ÁEEK Kataszter. Felhasználói útmutató

ÁEEK Kataszter Felhasználói útmutató 1.1 verzió Állami Egészségügyi Ellátó Központ 1

TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETŐ... 3 TÖRZSKEZELÉS... 3 INGATLANKEZELÉS... 3 JÓVÁHAGYÁSI RENDSZER MEGSZŰNÉSE... 4 2. ÁLTALÁNOS FELHASZNÁLÓI TUDNIVALÓK... 5 2.1. A RENDSZER ELÉRÉSE... 5 2.2. NAVIGÁCIÓ... 5 2.3. JELLEMZŐ FELÜLETI ELEMEK... 6 3. FUNKCIÓK ÉS TEVÉKENYSÉGEK ÁTTEKINTÉSE... 9 3.1. ADATSZOLGÁLTATÓ... 9 3.1.1. Változások rögzítése... 9 3.1.2. Hibák javítása... 10 3.1.3. Lekérdezések megtekintése, kimutatások készítése... 10 3.2. EGÉSZSÉGÜGYI MŰSZERT, ESZKÖZT GYÁRTÓ CÉG KÉPVISELŐJE... 11 3.2.1. Gyártói törzsadatok kezelése... 11 3.2.2. Műszer törzsadatok kezelése... 11 3.2.3. Gyártói lekérdezések... 11 3.3. EGÉSZSÉGÜGYI MŰSZER, ESZKÖZ FELÜLVIZSGÁLATÁT VÉGZŐ CÉG KÉPVISELŐJE... 12 4. KATASZTER STRUKTÚRÁK... 13 4.1. ÉPÜLET KATASZTER... 13 4.2. ENERGIA KATASZTER... 13 4.3. MŰSZER KATASZTER... 13 4.4. INFORMATIKA KATASZTER... 13

1. Bevezető Az ÁEEK Kataszter egy kataszter rendszer, amely az egészségügyi intézményektől négy különböző területen gyűjt és tárol adatokat. Épület: Az intézmény telephelyi és épület adatai, valamint szervezeti egységei. Energia: Az intézmény energia beszerzési és felhasználási adatai. Informatika: Az intézmény szoftver és számítógép, valamint egyéb informatikai adatai. Műszer: A 100.000 Ft értékhatár feletti tárgyi eszköznek minősülő egészségügyi gépek és műszerek adatai. Az intézmények közvetlenül hozzáférhetnek a rendszerhez, így ide vihetik fel és itt tarthatják karban a jelentendő adataikat. A változások folyamatosan felvihetőek és nyomon követhetőek, nem csak a jelentéstételi időszakokban. Jelen dokumentum célja útmutatót adni a rendszer felhasználói számára. Az alkalmazás a felhasználói felület számos pontján tartalmaz segítséget az adott helyen elérhető műveletekről és az onnan történő továbbhaladási lehetőségekről, ezeket a leírásokat nem célja ennek a dokumentumnak megismételni. Ennek megfelelően ez a leírás az alkalmazással együtt használandó, így segítve a kezdeti lépések megtételét, és az eredményes munkavégzéshez szükséges gyakorlat megszerzését. A második fejezet ismerteti a rendszer elérését, és a használatához szükséges általános tudnivalókat, mint amilyen az alkalmazáson belüli navigáció, vagy a jellemző felületi elemek. A harmadik fejezet bemutatja a rendszer felhasználóit szerepköreiknek megfelelő bontásban és az általuk elérhető funkciókat. Ismerteti továbbá az egyes szerepkörök által végzett jellemző tevékenységeket, és tanácsokat illetve lépésenkénti leírásokat ad azok hatékony elvégzéséhez. A negyedik fejezet szemlélteti az egyes kataszterek felépítését, amelynek ismerete jelentősen segíti a rendszer használatát. A rendszerben 2015 folyamán átalakítások és hibajavítások történtek. A legfontosabb, a felhasználók munkáját érintő ilyen változások az alábbiakban kerülnek bemutatásra: Törzskezelés A Cégek, Gép-Műszer, Hardver és Szoftver törzsadatok, emellett a Kód jellegű adatok kezelése központilag történik a duplikációk további keletkezésének elkerülése céljából. Ha olyan orvosi eszközt, hardvert vagy szoftvert kívánnak rögzíteni, vagy olyan Cég kiválasztására van szükség, amely nem szerepel a rendszerben, kérjük az alábbi adatok megadása mellett e- mailben jelezzék ilyen irányú igényüket a kataszter@aeek.hu e-mail címen. Gép-Műszer adatok: Gyártó cég, Típus Cég: Cégnév, Cím, magyar cégek esetében adószám Hardver: Gyártó, Típus, Termékcsoport Szoftver: Gyártó, Terméknév, Verzió Ingatlankezelés Az ingatlanok hierarchiájába a Telephely és az Épület rendszerelemek közé bekerült az Ingatlan elem, amely az ingatlan nyilvántartás szerinti földterületek kezelésére szolgál. Bérelt vagy más módon használatba került ingatlanok esetében is kitöltendő. A nem ÁEEK fenntartású intézmények esetében nem elvárt minden adat feltöltése, esetükben elegendő egy db ingatlan felvitele, amelyhez csatolhatóak az épületek. Szervezeti egységek kezelése A szervezeti egységek esetében kötelezővé vált egy telephely kiválasztása. 3

A gyógyító szervezeti egységek struktúrája így már teljes mértékben megfeleltethető az OTH engedélyek által meghatározott struktúrának. A nem gyógyító szervezeti egységek kezelésénél kérjük, hogy a legördülő menüknél a következők szerint járjanak el: Ellátási kód: Válasszanak az Esz, GM, KIR, NB kódok közül. Szervezeti egység csoport és Munkahelykód: Válasszák a 00 és a 0000 kódokat Szervezeti egység csoport kiegészítés: A szabadszöveges mezőben adják meg az egység feladatát (pénzügy, jog, műszaki, stb.) Jóváhagyási rendszer megszűnése A jóváhagyási folyamatot megszüntettük, de minden intézmény minden negyedév elején automatikusan megkapja az előző időszakban be és kivezetett gép műszer típusú eszközök listáját. Ennek melléklete egy nyilatkozat, amelyben az intézmény elismeri, hogy az adatok a valóságnak megfelelnek. Ezt kérjük kinyomtatva és aláírva postai úton visszajuttatni az ÁEEK részére. 4

2. Általános felhasználói tudnivalók Ez a fejezet áttekintést ad az ÁEEK Kataszter használatához szükséges általános tudnivalókról. Az első pont a rendszer eléréséhez szükséges tudnivalókat ismerteti. A második pont áttekintés ad a rendszer általános felépítéséről és a navigációhoz szükséges alapismeretekről. A harmadik pont bemutatja a rendszer több oldalán is megtalálható jellemző felületi elemeket és azok használatát. A második és a harmadik pont több esetben a megértést segítő ábrákat is tartalmaz. Az ábrákon piros négyszöggel kerültek kiemelésre az éppen bemutatott elemek, de ezek a négyszögek az alkalmazásban nem jelennek meg. 2.1. A rendszer elérése Az ÁEEK Kataszter egy web alkalmazás, melynek használatához internet kapcsolatra és web böngészőre van szükség. A rendszer használatához a következő böngészők valamelyike javasolt: Mozilla Firefox 3.5 vagy újabb Microsoft Internet Explorer 8.0 vagy újabb Google Chrome 3.0 vagy újabb A rendszer a https://kataszter.aeek.hu címen érhető el. A rendszert csak regisztrált felhasználók tudják igénybe venni. A felhasználók regisztrálását az ÁEEK végzi. 2.2. Navigáció A rendszer fő funkciói a felső részen található menüsor segítségével érhetők el. 1. ábra Főmenü A menüsor tartalma a belépett felhasználó jogosultságaitól függ, csak olyan menüpontok jelennek meg, amelyek használhatóak a számára. Így előfordulhat, hogy az 1. ábrán látottnál több vagy kevesebb elem látható az alkalmazás használata során. Az egyes fő funkciókon belüli navigálás az oldalakon belüli linkek és a bal oldalon megjelenő, a kiválasztott fő funkció alá tartozó további funkciókat tartalmazó menü segítségével történik. 2. ábra Oldalsó menü Az oldalsó menü tartalma függ a belépett felhasználó jogosultságaitól és az alkalmazáson belüli tartózkodási helyétől (pl. épület kataszter vagy műszer kataszter) is. Az alkalmazás jellemzően listákat, áttekintő oldalakat és kitöltendő űrlapokat tartalmaz, hierarchikus rendszerbe szervezve. A használat az ezeken történő navigációból és az adatmezők kitöltéséből áll. 5

Az áttekintő oldalak szöveges segítséget is adnak az alkalmazás adott pontjának használatához és az onnan történő továbbhaladáshoz. Egy kiválasztott listaelem megtekintéséhez az elem nevére (névvel nem rendelkező elemek esetén más egyedi azonosítóra) kell kattintani. Egy elem megtekintése során újabb listákhoz, vagy a hozzá tartozó űrlaphoz lehet eljutni. Az oldalakon található Vissza linkekkel az eggyel korábbi oldalra lehet visszajutni. Így az oldalak között mozogva bejárható az egyes kataszterek teljes hierarchiája (a hierarchiák bemutatása a 4. fejezetben történik). Az oldalankénti mozgásoknál nagyobb ugrások a korábban bemutatott menük valamelyikével végezhetőek. 2.3. Jellemző felületi elemek A sok elemet tartalmazó listák könnyebb áttekintéséhez szűrők állnak rendelkezésre, melyek a lista felett találhatóak. A szűrhető lista tartalma a szűrőmezők kitöltésével és a Frissít gomb megnyomásával változtatható meg. 3. ábra Szűrő Előfordulhat, hogy egy lista tartalma még szűrt állapotban sem fér ki egy oldalra. Ilyenkor a lista alatt megjelenik egy lapozó elem, amellyel az egyes oldalak között lehet mozogni. Az aktuális oldal számát sötét háttér jelzi. 4. ábra Lista lapozó 6

Bizonyos elemek helytakarékossági okokból összecsukhatóak, és kezdetben összecsukott állapotban is jelennek meg. Ilyenek például a több mezőt tartalmazó szűrők, a hibalisták vagy a feltöltött dokumentumok listái. 5. ábra Összecsukható elem zárt állapotban Az összecsukható kontrollok állapotát a címsoruk jobb felső részén található nyilacskával lehet megváltoztatni. Bizonyos kitöltendő űrlapok a jobb áttekinthetőség végett több oldalra lettek felbontva. Az oldalak között az egyes fülekre történő kattintással lehet váltani. 6. ábra Többoldalas űrlap Az űrlapok kitöltését a nem egyértelmű mezők esetén a mezőbe kattintáskor megjelenő felíratok segítik. 7. ábra Mező súgó Az űrlapok kitöltése végén meg kell nyomni a lap alján található Ment (új elem esetén Létrehoz) gombot, hogy a bevitt adatok rögzítésre kerüljenek. Figyelem! Az űrlapokon végzett módosítások mindaddig nem kerülnek eltárolásra, amíg az adott oldal alján található Ment vagy Létrehoz gombot meg nem nyomja. Amennyiben a gomb megnyomása nélkül elhagyja az oldalt (pl. egy menüpontra kattintással, a böngésző címsorának átírásával vagy az ablak bezárásával) a módosítások elvesznek. Előfordulhat, hogy véletlenül bizonyos mezők tartalma nem megfelelően lett kitöltve. Ilyenkor a mentés nem sikerül, és a hibákat a rendszer a mezők alatt piros színű feliratokkal jelzi. A hibák javítása után a mentést ismét el kell végezni. 7

8. ábra Hibaüzenet hibás érték megadásakor 8

3. Funkciók és tevékenységek áttekintése Az egyes felhasználók négy féle szerepkörben találkozhatnak a rendszerrel, és szerepkörönként másmás funkciók állnak rendelkezésükre. A négy szerepkör az alábbi: Adatszolgáltató Egészségügyi műszert, eszközt gyártó cég képviselője Egészségügyi műszer, eszköz felülvizsgálatát végző cég képviselője Ez a fejezet a négy szerepkör által elérhető funkciókat és az őket jellemző folyamatok végrehajtását mutatja be a fenti sorrendben. 3.1. Adatszolgáltató Egészségügyi intézmény adatszolgáltatójának lehetősége van az intézményi adatokat rögzíteni az egyes kataszterekbe, átvezetni a változásokat, javítani a hibákat és lekérdezéseket megtekinteni. A négy kataszter közül tetszőleges számú tartozhat hozzá, akár az összes is. Jellemző feladatai: Változások rögzítése a hozzá tartozó kataszterekbe Hibák javítása Lekérdezések megtekintése, kimutatások készítése A fejezet további része ezeknek a jellemző tevékenységeknek a végrehajtását mutatja be. 3.1.1. Változások rögzítése Az adatszolgáltató leggyakrabban végzett tevékenysége a változások (új dolgok felvétele, meglévőek módosítása vagy törlése) átvezetése a kataszterekben. A hatékonyság és pontosság miatt ezt érdemes nem sokkal a valós változások megtörténte után elvégezni, így elkerülhető, hogy a jelentés beadási időszakra felhalmozódjanak a feladatok. A változások rögzítése mindig a megfelelő kataszter kiválasztásával kezdődik. Ezután a kataszteren belül kell a megfelelő helyre navigálni, ahol elvégezhetőek a szükséges módosítások. Például egy épület valamilyen jellemzőjének megváltoztatásához az épületkataszteren belül kell először megkeresni a telephelyet, ahol az épület található, majd a telephelyhez tartozó épületek között az érintettet. Vagy például egy új műszer rögzítéséhez a műszer kataszter alatt kell megkeresni azt a szervezeti egységet, ahova a műszer tartozik. Az egyes kataszterek felépítéséről a 4. fejezet ad áttekintést. Új elem felvétele mindig az adott elem listájának oldaláról kezdeményezhető. Épületet például az épületek lista oldalon, számítógépet a számítógépek lista oldalon lehet felvenni. A hierarchia alsóbb szintjein levő elemek mindig ahhoz a dologhoz kapcsolva jönnek létre, amely alatt a listájuk megnyitásra került. Ha például a kazánok lista az 123456 kataszteri számú telephelyről lett megnyitva, akkor egy innen létrehozott új kazán a továbbiakban is az 123456 számú telephely alatt lesz elérhető. A lista alatt található Új linkre kattintva megjelenik a kitöltendő űrlap. Ezen vastag betűs címkék jelzik a kötelezően kitöltendő mezőket. Amíg ezek üresek, addig a mentés biztos nem fog sikerülni. A mezők kitöltése után az adatok rögzítését a Létrehoz gombra történő kattintással lehet elvégezni. Amíg ez nem történik meg, addig a kataszter tartalma nem változik. Elem törlése a létrehozáshoz hasonlóan szintén az elem listájáról kezdeményezhető. A lista minden sorának első oszlopában található egy Törlés link, ezzel indítható az adott dolog törlése. A linkre kattintva megjelenik egy megerősítést kérő ablak. A törlés elvégzéséhez az Igen gombra kell kattintani. Bizonyos dolgok (pl. műszerek, számítógépek) esetén ilyen törlés funkció nem található. Ezeknél a szerkesztőfelületen kell a megfelelő mezők kitöltésével törölté tenni az elemet. Ehhez a Mozgásnem-ki, Csökkenés időpontja és Selejtezés oka mezőknek kell értéket adni. Meglévő adatok módosítása mindig a megfelelő szerkesztőfelületen történik, amely szintén a listákból, gyakran egy áttekintő oldalon keresztül érhető el. Az űrlapon a vastag betűs címkék mezőit 9

kötelező kitölteni, a nélkül nem lehet menteni. A módosítások végén a lap alján található Ment gombra kell kattintani, egyébként a kataszter tartalma nem változik. 3.1.2. Hibák javítása Az űrlapokkal kapcsolatban kétféle módon keletkezhetnek hibák. Egyik eset, hogy a kitöltés és mentés során a rendszer ellenőrzi az űrlap adatait, és előfordulhat, hogy talál olyan problémákat, amelyek a mentést nem akadályozzák, de amik miatt az űrlap még nem tekinthető teljes értékűen kitöltöttnek. Űrlapok módosítása után érdemes ellenőrizni, hogy keletkeztek-e új hibák, így azok javíthatóak. A hibákat leggyorsabban a változáslistával lehet megtalálni a következő módon: A felső menüsorban kattintson a vizsgálni kívánt kataszterre. Az oldalsó menüben kattintson a Változáslista menüpontra. Megjelenik a változáslista. A lista feletti szűrőben jelölje be a Csak a hibás elemek feliratú jelölőnégyzetet, és kattintson a Frissít gombra. A rendszer ekkor frissíti a listát, amely már csak a valamilyen hibával rendelkező elemeket tartalmazza. Amennyiben a lista üres, nincs hiba az adott kataszterben. Amennyiben tovább szeretné szűkíteni a lista tartalmát, a szűrőben lehetősége van típus (pl. csak épületek) megadására is. A listában bármely elem nevére kattintva megjelenik az elem szerkesztő felülete, ahol a hibák javíthatóak, mentés után pedig ismét a változáslista lesz látható. A hibák javítására mindig a hibás elem szerkesztőfelületén (űrlapján) keresztül van lehetőség, függetlenül attól, hogy az a változáslistából, vagy a hierarchiában történő navigálással került megnyitásra. Az oldal felső részén látható a hibalista, zárt állapotban. A hibák megtekintéséhez ezt le kell nyitni, és utána az ott leírt problémák javíthatóak. 3.1.3. Lekérdezések megtekintése, kimutatások készítése A rendszer minden kataszterre vonatkozóan többféle lekérdezést is tartalmaz. A lekérdezések eredményei jellemzően táblázatok, amelyek könnyedén elmenthetőek Excel formátumban, és így tetszőleges módon feldolgozhatóak, és további kimutatások készíthetőek belőlük. A lekérdezések részletesen csak a felhasználó intézményéhez tartozó adatokat tartalmazzák, de bizonyos fajtáikban megyei és országos szintű átlagértékek is meghatározásra és megjelenítésre kerülnek. Lekérdezés megtekintéséhez az alábbiakat kell végrehajtani: Kattintson a felső menüsorban a Lekérdezések menüpontra. Megjelenik az elérhető lekérdezések listája. Ennek tartalma a felhasználó jogosultságaitól függ. Válasszon egy lekérdezést és kattintson a nevére. Egy új ablakban (vagy új fülön) megjelenik a lekérdezés felülete. Adja meg a szükséges paramétereket. A lekérdezések többségénél megadható a vizsgálandó időpont is. Amennyiben ezt üresen hagyja, a lekérdezés az utoljára elfogadott adatokat tartalmazza. Az időpont megadásával lehetőség van korábbi, már nem aktuális állapotok megtekintésére is. Kattintson a felület jobb felső sarkában található View Report felíratú gombra. A rendszer megjeleníti a lekérdezés tartalmát. 10

Az adatok exportálásához kattintson a Select a format tartalmú legördülő listára, válassza ki az Excel sort (mást is választhat, ha nem Excel formátumban szeretne exportálni), majd kattintson a legördülő lista melletti Export linkre. Mentse el az exportálás eredményét. Az exportált adatokat Excel-ben megnyithatja, azokon további műveleteket végezhet. 3.2. Egészségügyi műszert, eszközt gyártó cég képviselője Belépés után a gyártó cég képviselője a Gyártói áttekintő oldalon találja magát. Erre az oldalra mindig visszatérhet a felső menüsor Gyártó menüpontjával. A rendszerben lehetősége van a gyártói lekérdezések megtekintésére, a saját gyártói törzsadatok módosítására és saját (gyártott) műszer törzsadatok módosítására. 3.2.1. Gyártói törzsadatok kezelése Egy gyártó képviselője megtekintheti és szükség esetén módosíthatja a rendszerben tárolt cégadatait, mint például név vagy elérhetőség. Ezt a következő lépésekkel lehet végrehajtani: A Gyártói áttekintő oldalon kattintson a Gyártói törzsadatok linkre. Megjelenik a Cég törzsadatok oldal, ahol megtekintheti a részletes adatokat, és lehetőségre van módosításra is. Amennyiben módosította valamelyik mező tartalmát, kattintson a lap alján található Ment gombra, ellenkező esetben a módosítások nem kerülnek rögzítésre. 3.2.2. Műszer törzsadatok kezelése Egy gyártó képviselője megtekintheti és szükség esetén módosíthatja a képviselt cég által gyártott műszerek törzsadatait. Ezt a következő lépésekkel lehet végrehajtani: A Gyártói áttekintő oldalon kattintson a Műszer törzsadatok linkre. Megjelenik a műszerek lista, amely a képviselt cég által gyártott eszközöket tartalmazza. Ha szükséges lapozzon, vagy használja a szűrőt egy konkrét műszer megkeresésére. Kattintson a kiválasztott műszer nevére. Megjelenik a műszer szerkesztőfelülete, ahol megtekintheti a részletes adatokat. Itt van lehetősége módosításra is. Amennyiben módosította valamelyik mező tartalmát, kattintson a lap alján található Ment gombra, ellenkező esetben a módosítások nem kerülnek rögzítésre. 3.2.3. Gyártói lekérdezések Egy gyártó képviselőjének lehetősége van lekérdezni, hogy melyik intézmény milyen általa gyártott eszközt jelentett le. A lekérdezés további feldolgozás céljára Excel formátumban exportálható. A lekérdezés az alábbi módon tekinthető meg: A Lekérdezések között kattintson a Felülvizsgálatok lekérdezésre. Egy új ablakban (vagy új fülön) megjelenik a lekérdezés felülete. Adja meg a szükséges paramétereket. Kattintson a felület jobb felső sarkában található View Report felíratú gombra. A rendszer megjeleníti a lekérdezés tartalmát. Az adatok exportálásához kattintson a Select a format tartalmú legördülő listára, válassza ki az Excel sort (mást is választhat, ha nem Excel formátumban szeretne exportálni), majd kattintson a legördülő lista melletti Export linkre. Mentse el az exportálás eredményét. 11

Az exportált adatokat Excel-ben megnyithatja, azokon további műveleteket végezhet. 3.3. Egészségügyi műszer, eszköz felülvizsgálatát végző cég képviselője Felülvizsgáló cég képviselőjének lehetősége van megtekinteni azokat a felülvizsgálatokat, amelyeket az intézményi jelentések szerint az ő általa képviselt cég végzett el. A lekérdezés további feldolgozás céljára Excel formátumban exportálható. A lekérdezés az alábbi módon tekinthető meg: A Lekérdezések között kattintson a Felülvizsgálatok lekérdezésre. Egy új ablakban (vagy új fülön) megjelenik a lekérdezés felülete. Adja meg az intézmény nevét, amely által jelentett felülvizsgálatokra kíváncsi. Ha üresen hagyja a mezőt, minden intézmény megfelelő adata megjelenik. Kattintson a felület jobb felső sarkában található View Report felíratú gombra. A rendszer megjeleníti a lekérdezés tartalmát. Az adatok exportálásához kattintson a Select a format tartalmú legördülő listára, válassza ki az Excel sort (mást is választhat, ha nem Excel formátumban szeretne exportálni), majd kattintson a legördülő lista melletti Export linkre. Mentse el az exportálás eredményét. Az exportált adatokat Excel-ben megnyithatja, azokon további műveleteket végezhet. 12

4. Kataszter struktúrák Az gép, műszer és informatika kataszterek struktúrái az épület kataszter által meghatározott hierarchiát követik, és arra épülnek rá. Ennek megfelelően az épület kataszter feltöltése szükséges a többi kataszter kezeléséhez. 4.1. Épület kataszter Intézmény Telephely Ingatlan Épület Szervezeti egység 4.2. Energia kataszter Intézmény energia adatok Telephely energia adatok Gázmotor Kazán Épület energia adatok o Klímaberendezés 4.3. Műszer kataszter Intézmény Szervezeti egység Műszer o Tartozék o Felülvizsgálat 4.4. Informatika kataszter Intézmény informatikai adatok Intézmény - szoftveradatok Telephely informatikai adatok Szervezeti egység Számítógép 13