MINŐSÉGÜGYI KÉZIKÖNYV MÉLIUSZ JUHÁSZ PÉTER KÖNYVTÁR 2015. KIDOLGOZTA: A MINŐSÉG IRÁNYÍTÁSI TANÁCS JÓVÁHAGYTA: DR. KOVÁCS BÉLA LÓRÁNT IGAZGATÓ
TARTALOMJEGYZÉK 1.BEVEZETÉS... 5 1.1 MINŐSÉGPOLITIKA... 5 1.2 ALAPELVEINK... 5 1.3 VEZETÉS... 5 1.4 FOLYAMATSZEMLÉLETŰ MEGKÖZELÍTÉS... 5 1.5 RENDSZERSZEMLÉLET AZ IRÁNYÍTÁSBAN... 6 1.6 FOLYAMATOS FEJLESZTÉS... 6 1.7 TÉNYEKEN ALAPULÓ DÖNTÉSHOZATAL... 6 1.8 PARTNERKAPCSOLATOK... 6 1.9 KAPCSOLÓDÓ BIZTOSÍTOTT RENDSZEREK... 6 2. A MÉLIUSZ JUHÁSZ PÉTER KÖNYVTÁR BEMUTATÁSA... 8 2.1 ALAPADATOK... 8 2.2 SZERVEZETI FELÉPÍTÉS... 11 2.3 TEVÉKENYSÉGÜNK JOGI SZABÁLYOZÁSA... 11 2.4 AZ INTÉZMÉNY BEMUTATÁSA... 14 3. FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK... 16 4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER... 17 4.1 ÁLTALÁNOS ALAPELVEK... 17 4.2 PARTNERKÖZPONTÚSÁG... 17 4.3 FOLYAMATSZABÁLYOZÁS... 17 4.4 MINŐSÉGTERVEZÉS... 18 4.5 MINŐSÉGFEJLESZTÉS... 18 4.6 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS... 19 4.7 DOKUMENTÁLÁS KÖVETELMÉNYEI... 19 5. A VEZETŐSÉG FELEŐSSÉGE... 20 2
5.1 A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE... 20 5.2 A SZERVEZET PARTNEREINEK IGÉNYEI ÉS ELVÁRÁSAI, VEVŐKÖZPONTÚSÁG... 21 5.3 MINŐSÉGPOLITIKA... 22 5.4 FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖR... 23 6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL... 23 6.1 HUMÁN ERŐFORRÁSOK... 23 6.2 INFFRASTRUKTÚRA... 25 6.3 MUNKAKÖRNYEZET... 25 6.4 INFORMÁCIÓ... 26 6.5 PÉNZÜGYI ERŐFORRÁSOK... 26 7. SZOLGÁLTATÁSOK TERVEZÉSE, MEGVALÓSÍTÁS, ELLENŐRZÉSE.. 27 7.1 A SZOLGÁLTATÁSAINK FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA... 27 7.2 A SZOLGÁLTATÁSOK TÍPUSAI... 28 7.2.1.ALAPSZOLGÁLTATÁSOK... 28 7.2.2 INFORMÁCIÓSZOLGÁLTATÁS... 29 7.2.3 NYILVÁNOS SZOLGÁLTATÁSOK... 29 8. SZOLGÁLTATÁSOK FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA... 30 8.1 OLVASÓSZOLGÁLAT... 30 8.1.1 BEIRATKOZÁS... 30 8.1.2 KÖLCSÖNZÉS... 33 8.1.3 HOSSZABBÍTÁS... 36 8.1.4 VISSZAVÉTEL... 39 8.1.5 ELŐJEGYZÉS... 40 8.1.6 FELSZÓLÍTÁS... 42 8.1.7 KÖNYVTÁRKÖZI KÉRÉSEK... 43 8.2 GYŰJTEMÉNYSZERVEZÉS... 44 3
8.2.1 DOKUMENTUMFELDOLGOZÁS... 44 9. ÉRTÉKELÉSEK, MÉRÉSEK, ELLENŐRZÉSEK... 49 10. FEJLESZTÉS... 51 MELLÉKLETEK... 52 4
1. BEVEZETÉS A Minőségi Kézikönyv a Méliusz Juhász Péter Könyvtár minőségirányítási rendszerének alapdokumentuma. Tartalmazza a rendszer működtetése érdekében alkalmazandó alapelveket, előírásokat, szabályokat. 1.1 MINŐSÉGPOLITIKA A Méliusz Könyvtár minőségpolitikájának megvalósítása érdekében minden szolgáltatására, szervezeti egységére és dolgozójára kiterjedő minőségbiztosítási rendszert működtet. Azon dolgozik, hogy a 2013-ban a Méliusz Juhász Péter Megyei Könyvtár és Művelődési Központból és a Debreceni Városi Könyvtárból létrejött Méliusz Juhász Péter Könyvtár tizenhárom egységében azonos elveken alapuló, egységesen működő könyvtári rendszer működjön. Működésének középpontjában a használó álljon, működése költséghatékony, eredményes legyen. 1.2 ALAPELVEINK A Méliusz Könyvtár a minőségi szolgáltatások biztosításához szükségesnek tartja: - az intézményt használók igényeinek ismeretét, a partnerközpontúságot, - makrokörnyezetének társadalmi, gazdasági, politikai viszonyainak ismeretét, - a fenntartói elvárások, a fenntartói szándékok naprakész ismeretét. A fenti igények és elvárások megismerése, elemzése, azok kommunikálása a szervezet egésze felé meghatározó jelentőségű. Célunk a használók igényeinek megfelelő szolgáltatások nyújtása, a munkafolyamatok magas színvonalának folyamatos biztosítása. 1.3 VEZETÉS A vezetés feladata: a szervezet arculatának megtervezése, a stratégiai irány megjelölése, a vezetőséggel közösen az intézmény jövőképének megalkotása, a célok eléréséhez szükséges szabályozók összeállítása, a minőségi szolgáltatásokat felügyelő átfogó rendszer működtetése. A belső és külső kommunikációs rendszer működtetése. Az ellenőrzések, értékelések rendszerének felügyelete, a munkatársak által végzett vizsgálatok és elemzések eredményeinek felhasználása döntéseiben. 1.4 FOLYAMATSZEMLÉLETŰ MEGKÖZELÍTÉS A költséghatékony működés egyik alapja a folyamatszemléletű gondolkodás. Ezzel a szemléletmóddal kiküszöbölhetjük a fölösleges duplikációkat, ésszerűsíthetjük tevékenységünket, ideális és optimális lehet általa az erőforrásokkal való gazdálkodásunk. 5
1.5 RENDSZERSZEMLÉLET AZ IRÁNYÍTÁSBAN A könyvtári tevékenységünkben számtalan egymásra épülő tevékenység van. Az egymással összefüggő folyamatok rendszerként való azonosítása, megértése és irányítása hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet eredményesen és hatékonyan valósítsa meg feladatait. Ennek érdekében meg kell határoznunk kulcsfolyamatainkat, és a hozzájuk kapcsolódó rész, vagy kiegészítő folyamatokat. Meg kell neveznünk a folyamatgazdákat, és rendre ellenőrizni kell a működést. Szükség esetén be kell avatkozni, javító intézkedést kell foganatosítani. A működés szabályszerűségét dokumentálni kell, hogy a folyamat bármikor azonos jó színvonalon megismételhető legyen. 1.6 FOLYAMATOS FEJLESZTÉS A minőségbiztosítás a szervezet valamennyi tagjára ró feladatot. Folyamatos tréningeket tarunk, az új munkatársakat a folyamatleírások megismertetésével felkészítjük a feladatokra. A minőség beépül a mindennapokba, a szemléletmódot tanítjuk. A minőségi szemlélet elsajátításával mindenki belső késztetést érez a minőségi munkavégzésre, és a folyamatos fejlesztésre. 1.7 TÉNYEKEN ALAPULÓ DÖNTÉSHOZATAL A minőségfejlesztés során számos adat és információ kerül a vezetés birtokába. Ezek a mérési eredmények megalapozzák a döntéseket, változtatási irányokat. Fontos, hogy tendenciák, összehasonlítható eredmények legyenek a birtokunkban, ezért intézményi szinten megállapodunk a szervezettel kapcsolatosan gyűjtendő adatok köréről. 1.8 PARTNERKAPCSOLATOK Partnerkapcsolatainkban törekszünk a kölcsönös előnyök megtalálására. A partnereink elégedettségét elsősorban személyes kapcsolattartás során mérjük. A felbukkanó hibákat záros határidőn belül javítjuk. 1.9 KAPCSOLÓDÓ BIZTOSÍTOTT RENDSZEREK Felnőttképzés A Méliusz könyvtár alapító okiratban vállalt szerepe a felnőttképzés. Tevékenységünk során segítjük az élethosszig tartó tanulás folyamatában résztvevőket. Minőségpolitikánk alapelvei: - nyilvánosság (képzéseinket honlapunkon hirdetjük), - alacsony ár (a képzések esetén csak önköltséget számítunk fel, pályázati támogatás esetén akár ingyenes is lehet egy-egy tanfolyam), - könyvtári gyűjteményre és erőforrásra épülő képzések (a képzést a könyvtár saját eszközein és munkatársai közreműködésével végzi). 6
Alátámasztó dokumentumok: Felnőttképzési akkreditációs engedély Környezetvédelem Az intézmény jelenleg nem rendelkezik környezeti szempontú tanúsítvánnyal, fenntarthatósági terve van. Ilyen módon teljesítjük az uniós pályázatokban vállalt környezetvédelmi vállalásainkat. A könyvtár vezetése elkötelezett a környezetvédelem mellett. Napelemes áramtermelés, energiatakarékos üzemeltetés, környezetbarát termékek használata jellemzi az intézményt. Szelektíven gyűjtjük a papírt és a szárazelemeket. Az elektronikai hulladékokat megfelelően kezeljük, öko-kört működtetünk. Támogatjuk a kerékpárral való munkába járást és a közösségi közlekedés használatát. Alátámasztó dokumentumok: Környezeti jelentés Munkahelyi egészségvédelem, munkabiztonság Rendszeres tűz- és munkavédelmi oktatást tartunk az intézményben. A megszervezés felelőse a könyvtár műszaki ügyintézője. A képzés során az oktató mindig kiemeli a személyes felelősség kérdését, és a témában a felkészültség, az ismeretek megszerzésének szükségességét. Törekszünk a biztonságos munkavégzésre és a biztonságos szolgáltatásra. Az épületüzemeltetés feladata az energiahálózat rendszeres felülvizsgálata. Alátámasztó dokumentumok:: Munkavédelmi szabályzat Informatikai biztonság Informatikai rendszerünket védelemmel látjuk el. A látogatók regisztráció után kaphatnak kódot a WIFI használatához. Az IT bővítéseknél figyelembe vesszük az informatikai biztonsági szempontokat. Alátámasztó dokumentumok: Könyvtárhasználati szabályzat 4. sz melléklete: Számítógép és internet használati szabályzat 7
2. A MÉLIUSZ JUHÁSZ PÉTER KÖNYVTÁR BEMUTATÁSA 2.1. ALAPADATOK Székhely: 4026 Debrecen Bem tér 19 Telefonszám: 52-502-470 Fax: 52-502-471 Postacím: 4001 Debrecen, Pf.: 415. e-mail: info@meliusz.hu web: www.meliusz.hu adószám: 15372332 9 TELEPHELYEK Központi könyvtár 4026 Debrecen, Bem tér 19. Telefon: 52/502-470 E-mail:info@meliusz.hu Fiókkönyvtárak: Benedek Elek Könyvtár 4024 Debrecen, Piac u. 68. Telefon: 52/502-431 E-mail:benedek@meliusz.hu Csapókerti Könyvtár 4033 Debrecen, Mátyás király u. 29. Telefon: 52/460-547 E-mail:csapokert@meliusz.hu Homokkerti Könyvtár 4030 Debrecen, Szabó Kálmán u. 33. Telefon: 52/412-227 E-mail: homokkert@meliusz.hu 8
István úti Könyvtár 4031 Debrecen, István út 11. Telefon: 52/322-224 E-mail: istvanut@meliusz.hu Józsai Könyvtár 4225 Debrecen, Szentgyörgyfalvi u. 9. Telefon: 52/386-125 E-mail: jozsa@meliusz.hu József Attila telepi Könyvtár 4030 Debrecen, Monostorpályi út 110. Telefon: 52/437-415 E-mail: jozsefattila@meliusz.hu Kartács utcai Könyvtár 4032 Debrecen, Kartács u. 2. Telefon: 52/481-040 E-mail: kartacs@meliusz.hu Libakerti Könyvtár 4027 Debrecen, Viola u. 23/a. Telefon: 52/319-264 E-mail libakert@meliusz.hu Nyugdíjasok Háza Könyvtára 4032 Debrecen, Thomas Mann u. 45. Telefon: 52/419-403 E-mail: nyugdijas@meliusz.hu Petőfi Emlékkönyvtár 4029 Debrecen, Víztorony u. 13. Telefon: 52/413-471 E-mail: petofi@meliusz.hu Tócóskerti Iskolai- és Gyermekkönyvtár 4031 Debrecen, Margit tér 19. Telefon: 52/324-029 E-mail: tocoskert@meliusz.hu Újkerti Könyvtár 4032 Debrecen, Jerikó u. 17-19. Telefon: 52/535-550 E-mail: ujkert@meliusz.hu Könyvtár Pontok 9
Kismacsi Könyvtár Pont Kismacsi Közösségi Ház 4002 Debrecen-Kismacs, Napraforgó u. 16. Telefon: 52/716-698 E-mail: kismacs@meliusz.hu Lencztelepi Könyvtár Pont Lencztelepi Református Egyházközség 4030 Debrecen, Cseresznye u. 40. E-mail: lencztelep@meliusz.hu Nagymacsi Könyvtár Pont Nagymacsi Közösségi Ház 4063 Debrecen-Nagymacs, Kastélykert u. 39. Telefon: 52/217-171 E-mail: nagymacs@meliusz.hu Nagysándor Telepi Könyvtár Pont DMJV Városi Szociális Szolgálat Nagysándor Telepi Gondozó Szolgálat Pósa utcai Idősek és Demens Idősek Klubja 4031 Debrecen, Pósa utca 41. Telefon: 52/478-043 E-mail: nagysandortelep@meliusz.hu Tégláskerti Könyvtár Pont Tégláskerti Református Missziói Egyházközség 4030 Debrecen, Szepesi u. 63. Telefon: 52/425-571 E-mail: teglaskert@meliusz.hu 10
2.2. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS 2.3 TEVÉKENYSÉGÜNK JOGI SZABÁLYOZÁSA KERETDOKUMENTUMOK, IRÁNYELVEK, NORMATÍVÁK, CHARTÁK Közkönyvtári charta (1993) UNESCO közművelődési könyvtári kiáltványa (1994) IFLA/UNESCO fejlesztési irányelvei közkönyvtárak számára (2001) IFLA/UNESCO iskolai könyvtári irányelvei (2002) IFLA Internetről szóló kiáltványa (2002) Etikai kódex az elnökség és a tisztségviselők számára (2006) 11
TÖRVÉNYEK, RENDELETEK A könyvtárra, mint intézményre vonatkozó jogszabályok Törvények 1997. évi CXL. törvény a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről 1999. évi LXXVI. törvény a szerzői jogról 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról 2012. évi. CCIV. törvény Magyarország 2013. évi központi költségvetéséről 2013. évi CCXXX. törvény Magyarország 2014. évi központi költségvetéséről 2014. évi C. törvény Magyarország 2015. évi központi költségvetéséről 2015. évi C. törvény Magyarország 2016. évi központi költségvetéséről 2015. évi XCVI. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és a közadatok újrahasznosításáról szóló 2012. évi LXIII. törvény módosításáról (2016.január 01-től hatályos) 2015. évi LXXV. törvény a megyei könyvtárak és a megyei hatókörű városi múzeumok feladatának ellátását szolgáló egyes állami tulajdonú vagyontárgyak ingyenes önkormányzati tulajdonba adásáról Magyarország Alaptörvénye KORMÁNYRENDELETEK, KORMÁNYHATÁROZATOK 60/1998. (III. 27.) Korm. rendelet a sajtótermékek kötelespéldányainak szolgáltatásáról és hasznosításáról 165/1999. (XI. 19.) Korm. rendelet az Országos Könyvtári Kuratóriumról 194/2000. (XI. 24.) Korm. rendelet a muzeális intézmények látogatóit megillető kedvezményekről 6/2001. (I. 17.) Korm. rendelet a könyvtárhasználókat megillető egyes kedvezményekről 12
73/2003. (V. 28.) Korm. rendelet az Országos Dokumentumellátási Rendszerről 305/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról 1/2007. (I. 9.) Korm. rendelet az oktatásügyi közvetítői szolgálat, a könyvtári intézet, a közművelődési szakmai tanácsadó és szolgáltató szerv és a műbíráló szerv kijelöléséről 120/2014. (IV. 8.) Korm. rendelet a nyilvános könyvtárak jegyzékének vezetéséről KÖNYVTÁRÜGYRE VONATKOZÓ MINISZTERI RENDELETEK 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról 7/1985. (IV. 26.) MM rendelet a könyvtári anyagok bejelentéséről 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról 6/2000. (III. 24.) NKÖM rendelet a Könyvtári Intézet jogállásáról 18/2000. (XII. 18.) NKÖM rendelet a kulturális szakértők működésének engedélyezéséről és a szakértői névjegyzékek vezetéséről 14/2001. (VII. 5.) NKÖM rendelet a könyvtári szakfelügyeletről 18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról 22/2005. (VII.18.) NKÖM rendelet a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról 19/2010. (IV. 23.) OKM rendelet a kulturális szakértői tevékenység folytatásának feltételeiről és a kulturális szakértői nyilvántartás vezetéséről 49/2012. (XII. 15.) EMMI rendelet az emberi erőforrások minisztere által adományozható elismerésekről 39/2013. (V. 31.) EMMI rendelet a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer működéséről 13
66/2013. (IX. 23.) EMMI rendelet az emberi erőforrások miniszterének feladatkörét érintő ágazati honvédelmi feladatokról (16. paragrafusa könyvtári feladatokat tartalmaz.) 68/2013. (XII. 29.) NGM rendelet a kormányzati funkciók, államháztartási szakfeladatok és szakágazatok osztályozási rendjéről 4/2014. (VI. 18.) NMHH rendelet a gyermekvédelmi szűrőszoftverek biztosításával kapcsolatos kötelezettség teljesítésének anyagi támogatását szolgáló pályázat szabályairól 5/2014. (I. 24.) EMMI rendelet a települési önkormányzatok könyvtári, közművelődési és múzeumi feladataihoz nyújtott támogatások részletes szabályairól 9/2014. (II. 3.) EMMI rendelet a könyvtári és közművelődési érdekeltségnövelő támogatás, valamint a muzeális intézmények szakmai támogatásának 2014. évi szabályairól KÖNYVTÁRI KÖZFELADATOT MEGHATÁROZÓ EGYÉB JOGSZABÁLYOK 2011. évi CLXXXVII. törvény a szakképzésről 2013. évi LXXVII. törvény a felnőttképzésről 9/2006. (V. 9.) NKÖM rendelet a Nemzeti Kulturális Alapról szóló 1993. évi XXIII. törvény végrehajtásáról AJÁNLÁSOK Ajánlás a fogyatékossággal élő könyvtárhasználók könyvtári ellátásának javítására (készült a Könyvtárfejlesztési stratégia 2008-2013, Portál program részeként) 2.4 AZ INTÉZMÉNY BEMUTATÁSA A Méliusz Juhász Péter Könyvtár 2013 januárjában jött létre a Hajdú-Bihar megyei könyvtár és a Debreceni Városi Könyvtár összevonásával. Az új intézmény kettős feladatot tölt be: egyrészt a megye teljes területén szolgáltat negyvenkét ötezer főnél kisebb településen működteti a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszert, másrészt ellátja a várost. Debrecen polgárai a központi könyvtáron kívül tizenkét fiókintézményben és öt Könyvtár Ponton keresztül vehetik igénybe szolgáltatásait. A Méliusz Könyvtár a megye és a város minden részén jelen van: közel az olvasóhoz. 14
Könyvtárunk nyilvános közgyűjteményként küldetésének tekinti, hogy Hajdú-Bihar Megye és Debrecen Megyei Jogú Város polgárai számára biztosítsa az információhoz és a kulturális javakhoz való szabad hozzáférést. Ebből fakadó célunk írott örökségünk gyűjtése és közzététele, a köznevelési és felsőfokú oktatási intézmények munkájának támogatása, valamint szociális feladatok ellátása. A hitelességet és a felelősséget tekintjük intézményünk fő erényeinek. Kollégáink munkája garantálja a szolgáltatott információk megbízhatóságát és hasznosságát. Arra törekszünk, hogy választ adjunk a felhasználók kérdéseire és az információból tudást, a tudásból pedig műveltséget teremtsünk. Központi könyvtárunk és tizenkét fiókkönyvtárunk olyan hálózatot alkot, amely az olvasókhoz való közelséget, a róluk való gondoskodást és a velük való együttműködést szolgálja. Könyvtáraink minden korosztály számára kínálnak olvasási, tanulási, művelődési, kikapcsolódási lehetőséget. A látogatókat felkészült könyvtárosok segítik az információszerzésben. A könyvtár mint szervezet is kiválóan teljesít. Intenzív pályázati munkával kiegészíti a költségvetést, folyamatosan új utakat és lehetőségeket teremt, miközben a munkatársakra, a szervezeti kultúra fejlesztésére, hagyomány teremtésre és hagyomány őrzésre egyaránt vállalkozik. Ezért is nyerhette el 2015-ben a Családbarát munkahely címet. A Méliusz Juhász Péter Könyvtár önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, mely saját előirányzatai és a hozzárendelt önállóan működő Debreceni Művelődési Központ meghatározott előirányzatai felett rendelkezni jogosult. Szervezeti egységekre tagolódó intézmény, feladatainak ellátása a munkatársak szoros együttműködésén alapul. Osztálystruktúráját átszövi az állandó és időszaki egységekben való tevékenység. Az igazgatási központ látja el az irányítást, a gazdálkodási feladatokat és a központosított munkafolyamatokat. A könyvtári szakterületet a Gyűjteményszervezési Osztály, az Informatikai Osztály, a Megyei Módszertani Osztály és a Hálózatszervezési Osztály fogja egységbe. A Központi Könyvtárnak meghatározó szerepe van a város közkönyvtári ellátásában, részlegeiben korszerű, magas színvonalú szolgáltatást biztosít látogatóinak. A felnőtt és gyermek olvasószolgálat mellett a helyismereti gyűjtemény, az olvasóterem, az idegennyelvi részleg, hírlapolvasó, valamint a zenei és művészeti gyűjtemény is várja az érdeklődőket. A fiókkönyvtárak városunk lakótelepein, a kertségekben, a belvárosban és egy közeli csatolt városrészben nyújtanak a polgárok számára lakóhelyükhöz közeli könyvtári és információs ellátást. 15
Debrecen agglomerációs körzetét is bevonva a könyvtári rendszerbe öt Könyvtár Pontot üzemeltetünk. Önálló könyvtárépület fenntartása nélkül, befogadó intézményekben érhetik el a városszélen lakók szolgáltatásainkat. Hiszünk abban, hogy a kedvtelést a szakértelemmel, a könyves műveltséget a világhálón való biztos tájékozódás erényével ötvözhetjük és tevékenységünkkel hozzájárulunk városunk, megyénk és régiónk hagyományainak őrzéséhez és életminőségének javításához. 3. FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK Erőforrások: A könyvtár forrásai, beleértve a személyzetet, dokumentumokat, berendezéseket, könyvtári tereket stb. Felhasználó: A könyvtári szolgáltatásokban részesülő személy vagy intézmény. Jövőkép: Absztrakt, idealisztikus, inspiráló, hosszútávú elképzelés arról, hogy a jövőben hová kíván eljutni a könyvtár. Könyvtári szakember: A könyvtáros, a könyvtári informatikus, a könyvtári asszisztens, a segédkönyvtáros, továbbá a könyvtári feladatok ellátásához más felső-, vagy középfokú végzettséggel rendelkező személy. Könyvtáros: Felsőfokú szakirányú végzettséggel rendelkező szakember. Küldetésnyilatkozat: A fenntartók által jóváhagyott nyilatkozat, amely meghatározza a szervezet céljait. Minőség: Az a szolgáltatási színvonal, amely kielégíti a felhasználó igényeit. Minőségirányítás: Fogalma magában foglalja a stratégiai tervezést, az erőforrásokkal való gazdálkodást, valamint más rendszeres tevékenységeket, mint amilyen a minőséggel kapcsolatos tervezés, működtetés és értékelés. Minőségügyi dokumentáció: a minősséggel kapcsolatos dokumentumok rendszere. Partner: Mindazon személyek és szervezetek, amelyek tevékenységükkel részt vesznek a könyvtári szolgáltatás nyújtásában, illetve igénybe veszik ezeket a szolgáltatásokat, továbbá amelyek elvárásokat fogalmaznak meg a működéssel és annak eredményességével kapcsolatban. Teljesítménymutató: A könyvtári statisztikákból és egyéb adatokból nyert, a könyvtár teljesítményének bemutatására használt számszerű vagy szöveges kifejezés. Egyszerű számokat, és/vagy arányszámokat foglal magában. 16
TQM: Olyan vezetési módszer, amelynek középpontjában a vevőközpontúság, a használóközpontúság, a vezetőség és a munkatársak elkötelezettsége és a folyamatos javítás áll. 4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.1. ÁLTALÁNOS ALAPELVEK A könyvtár vezetése az összevonás utáni új szervezetre tervezte meg a minőségirányítási rendszert. Mivel a különböző egységek más-más környezetben működnek, másak a működési feltételeik, ezért a minőséget, a minőségi szolgáltatást mindig az adott helyszínen, adott körülmények között, adott partnerek között értelmezzük. Megjegyezzük ugyanakkor, hogy az új szervezet mint rendszer, a maga tizenhárom egységével közösen már jobb teljesítményt, jobb minőségű, teljesebb szolgáltatást képes nyújtani, mint egyes elemei egyedül. Rendszerünk partnerközpontú. A fejlesztések célja a partnerek elégedettségének megszerzése. A cél elérése érdekében a többi könyvtárhoz hasonlóan a TQM alapelveit tekintjük irányadónak. (Partnerközpontúság, folyamatok állandó fejlesztése, a munkatársak teljes körű bevonása). Célunk az állandó javítás, jobbítás. A vezetés a minőségi céljait elérendő stratégiai iránymutatását szem előtt tartva a szervezet minőségi célkitűzéseinek megvalósításához szükséges a folyamatok tervezése és működtetése. Meghatározzuk a fő-, támogató- és kiegészítő folyamatokat. Folyamatos és rendszeres ellenőrzés eredményeképp feltárjuk és javítjuk a hibákat, de legfőképp megpróbáljuk körültekintő tervezéssel elkerülni azokat. A minőségbiztosítási rendszer az intézmény valamennyi alkalmazottjára kiterjed. 4.2 PARTNERKÖZPONTÚSÁG A partnerközpontúság kialakítása a minőségfejlesztés egyik legfontosabb eleme. Partnereink azonosítása (belső és külső), igényeinek megismerése, elégedettségének rendszeres mérése, és a kapcsolattartás módjának és gyakoriságának, a kapcsolattartó személyének kijelölése döntő jelentőséggel bír. A mérések eredményeit, tapasztalatait a mindennapi munkába be kell építeni. Alátámasztó dokumentumok: Partnerlista 4.3 FOLYAMATSZABÁLYOZÁS A szervezet folyamatközpontú működése átláthatóvá, jól tervezhetővé teszi a könyvtári munkafolyamatokat. Az egymásra épülő, vagy egymáshoz kapcsolódó folyamatok esetében könnyű kiszűrni az esetleges ismétlődéseket vagy ésszerűtlenségeket. Az átszervezéssel, újragondolással javíthatjuk a hatásfokot, a minőséget, az elégedettséget. 17
A fentieket figyelembe véve - beazonosítjuk kulcsfontosságú folyamatainkat, - meghatározzuk a folyamat elemeit és sorrendiségüket, - folyamatábrát készítünk, mely vizuálisan is megjeleníti a folyamatot az indulástól a célig, - biztosítjuk a folyamat működéséhez szükséges erőforrásokat, - rendszeres folyamatelemzéseket végzünk, - a nem megfelelőséget jelezzük a folyamatgazdának, - beavatkozunk a hibás működésnél. Alátámasztó dokumentumok: Folyamatábrák 4.4 MINŐSÉGTERVEZÉS A tervezés a minőségi munka egyik elengedhetetlen jellemzője. Döntéseket, fejlesztéseket mérési eredményekre, környezettanulmányokra, trendek érvényesülésének elemzésére alapozva hoz a vezetés. Tervezetten, nem ad hoc módon. A tervezést minőség vonatkozásában az új szolgáltatások bevezetésekor és új használói kör megnyerésekor alkalmazzuk. A minőségtervezés lépései: - a célközönség meghatározása, - a használói igény felmérése, - a szolgáltatás céljának meghatározása, - a szolgáltatás eredményességi feltételének meghatározása, - a folyamat elemeinek meghatározása, - folyamatábra elkészítése, - folyamatszabályozás, minőségbiztosítás. Felelősségi és hatáskör: - a szervezet vezetője felelős a minőségcélok jóváhagyásáért, - a MIT felelős a minőségcélok megfogalmazásáért, közzétételéért, dokumentálásáért, - az adott szolgáltatásban érintett osztályvezető felelős a minőségterv részfeladatokra történő lebontásáért, végrehajtásáért. 4.5 MINŐSÉGFEJLESZTÉS A minőségfejlesztés a szolgáltatási és tevékenységi szintek folyamatos növelése annak érdekében, hogy a könyvtár átfogó céljában, küldetésnyilatkozatában és a céljaiban megfogalmazott elképzelései minél pontosabban és hatékonyabban valósuljanak meg. 18
A minőségfejlesztés lépései: - munkacsoport létrehozása, - a terület stratégiai tervének elkészítése, - cselekvési terv elkészítése, - a fejlesztési prioritások meghatározása, - a megvalósítás körülményeinek, feltételeinek összeállítása, - a módszerek kiválasztása, - rendszeres ellenőrzés, - értékelés, - szükség szerint beavatkozás. Felelősségi és hatáskör: Alátámasztó dokumentumok: - a minőségfejlesztés irányának kijelölése, a feltételek biztosítása, a munkacsoport létrehozása, a folyamatos ellenőrzés megszervezése és értékelése az intézményvezető feladata, - a fejlesztési prioritások meghatározása, a stratégiai és cselekvési terv elkészítése a MIT feladata. MIT működési rendje A Méliusz Juhász Péter Könyvtár stratégiai terve 2014-2020 4.6 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS A minőségbiztosítás révén képesek vagyunk megőrizni azokat az eredményeket, azt a minőségi színvonalat, amit a könyvtár stratégiai tervében megfogalmazott és kitűzött munkatársai elé. Ez a munka áthatja a mindennapokat. A minőségbiztosításhoz a keretet a minőségirányítási rendszer adja. 4.7 A DOKUMENTÁLÁS KÖVETELMÉNYEI Minőségirányítási rendszer működtetése esetén a dokumentálás különösen fontos hangsúlyt kap. Segítségével és általa a tervezettség, a szervezettség, a tudatosság, következetesség hatja át munkánkat. A rendszeres ellenőrzés mellett, illetve azt megelőzően, a dokumentálás során is monitorozzuk a folyamatot, és az esetleges hibák feltárása, a javítás szándékának megfogalmazása máris egy magasabb szintű szolgáltatás végzéshez segítheti hozzá az intézményt. 19
Cél, hogy a dokumentáció alapján képesek legyünk bármely tevékenységet egyformán kitűnő minőségben újra és újra elvégezni. A folyamat elemei legyenek egyszerűen, szakszerűen és közérthetően megnevezve. A dokumentáció, leírás szükséges és elégséges mértékben társuljon a gyakorlati tevékenységhez. A dokumentáció szándéka a mindenkori jó gyakorlat kialakítása, megtalálása, annak megőrzése, és hibátlan alkalmazása az adott szervezetben. A dokumentáció megteremti az ismételhetőség és az ellenőrzés alapját. Ez a minőségirányítási rendszer minősítésének is az alapja. A minőségirányítási rendszer dokumentumainak kezeléséért, naprakész nyilvántartásáért a minőségügyi vezető felelős. A Minőségirányítási rendszer dokumentumai: Minőségirányítási kézikönyv Belső és külső szabályozó dokumentumok A Minőségirányítási kézikönyv elemei: A könyvtár minőségpolitikája A minőségirányítási rendszer A minőségbiztosítás felelősségi és hatáskörei A folyamatleírások, utasítások, eljárások Erőforrások Mérések, eredmények Dokumentumkezelés 5. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE 5.1 A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE A könyvtár vezetése elkötelezett a minőségi kultúra meghonosítása és a TQM minőségügyi rendszer alkalmazása iránt. A vezetés - küldetésnyilatkozatban foglalja össze megvalósítani kívánt céljait, jövőképét, stratégiáját és ezt honlapján közzé teszi, 20
- elkészíti az intézmény SWOT és PGTT analízisét, - a munkatársakat bevonva megfogalmazza a könyvtár minőségpolitikáját, - meghatározza azokat a szolgáltatási folyamatokat, amelyek a szervezet számára hozzáadott értéket állítanak elő, - meghatározza a támogató folyamatokat, amelyek a szolgáltatásnyújtási folyamatok eredményességét és hatékonyságát befolyásolják, - gondoskodik az erőforrásokról, - munkatársak aktív részvételét ösztönző szervezeti kultúrát alakít ki, - hatékony belső és külső kommunikációs rendszert működtet, - ellenőrzéseket végez, mellyel megszervezi a közvetlen visszacsatolást a minőségirányítási rendszer eredményességéről és hatékonyságáról. 5.2 A SZERVEZET PARTNEREINEK IGÉNYEI ÉS ELVÁRÁSAI, VEVŐKÖZPONTÚSÁG A könyvtár kiemelten fontosnak tartja, hogy legszélesebb körben legyenek partnerkapcsolatai. A partnerek jelentős részével együttműködési megállapodás keretében rögzítjük a partnerség alapjait, a két fél által egymás számára nyújtott, kölcsönös előnyökön alapuló módon. Szervezetünk partnerei: a könyvtárhasználók a fenntartó munkatársak társintézmények beszállítók médiapartnerek együttműködő partnerek Alátámasztó dokumentumok: Küldetésnyilatkozat Minőségpolitikai nyilatkozat A Méliusz Juhász Péter Könyvtár stratégiai terve 2014-2020 Együttműködési megállapodások Partnerlista 21
A minőség egyik alapköve az elégedettség, az elégedett partner. Ennek érdekében folyamatosan figyelni kell az igények változását, és partnereinket rendre meg kell kérdezni elvárásaikról, megelégedettségükről. Több, a partnerre szabott módot kell alkalmazni az elégedettségmérésben. A javítandó hibákat a legrövidebb idő alatt javítani és dokumentálni kell. Könyvtárhasználók igényeinek és elvárásainak kielégítéséhez a szervezet vezetősége folyamatosan méri a használói elégedettséget. Alátámasztó dokumentumok: Használói elégedettségmérések Elégedettségi kérdőívek A fenntartói elégedettségmérés személyes kapcsolattartás révén realizálódik. A vezetőség rendszeresen kérdőíveken kérdezi a munkatársak véleményét a működés különböző területeit illetően annak érdekében, hogy a jó légkörű szervezetben a leghatékonyabban, legeredményesebben tudják önmagukat megvalósítani és az intézményi célokat elérni. A médiapartnerek, beszállítók és együttműködő partnerek véleményét is rendszeresen mérni kell. Alátámasztó dokumentumok: A Méliusz Könyvtár szervezeti kultúrája kérdőíves vizsgálat Munkatársi elégedettségmérések Méliusz belső kommunikációja (szakdolgozat részlet) 5.3 MINŐSÉGPOLITIKA A könyvtár vezetése ebben az alapdokumentumban nyilvánítja ki elkötelezettségét a könyvtárhasználók, a szolgáltatást igénybe vevők által igényelt és elvárt minőség megvalósítására, a minőségirányítási rendszer folyamatos működtetésére és fejlesztésére. Könyvtárunk minőségpolitikája meghatározza: célközönséget, akiknek szolgáltatást nyújt a könyvtár, 22
a szolgáltatások elvárt színvonalát, a szolgáltatás által elérendő minőségi célokat, a célok megvalósításának módszereit, a megvalósításért felelős munkatársakat. Alátámasztó dokumentumok: Küldetésnyilatkozat Minőségpolitikai nyilatkozat 5.4 FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖR A vezetés feladata a folyamatos minőségi szolgáltatás biztosítása, a minőség ellenőrzése. Az igazgató a felelős a minőségpolitikai elvek meghatározásáért. A MIT vezetője által megbízott személy felelős a munkatársak képzésért a fenti témában. 6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL A minőségirányítási rendszer kiépítését és működtetését a könyvtár saját erőforrásainak felhasználásával biztosítja, de minden pályázati és egyéb lehetőséget megragad a terület fejlesztésére fordítható források felkutatására és felhasználására. Erőforrások : emberi erőforrások infrastruktúra munkahelyi környezet információ pénzügyi erőforrások 6.1 EMBERI ERŐFORRÁSOK A munkatársak kiválasztásánál törekszünk a megfelelő szakmai végzettséggel rendelkező kollégák kiválasztására. A minőségirányítási rendszer működtetéséhez a minőség iránt elkötelezett, szakmai gyakorlattal rendelkező, és a minőségbiztosítási ismeretekkel felvértezett kollégákat alkalmazunk. Felelősségi és hatáskör - a szakképzett munkatársi létszám összeállítása, ezáltal a minőségi munka feltételeinek megteremtése igazgatói feladat, - a minőségi kultúra kialakítása, minőségbiztosítási képzések szervezése a MIT vezetőjének feladata. 23
Alátámasztó dokumentumok: Továbbképzési terv Esélyegyenlőségi terv Szervezeti kultúra vizsgálata Felkészültség, tudatosság és képzés - a vezetőség meghatározza a munkakörökhöz szükséges végzettséget, - elvárásként fogalmazza meg a nyitottságot a szakmai kérdésekre, - intézményi stratégiáját teljes munkatársi körben megismerteti, - a vezetőség a szakmát érintő jogszabályváltozásokról tájékoztatja a munkatársakat, - a belső kommunikációs eszközök használatával segíti a változásokra való felkészülést, - belső továbbképzéseket, tudásmegosztásokat szervez. A vezetőség minden lehetőséget megragad arra, hogy a munkatársak eredményes, kreatív, lelkiismeretes, odaadó munkáját értékelje, szerepüket, fontosságukat a szervezet működésében hangsúlyozza. Kiemelten kezelve a fenntartói igényeknek való megfelelés fontosságát, valamint a munkatársak által végzett tevékenység társadalmi környezetre gyakorolt hatását. A szakalkalmazottak képzése A szakmai oktatási és képzési szükségletek megtervezéséért az intézmény vezetője felelős. A minőségügyi képzések ütemezése a MIT vezetője által kijelölt személy a feladata. Az oktatási és képzési terveket és a megvalósulásokat dokumentáljuk. A képzés formái: szakmai továbbképzés megyei szakemberek szakmai képzése belső továbbképzések, tudásmegosztások ( informatikai, minőségügyi, gyerekkönyvtáros) szakmai szervezetek önképzést segítő szakmai napja kötelező oktatások (munka-és balesetvédelmi, tűzvédelmi) Évente értékelés és visszacsatolás. Alátámasztó dokumentumok: Továbbképzési terv A Méliusz Juhász Péter Könyvtár beszámolója a 2013. évi munkáról A Méliusz Juhász Péter Könyvtár beszámolója a 2014. évi munkáról 24
6.2 INFRASTRUKTÚRA A könyvtár fenntartása önkormányzati és állami támogatás révén valósul meg. Tervezése a költségvetés összeállításában realizálódik. Alapvetően az itt megtervezett összegből kell fenntartani az épületeket, a szolgáltatásokat, ebből kell kigazdálkodni a munkatársak bér és járulék költségeit, illetve az eszközpark működtetését. A minőségi szolgáltatások biztosításához elengedhetetlen a megfelelő infrastruktúra megléte. Az erőforrásokat képezik az épületek, a gyűjtemény, a szoftverek, a szolgáltatási terek, a munkahely, a tárgyi eszközök. Felelősségi és hatáskör A megfelelő infrastruktúra megteremtése az intézmény vezetőjének, a gazdasági egység vezetőjének feladata. A működtetésért, folyamatos rendelkezésre állásért a műszaki ügyintéző és az informatikai osztály vezetője felelős. 6.3 MUNKAKÖRNYEZET A munkakörnyezet tekintetében jelentős különbség van az egységek vonatkozásában. A vezetés mindent megtesz annak érdekében, hogy a munkatársak és a könyvtárhasználók egyaránt megfelelőnek érezzék a szolgáltatási helyszíneket, megteremtse a feltételeket, amelyek szükségesek a szolgáltatások megfelelőségének eléréséhez. (A munkakörnyezet munkavédelmi és tűzvédelmi szempontból biztonságos legyen, kulturált, megfelelő fűtéssel és világítással rendelkezzen, az épületekben található eszközök balesetmentesen legyenek használhatók). Felelősségi és hatáskör A megfelelő munkakörnyezet kialakításáért az igazgató, a gazdasági egység vezetője és a műszaki ügyintéző a felelős. Minden munkatárs kiemelt feladata az előírások betartása, a személyes munkakörnyezet rendben tartása, ez a munkaköri leírásokban is rögzítve van. Alátámasztó dokumentumok: Munkavédelmi szabályzat Munkahelyi kockázat értékelés 2013 Tűzvédelmi szabályzat Tűzvédelmi riadóterv 25
6.4 INFORMÁCIÓ Az intézmény vezetése a tényeken alapuló döntéshozatal érdekében kiemelt figyelmet szentel az adatoknak. Úgy tekinti azokat, mint a szervezet ismereteinek folyamatos fejlesztéséhez szükséges alapvető forrásokat. A megalapozott döntéshozatalhoz gyűjtjük a pénzügyi, piaci, szakmai adatokat, melyeket értékelünk, és döntéseknél, figyelembe vesszük. Az adatgyűjtést az adatvédelmi szabályok betartásával végezzük, és magunk is gondot fordítunk az adatvédelemre. Alátámasztó dokumentumok: A közérdekű adatok igénylésének és közzétételének rendjéről c. szabályzat Könyvtárhasználati szabályzat vonatkozó melléklete 6.5 PÉNZÜGYI ERŐFORRÁSOK Jelenleg az SZMSZ rögzíti a könyvtárvezető feladatai között a gazdálkodással kapcsolatos teendőket: - a gazdasági vezetővel közösen megteremti és biztosítja a szolgáltatások minőségi megvalósulásának feltételeit, - felelős az intézmény működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, - pályázatok beadásával és kapcsolatok kiépítése révén törekszik újabb források megszerzésére, - költséghatékonyság jellemzi munkáját a gazdálkodásában, - költségvetés tervezésben körültekintően mérlegeli a szükségleteket és a lehetőségeket, - felelős a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, - pénzügyi monitoring rendszer folyamatos működtetését vállalja, - a költségvetési szerv vezetőjeként kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjének kialakítása. A vezetés munkáját belső ellenőr segíti. Alátámasztó dokumentumok: Szabályzatok, igazgatói utasítások 26
MJPK belső ellenőrzési szabályzat Belső ellenőrzési kézikönyv Belső kontroll kézikönyv Az intézmény gazdasági vezetője felelős: - az intézmény gazdasági és pénzügyi tevékenységéért, a pénzügyi fegyelem megtartásáért és megtartatásáért, - a szervezeten belül gondoskodik a gazdasági-pénzügyi funkciók ellátásához szükséges megfelelő számú és szakképzettségű szervezeti egység felállításáról, működtetéséről, a végzett tevékenységük ellenőrzéséről, - eleget tesz a gazdálkodásra vonatkozó jogi elvárásoknak. Alátámasztó dokumentumok: A Méliusz Juhász Péter Könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzata Számviteli politika Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje MJPK belső ellenőrzési szabályzat Belső ellenőrzési kézikönyv Belső kontroll kézikönyv 7. SZOLGÁLTATÁSOK TERVEZÉSE, MEGVALÓSÍTÁSA, ELLENŐRZÉSE 7.1 A SZOLGÁLTATÁSAINK FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA A debreceni Méliusz Juhász Péter Könyvtár nyilvános közgyűjteményként küldetésének tekinti, hogy Hajdú-Bihar Megye és Debrecen Megyei Jogú Város polgárai számára biztosítsa az információhoz és a kulturális javakhoz való szabad hozzáférést. Ebből fakadó célunk írott örökségünk gyűjtése és közzététele, a köznevelési és felsőfokú oktatási intézmények munkájának támogatása, valamint szociális feladataink ellátása. A hitelességet és a felelősséget tekintjük intézményünk fő erényeinek. Kollégáink munkája egyaránt garantálja a szolgáltatott információk megbízhatóságát és hasznosságát. Arra törekszünk, hogy választ adjunk a felhasználók kérdéseire és az információból tudást, a tudásból pedig műveltséget teremtsünk. 27
Hiszünk abban, hogy a vélemény- és gondolatszabadság nemes eszméjét szolgáljuk és tevékenységünkkel hozzájárulunk városunk és régiónk hagyományainak őrzéséhez és életminőségének javításához A Méliusz Könyvtár nyilvános megyei és városi szolgáltatásokat nyújt, az Országos Dokumentumellátási rendszer szolgáltató könyvtára. Ennek alapján gyűjteményszervezési alapelvünkkel elsődlegesen három igénytípust szolgálunk ki: az információs, az esztétikai élményszerző, és a rekreációs igényeket. A könyvtár gyűjteményének a széles társadalmi körből kikerülő használók igényeihez igazításával, a tényirodalom és a szépirodalom területén megjelenő dokumentumok beszerzésével és a hozzáférés biztosításával, az információk szolgáltatásával támogatja a szabadidő hasznos eltöltését, a művelődéshez, a tudáshoz való hozzájutást. A gyűjteménynek alkalmasnak kell lennie: - a szervezett oktatásban tanulók segítésére, - az egész életen át tartó művelődés támogatására, - a korszerű tudományos (műszaki és társadalomtudományi), valamint a közhasznú közéleti, és helyismereti információk nyújtására, - tartalmas pihenés és szórakozás lehetőségének megteremtésére. A szolgáltatásaink minőségét meghatározzák a magunk számára előírt minőségi követelmények és a használói elvárások. Feladatunk megszervezni, hogy a szolgáltatások minősége folyamatosan megfeleljen annak a felhasználói igénynek, amelynek kielégítésére vállalkoztunk. A minőséget befolyásoló tényezők: - a munkatársak felkészültsége, - a felhasználó, - a könyvtári folyamatok szervezettsége, - a partnerek, - a környezet, - a rendelkezésre álló erőforrások. 7.2 A SZOLGÁLTATÁSOK TÍPUSAI 7.2.1. ALAPSZOLGÁLTATÁSOK - a dokumentumok helyben használata, - a dokumentumok kölcsönzése, - tájékoztatás a könyvtári gyűjteményről. A könyvtárhasználók, kiemelten a felsőoktatási intézményekben tanuló hallgatók szakdolgozataihoz, tudományos diákköri munkáihoz kapcsolódóan speciális szakkönyvtári szolgáltatásokat nyújtunk (bibliográfiák készítése, témafigyelés, irodalomkutatás, stb.). A kutatómunka információs szükségleteinek kielégítéséhez együttműködünk országos szakkönyvtárakkal. 28
A dokumentum kölcsönzés mint alapszolgáltatás az esélyegyenlőség biztosításával a life long learning támogatásával a legszélesebb kör számára biztosít művelődési, kulturálódási lehetőséget. Jelentős támogató szándék nyilvánul meg az intézmény részéről a humánus díjtételek alkalmazásában. Gyűjtőköri szabályzatunkban figyelembe vettük jelenlegi felhasználóink elvárásait, küldetésünknek tekintett feladataink ellátáshoz szükséges gyűjteményi elvárásokat egyaránt. Az alapszolgáltatások tekintetében a legfontosabb az egységesség elérése minden könyvtári szolgáltatóhelyünk vonatkozásában. A támogató infrastrukturális környezet kialakítása, a közös olvasói adatbázis kialakítása, ezzel a teljes könyvtári gyűjteményről való online információszolgáltatás feltételeinek megteremtése és folyamatos biztosítása. 7.2.2. INFORMÁCIÓSZOLGÁLTATÁS Az információszolgáltatás kiemelt eszköze, használók számára tájékozódási pont az intézményi honlap. A jó weblapnak tartalmaznia kell minden szükséges információt a könyvtárról, illetve biztosítania kell a kapcsolatfelvétel lehetőségét a könyvtárral, könyvtárosokkal. A használóknak kívánunk azzal is megfelelni, hogy a honlapról saját adataikat, kölcsönzött dokumentumaikat, lejárati határidejüket is megnézhetik, a dokumentumok meghosszabbítása, az előjegyzés már elektronikus úton, önállóan is lehetséges. A weboldal folyamatos frissítése, karbantartása, az észrevételek alapján a felület és a tartalom folyamatos javítása kiemelt feladat. Erre külön munkacsoport szerveződött. A megvalósításban az informatikai osztály, az olvasószolgálat, a gyermekkönyvtári részleg egy-egy munkatársa és a Huntéka illetékese vesz részt. Az olvasószolgálat és az informatikai osztály által fogadott panaszok és használói észrevételek elemzése hasznos információkkal szolgál az igényekről, melyeket felhasználunk a szolgáltatások javítására. 7.2.3. NYILVÁNOS SZOLGÁLTATÁSOK A könyvtár szolgáltatásaival folyamatosan segíti használóit az élethosszig tartó tanulás feladatának teljesítésében. A könyvtár szolgáltatásainak minőségét egyebek mellett a könyvtáron keresztül elérhető információk mennyisége, minősége, rendezettsége és rendszerezettsége, vagyis a szolgáltatott információ minősége határozza meg. A Méliusz mint az Országos Dokumentumellátási Rendszer tagja: - tájékoztatja használóit a nyilvános könyvtári rendszer dokumentumairól és szolgáltatásairól, - könyvtárközi kölcsönzés keretében biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérését. A Méliusz könyvtár célja, hogy megfeleljen a kor elvárásainak, ezért honlapját mobil eszközökre optimalizálva szolgáltatja. 29
8. SZOLGÁLTATÁSOK FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA 8.1. OLVASÓSZOLGÁLAT 8.1.1 BEIRATKOZÁS A könyvtárba való beiratkozás szabályait a Könyvtárhasználati szabályzat tartalmazza. A beiratkozás folyamata a Központi Könyvtár esetében a HUNTÉKA Integrált könyvtári rendszer olvasói adatbázisába történik, a fiókkönyvtárak olvasói adatait a Beiratkozási naplóban tartjuk nyilván. Beiratkozás folyamata - Központi Könyvtár A látogató szeretne beiratkozni A könyvtáros ismerteti a könyvtári szolgáltatásokat és a beiratkozás feltételeit Volt-e már tagja a könyvtárunknak igen/nem Ha igen, kikeresés a Huntéka olvasói adatbázisából Megnézi, van-e akadálya a beiratkozásnak (van-e tartozása, kintlévősége) Amennyiben van tartozása, de rendezi, a beiratkozás megtörténhet Amennyiben van tartozása, de nem rendezi, nem írható be, csak a beiratkozáshoz nem kötött szolgáltatásokat veheti igénybe Ha nincs tartozása, vagy rendezte azt, adatok egyeztetése történik okmányok alapján Szükség szerint javítások Belépési nyilatkozat kitöltetése Kér-e Hírlevelet igen/nem igen: bekattintani a Hírlevél kockába Kér-e hozzáférést saját adataihoz igen/nem Ha igen, az olvasó begépeli a maga által adott kódot a személyes adataihoz Tagság megújítása egy évre Az olvasó megfizeti a beiratkozási díjat. Számlát kér-e igen/nem Ha igen, számla kiállítása Ha nem, a könyvtáros átadja a befizetést igazoló nyugtát, blokkot az olvasónak 30
Pecsételés a kóddal ellátott olvasójegyre (A beiratkozás érvényességének dátuma) Olvasójegy átadása Az olvasó kölcsönözhet Ha nem volt még tagja a könyvtárnak, új beiratkozó Életkor tisztázása 16 év alatt jótállási nyilatkozat kitöltetése a gyermek részlegben 16 fölött nem szükséges jótállási Könyvtárhasználati szabályzat elolvastatása Elfogadja igen/nem Jogosult-e kedvezményre igen/nem Kedvezményre jogosító dokumentum ellenőrzése Ha igen, kedvezményes iratkozás Személyigazolvány és lakcímkártya elkérése Belépési nyilatkozat kitöltetése A könyvtáros felveszi az adatokat a Központi Könyvtár olvasói adatbázisában a Huntéka rendszerbe Kiválasztja a fizetendő díjtételt Az olvasó megfizeti a beiratkozási díjat Számlát kér-e igen/nem Ha igen, számla kiállítása Ha nem, a könyvtáros átadja a befizetést igazoló nyugtát, blokkot az olvasónak. Pecsételés a kóddal ellátott olvasójegyre (A beiratkozás érvényességének dátuma) Olvasójegy átadása Az olvasó kölcsönözhet 31
Az olvasó tájékoztatásához szükséges ismeretek: A Méliusz Könyvtárhasználati Szabályzata Érvényes szolgáltatási díjtételek Olvasói osztályok meghatározása és a hozzá kapcsolódó kölcsönzési politika. Beiratkozás folyamata fiókkönyvtár Látogató be szeretne iratkozni Életkor tisztázása 16 alatt jótállási nyilatkozat kitöltetése 16 fölött nem szükséges Könyvtárhasználati szabályzat elolvastatása Elfogadja igen/nem Jogosult-e kedvezményre igen/nem Ha igen, kedvezményesen iratkozhat Felvilágosítás a hálózati olvasójegy előnyeiről Személyigazolvány és lakcímkártya elkérése Belépési nyilatkozat kitöltése egy könyvtárra szóló olvasójegyet vált? igen/nem Ha igen, beiratkozás egy könyvtárba Ha nem, Hálózati olvasójegy váltása Beiratkozás valamennyi Méliusz egységbe (Hálózati olvasójegy) Beiratkozási naplóba bevezetés Beiratkozási díj megfizetése Számlát kér-e igen/nem Ha nem, nyugta adás Ha igen, számla kiállítás Olvasói tasak elkészítése 32
Olvasójegy kiállítása Beiratkozási dátum rögzítése Kézzel írt adatok begépelése Tasak elhelyezése olvasójegyszám alapján a kölcsönzőpult megfelelő helyére Felvilágosítás az ODR-szolgáltatásról Felvilágosítás a honlapunkról Felvilágosítás a katalógushasználatról Kezdődhet a könyvtárhasználat Az olvasó tájékoztatásához szükséges ismeretek: A Méliusz Könyvtárhasználati Szabályzata Érvényes szolgáltatási díjtételek 8.1.2 KÖLCSÖNZÉS A kölcsönzés feltételeit, a kölcsönzési politikát (a kölcsönözhető dokumentumok számát a kölcsönzés időtartamát, hosszabbítások számát) az egységek maguk határozzák meg. A hálózati kölcsönzés esetében a kölcsönadó könyvtár szabályai a mérvadóak. Egy dokumentum kölcsönözhetőségét a gyűjtőköri szabályzat határozza meg. 33
Dokumentumkölcsönzés folyamata Központi Könyvtár Látogató kölcsönözni szeretne Be van-e iratkozva? igen/nem ha nem, beiratkozás Érvényes-e az olvasójegye? igen/nem ha nem, megújítás megvan-e a dokumentum? Igen/nem Ha a keresett dokumentum nincs meg a könyvtárba, a könyvtáros felajánlja a Könyvtárközi szolgáltatás lehetőségét Kölcsönözhető-e a kivinni szándékolt dokumentum igen/nem ha nem, van-e nem kölcsönözhető példány igen, nem ha nem, helyben használat felajánlása bent van-e a dokumentum igen/nem igen : A Központi Könyvtárban a HUNTÉKA kölcsönző moduljában az olvasójegy beolvasása, kint lévő dokumentumok száma, előjegyzés, tartozás, letiltás ellenőrzése. ha nincs, tájékoztatás a várható visszaérkezés dátumáról előjegyzés felajánlása kéri/nem kéri ha kéri, előjegyzés ha nem, átkérés fiókkönyvtárból felajánlása kéri/nem kéri ha kéri, átkérés a fiókkönyvtárból ha igen,helyben olvasás lehetőségének felajánlása az olvasó kölcsönzésre vonatkozó adatainak ellenőrzése tartozása van/nincs ha tartozása van, és rendezi, kölcsönözhet 34
ha tartozása van és nem rendezi, nem kölcsönözhet, csak a térítés nélküli szolgáltatásokat veheti igénybe a dokumentumra van-e előjegyzés igen/nem ha van, nem kölcsönözheti ki a kintlévő dokumentumok száma meghaladja-e a megengedett igen/nem igen/nem ha igen, nem kölcsönözheti tájékoztat a lejárati határidőről a vagyonvédelmi cimkét a könyvtáros demágnesezi, a kikölcsönzött dokumentumokat átadja az olvasóknak. Kölcsönzés folyamata -- fiókkönyvtár Be van-e iratkozva? Érvényes-e az olvasójegye? Megvan-e a keresett dokumentum? Igen/nem Ha a keresett dokumentum nincs meg a könyvtárban, a könyvtáros felajánlja a könyvtárközi szolgáltatást Kölcsönözhető-e a kivinni szándékolt dokumentum igen/nem Ha nem kölcsönözhető a dokumentum, a könyvtáros felajánlja a helyben olvasás lehetőségét: bent van-e a dokumentum igen/nem Ha nincs bent a dokumentum, a könyvtáros tájékoztatja az olvasót az előjegyzés, átkérés, esetleg helyben olvasás lehetőségeiről Tartozása van/nincs Ha nincs tartozása, kikölcsönözheti a könyvet Ha tartozása van, és rendezi, kölcsönözhet Ha tartozása van és nem rendezi, nem kölcsönözhet, 35
Tájékoztatás a lejárati határidőről Kölcsönzés 8.1.3 HOSSZABBÍTÁS A dokumentumok hosszabbításának lehetőségeit az egyes egységek határozzák meg. Hosszabbítás folyamata - Központi Könyvtár Telefonon Olvasó kéri a kölcsönzési határidő meghosszabbítását Olvasójegy beolvasása Van-e tartozása az olvasónak? 1. Nincs tartozása 2. Igen van tartozása, de később rendezi Van-e előjegyzés a könyvön? 1. Igen van előjegyzés a könyvön Nem hosszabbítható Olvasó tájékoztatása 2. Nincs előjegyzés a könyvre Meghosszabbítás az új határidő közlése az olvasóval Az olvasó befejezi a telefon beszélgetést Személyesen Olvasó kéri a kölcsönzési határidő hosszabbítását Olvasójegy elkérése Van-e tartozása az olvasónak? Igen van tartozása, és rendezi 36
Számlát kér-e? Igen/nem Számla megírása Nem kér számlát. Nyugta megírása Van-e előjegyzés a könyvön? Igen van előjegyzés a könyvön Nem hosszabbítható Olvasó tájékoztatása Nincs előjegyzés a könyvön Lehet-e még hosszabbítani? igen/nem Igen, hosszabbítás Az új határidő közlése az olvasóval Nem, már nem lehet hosszabbítani Olvasó tájékoztatása Az olvasó távozik. Honlapon, távoli eléréssel Az olvasó hosszabbítani szeretne meliusz.hu honlap felkeresése bejelentkezés a saját kóddal és jelszóval kölcsönzés menüpontra kattintás műveletek közül a hosszabbítás lehetőség kiválasztása, és rákattintás kilépés Hosszabbítás folyamata - fiókkönyvtár Telefonon Olvasó kéri a kölcsönzési határidő meghosszabbítását Tasak kikeresése 37