetőek a fenyegető veszélyek és kockázatok A megvalósítandó projekt elősegíti a település fejlődését, növeli vonzerejét Nyomtatott tájékoztatók elkészítése és lakossági terjesztése, önkormányzatnál elhelyezett tájékoztatók, sajtómegjelenések, lakossági fórumok Nyomtatott tájékoztatók elkészítése és lakossági terjesztése, önkormányzatnál elhelyezett tájékoztatók, sajtómegjelenések, lakossági fórumok 9
Fő célcsoportok Üzenetek Eszköz Partnerek Esélyegyenlőségi csoportok Támogató és közreműködő szervezet Média Egyéb A település önkormányzata felelősségteljes, tisztességes partner A település lakói nemtől, kortól, etnikai hovatartozástól függetlenül élvezik a nagyobb biztonságot Az Önkormányzat az előírások maradéktalan betartása mellett végzi a fejlesztést Az Önkormányzat nyitott a médiával történő együttműködésre A megvalósítandó projekt elősegíti a település fejlődését, növeli vonzerejét A javasolt projekt megfelel az EU vonatkozó ajánlásainak és a jogszabályi előírásoknak Személyes kapcsolat, belső kommunikációs eszközök, sajtómegjelenések, írásos megállapodások Sajtómegjelenések Kedvezményezetti jelentések, egyeztetések, ZPEJ Személyes kapcsolat (e-mail, telefon), írásos megállapodások Sajtómegjelenések, sajtóesemények 6. Kommunikációs stratégia A kommunikációs feladatokat három, időben elkülönülő szakaszra bontottuk az alábbiak szerint: a projekt előkészítésének szakasza a projekt megvalósításának szakasza a projekt megvalósítását követő szakasz 10
Az első szakasz kulcsüzenete a megvalósítandó projekt szükségességének, időszerűségének hangsúlyozása. A második szakaszban az árvízvédelmi gát kiépítése által nyert előnyök, az abban rejlő lehetőségek (további fejlődés elősegítése) egyértelműsítése lesz kommunikációnk célja, kiemelve az Európai Unió megvalósításban betöltött szerepét. A projekt megvalósítását követően sem szakadhat meg a nyilvánossággal történő kapcsolattartás. Ekkor a projekt eredményeinek bemutatása kerül előtérbe, melynek célja, hogy a potenciális beköltözőkben, beruházókban egy vonzó, élhető és biztonságos település képe alakuljon ki, a helyiek érzelmi kötődése pedig erősödjön. A kommunikációs stratégia során használt fő eszközök: Média (nyomtatott és elektronikus sajtó) Nyomtatott tájékoztató anyagok a lakosság számára Lakossági fórumok, közmeghallgatás Pályázati kiírásban megjelölt típusú táblák Kommunikációs tevékenységünk során a helyi-térségi médiára koncentrálunk, mert a lakosság a mindennapjai során gyakran találkozik ezekkel, ill. ezen médiumok képviselőit sokkal inkább maguk közül valónak tekintik, ezáltal a bizalom és a kételyek eloszlatása is könnyebben kialakulhat. A médián keresztül az elért, jelentősebb eredményekről (mérföldkövekről) kívánjuk a településen és a térségben élőket értesíteni a projekt előkészítése és megvalósítása során rendszeresen. Részletes ismertetést a lakosság az Önkormányzatnál elhelyezett, valamint a háztartásokhoz eljuttatott tájékoztatókból nyerhet. Közvetlen párbeszédre kérdések, esetleges aggályok felvetésére lakossági fórumokon és közmeghallgatáson biztosítunk lehetőséget. Ezen rendezvények megszervezésére egyes mérföldkövek elérése után kerül sor. Az esélyegyenlőség közvetítése A kommunikációs stratégia megvalósítása során különös figyelmet szentelünk az esélytudatos kommunikációnak mind az üzenetek, mind a használt médiumok, mind a kommunikációs rendezvények körülményeinek vonatkozásában. Ennek érdekében esélyegyenlőségi munkatárs kijelölésére és alkalmazására kerül sor, aki közreműködik a projektre vonatkozó Esélyegyenlőségi Terv elkészítésében, a projekt megvalósításában részt vevők számára tartott esélyegyenlőségi képzés megszervezésében, továbbá biztosítja az esélyegyenlőségi szempontok érvényesülését valamennyi kommunikációs tevékenységünk során. 11
Kommunikációs alapelvek KEOP-7.2.1.2/09-2009-0011 A nyilvánosság tájékoztatása az alábbi alapelvek figyelembe vételével történik: Pontosság: a valóságnak megfelelő, objektív információk továbbítása az érdekeltek felé. Őszinteség: az esetlegesen előforduló, nem tervezett problémák feltárása, megvitatása a projektgazda belső szervezetében és külső környezetében. Hitelesség: számszerű adatokra, szakértői véleményekre épülő (igazolható) információk közvetítése az egyes célcsoportoknak megfelelő, közérthető formában. Időbeli megfelelőség: a túl korán megjelentetett híradások elhúzódó várakozási időt, ezáltal türelmetlenséget, bizonytalanságot szülhetnek, míg a későn nyilvánosságra hozott tájékoztatások válsághelyzet kialakulását okozhatják, ezért az információk megfelelő időzítése különösen fontos. Folyamatosság: a rendszeres, hosszabb szünet nélküli kapcsolattartás célja, hogy megelőzze a projektgazdán kívül álló forrásból származó, nem szakmai, esetleg pontatlan információk teret nyerését. Követhetőség: a pályázat útjának, a végrehajtás résztevékenységeinek folyamatos kommunikálása. Átláthatóság: a pályázati és egyéb források felhasználásának teljes körű bemutatása a nyilvánosság számára. Elérhetőség: a megvalósuló projekttel kapcsolatos adatok mindenki számára hozzáférhetőek, elhallgatott információk nincsenek. Törvényesség: a törvényi előírások szem előtt tartása valamennyi résztevékenység végrehajtása során. Kétoldalú kommunikáció: a projektgazda biztosítja partnerei számára a visszacsatolási lehetőséget - tevékenységére, és a közvetített információkra vonatkozóan. 7. A Kommunikációs Terv és a Feladatterv összhangja A részletes Feladattervben meghatározásra kerültek tevékenységekre lebontva az elvégzendő konkrét feladatok és azok időbeli ütemezése, a végrehajtásért felelős személyek kijelölésével. E feladatterv tartalmazza a kommunikációs stratégia megvalósítása érdekében végrehajtandó tevékenységek ütemezését is, mely oly módon lett kialakítva, hogy az egyéb feladatcsoportok ütemezésével összhangban történjen a kommunikációs üzenetek közvetítése is. A Kommunikációs Terv célja, hogy 12
meghatározza a részletes Feladattervben foglalt feladatok sikeres végrehajtásának feltételeit és eszközeit. 8. Kommunikációs hatások Kommunikációs hatástanulmány készült, amely a Kommunikációs Terv III. fejezetét képezi. 13
9. A tájékoztatás során használt publikációs eszközök 9.1. Előkészítési szakasz: Tájékoztatási tevékenység szakaszai Kommunikációs feladatok és eszközök Célérték (darab) Kutatás Lehetséges kockázatok felmérése 1 Válságkommunikációs terv készítése 1 Hatástanulmány készítése 1 Tervezés Cselekvési (kommunikációs) terv o Célcsoportok meghatározása o A projekt kommunikációs tartalmának összeállítása: üzenetek meghatározása és az eszközök kiválasztása o Időzítés meghatározása A kommunikációs terv egyeztetése a közreműködő szervezettel 1 1 Előkészítés Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) elkészítése és lakossági terjesztése Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése Internetes honlap (projektoldal) létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók 1 2 2 1 6 14
A projektgazda a tájékoztatás és nyilvánosság biztosítása során az Arculati Kézikönyv előírásainak betartását vállalja. A projektről szóló tájékoztatások tartalmazni fogják a projekthez kapcsolódó környezeti információkat is. A projektgazda vállalja, a projekthez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében esélytudatosságot fejez ki, nem közvetít szegregációt. 9.2. Projekt megvalósítási szakasz Kommunikációs feladatok és eszközök Célérték (darab) Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról 1 Sajtóesemények szervezése o Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése o Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla ( B tájékoztató) elkészítése és elhelyezése Információs anyagok, kiadványok készítése Fotódokumentáció készítése A kedvezményezett honlapján (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet. 2 1 1 2 1 1 15
9.3. A projekt megvalósítását követő szakasz Kommunikációs feladatok és eszközök Sajtónyilvános ünnepélyes projektzáró rendezvény szervezése Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és online médiában Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése. ( D emlékeztető) Célérték (darab) 1 3 1 1 9.4. Kiemelt célcsoport: a civil szervezetek A média szereplőihez hasonlóan kulcsfontosságú az eredményes együttműködés a civil szervezetek képviselőivel, akik egyrészről jelentős vélemény-formáló erővel rendelkeznek a lakosság körében, másrészről az általuk képviselt tevékenység/intézmény árvíz veszélyeztetettséggel közvetlenül is érintett. A település Önkormányzata a jó viszony kialakítása érdekében személyes kapcsolatfelvételt kezdeményez a civil szervezetek képviselőivel, majd az együttműködés kereteinek meghatározása mellett megállapodásokat kötnek. 10. Időzítési terv A kommunikációs tevékenységek ütemezése során az érintettek rendszeres, folyamatos tájékoztatását tűztük ki célul. A média és a civil szervezetek képviselőivel történő kapcsolatfelvétel már az előkészítő szakaszban megtörténik, párhuzamosan a kommunikációs stratégiára vonatkozó tervek elkészítésével. A kezdeti időszak tehát a tervezés és a kapcsolatkialakítás szakasza, mely a későbbi, aktív kommunikációs tevékenységek alapját képezik. A különböző csatornák, eszközök egyidejű használatával azok egymást erősítő hatását (szinergiáját) kívánjuk hasznosítani. 16
10.1. Előkészítési szakasz Feladat/eszköz Kockázatok felmérése Válságkommunikációs terv készítése Kommunikációs terv készítése Kommunikációs terv egyeztetése a KSZ-szel Megjelenés a nyomtatott médiában EU-s támogatás elnyeréséről szóló hirdetmény közzététele a sajtóban Nyomtatott tájékoztatók (szórólapok 2 alkalommal) elkészítése és lakossági terjesztése Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók Önkormányzati honlapon történő megjelenítés (W3C szabvány szerint akadálymentesített projektoldal) Időzítés 2010. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 17
10.2. Megvalósítási szakasz Feladat/eszköz Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról Sajtóesemények szervezése o Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése o Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla ( B típusú tájékoztató) elkészítése és elhelyezése. Információs anyagok, kiadványok készítése Fotódokumentáció készítése Időzítés A Támogatási Szerződés hatálybalépését követően Nyitó rendezvény tartását a projekt kivitelezésének megkezdésekor. Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott és on-line médiában a projekt kivitelezése során. A projekt megvalósítása során folyamatosan. A projekt kivitelezésének megkezdésekor, a nyitó rendezvénnyel egyidőben kerül kihelyezésre. A projekt megvalósítása során folyamatosan. A projekt kivitelezésének folyamán készített fotók felhasználásával a megvalósítási szakasz utolsó rendezvényét követően A kedvezményezett honlapján (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet. Hernádkak község honlapján projektoldal működtetése Folyamatosan a projekt megvalósításának időtartamában, ill. a fenntartási időszakban. Folyamatosan frissítve a projekt megvalósításának időtartamában, ill. a fenntartási időszakban. 18
10.3. A projekt megvalósítását követő szakasz Feladat/eszköz Időzítés Sajtónyilvános ünnepélyes projektzáró rendezvény szervezése Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla elkészítése és elhelyezése. ( D emlékeztető) A projekt fizikai megvalósítását követően. A projekt fizikai megvalósítását követően. Zárórendezvényt követően Zárórendezvénnyel egy időben kerül kihelyezésre. 11. A kivitelezés módja A kommunikáció eszközeinek megfelelő alkalmazása jelentősen hozzájárul a projekt megvalósításának hatékonyságához: a projekt feladatairól, eredményeiről a projekt külső és belső környezetét szükséges információkkal ellátni. A település polgármestere, mit a projektgazda képviselője kezdeményezi a kapcsolatfelvételt a térségben működő civil szervezetekkel és a média képviselőivel. Felel a lakosság számára szervezett fórumok és a közmeghallgatás lebonyolításáért, az Önkormányzat hirdetőtábláján elhelyezett, aktualizált tájékoztató anyagok megjelenéséért és a nyomtatott tájékoztató kiadványok lakossághoz való eljuttatásáért. A civil szervezetekkel és a média képviselőivel folytatott tárgyalások eredményességéért, a velük kötött megállapodások létrejöttéért és tartalmáért, valamint a lehetséges kockázatok felméréséért a polgármester és a projektmenedzsment szervezet vezetője közösen tartoznak felelősséggel. A projektmenedzser irányítása mellett a PR felelős mint az e funkcionális terület feladatait koordináló, végrehajtását figyelemmel kísérő személy köteles a meghatározott feladatokat koordinálni, az előírásokat betartani, betartatni és követni, a projekt ütemtervben meghatározott feladatokat végrehajtani és végrehajtatni. Beszámolási kötelezettsége a projektmenedzser felé van. Felelős az elvégzett feladatai dokumentálásáért, a vonatkozó jelentések elkészítéséért és a szükséges ellenőrzések elvégzéséért. Felelősségi köre kiterjed a projekt szakmai részeredményeinek minőségére, a határidő és erőforrás keretek betartására. A kommunikáció időbeliségét és formáját a projektmenedzser a PR felelőssel együttesen határozza meg. A projektgazda képviseletét ellátó polgármester jogosult közvetlenül is tájékoztatást kérni tőle, de utasítási jogát csak a projektmenedzseren keresztül gyakorolhatja. 19
A projektmenedzsment szervezeten belül kijelölt PR felelős felel az Önkormányzat által generált, különböző médiumokban történő megjelenések, sajtótájékoztatók ütemezett előkészítéséért és lebonyolításáért; a lakosság informálása érdekében készülő nyomtatott tájékoztató anyagok tervezéséért és kivitelezéséért, kommunikációs hatástanulmány készítéséért. Értékeli az érintettektől érkező, a korábbi kommunikációs tevékenységekhez kapcsolódó visszacsatolásokat. Megszervezi a projekt ünnepélyes, sajtónyilvános nyitó- és záró rendezvényét. A teljesítések ellenőrzéséről, az egyes tevékenységekről dokumentációk készülnek. Az ezekben a dokumentumokban foglalt adatok, műszaki leírások, szakértői véleményezések jelentik az objektív, hiteles tájékoztatás alapját. 12. Kötelező arculati elemek Az Új Magyarország Fejlesztési Terv kommunikációs stratégiájában megfogalmazza a kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségeit, mely szerint a projektgazda köteles tájékoztatni a nyilvánosságot az Európai Unió szerepéről a megvalósult fejlesztés támogatása kapcsán. Az ÚMFT emellett a kedvezményezettek számára kommunikációs eszközeikre vonatkozóan kötelező arculati elemek alkalmazását írja elő. Ennek eleget téve: Az előírásoknak megfelelően az elektronikus és nyomtatott formában megjelenő tájékoztatásokban az uniós támogatás tényét, nagyságát, felhasználásának célját, a pályázati kiírás idejét és azonosítóját a főszövegben tüntetjük fel. A projekt megvalósulásának helyszínén 1 db B típusú hirdetőtábla és 1 db D típusú emlékeztető tábla elhelyezésére kerül sor. A hirdető és emlékeztető táblák másodnyersanyagból, újrahasznosított anyagból készülnek, legalább tömegük 90%- ában. A táblák elkészítésénél az Arculati kézikönyv formai és tartalmi előírásait minden esetben figyelembe vesszük. A helyben élők és tevékenykedők tájékoztatása érdekében nyomtatott anyagok terjesztésére is sor kerül, melyek formai és tartalmi tervezése szintén az Arculati kézikönyvben foglaltak szem előtt tartásával bonyolódik. A projekt végrehajtását ünnepélyes nyitó- és zárórendezvény keretezi. Ezen események meghívóinak kialakítása a kötelező tartalmi és formai elemek figyelembe vételével történik. 20
A sajtótájékoztatók körülményei környezettudatosságot tükröznek, és helyszínük kiválasztásánál figyelembe vesszük, hogy azok akadálymentesen megközelíthetőek legyenek. 13. Költség terv 13.1. Előkészítési szakasz Tevékenység Nettó ár (Ft) Megjegyzés Sajtómegjelenés 100 000,- 1 alkalommal az előkészítési szakasz félidejében tájékoztatás a projekt támogatottságáról, az előkészítés előrehaladásáról, 2010. június hónapban. Hirdetmény közzététele 50 000,- A támogatási szerződés megkötését követően az Európai Uniós támogatás elnyeréséről. Nyomtatott tájékoztató 100 000,- Lakossági szórólap 2 alkalommal (2010. január és szeptember hónapokban) újrahasznosított papírra nyomtatva. Szórólap megtervezése, nyomtatása, lakossághoz való eljuttatása. Közmeghallgatás lakossági szervezése és fórum 50 000,- Közmeghallgatás 1 alkalommal 2010. április hónapban. Lakossági fórum 1 alkalommal 2010. október hónapban. Fórum előkészítése, rendezvényszervezés (meghívó elkészítése, projektgazda részére továbbítása, rendezvény helyszínének előkészítése, lebonyolítása). Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények 50 000,- 2 alkalommal hirdetmény elhelyezése az önkormányzat hirdetőtábláján. A hirdetmény tartalma és kihelyezése megegyezik a lakossági szórólapéval. (2010. január és szeptember hónap) 21
Tevékenység Nettó ár (Ft) Megjegyzés Tájékoztató 50 000,- 2 alkalommal önkormányzati tájékoztató készítése, 2010. június és október hónapokban, az előkészítési szakasz folyamán, az előkészítési feladatok előrehaladásáról. Kihelyezése az önkormányzatnál történik. Képek, elhelyezése helyszínrajz Nincs költsége 2010. március hóban a projektgazda önkormányzat hirdetőtábláján történik meg. Önkormányzati honlapon történő megjelenítés W3C szabvány szerinti akadálymentesített oldalon Egyéb: Lehetséges kockázatok felmérése, válságkommunikációs terv készítése Egyéb: Kommunikációs terv készítése, egyeztetése a KSZ-szel. 100 000,- W3C szabvány szerinti megjelenés feltételeinek egyeztetése a honlap kezelőjével, projektoldal tematikájának elkészítése, tematika tartalommal való feltöltése, 2010. június hóig. 100 000,- Kockázatfelmérés és válságkommunikációs terv elkészítése 2010. április 30-ig 100 000,- Kommunikációs terv elkészítése 2010. április 15- ig, egyeztetése KSZ-szel 2010. április 30.-ig Tevékenységek összesen 700 000,- 13.2. Megvalósítási szakasz Tevékenység Ár (nettó) Megjegyzés B típusú hirdetőtábla 500 000,- A hirdetőtábla elkészíttetése a kötelező tartalmi és formai elemek szem előtt tartásával, az UMFT Arculati Kézikönyvének előírásait betartva. 22