A prezentáció A prezentáció tömör és hatásos előadása annak, amit közölni, bemutatni kívánunk.
Mottó Ha belépsz egy terembe, törekedj arra, hogy Valaki lépjen be, s ne eggyel többen legyünk! 2
Tartalomjegyzék Mire használható a prezentáció? Felkészülés a prezentációra. A prezentáció szerkezeti felépítése. A prezentáció kivitelezése. Prezentációs eszközök. A prezentációs anyag előkészítése. Tippek, trükkök 3
Mire használható a prezentáció? Bonyolult folyamatok bemutatása, melyek csak több egymást követő ábrán mutathatók be. Különböző típusú tartalmak együttes bemutatása (kép, hang, mozgókép). Rugalmas, hallgatói igényekhez igazítható tartalmak (könnyen kihagyható vagy beemelhető blokkok). 4
Mik a hátrányai a prezentációnak? Könnyen lehet vele nagy mennyiségű információt átadni, melyet a hallgatóság viszont már nem képes követni. Rosszul szabályozható fényviszonyok esetén a vetítés vagy nem látszik, vagy elalszanak a hallgatók a technika ördöge sosem alszik mindig készülni kell helyettesítő megoldással 5
Felkészülés a prezentációra Nagyszerű dolog az emberi agy. Jól működik egészen addig a pillanatig, amikor az ember kiáll a pódiumra, hogy beszédet tartson (Mark Twain) 6
Felkészülés a prezentációra (1) A prezentáció sikerének alapja a tudatos, minden részletre kiterjedő felkészülés. Miért? Kiknek? Hol? Mit? A tervezési szakaszban kell meghatározni: a tartalmat az időtartamot a fóliák/diák sorrendjét a szervezés folyamatát 7
Felkészülés a prezentációra (2) A pontos cél meghatározása Cél: mit szeretnénk elérni a prezentációval? A cél nem egyenlő a téma ledarálásával! Cél megfogalmazása téma és tartalom összhangja Súlypontozás: a hallgatóságnak mit kell emlékezetében tartania a prezentáció után? 8
Felkészülés a prezentációra (3) A résztvevők 9 Minél többet tudunk a hallgatóságról, annál jobban fel tudunk készülni. Vizsgálandó: létszám, összetétel idegenek aránya hallgatóság témajártassága (!!!) érdeklődésük foka viszonyuk az adott problémához kétkedők és ellenségesek aránya közös kapcsolódási pont provokáció lehetősége, haszna, kockázata Lényegi kérdés: hallgatóként mit várnék ettől az előadástól?
Felkészülés a prezentációra (4) A téma kidolgozása Meg kell terveznünk a logikai vázat (főbb csomópontok, elágazások). Megszerkesztjük mondanivalónk sorrendjét, csoportosítjuk és beépítjük a kiegészítő ismereteket. Rögzítjük logikailag helyes, időarányos gondolatmenetünket. 10
Felkészülés a prezentációra (5) A kidolgozás alapelvei 11 hallgatóságorientáció Egy jó előadó a hallgatóság figyelmére összpontosít nem pedig a saját mondanivalójára. szerkezeti rend kronológiai sorrend: múlt jelen jövő térbeli sorrend: pl. kormányzati, megyei, helyi rendeletek; külsőbelső tényezők stb. osztályozás vagy besorolás: elmélet és gyakorlat, előnyök és hátrányok stb. logikai sorrend: probléma-megoldás, ok-okozat stb. összehasonlítás optimális, arányos elrendezésű bevezetés téma, tartalom tárgyalása befejezés, konklúzió, elköszönés
12 A prezentáció szerkezeti felépítése
Optimális, arányos elrendezés A bevezetés 13 célja: figyelmet keltsen a téma és az előadó iránt a hallgatóságot felkészítse az információk befogadására tartalma: rövid köszöntés önmagunk bemutatása a prezentáció célja a prezentáció struktúrája Figyelem! Az első benyomás kialakítása: megjelenés beszédstílus beszéd tartalma
A bevezetés módjai (1) az előadó ismerteti az előadás vázlatát A téma logikus bemutatása felkészültséget jelez. témabevezető Saját vagy hallgatóság élményanyagából választunk egy példát. Vigyázat! Az előadás ezzel túl hosszúra nyúlhat! idézet Élénkítőleg hat. Vigyázat! Ne használjunk lejáratott már sokszor használt idézetet! számadatok, statisztikák Az új adatokat mindig hozzuk összefüggésbe már ismert adatokkal és ne említsünk 2-3-nál többet, mert a hallgatóság elveszítheti a fonalat. 14
A bevezetés módjai (2) 15 hivatkozás Fennáll a fennhéjázás veszélye, a túlzott fontosságtudat hangsúlyozása előzményekre való utalás Egyes témakörök összefoglalása, amelyeket már korábbi előadásokon tárgyaltak referenciamódszer (ajánlás) Az előadót egy másik személy mutatja be, aki jó kapcsolatban van a közönséggel. Vigyázat! Le ne arassák előttünk a babérokat! a közönség dicsérete Vigyázat! A túlzott dicséret ironikusan hathat és kerüljük a túlzottan elkoptatott formákat!
A bevezetés módjai (3) demonstrációs módszer Szemléletessé teszi az előadást. Vigyázat! Fennáll a figyelemelvonás veszélye, technikai hibák léphetnek fel! provokáció Érzelmeket és figyelmet ébreszthetünk vele. Vigyázat! A túl erős véleménykülönbség és a hallgatóság megosztása veszélyes lehet! vicc, anekdota, tréfa Oldott légkört teremt. Vigyázat! Kabarévá fajulhat! közvetlen módszer Azonnal rátérünk a téma tárgyalására, mégpedig a téma közvetlen megnevezésével ill. meghatározásával. 16
Optimális, arányos elrendezés A fő rész tárgyalása 17 szisztematikusan vezessük végig a közönséget a prezentáció fő pontjain tudatosan és a lényeg frappáns összefoglalásával fejezzünk be minden pontot. Fontos! legyünk változatosak, változtassuk a helyünket és variáljuk a kifejezésmódot tartsuk magasan az érdeklődés szintjét lepjük meg a közönséget hatásos képekkel, látvánnyal kérdésekkel vonjuk be a közönséget vagy kapjuk el a közönség tekintetét a téma kifejtésének klasszikus módja kifejtés, bizonyítás vagy cáfolás
Optimális, arányos elrendezés A befejezés (1) Fontos! Az utolsó benyomás (is) megmarad! a befejezés legfontosabb része az összefoglalás a befejezés módjai lehetnek: összefoglalás drámai fokozás ( Ma még tehetünk valamit, holnap már késő lesz, holnapután már katasztrófa. ) vagy-vagy megfogalmazás ( Nincs más lehetőség: vagy átszervezünk vagy válságba kerülünk. ) kitekintés, előrevetítés ( Új korszak küszöbén állunk... ) 18
Optimális, arányos elrendezés A befejezés (2) 19 a befejezés módjai lehetnek (folyt.): emlékeztető ( Gondoljunk arra, hogy rajtunk múlik a város jövője ) felhasználhatóság ( Ha az elhangzott tanácsokat megfogadják ) felszólítás ( A térség fejlődése érdekében kérem Önöket, hogy ) idézet Figyelem! Kerüljük el a szokásos csapdákat (időhiány, hallgatóság türelmének, más elfoglaltságainak említése) Mindig teremtsünk alkalmat a kérdezésre!
20 A prezentáció kivitelezése
A prezentáció kivitelezése (1) Prezentáló típusok asétáló(forrestgump ) a letámadó (agresszív kismalac) a tudálékos (Okoska törp) a blazírt (Havas tanárúr) az izgulós, kézmorzsolós (Malacka) a szervilis (Gollam) a zsonglőr (mindig van valami a kezében) a laza (bármelyik ker.tévés partiarc) a precíz, pontos (Hans, a német ) 21
A prezentáció kivitelezése (2) 22 Legyünk önmagunk! Minél hosszabb egy prezentáció, annál fontosabb a jó kivitelezés. A hallgatóság bevonása: kérdésekkel, körbeadott tárgyakkal nyitott kérdésekkel - hagyjunk időt a megválaszolásra direkt kérdéssel valamely illetőhöz a közönségből képekkel, amelyeket szavakkal gazdagítunk csak rövid szüneteket tartsunk Legyünk változatosak, használjunk különböző technikákat a szemléltetéshez. Előre gondoljuk át miként reagálunk majd a technikai zavarok esetén (!!!)
A prezentáció kivitelezése (3) 23 öltözködés és külső megjelenés Kényelmesen és az alkalomhoz illően öltözködjünk. Kerüljük pl. a csörömpölő ékszereket. Fontos az első benyomás kedvezősége (!!!) stressz és lámpaláz természetes velejárója az életünknek egy egyszerű, már bizonyított eszköz a félelem legyőzésére: a megfelelő előkészület Gondoljunk arra, hogy a közönségből senki sem jártasabb a témában (sajnos nem mindig igaz ) Lazítsunk és koncentráljunk! lélegezzünk nyugodtan. Tartsunk főpróbát ismerősök előtt. Bízzunk az alapos előkészületben, legyen önbecsülésünk.
A prezentáció kivitelezése (4) 24 gyakorlás, kipróbálás a prezentáció begyakorlása a technikai eszközök kezelésének elsajátítása előadásmód az előadó egyén személyisége határozza meg Figyeljünk a következőkre: köznyelv használata rövid mondatok használata a fontos dolgokat a mondat elején mondjuk és ismételjük meg őket hozzunk fel példákat és összehasonlításokat
A prezentáció kivitelezése (5) 25 előadásmód (folyt.) világosan és érthetően fejezzük ki magunkat tipikus hibák: érthetetlen, halk beszéd túl gyors beszéd, hadarás szótagok lenyelése szünetek, zavarodott hangok ( Ööö izé ) tájszólás és szaknyelv (Tájjellegű beszéd nem hiba!) monoton beszéd rossz hangsúlyozás gesztikuláció fontos gondolatok kiemelésére gesztikuláljunk a felsőtestünk magasságában szemkontaktus mindig legyünk pozitívak mosolyogjunk
A prezentáció kivitelezése (6) időterv előre tisztázzuk az időbeosztást Figyeljük az óránkat de lehetőleg azt ne a csuklónkon tartsuk (falióra a hallgatóság mögött) hand-out írásos összefoglalók, elméleti áttekintések készítése Gondoskodjunk elegendő példányszámról! 26
A prezentáció kivitelezése (7) Ellenséges hallgatóság Hallgasd meg figyelmesen és ismételd meg hangosan, amit mondtak. Válaszolj egyenesen a kérdezőre nézve. Légy barátságos. Mondd meg az igazat. Az egyes kérdéseket külön válaszold meg. Ne tedd csípőre a kezed és ne mutass a hallgatóságra. 27
A prezentáció után A prezentáció után maradjunk állva, nyugodtan tekintsünk körül és mindaddig maradjunk míg kérdések hangzanak el. Minden kérdésre válaszoljunk, ha nem tudjuk a választ valljuk be és a válasznak nézzünk utána. leggyakoribb kérdéstípusok informatív kérdések kritikus kérdések kérdéscsomagok 28
29 Prezentációs eszközök
A szemléltetés hatása 30 Prezentációs alapszabály: a segédeszköz valóban csak segítője legyen az előadásnak! Cél: az elmondottak szemléletes bemutatása Miért érdemes AV eszközöket használni? információtovábbítás érdekében a beszélő szavainak megerősítésére a témával kapcsolatos háttér-információk és hangulat bemutatására (például) Mindig egyszerű példákat, jól áttekinthető ábrákat és táblázatokat használjunk!
Prezentációs segédeszközök Flip-chart tábla Ott használjuk, ahol kis csoportban közvetlenül szeretne a közönség a prezentációban részesülni. néhány előnye: az előre elkészített anyagok folyamatosan használhatóak interaktív munkára ad lehetőséget könnyű kezelni, bármikor ki lehet egészíteni néhány hátránya: hiányzik a közönséggel való állandó szemkontaktus csak kis csoportokban használható nehézkes az archiválás nehéz az olvashatósága (kézírástól függően) 31
Prezentációs segédeszközök Diavetítő csak nagyon ritkán használják már manapság néhány előnye: tisztább és szebb kép, mint bármely más kivetítési eljárás szinte bárhol megtalálható, nagy mennyiségű kép mutatható be néhány hátránya: a világítást részben vagy egészben mellőzni kell az előadó nem látja, nem használhatja a jegyzeteit költséges előállítás, gyors változtatás nem lehetséges korlátozott szemkontaktus a publikummal 32
Prezentációs segédeszközök Elektronikus tábla 33 egy íróeszközzel teljesen normális módon lehet rá írni és rajzokat kinyomtatni néhány előnye: interaktív munka lehetősége könnyű kezelés, bármikor kiegészíthető a prezentáció a fejtegetések egyszerűen ábrázolhatók a keletkezett írásos anyag elmenthető néhány hátránya: nincs szemkontaktus csak kis csoportoknál ajánlott szokatlan írásmód nehéz olvashatóság (kézírástól függően )
Prezentációs segédeszközök Videó 34 Nagyon látványos és átfogó prezentáció lehet ha a felvétel speciálisan erre a célra készült. előnye: a mozgó képek látványa néhány hátránya: hosszú előkészületi idő és magas költség a terem elsötétítése szükséges a csoport létszáma korlátozott nincs szemkontaktus
Prezentációs segédeszközök Multimédia projektor 35 Az elektronikus kivetítő rendszerek a mai számítógépes világ nélkülözhetetlen elemei. néhány előnye: nem kell fólia, az előadó egyszerűen kezelheti (távirányító) nagy képméretek, kiváló lejátszási minőség szemkontaktus lehetősége sok résztvevő esetén is alkalmazható animációs lehetőségek néhány hátránya: informatikai ismeret szükséges (minimális!) a készülékek kompatibilitása nem mindig megfelelő a technika elterelheti a figyelmet az előadás tartalmáról
Prezentációs segédeszközök Multimédiás egér (phaser) és lézerpálca Phaser kimondottan számítógépes prezentációkhoz kifejlesztett eszköz pisztoly forma beépített lézerpálca egérgombok és gömb a kurzormozgatáshoz Lézerpálca Használata célszerű ha kevés a fény az írásvetítő, diavetítő és a videó-kivetítő alkalmazásakor. 36
37 A prezentációs képi anyag előkészítése
Szövegek és képek 38 hatékony kommunikáció = szöveg + kép A képeket világos magyarázatokkal és tiszta felépítéssel használjuk. A szöveg világos, egyszerű, áttekinthető és jól olvasható legyen. A fóliákon/diákon használjunk: lényeges kijelentéseket fóliánként/diánként egy témát (de egy téma több dia is lehet!) távirati stílust Mindig legyen cím a dián!
Olvashatóság gyakori hiba: kicsi betűméret az egyes sorok közötti távolság elég nagy legyen mindig nyomtatott betűket használjunk számítógépes prezentációknál olvasható, ún. talpatlan vagy sans-serif típusú betűket) Ne használjunk sokféle betűtípust és betűméretet! 39
Diakép-tervezési tanácsok Képmező széleire nem írunk! háttérgrafika csak indokolt esetben eltereli a figyelmet sötét háttér, világos felirat és fordítva komplemeter színek kevés szín is elegendő grafikonok vonalait vastagítsuk meg 40
Animációk hagyományos animációk (animált GIF) minden olyan diaelem (objektum) mely megtöri a statikusságot időzítve megjelenő szövegek színüket változtató betűk hangeffektusok használjuk a beépített animációs sémákat 41
Táblázat számokkal és diagramok 42 A sok számadatot tartalmazó táblázat a résztvevőket, a hallgatóságot fölöslegesen terheli és idegesítheti. Előnyös a nagy adattömeget diagramban ábrázolni. A fontos adatokat jelöljük színes körökkel vagy kiemelő háttérrel. leginkább használt diagramtípusok: vonaldiagramok oszlopdiagramok kör- és tortadiagramok
Technika felkészülés AZ ESZKÖZÖK CSAK SEGÍTŐK! A technikai-műszaki eszközök használatára különösen figyeljünk oda. Lehetőleg próbáljuk ki a szemléltető eszközöket, elkerülve az esetleges kellemetlen meglepetéseket az előadások során. 43
44 Tippek, trükkök
A prezentáló tíz végzetes hibája (1) Az előadó az utolsó pillanatban vállalja át valaki mástól a feladatot. Felolvassa a szemléltető anyagot. Valótlant állít. Olyan ábrát mutat, amit maga sem ért. Elnézést kér az ábráért. 45
A prezentáló tíz végzetes hibája (2) Durvaságot mond. Felkészületlenül éri, ha félbeszakítják. Zavarba jön, ha kétségbe vonják valamelyik állítását. Túllépi a tervezett időt. Hagyja úgy távozni a közönségét, hogy nem derül ki mi volt a prezentáció célja. 46
Tippek, trükkök (1) Ökölszabályok 5 pontban összegezd a mondanivalódat. Beszélj szabadon de szabatosan. Ne használj szakkifejezéseket és ne olvass fel képleteket, formulákat. Egész mondatokat csak akkor írj le, ha azt hangosan felolvasod. Egy kép többet mondd minden szónál. max. 2-5 perc/fólia vagy dia 47
Tippek, trükkök (2) Diatervezés inkább több egyszerűbb, mint egy zsúfolt dia világos és egyszerű szerkesztés olvashatóság 1 koncepció/oldal 7 sor/oldal - 7 szó/sor háttérszín pasztell, világos kiemelés pirossal 48
Tippek, trükkök (3) Szorongás leküzdése Beszélj hangosabban, de ne kiabálj. Hangsúlyozd a kulcsszavakat. Használj analógiákat, amiket jól ismersz. Légy energikus. Alaposan készülj fel. Lazíts, ügyelj a testtartásodra. Tarts főpróbát. 49
Tippek, trükkök (4) Öltözködés Alkalmazkodj a közönség stílusához. Az öltözékednél mindig fontosabb az üzenet. Érezd jól magad a ruhádban. Kerüld a csörömpölő, feltűnő ékszereket. 50
Tippek, trükkök (5) Személyes fellépés 51 Tarts szemkontaktust a közönséggel. Lehetőleg ne állj háttal a közönségnek. Időnként változtasd a pozíciódat, de ne rohangálj. Ne tegyél ideges mozdulatokat. Ne hangsúlyozd a hibáidat. Légy kreatív, spontán! csak felkészülten Ha megbotlottál NE korrigálj. Légy rövidebb, mint azt a hallgatóság igényli.
52 Köszönöm a figyelmet!
53