1. számú Melléklet AZ ÖNKORMÁNYZATI ASP KÖZPONTOK KIALAKÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS KÖVETELMÉNYEK A prjektek az Európai Unió támgatásával, az Európai Reginális Fejlesztési Alap társfinanszírzásával valósulnak meg.
1. SZÁMÚ MELLÉKLET... 1 AZ ÖNKORMÁNYZATI ASP KÖZPONTOK KIALAKÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS KÖVETELMÉNYEK... 4 1 AZ ÖNKORMÁNYZATI ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI MODELLEL ÉS FOLYAMATSZERVEZÉSSEL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK... 4 1.1 AZ ÖNKORMÁNYZATI ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI MODELL ÉS FOLYAMATSZERVEZÉS CÉLJA... 4 1.2 AZ ÜGYINTÉZÉSI MODELL KIDOLGOZÁSA ÉS FOLYAMATSZERVEZÉS RÉSZEKÉNT ELVÉGZENDİ FELADATOK... 5 1.2.1 Leszállítandó termékek... 5 1.3 KÖVETELMÉNYEK... 6 1.3.1 Általáns követelmények... 6 1.3.2 Hatósági ügyintézés a KR rendszeren keresztül... 7 1.3.3 A figyelembe veendı fıbb jgszabályk:... 8 2 AZ ASP KÖZPONT ALKALMAZÁSAIVAL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK...10 2.1 ÁLTALÁNOS ELVÁRÁSOK... 11 2.1.1 Jgszabályi megfelelés... 11 2.1.2 Elvárásk a kialakíttt architektúrával szemben... 11 2.1.3 Általáns felhasználói követelmények... 12 2.1.3.1 Felhasználói felület... 12 2.1.3.2 Munkaflyamat támgatás... 13 2.1.3.3 Adminisztrációs lehetıségek... 14 2.1.3.4 Helyettesítés... 14 2.1.3.5 Adatbiztnsággal kapcslats követelmények:... 15 2.1.3.6 Vezetıi ügykövetés... 17 2.2 ELVÁRÁSOK SZAKRENDSZERENKÉNT... 17 2.2.1 Iratkezelı és wrkflw alkalmazás... 17 2.2.1.1 Általáns leírás... 17 2.2.1.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 18 2.2.1.3 Integrációs követelmények... 21 2.2.2 Önkrmányzati prtál alkalmazás... 23 2.2.2.1 Általáns leírás... 23 2.2.2.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 23 2.2.2.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk... 23 2.2.2.4 Integrációs követelmények... 26 2.2.3 Szciális igazgatási alkalmazás... 26 2.2.3.1 Általáns leírás... 26 2.2.3.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 27 2.2.3.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk... 29 2.2.3.4 Integrációs követelmények... 30 2.2.4 Adóügyi alkalmazás... 31 2.2.4.1 Általáns leírás... 31 2.2.4.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 31 2.2.4.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk... 32 2.2.4.4 Integrációs követelmények... 33 2.2.5 Ipari és kereskedelmi igazgatási alkalmazás... 34 2.2.5.1 Általáns leírás... 34 2.2.5.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 35 2.2.5.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk... 36 2.2.5.4 Integrációs követelmények... 36 2.2.6 Építéshatósági alkalmazás... 37 2.2.6.1 Általáns leírás... 37 2.2.6.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 37 2.2.6.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk... 39 2.2.6.4 Integrációs követelmények... 40 2.2.7 Gazdálkdási alkalmazás... 41 2
2.2.7.1 Általáns leírás... 41 2.2.7.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 42 2.2.7.3 Integrációs követelmények... 43 2.2.8 Gyámügyi alkalmazás... 44 2.2.8.1 Általáns leírás... 44 2.2.8.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 45 2.2.8.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk... 46 2.2.8.4 Integrációs követelmények... 46 2.2.9 A testületi munka támgató rendszer... 47 2.2.9.1 Általáns leírás... 47 2.2.9.2 Belsı mőködést támgató funkciók... 47 2.2.9.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk... 47 2.2.9.4 Integrációs követelmények... 48 3 AZ ELEKTRONIKUS KÖZIGAZGATÁSI KERETRENDSZERHEZ VALÓ ILLESZKEDÉS...48 3.1 CÉLOK ÉS HÁTTÉR... 48 3.2 TECHNIKAI ÉS SZEMANTIKAI INTEROPERABILITÁSI KÖVETELMÉNYEK... 49 3.2.1 ASP közpntk külsı és belsı kapcslatrendszerei... 49 3.2.2 Külsı kapcslatk... 51 Csatlakzás a közpnti rendszerhez... 51 Csatlakzás a Magyar Államkincstár rendszeréhez... 52 Ügyfeleknek küldött dkumentumk használt frmátuma... 52 3.2.3 Belsı kapcslatk... 53 3.2.3.1 Iratkezelı és wrkflw rendszer belsı kapcslatai... 53 3.2.3.2 Gazdálkdási rendszer belsı kapcslatai... 53 3.2.3.3 Közös törzsadat kezelés... 54 3
Az önkrmányzati ASP közpntk kialakításával kapcslats követelmények A követelmények meghatárzásának célja, hgy biztsítsa, hgy lyan alkalmazásszlgáltató közpntk jöjjenek létre: amelyek rszágsan azns alapelveken nyugvó mőködési mdellre épülnek, amelyek megfelelnek a hatálys jgszabályi feltételeknek, az interperabilitási követelményeknek, amelyek alapvetıen azns funkcinalitású alkalmazáskat és szlgáltatáskat biztsítanak az azkat igénybevevı önkrmányzatknak. Ennek érdekében jelen mellékletben meghatárzásra kerülnek: azk az ügyintézési mdellel kapcslats elvárásk, amelyek ASP közpnt által lefedett önkrmányzati flyamatk terén biztsítják az önkrmányzatk hatékny mőködését, az e-közigazgatási szlgáltatásk ügymenetbe illesztését; a megvalósítandó szlgáltatás-prtfólió minimálisan biztsítandó elemei és azkra vnatkzó fıbb elvárásk; az ASP közpnt külsı rendszerkapcslatira vnatkzó kötelezı érvényő elvárásk és ajánlásk; az ASP közpnt szakrendszerei között létrehztt belsı kapcslatk, interfészek terén az ajánltt interfész leírásk. Az önkrmányzati ASP közpntk kialakítása és mőködtetése és ezen keresztül az elektrnikus közszlgáltatásk fejlesztése lyan szabványk, követelmények és eljárásrendek mentén kell, hgy történjen, amelyek biztsítják a különbözı rendszerek közötti adatcsere azns alapelveken történı megvalósítását. Ennek érdekében jelen pályázatban az elektrnikus közszlgáltatásk fejlesztéséhez tartzó követelményrendszer és szabályzási környezet alábbi fıbb elemeire támaszkdtunk: a nemzeti interperabilitási keretrendszer szerepét betöltı Elektrnikus Közigazgatási Keretrendszer követelmény rendszerére, a közpnti rendszer elemeihez történı illeszkedés feltételrendszerét meghatárzó KIB 21. ajánlásra, a közigazgatási hatósági eljárás és szlgáltatás általáns szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvényre (a tvábbiakban: Ket.). 1 Az önkrmányzati elektrnikus ügyintézési mdellel és flyamatszervezéssel kapcslats elvárásk 1.1 Az önkrmányzati elektrnikus ügyintézési mdell és flyamatszervezés célja Az önkrmányzati elektrnikus ügyintézési mdell és flyamatszervezés célja egy lyan mőködési mdell kialakítása, amelynek eredményeként lyan ASP szlgáltatásk kerülnek kialakításra amelyek az érvényes jgszabályknak és jelen dkumentumban meghatárztt illetve meghivatkztt követelményeknek megfelelı, helyi önkrmányzati hatósági elektrnikus ügyintézés kialakításáhz megfelelı keretet adnak, a csatlakztatni tervezett önkrmányzatk mőködésébe az önkrmányzat méretét és feladatkörének kmplexitását is figyelembe véve egyaránt jól 4
illeszthetıek, ezáltal az egyes önkrmányzatk esetében a szlgáltatásk bevezetése srán elegendı az alkalmazásszlgáltatásk knfigurálása és finm hanglása a helyi igényeknek megfelelıen, biztsítják a szlgáltatáskat igénybe vevı önkrmányzatk számára a hatósági ügyintézés hatéknyságának javítását, segítik az érintett laksság, vállalkzásk és egyéb ügyfelek gyrs, hatékny, megbízható, transzparensen követhetı kiszlgálását. A közpnt kiépítéshez kapcslódó költségek elszámlása addig nem kezdhetı meg, amíg nincs szakmai mnitring által is elfgadtt ügyintézési és flyamatszervezési mdellje az ASP közpntnak. 1.2 Az ügyintézési mdell kidlgzása és flyamatszervezés részeként elvégzendı feladatk Az 1.1 fejezetben bemutattt célk elérése érdekében el kell végezni a helyi önkrmányzatk által mőködtetett igazgatási flyamatk hatálys jgszabályknak megfelelı, szükséges mértékő standandizálását és az ASP szlgáltatási mdell mőködéséhez való illesztését. 1.2.1 Leszállítandó termékek Önkrmányzati hatósági ügyintézési mdell győjtemény Olyan, az ASP által biztsíttt alkalmazásk hatókörébe esı általáns flyamatmdellt és az egyes eljárásk kapcslódását és specialitását leíró mdellt kell kialakítani, amely illeszkedik az érvényes jgszabálykhz, tartalmazza a fnts jgszabálykra való egyértelmő hivatkzást, definiálja az eljáráshz kapcslódó, a különbözı mérető és hatáskörő önkrmányzatkhz igazíttt szerepkörök és feladatk kapcslatrendszerét, bemutatja az eljárás a 1044/2005. (V. 11.) Krm. határzat szerinti elektrnikus 3-as és 4-es szintnek való megfelelés módját, bemutatja az egyes szakrendszerek és alkalmazásk külsı és belsı funkcinális kapcslatait és a kapcslatk fıbb jellemzıit. Önkrmányzati hatósági ügyintézési utasítás győjtemény A kialakíttt eljáráskhz kapcslódóan el kell készíteni a csatlakztatandó önkrmányzatk számára a szükséges munkautasításk kiindulási váltzatát, amely a csatlakztatáskr kerül testreszabásra, véglegesítésre. Üzletmenet flytnssági terv El kell készíteni azkat a szabályzáskat, amelyek az ASP szlgáltatásainak körébe tartzó e-ügyintézési szlgáltatáskra vnatkzóan megfelelı üzletmenetflytnsságt biztsítják. Ennek részeként szükséges bemutatni az elektrnikus ügyintézés ellehetetlenülése esetén alkalmazandó alternatív ügyintézési módkat, valamint a nrmál ügymenetre való visszatérést követıen elvégzendı lépéseket. 5
Önkrmányzati hatósági ügyintézési mőködési mdell A mőködési mdell részeként el kell készíteni az ASP szlgáltatáskat megvalósító rendszerelemek részletes funkcinális mőködési leírását. A funkcinális mőködés leírását a felhasználói flyamat szemléletben kell elkészíteni. Be kell mutatni a felhasználó (ügyintézı vagy önkrmányzati ügyfél) által végigjárandó flyamatt, azk egyes lépéseit és azt, hgy ezeket a lépéseket hgyan támgatják a rendszerek. El kell készíteni az ASP közpnt által kezelt adatk magas szintő adatmdelljét és az adatvédelemmel kapcslats magas szintő követelményeket. 1.3 Követelmények 1.3.1 Általáns követelmények Az eljárásk kialakítását úgy kell megvalósítani, hgy azk biztsítsák a 1044/2005. (V. 11.) Krm. határzat szerinti 3. szintő szlgáltatást (kétirányú interakciót biztsító szlgáltatás, amely közvetlen vagy ellenırzött kitöltéső dkumentum segítségével történı elektrnikus adatbevitel és a bevitt adatk ellenırzése. Az ügy indításáhz, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcslódó közigazgatási döntés /határzat, egyéb aktus/ közlése, valamint a kapcslódó illetékvagy díjfizetés hagymánys útn történik.). Az ASP közpntnak lehetıvé kell tennie 4-es szintő szlgáltatáskat is, legalább az elektrnikus fizetés terén. Az kialakíttt mdellnek az általáns jgszabályi követelményeknek való megfelelésen túl részletesen ki kell térnie, az elektrnikus közigazgatást megalapzó, jelen mellékletben részletezett jgszabályknak való megfelelésre. Az elektrnikus közigazgatási szlgáltatásk szabályrendszerét úgy kell kialakítani, hgy a kialakíttt flyamatk kihasználják a mdern, hatékny ügyvitel szervezési elvekben rejlı hatéknysági, flyamatgyrsítási és egyszerősítési lehetıségeket. (pl.: autmatikus KR irat letöltés, érkeztetés, iktatás, szignálás, elektrnikus őrlapkban rögzített adatk autmatikus eltárlása adatbázisban, dupla adatrögzítés elkerülése, autmatikus döntés, illetve döntés elıkészítés) A kidlgzás srán figyelemmel kell lenni a tervezett ASP közpnt szlgáltatási és alkalmazás prtfóliójára is, törekedni kell az alkalmazáskban, azk integrált együttmőködésében rejlı flyamatgyrsítási, hatéknyság javítási lehetıségek kihasználásában. A különbözı településtípusk eltérı feladat- és hatáskörébıl adódó igényeit azkhz szükség szerint illeszkedı flyamatkkal, funkciókkal kell kiszlgálni. Az igazgatásszervezési mdellnek választ kell adnia a különbözı mérető települési önkrmányzatk, önkrmányzati társulásk, kistérségi szervezetek és hivatalaik eltérı igényeire, eltérı mőködésszervezésére, és az alkalmazásk szőkített funkciókkal történı igénybevételének lehetıségére. A mdell adjn megldást arra a kérdésre, hgy az egyes flyamatlépéseket és annak elvégzéséhez kapcslódó szerepköröket miként hanglja össze. Ennek srán figyelembe kell vennie az eltérı szervezeti struktúrával és létszámkerettel rendelkezı önkrmányzatk mőködését. (Pl.: a kisebb önkrmányzatk kisebb létszámmal ás egyszerőbb döntési struktúrával rendelkeznek, ezért a rendszernek úgy kell támgatnia ezt, hgy az alkalmazás használata ne kzzn szükségtelen többletmunkát számukra.) A mőködési mdellt és az alkalmazásk funkcinális specifikációját, rendszertervét úgy kell kialakítani, hgy az maximálisan támaszkdjn a közpnti rendszer által nyújttt szlgáltatáskra. 6
Minden lyan esetben, amikr az ügy jellege ezt megengedi, törekedni kell az elektrnikus, egykapus ügyintézés elıtérbe helyezésére, és lyan flyamatkat kell kialakítani, amelyek jól látható módn közvetítik az ügyfelek számára az elektrnikus szlgáltatásk elınyeit. Például, de nem kizárólagsan a következı elınyöket: Átláthatóság: az ügyfelek mindig kaphassanak képet arról, hgy az elindíttt ügyük hl tart. Letagadhatatlanság: az ügyvitelt lyan elvek szerint kell szervezni, hgy az elektrnikus ügyintézés lépései letagadhatatlank legyenek. Az ügyfél minden számára lényeges lépésrıl kapjn értesítést, visszaigazlást (elektrnikus útn). Autmatizáltság: az ügyintézés azn lépéseit, ahl emberi döntés nem szükséges, autmatizálni kell, ezzel is elısegítve az ügyintézés gyrsaságát, az adminisztrációs terhek csökkentését. Hitelesség: az ügyvitelhez kapcslódó döntések és elektrnikus levelezések srán biztsítani kell, hgy az ügyben eljáró személyek, és az ügyfél személye hitelesen aznsítható legyen. 1.3.2 Hatósági ügyintézés a KR rendszeren keresztül A Ket. értelmében az elektrnikus hatósági ügyintézéssel kapcslats alapvetı elvárás, hgy az ügyfelekkel történı hivatals, írásbeli elektrnikus kapcslattartás a közpnti rendszer szlgáltatásainak igénybevételével valósuljn meg. Az önkrmányzati elektrnikus ügyintézési mdell és flyamatszervezés keretében ki kell dlgzni az általáns ügyviteli flyamatkat, és az egyes eljáráskn belül alkalmazandó lépéseket. Az alábbi ábrán az elektrnikus, kérelemre induló hatósági ügyintézés általáns, magas szintő, egyszerősített mőködési mdellje szerepel. Az általáns ügyviteli flyamatkat, és az egyes eljárásk lépéseit ehhez illeszkedve kell kialakítani. Ügyfél Önkrmányzati rendszer KR rendszer Biztsítani kell, hgy az egyes hatósági eljáráskhz szükséges infrmációk, dkumentumk és feltételek definiálásra kerüljenek, és a hatósági eljárás megkezdéséhez szükséges nymtatványkkal együtt mindenki számára, krlátzás nélkül elérhetıek legyenek. Elektrnikus, államigazgatási hatósági ügyintézés csak a KR rendszer szlgáltatásain keresztül indítható. 7
A kialakíttt rendszernek biztsítania kell mind az önkrmányzatk által rendszeresített, mind a hatósági eljárásban általánsan használható nymtatványk feldlgzhatóságát. Hatósági ügyintézés - ügyirat feldlgzása Ügyfél Önkrmányzati rendszer KR rendszer Aznsítás hivatali kapun Start Ügyiratk letöltése szervezeti pstafiókból Ügyiratk elhelyezése ügyiratkezelı rendszerben Érkeztetés, szignálás, iktatás Tájékztatás ügyfél értesítési tárhelyére Ügyfélértesítés szükséges? Ügyintézés * Ügyfél értesítése emailben Jóváhagyás, kiadmányzás, Iktatás Döntés elıkészítése email Elektrnikus válasz? Expediálás Válasz elhelyezése ügyfél értesítési tárhelyére Pstázás Észszerő csprtsításkkal élve sabln eljáráskat kell kidlgzni a különbözı mérető és hatáskörő önkrmányzatk számára. A kialakíttt mdelleknek be kell mutatniuk az eljárásk lépéseit, a szükséges döntési pntkat, a KR rendszerhez való kapcslatt, az egyes szakrendszerekhez történı kapcslódást, az autmatikusan elvégzendı lépéseket és az ügyféllel töténı kmmunikációt és annak módját. Ügyfél Önkrmányzati rendszer KR rendszer 1.3.3 A figyelembe veendı fıbb jgszabályk: 2004. évi CXL. törvény (Ket.) a közigazgatási hatósági eljárás és szlgáltatás általáns szabályairól 1995. évi LXVI. törvény a köziratkról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl 8
12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektrnikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dkumentumk részletes technikai szabályairól 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dkumentumkról elektrnikus útn történı máslat készítésének szabályairól 195/2005. (IX. 22.) Krm. rendelet az elektrnikus ügyintézést lehetıvé tevı infrmatikai rendszerek biztnságáról, együttmőködési képességérıl és egységes használatáról 182/2007. (VII. 10.) Krm. rendelet a közpnti elektrnikus szlgáltató rendszerrıl 335/2005. (XII. 29.) Krm. rendelet, a közfeladatt ellátó szervek iratkezelésének általáns követelményeirıl 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatt ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szftverekkel szemben támaszttt követelményekrıl 18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet a közzétételi listákn szereplı adatk közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról 2005. évi XC. törvény az elektrnikus infrmációszabadságról 305/2005. (XII. 25.) Krm. rendelet a közérdekő adatk elektrnikus közzétételére, az egységes közadatkeresı rendszerre, valamint a közpnti jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vnatkzó részletes szabálykról 1993. évi III. törvény a szciális igazgatásról és szciális ellátáskról 62/2006. (III. 27.) Krm. rendelet az egyes pénzbeli szciális ellátásk elszámlásának szabályairól 63/2006. (III. 27.) Krm. rendelet a pénzbeli és természetbeni szciális ellátásk igénylésének és megállapításának, valamint flyósításának részletes szabályairól 1990. évi C. törvény a helyi adókról 217/1998. (XII. 30.) Krm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl 133/2007. (VI. 13.) Krm. rendelet az üzletek mőködésének rendjérıl, valamint az egyes üzlet nélkül flytatható kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeirıl 1990. évi V. törvény az egyéni vállalkzásról 2005. évi CLXIV. törvény a kereskedelemrıl 80/1999. (VI. 11.) Krm. rendelet a telepengedély alapján gyakrlható ipari és szlgáltató tevékenységekrıl, valamint a telepengedélyezés rendjérıl 1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelmérıl 252/2006. (XII. 7.) Krm. rendelet a településrendezési és az építészeti-mőszaki tervtanácskról 249/2000. (XII. 24.) Krm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámlási és könyvvezetési kötelezettségének sajátsságairól 2007. évi CLXIX. törvény a Magyar Köztársaság 2008. évi költségvetésérıl 1990. évi XCIII. törvény az illetékekrıl (Harmadik rész) 1952. évi IV. törvény a házasságról, a családról és a gyámságról 1997. évi XXXI. törvény a gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról 9
2 Az ASP közpnt alkalmazásaival kapcslats elvárásk Az e-közigazgatási Keretrendszerben fglalt szempntk alapján jelen fejezetben meghatárzásra kerülnek az önkrmányzati ASP közpntk minimálisan biztsítandó prtfóliójával szembeni elvárásk. Az alkalmazás prtfólió elemeinek biztsítaniuk kell a Ket. által elıírt elektrnikus ügyintézés lehetıségét azkban az esetekben, amikr az ügy természetébıl fakadóan a flyamatk szervezésével az megvalósítható, illetve azt jgszabályi rendelkezés nem zárja ki. Az alkalmazáskat úgy kell kialakítani, hgy azk biztsítsák 1044/2005. (V. 11.) Krm. határzat 3. szintjének megfelelı szlgáltatási szintet.( kétirányú interakciót biztsító szlgáltatás, amely közvetlen vagy ellenırzött kitöltéső dkumentum segítségével történı elektrnikus adatbevitel és a bevitt adatk ellenırzése. Az ügy indításáhz, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcslódó közigazgatási döntés (határzat, egyéb aktus) közlése, valamint a kapcslódó illeték- vagy díjfizetés hagymánys útn történik. ) Azkban az esetekben, ahl azt az ügy jellege és az ügyféligények indklják, 4- es szintő szlgáltatást kell biztsítani. ( Teljes n-line tranzakciót (ügyintézési flyamatt) biztsító szlgáltatás, amikr az ügyhöz kapcslódó közigazgatási döntés is elektrnikus útn kerül közlésre, illetve a kapcslódó illeték- vagy díjfizetés elektrnikus útn is intézhetı. ) Az alkalmazáskat ennek megfelelıen, de legalább a 3-as szint és az elektrnikus fizetés együttes lehetıségének biztsításával kell megvalósítani. Az alkalmazás-prtfólió minimálisan meghatárztt funkcinalitását vagy egymással együttmőködı alkalmazáskkal vagy egy integrált rendszer mduljaiként biztsítani kell. Az alkalmazás-prtfólió kialakításakr megengedett, hgy az eltérı településmérethez, a régióban elterjedt megldáskhz és ügyféligényekhez illeszkedıen egy-egy szakrendszert akár több alternatív alkalmazás implementálásával valósítsn meg az ASP közpnt. Ez esetben is követelmény, hgy minden alternatív alkalmazás feleljen meg a pályázatban megkövetelt minimális funkcinális követelményeknek. A szakrendszerenként jelen kiírásban rögzített funkcinális követelmények azt rögzítik, hgy az adtt szakrendszer, mint szlgáltatás nyújtásakr az ASP közpntnak milyen funkciókat kell biztsítani az önkrmányzatknak. A szakrendszerenkénti funkció bntás nem kötelezı elıírás arra vnatkzóan, hgy adtt funkciót melyik szakrendszerben kell ténylegesen prgramzás-technikailag implementálni. (Például: A szciális rendszer követelményeinek része házipénztár funkció. Ha egy önkrmányzat szciális rendszert vesz igénybe akkr a házipénztár funkciót biztsítani kell számára. Ez történhet úgy is, hgy maga funkció prgramzástechnikailag egy gazdálkdási rendszer részét képezi.) A részterületeknél felsrlt eljáráskat az egyes alkalmazásknak feltétlenül támgatniuk kell, aznban a listák nem tekinthetıek teljes körőnek, iránymutatásként szlgálnak. 10
2.1 Általáns elvárásk A felsrlt felhasználói követelmények amennyiben az adtt alkalmazásnál értelmezhetı betartása kötelezı. 2.1.1 Jgszabályi megfelelés A szlgáltatásként nyújttt alkalmazásknak meg kell felelni a vnatkzó jgszabályknak, a jgszabályi környezet váltzásait legkésıbb az adtt jgszabály hatálybalépéséig, vagy a jgszabályváltzásban elıírtak szerint le kell követni. 2.1.2 Elvárásk a kialakíttt architektúrával szemben A felsrlt architektúrális követelmények amennyiben az adtt alkalmazásnál értelmezhetı betartása kötelezı. Felhasználó ldali platfrmfüggetlenség: Operációs rendszer szinten: A szlgáltatónak lyan alkalmazást kell szlgáltatnia, amely perációs rendszer tekintetében a Magyarrszágn használt PC kliensek legalább 80%-án futtatható. Böngészı szintjén: Az alkalmazásk kliens ldaln ne csak egy gyártó szftvereivel legyenek használhatóak, hanem többféle böngészı (pl.: Internet Explrer, Firefx) alkalmazását is tegyék lehetıvé. Irdai szftverek szintjén: Az alkalmazásk tegyék lehetıvé, hgy többféle irdai prgramcsmag (MsOffice, OpenOffice) használatával is mőködıképesek legyenek. Terméktámgatás: A szlgáltatásként nyújttt alkalmazásnak a gyártó vagy fejlesztı (ill. a terméktámgatásra a gyártó vagy fejlesztı által felhatalmaztt szervezet) által támgattt alkalmazásnak kell lenni. Rbsztus architektúra: Az alkalmazásk architektúráját úgy kell megtervezni és megvalósítani, hgy az képes legyen a megcélztt számú felhasználó biztnságs és gyrs kiszlgálására. Kliens- szerver architektúra: A szlgáltattt alkalmazás lehetıség szerint hárm vagy több, de minimum két rétegő architektúrára épüljön. Méretezhetıség: Az alkalmazásk architektúrájának (hardver és szftver) biztsítania kell a megcélztt felhasználó számhz szükséges méretre való felbıvítését és a késıbbi prtfólió és ügyfélkör-növekedésbıl származó igényeknek való megfelelés lehetıségét. Hibatőrı, redundáns kialakítás: A szlgáltató közpntknál lyan mértékben szükséges hibatőrı, redundáns infrastruktúrát kialakítani, amely összhangban áll a vállalt szlgáltatási szint (kiemelten a rendelkezésre állás) paraméterekkel. 11
Felhasználói interfész: Az alkalmazásk felhasználói interfészét mind az ügyintézıi, mind pedig ügyfél ldali megjelenésre vnatkzóan az egyes alkalmazásk esetében úgy kell kialakítani, hgy azk biztsítsák az alkalmazás képernyık, ldalak elvárható sebességő, elérhetıségét az általánsan elterjedt, kereskedelmi frgalmban rendelkezésre álló szélessávú internet kapcslatkn keresztül. Válaszidı: A kliens ldali alkalmazás szerver-kliens kmmunikációt nem igénylı mőveleteinek (képernyıváltásk, adatrögzítés - mezıváltásk, adatbevitel, input adatk validálása -, lkálisan rendelkezésre álló adatk megjelenítése mind az ügyintézıi, mind pedig ügyfél ldali megjelenésre vnatkzóan) válaszideje jellemzıen legyen kevesebb, mint 1 másdperc, de nem haladhatja meg a 3 másdpercet. A szerver-kliens kmmunikációt igénylı nline tranzakciós mőveletek (kis adattartalmú, egyedi tranzakciók) válaszideje az önkrmányzatktól elvárt minimális Internet sávszélesség esetén jellemzıen legyen kevesebb, mint 3 másdperc, de nem haladhatja meg a 6 másdpercet. Kapcslódás a KR rendszerhez Az architektúrának maximálisan támgatnia kell a közpnti rendszer szlgáltatásainak elérhetıségét, integrációját. A rendszerkialakításnál figyelembe kell venni a KR rendszer már megvalósult, és a jelenleg kialakítás alatt lévı funkcinalitásait is ly módn, hgy azk a bevezetett KR funkcinalitásra vnatkzóan kötelezıen alkalmazandók, a flyamatban lévı KR fejlesztésekre vnatkzóan azk késıbbi integrációját nem kizáró megldáskat tartalmazzn ly módn, hgy a késıbbi integráció költséghatéknyan, gyrsan biztsítható legyen. Az adatk exprtálása és imprtálhatósága A rendszerekben szereplı adatk (ügyféladat, mőködési adat stb.) tulajdnsa az adtt szlgáltatást igénybevevı szervezet. Az alkalmazásknak lehetıvé kell tennie, hgy azkból szabványs, általánsan elterjedt frmátumban egyszerően kiexprtálhatóak legyenek a nyilvántarttt (törzs, ügyintézési, stb.) adatk. 2.1.3 Általáns felhasználói követelmények 2.1.3.1 Felhasználói felület Ergnmikus felhasználói felületek: Az alkalmazásk képernyıit, kezelıfelületét ly módn kell kialakítani, hgy azn a nagy mennyiségő ügyintézés és iratkezelés egyszerően végrehajtható legyen. Az önkrmányzat ügyfelei felé látszó felületet (pl.: önkrmányzati Prtál) úgy kell kialakítani, hgy azk egy átlags internetes / számítógépes ismerettel rendelkezı számára külön ktatás, tanflyam nélkül értelmezhetı, használatt tekintve egyszerő és felhasználó barát legyen. Magyar nyelvő felhasználói felület: Az alkalmazásk biztsítsanak teljes körő magyar nyelvő környezetet a felhasználói felületen (teljes a magyar ékezetek 12
alkalmazása, magyar nyelvőek a legördülı és hierarchikus menük, a nézetek, a megtekintési listák, a mezınevek, a gmbk, a hibaüzenetek, az összes, illetve az aktuális mőveletre vnatkzó súgó infrmációk stb.). Egér és billentyőkezelés: Az alkalmazásk tegyék lehetıvé a mezık, menük gmbk kiválasztását egér és billentyőkezeléssel is. Felületek áttekinthetısége: A beviteli és megjelenítési felületek legyenek átláthatóak, a lgikailag összetartzó adatk mezıi külön tab füleken kerüljenek elhelyezésre. Egységes kezelıi felületek: Az alkalmazásk biztsítsák az egységes kezelıi felületek kialakítását, ezáltal a felhasználók számára egyszerővé, magától értetıdıvé téve az egyes szakrendszerek használatát. Egységes hibaüzenetek: Az alkalmazásk a hibaüzeneteket egységesen kezelje, azkat azns módn jelenítse meg. 2.1.3.2 Munkaflyamat támgatás Ügyviteli flyamatk támgatása: A felhasználói felületeket, adatcsprtkat a fejlesztık a különbözı ügyek életútjának, az ügyviteli flyamat mzzanatainak megfelelı srrendben alakítsák ki. Adatbevitel ellenırzés: Az egyes alkalmazáskban az adatbevitelt közpntilag karbantarttt szótárak, lgikai- és frmátumellenırzések támgassák. Az alkalmazásk tagadják meg a hiánys, lgikailag nem megfelelıen kitöltött adatlapk elküldését, a hibák kát annak kijavításának módját feltüntetve egyértelmő üzenettel - tüntessék fel, és kijavításukig utasítsák vissza az adatlapk elküldését. Kötelezıen beviendı adatk ellenırzése: Az egyes alkalmazásk legyenek képesek a kötelezıen beviendı adatk ellenırzésére, az alkalmazáskban definiálható legyen, hgy az ügyintézés biznys fázisaiban mely adatk kitöltése kötelezı. Kötelezı mezık jelölése: Az alkalmazásk a felhasználó számára egyértelmő módn, egységes módn jelezzék a kötelezıen kitöltendı mezıket. Jgi szabályzásnak megfelelı ügyintézés: Az elvárható mértékig, az alkalmazásba épített belsı kntrlk segítségével, az alkalmazás csak a jgi szabályzásnak megfelelı mőködést engedje meg a felhasználóknak. Adatk átmeneti mentése: Ott ahl ezt az ügy jellege, az adatlap bnylultsága indklja az alkalmazásk biztsítsák a részben kitöltött adatlapk mentését és késıbbi flytatásának lehetıségét, adjanak megldást az adatkapcslat megszőnését követıen a munka flytatására. Adatk öröklése: Az alkalmazásk a többszörös adatrögzítés elkerülése érdekében biztsítsanak lehetıséget az új ügyek, illetve iratk esetén a már elızıleg felvitt adatk közül meghatárztt adatkörök öröklésére. 13
Alapértelmezett értékek: Az alkalmazásk párbeszédablakainak, mezıinek (szükség esetén akár felhasználói szerepkör, szervezeti egység függıen is) lehessen megadni alapértelmezett értékeket az adatbevitel gyrsítása érdekében. Felhasználói csprtnként eltérı adattartalmú felületek: Az alkalmazásk szükség szerint biztsítsanak a különbözı felhasználói csprtk számára eltérı adattartalmú felületeken keresztül történı adatmegjelenítést és minden felhasználó számára, a jgsultságaiból fakadó adatk teljes körének megtekintését. Vágólap funkció: Az alkalmazásk legyenek képesek kezelni az perációs rendszerek által felkínált átmeneti adattárló (vágólap) lehetıségeit a máslbeilleszt mőveletek elvégzéséhez. Billentyőkmbinációk: Az alkalmazásk biztsítsák az egyes szakrendszerekben használt azns kulcs mőveletek azns gyrsbillentyőkkel való elérését, gyrsítva ezzel a munkavégzést. Tömeges mőveletek támgatása: Az alkalmazásk a felhasználói jgsultságk függvényében nyújtsanak lehetıséget az ügyekkel végzett tömeges mőveletek hatékny végrehajtására. Személy által felügyelt autmatizált aláírás: Az alkalmazásk biztsítsanak lyan, az elektrnikus dkumentumk tömeges aláírását lehetıvé tevı elektrnikus aláírási flyamatt, amely srán az aláíró személy azt követıen, hgy az aláírás alapjául szlgáló elektrnikus dkumentumk mintaszövegének és a mintaszövegben helyettesítésre kerülı adatk listájának megtekintése lehetıvé vált, a már egyediesített elektrnikus dkumentumkat egyenként, autmatizált útn minısített elektrnikus aláírásával ellátja. Adatk rendezése: Az alkalmazásk az önkrmányzati igényeknek megfelelıen lgikus rendben, csak az adtt ügyviteli, ügyintézési tevékenységre, funkcióra kncentrálva rendezzék az adatkat. Ezáltal az alkalmazásk biztsítsák a kezelı számára az egyszerő eligazdást, a hatékny munkavégzést. 2.1.3.3 Adminisztrációs lehetıségek Adminisztrációs mdul: Az alkalmazásk rendelkezzenek adminisztrációs mdullal, amelyen az alkalmazásgazdák az adminisztrációs tevékenységeket ellátják. Alkalmazásgazdai funkciók: Az alkalmazásk biztsítsák, hgy azk az alkalmazás gazdai funkciók, amelyeket a felhasználók nem hajthatnak végre, külön, csak az alkalmazás gazdák részére legyenek elérhetık. Közös címtár: Az alkalmazásk közös címtár mduln keresztül biztsítsák a felhasználók különféle felhasználói csprtkhz rendelését, szerepköreinek megadását, helyettesítését. 2.1.3.4 Helyettesítés Helyettesítés megvalósítása: Az alkalmazásk ldják meg a felhasználók helyettesíthetıségét úgy, hgy ehhez ne legyen szükség a felhasználói aznsítók és jelszavak átadására. 14
Helyettesítési beállításk: Az alkalmazásk esetében az alkalmazásgazdák definiálhassák azkat a felhasználókat, akik más felhasználókat helyettesíthetnek, így minden felhasználó a saját nevében, a saját aznsítójával végezhesse a munkáját. Helyettesítés naplózása: A helyettesített felhasználó nevében végzett tevékenységek kerüljenek naplózásra az alkalmazáskban, pntsan jelölve azt, hgy az adtt tevékenységet helyettesként végezte a naplóztt felhasználó. Replikaknfliktus felldása: A szállító adjn megldást arra, hgy a helyettesítı és a helyettesített egy idıben is végezhessen adatrögzítést a replikaknfliktus veszélye nélkül. 2.1.3.5 Adatbiztnsággal kapcslats követelmények: Adatkhz való hzzáférés szabályzása: Az alkalmazásk legalább szerepkör alapú jgsultságkezelést biztsítsanak, és ez alapján tegyék lehetıvé az egyes feladatkörökhöz tartzó megfelelı jgsultsági szintek kialakítását, amelyek egyben szabályzzák az adathzzáféréseket is. Dkumentumkhz való hzzáférés: Az alkalmazáskban az elektrnikus, illetve digitalizált csatlt dkumentumk hzzáférhetıségét jgsultsághz, szerepkörhöz, szervezeti egységhez, illetve felhasználóhz rendelve lehessen megadni. Több felhasználói szerepkör betöltése: Az alkalmazásk biztsítsanak lehetıséget a hzzáférési jgsultságk kezelésénél egy felhasználó több felhasználói szerepkörrel történı felruházására és több szerepkörben végzett feladat ellátásának biztsítására ID váltás nélkül. Felhasználó aznsítás: Az alkalmazásk tegyék lehetıvé a jelszavak felhasználó általi váltztatását. Az alkalmazásk támgassák a megfelelı plicy-k (megfelelı erısségő jelszavak és azk rendszeres cseréje) bevezetését a jelszavak megadásáhz. Az alkalmazásk a jelszavakat csak titksítva tárlhatják. Inaktív idı szabályzhatósága: Az alkalmazáskban szabályzni kell, hgy mekkra az az inaktív felhasználói idı, amely után az adatkapcslatt meg kell szüntetni, a felhasználót autmatikusan ki kell jelentkeztetni az alkalmazásból. Adatbevitel szabályzása: Az alkalmazásk biztsítsák, hgy a törzsjellegő adatk esetében az adatbevitel srán ne legyen közvetlen adatbázis hzzáférés (kétszintő knfirmáció). Adattárlási elıírásk: Az alkalmazásk biztsítsák a vnatkzó adatvédelmi törvény elıírásainak megfelelıen a különbözı típusú adatk egymástól való elkülönítését, illetve azk felhasználói és adatbázis szinten történı szükséges szeparációját. Újraindíthatóság: Az alkalmazásk rendelkezzenek azzal a képességgel, hgy egy újraindítást szükségessé tevı esemény elıtt az összes flyamatban lévı feldlgzási lépést lezárnak, minden lyan adatt elmentnek, amelyek feldlgzás alatt vannak, valamint az alkalmazásk az újraindítás srán az adatbázist lyan 15
állaptba hzzák, hgy a leállás ne kzzn semmilyen veszteséget. Elıre nem várt szlgáltatás-kimaradás esetén az adatbázisban tárlt adatk legyenek visszanyerhetık, és az alkalmazás legyen egyszerően újraindítható. Adatbázis és az applikáció sérthetetlensége: Az perációs rendszer paraméterezése, hanglása, beállításainak ptimalizálása az adatbázis és az applikációk biztnságát nem veszélyeztetheti. Rendszerszintő hibaüzenetek felhasználók elıl való elrejtése: Az alkalmazásk rejtsék el a rendszer szintő hibaüzeneteket a felhasználók elıl, és autmatikusan (pl. e-mailben) értesítsék az infrmatikai ügyfélszlgálatt a hibáról. Kapcslódó rendszerek hibaüzeneteinek kezelése: Az alkalmazásk kezeljék (rejtsék el, vagy dlgzzák fel) a kapcslódó alkalmazásk, rendszerek hibaüzeneteit a felhasználók elıl. A kapcslódó alkalmazásk, rendszerek hibái esetén megjelenı üzenetek a felhasználó számára érthetı, magyar nyelvő szövegek legyenek, melyek tájékztatják a teendıit vagy lehetıségeit. A tényleges rendszerszintő vagy egyéb hibákról a rendszereknek az IT ügyfélszlgálatt autmatikusan tájékztatniuk kell, illetve a hibákat naplózniuk szükséges. Naplózás: Az alkalmazásk a mőködés srán a felhasználói tevékenységre vnatkzó és az üzemszerő eseményekre vnatkzó naplózási feladatkat is lássanak el. A napló ne csak a szőken vett adatbázis-mőveleteket tartalmazza, hanem az alkalmazás mőveleteinek naplózása is szükséges (például rendszerindítás, -leállás, sikeres/sikertelen bejelentkezés stb.) Az alkalmazásk flyamatsan naplózzák idırendben az összes feldlgzási lépést, az azk által kezelt és módsíttt adatk körét, a flyamatt indító felhasználók szerint. Cél, hgy visszamenıleg is követni lehessen az adathzzáféréseket és utólag is ellenırizni lehessen azk jgsságát. A naplók tartalma ne legyen módsítható, valamint a naplót csak megfelelı jgsultsággal rendelkezı felhasználók lvashassák. Átadás, átvétel biznylatlása: Az ügyek, illetve iratk alkalmazáskban történı átadása, átvétele, illetve a módsításk adatai ki és mikr végezte kerüljenek autmatikusan biznylatlásra. Az irathz kapcslódó adatk módsítása esetén az alkalmazásk tárlják az adatk krábbi értékét is. Adatk mentése, archiválása: Az alkalmazásk leállítása nélkül legyen lehetséges az adatk és rendszerek idıszaks (napi, heti, havi, éves), idısrs mentése, teljes körő és inkrementális mentésekkel. A rendszerek tegyék lehetıvé a rendszer és rendszerparaméterek mentését is (sys back-up). Adatk és a rendszer visszatöltése: A rendszerek biztsítsák a mentett adatk és a rendszerparaméterek hibamentes, knzisztens visszaállítását. Mentett és archivált adatk kezelése: Az adatk mentésére és archiválásra lyan eljárást és eszközt kell alkalmazni, amely biztsítja a megfelelı gyrsaságú és szintő hzzáférést az archivált adatkhz. Az üzemi adattartalm 16
veszélyeztetése nélkül legyen lehetıség az archív adatk visszatöltésére, az adatkban történı keresésre. Adatk elérhetısége: Az elektrnikus adathrdzókn tárlt adatk, állmányk utólags ellvasását, használatát mindenkr biztsítani kell az erre szlgáló eszközök esetleges módsítása, cseréje esetén is. Titksíttt csatrna biztsítása: Követelmény, hgy a szlgáltató közpntk és az önkrmányzatk között az adatcsere megfelelıen titksíttt csatrnákn történjen. Az ASP szlgáltatók elérése alapvetıen kétféle módn történhet: Elektrnikus krmányzati gerinchálózatn (EKG) keresztül: Amennyiben az önkrmányzatknak, illetve szlgáltató közpntnak lehetıségük van csatlakzni a krmányzati gerinchálózatra (EKG), ebben az esetben a biztnságs kapcslat megldtt Az önkrmányzatk és a szlgáltató közpntk az EKG-hz VPN kapcslatn keresztül is csatlakzhatnak. Bérelt vnali kapcslat segítségével Az önkrmányzatk adatainak védelme: Követelmény hgy az egyes önkrmányzatk adataihz az ASP közpnt által kiszlgált többi önkrmányzat ne férjen hzzá. Ezt rbsztus, iparági legjbb gyakrlatkn alapuló megldáskkal kell biztsítani, és a jelen követelményekkel kapcslats szabályzáskat és garanciákat az ÁSZF-ben rögzíteni kell. 2.1.3.6 Vezetıi ügykövetés Vezetıi ügykövetés: Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget az ügyintézési flyamatk elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratk aktuális státuszának és a már végrehajttt tevékenységeknek, valamint azk idıigényének nymn követésére, határidık és betartásuk figyelésére. Tranzakciós adatk mnitrzása: Az alkalmazás tegye lehetıvé különbözı tranzakciós adatk (pl. az ügyfelek által indíttt ügyek száma, átlags ügyintézési idık alakulása, egy ügyhöz kapcslódó átlags tranzakció szám, stb.) nymn követését, ellenırzését. Listák, jelentések készítése: Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget különbözı, önkrmányzat által igényelt lekérdezések, riprtk elkészítésére, és a riprtk elkészítését követıen azk tetszıleges idıpntban történı lefuttatására, elmentésére, kinymtatására. 2.2 Elvárásk szakrendszerenként 2.2.1 Iratkezelı és wrkflw alkalmazás 2.2.1.1 Általáns leírás Az Iratkezelı és wrkflw rendszert úgy kell kialakítani, hgy az egyrészrıl megfeleljen a hatálys jgszabályknak, másrészrıl biztsítsa a váltztatás lehetıségét a megfelelı jgkövetés érdekében. 17
Az iratkezelı rendszerekkel kapcslats követelményeket elsısrban a következı jgszabályk tartalmazzák: 335/2005. (XII. 29.) Krm. rendelet, a közfeladatt ellátó szervek iratkezelésének általáns követelményeirıl 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatt ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szftverekkel szemben támaszttt követelményekrıl 1995. évi LXVI. törvény a köziratkról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl 2004. évi CXL. törvény (KET) a közigazgatási hatósági eljárás és szlgáltatás általáns szabályairól 182/2007. (VII. 10.) Krm. rendelet a közpnti elektrnikus szlgáltató rendszerrıl 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektrnikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dkumentumk részletes technikai szabályairól 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dkumentumkról elektrnikus útn történı máslat készítésének szabályairól 195/2005. (IX. 22.) Krm. rendelet az elektrnikus ügyintézést lehetıvé tevı infrmatikai rendszerek biztnságáról, együttmőködési képességérıl és egységes használatáról Az iratkezelı rendszer feladata az önkrmányzati iratkezelési és általáns ügyintézési tevékenységek támgatása, legalább a vnatkzó jgszabálykban elıírt funkcinalitás biztsításával. Ennek érdekében szabványs kapcslatkn keresztül biztsítania kell az infrmációk áramlását a helyi szakrendszerek között, és a közpnti rendszer megfelelı funkcióinak használatát. Gndskdnia kell tvábbá az iratk iktatásáról, érkeztetésérıl, tárlásáról, a megfelelı iratminták és sablnk használatáról, az ügyintézési flyamatk támgatásáról és a megfelelı ügykövetésrıl. 2.2.1.2 Belsı mőködést támgató funkciók Iktató alrendszer Az iktatási funkciót ellátó rendszerrel szembeni elvárásk a következık: Az alrendszer gndskdjn a mindenkri érvényes jgszabályban elıírt adattartalm tárlásáról. Elektrnikus dkumentum esetén biztsítsa hivatkzásn keresztül az iratk elérhetıségét a dkumentumtárban,. Az alrendszernek biztsítania kell az elıírt iratkezelési eljárásk támgatását. Az alkalmazás biztsítsa a 24/2006 (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletben elıírt funkciókat: Krlátlan számú iktatókönyv kezelése, megnyitása, lezárása Irattári terv létrehzása, kezelése, módsítása Iratk elektrnikus iktatókönyvbe iktatása Elektrnikus iratk nyilvántartásba vétele, tárlása, elıhívása 18
Vegyes (papír alapú és elektrnikus iratkat is tartalmazó) ügyiratk kezelése Iratk metaadatainak tárlása, kezelése Iratk mzgásának nymn követése Ügyiratk felülvizsgálata, selejtezése Iratk adatainak exprtálása, imprtálása Tárlt iratk megjelenítése, nymtatása Elektrnikus aláírásk kezelése Az iktató alrendszertıl elvárt fıbb funkciók a fent felsrlt jgszabályk alapján: Iratk érkeztetése: minimálisan az érkezett küldemény érkeztetési számának, küldıjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt pstai küldeménynél a küldemény pstai aznsítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele Iratk iktatása (az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása, a 335/2005. (XII. 29.) Krm. rendelet IV. fejezetének megfelelıen) Iratk ügyintézıhöz, csprthz rendelése (szignálás a 335/2005. (XII. 29.) Krm. rendelet IV. fejezete szerint) Kiadmányzás (a 335/2005. (XII. 29.) Krm. rendelet IV. fejezete szerint) Expediálás támgatása (335/2005. (XII. 29.) Krm. rendelet IV. fejezetének megfelelıen) Kapcslat a Hivatali Kapuval (iratk letöltése és kimenı iratk elhelyezése) a KIB 21. ajánlásnak megfelelıen Ügyfél értesítések küldése (pl. az ügy felelıs ügyintézıjérıl) Kézbesítés regisztrálása, e-tértivevények kezelése Iktatási vnatkzású metaadatk tárlása (elektrnikus iktatókönyv funkció) Iratk fellelhetıségi helyének tárlása (papíralapú és dkumentumtárban tárlt elektrnikus iratk is) Irat életciklus wrkflw kezelése (érkeztetés, elektrnikus visszaigazlás, iktatás, szignálás, kiadmányzás, expediálás, elektrnikus tájékztatás, archiválás, irattárba helyezés, selejtezés, levéltárba adás a 335/2005. (XII. 29.) Krm. rendelet szerint) Határidı-figyelés (az ügytípushz tartzó válaszadási határidık betartásának ellenırzése) A Mreq2 ajánlással összhangban szükséges az iratkezelı rendszer egyes funkcióinak (iktatás, tárlás, irat- és metaadat-lekérdezés) más rendszerek számára történı hzzáférhetıvé tétele. 19
Dkumentumtárlás A dkumentumtár feladata az elektrnikus iratk (kitöltött őrlapk, elektrnikusan érkezett dkumentumk és szkennelt iratképek) és az azkhz tartzó tartalmi vnatkzású metaadatk tárlása. A dkumentumtár funkció megvalósítható az iratkezelı rendszerben (az iktatási funkciókkal összevntan), de ebben az esetben is biztsítani kell a jgszabály, illetve iratkezelési szabályzat alapján nem iktatandó elektrnikus iratk (pl. határzatk munkaváltzatai, belsı munkaanyagk, stb.) tárlásának és kezelésének lehetıségét is. A dkumentumtár biztsítja a szakrendszerek számára az elektrnikus iratkhz való hzzáférést. A dkumentumtár az alábbi infrmációkat tárlja: A dkumentum tartalmára utaló metaadatk, amelyek alapján kereshetık a dkumentumk. Dkumentumtörténet, aktuális és krábbi verziók A dkumentumk biztnságs tárlást igénylı verziói (iktattt, kiadmányztt váltzatk, vitattt munkaanyagk, stb.) a közpntilag biztsíttt dkumentumtárban helyezendık el. Elektrnikus kézbesítés Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget a kimenı dkumentumk (pl. határzatk) elektrnikus aláírására, elektrnikus kézbesítésére, ügyfél által elérhetı biztnságs elektrnikus tárban való elhelyezésére, és az ügyfél általi átvétel, ellvasás visszaigazlására. Iratminták, sablnk kezelése Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget frma levelek, irat minták nyilvántartására, tvábbá az irat / fgalmazvány készítési feladat srán azk mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratnkénti, illetve tömeges autmatikus kitöltésére, az iratk tartalmának autmatikus kitöltést követı módsítására (pl. indklással), az iratk ügyirathz rendelt elmentésére, autmatikus, tömeges iktatására és az iratk egyedi, vagy tömeges nymtatására. Ügytípushz rendelt iratminták, sablnk kezelése Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget ügytípus függıen frma levelek, irat minták nyilvántartására, tvábbá az irat / fgalmazvány készítési feladat srán azk mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratnkénti, illetve tömeges autmatikus kitöltésére, az iratk tartalmának autmatikus kitöltést követı módsítására (pl. indklással), az iratk ügyirathz rendelt elmentésére, autmatikus iktatására és az iratk egyedi, vagy tömeges nymtatására. Speciális adatk nyilvántartása A rendszer egyéb szakrendszeri alkalmazás hiányában, vagy éppen az annak való adatátadás (pl. szciális rendszernek TB szám átadása) érdekében biztsítsn lehetıséget az egyes ügytípuskba tartzó ügyiratkhz - az iktatási adatkn túl - tvábbi speciális adatk hzzárendelésére, azk rendszerben történı rögzítésére 20
és nyilvántartására (pl. születési dátum, adószám, TB szám, anyja neve stb.), valamint szükség esetén az egyes ügyintézési lépésekben a meghatárztt speciális adatmezık kitöltésének megkövetelésére. Digitalizálás Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget a beérkezı küldemények scannelésére, digitalizálására, és a küldemények elektrnikus máslatának elektrnikus dkumentumtárba helyezésére és kezelésére, valamint azk külsı szervezeteknek szabványs interfészeken történı átadására (a funkció segítségével a teljes ügyintézési flyamat a kézbesítést megelızıen az igényelt kézbesítési frmától függıen legyen papír-mentesíthetı). Pstázás Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget a hivatali iratk pstai útn történı kiküldésének elektrnikus támgatására az alábbi fı funkciókkal: Autmatikus bríték címzés az iktatási adatk alapján és a címzés brítékra nymtatása (megfelelı nymtató szükséges) Tértivevény autmatikus kitöltése a címzett adatkkal és nymtatása RAG szám kisztása Pstai feladójegyzék készítése Ügyfél által átvett küldemények átvételének nyilvántartásba vétele (tértivevények feldlgzása) Elıre definiált ügyintézési flyamat támgatás Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget a rendszeren belül ügyintézési flyamatk definiálására, és elıre definiált ügyintézési flyamattal rendelkezı ügytípusk (telekadó, rendkívüli segély stb.) és ügyszakaszk (elsı fk, fellebbezés stb.) esetében az ügyiratk ügyintézık közti autmatikus, dkumentált átadására, illetve annak követésére az elıre definiált ügyintézési lépéseknek és a lépések tervezett végrehajtási határidejének megfelelıen. Ad-hc ügyintézési flyamat támgatás Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget az elıre nem definiált ügyintézési lépésekkel rendelkezı ügyek esetében, hgy az ügyintézık meghatárzzák az adtt ügyintézés következı lépéseit és azk ellátásának felelıseit, majd a rendszer nymn követi, naplózza a végrehajttt tevékenységeket. 2.2.1.3 Integrációs követelmények Integráció szakrendszerekkel Az iratkezelı rendszer összekapcslása a Hivatal (az igénybe vevı ügyfél önkrmányzat vagy társulás szervezetei) által használt egyéb szakrendszerekkel (például a bejövı iratk iktatási adatainak autmatikus szakrendszernek történı átadása az iratkezelı rendszer által, illetve ellenkezı irányban a kimenı iratk iktatási adatainak autmatikus iratkezelı rendszernek történı átadása a 21
szakrendszer által), a dupla kézi adatrögzítés és az ebbıl származó inknzisztencia elkerülése érdekében. Ügykövetés Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget az ügyintézési flyamatk elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratk aktuális státuszának és a már végrehajttt tevékenységeknek, valamint azk idıigényének nymn követésére. Biztsítsa a Ket.-ben elıírt kötelezı szabvány válaszkat és állaptjelzéseket. Integráció a közpnti rendszerrel Az iratkezelı rendszernek biztsítania kell a közpnti rendszerrel való szabványs elıírt kapcslatt a KIB 21. ajánlásban fglaltak szerint, és az elektrnikus tértivevényrıl szóló elıírásk figyelembevételével. Integráció pénzügyi alkalmazással Az iratkezelı rendszernek a pénzügyi rendszerrel való integrációja keretében, az iratkezelı rendszer tegye lehetıvé a gazdálkdási rendszerrel kapcslats jóváhagyási flyamatk kezelését, a gazdálkdással kapcslats iratk dkumentumk kezelését, tárlását, archiválását. A kötelezettségvállalásk alapját képezı szerzıdések adatait ne legyen szükséges duplán nyilvántartani a pénzügyi és iratkezelı rendszerben is, hanem az adatk autmatikusan átadhatóak, átvehetıek legyenek a rendszerek között. Interfészek Szakrendszerek és iratkezelı rendszer közti interfész: A szakrendszerek és iratkezelı rendszer között lyan interfészeket kell kifejleszteni, amelyek technikai és szemantikai szinten is biztsítják az iratkezelı rendszerek és a szakrendszerek közötti szabványs kmmunikációt. Az interfészeknek egyrészt biztsítaniuk kell, hgy a szakrendszerben készülı kimenı iratk iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárlásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathz iktatószámt generáljn és átadja azt a szakrendszernek, másrészt, hgy a beérkezett iratk iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek a szakrendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található. A kialakíttt interfészek leírását az önkrmányzatk rendelkezésére kell bcsátani annak érdekében, hgy lehetıség legyen más, nem a szlgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazáskkal történı integrációra. Közpnti rendszer és iratkezelı rendszer közötti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztsítania kell az iratkezelı rendszerek és a közpnti rendszerek közötti szabványs kmmunikációt a KIB 21. ajánlás alapján. 22
Törzsadat kezelés: A törzsadat-kezelésre vnatkzó részletes ajánlásk az 1. számú segédletben találhatók. 2.2.2 Önkrmányzati prtál alkalmazás 2.2.2.1 Általáns leírás Az önkrmányzati prtál feladata - az Internetrıl nyilvánsan elérhetı módn - a szervezetre, valamint az általa nyújttt szlgáltatáskra, ügyintézésre vnatkzó infrmációk strukturált, kereshetı frmában történı biztsítása az ügyfelek számára. A prtál kialakítását a KIB 19. számú A közigazgatás szervezetei által mőködtetett hnlapk tartalmi és frmai követelményeire ajánlásnak figyelembe vételével kell megvalósítani. A prtálnak biztsítania kell, hgy az önkrmányzatk eleget tudjanak tenni a rájuk vnatkzó közzétételi kötelezettségnek, amelyet többek között a következı jgszabályk szabályzzák: 2005. évi XC. törvény az elektrnikus infrmációszabadságról 18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet a közzétételi listákn szereplı adatk közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról A prtálnak lehetıvé kell tennie, hgy az önkrmányzatk biztsítani tudják az elektrnikus ügyintézést mind a lakssági, mind pedig az üzleti ügyfelek részére, mind a hatósági, mind a helyi ügyekre vnatkzóan. Az elektrnikus ügyintézésre vnatkzó fıbb jgszabályk: 2004. évi CXL. törvény (Ket.) a közigazgatási hatósági eljárás és szlgáltatás általáns szabályairól 182/2007. (VII. 10.) Krm. rendelet a közpnti elektrnikus szlgáltató rendszerrıl 305/2005. (XII. 25.) Krm. rendelet a közérdekő adatk elektrnikus közzétételére, az egységes közadatkeresı rendszerre, valamint a közpnti jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vnatkzó részletes szabálykról 2.2.2.2 Belsı mőködést támgató funkciók Intranet prtál Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget egy Hivatali Intranet kialakítására, amely segítségével a Hivatal a prtál jgsultsági rendszerének megfelelıen belsı infrmációkat, híreket, dkumentumkat (szabályzatkat, utasításkat) szthat meg a Hivatal munkatársaival. 2.2.2.3 Ügyfelek felé irányuló szlgáltatásk Helyi ügyek elektrnikus ügyintézése Az alkalmazás biztsítsn lehetıséget ügytípuskhz rendelten Internetes őrlapk definiálására, illetve szakrendszeri alkalmazáskban készített őrlapk lekérdezésére, eltárlására, és azk ügyfél általi elektrnikus kitöltésére és 23