Lawrence VEZETŐKÉPZŐ KÖZPONT & Bennet A CÉGVEZETÉS MŰVÉSZETE III. 1
Legelőször is tisztázzuk le, hogy miért is kell éves tervet készítenünk? Ez nem a multik kötelező gyakorlata és kiváltsága. Az éves terv nem azért kell, hogy hónaprólhónapra ehhez képest mérjük a változásokat vagy az esetleges lemaradásokat. Az üzleti terv ennél sokkal többet jelent. Az éves üzleti terv az egy jövőbemutató, alaposan átgondolt és részletesen kidolgozott működési koncepció, amely egy tiszta, jól kigondolt cél eléréséhez, lépésekre bontott pontosan meghatározott programokból, feladatokból és konkrét határidőkből áll. Így tervezett működést visz egy vállalkozás életébe. Ugyanis ez lesz az az egyetlen tényező, amely kijelöli nekünk a tudatos, profi működésünkhöz a tiszta, egyenes utat. Éves üzleti tervet nem egy bizonyos vállalkozási méret felett kell elkészíteni. Éves tervre minden cégnek elemi szüksége van. Még egy egyéni vállalkozónak is. Enélkül az egész szervezet folyamatosan külső tényezők nyomása alatt, nagyon alacsony tudatossági szinten, valamint állandóan a piac által okozott hatáshelyzetekre reagálva fog működni. Üzleti terv híján az energiánk java részét a piac által okozott hatáshelyzetek kivédése emészti fel. 2
Ha egy szervezetnek állandóan rendkívüli helyzetekre kell reagálnia, akkor vajmi kevés esélye van arra, hogy tudatosan és eredményesen működjön, függetlenül attól, hogy egyébként mennyire keményen dolgoznak. Az éves üzleti tervet általában már az év vége előtt érdemes elkészíteni. Miért? Ugyanis, ha már november végén, december elején van egy alaposan átgondolt, részleteiben kidolgozott és jóváhagyott éves koncepciónk, akkor már január elején, időt nem veszítve azonnal elindíthatjuk a termelést. Mutatok egy nagyon egyszerű nézőpontot. Pl. ha az éves forgalmat elosztjuk a hetek számával, akkor egy heti forgalmunk nagyjából a teljes forgalom 2%-át teszi ki. Ha január első két hetét elvesztegetjük és hozzáadjuk a húsvétot, augusztus 20-át, mindenszentek ünnepét, a karácsonyi ünnepeket, akkor gyakorlatilag éves szinten akár már 8-10%-ról is beszélünk. Azonban a mai világban csak nagyon kevés vállalkozás engedheti meg magának, hogy az éves forgalmának 8-10%-át elvesztegesse. És igazából nem is vesztegetik el. Ne aggódjunk, ha még nincs készen az idei üzlet tervünk. Készítsük el akár most! Még egy későn elkészített üzleti terv is jobb annál, mintha üzleti terv nélkül nyomjuk végig az egész évet. De hogyan készítsünk éves üzleti tervet? 3
Általában azt tapasztaljuk, hogy ha van is elképzelés a jövő évről, az gyakorlatilag az többnyire az éves forgalomra korlátozódik, továbbá részleteiben szinte sosincs kidolgozva. Persze ebben az állandóan és gyorsan változó környezetben azt gondolhatnánk, hogy nem is érdemes, nem is lehet előre tervezni. Azonban pontosan ezért kell meghatároznunk egy tudatos koncepciót, hogy legalább tudjuk azt, hogy egyáltalán mi mit akarunk és így meglegyenek a fix pontjaink. Ugyanis ezek nélkül teljesen ki leszünk szolgáltatva a piaci hatások véletlenszerű áramlásainak. Az éves terv megalkotását soha sem a tervezett forgalommal kezdjük! Egy valamire való éves tervet az alábbi kulcspontok alapján állíthatunk össze. Első pont: A piaci célok meghatározása. Az első dolog, amit tudnunk kell, hogy egyáltalán mit akarunk elérni a következő évben a piacon? Milyen piaci célokat akarunk megvalósítani? Pl: 2014-ben belépünk az ömlesztett áruk piacára. Elkezdjük a belföldi szállítmányozást is. Teljes logisztikai szolgáltatásokat kínálunk. Kialakítjuk a kelet-magyarországi értékesítési hálózatunkat. Megnyitjuk a mintaboltunkat, stb. Az első pont a legfontosabb és erre kell a legtöbb időt rászánni. Ha ez a pont nincs rendben, akkor az egész éves tervünk kudarcra van ítélve. Tehát ezzel a ponttal kell a legtöbbet foglalkoznunk. Persze ehhez ismernünk kell a piacunkat. Tudnunk kell, hogy merre megy a piac. Nő, vagy csökken? Milyen új trendek várhatóak? Milyen lépésekre számíthatunk a többi nagy résztvevőtől? Kik lesznek azok, akik kiesnek a piacunkról és kik azok, akik esetleg megjelennek? Ezek alapján tudjuk kitalálni az éves céljainkat. 4
5 Második pont: A célok eléréséhez szükséges konkrét lépések. Itt kidolgozzuk azokat a konkrét lépéseket, amelyek ahhoz kellenek, hogy elérjük a meghatározott célokat. Pl: Stratégiai megállapodást kell kötnünk legalább 3 nagy megrendelővel. Biztosítanunk kell a modern, gazdaságos és biztonságos raktározási hátteret, Fel kell venni egy értékesítőt. Meg kell találni a megfelelő üzlethelyiséget. Harmadik pont: A termékek, szolgáltatások és a partnerek átvilágítása. Érdemes legalább évente egy alkalommal átvilágítani a termékek, szolgáltatások forgalmát, eredménytermelő képességét. Melyek azok, amelyek keresettek és vajon hozzák-e az elvárt nyereséget? Melyek azok, amelyeknek a forgalma csökkent, vagy nincs elegendő árréstartalmuk ahhoz, hogy életképesek maradjanak. Érdemes átnéznünk az árakat és a termelésre, szolgáltatásra ráfordított energiamennyiséget is. Ezen kívül vizsgáljuk meg a vevőinket, beszállítóinkat is. Kik azok, akikkel érdemes továbbmenni és kik azok, akik nélkül eredményesebbek lehetünk? Vegyük górcső alá a beszállítóink árait, pontosságát, gyorsaságát, rugalmasságát. Nézzünk körül a piacon és tájékozódjunk az aktuális árakról, feltételekről is. Egyszóval évente legalább egy alkalommal csináljunk egy alapos lecsapóleltárt.
Negyedik pont: A konkrét tervezett árbevétel megállapítása. Most már tudjuk, hogy mely termékekből, szolgáltatásokból, milyen feltételek mellett, kiknek, kikkel és mennyit fogunk értékesíteni, termelni, szolgáltatni. Ennél a pontnál ez már csak egyszerű matek. Ne felejtsük el az eredményt is megvizsgálni. Ha kevésnek találjuk, akkor csak menjünk vissza az előző pontokhoz és kellő mértékben igazítsunk a terveken, árakon, ügyfeleken és beszállítókon. Ötödik pont: Az éves forgalmi terv havi, heti lebontása. Vegyük figyelembe a szezonalitásokat és bontsuk le az éves tervet havi, heti termelési célszámokra. De ugyanakkor hagyjuk figyelmen kívül a legyünk reálisak, az igen, de, az ezt nem lehet, ez úgysem fog menni típusú munkatársi véleményeket. Az üzleti tervet minden esetben a tulajdonos, vagy az ügyvezető határozza meg, és sohasem a munkatársi gárda! Ekkor már van egy konkrét célszámokkal megtervezett éves forgalmi tervünk havi, heti bontásban. Hát nem fantasztikus? Most már pontosan tudjuk, hogy például márciusban, áprilisban mekkora forgalmat kell elérnünk, ahhoz, hogy a tervünket hozzuk. 6
Hatodik pont: A programok. Ezek konkrét lépésekre lebontott elvégezhető programok, amelyekhez határidőket és természetesen felelősöket rendelünk. Pl: Be kell szerezni 4 új pótkocsit. Keret, max. Ft. Határidő: márc. 1. Felelős: Bence. Láthatjuk tehát, hogy a piaci célok meghatározására kell a legtöbb időt, energiát befektetnünk, és ahogy lépésről-lépésre haladunk a tervünkön, úgy válik egyre egyszerűbbé és gyorsabbá az éves terv elkészítése. Ha megvagyunk, akkor egy megfelelő fórumon, értekezleten ki kell hirdetni az egész csapatnak. Hagyjunk elegendő időt arra, hogy kellő képpen megemésszék. Ezután már nincs más teendőnk, mint a részletes éves terv alapján, heti alapon bekontrollálni a pontos, határidős teljesítéseket. Így tudjuk a csapatot célon tartani és kevés energiával, finom korrekciókkal, az esetleges, közben előforduló külső változásokat gyorsan és jól lekezelni. Ezért van az éves terv és így kell elkészíteni. Tehát legyetek tudatosak a vezetői működésetekben és növekedjetek. Termeljetek sokat, használjátok fel okosan és segítsetek másoknak. Baráti üdvözlettel: A Lawrence&Bennet csapat 7
Elérhetőségeink Vezetőképző központ: 1124 Budapest, Vércse utca 43. www.lawrence-bennet.com Hefner Ildikó, Alapító hefner.ildikó@lawrence-bennet.com mobil: 30/ 515 8159 Laczkó Péter, Alapító laczko.peter@lawrence-bennet.com mobil: 70/ 776 1295 Szenczi Judit, Alapító szenczi.judit@lawrence-bennet.com mobil: 20/ 778 9460 Vörös Szilva, Alapító voros.szilva@lawrence-bennet.com mobil: 30/ 990 2109 Lawrence & Bennet 8