Miskolci Egyetem Gazdaságtudományi kar Üzleti Információgazdálkodási és Módszertani Intézet Számvitel intézeti tanszék A vezetői számvitel gyakorlati alkalmazása az Eurovan Miskolc Kft számviteli rendszerében Miskolc, 2010. november.08 Készítette: Boholy Attiláné Neptun kód: WN774W Kar: GTK Szak: Pénzügy Számvitel Szakirány: Számvitel Évfolyam: III. évfolyam/levelező 1. oldal
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés 4 2. A vezetői számvitel alapfogalmai 6 2.1 A vezetői számvitel bemutatása 6 2.2 A pénzügyi és a vezetői számvitel összehasonlítása 7 2.3 A vezetői számvitel szerepe, feladata 9 3. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása. Az alkalmazott vállalatirányítási rendszer rövid ismertetése, működése, vezetői információs rendszer kialakítása. 10 3.1. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása 10 3.2 A társaság számviteli politikájának, és az alkalmazott költség és ráfordítás elszámolási módok bemutatása 11 3.3 A vállalkozás szervezeti felépítése, utalványozás rendjének kialakítása, belső szabályozási rendszerének hierarchikus bemutatása 13 3.3.1 A vállalkozás szervezeti felépítése 13 3.3.2 A társaság képviselete 14 3.3.3 A vállalkozásnál kialakított utalványozási rendszer áttekintése 14 3.3.4. A belső szabályzatok hierarchikus felépítésének bemutatása 15 3.5 A társaságnál alkalmazott ügyviteli rendszerek bemutatása 16 3.5.1 Az importőr, a Mercedes-Benz Hungária Kft által ebben az időben kért információk bemutatása 17 3.5.2 A társaság tevékenysége során felmerült folyamatok nyilvántartási igénye 18 3.6. Az új gazdasági környezet, és az átalakuló vezetői, tulajdonosi információs igények 22 3.6.1 Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalmához igazodó controlling információk 23 3.6.2 Az átalakult vezetői, tulajdonosi információs igények 23 3.7 A Rubin ZRT rövid bemutatása 26 3.7.1 A DOAS rendszer felépítése 26 3.7.2 A könyvelői rendszer felépítése 27 4. A vállalat irányítási rendszer bevezetése, alkalmazása, a vezetői információs igények kielégítését szolgáló rendszer kialakítása 28 4.1. A Rubin ZRT által kifejlesztett rendszer bevezetés 28 5. Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalmához igazodó controlling rendszer kiépítése az Eurovan Miskolc Kft-nél 32 5.1 Az eddigi helyzet bemutatása a Magyarországi viszonylatot figyelembe véve 32 5.2 Controlling rendszer kiépítése 32 5.2.1 Kinek a feladata a controlling tevékenység lebonyolítása 33 5.2.2 Mivel foglalkozik a controlling, kinek a feladata ennek számonkérése 33 5.2.3 A controller feladata a vállalkozáson belül 34 5.2.4 Mit is jelent a Business Management kifejezés? 34 5.3 Az importőr által bevezetett GBMS rendszer bemutatása 34 5.4 Előnyök kereskedő és az importőr részére egyaránt 36 5.5 Az importőr által elvárt információkhoz szükséges riportolási rendszer bemutatása 36 6. A Controlling információk összeállításáról nyert tapasztalatok bemutatása 45 7. Felhasznált irodalom 47 8. Mellékletek felsorolása 1.számú táblázat: Global Business Management System 49 2. számú táblázat: Új Jármű értékesítés költséghely, Fedezet I mutató értékének meghatározása 50 3.számú táblázat: Új Jármű értékesítés költséghely, Fedezet I mutató értékének meghatározása 51 4. számú táblázat: Használt jármű értékesítés költséghely 2. oldal
Fedezet I mutató értékének meghatározása 52 5.számú táblázat: Alkatrész értékesítés költséghel Fedezet I mutató értékének meghatározása 53 6.számú táblázat: Szerviz-szerelő költséghely Fedezet I mutató értékének meghatározása 54 7.számú táblázat: Közvetlen fix költségek, Új jármű- és használt járműértékesítés Költséghely, Fedezet II mutató meghatározása 55 8.számú táblázat: Közvetlen fix költségek. Alkatrész értékesítés és Szerviz-szerelő költséghely. Fedezet II mutató meghatározása 56 9.számú táblázat: Közvetett fix ráfordítások. Vállalati általános költséghely 57 10. számú táblázat: Mérleg séma 58 11.számú táblázat: Statisztikák 59 12. számú táblázat: Profitabilitás és Stabilitás mutatók 60 3. oldal
Alkalmazz jó könyvelőt! Már hallom is, amint sokan rávágják, inkább élelemre vagy ruhára költenék ezt a pénzt. Ezzel a gondolkodással az a baj, hogy nem oldod meg anyagi gondjaidat, és nem leszel gazdagabb. Ahogy apám mondta: fel kell mérni, mi a jó és rossz adósság, jó és rossz bevétel, jó és rossz kiadás. Ha jó könyvelőt alkalmazunk, az jó költségnek számít, mert gazdagít, könnyebbé teszi az életünket és a jobb jövőt készít elő számunkra. Robert T. Kiyosaki, a Gazdag papa-szegény papa bestseller-sorozat írója 1. Bevezetés A számvitel egy gyakorlati tevékenység, melynek során információ kerül szolgáltatásra. A számvitel feladata, hogy egy gazdasági társaság pénzügyi információi meghatározása, mérése érdekében adaton szolgáltasson annak érdekében, hogy ezek feldolgozása során a felhasználók megalapozott döntéseket tudjanak hozni. A megállapítás a mérés és a közlés szolgálhatja a társaság külső felhasználóinak igényét, ha ez történik, akkor pénzügyi számvitelről beszélhetünk, amikor azonban a belső felhasználók megalapozott döntéseihez szolgáltatnunk információt, akkor már vezetői számvitelről beszélünk. Tudományos Diákköri Kutatómunkámmal szeretném áttekinteni a vezetői számvitelhez kapcsolódó alapfogalmakat, a vezetői számvitel és a pénzügyi számvitel kapcsolatát, a vezetői számvitel szerepét és feladatát. Az elmélet bemutatásán túl a gyakorlatot is szeretném bemutatni annál a gazdasági társaságnál, ahol jelenleg gazdasági vezetőként dolgozom és részt vettem a vezetői számvitel rendszerének kialakításában. Az első témakörben a vezetői számvitelhez kapcsolódó alapfogalmakat és a hozzájuk kapcsolódó értelmezéseket kívánom részletezni. Kezdve a pénzügyi számvitel és a vezetői számvitel kapcsolatának bemutatásával. Ezek után a vezetői számvitel helyét, szerepét szeretném bemutatni a vállalkozások rendszerében. A második témakörben az Eurovan Miskolc Kft működését és szervezeti felépítését kívánom először bemutatni. Egy kis kitérővel a társaság számviteli politikáját is bemutatom, hiszen ennek ismerete alapján tudunk a nyilvántartásokba betekinteni és az azokban szereplő adatokat értékelni. A társaságnál kialakított költség elszámolási módszerek rövid szemléltetése után áttérnék az alkalmazott gyakorlatra. A kialakított költséghelyek és költségviselők bemutatásán keresztül szeretném, a nem régen bevezetett, és alkalmazott integrált vállalatirányítási rendszert átvilágítani, és az abban rejlő lehetőségeket és hibákat, hiányosságokat feltárni. A vezetői információs igények feltérképezése után az integrált vállalatirányítási rendszerből gyűjtött információk részletes bemutatásával folytatnám. Itt kiemelt témakörként kezelném az információs rendszerből történő adatok és a vezetői információs igényekhez fontos adatok gyűjtésének, 4. oldal
rendszerezésének bemutatását. Ezt követné a GBMS (Global busines managment system ) rendszer bemutatása a gyakorlatban, magán az adatszolgáltatáson keresztül. Nagyon fontos annak értékelése, hogy a vezetők, hogyan hasznosítják a nyert információkat, miként történik az adatok kiértékelése, milyen lépéseket tesznek annak érdekében, hogy a folyamatokat egy egészséges pályára tereljék. 5. oldal
2. A vezetői számvitel alapfogalmai 2.1 A vezetői számvitel bemutatása A számvitellel szemben a menedzsment részéről gyakran fogalmaznak meg kritikát. Ennek a főbb jellemzői a következők: a számvitel nagy tömegű adatokat állít össze, azonban azok kevésbé alkalmasak az üzleti döntések meghozatalára, támogatására, a könyvelést helyezi a középpontba, a pontosságra és a precizitásra való törekvés miatt késik az adatok időben történő rendelkezésre bocsátásával, a számvitel retrospektív jellegű, azaz a döntések utólagos igazolását szolgálja. Ezzel szemben viszont a számviteli szakemberek azt állítják a szükséges adatok rendelkezésre állnak, azonban a vezetők nem tudják azokat megfelelően használni. Ennek az ellentmondásnak a feloldását úgy tudjuk elérni, ha a számvitelt a vezetői számvitel irányába fejlesztjük és a múlt dokumentálása helyett a jövőbeni döntések támogatása kerül központi funkcióba. Ezek után jogos a felmerülő kérdés: Mi is valójában a vezetői számvitel? Erre egyértelmű és mindenki számára megfelelő válasz talán nincs is, a szakirodalmakban többféle definícióval találkozhatunk. Az egyik megközelítés szerint: A vezetői számvitel a számvitelnek az a módosulása, amely az üzleti folyamatok számbavételének érdekein túl kiemelt prioritásként kezeli az üzleti irányítás érdekeit (Boda - Szlávik) A számviteli törvény lehetőséget biztosít arra, hogy a vállalat vezetése a 6 7. számlaosztályt a vezetői információk, előállítására használja fel. Ezen, számlaosztályok használatával meg lehet határozni a költséghelyeket és a költségviselőket, a felelősségi egységeket, vagyis kialakíthatjuk a hatékony költséggazdálkodási rendszerünket. Ezért nem véletlen, hogy a főkönyvelők egy jelentős része a vezetői számvitelt rögtön a 6 7. számlaosztály használatával azonosítja. 6. oldal
Ennek megfelelően a vezetői számvitel fogalmának egy másik típusú megközelítése a következő: a vezetői számvitel tartalma a számviteli rend, a számviteli alapelvek, és szabályok szerint épül, kap értelmet és jelentést. Információi tényadatokból képződnek, ezáltal a múltra vonatkozó következtetések, tanulságok, értékelések készítésére kiválóan alkalmasak. Eredményirányításra, befolyásolásra kevésbé, megvalósítható jó alapja lehet egy teljes körű vállalati controlling rendszernek. ( Véry, 2003. év ) A vezetői számvitel információinak támogatnia kell a költségszámítást, a tervezési, az ellenőrzési, operatív irányítási funkciókat és általában a döntéshozatalt. Az IFAC (Számviteli Szakemberek Nemzetközi Szövetsége) szerint a vezetői számvitel a következő: A vezetői számvitel az olyan számviteli és nem számviteli információk azonosításának, mérésének, gyűjtésének, elemzésének, előkészítésének, értékelésének és közlésének folyamata, amelyeket a vezetés a tervezésben, az értékelésben és az ellenőrzésben használ fel, és amelyek lehetővé teszik a források elszámolhatóságát. A vezetői számvitel a vezetési folyamat integráns része. (IFAC Handbokk, 1977) A vezetői számvitel a számvitelnek az a területe, amely olyan információkat szolgáltat a vezetők részére, amelyek segítségével a teljesítmények növelhetők, a költségek (ráfordítások) csökkenthetők, vagyis az eredmény maximalizálható. 2.2 A pénzügyi és a vezetői számvitel összehasonlítása A külső információk tartalmát a számviteli törvény szabályozza, a belső információkét pedig, az üzleti folyamatok sajátosságai határozzák meg. Tehát a pénzügyi számvitel tartalmát a számviteli törvény határozza meg, ennek oka, hogy a piac szereplői számára ad információt. A vezetői számvitel a vállalkozás vezetői információs rendszerének része, a vállalkozás vezetőit szolgálja a döntések meghozatalában. A számvitel ilyen két irányú szétválását az indokolja, hogy a piac szereplői (hitelezők, befektetők,piaci partnerek,stb.) nyilvánvalóan más-más információkat igényelnek, de a tulajdonosok és a vállalkozás menedzsmentjének is eltérőek lehetnek az információs igényei. 7. oldal
A vezetői és a pénzügyi számvitel összehasonlítása Az összehasonlítás területei Pénzügyi számviteli igények Vezetői számviteli igények Felhasználók - állam, - menedzsment - tulajdonosok, - üzleti partnerek, - hitelezők, befektetők, Tartalom - Számviteli törvény szerinti - A számviteli törvénnyel összhangban, de az üzleti folyamatok törvényei szerint Forma - Számviteli törvény szerinti - Az üzleti folyamatok legjobb megjelenítése szerint Számviteli módszer - Kettős könyvvitel - Nem korlátozódik a kettős könyvvitelre. - Bármilyen azzal konzisztens rendszer hasznos lehet Kritériumok - Objektív, - ellenőrizhető, - konzisztens, - Releváns, - hasznos, - érthető, Realitás - Tény - Várható tény Vizsgált időtartam - Általában egy év - Ahogy az üzlet hatékony irányítás megkívánja Tárgyidőszakok - Múlt - Jelen, - Jövő Gyakoriság - Évente - Havonta, - Negyed évente Késés - 1 4 hónap - Maximum 1 hét Szervezeti bontás - Vállalkozás egésze - Szervezeti egységekre bontás Tevékenységi bontás - A vállalkozás teljes tevékenysége - Tevékenységekre, - termékekre való bontás A mérés mennyiségi egysége - Normális pénzérték - Bármilyen pénzérték, - volumen egység ( ár, fajlagos, munkaóra, gépóra, stb.) Adattípus Eredmény-kimutatás szerkezete Fő hangsúly - Mérleg - Eredmény-kimutatás - Cash Flow - kimutatás - Kiegészítő melléklet - Mérleg - Eredmény-kimutatás - Cash Flow kimutatás - Környezeti információk - Piaci információk - Értékesítési információk - Termelési információk - Készletadatok - Humánpolitikai információk, stb - Számviteli törvény szerinti - Fedezeti jellegű - A lehető legpontosabb kép a tranzakciók hatásairól, a vagyoni és jövedelmi helyzetről Központi feladat - Központban a vállalkozás általános gazdálkodási helyzete - A sebesség - Központban a költséggazdálkodás 1. számú táblázat Forrás: Hanyecz Lajos: A controlling rendszere (Saldo, 2006. év) Látható tehát, hogy a számviteli törvény által előírt tartalom elsősorban a külső felhasználói információs igények kielégítését szolgálja, azonban ezen keresztül hatást gyakorol a belső rendszer működésére is. A vezetői számvitel elsődleges funkciója a tényadatok közlése. A számvitelesek, statisztikusok heteket, gyakran hónapokat dolgoznak egy-egy adaton, amikor végre azt mondják kész és a tényadatot előállították. Azonban az sincs kizárva, hogy később ezt újra előveszik, javítják, átalakítják. A menedzsment nyilvánvaló, hogy nem várhat ennyi időt, hogy a döntését meghozza. Ezért meg kell elégednie a megközelítő pontosságú adatokkal, vagyis azt kell tudnia, hogy mi várható az előtte álló időszakra. 8. oldal
Számukra az adat a várható tényt kell, hogy kifejezze. Általános követelmény, hogy a szükséges adatok megfelelő időben érkezzenek meg a rendeltetési helyükre. Ha ez nem történik, meg akkor késésről beszélhetünk, az események túlhaladnak rajtunk, érdemben már nem tudunk beavatkozni. Azt mondhatjuk, hogy az információs rendszer ott működik jól és hatékonyan ahol az adatok rendelkezésre bocsátási idejét sikerül minimálisra lecsökkenteni, ennek két alapvető feltétele van: a szükséges informatikai beruházások megvalósítása, a számviteli munka lebonyolításának magas szintű szervetettsége. 2.3 A vezetői számvitel szerepe, feladata A vezetői számvitel a különböző vezetői funkciókhoz szolgáltat információt. A legfontosabb funkciók a következők: tervezés, döntéshozatal és ellenőrzés. A vezetőknek előre kell tervezniük az olyan alapvető döntések meghatározásában, mint a tőkeráfordítás, termelés, értékesítés. A tervezés lehet rövid és hosszú távú is. A rövid távú tervek részletesebbek, kidolgozottabbak. A profitorientált vállalkozások vezetőinek gyakran dönteniük kell abban, hogy milyen módon érjék el céljaikat, a rendelkezésre álló erőforrásokat hogyan osszák meg a tevékenységek között a profitmaximalizálás érdekében. Azon társaságoknál ahol a tulajdonos és a vezető személye nem ugyan az, különösen fontos a döntések megalapozása. Itt már felvetődik a gazdálkodásért való felelősség kérdésköre is. A vezetői funkciók között kiemelkedő szerepe van az ellenőrzésnek. A vezető folyamatosan vizsgálja, hogy a tevékenység megfelel-e a tervnek, ehhez azonban napra kész és helytálló információkra van szüksége. A vezetőknek szolgáltatott információk a vállalkozáson belül a kommunikációs folyamatnak igen jelentős része. A vezetői számvitel alapvető szerepe: a figyelem irányítása, az eredmények számbavétele, a problémák megoldása. A vezetői számvitel információkat szolgáltat, azonban nagyon pontosan tudni kell mikor, kinek és milyen vezetői információkra van szüksége, ehhez olyan indikátorokat szükséges meghatározni, amelyek jól jellemzik a folyamatokat. 9. oldal
3. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása. Az alkalmazott vállalatirányítási rendszer rövid ismertetése, működése, vezetői információs rendszer kialakítása. 3.1. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása Az Eurovan Miskolc Kft 1997. november 01-én kezdte meg működését Korlátolt Felelősségű Társaságként. A vállalkozás tulajdonosai magánszemélyek. A társaság elsősorban Mercedes-Benz típusú új gépjárművek értékesítésével, és az értékesített járművek szervízelésével foglalkozik. A Mercedes-Benz Hungária Kft, dealereként működik, és kizárólagos forgalmazási joggal rendelkezik Borsod-Abaúj- Zemplén megyében. Tevékenysége során személy gépkocsikat, tehergépjárműveket egyaránt értékesít, ellátja a Mercedes típusú járművek teljes körének szerviz tevékenységét. Ezen kívül, foglalkozik használt gépjárművek értékesítésével is, ez viszont már nem csak Mercedes típusú járműveket jelent. Ezen a területen több márka is képviseli magát. A gépjármű értékesítés és szerviz tevékenység mellett jelentős forgalmat bonyolít le az alkatrész értékesítés területén is, mivel nem csak a szerviz tevékenységéhez kapcsolódóan, hanem tovább értékesítési céllal is vásárolja őket. A Mercedes-Benz Hungária Kft dealereként, kvázi franchise rendszerben végzi tevékenységét, ezért az importőr által elvárt információs igények figyelembe vételével került kialakításra a számviteli rendszere. Tevékenységi körök bemutatása: Gépjármű-kereskedelem / főtevékenység / Gépjárműjavítás Gépjárműalkatrész-kereskedelem Motorkerékpár, - alkatrész kereskedelme, javítása Mezőgazdasági termék ügynöki nagykereskedelme Máshova nem sorolt egyéb pénzügyi közvetítés Máshova nem sorolt egyéb pénzügyi kiegészítő tevékenység Saját tulajdonú ingatlan adásvétele Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Ingatlanügynöki tevékenység Ingatlankezelés Személygépjármű kölcsönzése Építőipari gép kölcsönzése Szoftverkészítés, - szaktanácsadás 10. oldal
Adatbázis-tevékenység, on-line kiadás Üzletviteli tanácsadás Máshova nem sorolt, egyéb gazdasági szolgáltatás 3.2 A társaság számviteli politikájának, és az alkalmazott költség és ráfordítás elszámolási módok bemutatása A társaság kettős könyvvitelt vezet, könyvvizsgálatra kötelezett. Tevékenységéről éves beszámolót készít, melynek részét képezi az A típusú összköltség eljárással készült eredmény-kimutatás és az A típusú mérleg és a kiegészítő melléklet. A beszámoló a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről és annak változásáról valós képet mutat. Az éves beszámoló adatait leltár támasztja alá. Leltár készül a tárgy év december 31- i fordulónapjával, az eszközök, és a források állományairól. A társaság a költségeit csak költség-nemek szerinti csoportosításban tartja nyilván. A számviteli törvény előírásait betartva, alkalmazza a költségek és ráfordítások csoportosítását. A költségeket, illetve a ráfordításokat a következő csoportosításban tartja nyilván: Anyagköltség Igénybe vett szolgáltatások Egyéb szolgáltatások Eladott áruk beszerzési értéke Eladott, közvetített szolgáltatások értéke Bérköltség Személyi jellegű egyéb kifizetések Bérjárulékok Értékcsökkenési leírás Egyéb ráfordítások, Pénzügyi műveletek ráfordításai Rendkívüli ráfordítások Az eredménykategóriák tekintetében is a számviteli törvény előírásainak megfelelő csoportosítást alkalmazza a vállalkozás. Az A típusú Összköltség eljárással összeállított eredmény-kimutatás használatával kerül levezetésre a mérlegszerinti eredménye. 11. oldal
A következő eredmény kategóriákat különbözteti meg: Üzemi (üzleti) eredmény: A társaság a sajátosságához igazodva az összköltségeljárással határozza meg az üzemi (üzleti) tevékenység eredményét. Ennek megfelelően az összköltség eljárással kimutatott üzemi (üzleti) tevékenység eredménye, a naptári évben elszámolt értékesítés nettó árbevételének, az aktivált saját teljesítmények értékének, az egyéb bevételeknek összege, csökkentve az anyagjellegű ráfordítások, a személyi jellegű ráfordítások és az értékcsökkenési leírás együttes összegével. A pénzügyi műveletek eredménye: A pénzügyi műveletek eredménye a pénzügyi műveletek bevételeinek és ráfordításainak különbségéből áll. Szokásos társasági eredmény: Az üzemi (üzleti) tevékenység eredménye és a pénzügyi műveletek eredménye együttesen a szokásos társasági eredményt mutatják. Ez az eredménykategória a társaság rendszeres, folyamatos tevékenységéből származó eredményt tükrözi, hű képet ad a gazdálkodási és pénzügyi tevékenységéről. Rendkívüli eredmény: A társaság rendszeres tevékenységétől független, a rendszeres üzletmenetén kívül eső rendkívüli bevételek és rendkívüli ráfordítások különbözete, a rendkívüli eredmény. Adózás előtti eredmény: A szokásos társasági tevékenység eredménye és a rendkívüli eredmény összevonásával kell megállapítani az adózás előtti eredményt, melynek az adótörvényben leírtak szerinti korrigálása után az adóalapot kapjuk. Adózott eredmény: Az adózás előtti eredmény és az adóbevallás alapján számításba Vett nyereségadó különbözete az adózott eredmény, melynek terhére csak a tulajdonosnak járó osztalék, részesedés /előző évek eredmény-tartalékából történt esetleges kiegészítést is figyelembe véve / számolható el. Mérleg szerinti eredmény: A társaság mérleg szerinti eredménye,olyan adózás utáni eredmény, amelyet növelhet az eredménytartalékból osztalékra, részesedésre igénybevett, csökkent a mérleggel lezárt év után fizetett, jóváhagyott osztalék, részesedés összege. A mérleg szerinti eredmény a társaság rendelkezésére álló saját tőke része, melyet már sem adó, sem osztalék, részesedés nem csökkenthet. Az eszközök bekerülési értéke, közvetlen önköltség fogalmainak meghatározása: Az eszköz bekerülési értéke: az eszköz megszerzése, létesítése, üzembe helyezése érdekében az üzembe helyezésig, a raktárba történő beszállításig felmerült, az eszközhöz egyedileg hozzákapcsolható tételek együttes összege. 12. oldal
Közvetlen önköltség: körébe tartoznak az eszközök előállítása, szolgáltatások nyújtása során azok a felmerült költségek, amelyek: az eszköz (termék) előállítása, szolgáltatás nyújtása során, üzembe helyezése, bővítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása, eredeti állagának helyreállítása, szolgáltatás végzése, nyújtása, teljesítése során közvetlenül felmerültek, az előállítással, a szolgáltatás nyújtásával, teljesítésével bizonyíthatóan szoros kapcsolatban voltak, az eszközre (termékre), a szolgáltatásra a megfelelő mutatók, jellemzők segítségével elszámolhatók. Az értékelésnél alkalmazott deviza, valuta árfolyama A valutakészlet, a devizaszámlán lévő deviza készlet, a külföldi pénzértékre szóló követelések, befektetett pénzügyi eszközök, értékpapírok (együtt: külföldi pénzértékre szóló eszköz), illetve kötelezettségek forintértékének meghatározásakor a MNB hivatalos devizaárfolyamán mutatja ki a vállalkozás. A deviza/ valuta készletének fogyása esetén a FIFO módszert alkalmazza. 3.3 A vállalkozás szervezeti felépítése, utalványozás rendjének kialakítása, belső szabályozási rendszerének hierarchikus bemutatása 3.3.1 A vállalkozás szervezeti felépítése A Taggyűlés: A taggyűlés a társaság legfőbb döntéshozó szerve, amely a tagok összességéből áll. A taggyűlés kizárólagos hatáskörébe tartozik A társasági szerződés módosítása, A társaság alaptőkéjét érintő változtatások, A társaság egyesülésének, beolvadásának, szétválásának, és megszűnésének, valamint más társasági formába történő átalakulásának elhatározása, A ügyvezető megválasztása, visszahívása, A könyvvizsgáló megválasztása, visszahívása, A társaság éves beszámolójának elfogadása, Az éves nyereség felosztásáról, osztalék kifizetésről történő döntések meghozatala. A Könyvvizsgáló: A társaság taggyűlése egytől öt évig terjedő időszakra választhatja meg a könyvvizsgálót. A könyvvizsgáló feladat- és hatáskörére a Számviteli tv, 13. oldal
valamint a Gazdasági Társaságokról szóló tv mindenkor hatályos szabályaiban foglaltak az irányadók. A társaság szervezeti egységei (Központi szervezeti egységek): Ügyvezető igazgató Műszaki osztály Számviteli és controlling osztály Értékesítési- és marketing osztály Termelő egység ( szerviz részleg ) 3.3.2 A társaság képviselete A képviseleti, a cégjegyzési, bankszámla feletti rendelkezési, pénzügyi szolgáltatással kapcsolatos kötelezettségvállalási és utalványozási jogosultság tartalmát a Szervezeti Működési Szabályzat és a társaság belső szabályzatai határozzák meg. A cégjegyzés, a bankszámla feletti rendelkezés, pénzügyi szolgáltatással kapcsolatos kötelezettségvállalásra a társaság ügyvezető igazgatója jogosult. Az ügyvezető önállóan jogosult a cég jegyzésére. A társaság jogi képviseletét a taggyűlés által megválasztott jogtanácsos látja el. 3.3.3 A vállalkozásnál kialakított utalványozási rendszer áttekintése Az utalványozás a vállalkozás pénz- és anyagi eszközei feletti rendelkezési jogot jelenti. Az utalványozási jogosultságot és a döntési jogosultságokat a társaság ügyvezetése határozta meg a működési szabályzat mellékletében. A bankszámla feletti utalványozás érvényességéhez az aláírási kartonon bejelentett személyek aláírása szükséges. A bankszámlák és a házipénztár állomány felett korlátlan utalványozási joggal a társaság ügyvezetője rendelkezik A cégbélyegzők használatának, a nyilvántartásuk vezetésének előírásait a Szervezeti Működési szabályzat melléklete tartalmazza. Ennek megfelelően önállóan és korlátlanul utalványozhat Ónodi Zsolt ügyvezető igazgató Danka Ákos műszaki igazgató Korlátozott utalványozói jogkörrel rendelkeznek Laczkó Péter, műszaki vezető a társaság házipénztárainak kiadásait jogosult utalványozni. A házipénztárak kiadásait 100.000 Ft-os összeghatárig jogosult előzetes egyeztetés nélkül utalványozni, ezen összeghatár felett ügyvezetői engedéllyel utalványozhat. Bankszámlák felett nem rendelkezhet. 14. oldal
Boholy Attiláné, gazdasági vezető a társaság házipénztárainak kiadásait jogosult utalványozni. A házipénztárak kiadásait 100.000 Ft-os összeghatárig jogosult előzetes egyeztetés nélkül utalványozni, ezen összeghatár felett ügyvezetői engedéllyel utalványozhat. Bankszámlák felett nem rendelkezhet. Kurmai Anett, pénzügyi vezető a társaság házipénztárainak kiadásait jogosult utalványozni. A házipénztárak kiadásait 100.000 Ft-os összeghatárig jogosult előzetes egyeztetés nélkül utalványozni, ezen összeghatár felett ügyvezetői engedéllyel utalványozhat. Bankszámlák felett nem rendelkezhet. Az utalványozói jogkörrel történő felruházás határozatlan időre szól, ennek visszavonására az ügyvezető igazgató jogosult. 3.3.4. A belső szabályzatok hierarchikus felépítésének bemutatása Belső szabályzatok hierarchikus sorrendje Szervezeti és Működési Szabályzat Számviteli politika Számlarend Eszközök és források Bizonylati rend értékelési szabályzata Számlatükör Leltározási szabályzat Bizonylatok kezelési szabályzata Pénzkezelési szabályzat Egyéb belső szabályzatok Vezetői utasítások Munkaköri leírások Ellenőrzési munkatervek Egyéb belső szabályzatok - elvégzendő feladatok - ellenőrzési programok, - vezetői utasítások, teljes körű leírása, - vizsgálati jelentések, - belső oktatási anyagok, - információs füzetek, 1. számú ábra Forrás: Saját szerkesztés 15. oldal
3.5 A társaságnál alkalmazott ügyviteli rendszerek bemutatása Az Eurovan Miskolc Kft 2007. év októberéig több ügyviteli programot alkalmazott egyidejűleg. A nyilvántartási rendszerét igyekezett a tevékenységeinek megfelelően kialakítani. Az ügyviteli rendszer kialakítása érdekében először meghatározásra kerültek azok a feladatok, melyek a működés kapcsán felmerültek, majd a feladatok elvégzéséhez kapcsolódó bizonylatokat kerültek előtérbe. Ezen információk birtokában keresték meg a használni kívánt programokat. A társaság tulajdonosai részéről ekkor még nem fogalmazódott meg igazán, hogy a kötelező nyilvántartási adatokból mikor, milyen információra lenne szükségük a döntéseik meghozatalakor. Ezért a rendszer kialakítása során nem fektettek elég hangsúlyt a vezetői információs igények kielégítésére, a cél ekkor a zökkenőmentes működés biztosítása volt. Ebben az időszakban teljesen elkülönült az analitikus nyilvántartási rendszer és a számvitel által használt könyvelési program. A korábban alkalmazott számviteli program rövid bemutatása A vállalkozás a számviteli folyamatok működtetése érdekében a Novitax könyvelő rendszer használatát vezette be. Ez a program alkalmas volt a kettős könyvviteli nyilvántartások folyamatos vezetésére, a bérszámfejtési feladatok ellátására és a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának naprakész vezetésére. A könyvelésben a Számlatükör kialakításánál a Számviteli törvény által ajánlott számlarendet követték, és a felmerült információs igényeknek megfelelően a számlaszámok alábontásának segítségével igyekeztek a szükséges válaszokat a vezetői kérdésekre megadni. A tulajdonosok, mint, vezetők, irányították ekkor a vállalkozás egészét, nem került kiépítésre egy a tulajdonosoktól elkülönült vezetői szint sem. Nem kellett a szervezeti egységekre vonatkozóan számviteli adatokat szolgáltatni, illetve ha valamilyen adatra szükség volt, azokat a főkönyvi kivonat adataiból a számlaszámok alábontása miatt gyorsan és viszonylag egyszerűen ki gyűjthették. A tulajdonosok a vállalkozás egészére vonatkozó adatokat elemezték, vizsgálták, és ezek alapján hozták meg szükséges döntéseiket. A társaságnak már ekkor is volt adatszolgáltatási kötelezettsége az importőr, Mercedes-Benz Hungária Kft felé, bár ezt még nem igazán controlling táblázatok keretében történt. Egyes tevékenységek tekintetében a fontosabb számadatokat és értékadatokat kérték be táblázatos formában. Az adatok összeállítása nem jelentett problémát, hiszen a főkönyvi számlák adatai alapján ezeket el lehetett készíteni. 16. oldal
Az alkalmazott készletnyilvántartó és számlázó rendszer működésének ismertetése A szerviz és az alkatrész értékesítési tevékenység folyamatos működéséhez egy autós cégekre kifejlesztett program került bevezetésre. Ez a program alkalmas volt a készletek folyamatos értékbeli és mennyiségben történő nyilvántartására, és ezek karbantartására. Kezelt több raktárhelyet, megoldott volt a raktárak között történő átmozgatások dokumentálása. Nyilvántartotta, és folyamatosan vezette a szerviz tevékenységre beérkezett gépjárművek munkalapjait, ezeken minden szükséges és fontos információ szerepelt. A szerviz előjegyzések kezelése viszont nem volt megoldott a rendszerben. A garanciális munkalapok vezetése és lezárása rendben zajlott. Jól működött a számlázás rendszere is. Nem volt alkalmas azonban rendszer a termelő tevékenység produktivitásának mérésére. Számos hiba és nehézkes kezelés jellemezte a leltározási tevékenységet, csak manuális módon lehetett rögzíteni a leltározás során felmerült eltéréseket. Nem volt megoldott annak a lehetősége sem, hogy a készletfogyásokat elkülönítetten kezelje, itt arra kell gondolni, hogy azokat az alkatrészeket, melyeket változatlan formában értékesítettek tovább elkülönítetten kezelje azoktól, amelyeket a szerviz tevékenység során beépítettek. Így a készlet fogyás feladásakor minden ELÁBÉ címén került figyelembe vételre, mivel nem lehetett elkülöníteni az anyag költségeket. A gépjármű értékesítéshez kapcsolódó része nem volt tökéletes a szoftvernek, nem vezetett minden adatra pontosan kiterjedő nyilvántartást. Az értékesítésen dolgozó kollégák táblázatokban tartották nyilván a járműveket, ebben vezették fel a legfontosabb információkat. A gépjárművek beszerzési számláján kívül számos egyéb költség és kiadás is felmerült, melyeket, nem lehetett a rendszerben a járművekhez kapcsolni. Ezért ez jelentősen megnehezítette az eladások tekintetében a kalkulációk összeállítását. A hitel igények és a készletfinanszírozási hitelek vezetése szintén nem működött tökéletesen a rendszerben, ezért ezekről újabb külső, rendszertől független nyilvántartást kellett vezetni. Az eladott gépjárművek beszerzési értékét nem tudta a program feladni ELÁBÉ címén, ezért ezeket a könyvelésben lévő adatokból kellett manuálisan kigyűjteni. Mivel számos ilyen és hasonló hibával küzdött a kialakított ügyviteli rendszer ezért időszerű kérdéssé vált ennek átalakítása. 3.5.1 Az importőr, a Mercedes-Benz Hungária Kft által ebben az időben kért információk bemutatása Értékesített gépjárművek mennyisége. Értékesítésből származó bevétel összege. 17. oldal
Értékesített gépjárművek ELÁBÉ-ja. Alkatrész értékesítésből származó bevétel összege. Alkatrész értékesítés ELÁBÉ-ja. Szerviz tevékenységből származó bevétel összege. A szerviz tevékenység során felhasznált alkatrészek anyagköltsége. Felhasznált alvállalkozói munka ráfordítása. A társaság tárgy időszaki eredménye. Alkalmazottak létszáma. Szerviz állások száma. Mint a felsorolásból látható, itt igazán a főkönyvi kivonatból egyértelműen bemutatható számok és adatok továbbítására volt igény. A mennyiségi adatokat, pedig szintén nem volt bonyolult összeállítani, hiszen a könyvelési kartonokról, illetve a külön vezetett analitikus táblázatokból ezen információk napra készen rendelkezésre álltak. 3.5.2 A társaság tevékenysége során felmerült folyamatok nyilvántartási igényei 1, Gépjármű értékesítés A beszerzett gépjárművekről folyamatos készletnyilvántartás napra kész vezetése. A vállalkozás a számviteli politikája szerint folyamatosan vezeti évközben a mennyiségi és értékbeli nyilvántartásait, és ez a gépjárművekre is vonatkozik. Márka, típus, alváz- és motorszám, valamint komissziós szám (gyártási sorszám) alapján célszerű elkülöníteni a gépjárműveket. A gépjárművek értékesítéséhez kapcsolódó számlák, bizonylatok elkészítése. A gépkocsik értékesítése egy igazán speciális terület. Ezért az értékesítéshez kapcsolódó számlák kiállítása sem egy egyszerű feladat. Az értékesítés során az ügyfelek szerződést kötnek egy adott autóra, melyet megrendelnek. A rendelést követően a vétel ár 10 20 % közötti összeget befizetik, mint foglaló, majd esetleg még ezen összegen felöl előleget is fizetnek. Ezekről szükséges a megfelelő dokumentumot kiállítani abban az időpontban, amikor az összeget a cég számlájára utalták, vagy készpénzben befizették. Továbbá amikor az autó átadásra kerül, el kell készíteni egy átadás-átvételi elismervényt, és ki kell állítani a szükséges végszámlát a járműről. A számlázás során sok dologra kell oda figyelni, fontos, hogy az Általános Forgalmi adó törvény ide vonatkozó előírásainak megfelelő számla kerüljön kibocsátásra, továbbá minden dokumentum pontosan legyen kiállítva. Ezért ez igazán kiemelt feladat, és fontos az, hogy megfelelően működjön. 18. oldal
Az értékesített gépjárművek készletnyilvántartásból történő kivezetése. Készletként beszerzett gépjárművek átsorolása tárgyi eszközök közé. A társaság a gépjárműveket tovább értékesítési céllal szerzi be, azonban annak érdekében, hogy ügyfeleinek be tudja mutatni az autókat szükséges bemutató (demo-) autót is beszereznie. A bemutató autó már nem készlet autó, hiszen ezt a társaság forgalomba helyezheti, vagy próba rendszámmal használhatja. Ezeket, az autókat, ha korábban szerezte be a vállalkozás, át kell sorolni a készletek közül a tárgyi eszközök közé. A beszerzés pillanatában még nem mindig lehet tudni, hogy melyik gépjárműből lesz bemutató autó, ezért szükséges, hogy erről is napra kész nyilvántartást vezessen, hiszen ennek vannak adóvonzatai is. Ezeket, a járműveket át kell sorolni a készletek közül a tárgyi eszközök közé. Tárgyi eszközként nyilvántartott gépjárművek átsorolása készletek közé. Az is előfordul, hogy a tárgyi eszközként beszerzett autót újra át kell sorolni a készletek közé, mivel ezeket, tovább értékesíti a vállalkozás. Ebben az esetben is figyelembe kell venni az adóvonzatokat, illetve meg kell oldani ennek dokumentálását. Lízing és hitelszerződések megkötéséhez kapcsolódó ügyfél adatok nyilvántartása. A vállalkozásnál vásárló ügyfelek jelentős része, finanszírozási megoldásokat is keres annak érdekében, hogy új autót tudjon vásárolni. Ennek a megoldásában a társaság munkatársai segítségükre vannak. A társaság a Mercedes-Benz Credit ZRt-vel, mint finanszírozó céggel folyamatos kapcsolatban áll, és segít ügyfelei számára a legjobb megoldást kiválasztani. A hitelszerződések megkötéséhez a finanszírozó cég meghatározza, milyen okmányokra, dokumentumokra van szükség és ezeket a kollégák az ügyfelektől beszerzik, és amennyiben bármilyen adat hiányzik azt velük leegyeztetik. Ehhez nagyon fontos az, hogy a nyilvántartások napra készen vezetve legyenek, hiszen ha várni kell valamelyik adatra, vagy okmányra akkor addig a gépjárművek nem kerülhetnek átadásra. Készletfinanszírozási szerződések nyilvántartása. A gépjármű készlet beszerzések kapcsán szükség van a készletek finanszírozására, hiszen a társaság nem tudja a teljes gépkocsi készletét előre megfinanszírozni az importőr társaság felé. Ezzel a finanszírozási formával az importőr felé kiegyenlítésre kerül az autók számlája, és egy nagyobb pénzügyi likviditás is megvalósítható. 2, Szerviz és alkatrész értékesítési terület Alkatrész készlet folyamatos értékbeli és mennyiségben történő nyilvántartása. 19. oldal
A javításra beérkező gépjárművek munkalapjainak elkészítése, folyamatos vezetése. A raktárból kivett javításhoz felhasznált alkatrészek felsorolása a munkalapon. A javításra fordított munkaidő rögzítés lehetősége a munkalapon. A vállalkozáshoz javítási, karbantartási céllal beérkező járművek esetében munkalapot kell felvenni. Ennek a munkalapnak számos fontos információt kell tartalmaznia. Pontosan, azokat, hogy mikor és milyen hibával érkezett meg a jármű, milyen tapasztalatai voltak az ügyfélnek. Ezek alapján kezdődhet meg a javítás, amennyiben a szerviz munka során bármilyen egyéb problémát észlelnek szintén ezen, a lapon kerül rögzítésre, továbbá itt kell azt is feljegyezni, hogy az ügyfél erről értesítve lett. Amennyiben kéri a hiba helyreállítását, akkor ezt kell rajta szerepeltetni, amennyiben nem kéri akkor ezt is, fel kell vezetni a munkalapra. A munkalapon kell feltüntetni azokat az alkatrészeket is, melyeket a javításhoz a raktárból kivettek, illetve szerepel rajta az is, hogy hány órát dolgoztak a járművel. Ezen adatok alapján lehet a szervizről a számlát kiállítani. A javítás befejezését követően a szükséges bizonylatok ( számlák),kiállítása. Nagyon fontos, hogy a munkalapon elvégzett tevékenységről és a felhasznált alkatrészekről kerüljön a számla kiállításra. A számla kiállítsa során a törvény által megfogalmazott előírásokat bekell tartani, és számos fontos adatot is le kell ellenőrizni. Figyelni kell az értékesítés irányára, és ennek megfelelően kell az adóvonzatokat a számlán szerepeltetni. Garanciális munkalapok elkészítése, nyilvántartása, elszámolása. A raktárból kivett garanciális alkatrész felhasználás munkalapra történő felvezetése. A garanciális javításokra felhasznált munkaóra rögzítése. A garanciát nem a vállalkozásnak kell a gépkocsira vállalnia, hanem az importőrnek. Ezt azonban csak a járműforgalmazó cégeken keresztül tudják az ügyfelek lebonyolítani. Ezért a garanciális javításokról egy elkülönített munkalapos nyilvántartást kell kialakítani, hiszen ez lesz az elszámolás alapja. Ennek pontosan és precízen kell folynia, aki ennek elszámolását végzi tudnia, kell, hogy milyen típusú munka és alkatrész kerülhet elszámolásra a garanciális javítások keretében, és ezeket folyamatosan kell figyelnie és karbantartania. Szerviz előjegyzések folyamatos vezetése. Annak érdekében, hogy a javítások során ne történjen semmilyen fennakadás, és torlódás szükséges vezetni a szervi előjegyzéseket. Ekkor az ügyfeleket korrekt módon lehet tájékoztatni, hogy melyik az a leghamarabbi időpont, amikor az autójukat szervizelni tudja 20. oldal
a társaság. Így nem fordulhat elő, hogy akár napokat, vagy esetleg feleslegesen órákat kelljen az ügyfélnek várnia az autójára. A készletek leltározásához szükséges nyomtatványok elkészítése, kezelése. Nagyon fontos, hogy a leltározási tevékenység zökkenőmentes lebonyolítása érdekében a leltározáshoz szükséges dokumentumok rendelkezésre álljanak. Ide értem a leltár íveket, a leltár kiértékelés bizonylatait, selejtezési jegyzőkönyveket, a többletként feltárt készletekhez kapcsolódó dokumentumokat. Ezeket célszerű, ha az alkalmazott ügyviteli rendszer képes kezelni. A raktárban történő alkatrész mozgatás folyamatainak bizonylatolása. Fontos dokumentum a készletek bevételezéséhez és kiadásához kapcsolódó bevét- és kivét jegyek elkészítése. A raktárak közötti mozgatáshoz is szükség van bizonylatok kiállítására, hiszen így lehet a készletek közül például átsorolást végezni a rezsi anyagok közé, illetve fordítva is előfordulhat, hogy valami eddig rezsi anyagként volt nyilvántartva és készletté lesz nyilvánítva. Fontos az is, hogy a javításhoz kivett alkatrészek is bizonylatolásra kerüljenek és megjelenjenek a munkalapon. 3, Pénzügyi tevékenység Beérkező szállítói számlák iktatása, rögzítése. Ezeknek a rögzítése minden napos feladat, hiszen fontos, hogy minden számla felkerüljön a rendszerbe. Azért is fontos, mert ha alkatrész beszerzés, vagy gépjármű beszerzés történik akkor annak, be kell kerülnie a nyilvántartásba. Illetve a munkalaphoz kapcsolódó számlákat is rögzíteni kell, mert csak akkor lehet a pontos számlázást elvégezni. A költség és ráfordítás számlák rögzítése, pedig a likviditás miatt nagyon fontos. Kimenő számlák elkészítése. Szükséges pénztár bizonylatok kiállítása a pénzmozgással egy időben. Pénztár jelentés folyamatos vezetése. Vevői és szállítói folyószámla karbantartása. Banki kivonatok folyamatos feldolgozása, a számla kiegyenlítések folyószámlával történő összekapcsolása. Kompenzáló levelek feldolgozása, folyószámlán történő összevezetések elkészítése. A vevő és szállítói folyószámla karbantartás egy igen kiemelt feladat a vállalkozások működése során. Ennek pontos és napra kész vezetése esetén lehet eldönteni, hogy melyik 21. oldal
ügyfél kaphat átutalásos számlát, ki az aki már csak készpénzért vásárolhat. Továbbá a napi likviditást is ezek egyeztetése során lehet megállapítani. 4, Számviteli tevékenység Számlatükör és belső elszámolási rend kialakítása. A számlák, bizonylatok időrendben történő folyamatos könyvelése. Havi bevallások és egyéb adatszolgáltatások elkészítése. Bérelszámolási tevékenység elvégzése. Év végi zárási feladatok ellátása. Beszámoló és a hozzá kapcsolódó bevallások összeállítása. Az év végi vegyes feladások elkészítése (aktív-passzív időbelielhatárolások), az eredmény számlák zárása, majd az éves beszámoló összeállítása, melynek részét képezi a mérleg, eredmény-kimutatás, kiegészítő melléklet, üzleti jelentés. Miután elkészült a beszámoló a mérlegszámlák zárása is ide tartozik. 3.6. Az új gazdasági környezet, és az átalakuló vezetői, tulajdonosi információs igények Időközben átalakult a piaci környezet is, egyre több érdeklődő jelent meg a társaságnál, meg növekedett a vállalkozás forgalma. A tulajdonosok és az importőr, Mercedes-Benz Hungária Kft által kért információk is átalakultak, részletesebbek lettek, több összetettebb tartalommal ellátott információs adatot kértek. Új szervezeti felépítést kezdett kialakítani a tulajdonosi kör, létre hozott szervezeti egységeket, ezek élére vezetőket neveztek ki. A vezetők személyes irányítására bízták az egységek gazdaságos és hatékony működtetését. Így már arra is jutott idejük, hogy egy kicsit átvilágítsák a társaságon belül zajló folyamatokat, és eseményeket. Felmerült annak a kérdése is, hogy mely területeken lenne, érdemes beruházni, hol kellene a folyamatokba beavatkozni annak érdekébe, hogy még jobban és gazdaságosabban tudjon a vállalkozás működni. Fel kívánták tárni a vállalkozás, a tevékenységek az erős és gyenge pontjait. Az átvilágítás során nagy hangsúlyt fektettek azokra a kérdésekre, hogy mire van szükségük a vásárlóknak, ügyfeleknek, hogyan lehetne a forgalmat növelni? Ilyen és hasonló kérdéseket fogalmaztak meg a tulajdonosok a vezetők számára, akik az eddig alkalmazott ügyviteli rendszerből nehezen tudtak információkat szerezni, a kérdésekre nem tudtak gyors és pontos választ adni. Felmerült ezért egy újabb és hatékonyabb ügyviteli rendszer iránti igény. 22. oldal
3.6.1 Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalmához igazodó controlling információk Ahhoz, hogy a vállalkozás tekintetében hatékony és gyors legyen az információáramlás és az importőr, valamint a tulajdonosok által elvárt információk a megfelelő időben rendelkezésre álljanak ki kellett alakítani egy adatszolgáltatási rendszert. Ebben nagy segítségére volt a vállalkozásnak az importőrvállalkozás a Mercedes-Benz Hungária Kft. A riporttoláshoz használt táblázatok bemutatása az 1 számú mellékletben kerültek bemutatásra. Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalma Értékesített gépjárművek márkánként, és típusonként, eladott mennyisége. Értékesítésből származó bevétel összege, szintén márkánként és típusonként. Értékesített gépjárművek közvetlen költsége, (ELÁBÉ) márka és típus szerint. Alkatrész értékesítésből származó bevétel összege. Alkatrész értékesítés közvetlen költsége (ELÁBÉ). Szerviz tevékenységből származó bevétel összege, itt szintén márkánként és készlet típusonként kérdezi az adatokat. A készlet típus azt jelenti, hogy személygépkocsiról vagy tehergépjárműről van-e szó. A szerviz tevékenység során felhasznált alkatrészek anyagköltsége. Fontos elkülöníteni a javítás során felhasznált alkatrészeket, hiszen ez a társaság anyagköltségének részét képezi, és közvetlen költségnek kell a szervizben tekinteni. Felhasznált alvállalkozói munka ráfordítása. A közvetített szolgáltatásokra vonatkozóan is kérnek információt, hiszen ennek ismeretében is lehet esetleg a tovább fejlesztésekben gondolkozni. Illetve hasznos információt nyújt azok tartalmáról. A szervizben dolgozók produktív és jelenléti ív szerinti órák száma. Az adott jutalékok, ösztönző kifizetések bemutatása. Kiemelt szerepet kap részlegek közvetlen fix költségeinek bemutatása (üzemi fix költségek ). A vállalti általános szinten megjelenő költségek és ráfordítások részletező bemutatása. Ezek a közvetett fix ráfordítások. A társaság tárgy időszaki eredményének levezetése. A vállalkozás mérlegének összeállítása az adott időszakra vonatkozóan. 23. oldal
Külön részletezve kérik a vállalkozás készletfinanszírozásainak ráfordításait, kamatokat és árfolyam veszteségeket. Alkalmazottak létszáma. Szerviz állások száma. Az elemzések elvégzéséhez a társaságnál működő költséghelyeknek megfelelő bontásban kell az adatokat a táblázatokba illeszteni. Az adatok nagy többsége a könyvelési rendszerben található információk alapján kerül összeállításra. 3.6.2 Az átalakult vezetői, tulajdonosi információs igények Ahogy fejlődött a piac ugyan úgy fejlődött a vezetők és a tulajdonosok információs igénye is. Magyarországon is megjelent a controlling szemlélet, a pénzügyi számvitel vezető szerepét átvette a vezetői számvitel iránti igény. A tulajdonosok érdeke már nem csak annyi, hogy a vállalkozás nyereségesen működjön, és profitot termeljen, hanem az is érdekli őket, hogy mely tevékenység termeli a legtöbb hasznot, hol vannak hibák és hiányosságok. Melyek azok a területek ahol érdemes befektetéseket végrehajtani. Felmerült a költség hatékony gazdálkodás lehetősége, az erőforrások felhasználásának optimalizálása iránti igény. Érdeklődést mutattak a tevékenységenkénti eredmény alakulásának bemutatására. Az értékesítést, szolgáltatásnyújtást közvetlenül terhelő költségek alakulásának elemzésére, értékelésére is érdeklődés mutatkozott, illetve igényként felmerült, hogy ezen túl számszerűsítésre kerüljön az árrést terhelő egyéb közvetett költségek alakulása, mivel ez a tulajdonosok számára kifejezi, hogy az adott tevékenység, mekkora erőforrás felhasználás mellet, milyen produktum kibocsátására képes. Továbbá ennek segítségével megállapítható, hogy mely költségek tekintetében kell beavatkozni a hatékony működés érdekében. Ezzel talán már el is jutottunk a vezető számvitelben igen fontos kategóriához a költséghely és költségviselő fogalmához. Költséghely: A költségek felmerülési helyek szerinti csoportosítását jelenti. Költségviselő: az a termék, szolgáltatás, amelynek érdekében a költség felmerült, és amelyre a költséget elszámolták. A tulajdonosok által megfogalmazott kérdések Milyen típusú gépjárművek kerültek értékesítésre? Milyen az értékesített személygépkocsik és a tehergépkocsik aránya? Melyik modell a legkeresettebb? Ezeknek milyen a felszereltsége? 24. oldal
Kik a potenciális érdeklődők, mit és mikor keresnek? Milyen nyereséggel lehet a modelleket értékesíteni? Mennyibe kerülnek nekünk a gépjárművek? Milyen járulékos költségek merülnek fel a készletekkel kapcsolatban? Az új és használt gépkocsik aránya hogyan alakul? A használt gépkocsik értékesítése során mekkora nyereséget ér el a vállalkozás? Milyen típusú finanszírozási formát keresnek az ügyfelek? Milyen az ügyfelek megelégedettsége a vásárolt gépjárművek esetén? Az ügyfelek kiértesítése az újabb akciók, típusuk megjelenésével kapcsolatban, hogyan és milyen rendszerességgel történik, ezek, hol dokumentálják? Az alkatrész készlet alakulásának elemzése hogyan és milyen rendszerességgel történik? Milyen az alkatrész készletek forgási sebessége? Milyen típusú alkatrészből érdemes nagyobb készletet tartani, és miért? Hogyan alakul a gyári alkatrészek és az után gyártott alkatrészek értékesítésének és raktározásának aránya? Mekkora árbevétel tömeg keletkezik a pulton keresztüli és a szervizen keresztüli alkatrész forgalmából? Mennyi munkaóra kerül kiszámlázásra adott időszak alatt? Milyen a termelő személyzet produktivitása? Pontosan megtörténik-e az ügyfelek előjegyzéseinek rögzítése a rendszerben? Az aktuális szerviz akciókról milyen formában és mikor történik meg az ügyfelek kiértesítése? Az egyes költséghelyek mekkora eredményt képesek termelni? Mekkora a vállalkozás üzemi eredménye az egyes költséghelyeken? Milyen típusú bérezési formával, és esetleges pluszjuttatási formákkal lehet a produktivitást fokozni a termelő és az értékesítő részlegen? Milyen az ügyfelek megelégedettsége az értékesítési és szolgáltatási részleg munkájával. Számos ilyen és hasonló típusú kérdést tettek fel a tulajdonosok a szervezeti egységek vezetőnek. Mivel, a kérdésekre már nem adott feleletet az eddig alkalmazott ügyviteli rendszer, új rendszer felépítésén kellett elgondolkozni. Hosszas keresgélés után sikerült 25. oldal
felvenni a RUBIN Zrt-vel a kapcsolatot, és megnyílt annak a lehetősége, hogy bevezetésre kerüljön egy integrált vállalatirányítási rendszer. 3.7 A Rubin ZRT rövid bemutatása A Rubin ZRT egy szoftverfejlesztő cég, aki már a kilencvenes évek elején elkezdett egy autókereskedelemmel és szervízeléssel foglalkozó társaságok számára alkalmas szoftvert fejleszteni. A társaság már ebben az időben is integrált rendszerben kezdett gondolkozni. Elkülönült modulokat fejlesztett, melyek automatikus feladások keretében átadták a bizonylatokat egymásnak és a könyvelő modul részére. A kifejlesztett technika sokat segített a számvitelen dolgozók munkájában, és ezzel elérték, hogy kevesebb lett az adatrögzítésből származó hibalehetőségek és hibák száma. A rendszer alapvetően két fő modulból állt össze, egyik az analitikus nyilvántartásokat, és egyéb adatokat tartalmazó alrendszer, mely a DOAS nevet viseli. A másik modul a könyvelési modul, amely a DOAS rendszerből kapja az adatokat automatikus feladás útján. 3.7.1 A DOAS rendszer felépítése A rendszer felépítésénél a fejlesztők figyelembe vették a tevékenységeket és a számviteli, pénzügyi információs igényeket egyaránt. Ennek megfelelően alakították ki a rendszer működését. Öt fő modulra osztották fel a cégeknél zajló folyamatokat, melyekhez a szükséges információkat hozzákapcsolták. A dimenziók, melyek a modulban kialakításra kerültek a következők: Alkatrész dimenzió, Szerviz dimenzió, Járművek dimenzió, Pénztár, és számlázás dimenzió, Folyószámla dimenzió. Ezen, dimenziók további alábontásra kerültek, a felhasználói igényeknek megfelelően. Minden folyamatot igyekeztek ebbe a rendszerbe beintegrálni, ami tevékenység során felmerül, és ezeket a program keretein belül nyilvántartatni. Első lépésben felmérték, hogy a vezetőknek illetve a Gépjármű márkákat forgalmazó importőrnek, milyen információs igényei merülnek fel, továbbá milyen adatokra van szükség a pénzügyi számvitel számára, mely adatok azok, amelyekből a szükséges bevallások és egyéb adatszolgáltatások elkészíthetők. Az adatok összegyűjtése során megnézték melyek azok, amiket az összes részleg használ, melyek azok, amelyeket csak a 26. oldal