A projekttervezés alapjai Huber Helga szakértő E-mail: hubri100@gmail.com
Projekt és program fogalmai Projekt: Egyszeri célok megvalósításának folyamata Projektmenedzsment rendszerorientált megközelítésben Program: azon cselekvések, tennivalók rendszerezett megfogalmazása, amelyeket a program készítői az adott régió fejlesztése érdekében, végre akarnak hajtani. komplex, céljai sok-színűségétől és kiterjedésétől függően alprogramokra és/vagy projektekre bonthatók. Hétköznapi program = rendezvény, esemény (MI NEM EZT HASZNÁLJUK)
Mit tekinthetünk projektnek? Projektnek tekintünk minden olyan feladatot, ill. annak végrehajtását, ami eltér egy szervezet szokásos, s így rutinjellegűnek nevezhető napi tevékenységétől, és valamilyen egyszeri, komplex feladatot jelent a szervezet számára. (Görög Mihály) A projekt konkrét, általában egy meghatározott költségvetési és időkereten belül elérendő cél megvalósítására ideiglenes jelleggel összeválogatott emberek és egyéb erőforrások csoportja. (Robert J. Graham)
A projektek ismérvei egyszeri, nem ismétlődő, összetett, komplex feladat, egyértelműen, világosan meghatározott célrendszere van, adott költségvetési és időkerete van, hozzárendelt erőforrásai vannak, a feladat mérete, bonyolultsága, jelentősége vagy egyedisége meghatározó, meghatározott kezdő és befejezési időpontja van
Pályázattal megvalósított projekt szakaszai a projekt tervezése pályázat benyújtása, összeállítása, szerződéskötés a támogató szervezettel, végrehajtás, lebonyolítás, a projekt lezárása, értékelése, dokumentáció összeállítása, pályázat elszámolása.
A projekt szerkezete A feladatok alábontási rendszere (MIT?) A feladatok kivitelezőinek meghatározása (KI?) Kivitelezés technológiája (HOGYAN?) A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése Gantt diagram (MIKOR?) A kivitelezéshez szükséges források, erőforrások megtervezése A projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?)
A projekttervezés kérdései KI? MIT? MIKOR? HOL? MIÉRT? HOGYAN?
Tevékenység-lista egyre finomabb részletekben történő meghatározás a legalacsonyabb szintig, lehető legrészletesebb, legpontosabban tervezett (tárgyalások, árajánlatok, tervek előzzék meg)
Időtervezés, időmenedzsment mely munkafolyamat mennyi időt vesz igénybe, hány fő szükséges hozzá, a projekt esetleges fix határidőinek és egyéb időbeni korlátoknak a meghatározása, a projekt időbeli ütemezése.
Erőforrás-tervezés Célja: az időtervezés eredményeinek figyelembe vételével adott időtartamokhoz, napokhoz meghatározni az erőforrást, a személyeket. Mit kell terveznünk? humán erőforrást, költségvetést, kiadásokat, azok időbeli szükségességét, eszközöket, berendezéseket, azok rendelkezésre bocsátásának időpontját és tartamát.
A projekt költségeinek felmérése A projektköltségek felmérési módszereinek elemei: munka költségei, anyagköltségek, szolgáltatások költségei (szerződésessel számlás), projekt menedzsment költségei, a vezetés és az adminisztráció költségei, járulékok, adók, szerzői és egyéb jogdíjak költségei, egyéb ráfordítások költségei.
Projekt fázisai PDCA Plan - Tervezd meg, mit akarsz tenni! A kiválasztott problémák megoldására stratégiát kell alkotni. Ez a tervezés pontja. Do - Tedd meg! A stratégiában foglalt feladatok megvalósítása a következő lépés. A tevékenységek végrehajtása során biztosítani kell a rájuk vonatkozó adatok, információk összegyűjtését és elemzését. Check - Ellenőrizd! Az ellenőrzés fázisa a működés és a bevezetett intézkedések hatásosságának vizsgálatát jelenti. Act - Avatkozz be! A beavatkozás zárja, ugyanakkor újraindítja a folyamatot. Az ellenőrzés következtetései alapján újabb intézkedéseket meghozatalára lehet szükség, mely átvisz a következő tervezési fázisba.
SWOT analízis A SWOT elemzéssel feltérképezhetjük egy piac, iparág, üzlet, termék, szolgáltatás PROJEKT - stb. piaci életképességét, illetve megismerhetjük, hogy mely feladatok a legfontosabbak stratégiai szempontból. Strengths - erősségek Weaknesses - gyengeségek Opportunities - lehetőségek Threats veszélyek
SWOT analízis Erősségek: belső tényezők: pozitív dolgok, amik jól működnek és lehet rá befolyás, hogy még jobban működjenek. Gyengeségek: belső tényezők: olyan dolgok, amik nem jól működnek, de lehet rá befolyás, hogy jobb legyen. Lehetőségek: külső tényezők: olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de kedvezőek, és rájuk építve kihasználhatjuk az erősségeinket. Veszélyek: külső tényezők: olyan korlátok, negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni, és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot is jelentenek.
A projekt céljainak megfogalmazása Rövid távú közvetlen célok: A projekt közvetlen célja, amit elsődlegesen el szeretnénk érni. (Egy rendezvény megszervezése nem cél, hanem eszköz!) Hosszú távú közvetett célok: Azok a célok, melyek a projekt elsődleges szintjén nem érhetők el, de egy folyamatnak fontos részei.
A pályázat elkészítése Egyes vagy többes számban fogalmazzunk NAGYOBB TUDATOSSÁGOT ÉS ÖNAZONOSSÁGOT TÜKRÖZ! Szavaink, mondataink legyenek pozitívak, optimisták, céltudatosak Az egyes részeknél leírtak legyenek koherensek egymással Az egymásnak ellentmondó szövegrészek megzavarják a bírálókat.
A pályázat elkészítése tartalmazza rövid és hosszú távú céljainkat, erőforrásaink, tapasztalatunk bemutatását Ne történeti kronológiát, sokkal inkább azt, miért mi vagyunk alkalmasak adott projekt lebonyolítására! mutassuk be célközönségünket (de ne csak azt, hogy adott település lakosai, gyermekei, stb, hanem azt is milyen körülmények között élnek, kik ők, milyen lehetőségeik vannak!)
További tanácsok pályázatkészítéshez! Olvassuk el legalább tízszer-húzszor a pályázati kiírást, útmutatót. Értelmezzük, értsük meg 100 %-osan. Ha problémánk akad, vagy bármi nem egyértelmű, kérdezzünk, kérdezzünk, kérdezzünk! Kérjünk állásfoglalást e-mailben a Közreműködő Szervezettől. Tanulmányozzuk az adatlapot, értsük meg a kifejtendő kérdéseket. Összetett kérdések esetén bontsuk elemeire a kérdést. Rendszerezzük a kérdést! Különös tekintettel a szervezet céljaira és tevékenységeire; az előző évben megvalósított programokra; a kért támogatás és a tervezett felhasználás összhangjára; az esélyegyenlőség, társadalmi integráció, közösségi- és értékteremtés elvének érvényesülésére. 1. Szervezet céljai, tevékenységei. 2. Előző éves programok. 3. Kért támogatás tervezett felhasználás összhangja. 4. Esélyegyenlőség, társadalmi integráció. 5. Közösségi- és értékteremtés elvének érvényesülése. Az elemeire bontott kérdésekre külön válaszoljunk, így elkerülhetjük, hogy megválaszolatlanul maradjanak kérdések.
Köszönöm a figyelmet!